133 | Beneficios de una Intranet hecha con WordPress

En el episodio 133 de WordPress Semanal te hablo de las posibilidades que te ofrece WordPress a la hora de crear una intranet para tu organización o grupo de trabajo. Vamos allá. Hola, hola, Soy Gonzalo, de GonzaloNavarro es y bienvenidos a WordPress Semanal, el podcast en el que aprendes WordPress de principio a fin. Porque ya lo sabes, no hay mayor satisfacción ni mejor inversión que la de crear y gestionar tu propia web con WordPress. Y en este episodio vamos a hablar de un tipo de web muy concreta, que si te ves en esta situación de la que te voy a hablar a lo largo del programa, pues te vas a dar cuenta que WordPress es una fantástica herramienta para conseguir el objetivo que es crear una intranet. Es decir, una web a la que vas a poder acceder tanto tú como los miembros de tu organización, de tu empresa, de tu grupo de trabajo, de. De lo que sea. Es una web cerrada, simplemente para un grupo de personas. Y en este episodio te voy a hablar de cinco beneficios muy muy claros que tiene hacer esto con WordPress, específicamente con este CMS. Y por supuesto te voy a explicar cómo puedes hacerlo también técnicamente. Pero antes de todo eso, vamos a ver qué novedades te puedes encontrar en mi web esta semana. Y principalmente tenemos dos Para empezar, como siempre, como cada semana, ya sabéis que todos los martes publico un nuevo vídeo de la Zona Código. La Zona Código es esa sección de mi web en la que te explico cómo puedes modificar, cómo puedes alterar, cómo puedes mejorar tu web, el funcionamiento, el aspecto sin utilizar plugins. Todo lo que vemos ahí es con código. Y además simplemente tienes que copiar y pegar siguiendo los pasos que te indico en los vídeos. Y en este caso es el vídeo 84. Y te enseño a mostrar extractos en WordPress. Los extractos no son más que un pequeño resumen o un trocito de una publicación. Hay muchos themes que esto no lo traen activado, que cuando tú vas a la página de blog, pues ves los contenidos, por ejemplo, de las entradas completas y una de las cosas que la gente más pide o que la gente quiere es conseguir que se muestre simplemente un resumen, un extracto, un trocito. Y puede ser un poco frustrante cuando un thing no viene con esa opción, no viene con esa posibilidad. Así que por eso te enseño a hacerlo por código. Te enseño a hacerlo en todas las partes donde se puede mostrar contenidos como las entradas y demás, en las entradas de la home, en las páginas de categoría o cualquier otra página de archivo como puede ser la de blog. Te lo explico todo en el vídeo y simplemente tienes que copiar y pegar tal y como yo lo hago. Recuerda que esto es parte de los contenidos que tienes por ser suscriptor. Si quieres echar un vistazo a todos los códigos puedes ver todos los títulos, todos los resúmenes, un poco de qué van todos estos. Si vas a gonzalonabarro es códigos. ¿Más novedades? Pues tenemos un nuevo curso. Ya sabéis que a final de mes siempre saco curso nuevo. En este caso es el curso de creación de intranets en WordPress, que es un curso que me empezasteis a proponer a hace mucho pero que dejasteis de proponérmelo y al final siempre salían otros antes. Finalmente últimamente me lo habéis propuesto más veces, así que este es el momento en el que tenía que salir este curso que cubre una necesidad muy específica, porque al final una intranet es algo muy específico, pero que hay mucha gente que puede necesitarlo porque no sólo sirve para organizaciones grandes o empresas grandes o pequeñas, sino también para grupos de trabajo es súper útil. Así que en este curso vais a tener todo lo necesario para crearla y al final del episodio os hablaré un poquito más de de los detalles. Bueno, hemos pasado rápido por las novedades, vamos ahora con el plugin de la semana que es para crear un sistema avanzado de preguntas frecuentes, las típicas FAC, que es en inglés Frequently Asked Questions. Pues el plugin del que te voy a hablar se llama Ultimate FAQ, es decir, el plugin de preguntas frecuentes definitivo sería la traducción, ¿Vale? Y te permite mostrar las respuestas a las preguntas más frecuentes de una forma sencilla y con bastantes opciones de diseño y categorización. Pero esto te los permiten hacer muchos plugins, de hecho en el curso de plugins de marketing vemos uno que te permite hacer esto y que es uno de los más sencillos, por eso lo recomiendo en el curso de plugins de marketing que os dejo el enlace. Pero si ya buscas algo más, entonces quizás tengas que echar un vistazo a este plugin que sobre todo destaca porque tiene compatibilidad con los productos de WooCommerce, es decir, puedes poner preguntas frecuentes si tienes una tienda online a nivel de producto, ya para, digamos, para que sea ideal realmente para esto necesitarías pagar la versión Premium. Tiene opciones para WooCommerce, digamos, gratuitas, pero ahí sí que yo, si vas a hacer, Si lo vas a usar para eso, sí que te recomendaría seguramente la versión Premium. Pero de todas formas, si no tienes muchas, muchas opciones, con la. Con el plugin gratuito, con la versión gratuita, por ejemplo, también puedes hacer que los usuarios envíen sus preguntas y luego tú puedes responderla y hacer que esa respuesta y esa pregunta pase a formar parte del sistema de preguntas y respuestas. Incluso tiene un buscador que tú puedes simplemente dejar una página de preguntas frecuentes y poner un buscador que funciona además con AJAX, es decir, que se va cargando conforme la gente lo busca sin tener que recargar la página. Pues eso está muy bien, porque tú simplemente vas acumulando todas las preguntas y respuestas que te hace la gente y luego cuando alguien tiene una pregunta, si es similar a la que ya se ha contestado, pues ahí la va a tener, va a tener la respuesta, ¿Vale? Lo vas acumulando y es como una zona de documentación donde la gente puede ir buscando sus preguntas y va a encontrar la respuesta si ya se ha respondido antes. ¿De acuerdo? Así que es un plugin de preguntas frecuentes que va más allá. Si esto es lo que buscas, desde luego es la mejor solución. Si quieres algo más sencillo, pues entonces quizás te recomiendo el que vemos en el curso de plugins de marketing, que de nuevo te dejo un enlace, por cierto, esto es parte del curso de plugins de marketing, porque tener una página de preguntas frecuentes es una muy buena estrategia de marketing en sí misma, porque responde las principales dudas de los usuarios y puede hacer que alguien que tenía muchas dudas, pues de repente esté convencido y quiera comprarte. Por eso lo incluí en el curso, como digo, de plugins de marketing, que por cierto, fue un curso que cuando lo saqué os gustó mucho. Así que si te has apuntado hace poco y aún no lo has podido ver, te lo recomiendo mucho, sí. Bueno, pues vamos ahora ya con el tema central del programa y vamos a ver las ventajas de crear una intranet con WordPress. Pero antes vamos a dejar bien definido qué es una intranet y para quién es útil. En primer lugar, me gustaría simplificar al máximo la definición de Internet, porque creo que además, con el paso del tiempo y con las mejoras de las tecnologías es mucho más amplia la definición. Esta es mi definición. No sé si se ajustará al concepto que todo el mundo tiene de Internet, pero es lo que yo entiendo por Internet a día de hoy. En pocas palabras, una Internet es una web con acceso restringido a un grupo de personas concretas. Es simplemente una web a la que sólo pueden acceder las personas que se haya elegido que puedan acceder. Normalmente se instala en una red local, es decir, que no se accede desde Internet, sino que se instala por ejemplo en una oficina o donde sea. Pero yo pienso que no tiene por qué ser así, sobre todo con lo que te comentaba de las nuevas opciones que tenemos, no tan nuevas ya, pero de todas las opciones que tenemos, pues yo no pienso que ya sea así. Seguramente habrá gente que si no es así, que si no está en una red local ya no lo considera intranet, pero en mi caso sí lo considero y además creo que da más posibilidades. Es decir, que para mí la definición simplemente sería una web con acceso restringido a un grupo de personas concretas Y luego puedes decidir si quieres tenerlo en un entorno local o si quieres tenerlo en un hosting y que se pueda acceder desde cualquier lugar, que no quiere decir que pueda acceder cualquier persona. Ahí está la distinción. Y luego, ¿Para quién es útil esto? Bueno, es ideal para grandes organizaciones, por supuesto, pero también para pequeñas empresas, para medianas o incluso, como decía al principio, para grupos de trabajo. Esto es algo que pienso que puede ayudar mucho a pequeños grupos que tengan que hacer un proyecto a medio o largo plazo, porque entre otras cosas permite otorgar acceso compartido a documentos y recursos, cosa que puede ser súper útil si lo tienes bien montado. Si haces la Internet bien, puede ser muy sencillo, muy rápido y muy útil. También se pueden establecer mecanismos de comunicación entre los miembros, un sistema de mensajería, un sistema de envío de archivos. Vale, todo esto es súper útil si se hace bien, porque se tiene todo en un mismo lugar y muy ordenado. Y básicamente es que estamos hablando de WordPress, entonces ten en cuenta que puedes implementar prácticamente cualquier necesidad que surja y de forma bastante sencilla. Vale, Así que ya estoy dando una pequeña pincelada de los beneficios de crear una intranet con WordPress, pero básicamente lo que quería dejar claro en este primer punto es qué es para mí y para quién sería útil. Y Ahora vamos con 5 beneficios que yo considero claves para montarle intranet con WordPress y no con otras tecnologías, aunque por supuesto seguramente haya tecnologías que yo desconozca, pero como conozco mucho WordPress, pues te voy a decir los beneficios de hacerlo con este fantástico CMS. Primero beneficio número uno es técnicamente muy sencilla de crear. Crear una intranet, si has hecho Mi curso de WordPress básico, por ejemplo, ya sabes, crear una web y convertirlo en intranet es simplemente bloquear el acceso al público en general y eso como te enseño en la primera clase, es lo más fácil del mundo, la primera clase del curso de creación de Internet me refiero. Entonces haciéndolo con WordPress, la parte digamos la barrera técnica, la barrera de entrada se baja a los mínimos, si. Segundo beneficio, quizás el más importante, tu Internet se va a poder escalar, va a ser escalable hasta prácticamente en infinito porque puedes añadir características a la Internet conforme las vayas necesitando. A mí me gusta empezar, y lo vais a ver en el curso, con lo mínimo, con lo más sencillo, de hecho no utilizo un plugin, hay plugins por ahí que te convierten la web en una intranet con mil opciones y está muy bien, pero la aproximación que sigo yo en este curso, porque entiendo que sólo hay que ir instalando lo que se va necesitando, es súper lean, lo único que hacemos en la primera clase es cerrar el acceso a todos, que simplemente pueda entrar el que sea usuario, con eso ya es una intranet y luego si vas necesitando cosas pues las vas añadiendo. Y esto es lo bueno, que con WordPress puedes hacerlo así, si no necesitas prácticamente nada, no pongas prácticamente nada, si necesitas mil cosas pues pon mil cosas. Lo puedes hacer con plugins de forma súper sencilla, tal y como harías con cualquier otra web con WordPress. ¿Que necesitas formularios para reserva, para contacto, para peticiones, para pedir cosas, pues falta café, o quiero reservar la sala de reuniones 3, pues? Pues todo eso lo puedes hacer con formularios de forma muy sencilla. Puedes añadir un sistema de mensajería interna, hay plugins para hacerlo, vemos uno que me encanta en el curso, puedes tener una gestión de descargas simplemente con el funcionamiento normal de WordPress o incluso lo puedes mejorar con plugins específicos que hay para gestionar mejor las descargas. Puedes crear tipos de contenido concreto, por ejemplo en el curso lo que hacemos es crear un Custom Post Type para documentación o para guías, porque por ejemplo, pues puede ser que dentro de tu empresa, dentro de tu organización o grupo de trabajo tengáis que, no lo sé, utilizar algún tipo de material. Pues si creas una documentación, una guía explicando a todos tus compañeros o a todos tus empleados cómo se utiliza, pues imagínate todo el tiempo que te puedes ahorrar de enseñanza. Lo tienes ahí en un documento, incluso puedes poner un vídeo y todos los miembros pueden acceder, pueden verlo, incluso si usan el sistema de comentarios pues pueden dejar sus dudas y se van aclarando las dudas. Sí, como te decía, básicamente cualquier cosa que puedas hacer con WordPress de forma normal lo vas a poder también hacer a nivel interno, a nivel de intranet. Tercer beneficio, el mantenimiento. Es sencillo, todo lo sencillo que es con WordPress, por eso aquí también mi recomendación es que únicamente tengas instalado lo que realmente necesitas. Aquí te voy a dar prácticamente los mismos consejos que te daría si te dijese cómo tienes que mantener una web con WordPress normal. Pues aquí lo mismo, lo que pasa que aquí tengo yo la sensación de que como al final yo creo que va a ser más limitado lo que instales, vas a tener menos cosas, con lo cual pienso que el mantenimiento va a ser más sencillo de hacer. Con que mantengas WordPress, el theme y los plugins actualizados, pues lo tienes. Es cuestión de acceder bisemanalmente o mensualmente y mantener todo siempre actualizado. Esto lo destaco porque quizás con otras tecnologías lo que tendrías que tener es a un informático o a un desarrollador contratado para que te lleve esto, mientras que en este caso simplemente tú vas actualizando todo independientemente del nivel que tengas, porque esto es algo que por ejemplo vemos en el curso de WordPress básico, que no entraña ninguna dificultad especial, con lo cual me parece muy destacable también. Cuarto beneficio, el sistema de miembros. Podrás tener un sistema de miembros con muchas posibilidades, vas a poder controlar lo que pueden hacer los miembros, los usuarios de la Internet. Simplemente con el sistema que ya trae WordPress de usuarios ya tienes muchísimas posibilidades. No tienes, salvo que tengas necesidades específicas, no tienes por qué añadir nada nuevo, pero si las tuvieses, hay algunos plugins que son una pasada, pero para otorgar distintas capacidades a los miembros de la intranet según el rol que vayan a tener en la organización. Por ejemplo, si los miembros en general, a lo mejor hay varios equipos de trabajo y dentro de cada equipo de trabajo hay una persona que controla esos equipos de trabajo, pues a lo mejor a esa persona le puede otorgar el rol de editor y va a poder hacer más cosas dentro de la web. Mientras que a los miembros que simplemente a lo mejor solo quieres que consuman la documentación que te comentaba en el ejemplo de antes, las guías, o que puedan comentar, o que pueden hacer ciertas cosas que tampoco entrañan demasiado nivel de implicación dentro de la gestión de la web, pues se les puede dar el rol de autor o el rol de suscriptor, dependiendo si vamos a querer que esas personas generen también contenido o no. Así que el sistema ya de por sí que trae WordPress de usuarios es ideal para la creación de una intranet con distintos niveles de usuarios en cuanto a las capacidades, a lo que pueden hacer dentro de la web, y luego por supuesto se puede extender hasta lo que quieras, porque hay plugins que te permiten un control granular sobre qué va a hacer cada tipo de usuario y beneficio. 5. Va a ser muy fácil enseñar a los usuarios a usar la intranet el uso de WordPress a nivel de usuario es bastante sencillo y además es intuitivo. Aunque los miembros de la Internet no lo conozcan, no conozcan WordPress de primeras, hay muchísimos recursos online donde pueden aprender a usarlos rápidamente. Sin ir más lejos, mi curso de WordPress gratuito. Y además lo ideal y como lo planteo en el curso, es que los miembros no tengan que acceder a la parte interna, digamos a la parte de administración de la web, sino que lo hagan todo de la parte externa, con lo cual la curva de aprendizaje es menor incluso porque simplemente están interactuando con la parte frontal de la web, que no necesita prácticamente explicación. Si se van a enviar mensajes entre sí, pues hacemos un sistema de mensajería en el que lo pueden hacer de forma muy intuitiva. Funcionaría como el email o como Messenger, algo que la gente no tiene problema en entender. Si tiene que ir a consultar una guía, pues se va al menú donde pone guías. Es simplemente funcionamiento normal como visitante de una web, ni siquiera tendrían que saber gestionarla por dentro, a no ser que sean editores que puedan generar contenido y demás, en cuyo caso, como digo, entiendo que es muy fácil enseñarles a hacerlo, simplemente con enviarles el link de mi curso de WordPress gratuito lo tendríais, ¿De acuerdo? Así que estos son mis cinco beneficios, hay más por supuesto, pero son los cinco que considero que pueden inclinar la balanza. Si eres una persona que estás planteándote crear una intranet para tu organización, de nuevo, para tu empresa, para tu grupo de trabajo y no sabes muy bien muy bien con qué herramienta hacerlo, pues creo que esto te puede aclarar muchísimas dudas. Y luego, desde un punto de vista técnico, que es lo que cubrimos en el curso de creación de Internet en WordPress, lo he dividido de la siguiente forma. Primero lo que hacemos es plantear la estructura y los contenidos. Esto es importante y puede parecer una tontería, pero no lo es si de primeras planteas qué estructura va a tener la web, es decir, dónde vas a poner el acceso a la información principal y qué contenidos va a haber. Por ejemplo, esto que te he comentado antes como ejemplo un par de veces de si vas a tener documentación, de si vas a tener guías, esto tienes que plantearlo de primeras, o si vas a tener formularios donde la gente te va a poder enviar peticiones de que falta material o va a poder reservar una sala de reuniones o concertar una reunión también con cualquier miembro del equipo, con cualquier jefe o lo que sea. Todo esto hay que plantearlo de antemano para saber lo que vas a necesitar, qué planes vas a necesitar y cómo lo vas a ir estructurando todo. Y esto te lo explico con una tablita en el curso. Y luego lo que vamos haciendo es ir añadiendo todo eso que hemos ido planteando, todos los plugins que necesitamos, los vamos configurando en detalle y demás. El siguiente paso sería dar acceso a los usuarios y elegir qué capacidades tendrán dentro de la intranet, que esto también te recomiendo plantearlo al principio, es decir, qué va a poder hacer cada usuario para que tú después a la hora de darles acceso, de incluirlos como miembros, pues que puedas darle o que sepas qué rol de usuario darle. ¿Ya sabes que en WordPress tenemos el suscriptor, que sólo puede editar su perfil, el colaborador, que ya puede escribir y editar sus propias entradas pero no puede publicarlas, el autor, quien ya sí que puede publicar y editar sus propias entradas, el editor que puede publicar y editar entradas tanto propias como de otros usuarios y después el administrador, que tiene acceso a absolutamente todo, incluso el superadmin, que es el administrador que ha creado la web, sí? Pues en función de lo que queremos que haga los miembros de nuestro equipo, los miembros de la intranet, le daremos un acceso u otro. Y una vez tienes esto, ya simplemente tienes que concentrarte en el mantenimiento mensual de la web. Depende un poco de cuánto tengas o de qué actualizaciones haya en ese mes. Sí, así que ya sabes, si eres parte de una organización, empresa o grupo de trabajo, estoy seguro de que una intranet hecha con WordPress os va a permitir ser más productivos y conseguir mejores resultados. Así que te invito a que le eches un vistazo al curso. Puedes ir a Gonzalo Navarro es cursos y ahí lo tienes junto con el resto de cursos o puedes darle a los enlaces que te dejo en este episodio, las notas del programa te los dejo en varias zonas y si tienes alguna duda, pues te pones en contacto conmigo y la resolvemos sin problema. Y nada más, si te ha gustado el episodio de hoy y quieres ayudarme a que siga creciendo, a que siga creando contenidos como este, ya sabes que valoro muchísimo tus valoraciones en iTunes. Es la forma en la que puedes aportar tu granito de arena. 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