Ce que tout apprenant devrait savoir : feedback honnête et coulisses administratives de NDA

Bonjour Esteban.

Bonjour Maria.

Est-ce que tu vas bien?

Ça va super, et toi?

Oui, merci. Je suis très contente de t'accueillir aujourd'hui sur ma chaîne et dans mon podcast Cours de négociation parce que toi tu es un expert particulier. Je n'ai pas encore eu l'expert de ce domaine précis, donc pour moi c'est vraiment un honneur de t'avoir parmi nous.

Merci beaucoup, merci Maria.

Peut-être que Si tu voudras dire quelques mots, qui es-tu? Qu'est-ce que tu fais? Comment on s'est rencontré? Parce que je trouve que l'histoire est précieuse.

Oui, alors moi je m'appelle Esteban, je suis éditeur de logiciels de gestion pour les organismes de formation. Donc je propose un outil qui permet aux organismes de formation de s'affranchir des tâches administratives. Et c'est en contactant différents organismes de formation pour présenter cet outil que je suis tombé sur Maria Kulas EMBA, qui propose des cours de négociation. Et donc on a beaucoup échangé. Autour de l'activité en organisme de formation.

Oui, exactement, parce que pour moi c'est complètement la nouveauté. C'était il y a 2 semaines que je viens de recevoir le numéro de déclaration d'activité. Oh voilà, NDA. Donc est-ce que tu peux, exactement, est-ce que tu peux dire quelques mots en plus? Qu'est-ce que c'est ce numéro? Est-ce que c'est important? Pourquoi j'en ai demandé? Voilà, parce que toi tu le sais tout et peut-être Les gens qui nous écoutent ne savent pas nécessairement.

Exactement. Alors le numéro de déclaration d'activité, on l'obtient en proposant sa première prestation de formation, donc on le demande. Et il nous permet par la suite de pouvoir continuer à proposer des prestations de formation. Mais surtout, il est nécessaire si on souhaite derrière passer la certification Qualiopi qui nous permet de bénéficier de fonds publics et donc de proposer des financements à nos apprenants et à nos clients. Donc voilà, c'est vraiment quelque chose d'essentiel et une étape importante dans la vie d'un organisme de formation.

OK, donc première étape, il y a de quoi se féliciter ou pas encore?

C'est déjà une belle étape, vous avez fait un grand pas et donc maintenant il y a tout le reste à construire jusqu'à l'obtention de la certification Qualiopi et bien plus encore.

OK, donc effectivement sur ce chemin-là d'amélioration de qualité, de devenir une formatrice qui disposent vraiment de formations qui sont estimées précieuses. Comment toi tu t'engages pour cela? Quel est ton démarche? Qu'est-ce que tu fais? Quelle est la valeur ajoutée que tu apportes?

Alors l'objectif avec Plan'Or, c'est dans un premier temps de simplifier la charge administrative des organismes de formation, donc les conventions de formation, les contrats pour les particuliers. Donc tous ces documents-là vont être conformes et générés automatiquement de notre côté. Mais surtout, et là où on apporte beaucoup de valeur, c'est sur derrière tout le processus qualité qui va être mis en place autour de la formation. Ça va être de pouvoir proposer du contenu déjà à des stagiaires, des apprenants, et surtout pouvoir récolter derrière des avis, des notes, pouvoir évaluer des compétences sur ces différents stagiaires. Donc tout ça, on fournit les outils aux organismes de formation et c'est quelque chose d'essentiel derrière pour pouvoir finalement continuer à avancer, à proposer de nouveaux programmes plus adaptés aux besoins de nos apprenants. Et donc tout ça, ça se construit, c'est un gros chantier pour un organisme de formation et donc nous, on vient aider là-dessus.

Exactement. Ce que toi tu décris maintenant, c'est vraiment l'administration, reporting, beaucoup de papier, disons beaucoup de documents. Et du point de vue d'une stagiaire, une apprentie, qui participe à une formation, pourquoi elle, elle doit signer autant de documents? Quelle est la valeur ajoutée en fait pour qu'elle voit et comprenne à quoi ça sert tout ça?

Alors bien sûr, premièrement, signer des feuilles de présence, ça, ça va être plutôt une preuve pour pouvoir faire financer sa formation et montrer que la stagiaire a été bien présente ces jours-là. Par contre, Il n'y a pas que la feuille d'émargement, mais il y a aussi une récolte de la satisfaction, par exemple, qu'on va avoir en fin de session de formation et qui nous permet d'avoir vraiment le point de vue du stagiaire, ses critiques par rapport à ce qu'on vient de proposer, donc des propositions d'amélioration ou autre. Et donc souvent, ça, on ne les a pas. Le formateur peut avoir ses habitudes, penser que les stagiaires ont évalué d'une certaine manière la formation. Mais finalement, on n'a pas de retour des stagiaires. Donc c'est très important de pouvoir avoir cette réponse de la part de nos apprenants pour, dans une démarche d'amélioration continue, pouvoir continuer à proposer une formation de plus en plus adaptée au marché.

Donc est-ce que si cette semaine, une Sarah participe à une formation sur la communication, comment construire ses propres objectifs au travail, je comprends que la formation dure 2 jours et à la fin de la 2e journée, elle va recevoir un lien pour se connecter. Remplir un questionnaire évaluation et répondre à quelques questions. Mais si elle répond à ce questionnaire-là, c'est pas elle finalement qui va profiter d'amélioration de qualité de la formation, ça va être pour quelqu'un d'autre?

Mais bien sûr, oui, oui. Alors le questionnaire en fin de formation, l'évaluation va permettre dans ce cas-là d'améliorer les formations ultérieures, futures formations, donc pas pour elle. Par contre, on va avoir quelque chose d'autre en début de formation qu'on va appeler un questionnaire de positionnement. Souvent, on va vous inviter, on va vous envoyer votre convocation pour participer à une formation et vous allez recevoir potentiellement un questionnaire positionnement. Et donc là, vous allez pouvoir indiquer, déjà vous auto-évaluer dans le domaine de la formation que vous suivez. Ça permet aux formateurs de mieux appréhender le niveau des apprenants et surtout pouvoir lister vos attentes sur cette formation. Et donc ce questionnaire-là qui est en début de formation, qui s'appelle le positionnement, Il permet, entre guillemets, d'adapter au mieux la formation aux stagiaires. Par contre, c'est vrai qu'en fin de formation, ça sera plutôt pour les formateurs, en tout cas pour les apprenants qui suivront derrière.

Je reviens à ce que tu viens de dire par rapport au questionnaire en amont de la formation, parce que exactement, je veux donner un exemple comment moi je fais pour mes formations en ligne. J'ai un lien que j'ai créé, une enquête dans les Google Forms. Et ce lien me permet d'envoyer une enquête avec des questions qui sont en amont du cours parce que ça me permet de recevoir des réponses du groupe qui s'inscrit à ce moment particulier, à cette version, cette launch de mon cours. Donc nous sommes aujourd'hui début avril et fin avril il y a une nouvelle version du cours qui sort et c'est maintenant que je suis en train de regrouper ce genre de réponse parce que Les cours vont être mi-enregistrés, mais mi-live. Donc ça met vraiment, les réponses font un impact tangible sur les contenus que je vais enregistrer et aussi les webinaires que je vais créer.

Bien sûr. Non, ça permet évidemment d'avoir des données pour mieux adapter notre travail. Et donc évidemment, c'est une exigence quand on organise une formation, mais c'est surtout un point extrêmement positif pour l'apprenant. Qui, dès le début de sa formation, peut exprimer son souhait comme un cadeau au Père Noël.

Donc c'est vraiment— OK, voilà. J'ai une nouvelle question, et peut-être juste avant que je la pose, pour ceux qui se sont intéressés et veulent voir à quoi ressemble une enquête, je vous invite à s'inscrire à cours savoir dire non, poser ses limites au travail. Ce cours, il est offert pendant toute sa durée, donc 4 semaines, et le lien sera dans les commentaires, mais aussi très simple à trouver coursdenegociation.fr/direnon, tout attaché, dire non. Le cours, il va parler de l'assertivité, des compétences en communication pour ne pas avoir cette friction, de ne pas avoir peur que les refus qu'on va mettre va poser des frictions au travail, et surtout de ne pas avoir peur de risquer son poste si on dit non à quelque chose que par exemple le manager nous demande. Donc je vous invite encore une fois à cliquer, aller sur le site, vérifier est-ce que ça vous parle, et peut-être s'inscrire parce que c'est offert pour tout le monde. La question est la suivante quelle est la différence entre une évaluation à la fin de la formation et un témoignage ou un commentaire. Pourquoi en fait est-ce que les gens lisent les témoignages?

Alors oui, on va avoir 2 résultats en fin de formation. On va appeler le questionnaire d'évaluation à chaud ou l'évaluation sommative qui va nous permettre de noter un apprenant, un stagiaire en fin de formation pour avoir une idée de son niveau et s'il a bien acquis les compétences qu'on était censé lui transmettre. Ça va permettre dans un premier temps pour le formateur d'avoir une idée des points de faiblesse de l'apprenant. Et déjà, ça va aussi permettre à ce formateur-là de voir ce qui n'a pas été transmis et donc d'adapter ses prochaines sessions de formation. Mais on va aussi avoir pour les apprenants un questionnaire de satisfaction, une sorte de témoignage de la formation, de la session. Et donc ça, ça ne va pas servir à le noter. Donc il peut aussi lui noter le formateur. Mais l'intérêt, c'est vraiment de pouvoir avoir un avis clair de la part de nos stagiaires, de nos apprenants sur notre formation. Et la problématique, c'est qu'il faut que les apprenants soient sincères dans cette évaluation-là. Parce que s'ils ne sont pas sincères, on récolte de fausses informations et donc on construit nos programmes sur de faux avis. Donc évidemment, c'est quelque chose d'important. Il faut savoir mettre les stagiaires, les apprenants dans une position de confort pour qu'ils puissent répondre en toute honnêteté. Sans aucune pression.

Donc est-ce que les enquêtes sont anonymes? Qui lit ce genre d'enquête? Parce que moi, je sais qu'il y a 20 ans, quand j'étais demandée un avis après une formation et je mettais une mauvaise note, je n'étais jamais plus invitée à une formation parce que finalement, ça ne me plaît pas. Donc c'est inutile de dépenser de l'argent pour m'informer.

Oui, ces enquêtes, elles peuvent être anonymes. Ça va dépendre aussi du souhait de l'organisme de formation. Mais on peut anonymiser ces enquêtes-là. Il faut pouvoir soit les lire en sortie. Alors nous, ce qu'on propose chez Planor, c'est aussi de pouvoir récupérer ces données-là pour les intégrer dans un LLM, dans une IA, et pouvoir aller fournir derrière des résultats groupés de beaucoup de données. Mais c'est vrai qu'avec l'arrivée de l'intelligence artificielle, on va pouvoir de plus en plus utiliser ces données-là pour pouvoir mettre en place des plans d'action pour l'organisme de formation. Mais c'est essentiel aussi pour les formateurs d'aller les lire parce que ça les concerne directement. Et c'est vrai qu'aujourd'hui, on avait encore auparavant trop peu de lectures sur ces questionnaires.

Alors, quels conseils pourras-tu donner aux participants de formation qui hésitent à mettre des vrais commentaires, vraiment quelque chose qui descend un peu plus bas que ça va, c'était bien parce que ça ne donne pas vraiment de retour, une phrase très courte. Comment donner un conseil? Comment on pourrait s'exprimer pour que ça soit bien pour tout le monde?

Alors dites-vous déjà que votre commentaire sera toujours uniquement constructif pour l'organisme de formation. Et donc allez dire simplement la vérité, mettre une étoile parce que ça vous a pas plu, ça permettra déjà aux prochains stagiaires, aux prochains apprenants de ne pas vivre la même expérience. Donc vous permettez à d'autres personnes de ne pas vivre la même expérience que vous avez pu de vivre pendant cette session et aussi vous permettez à l'organisme de formation de se remettre en question sur un programme qui n'est finalement pas adapté. Alors que si vous mentez et que vous mettez 5 étoiles par exemple, dans ce cas-là, vous allez juste rassurer d'autres personnes à aller vers un programme qui finalement n'est pas de bonne qualité. Donc vous avez tout intérêt à être sincère sur votre notation et à vraiment exprimer ce que vous ressentez. Vous avez Disons qu'il n'y a aucun problème à dire simplement la vérité et que même si vous n'êtes pas content, vaut mieux mettre une étoile et après aller négocier auprès de l'organisme de formation, car finalement la formation n'était pas adaptée.

Exactement. Donc de mon côté d'organisatrice de formation, je peux confirmer qu'il n'y a pas de conséquences si quelqu'un met une note très basse. Je le prends plutôt comme un feedback constructif, surtout si c'est quelque chose qui est honnête, je vois que la personne a fait tous les modules, a participé à toutes les étapes de formation, a fait les exercices. C'est pas quelqu'un qui, par exemple, n'était jamais présent parce qu'il se connectait 5 minutes, après il ne s'est plus connecté, et après il me donne un mauvais feedback. Ça, personne n'était pas présent pendant l'intégralité de la formation, c'est différent. Mais si la personne a tout fait, elle me donne des retours qui finalement sont critiques, mais c'est une critique que je dois quelque part prendre avec du recul pour pouvoir en sortir et grandir grâce à ce que je viens d'entendre. J'ai encore peut-être une autre question. Est-ce que tu as d'autres éléments, d'autres conseils ou d'autres paramètres qui sont dans ton outil, qui sont intéressants du point de vue comment ça fonctionne, Et la personne, la stagiaire ou un stagiaire de formation ne se rend pas vraiment compte parce que c'est le logiciel qui travaille dans l'ombre. Et il y a beaucoup de choses qui sont à cause de cette réglementation d'obligation que l'État nous impose, mais finalement les stagiaires ne s'en rendent pas compte.

Alors oui, évidemment, il y a beaucoup de points qui permettent que la formation se déroule le mieux possible. Déjà, il y a des émargements qui sont à fournir dans vos formations, donc vous allez devoir à chaque créneau de formation, donc matin, après-midi, aller signer une feuille d'émargement. Et donc nous, ce qu'on propose, c'est de l'émargement numérique. Donc vous pouvez directement signer en scannant un QR code ou vous recevez un mail automatiquement en début de formation. Mais surtout, ce qu'on permet, c'est l'envoi automatique de, disons par exemple, vos invitations, votre convocation, vos mails d'évaluation. Donc toutes ces tâches qui avant étaient effectuées manuellement par le formateur, et donc qui prenaient du temps et ce qui faisait que beaucoup d'organismes de formation ne se consacraient plus à l'essentiel de leur activité qui était former. Aujourd'hui, ça, on l'automatise et donc ça permet aux organismes de formation de, disons, passer 95 de leur temps à former. Et je pense que ça joue sur la qualité des formations proposées.

Extra! Tout à fait. Et c'est aussi pour cela, moi, j'étais intéressée par ton logiciel et j'étais très contente d'avoir cette petite formation la semaine dernière. Tu m'as expliqué comment ça fonctionne. Peut-être les autres s'intéressent aussi, donc aimerais-tu nous laisser un lien, un nom de logiciel, un site internet où on peut te trouver?

Oui, pas de problème. Alors le logiciel s'appelle Planor, P-L-A-N-O-R, et vous pouvez me trouver sur planor.fr. Donc voilà, si des organismes de formation passent par là, sans problème.

Très bien, merci beaucoup pour le temps que tu nous as offert et je te souhaite que ton startup grandisse et que tu aies beaucoup de clients.

Merci beaucoup, Maria Kulas EMBA. Merci beaucoup.