297 | Cómo colaborar en la edición de contenidos en WordPress

En el episodio 297 de WordPress Semanal hablamos de cómo colaborar entre distintos editores en publicaciones de WordPress añadiendo comentarios de forma sencilla y limpia. Vamos allá. Hola, hola, Soy Gonzalo, de GonzaloNavarro. Es y bienvenidos a WordPress Semanal, el podcast en el que aprendes WordPress de principio a fin. Pues porque ya lo sabes, no hay mejor inversión que la de aprender a crear y gestionar tus propias webs con WordPress. Y hoy vamos a hablar de una gestión compartida. ¿Qué pasa con esas webs en las que hay varias personas que editan un contenido en concreto o en las que hay editores y luego alguien supervisa todo eso? El ejemplo más básico puede ser que tengas un ayudante, por ejemplo, en tu web dedicado a digamos, crear todas las publicaciones y y que tú luego como webmaster, como administrador o como editor general revises todo eso y le digas a esa persona si tiene que hacer algún cambio. Y luego, pues a nivel digamos ya más complejo, pues puede ser toda una red de colaboradores, incluso gente que colabora momentáneamente. Y para esto pues es interesante tener un sistema en el que toda esta colaboración sea lo más sencilla posible. Y vamos a hablar de eso en un momentito, Pero antes, como siempre, novedades. ¿Qué está pasando en Gonzalo es esta semana? Pues bien, en cuanto a los cursos, el curso más reciente publicado es el curso de WP Media Folder. En ese curso aprendes a tener una librería de medios potenciada, tener una mejor librería de medios, donde la gestión de los elementos multimedia es mucho más potente, pudiendo filtrar de forma más sencilla, pudiendo tener tus contenidos por carpetas. Un poco lo que mucha gente espera de la biblioteca multimedia o la librería multimedia, pero que WordPress, pues siguiendo esta línea de que todo sea lo más sencillo posible, no lo hace así. Y si lo queremos tener así, pues para eso está este plugin, que en mi opinión es el mejor que hay para esto. Y tenéis el curso disponible para todos los suscriptores, lo tenéis en la parte de enlaces de este episodio. Después, en cuanto a los vídeos de la zona código, ya sabéis que sale uno nuevo cada semana, el que ha salido esta es el vídeo 247 y en él aprendes a mostrar la fecha de registro en la tabla de usuarios de WordPress y que sea filtrable. ¿Esto qué quiere decir? Bueno, en el vídeo anterior de la zona código te enseñé recoger y mostrar la fecha de registro de todos los usuarios de tu web. De esta forma, si tú ibas a ver el perfil de cualquiera de ellos, al final del todo te ponía este usuario se ha registrado el día tal y además te enseñé cómo podías modificar ese texto y demás. Bien, en este otro te enseño algo un poco más avanzado o algo un poco más chulo, y es que desde la propia tabla donde se ven todos los usuarios, es decir, si tú vas al menú usuarios de WordPress, antes de acceder a cualquiera de ellos en particular, ves una tabla y se ve el nombre del usuario y algunos otros datos, pues te enseño a poner en esa misma tabla que aparezcan los datos de la fecha de registro y que además puedas filtrar. Ya sabéis que muchas de esas tablas, si le das arriba, por ejemplo si le das a fecha, pues te reordena los usuarios por fecha, si le das a nombre, te los ordena por nombre. ¿Qué pasa? Que la parte de fecha de registro no aparece por defecto, yo te enseño a mostrarla y que además te sirva de filtro para reordenar a los usuarios, pues si quieres ver los usuarios que se registraron desde los inicios hasta lo más reciente, pues lo puedes ver, o si quieres ver los más recientes los puedes ordenar así, ¿De acuerdo? Ya sabéis la zona código, lo hacemos todo por código, copiáis el código que os dejo, seguís los pasos que hago en el vídeo y lo tenéis, no tenéis que saber programación, ni desarrollo ni nada, también lo tenéis en la parte de enlaces. Recordad, para acceder a todos los enlaces de cualquier episodio podéis ir a vuestro navegador, Gonzalo es y el número del episodio, en este caso es el episodio 297, así que Gonzalo Navarro es 297. Y ahí, además de tener los enlaces de los contenidos de esta semana, podréis ver el plugin de la semana que se llama Valoraciones de los clientes para WooCommerce. Este es un plugin que te permite hacer la típica estrategia de marketing de muestra social o demostración social. ¿Esto qué quiere decir? Pues que puedes poner valoraciones de clientes, por ejemplo, en la página de un producto. ¿Por qué? Pues porque cuando nosotros estamos comprando cualquier cosa, una de las características o de las cosas en las que nos fijamos más es qué opinan de ese producto otras personas que ya lo tienen. Entonces, si bien WooCommerce por ejemplo, ya trae un sistema así este plugin lo mejora, ¿De acuerdo? Es un plugin bastante popular, tiene muy buenas valoraciones, está activo en más de 5.000. Perdón, 50.000 webs con WordPress y hace una cosa muy chula y es que envía un email automático a los clientes que han comprado para recordarles que pueden dejar una valoración. Esto por defecto WooCommerce no lo hace, entonces normalmente la gente compra el producto, le llega y ya está. Pero si quieres potenciar e intentar lograr que de verdad generen valoraciones, pues este plugin está muy bien y además pues trae muchas más opciones a la hora de cómo mostrar esas valoraciones y cómo las rellenan los usuarios, haciendo todo mucho más sencillo. De nuevo, se llama Valoraciones de los clientes para WooCommerce, pero tenéis el enlace directo en las notas del episodio en Gonzalo Navarro es 297. Fantástico. Pues una vez vistas las novedades y el plugin de la semana, ahora sí vamos con el tema central de este cómo colaborar con otras personas en la edición de contenidos de una web con WordPress. Y vamos a empezar por definir un poco qué necesitaría una persona. En este caso lo voy a hacer un poco enfocado a qué busco yo cuando quiero editar de forma conjunta los contenidos en WordPress o cuando quiero poder supervisar lo que otros usuarios de mi web, en este caso usuarios, hablo de editores o gente que puede escribir contenidos, hace. ¿Por qué? Pues porque para ver cómo puedes tú implementar un sistema que te permita este tipo de colaboración necesitas definir bien qué quieres o qué vas a necesitar. Por ejemplo, necesitas poder editar y corregir los contenidos que hayan escrito otras personas en entradas o en páginas. Necesitas poder mencionar a otros editores de tu web cuando comentas algo, algún fallo o alguna corrección. Necesitas poder hacer esos comentarios en partes específicas, en un párrafo concreto. Necesitas que pueda haber una comunicación, que esa persona, por ejemplo, a la que tú le has dicho falta un enlace aquí, te pueda contestar y decir el enlace no lo tenemos todavía, estoy esperando a tal. Necesitas que se puedan marcar los cambios como resueltos, ¿No? Que cuando ya se han hecho lo puedan marcar. Esto por ejemplo es algo que yo necesitaría. Pero luego hay otro tipo de cosas que también se buscan en esto de la edición, como pueden ser si necesitas un calendario editorial, necesitas una zona donde aparezca de forma más o menos visual los contenidos que se van a publicar en todo este mes, en todo este año, aunque no estén escritos todavía. En fin, eso por ejemplo es algo que yo no necesito, pero que sé que otra mucha gente puede necesitar. Entonces, definir muy bien primero qué es lo que vas a necesitar en ese sentido. Bien, antes de darte las opciones que hay para que puedas implementar esto o cosas similares, te voy a hablar de roles dentro de WordPress, roles de usuario, que es necesario que conozcas Bien. Tenemos los roles de colaborador, de autor y de editor dentro de WordPress, que son tipos de usuarios con ciertas capacidades. Si quieres adentrarte y entender perfectamente de principio a fin qué es esto de los roles de usuario y cómo funciona, funcionan en WordPress, tengo una audioguía, tengo un episodio del podcast El 113 en el que te hablo de todo esto en profundidad, ¿De acuerdo? Y lo voy a dejar por supuesto, enlazado. Pero antes de seguir me gustaría comentar tres roles que son muy importantes para esto. Por ejemplo, si tú quieres dar acceso a alguien con el rol de editor, lo que conocemos un editor, por ejemplo en periodismo o en una redacción, es alguien que está encargado de todos los autores que haya y sirve un poco para llevar no sólo la línea editorial, sino supervisar todo lo que otros hacen. Entonces, esto es un poco aplicado. WordPress es lo que puedes hacer con el rol de editor. No va a tener capacidades de gestión que tendría un directivo, por ejemplo, de un periódico, pero sí sobre los contenidos. Entonces no va a poder hacer acciones de administración dentro de tu web con WordPress, pero va a poder moderar comentarios, va a poder gestionar categorías y etiquetas, va a poder editar y eliminar cualquier página o entrada, cualquiera, y va a poder subir archivos multimedia. Estas son las capacidades que tienen el rol de editor. Es decir, no puede hacer ninguna de gestión como tendría el rol de administrador, que es el gestor de la web, pero sí que puede hacer todo lo que tiene que ver con los contenidos, tanto con los suyos como con los de otros. Después, otro rol que tú le puedes asignar a un usuario de WordPress, alguien que eres tú de alta, es el rol de autor. A diferencia del editor, el autor sólo puede publicar, editar y eliminar sus propias entradas. Fíjate que digo entradas porque no puede crear páginas, ni editar las niñas ni nada, solo entradas, lo que iría al blog. Y además puede también subir contenidos multimedia es un poco pensado, alguien que solo va a subir sus contenidos y va a gestionar sus propios contenidos. Y luego tenemos un rol un poquito por debajo que es el rol de colaborador, que lo único que puede hacer es crear y editar sus propias entradas. Fíjate que no digo eliminar, no las puede eliminar. Y fíjate que tampoco digo publicar, digo crear y editar. Este es el típico rol que no puede hacer una acción grande por sí mismo, sino que necesita que un editor supervise su contenido antes de ser publicado. Creo que hablando un poco de todo lo que tiene que ver de colaboración entre usuarios a la hora de crear contenidos en WordPress, es interesante que entiendas estos tres tipos de roles de usuario. Se pueden editar, se pueden crear nuevos, pero para eso te recomiendo que escuches el episodio 113 del podcast, donde me adentro en profundidad en esto, que creo que tampoco es el tema central de este episodio. Una vez definido eso, o entendido mejor dicho, las posibilidades que tienes a la hora de, por ejemplo, añadir a un editor en tu web para que te ayude, o a un autor o un colaborador, y también una vez has definido lo que tú quieres poder hacer ahora vamos a ver cómo puedes hacerlo. Hasta ahora, por ejemplo, lo que yo necesitaba, que era un poco cosas sencillas, yo no necesito un calendario editorial, no busco grandes características, entonces no me interesaba añadir un plugin de este tipo. Y cuando he colaborado con gente para mi web principal o para otras webs, lo que suelo hacer es, o yo dejar preparado en Google Docs un poco lo que quiero que esa persona lo desarrolle y luego en el propio Google Docs se pueden poner comentarios, puedo seleccionar una palabra y decir esto no, esto sí, aquí falta esto, aquí falta lo otro. Entonces lo hacía externo. Además ya sabéis que yo utilizo la herramienta Loom, que me permite grabar vídeos rápidos y enviarlos. Lo complementaba grabando vídeos y poniendo enlace al vídeo. En ocasiones tenía que avisar también por email a la persona para que lo viera o intentar mandar un aviso desde el propio Google Docs. Y una vez todo queda listo, esa persona que se encarga a lo mejor de publicarlo, ya lo coge del doc, lo lleva a WordPress y ya se publica. Incluso ahí, pues muchas veces hay que hacer una otra revisión para asegurarte de que todo esté bien. Esto lo puedes hacer externo y pasarlo y hay mucha gente que trabaja así. Pero hace poco leí en el blog de Chris Lema, que es un blog que suelo leer bastante, es alguien que tiene mucha influencia en el ecosistema WordPress y publica todos los días en su blog y yo lo suelo leer porque escribe bastante bien y estructura muy bien sus contenidos. Y hablaba de un plugin específico para colaborar en la edición de contenidos, muy parecido a lo que puedes hacer en Google Docs. Es bastante nuevo, aunque desde que él ha hablado de él está activo en más webs de las que lo vi originalmente. Y por ejemplo para mi caso sería perfecto, porque por un lado, como te digo, bueno, el plugin se llama Multicolab, como multicolaboración, pero cortado, lo voy a dejar enlazado de todas formas es gratuito y tiene una versión premium, ahora te explicaré que tienen cada una de sus versiones, pero lo bueno es que tiene un enfoque limpio, muy sencillo. Pues eso, edición al estilo de Google Docs en sus opciones gratuitas, por ejemplo, puedes poner comentarios inline, es decir, en línea, tú seleccionas una línea, una palabra de un párrafo y puedes poner un comentario, ya sea que estés en una entrada o en una página. Puedes mencionar a miembros de tu equipo, es decir, a usuarios de la web, puedes asignar de esta forma al mencionarlos, asignar comentarios a miembros específicos esos miembros o tú mismo puedes responder a los comentarios. Y una vez que está todo resuelto, se puede marcar como resuelto. Y todo desde una interfaz súper sencilla, simplemente desde el mismo editor de WordPress a la derecha va apareciendo esos comentarios. Además si quieres, si vas a, digamos, editar todo, puedes, tienes una opción para esconder los comentarios para poder trabajar sin distracciones. También una cosa chula es que puedes generar un enlace de un comentario concreto por si quieres enviárselo a alguien por email o por WhatsApp o por donde sea, y le envía directamente, siempre y cuando esa persona inicie sesión primero, por supuesto, pero le envía directamente a ese comentario. Imagínate que hay un post súper editado con un montón de comentarios y tú quieres enviar el enlace a una parte concreta, un comentario concreto a una persona, lo puedes hacer. Y luego pues tiene una zona de actividad donde puedes ver la actividad de todos los comentarios que ha ido haciendo cada persona. Esto sobre todo pues un poco para el administrador o el editor general para que pueda ver todo lo que ha ido ocurriendo ahí. Así que en ese sentido, esto sería un poquito todo lo que yo buscaría. Y luego tiene opciones premium muy interesantes, que son, por ejemplo, poder comentar también en elementos multimedia, porque el plugin en la parte gratuita solo te permite comentar en zonas de texto, en párrafos, en listas, en encabezados, pero no en imágenes ni otros elementos multimedia que a veces puede ser interesante también poder poner un comentario ahí. Una de sus características por las que seguramente si alguien compra la versión premium es la siguiente, y es poder enviar notificaciones por email cuando tú pones un comentario o avisas a la persona enviándole un email tú mismo o esperas a que entre por su cuenta, pero si quieres avisar automáticamente con el propio plugin por email a esa persona, lo puedes hacer. Y luego, por supuesto, al ser el premium, pues tendrías soporte con ellos. Y además la parte de actividad y de informes, esta parte que te he dicho donde puedes ver un poco todo, pues es más avanzada si tienes la premium, básicamente la parte de poder comentar en otros elementos que no sean texto y la parte de notificar por email cuando comentas algo de alguien en concreto, pues es lo más interesante de la parte premium. Pero fíjate todo lo que tenías disponible en la parte gratuita. Entonces, este, por ejemplo, si yo hubiese definido lo que yo necesito, para mí este plugin es ideal. ¿Qué pasa si en tu caso necesitas más cosas? Te voy a dejar enlazados, a ver, uno, dos, tres, cuatro, cinco plugins más los otros cinco plugins más populares que tienen que ver con la gestión editorial. Uno se llama Publix, Press, Editorial Calendar, publishpress, es una marca, empresa que hace plugins todos enfocados a la publicación de contenidos, a la edición, a todo esto que tiene que ver con la edición y la gestión de contenidos en general. Y este en concreto tienen varios, ya he mencionado otros en otros episodios, por ejemplo, tiene uno para hacer un checklist, para que se haga un checklist de lo esencial antes de poder publicar un contenido. En fin, tienen más. Y este se llama Editorial Calendar, es decir, te permite crear un calendario editorial, pero no sólo eso, sino que también te permite poner comentarios, mandar notificaciones, ver, marcar el estado de los contenidos. A ver, este es mucho más completo, seguramente si trabajas en un equipo más grande, este te pueda ayudar. Y sobre todo si necesitas un calendario editorial, es decir, que puedas ver en un calendario, cuándo toca, qué publicación. Y por supuesto una versión Pro con más opciones todavía. Otro se llama Calendario editorial en su versión en español y este solo, si solo necesitas un calendario editorial y no necesitas todas esas opciones extra de poner comentarios y demás, pues este es el tuyo. Y básicamente te crea un calendario donde puedes ir escribiendo directamente dentro de WordPress los siguientes contenidos. Este también es muy sencillo, si solo quieres un calendario editorial y buscas algo sencillo, este es el tuyo. Después tienes otros como Schedule Press, que es muy parecido. Después tienes dos, Schedule Press se llama uno y el otro es Nelio Content. Y estos dos te permiten crear calendarios editoriales y te permiten programar la publicación de los contenidos para redes sociales. Un poco hacen esta doble función, ¿De acuerdo? Estos dos no son para comentar lo que otros hacen en las publicaciones, es para programar no solo los contenidos que queden reflejados, los que se van a ir publicando mes a mes, sino que puedas programar para las redes sociales una vez se hayan publicado. Y luego tienes Cojo, que es otro plugin que lo pongo porque es popular, que es un poco para organizar todo lo que tiene que ver con el marketing dentro del calendario de contenidos, incluso te permite integrar con otras herramientas. Esto es un poco más avanzado y requiere que te suscribas a Co schedule, requiere que lo uses para utilizarlo simplemente lo menciono, pero esto se sale un poco de los otros que he comentado, ¿De acuerdo? Todo lo que he dicho lo tenéis en enlaces. He puesto una sección, el punto 5 de este episodio es Otros plugins de gestión editorial y ahí tenéis enlazado cada uno. Recordad que podéis ir directamente a todo lo que he comentado escribiendo en vuestro navegador. Gonzalo Navarro es 297, sí. Por último, por si aún no os habéis enterado, hay una oferta solo disponible hasta final de año, hasta el 31 de diciembre incluido por supuesto, en la que si quieres regalar a alguien que quieres, alguien que conoces o a ti mismo, conocimiento, algo especial, la posibilidad de aprender un oficio, en definitiva, formación en la creación y gestión de webs con WordPress, pues este año tenéis la posibilidad de hacerlo y además tenéis dos meses gratis, ¿De acuerdo? Si vais a Gonzalo Navarro es regala Navidad, repito, Gonzalo Navarro es regala Navidad podréis contratar la suscripción a la formación, Ya Sabéis, más de 60 y pico cursos, más de 245 vídeos avanzados, soporte conmigo, descargas premium, es decir, todo lo habitual, todo a lo que hay acceso, más todas las novedades. Si vais renovando, seguís teniendo esos dos meses gratis, fantástico. Nada más por este episodio, nos seguimos escuchando. Adiós.