231 | Entendiendo (a fondo) los roles y capacidades de los usuarios de WordPress

En el episodio 231 de WordPress semanal te explicaré cómo los roles de usuario y las capacidades de WordPress te dan control sobre lo que otros usuarios pueden o no pueden hacer en tu web con WordPress. Entenderlos es esencial para gestionar tu web, así que vamos allá. Hola, hola, Soy Gonzalo de GonzaloNavarro es y bienvenidos a WordPress Semanal, el podcast en el que aprendes WordPress de principio a fin. Porque ya lo sabes, no hay mejor inversión que la de aprender a crear y gestionar tus propias webs con WordPress. Y lo que vamos a ver hoy, si bien podría entenderse como algo básico, es un concepto o una serie de conceptos que seguramente se pasan por encima. Por ejemplo, en mi curso de WordPress Básico, pues hablo de todo esto y lo vemos quizás de forma práctica, pero conceptualmente tiene mucho que ofrecer o tiene mucho de lo que hablar. Así que voy a aprovechar este episodio para hacerlo. Vamos a hablar por completo, digamos de forma más extensa, de qué son esto de los roles de usuario, más bien, ¿Qué son? Pues seguramente ya lo sepas, pero ¿Hasta dónde llegan? ¿Cuál es su importancia? ¿Qué tipos hay? ¿Qué consejos te doy para crear un tipo de rol de usuario, crear otro? Vamos a hablar detenidamente del concepto de Capabilities en inglés o capacidades en español, un repaso a fondo de todo lo que tenga que ver con los roles de usuario y todo en un momentito. Pero antes, como siempre, vamos a ver qué está pasando en Gonzalo Navarro ES. Esta semana, como siempre, como todos los martes, ya tienes un nuevo vídeo de la zona Código a tu disposición si es que eres miembro de la plataforma. Y en él, en este vídeo 182, te enseño a eliminar los widgets o las cajas del escritorio de WordPress. Estos widgets o estas cajas las ves estando en el panel de administración de tu web, básicamente estando en la zona del escritorio, pues en la parte central, ya sabes, a la izquierda tienes los menús, pero en la parte del centro tienes una serie de cajas, pues si las tienes visibles verás de un vistazo los comentarios que hay en tu web, la actividad que ha habido, tienes la cajita de borrador rápido, donde si se te ocurre alguna idea, pues puedes dejar un borrador entre las entradas de tu web de forma rápida, los eventos y noticias de WordPress, el panel de bienvenida que normalmente se tiene al principio, pero luego se descarta. Todos estos son cajas de escritorio, paneles del escritorio y puedes hacer que se muestren o que no se muestren desde un botoncito que tienes en la esquina superior derecha del escritorio de tu web que pone opciones de pantalla y ahí puedes ir marcando y desmarcando para que se muestren o no estas cajitas. Y bueno, luego si instalas plugins, instalan themes, pues te ponen también otras cajas en el escritorio qué te voy a enseñar a hacer a ocultarlas desde la parte de opciones de pantalla. No te voy a enseñar a eliminarlas, es decir, que ni siquiera aparezca la opción de mostrarlas o no. Y esto lo vamos a hacer con un poquito de código que sólo vas a tener que copiar y pegar. Yo te voy a dejar la posibilidad de que borres o elimines todos, pero tú ve eliminando simplemente los que no quieras, ya sea para tu web o a lo mejor para la web de un cliente. A lo mejor no quieres que vea la típica caja de bienvenida, pues porque tú le vas a poner tu propio widget personalizado o porque no quieres que vea la caja de salud del sitio porque a lo mejor ve un mensaje de debes mejorar esto en tu sitio y pues se vuelve un poquito loco cuando es algo que más o menos tenéis controlado o que no se puede solucionar ahora mismo. En fin, la posibilidad de erradicar estas cajas. ¿Recuerdas el vídeo 182 de la zona código? Lo tienes en tu cuenta si vas a la parte de códigos, pero yo te lo voy a dejar también en la parte de enlaces de este episodio que es el 231. Así que si vas a Gonzalonabarro es 231, irás directamente al esquema de este episodio para que puedas revisarlo y además al final tienes todos los enlaces que voy comentando. Bien, eso en cuanto a los vídeos de la zona código. Ya sabes que saco uno semanal, pero además pues saco un curso nuevo al mes o a lo mejor una renovación o algo que voy a hacer que creo que os va a gustar para este final de mes, que bueno, ya lo contaré a final de mes, que todo tiene su momento, pero son los cursos, ¿No? Y el último curso que ha salido es el curso de WP Job Manager, que es el mejor, o uno de los mejores, yo creo que el mejor plugin, ya publiqué un episodio al respecto, para crear una bolsa de empleo donde los anunciantes pueden publicar pues eso, anuncios, estoy buscando un diseñador de no sé cuánto y la gente interesada en esos anuncios pues pueden aplicar al puesto. Pues nada, si necesitáis crear una bolsa de empleo profesional y queréis seguir los vídeos paso a paso, pues no tenéis más que ir al curso en cuestión, ¿Sí? Bueno, esas son las novedades, vamos ahora con el plugin de la semana y no sé si escuchaste el episodio anterior, pero te recomendé o bueno, te hablé de un plugin para crear o utilizar un shortcode que muestra la hora actual independientemente de cuándo alguien vea ese contenido, es decir, si yo lo veo, una página donde se ha puesto ese shortcode, la veo el martes 31 a las 7 y 59, pues voy a ver esa fecha. Sin embargo, con el plugin que te voy a recomendar hoy o del que te voy a hablar en este episodio, vas a poder mostrar la fecha que quieras independientemente del día que sea. El plugin se llama WP Date and Time Shortcode y básicamente es un plugin que cuando lo instalas te ofrece distintos shortcodes para mostrar cualquier fecha, ya sea presente, pasada o futura y cualquier hora también, es decir, podrías hacer que alguien que entre hoy vea la fecha dentro de dos años si así lo quieres. Entonces está pensado para ese tipo de casos en los que quieres que una persona, independientemente de que entre el día X, pues siempre vea la misma fecha, al contrario del plugin del que te hablé en el pasado episodio, que era para mostrar siempre la fecha actual, la fecha en el que la persona entra, que por cierto, en la zona código, perdón, te enseñé a hacer eso mismo sin plugins, puedes buscarlo en la parte de códigos, tienes un buscador y puedes buscarlo. Así que yo creo que todo lo relacionado con mostrar fechas, con mostrar horas, ya sea la actual, hacerlo con plugins sin plugins, pues ya lo tienes cubierto con estas tres cosas que te he recomendado. Si quieres un enlace o ir directamente al enlace de este plugin, ya sabes, en las notas del episodio Gonzalo 231. Y ahora sí, nos vamos con el tema central de este episodio que es entendiendo a fondo los roles y capacidades de los usuarios de WordPress y lo primero que vamos a hacer es atajar esto, atajar el título del episodio. ¿Qué entendemos por eso de roles de usuario y por eso de capacidades? ¿Por qué las uno? ¿Por qué hablo de ellas juntas? Pues casi siempre. Pues bueno, vamos a empezar definiendo capacidades porque es muy importante para entender lo que son los roles. Las capacidades o capabilities, que es como normalmente lo vamos a ver, son simplemente las acciones que pueden llevar a cabo los usuarios de una web con WordPress. Cuando digo usuario me refiero a alguien que inicia sesión, no a un visitante cualquiera que no ha iniciado sesión. Así que las cosas que pueden hacer los usuarios de una web con WordPress se llaman capacidades. Y después tenemos el concepto de rol de usuario, que no es más que un conjunto de capacidades que se asignan a un usuario de WordPress concreto. Y claro está, todos los usuarios de una web con WordPress tienen que tener un rol asignado, es decir, cuando alguien se registra en nuestra web, o nosotros registramos a alguien en nuestra web, se le debe asignar sí o sí un usuario. Si no lo hacemos nosotros, digamos a conciencia, se va a hacer de forma automática. ¿Vale, y cuáles son estos roles de usuario? Bueno, tenemos seis roles de usuario que vienen con defecto, perdón, por defecto en WordPress. Estos son el de administrador y también podemos hablar del de súper administrador, que ahora veremos la diferencia. Tenemos el editor, el autor, el colaborador y el suscriptor. Vamos a hablar primero del rol de administrador, Te voy a ir diciendo del que tiene más capacidades, es decir, el que puede llevar a cabo más acciones al que menos y por acciones, por capacidades. Antes de entrar de lleno en lo que es cada tipo de rol, vamos a aclarar que pueden ser cosas como por ejemplo, leer post, escribir o editar post, publicar post, instalar plugins, eliminar plugins, crear usuarios, moderar comentarios. Todo esto son capabilities, capacidades que pueden tener los usuarios. Y ya sabemos que un conjunto de estas capacidades se agrupan en los roles. Una vez aclarado este concepto, que creo que no había quedado del todo claro al principio, ahora ya sí tenemos el primer gran rol que es el de administrador. WordPress va a asignar este rol al primer usuario de la web. Es decir, cuando nosotros creamos una web, el usuario con el que la creamos, porque siempre para crearla necesitamos dar de alta un usuario, ese usuario automáticamente va a ser el administrador de la web o va a tener rol de administrador y ¿Qué características tiene este rol de administrador? Así a grandes rasgos, porque si me pongo a detallarlas todas, pues se me va el episodio, pero básicamente tiene control total sobre la web y puede llevar a cabo todas las capacidades, esto que llamamos capabilities o tiene todas las capacidades, diríamos mejor, es decir, puede crear y editar usuarios, puede instalar y gestionar plugins y themes y seguramente lo que es más importante, más relevante, es que puede editar plugins, es decir, editarlo, editar los archivos en sí, puede editar themes, puede editar cualquier otro archivo y puede editar código o escribir código o añadir código. Con lo cual, imaginaos la importancia de este rol de usuario si alguien que nosotros no supiéramos o si alguien sin conocimientos o alguien con mala idea tuviese este rol de administrador, pues podría causar auténticos estragos, podría hacer lo que quisiera en nuestra web. Y antes de seguir vamos a hablar del concepto de superadministrador. No voy a entrar tanto de lleno en él, porque seguramente cuando publique un episodio más relacionado con las webs multisitio, con el multisite, te hablaré más de él, pero básicamente el superadministrador es el administrador global de una web multisitio, y ya sabéis que un multisitio es una web hecha con WordPress, compuesta de distintas pequeñas webs, compuestas de distintos sitios, pequeñas o grandes, y entonces el que administra toda esa red de sitios es el superadministrador y después cada sitio puede tener a su vez administradores. Bien, ya tenemos, ya hemos hablado de los dos roles, los que más capacidades tienen, los más importantes. Después tenemos el tercer rol de los que vienen por defecto con WordPress, que es el de editorial. Este rol está pensado para gestionar el contenido de una web, es decir, para que el usuario que tenga este rol asignado, o los usuarios que lo tengan, porque puede haber varios editores, varios administradores, puede haber tantos como queramos, pues va a tener capacidades, como digo, relacionadas con la gestión de los contenidos, va a poder eliminar entradas, eliminar páginas publicadas, aunque no las haya publicado él mismo, sino que las haya publicado otros, va a poder moderar comentarios, va a poder gestionar enlaces, categorías, editar páginas y post de otros usuarios. Es decir, como ves, tiene muchas, muchas capacidades, pero todas están relacionadas con la creación, con la gestión de contenido y ya no con la posibilidad de instalar y gestionar plugins, con la posibilidad de editar código de eliminarlo de themes, de todo esto. De hecho hay mucha gente que le gusta tener, por ejemplo, si imagínate que yo administro mi web y tengo mi rol de administrador, pero. Pero hay mucha gente que le gusta tener aparte un rol de editor y cuando va a hacer cosas relacionadas con contenido entrar con su rol de editor por seguridad y sólo cuando va a hacer tareas administrativas de gestión más compleja o que requiere más acceso, más capacidad de acceso, entra con su rol de administrador. Un poco para que veas que son dos roles importantes, pero este segundo, el de editor, está pensado para la gestión, la creación de contenido. Después tenemos el rol de autor, que este rol está pensado para crear, editar y publicar tus propios contenidos o los propios contenidos de este autor, es decir, ya no está, Si pensamos como en un periódico, ya no es el editor que supervisa lo que publican otros autores, sino que es un autor individual, entonces lo lógico es que tenga capacidades para controlar lo que tiene que ver con su contenido, es decir, la creación, la edición y la publicación de sus propios contenidos, en este caso entradas. Va a poder también subir contenidos multimedia, porque esto es importante para la creación de contenidos y vamos a subir una imagen, un gif, un PDF, lo que sea. Va a poder crear etiquetas y va a poder añadir a las entradas que publique él mismo, va a poder añadir categorías existentes, no va a poder crear nuevas, sí lo va a poder hacer con las etiquetas, pero va a poder utilizar las categorías que ya existan para asignarlas a sus contenidos. Como ves, vamos bajando de capacidades, es decir, de la capacidad de acción que tiene cada rol, cada tipo de usuario. Después nos vamos a los colaboradores o el rol de colaborador, que está pensado para autores como antes pero con menos capacidades, por ejemplo, pueden crear sus entradas pero no pueden publicarlas, ya tendría que llegar un editor, supervisarla y publicarla o un administrador y esto sería más pensado a lo mejor para un autor invitado, si alguien te dice oye, me encantaría publicar en tu blog porque tengo esta temática, te va a encantar, tal, no sé qué, pues le das el rol de colaborador, que lo deje escrito, ya después un editor llegará, lo supervisará, editará lo que tenga que editar y lo publicará o si a lo mejor vas a incorporar a un autor o a un editor a tu web, pero al principio está medio de prueba, pues le puedes dar acceso con el rol de colaborador para que vaya empezando y ya le irá subiendo de rango si se gana la confianza. Y por último tenemos el rol de suscriptor, que es el rol con menor rango de capacidades. De hecho lo único que puede hacer es gestionar su perfil y luego pues tiene acceso a leer los contenidos de la web. Que tú pensarás, hombre, leer los contenidos de la web tiene acceso todo el mundo. Sí, pero por ejemplo, imagina el caso en el que tienes una web de membresía o tienes los contenidos restringidos de alguna forma. Pues normalmente a los que pueden verlo, a los que pueden ver este contenido restringido cuando se dan de alta o cuando pagan o lo que sea, se les asigna el rol de suscriptor. ¿Por qué? Porque le damos el mínimo acceso posible. Le tenemos que dar un rol porque se van a registrar en nuestra web, con lo cual automáticamente tienen un rol, pero solo vamos a querer que vean el contenido en la parte frontal y que a lo mejor quizás puedan editar su perfil, como te he comentado antes, que pueda cambiar su contraseña o algún tipo de cosa que tenga que ver con el perfil. Bien, estos son los grandes roles y creo que es importante que conozcas qué hace cada uno porque te va a permitir llevar tu web de forma mucho más segura. Quizás no vayas a dar acceso a determinadas personas a roles a los que no debes dárselo y siempre es interesante estar informado en cuanto a todo esto. Bien, una vez visto los seis grandes roles, o podríamos decir cinco grandes roles si quitamos el superadmin, el superadministrador, me gustaría darte algunos consejos para gestionar y asignar estos roles de usuario y así de paso cubrimos otros aspectos que creo que te van a gustar. Primero, yo te diría que des el mínimo acceso posible a cada usuario. Y esto, como ya he comentado de pasada, es por seguridad. Es decir, analiza bien qué es lo que va a necesitar hacer X persona que se vaya a registrar en tu web o a la que vayas a registrar en tu web y darle el acceso que le corresponda, ¿De acuerdo? Muchas veces hay gente que se pone a dar accesos de administrador a diestro y siniestro cuando realmente no hace falta. Y esto me lleva a decirte el segundo de los consejos que te quería dar y es que limites el número de administradores y de editores que crees en la web, porque al final son los que más acceso tienen. Cuantas más personas tengas con rol de administrador y con rol de editor, más posibilidades tienes de que haya cosas que se escapen a lo que tiene que ver en la web. Imagínate que tienes varios administradores y que le da por actualizar la web cuando no tiene, o ya no me quiero ni imaginar que se meta a poner código sin tú enterarte. Y editores lo mismo, al final se pueden poner a eliminar contenidos, modificar contenidos que no tienen que ser modificados realmente. En este consejo lo que me gustaría también decirte o enfocarlo desde el punto de vista de que cuando hayas dado de alta a un rol de usuario, por ejemplo, es muy típico que para que alguien pueda acceder a tu web y darte soporte de algún plugin, de algún theme, le creas un usuario de nivel de administrador que lo necesita porque tiene que ver los archivos y demás, pues cuando termine elimina el usuario, aunque vas a confiar en esta empresa, en quien sea, mejor eliminarlo. Y lo mismo los editores, a lo mejor tienes alguien que te ayuda puntualmente y luego ya deja de ayudarte, pues elimina ese usuario también. Si vuelve más adelante ya le crearás otro usuario. ¿De acuerdo? El siguiente consejo es que personalices las capacidades de los roles que ya existen según las necesidades que tengas o que incluso crees nuevos. Y creo que esto va a estar respondiendo a la pregunta que muchos podéis tener ahora mismo, ¿Que me decís? Vale Gonzalo, pero es que a mí me gustaría uno que tuviese pues algunos roles de los que tiene el administrador, pero no todos, o algunos roles de los que tiene el editor, pero también alguno del administrador. Pues puedes por supuesto personalizar todo esto, además hasta límites increíbles se puede hacer por código, todo esto se puede hacer por código, pero tienes por supuesto plugins que te ayudan a ello y el más popular seguramente sea User Role Editor, que te permite como ya digo, personalizar las capacidades de roles existentes o incluso como te decía, crear nuevos. Por ejemplo, yo puedo tener a un editor en la web que a lo mejor sí que me interesa que haga alguna cosa que pueden hacer los administradores, de hecho es algo bastante común, pues en lugar de darle un rol de administrador que hace muchas cosas, hace todo, le doy un rol de editor y le añado alguna capacidad que me interese del rol de administrador, o parto del rol de suscriptor, que es el que menos menos puede hacer y le voy añadiendo capacidades. Quizás esto sea demasiado si buscas un perfil de alguien con bastante acceso, pero para que veas que puedes hacer cualquier cosa o puedes crear uno a medida, a mí siempre lo más sencillo me resulta coger un rol existente y modificarlo. Por cierto, hay un plugin que realmente no es lo mismo pero que se llama Menu Editor Pro, que vemos en el curso de productividad si no recuerdo mal, que te permite elegir qué menús de navegación puede ver un usuario y cuáles no puede ver. Y para mí la combinación de editar un rol de usuario existente para que tenga unas capacidades sí y otras no, con mostrarle ciertos menús del panel de administración de WordPress y luego otros no, para mí esa combinación es fantástica. Cuando doy acceso a alguien que quiero que me ayude con la web o algo de eso, poder tener ese control tan a medida es fantástico. Así que si buscas algo por el estilo también lo tienes. Y luego el último consejo que te daría es que compruebes de primera mano qué puede hacer cada usuario y bueno, podrías modificar la contraseña si es que no lo has creado tú y acceder con él desde otro, pues cerrar sesión y acceder con él, o podrías usar uno de los plugins que más me gustan a mí que se llama User Switching y que te permite directamente sin salir de tu sesión, es decir, tú entras con tu admin a tu web y te puedes ir a cualquier usuario y decirle que quieres ver la web como la vería ese usuario, si ese usuario tiene un rol de suscriptor, pues la ves como la vería ese usuario, si ese usuario tiene un rol de editor, pues lo ves como lo vería ese rol de editor en ese usuario y así no tienes que estar ni viendo la contraseña ni nada de eso. Vamos, viendo la no podrías, pero cambiándola o lo que sea. Esto es muy útil también cuando estás creando una web de membresía como por ejemplo la mía, y quieres comprobar cómo es todo el proceso por el que pasa un alumno. Imagínate que tienes un colaborador en la web que además tiene suscriptores, que además tienes a un editor y pasa algún problema y tienes que comprobar o te dice el editor, oye yo no puedo ver esto, no puedo hacer esto, tal, pues es un rollo tener que estar cerrando sesión viendo a ver cuál es el usuario de esa persona entrando, poniendo los datos con este plugin, de nuevo, uses Switching, puedes ir cambiando y viéndolo y eso es una maravilla. Sí. Bueno, entonces así, a modo de cierre, esto de los roles de usuario y las capacidades son conceptos fundamentales que yo creo debes entender para gestionar los accesos de cualquier web con WordPress. Te ayuda a entender muy bien qué acciones pueden llevar a cabo cada usuario. Además, hay muchos plugins que se valen de estos roles de usuarios, que incluso te crean roles de usuario nuevos. Y creo que cuanto más conocimientos tengas acerca de todo esto, vas a entender también qué tipo de acceso está dando un plugin a los usuarios que se dan de alta. Y luego, como hemos visto, la capacidad de que más allá de que WordPress venga con su grupo de roles de usuario y de capacidades ya asignadas por defecto, que puedes modificarlas si quieres, puedes extenderlas, tienes muchísima flexibilidad en cuanto a la personalización, incluso crear tus propios roles y capacidades, se podría llegar incluso a crear tus propias capacidades. Así que bueno, espero que este episodio te haya ayudado a un poquito más los entresijos de cómo funciona un aspecto fundamental del día a día de las páginas web con WordPress. Recuerda que tienes enlaces, tienes todo lo que te he comentado esquematizado en las notas del episodio, así que puedes ir a Gonzalonavarro, es 231 y ahí vas a tener todo lo que te acabo de mencionar. Antes de irme, pedirte un pequeño favor. Si te ha gustado el episodio, si has aprendido algo, si crees que alguien puede aprender algo con ello, pues te animo a que me dejes una reseña en Apple Podcast, si es que estás en Apple Podcast, que compartas con quien quieras. Por ejemplo, si escuchas en Spotify, es muy fácil que compartas a tu Instagram o a otras redes sociales. Si estás en ivoox, pues seguramente lo mejor, vamos, lo que más me podría ayudar es un me gusta, un comentario, en fin, dependiendo de la plataforma que estés y lo que más, cómo te encuentres haciendo, pues así puedes aportar tu granito de arena a este podcast. Y. 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