Wie der Kleinunternehmer wirklich funktioniert | Tipps vom Steuerberater

Der Kleinunternehmer Wollen wir Nicht alle Lieber 19 prozent mehr in der Tasche haben, als es dem Finanzamt zu überweisen? Wer kann den Kleinunternehmer überhaupt benutzen? Ist der Kleinunternehmer professionell? Was muss ich beachten? Das zeige ich euch jetzt im Video. Was ist eigentlich der Kleinunternehmer? Der Kleinunternehmer hat letztendlich mit der ganzen Umsatzsteuer überhaupt nichts zu tun. Was ist überhaupt die Umsatzsteuer? Ganz einfach erklä Man stellt eine Rechnung, Das Finanzamt will 19 Prozent davon haben. Man addiert also die 19 Prozent obendrauf, man bekommt das Geld und muss natürlich die 19 Prozent, man ist der Steuereintreiber für die Finanzverwaltung, muss man diese dann eben der Finanzverwaltung überweisen. Im Gegenzug ist es aber auch so, wenn man Unternehmer umsatzsteuerlicher Unternehmer ist, dann ist alles, was man kauft, man bezahlt ja eben auch die Umsatzsteuer am Anfang mit, kriege ich vom Finanzamt im Gegenzug auch wieder. Das alles macht man in einer sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung. Das ist entweder monatlich oder quartalsweise. Und die Differenz zu dem, was ich eigentlich bekommen würde, weil ich viel gekauft habe, zu dem, was ich in Rechnung gestellt habe, überweise ich dem Finanzamt. Eigentlich ganz einfach. Der Kleinunternehmer hat damit überhaupt nichts zu tun. Jetzt stellt sich die Rechnet sich denn so ein Kleinunternehmer überhaupt? Richtige Antwort ist, kommt darauf an, wie das immer so im Leben ist. Und das machen wir jetzt einfach mal zusammen an einem Rechenbeispiel klar. Unser Rechenbeispiel für den Kleinunternehmen. Der Existenzgründer startet zum 1. Dezember 2020 hat sein Gewerbe angemeldet und da es der 1. Dezember 2020 ist, hatte er noch viele Investitionen zu tätigen. Am Anfang Büroausstattung muss her, die Webseite muss her und das Allerwichtigste natürlich, er will auch Personal einstellen. Er hat einen Pausenraum. Der Oldschool Flipper muss her, damit das Personal gut gelaunt ist, sich auf die Pausen freut und dort richtig entspannt. All das kostet eine Menge Geld und er gibt bis zum 31.12.2020 aus. Das bedeutet, wenn er ganz normaler umsatzsteuerlicher Unternehmer wäre und er hätte sonst nichts gemacht, er kam noch nicht dazu, umsätze zu produzieren. Das heißt, er hat nur Kosten gehabt, dann bedeutet das, dass er von dem finanzamt von finanzamt cash zurückbekommt. Würde er auch bekommen. Jetzt sagt ihr 19 prozent ist ein anderer Betrag. Stimmt, war aber Corona, hatten wir 16 Prozent. Deswegen kleiner Hinweis, sind nur okay. Jetzt könnte man ja okay, der Kleinunternehmer, der rechnet sich ja überhaupt gar nicht. Das ist ein bisschen zu kurzfristig überlegt, weil wir haben ein zweites Jahr. Ein Kleinunternehmer, wenn wir auf den verzichten, dann, das werden wir später noch mal ein bisschen näher erläutern, dann sind wir daran gebunden. Das heißt, wir müssen eine Entscheidung für einen längeren Zeitraum treffen. Deswegen unser Beispiel geht weiter. Der Unternehmer ist richtig erfolgreich, startet in das Jahr 2021 und jetzt macht er jeden Monat Beratungsleistungen für jeden Monat. Das bedeutet, er muss jeden Monat ans Finanzamt überweisen und das macht Euro. Ich muss gerade vom Zettel ablesen, weil ich nicht so schnell rechnen konnte und es wäre ja eigentlich ziemlich toll, wenn er die nicht dem Finanzamt überweisen würde, sondern es selber in der Tasche hätte. Der Kunde in unserem Beispiel ist ein Unternehmer. Das bedeutet, er bekommt von euch eine Rechnung von plus Umsatzsteuer. Was bedeutet das aus der Sicht des Kunden? Aus der Sicht des Kunden ist es so, er bekommt die Rechnung und ihm ist es egal, ob du Kleinunternehmer bist und schreibst eine Rechnung mit oder ob du ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer bist, der in Rechnung stellt, weil die kriegt der Kunde vom Finanzamt wieder zurück. Das heißt, in diesem Falle hat man keinen Vor und keinen Nachteil. Man hat aber als umsatzsteuerlicher Unternehmer den Vorteil, dass man die ganzen anderen kleinen Vorsteuerbeträge, weil man noch weiter Sachen gekauft hat, ihr habt Telefonkosten, alles Mögliche weiterhin wieder vom Finanzamt erstattet bekommt. Wärt ihr allerdings Kleinunternehmer und ihr würdet jetzt eine Rechnung von in Rechnung schreiben, dann sagt sich natürlich der Kunde wow, wow, wow, Moment mal, ihr seid ja jetzt plötzlich viel zu teuer. Dann bleiben ja wirklich beim Kunden hängen. Er muss sie bezahlen, er bekommt nichts vom Finanzamt. Wieder ein kleiner Hinweis. Das ist eben typisch. Übrigens auch wenn ihr bei Amazon kaufen geht, geht ihr bei Amazon kaufen, ihr seid umsatzsteuerlicher Unternehmer, guckt ihr genau hin und schaut mal nach der, der was verkauft. Ist das vielleicht ein Kleinunternehmer? Dann ist der preis in Wirklichkeit 19 Prozent teurer als jemand, wo der Preis tatsächlich optisch etwas teurer ist, der aber in Wirklichkeit ein richtiger Unternehmer ist und ihr bekämmt 19 Prozent vom Finanzamt wieder. Deswegen Augen auf, wo ihr die Ware einkauft. In meinem dritten Beispiel, was jetzt folgt, ändern wir das Beispiel ab. Euer Kunde ist kein Unternehmer, euer Kunde, euer Beratungskunde ist ein Arzt. Ein Arzt, das muss man wissen, hat mit dem Umsatzsteuergesetz letztendlich überhaupt nichts zu tun. Die Leistungen, die er produziert, die Umsätze, die er produziert, sind steuerfrei. Das bedeutet, er hat nichts davon, wenn du als Unternehmer eine Steuer ausweist, er kriegt sie nicht vom Finanzamt wieder. Und jetzt sieht die Geschichte schon ein bisschen anders aus. Das heißt, wenn du als Kleinunternehmer jetzt Euro in Rechnung stellst, dann sind die Kosten beim Arzt Euro. Das ist identisch, als wenn du jetzt umsatzsteuerlicher Unternehmer wärst. Rechnest plus 19 Prozent an den Arzt ab, ist für den Arzt das absolut Gleiche, aber jetzt für dich nicht mehr. Denn jetzt ist es so, beim Kleinunternehmer darfst du alles behalten, beim umsatzsteuerlichen Vollunternehmer allerdings nicht. Dann musst du die mal 12 an das Finanzamt überweisen. Das heißt, es kommt immer darauf an, was wirklich für dich günstiger ist. Unser fünftes Wir verändern unser Beispiel. Wir haben ja gesagt, der Existenzgründer ist im zweiten Jahr, wir sind im Jahr 2021 ist richtig durchgestartet. Nein, es hat diesmal nicht geklappt. Er ist nicht durchgestartet. Er hat viele Kosten produziert, er hat viel versucht, er hat eine Marketingkampagne noch in 2021 gestartet, aber Umsätze haben sich einfach nicht eingestellt. Als Kleinunternehmer wäre es natürlich jetzt so, alles was ihr gekauft habt, sind für euch Kosten. Ihr kriegt nichts vom Finanzamt zurück im Rahmen der Umsatzsteuer wohlgemerkt. Wärt ihr aber jetzt umsatzsteuerlicher Vollunternehmer, würdet ihr von allem, was ihr gekauft habt, 19 Prozent trotz allem vom Finanzamt nochmal zurückbekommen. Und der Schmerz wäre ein bisschen kleiner. Ihr merkt aber, man kann am Anfang eigentlich gar nicht entscheiden, ob man den Kleinunternehmer machen soll oder den umsatzsteuerlichen Vollunternehmer. Man braucht nämlich für die Entscheidung eigentlich ein bisschen Zeit. Und wann müsst ihr das entscheiden? Das erkläre ich euch jetzt. Wann muss ich also jetzt den Kleinunternehmer entscheiden? Das ist ein total wichtiger Tipp. Wie ich finde, kann man eine Menge Geld sparen, weil viele denken, man macht seine Gewerbeanmeldung, man muss einen steuerlichen Erfassungsbogen machen. Und in dem steuerlichen Erfassungsbogen gibt es ja auch die Will man Kleinunternehmer sein, ja oder nein? Da könnte man der Meinung sein, dass man das damit ja entschieden hat. Nein, hat man nicht. Der steuerliche Erfassungsbogen ist erstmal nur eine vorläufige Einschätzung. Das heißt, es ist alles korrigierbar, was man in diesem steuerlichen Erfassungsbogen mal eingetragen hat. Die wirkliche Entscheidung wird tatsächlich in der Jahreserklärung, genau genommen in der Umsatzsteuer Jahreserklärung tatsächlich entschieden. Bedeutet, wann machen wir so eine Umsatzsteuerjahreserklärung? Der Existenzgründer hat ja gestartet zum Dezember 2020, er könnte die Jahreserklärung also schon im Januar Februar 2021 machen. Hoch motiviert will er sich da direkt DR geben. Ich sage euch, lasst es sein, nehmt euch Zeit, weil wir haben ja gelernt, die Entscheidung können wir eigentlich im Januar Februar 21 gar nicht so richtig treffen. Deswegen lassen wir uns tatsächlich Zeit, nämlich so lange, bis wir wirklich die Steuererklärung abgeben müssen. Und das ist eigentlich erst im Januar 2022. Das bedeutet, im Januar 2022 weiß ich, wie 2021 gelaufen ist. Ich kenne zwei Jahre. Das bedeutet, jetzt weiß ich, ob ich erfolgreich war, jetzt weiß ich, was meine Kunden sind, sind es die Ärzte oder sind es eben doch die umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer? Und dann treffe ich meine Entscheidung tatsächlich richtig. Was ich dabei beachten muss, wie ich dabei vorgehen muss, das erkläre ich euch jetzt. Wenn ich an dem umsatzsteuerlichen System teilnehme, dann muss man einfach wissen, die Umsatzsteuer hat einen, wie ich finde, sehr großen Nachteil sie ist unglaublich formal. Begehst du einen formalen Fehler, obwohl du eigentlich keinen Steuerschaden verursacht hast, wirst du abgestraft. Bestes Beispiel ist nämlich tatsächlich den Tipp, den ich dir jetzt gebe. Und zwar, wenn du Kleinunternehmer bist und du hast dich mit dem Umsatzsteuerrecht nicht beschäftigt, dann könntest du ja Hey, es ist wie beim Rewe Ich schreibe meine Rechnung, da schreibe ich automatisch 19 Prozent drauf. Gehört sich ja irgendwie so, so schreibt man ja Rechnungen. Dann wirst du merken, dass du dafür hart abgestraft wirst, weil als Kleinunternehmer darfst du es einfach formal nicht Die Strafe ist, wenn das Finanzamt es rausbekommt, dass du für alle Rechnungen, wo du das getan hast, die Steuer, obwohl du Kleinunternehmer wärst, aus Strafe bezahlen musst. Damit du das also verhinderst, ist es super wichtig, dass wenn du deine Rechnungen schreibst, Bitte nichts von 19 Prozent da reinschreiben. Nichts inklusive Steuer oder der Bruttobetrag ist irgendwas. Nein, schreib einfach Du willst haben und das war's. Aber sage nichts von der Steuer, sonst musst du sie oder du läufst Gefahr darin, die Steuer nachher aus Strafe bezahlen zu müssen, weil du berechtigst nämlich den Empfänger dazu, vielleicht dies fälschlicherweise als Vorsteuer vom Finanzamt wiederzukriegen. Das ist der Grund, warum das Finanzamt dich dafür abstrafen möchte. Wie gehe ich also jetzt konkret vor? Was muss ich jetzt in welchen Schritten konkret machen? Das erkläre ich dir jetzt. Was empfehle ich euch in eurer Existenzgründung? Eigentlich empfehle ich Verzichtet auf den Kleinunternehmer im steuerlichen Erfassungsbogen. Führt ganz normal die Umsatzsteuer ab. Verhaltet euch wie ein umsatzsteuerlicher Unternehmer mit einer Wenn ihr an Kunden verkauft, die kein Unternehmer sind, unsere Ärzte in meinem Beispiel oder Endkunden, Verzichtet auf den Ausweis auf euren Rechnungen, damit wir nach zwei Jahren wirklich entscheiden können, welchen Weg wir tatsächlich gehen wollen. Weil der Unterschied ist, wenn ich nach zwei Jahren weiß, okay, meine Kunden sind die Ärzte gewesen, dann kann ich in der Umsatzsteuererklärung einen Joker ziehen. Ich sage einfach in der Umsatzsteuererklärung Ich habe mir das alles überlegt. Ja, ich habe die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben, aber ich will Kleinunternehmer sein. Das funktioniert bei mir. Haken setzen in der Umsatzsteuererklärung und man kriegt einfach Geld zurück. Das war's. Welche Voraussetzungen wir dafür noch erfüllen müssen und wie man dabei konkret vorgeht, das erkläre ich jetzt gleich. Der Kleinunternehmer ist natürlich nicht für jeden möglich, weil dann würde es ja vielleicht jeder auch nutzen wollen. Und die Finanzverwaltung möchte natürlich auch die Umsatzsteuer als Steuereinnahme haben. Klar. Also muss es eigentlich für diesen Sonderfall ja auch irgendwelche Regelungen geben, wer darunter fällt und wer nicht. Die gibt es natürlich auch. Es gibt genau genommen zwei Grenzen, die da wichtig sind. Es sind zwei Grenzen, die aber tatsächlich nicht gleich behandelt werden. Die erste Grenze ist auf jeden Fall, ich darf einen Vorjahresumsatz von nicht überschreiten. Diese Grenze bezeichne ich immer als Betongrenze. Bedeutet, ein Jahr drüber geht nicht, weil das Jahr ist ja auch rum. Das Vorjahr kenne ich. Der Gesetzgeber sagt einfach, der Unternehmer weiß genau, wie viel Umsatz er gemacht hat. Diese Grenze darf eben nicht überschritten werden. Bei einem Existenzgründer müssen wir tatsächlich ein bisschen aufpassen, weil der ja eigentlich kein Vorjahr hat. Dazu komme ich aber gleich nochmal. Es gibt eine zweite Grenze. Der Gesetzgeber okay, in der Vorjahresgrenze kleiner wäre ich drunter, weil in unserem Beispiel hat er gar keinen Umsatz gemacht. 2020 0 Umsatz ist kleiner als 2022 wäre er drin. Wenn ich mir das Jahr 21 angucken würde, dann gibt er aber eine zweite Grenze vor und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr, den kenne ich ja noch nicht. Und ich muss ja am Anfang entscheiden, muss ich jetzt mit Steuer ausweisen oder nicht? Ich muss kalkulieren können. Deswegen sagt der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr darf Euro nicht überschreiten. Das bezeichne ich als Gummigrenze. Es ist nämlich nicht wie eben vorher eine wirklich festgezuchte Grenze, sondern der Gesetzgeber sagt, dass diese Umsatzschätzung, es ist nämlich eigentlich eine Schätzung, sachgerecht durchgeführt werden muss. Das heißt, ich muss mir ein bisschen Mühe geben und da kann ich am Anfang des Jahres kann ich ganz viel schätzen ich habe viel Zeit, Weihnachten ist rum, das Geschäft ist im Januar noch nicht gestartet, schätzen kann ich wahnsinnig viel, also mache ich mir ein bisschen Mühe und sage, hey, ich schätze ungefähr einen Umsatz von dieses Jahr. Wenn es nachher wird, ist man noch im Kleinunternehmer, weil ich habe ja geschätzt, dass ich nur 45 bekommen werde. Das bedeutet, das ist eine Gummigrenze. Jetzt hat der Gesetzgeber extra sachgerechte Schätzung. Er möchte natürlich eins verhindern. Man stelle sich mal vor, die Telekom macht eine neue Tochter auf am 31.12.2020 in unserem Beispiel und die sagen dann, ja 21 würden keinen Umsatz machen, in 20 noch, in 21 würden die ja sachgerechte Schätzung und machen nachher 22 Millionen. Möchte dann der Kleinunternehmer sein, geht gar nicht. Und das ist dann klar, das ist keine sachgerechte Schätzung. Deswegen hat der Gesetzgeber diese Gummigrenze eingeführt. Das bedeutet aber auch in unserem Beispiel, wir haben ja jeden Monat Umsatz gemacht und es könnte ja sein in 2021 dass er das nicht erwartet hat. Januar wäre ein kleiner Umsatz gewesen, Februar ein kleiner, aber dafür die nächsten Monate wären unerwartet losgerannt und damit ist er trotzdem auch in 21 noch Kleinunternehmer, obwohl er weit drüber die Grenze geschnitten hat von. Hierbei gibt es allerdings noch ein paar kleine Stolperfallen und die will ich euch jetzt erklären. Die erste Stolperfalle, wenn ich mich für den umsatzsteuerlichen Vollunternehmer entscheide. Man muss nämlich wissen, der Kleinunternehmer ist eigentlich das, was man ist, wenn man nichts tut. Ich muss also aktiv werden, wenn ich umsatzsteuerlicher Vollunternehmer sein möchte. Das bedeutet, ich, das nennt sich im Steuergesetz, optiere zur Umsatzsteuer und da sagt die Finanzverwaltung natürlich, naja, okay, dann ist er daran allerdings auch fünf Jahre gebunden, weil ansonsten könnte man ja folgendes machen. Ich optiere einfach im ersten Jahr, bei uns war das Jahr 2020 hole mir meine wieder aus den ganzen Einkäufen und 2021 merke oh man, ich könnte eigentlich trotzdem Kleinunternehmer sein und würde 21 Kleinunternehmer sein, wo ich viele Umsätze gemacht habe. Das will die Finanzverwaltung auch nicht. Deswegen bedeutet Entscheide ich mich für die Umsatzsteuer, bin ich dann fünf Jahre gebunden. Hier so ein ganz kleiner Tipp. Der hat nicht so richtig was mit dem Kleinunternehmer zu tun. Aber für alle Freunde der PV Anlage. Ich mag PV Anlagen, da verkauft man ja Strom. Kauft man eine teure PV Anlage, kann sich dann auch die Vorsteuer ziehen. In der Regel ist man dann umsatzsteuerlicher Unternehmer, weil man verkauft ja Strom und im Gegenzug hat man diese teure Solaranlage 19 Prozent günstiger, weil man kriegt ja von der Anschaffung die 19 Prozent vom Finanzamt zurück. Hier kann es ein ziemlich cooler Tipp sein. Nach fünf Jahren, auch da muss ich mich ja letztendlich verzichte ich auf die Kleinunternehmerregelung. Nach fünf Jahren der Bindung kann ich aber dann wieder in den Kleinunternehmer zurück. Das kann nämlich ein guter Vorteil sein, weil man wissen muss, den Strom, den ich über die PV Anlage ja selber verbrauche, den verkaufe, den muss ich ja an mich selbst verkaufen und dafür auch die Umsatzsteuer bezahlen, nur damit man das weiß. Und diese jährliche Umsatzsteuerbelastung, die ich darüber bekomme, die kann ich einfach verhindern, indem ich nach 5 Jahren zurück in den Kleinunternehmer gehe. Kleiner Geht der Wechselrichter kaputt, ist man im Kleinunternehmer, kriegt man auch die Vorsteuer für die Reparatur nicht wieder. Aber das nur so ein kleiner Hinweis. Dann eine weiter wichtige Steuerfalle ist, wenn ich denn dann Kleinunternehmer bin und ich komme auf die Idee, im steuerlichen Erfassungsbogen trotzdem die Umsatzsteuer ID zu beantragen, dann muss einem das irgendwie seltsam vorkommen, weil ich will ja auf der einen Seite nichts mit der Umsatzsteuer zu tun haben, beantrage auf der anderen Seite eine Umsatzsteuer ID. Das ist eigentlich eine Besonderheit, die aber möglich ist. Und wenn man diese Umsatzsteuer ID als Kleinunternehmer dann auch noch benutzt, weil man denkt cool, ich kaufe in England mal irgendeine Ware ein und gibt dort im Shop mal meine Umsatzsteuer ID ein, wird man sehen, wow, ich krieg dann ja die englische Umsatzsteuer gar nicht in Rechnung gestellt. Wie cool ist das denn? Genau genommen ist es gar nicht cool, weil was man wissen muss ist für den Kleinunternehmer hat das zur Folge, dass man später, was man vielleicht gar nicht weiß, die deutsche Umsatzsteuer nachbezahlen muss als Kleinunternehmer für den Einkauf ist eine Katastrophe. Wenn man das nicht weiß und denkt, wow, ich kann ja ziemlich billig einkaufen in England und mach daraus ein Geschäft und verkauft das dann in Deutschland zu günstigeren Preisen, kalkuliert quasi die 19 Prozent für den Einkauf nicht ein, ist man nach vier Jahren eventuell tot, weil nach vier Jahren merkt eventuell die Finanzverwaltung, das kommt dann mit einem Außendienstmitarbeiter vorbei, sehr unglücklich und bittet dann eben sehr kurzfristig um eine Menge Geld. Deswegen aufpassen. Nutzt ihr die Umsatzsteuer ID als Kleinunternehmer, hat sie eine Konsequenz. Wichtig in dem Zusammenhang müsst ihr einfach auch wissen, auch wenn sich das jetzt ein bisschen sehr steuerlich anhört. B Reverse Charger war hört sich gruselig an, ist aber ein total wichtiges Thema. Bedeutet, wenn ihr als Kleinunternehmer euch eure Umsatzsteuer ID wieder beantragt habt und habt die genutzt bei Facebook, ihr wollt Facebook Werbung schalten, dann bekommt ihr Rechnungen von Facebook, wo klein immer drunter steht, ich stelle euch keine Steuer in Rechnung, ihr unterliegt dem Reverse Charge Verfahren. B USTG bedeutet auch da ist es für alle Gebühren, die Facebook euch in Rechnung stellt, müsst ihr 19 Prozent Umsatzsteuer bezahlen. Jetzt könnt ihr vielleicht der Meinung sein, das merkt ja eh keiner. Denkt bitte Facebook gibt seine Daten genauso wie Amazon in regelmäßigen Abständen über Kontrollmitteilungen an den deutschen Fiskus weiter. Das erfolgt tatsächlich über Steuer über die Finanzämter intern mit den Ländern. Das wird auch nachher mit Formularen gemacht, will ich jetzt nicht ausbreiten. Deswegen denkt bitte daran, super wichtige Benutzt ihr die Umsatzsteuer ID als Kleinunternehmer, hat es immer eine Konsequenz und deswegen müsst ihr euch absolut bewusst sein, es könnte nämlich hinten raus existenzgefährdend sein. Gerade in meinem Beispiel, das ist tatsächlich ein Beispiel gewesen, der große Mengen eingekauft hat in seiner Zeit als Kleinunternehmer und musste nachher massiv nachzahlen, was ihn fast in die Privatinsolvenz getrieben hat. Das waren jetzt schon ganz schön viele Informationen noch mal so ein bisschen der Kleinunternehmer ist eigentlich der, der mit der Umsatzsteuer eigentlich nichts zu tun hat, der keine Umsatzsteuer an das Finanzamt übermitteln muss, der auch keinen, da auch nicht die Möglichkeit hat, bezahlte Umsatzsteuer wiederzukriegen. Er hat einfach mit dem Umsatzsteuergesetz nichts zu tun. Wann trifft man die Entscheidung? Eigentlich erst zwei Jahre später. Wann muss die Entscheidung getroffen werden in der Umsatzsteuerjahreserklärung. Denkt bitte an die paar Stolperfallen, die ich euch gesagt habe und holt das Beste für euch steuerlich raus.