¿Cómo Usar Bases de Datos En Notion como un experto? - Curso completo | Clase#3

Las bases de datos son la herramienta más poderosa en Notion. Hoy aprenderás todo lo que necesitas saber sobre cómo crearlas, cómo trabajar con ellas y cómo personalizarlas. Bienvenido a la tercera clase del curso de básico avanzado en Notion. En la clase anterior empezamos a construir nuestro segundo cerebro en Notion, y si te la perdiste te la voy a dejar por aquí arribita en la tarjeta para que vayas y la mires. Hoy con las bases de datos vamos a aprender a crear gestores de tareas y proyectos, bases de datos de clientes o CRM, rastreador de ingresos y gastos, listas y progreso de nuestros entrenamientos para cuando estemos en el gimnasio, y muchas cosas más que te van a ser bastante útiles para que puedas aumentar tu productividad y llevarla al siguiente nivel. Te voy a dejar en la línea del tiempo todas las secciones del video para que puedas saltar a la parte que más te guste o a la que más te llame la atención. Sin embargo, cada ejemplo que voy a dar acá irá ligado a una funcionalidad dentro de la plantilla del segundo cerebro que estamos construyendo. Si te interesa construirla tal cual como lo he hecho yo, entonces no te saltes ninguna parte. Te recomiendo que te veas todo el video, así que presta mucha atención a cada parte y comencemos. Lo primero es qué es una base de datos. Una base de datos es un lugar, en este caso virtual, donde vamos a almacenar distintos tipos de información que normalmente están relacionadas entre sí. Como te mencionaba, podemos tener bases de datos de clientes, de libros que estamos leyendo, o de nuestros entrenamientos y nuestro progreso que estamos haciendo. Todo lo que se te ocurra podría de alguna manera entrar dentro de una base de datos. Y ¿cómo se crean las bases de datos? Es muy sencillo. Seleccionamos cualquier parte o cualquier bloque, escribimos slash y escribimos database. Si lo tienes en español, simplemente colocas bases de datos. Te vas a dar cuenta que nos salen distintos tipos de vistas de estas bases de datos. Recientemente Notion se actualizó y tenemos las bases de datos con vista de gráficos. Vamos a crear esta base de datos, que es esta tabla que tenemos acá, es muy sencilla. Tenemos un nombre de la base de datos, tenemos esta propiedad, que cada propiedad es una página. Si no sabes qué son las páginas o cómo funcionan, aquí te voy a dejar el video para que vayas y le eches un ojo, es la primera clase del curso. Cada elemento de estos es una página, no se puede ocultar porque pues es básicamente el elemento más importante dentro de la base de datos. Esto de alguna manera son bloques. Mira que yo podría crear cualquier bloque acá, arrastrarlo a la base de datos, y básicamente tengo aquí ya esta página creada con este título. Vamos a mirar ahora las distintas vistas que tenemos dentro de nuestras bases de datos. Esta es una herramienta muy poderosa porque nos permite a nosotros tener una mayor organización visual, y aparte podemos hacer que sea más bonito, más estético nuestro Notion, pero también permite una navegación mucho más rápida, ya que va a depender mucho del tipo de proyecto en el que nosotros estemos trabajando. Para esto vamos a arrancar con la sección de proyectos que tenemos acá. Si estuviste en la clase anterior, simplemente vamos a arrastrar esto a esta parte de acá. Si no, simplemente vamos a crear la base de datos de proyectos y metas. Inicialmente tenemos esta vista de Ahora vamos a seleccionar el nombre de algún proyecto. Por ejemplo, si tienes un canal de YouTube, vamos a llamarlo canal de YouTube. Algo muy importante antes de crear las bases de datos es tener un objetivo para estas bases de datos, entender el sistema de organización que tú quieres trabajar. Yo me baso personalmente en el sistema de organización de GTD, Getting Things Done, o en español se llama Organízate con Eficacia, de David Allen. Es básicamente una forma de organizar el tiempo de una manera inteligente para que puedas agilizar tus proyectos y siempre sepas qué debes hacer en el momento en el que lo necesitas. Y todo vamos a desprenderlo desde los proyectos. Entonces un proyecto es un objetivo que quieres alcanzar y que se compone de múltiples tareas. Vamos a empezar a colocar aquí unos cuantos objetivos. Tú puedes colocar los que quieras. El otro, por ejemplo, podría ser aprender inglés o aprender algún idioma. La idea es que quise lo más específico posible. Y por ejemplo, supongamos que tienes una habilidad: crear curso de psicología. Pero también a lo mejor estás construyendo un escritorio como el que yo tengo acá, una oficina como la que yo tengo acá, una estación de trading. Que si quieres que te haga un video de mi oficina, déjamelo en los comentarios. Vamos a crear aquí donde dice New, vamos a hacer clic y aquí simplemente vamos a colocar Construir oficina. En este momento tenemos estos proyectos organizados de esta manera, pero no se ven muy visual, ¿cierto? Entonces venimos aquí a estos tres punticos y le damos en Layout. Si lo tienes en español te va a salir de una manera diferente. Para este caso vamos a hacer clic aquí donde dice Galería. Fíjate que ahora se despliega de esta manera. Si venimos aquí dice que se va a previsualizar en estas cartas es el contenido de la página. Por ahora vamos a darle en cover. Por ahora pareciera que nada ha cambiado, ¿verdad? Si venimos aquí donde dice card size o tamaño de la tarjeta, vamos a ver que podemos colocarlo en pequeño, podemos colocarlo grande o podemos colocarlo mediano. Personalmente me gusta dejarlo en tamaño mediano para que sea rápida la navegación. Vamos a venir nuevamente aquí a layout y vamos a decir que las páginas se abran al lado. Eso significa que cuando yo haga clic en la base de datos se va a abrir de esta manera. Podría seleccionar también que se abran en el centro o que se abran directamente en página completa. Voy a dejarlo en que se abra en el lateral. Hacemos clic y ahora venimos aquí a esta sección donde dice agregar cover. Podemos cambiar el cover, vamos a seleccionar YouTube, hacemos clic acá, damos reposicionar, arrastramos hacia abajo, guardar posición y mira, aquí tenemos ya nuestra imagen de este proyecto. Entonces sabemos cuál proyecto es, sabemos de qué se trata y simplemente lo que hacemos es ver la imagen que tenemos acá. Voy a hacer lo mismo con las demás y listo, ya tenemos aquí la visualización de nuestros proyectos. Vamos a entrar al banco de conocimiento Vamos a crear una base de datos, vamos a llamarla Banco de Conocimiento. Voy a colocarle 3 libros que me parecen geniales: el de Organízate con Eficacia, Tao Te Ching y La Regla de Oro de los Negocios. Esto que sale aquí es una propiedad. Nosotros podemos agregar propiedades de todas estas que están acá. Ya vamos a ir para allá. Esta que está aquí son tags o etiquetas. En este caso vamos a colocar autor, aquí David Allen, la O, C, I, Grand Cardone. Vamos a agregar una propiedad más que va a ser el status. En este caso es como el progreso que nosotros tengamos. Entonces, por ejemplo, progreso o etapa. Entonces, por leer, leyendo y leído. Lo tenemos de esta manera, pero está un poco aburrido. Yo podría arrastrar esto aquí hacia la izquierda. Organízate con eficacia ya está leído, el de Tao Te Ching lo estoy leyendo, y digamos que de la regla de oro de los negocios está por leer. Vengo y hago clic acá, le doy en tablero o en board. Esto es una manera un poco más fácil o más visual para organizar algunas cosas. Por ejemplo, yo podría decir, listo, la regla de oro de los negocios Negocios, ya lo estoy leyendo. Simplemente arrastro y ahora me queda acá. Si yo viniera y creara un nuevo libro, por ejemplo Once Anillos, que es de Phil Jackson, mira qué va a pasar aquí, pum, en por leer sale de esta manera. Caso de que yo termine El Arreglador de los Negocios, simplemente arrastro acá y ya quedó con esa categoría. Mira, aquí sale El Arreglador de los Negocios, ya quedó aquí actualizado. Entonces todos los cambios que yo haga en una vista van a cambiar en las otras. Volviendo a nuestra base de datos de proyectos, podríamos crear una vista de calendario. Básicamente aquí se nos va a desplegar este calendario donde podemos crear cualquier página. Yo vengo aquí al viernes y escribo clase número 3 Notion. Y mira qué sucede, nos sale aquí de una vez esta propiedad. Si miramos en la galería, se nos acaba de crear este proyecto. Claramente no tiene ninguna imagen, pero si entramos dentro de él, fíjate que tiene una propiedad ahora de fecha. Cuando tú creas un calendario, se va a crear la propiedad de fecha. Todos los bloques van a tener la propiedad de fecha. Fíjate que cada visualización, cada modo de vista, tiene su opción de abrir la página en el lado o en el centro o en página completa. Si yo le cambio la fecha, por ejemplo, a mañana, aquí se pone al día siguiente. Entonces está Esta de calendario es muy importante, por ejemplo, si tú tienes proyectos donde tengas alguna fecha límite para poder entregar alguna tarea o hacer alguna cosa, porque aquí te va a mostrar y puedes visualizarlo de esta manera. Pero aquí no acaba la cosa, porque tú podrías, por ejemplo, decirle que te muestre mensual o, por ejemplo, semanalmente. Entonces te muestra la semana actual para que solamente tengas, por ejemplo, la visualización de las tareas de la semana. Este botón que dice abrir en calendario es porque Notion tiene una aplicación externa de calendario, como por decir iCalendar o Google Calendar, que personalmente utilizo la aplicación de Notion Calendar, pero esa es para otro por ejemplo. Entonces vamos a darle fechas a construir la oficina, vamos a decir que la vamos a construir para finales de año, 31 de diciembre. Fíjate que aquí tenemos este tag, por ahora vamos a eliminar esto. Aprender inglés, vamos a decir que vamos a empezar en 15 días. Y el canal de YouTube, por ahora no tiene fecha porque es un trabajo recurrente. Y crear curso de psicología, vamos a decir que el primero del siguiente mes. Vamos a eliminar este clase 3 de Notion. Algo muy importante es que también si quisiéramos ver las fechas en esta vista, lo podríamos hacer. Simplemente venimos aquí, propiedades, le damos mostrar a la fecha. Fíjate que aquí debajo nos sale la fecha. Si quisiéramos, podríamos hacer clic dentro de cada uno para cambiarlo. Volviendo a nuestra base de datos de conocimientos, aquí podemos cambiar el nombre de cada tabla. Entonces, por ejemplo, Vista completa sigue siendo la misma base de datos, pero cada visualización tiene un nombre diferente para que sepamos con un solo vistazo qué es lo que estamos haciendo. Luego Progreso, y vamos a crear ahora una vista de lista. Fíjate que nos lo despliega todo de manera horizontal, ocupa toda la pantalla de lado a lado cada una de las páginas o bloques que creamos dentro de la base de datos. Sin embargo, yo quiero agrupar esto, pues decirle que me lo agrupe por autor. Entonces mira qué sucede, por cada autor me crea un desplegable con los libros que están acá. Yo podría desde aquí agregar un nuevo libro como Véndez o Véndez. Mira, Véndez o Véndez sale aquí con el autor de Grant Cardone porque Notion entiende que lo estoy creando dentro de este autor. Si yo quisiera, agregaría un nuevo grupo. En este caso, este nuevo grupo sería el nombre del autor. Vamos a colocar a Daniel Kahneman y mira, dentro de nuestra vista completa podemos seleccionar como autor a Daniel Kahneman y agregamos un libro como Pensar rápido, pensar despacio. También podríamos decirle que no me muestre esta propiedad aquí a la derecha porque pues esta es redundante y me queda de esta manera. Así yo podría simplemente revisar por autor cada uno de los libros que tenemos y también si quisiera podría mostrar las propiedades de la etapa en la que estoy. Este libro "Organízate con eficacia" está leído. Volviendo a nuestra central, vamos a mirar la base de datos de tareas. Si recordamos, tenemos el proyecto de aprender inglés. La primera tarea podría ser averiguar cursos de inglés. Lo siguiente sería pagar el curso escogido y definir horarios. Vamos a cambiar esta propiedad y vamos a seleccionar que el tipo sea de calendario, a colocarle nombre aquí fecha, y vamos a decir por ejemplo que para averiguar cursos de inglés lo vamos a hacer el sábado, para pagar el curso escogido lo podemos hacer el lunes y definir los horarios el martes. Ahora yo podría crear aquí una vista timeline o de línea de tiempo y mira, aquí yo estoy viendo qué tareas me pueden bloquear otras tareas. Yo podría mover esto acá, lo que le estoy diciendo a Notion es que esta tarea de aquí depende de esta que está acá. Activar dependencias y luego le digo que esta tarea depende de esta de acá. Esto lo que va a hacer es que nos va a crear estas nuevas propiedades que son propiedades de relación, pero ya vamos a mirar esto más adelante. Por ahora voy a darle esconder. Si yo quisiera, aquí simplemente podría venir, vamos a abrir un nuevo status y vamos a decir aquí por hacer, haciendo y completado. Ponemos esto aquí para que sea más bonito, y en el timeline podemos mostrar la propiedad de status. Con eso ya sé que esta de aquí está bloqueando esta de aquí arriba. Simplemente entonces yo puedo venir y decirle haciendo o completado, y entonces ya sé que esta tarea de aquí arribita pues ya está desbloqueada. Si yo, por ejemplo, podría correr esto un poco más hacia adelante para que sea un poco mejor, y ya sabría pues qué tarea está bloqueando qué. Esto ayuda mucho, por ejemplo, si trabajas con varias personas en un equipo y la tarea de uno depende que otro complete la suya. Sin embargo, si yo no quiero ver qué tarea ya está completada porque no necesito que esté ahí mostrándose, yo puedo venir a este botón de filtro, que en status no me muestre los completos, y mira qué sucede. Ya sé automáticamente que esta tarea que me está bloqueando esta pues la debo completar y en el momento en el que yo la complete simplemente ya sé que esta tarea está disponible. Las vistas de gráficos las vamos a ver más adelante o probablemente en la siguiente clase ya que esta puede quedar un poco larga. Vamos a meternos ahora más a profundidad con todas las propiedades que hay dentro de una base de datos. Ya vimos algunas como status, nombre y fecha y en nuestro banco de conocimiento vimos los tags. Vamos a acceder a nuestra página de finanzas, aquí ya tenemos nuestras páginas creadas, tenemos aquí conceptos Vamos a agregar una propiedad que es la propiedad de número. En este caso nosotros podemos seleccionar aquí en editar propiedad el formato del número que queremos. Vamos a seleccionar Colombian peso, listo. De esta manera todos los números que yo coloque aquí me van a salir como pesos colombianos, pero si quisiera yo podría transformar esto y colocarlo como dólar estadounidense, y ahora me sale de esta manera. Vamos a colocar la fecha, aquí nos sale de una vez fecha de ingreso, y vamos a crear con este que se llama multiselección la categoría del gasto. ¿Cuál es la diferencia entre multiselección y selección? La diferencia es que yo, por ejemplo, podría crear aquí banco, intereses, venta de cursos, YouTube, y todo esto, por ejemplo, podría ser un solo ingreso. O sea, un solo ingreso está dentro de todas estas categorías. Si yo quisiera que esta opción existiera, pero yo podría cambiar esta propiedad de multiselección a selección, y mira, ya solamente me deja escoger una nomás. En mi caso voy a dejar el ingreso solamente como una selección. Quisiera poder agregar este campo de texto de descripción y podría decir Volviendo a nuestra lista de tareas, vamos a agregar una propiedad que se llama persona. En este caso podemos seleccionar entre todas las personas que están dentro de nuestro Notion a quién le corresponde esta tarea. Por ejemplo, averiguar cursos de inglés me correspondería a mí, por ejemplo, entonces me puedo mencionar a mí en todas estas. Pero si la tarea dependiera de alguien más, podría mencionar a esa persona y con eso esa persona le va a llegar una notificación de que tiene que hacer una tarea. Vamos a agregar aquí una propiedad de archivos que puede ser, por ejemplo, factura o soporte, en el caso que necesitemos agregar, por ejemplo, las facturas de las compras que hacemos o las facturas facturas que hacemos cuando estamos vendiendo, o en este caso el soporte de que realmente nos hicieron el pago. Con eso podemos comprobar después que ese pago sí fue realizado. Vamos a volver a nuestra lista de proyectos y vamos a agregar una propiedad. Vamos a agregarla desde acá, y esta propiedad va a ser en el checkbox. Vamos a llamarlo prioritario. ¿Por qué? Porque podemos tener muchos proyectos, muchísimos. Aquí en este caso agregué 4, pero pues pueden ser muchos. Por ejemplo, yo tengo todos estos proyectos que tú estás viendo acá en este momento pero no todos son prioritarios. Entonces, en la lista de proyectos prioritarios solamente van a salir los proyectos que son prioritarios, claramente. Y por ejemplo, vamos a marcar el canal de YouTube, aprender inglés como prioritario. El banco de conocimiento, como no solamente vamos a leer libros, vamos a cambiar esto aquí por consumir, consumiendo, completado. Aquí vamos a cambiar autor, creador, por ejemplo, podemos colocar URL. En este caso, vamos a agregar en propiedad, en selección, vamos a agregar tipo de contenido. Todos estos que están aquí son libros. Entonces yo puedo seleccionar acá, arrastrar y hacer esto. El día de hoy me vi un vídeo de YouTube acerca de curso de Notion desde cero. El autor es Johan Rincón, la fecha en el que lo vi fue hoy. Entonces aquí está la URL. Vamos a mirar la clase de los bloques de la semana anterior. Le vamos a dar aquí en compartir, copiamos el link, venimos aquí y lo ponemos. Aquí ya tenemos este enlace y este es un vídeo. Fíjate que aquí en progreso ya está, pero para poderlo diferenciar yo podría mirar aquí en propiedades tipo de contenido, y ya me sale que es un video. Y si te estás preguntando si se puede separar las vistas entre libros y videos, se puede hacer sin tener que crear múltiples bases de datos, sino con una sola base de datos de banco de conocimiento puedes tener múltiples categorías. Vamos a ir a empresa y vamos a crear nuestro CRM. Entonces vamos a darle base de datos, que es nuestra base de datos de clientes, y vamos a agregar las siguientes propiedades: email, teléfono, y por ejemplo podríamos seleccionar red social en la que nos contactó. Podríamos crear aquí Instagram, Facebook y YouTube, por ejemplo, o TikTok. Aquí tendríamos el nombre de la persona, su email y su teléfono. También podríamos, si queremos, agregar una propiedad de número y podríamos colocar lifetime value, que básicamente es cuánto nos ha pagado el cliente, y seleccionamos, por ejemplo, aquí en dólares. Con eso, si este cliente nos ha pagado $1,000, ya tenemos esto, o si nos ha pagado $3,000, pues nos sale de esta manera. Fórmula, relación y rollup ya lo vamos a ver más adelante. Vamos a mirar fecha de creación, y aquí nos va a salir la fecha en el que fue creado este bloque. Por ejemplo, si hago clic acá Este bloque fue creado a las 10:31 de la mañana, este fue a las 10:29 de la mañana. Esto, por ejemplo, te puede dar a ti una organización muy clara de qué clientes llegaron en qué fecha, o cuándo fue que conociste un libro, o cuándo fue que pusiste una tarea. Por lo tanto, yo podría venir aquí a mi lista de tareas, agregar fecha de creación. Con esto yo voy a saber cuándo fue que empecé a hacer esta tarea, cuándo fue que yo dije que tenía que hacerla, y así poder tener un cálculo más o menos de cuánto tiempo realmente estoy tardándome en entregarla. La siguiente propiedad que podemos ver es creado por. Podemos ver quién fue el que creó este bloque, no podemos cambiarlo. En este caso lo vamos a borrar ya que no lo vamos vamos a usar aquí última vez que fue editado y un botón. Este botón funciona igual que los botones que creamos en la clase anterior, le agregamos una acción y podemos decirle que cambie un status, por ejemplo, a haciendo o a completado. Con eso nos ahorramos unos cuantos clics. La página en la que se hizo clic, entonces editar esta página, simplemente, por ejemplo, yo hago clic acá y automáticamente me cambia a completado. Vamos a dejar todos estos en por hacer o en haciendo. Vamos a ir a la línea de tiempo y si recuerdas, aquí no podíamos hacer clic dentro de la propiedad de status. Vamos a quitar esa propiedad de status y vamos a dejar solamente los botones. Vamos a cambiarle el nombre al botón para ponerlo como completado. Y en este caso es un poco redundante tenerlo estos dos, entonces voy a decirle que aquí en esta vista se esconda esta propiedad. Pero mira que en la línea de tiempo está visible. Entonces yo puedo venir aquí, completado, y automáticamente desaparece porque le tenemos el filtro de que no me muestre los que están completados. Pero si yo doy aquí, automáticamente me sale solamente esta tarea. Y por último vamos a mirar el ID, que ese es el identificador de cada bloque. Entonces aquí podemos darle un prefijo, por ejemplo, en este caso que estamos en una base de datos de tareas, podemos simplemente dejar que salgan los números 1, 2, 3, 4, 5, lo que sea dentro de la base de datos. O podemos darle un nombre, por ejemplo, KFX. En el caso, mi curso se llama Kaisen FX, mi curso de inversiones. Simplemente tenemos KFX-, le damos agregar prefijo, y mira qué sucede: cada uno de estos bloques va a tener su ID único. O sea, no va a haber un bloque dentro de esta base de datos que tenga este mismo ID. Yo podría con esto simplemente decirle a una persona, en vez de busca dentro de los nombres o busca entre todas las tareas que hay, simplemente vete a este ID y ya con eso lo vamos a poder encontrar. Por ejemplo, este que está aquí le damos copiar dentro de la lupita escribimos y automáticamente nos va a filtrar y nos va a buscar solamente por ese ID. Es una manera más fácil de buscar dentro de bases de datos muy grandes. En la siguiente sección donde tenemos el layout podemos cambiar las vistas de lo que ya nosotros tenemos. Dentro de este desplegable, dentro de esta presentación, podemos ocultar el nombre de la base de datos, mostrar líneas verticales que dividen esta base de datos, podemos agrupar columnas. En el caso de que, por ejemplo, queramos achiquitar esto, se va a agrupar de esta manera. Si nosotros le desactivamos la agrupación, se va a ocultar como en un Excel tradicional. Y estas páginas, tú, por ejemplo, tuvieran un icono acá, podríamos decirle que lo muestre o que lo oculte. Cada tipo de vista va a tener su propio layout. Si por ejemplo yo tengo una fecha en la que se inicia el proyecto, pero hay una fecha de entrega, yo podría duplicar esta propiedad, fecha de entrega. Esta se empezaría mañana, pero se tiene que entregar 21. Vamos a decir que esta está en por hacer. Vamos a mirar aquí en layout, vamos a decirle que me separe las fechas. Entonces fecha de finalización sería fecha de entrega. Y mira qué pasa, en este caso me está mostrando, o me está uniendo, dos fechas dentro de una misma tarea. Si yo no quisiera tener dos propiedades sino solamente una, vendría aquí a la fecha de inicio, en este caso vamos a cambiar el nombre de fecha, y agregaría la fecha de finalización directamente de esta propiedad, por ejemplo al 27, y automáticamente mira qué sucede con esta tarea, me sale desde este periodo hasta este periodo de acá. ¿Por qué querría uno mostrar una fecha o tener una propiedad de fecha de finalización aparte? Bueno, porque ya si tú quieres utilizar una vista diferente que no sea de timeline sino por ejemplo de calendario, vas a querer filtrar solamente por esa propiedad, o por ejemplo por ejemplo, si estás dentro de esta tabla que estamos viendo acá, vas a querer filtrar y únicamente mostrar las fechas de finalización que estén dentro de las próximas semanas, dentro del próximo día, dentro del próximo mes, cosa que no se podría hacer con el rango de fechas que podemos poner acá. Lo vamos a dejar que la fecha de entrega de las tareas— podría crear aquí una nueva vista que sería de calendario a la semana. Entonces yo, por ejemplo, podría venir a filtro, decirle que la fecha de entrega sea relativo para el día de hoy. Cuando dice relativo es que para mañana nací solamente las tareas que están ese día, el domingo solamente las tareas que tienen fecha de entrega ese día. Así yo tengo una vista muy organizada de todas las cosas que yo tenga que hacer solamente para el día de hoy. Yo podría colocarle a esto nombre y decirle tareas de hoy, y si quisiera podría inclusive cambiarlo, no dejarlo en vista de calendario sino simplemente una vista de lista. Y aquí me sale esta tarea. Personalmente no soy muy fan de cómo luce la vista de lista, me gusta más la vista de tablero. Yo sé que estas son las tareas que tengo por hacer hoy, pero si yo cambiara varias de esas a la fecha de entrega de hoy, automáticamente me salen aquí, bueno, las que ya están completadas, los que están por haciendo. Digamos acá arrastro haciendo, este arrastro completado, y así ya con eso tengo claro todas las tareas que yo tengo que hacer hoy. En la vista de tablero también puedo seleccionar el tamaño de cada sección que sale acá. Me gusta dejarlo aquí en tamaño grande para que ocupe más pantalla. Puedo agruparlo, puedo colorear las columnas según el color, en este caso del grupo. Este sale gris, este sale azul y este sale verde. En la vista de galería yo puedo seleccionar esta que dice Fit Image, o que la imagen simplemente salga toda completa la imagen y se ajuste acá para que no se estire, para que ocupe toda la tarjeta. No me gusta cómo se ve, así que lo voy a dejar de esta manera. También podemos agrupar las propiedades y mostrar el icono de la página. Esto es para que podamos organizar la parte visual muchísimo mejor, personalizar nuestro Notion como a nosotros más nos guste y que podamos navegar más fácilmente. Acá yo tengo distintas fechas de inicio y distintas fechas de entrega. Si yo quisiera, podría venir a esta sección que dice ordenar por fecha de entrega, puedo decirle que sea ascendente o que sea descendente. Aparte de eso, yo puedo también decirle que me agregue también por fecha de inicio. Entonces la prioridad va a estar en el que en la parte de más arriba. Si yo quiero mirar primero las fechas de inicio, aquí prioridad ascendente, y va a quedar de esta manera. Lo que pasa, si la que yo inicié el 6, no quiero que sea el 7 que se entregue, sino el 13, nuevamente va a mostrar primero esta porque está en el orden, o estamos dándole la prioridad para que se muestre primero esta de acá. En este caso pues se generaría un conflicto y solamente nos va a mostrar por orden las que tenemos acá. Sin embargo, si quisiéramos agregar u ordenarlas de otra manera, por ejemplo por el status, podríamos ordenarla aquí en el status, dale la prioridad, a que nos muestre las que están por hacer y haciendo, y que después de que organice eso nos organice por las fechas de inicio o fecha de entrega. Entonces mira, aquí la fecha de entrega es el 4, pero como este está completado me lo va a mostrar debajo de estas dos. Primero me va a mostrar las que están por hacer y luego me va a organizar en completados por la fecha, porque la prioridad la tenemos en el status. Personalmente yo aquí no utilizaría la vista de tareas completadas porque estas ya son tareas que ya hice, simplemente las quito. Pero en este caso me organiza por el status y las fechas que yo tengo acá, así que yo le daría que sea descendente. Con eso hago que primero me salgan las que ya se están haciendo y que me muestre las que son prioritarias. Vamos a agregar una tarea acá que sea sacar el perro. La fecha de inicio es hoy. Por ahora no le estamos organizando por fecha de inicio, sino por fecha de entrega. Entonces la fecha de entrega es hoy mismo. Como esta está por hacer, primero me está mostrando las que estoy haciendo. Entonces vamos a decirle haciendo. Y ahora pone por encima esta tarea acá porque su fecha es anterior, está entre la categoría de haciendo. Y así yo puedo darle el orden de las cosas que yo necesite. Lo que hago primero es darle prioridad a un grupo o a una categoría para que me organice ahí, y luego le prioridad, por ejemplo, a las fechas, o si lo más importante primero es la fecha de entrega antes que el estatus, pues lo voy a organizar de esa manera. Que en este caso tiene sentido organizar primero el estatus o darle prioridad al estatus porque pues queremos terminar rápido en las tareas que se están haciendo ya mismo. Aunque si tú crees que lo mejor es darle prioridad a las fechas de entrega, porque por ejemplo tienes que entregar una tarea hoy y puede que ni siquiera la hayas empezado a hacer, pero es hoy, entonces pues te va a salir organizado por la fecha y luego sí ya va a priorizar el estatus. Podrías organizar por nombres de manera alfabética, podrías organizar por correos, por países, por todas las cosas que tú quieras. Y lo mismo los filtros, filtros. Los filtros pueden ser filtros mucho más avanzados. Hacemos clic en estos tres punticos y le damos filtro avanzado. Para esto vamos a ir a la sección de proyectos por revisar. Vamos a hacer clic aquí y vamos a hacer una cosa que se llama base de datos enlazada, o enlazar una base de datos. En este caso es llamar una base de datos que ya existe sin tener que duplicarla, pero vamos a traer son los datos de una base de datos que si modificamos aquí esos datos, agregamos, quitamos, borramos lo pasea se va a modificar en la base de datos original. No es un bloque sincronizado, sino es llamar una base de datos que ya existe. Venimos acá, escribimos linked database, o base de datos enlazada, y aquí nos va a preguntar qué base de datos queremos enlazar. En este caso, proyectos y metas clase Notion. Fíjate qué sucede, sale esta flechita porque me está indicando que se está conectando o que está enlazada a una base de datos externa. Y mira qué sucede, me trajo esta base de datos que tenemos aquí de proyectos, pero en este caso me la creó en vista de tabla. Yo quiero que esto quede, sea vista de galería. Vamos a decir que en la previsualización me muestre el cover. Mira que sale tal cual como tenemos acá, pero ahora vamos a decirle que en el filtro me muestre únicamente prioritario, este check. Con eso los proyectos que yo voy a revisar son solamente los proyectos que tengan el prioritario. Aparte de eso vamos a agregar una propiedad que sea de status: por empezar, en progreso y completado. Pongamos que ya aprendimos inglés, le vamos a dar completado. Pero entonces yo quiero que solamente me muestren los proyectos que debo revisar, que son prioritarios. Entonces en mi filtro voy a agregar filtro avanzado y le voy a agregar una regla que diga que el proyecto es prioritario y que además el status no sea completado. Con eso me va a mostrar prioritarios y donde el status no sea completado, y me muestra este que está acá. Y a medida que vayamos avanzando en la construcción de nuestro segundo cerebro, vamos a ir mirando distintos filtros más avanzados. Y ahora vamos a mirar una de las propiedades más importantes dentro de las bases de datos, y estas son las relaciones. Esta es la manera en la que vamos a conectar una base de datos con otra. Y en este ejemplo vamos a mirar la conexión de la base de datos de tareas con la base de datos de proyectos. Para eso vamos a hacer clic acá, vamos a buscar relación, y vamos a mirar proyectos y metas, en este caso clase Notion. Vamos a decirle que se muestre en ambos lados, le vamos a agregar relación. Si por ejemplo yo tengo este proyecto que es aprender inglés y estas son todas tareas de aprender inglés, entonces yo vengo acá y le doy en agregar. Todas estas tareas hacen parte de mi proyecto de aprender inglés. Si yo hago clic, aquí salen todas estas tareas y puedo crear una base de datos enlazada, en este caso con la base de datos de tareas de la clase de Notion, y decirle que solamente me muestre las tareas que en proyectos y metas estén relacionadas con este proyecto que es aprender inglés. Y fíjate qué sucede, salen estas que están acá. Por ejemplo, yo crear un proyecto que se llame crear primer video y yo le digo que está relacionado al proyecto de canal de YouTube. Mira qué sucede cuando yo entro aquí, aprender inglés no sale, pero si yo vengo me voy aquí a canal de YouTube, nuevamente base de datos enlazada, tareas, clases, y en el filtro le decimos que solamente me muestre los proyectos y metas relacionados al canal de YouTube, solamente me va a salir la tarea del canal de YouTube. Yo hago esto con cada proyecto que tengo y con eso cuando yo voy a revisar mis proyectos simplemente verifico qué tareas tienen. Con eso no me abrumo con 10.000 tareas, sino que por ejemplo tengo una reunión con mi socio, vamos a revisar el software que estamos desarrollando de Bitácora de Trading, entramos a la reunión, yo entro al proyecto y ya simplemente van a salir todas las tareas que son relacionadas con ese y nada más. En inbox y capturar vamos a enlazarlo a otra base de datos, vamos a enlazarla con tareas. Y fíjate que si yo hago una nueva vista, en este caso de tabla, me va a pedir que lo enlace a una base de datos. Entonces esto es una ventajota porque yo aquí podría simplemente decirle muéstreme en una vista una base de datos y en otra, otra base de datos. Entonces puedo tener múltiples bases de datos dentro de una sola sección. Vamos a enlazarla a proyectos y metas. Y como esto es un inbox, el inbox básicamente son esas tareas que yo ya creé rápidamente, pero pues que no he organizado, que no les he dado fecha ni nada eso. Entonces vamos a venir aquí a filtro y vamos a decirle que fecha de entrega esté vacía. Fíjate que este no tiene. Vamos a decirle que nos agregue un filtro avanzado donde proyectos también esté vacío. Y aquí decimos O. Esto es muy útil y ya vas a mirar cómo. ¿Recuerdas el botón que creamos en la clase anterior de nueva tarea? Pues vamos a decirle aquí que va a agregar una página en la base de datos de tareas clase Notion. El nombre va a ser nueva tarea. Agregamos otro paso que sea abrir la página, la página que fue creada. Le damos en Done. Simplemente, boom, nueva tarea, seleccionamos la tarea. Entonces, por ejemplo, es una tarea rápida, estamos en una reunión y se nos ocurrió, oiga, yo tengo que limpiar la casa, pero pues no la hemos organizado. Y si tenemos 30 tareas, 40 tareas que se van a mostrar acá, pues esta nos va a salir de últimas porque como tenemos la organización de que nos muestre primero las fechas de entrega más recientes, y si no tiene fecha de entrega pues no nos va a salir. Ahí es donde está el inbox. Entonces fíjate que aquí nos sale ya sea quienes no tienen un proyecto o que no tengan fecha de inicio. Entonces en este caso, crear mi primer video, tiene proyecto pero no tiene fecha de inicio. Así que vamos a seleccionar, por ejemplo, la fecha de inicio que sea el 13, y boom, ya desapareció. Con eso solo te salen aquí en inbox todas las tareas que no están organizadas correctamente, que les hace falta datos. Esta, por ejemplo, le hace falta limpiar la casa. Vamos a crear desde aquí, podemos crear uno que se llame casa, vamos a crear, y mira qué pasa en proyectos, se acaba de crear uno que se llama casa. Vamos a seleccionar aquí, vamos a agregarle de una vez la imagen, vamos a seleccionar esta, darle aquí, y vamos a decirle que la fecha de entrega, por ejemplo, sea ahí mismo. Entonces, pum, subimos y aquí en la sección de tareas ya está creado. Vamos a cambiarle el nombre aquí, vamos a decir que este es el inbox de tareas y este es el inbox de proyectos. Y lo mismo, vamos a decirle en filtro que no tengan tareas, is empty, agregar un filtro avanzado, o que no tengan fecha. Con eso, si tienen tareas ya listas, pues perfecto, y si no tienen una fecha, pues debemos colocarles una fecha. Normalmente el proceso para esto es vaciar tu mente en crear todos los proyectos que tú tienes en este momento en tu vida y luego empezar a crear las tareas de esos proyectos o empezar a botar todas las tareas que tú sabes que tienes que hacer y ver con qué proyectos pueden empezarse a vincular. Lo ideal acá es que mantengas una conexión clara entre las bases de datos para que sepas qué cosas deberían pertenecer a qué proyecto, tenerlo bien definido, y cuáles son las tareas que hay detrás. En mis proyectos, por ejemplo, tenemos el curso de Notion, también tenemos algunos idiomas que estamos viendo aquí porque estoy aprendiendo en este momento, algunos productos que estoy por sacar en el mercado como el blog, o proyectos que requieren un trabajo continuo como la bitácora de trading. En mi caso, por ejemplo, yo mismo soy un proyecto dentro de mi Notion o mi marca de Johan Rincón FX. Y si te das cuenta, la casa también. Simplemente todo lo que tú quieras colocar como un proyecto lo puedes poner acá. Vamos a mirar una función bien importante, bien interesante, que es la función de agrupar. Ya sé que lo hemos visualizado en la vista de tablero, pero mira, también podemos hacerlo dentro de esta vista de tabla normalita. Venimos acá, le damos agrupar, y por ejemplo le vamos a dar en fecha de entrega. En este caso, mira qué ocurre, nos selecciona para hoy, para mañana, dentro de los siguientes 7 días. Con esto también puedes tener una visualización de todo lo que está incluido dentro de nuestra tabla, todas las propiedades que queremos que se vea en esta vista. Simplemente podemos esconder las que son para hoy o esconder las que para mañana o los próximos 7 días y dedicarnos solamente a ver las que son para hoy. Personalmente, esta es la vista que más me gusta, es la que utilizo en la base de datos de mis tareas personales. La de timeline pues podríamos utilizarla, sin embargo, realmente me gusta más es esta que está acá porque me ayuda a concentrarme. Por ejemplo, yo puedo venir acá, vamos a darle select y vamos a seleccionar prioridad. Aquí, por ejemplo, vamos a colocar tareas rápidas. La única cosa, este tipo de prioridad se refiere a que el día no se puede acabar sin que yo haya hecho esto. Quiere decir que puedo dejar de lado cualquier cosa menos esta. Esta es la única cosa que no se puede acabar el día sin que yo la termine. Luego mañana, almuerzo, tarde y noche. En este caso, si te das cuenta, sale de esta manera. Primero tareas rápidas, porque si hay algo que no me tomo más de 2 minutos, más de 5 minutos, debo hacerlo, o si no se me va a acumular. Entonces, por ejemplo, limpiar la casa es una tarea que yo haría más o menos hacia los lados de la mañana. Y si yo quisiera, por ejemplo, hacer otra tarea como grabar contenido para redes sociales, y lo podría hacer, digamos, en la tarde, podría agregarlo aquí en ordenar, seleccionamos prioridad y lo dejamos, por ejemplo, de esta manera. Entonces primero me va a mostrar lo que es temprano, lo que es, digamos, en este caso en la mañana, y y luego me va a mostrar lo que tenga prioridad en fecha y luego el estatus que tenemos acá. Con eso me muestra siempre, siempre, siempre lo de la mañana primero. Como yo lo organicé así, lo agrupé, perfectamente podría venir y quitar el ordenamiento de fecha. Esta es la forma que para mí es más útil, más sencilla de navegar dentro de Notion para todas las tareas que yo tengo que hacer. Si te diste cuenta, en el canal de YouTube Bueno Aprender Inglés creamos esta base de datos o enlazamos esta base de datos. Y, ¿cómo le hacemos para que cada vez que creemos, por ejemplo, un nuevo proyecto, vamos a decir que este proyecto es aprender a bailar salsa, cómo hago para que me aparezca aquí directamente esa base de datos sin yo tener que estar creando una y otra vez esto. Se mira este botón, a la flechita, y vamos a ir a donde dice New Template o nueva plantilla. Vamos a colocar aquí nuevo proyecto que se enlace a la base de datos de tareas, que se esconda el título. Vamos a decirle que no nos muestre las tareas completadas y vamos a decirle que sea en pantalla completa. Luego venimos acá, le damos en los 3 punticos y le damos dejar como default, sea default o dejar como predeterminado, por defecto, para todas las vistas. El momento en el que yo le dé New, mira qué pasa, automáticamente se coloca el nombre de nuevo proyecto y me carga la base de datos. Esta automatización, esta plantilla, es muy útil porque vamos a mirar nuevas formas en las que podemos mejorar esto y que podemos aprovecharlo en distintas bases de datos. Simplemente lo que yo tendría que hacer por ahora es darle filtrar, agregar el filtro avanzado y decirle que el proyecto corresponda con este que estoy viendo. Digamos, este nuevo proyecto, por ejemplo, podría ser aprender a cocinar. Entonces, que contenga aprender a cocinar, y automáticamente me van a salir solamente las tareas que contengan este proyecto. Por ejemplo, vamos aquí al banco de conocimiento y vamos a crear una plantilla. Vamos a llamar esta plantilla libro. Vamos a agregarle un icono, tipo de contenido libro, y vamos a crear lo siguiente. Si recuerdas, en la clase anterior creamos una base de datos que se llama Phrases. Aquí la enlazo. Lo pasamos y todas las frases que pertenezcan a este libro las vamos a anotar acá. Sin embargo, por ahora, como esta base de datos no le hemos hecho nada, tenemos que decirle crear la propiedad de relación datos de banco de conocimiento y listo. Ahora vamos a esconder esto en esta vista. Y lo que sucede es que ahora podemos, cuando veamos una frase que nos guste del contenido que estamos consumiendo, simplemente anotarlo acá y se va a vincular con el contenido. Ya vas a ver. Si quisiéramos, por ejemplo, podríamos agregar agregar un resumen. Y con esto ya tendríamos acá, simplemente en el momento en el que yo quiera, cuando le dé crear nuevo, aquí puedo abrirlo y decirle libro, o si quiero venir acá y decir libro, fíjate que se crea la página y automáticamente se crea todo esto que estamos viendo aquí dentro de esta sección. Tenemos el que justo acabamos de crear y tenemos este otro. Se agrega el icono para que sepamos que es un libro, se agrega automáticamente que el tipo de contenido es un libro, y se crea esta plantilla ya que tenemos aquí adentro. Si quisiéramos, podríamos crear un desplegable que contenga toda la base de datos. Podríamos duplicarla, podríamos crear aquí otro que se llame Libros, le agregamos el icono, enlazamos la base de datos, base de datos de conocimiento, escondemos el título, y ahora podemos duplicar esto para Libros, Videos, Artículos, Cursos. Lo que hacemos es venir aquí al filtro, en este caso seleccionamos que es tipo Libro, tipo de contenido solamente Libro, y nos muestra todos los libros. Enviaremos filtro tipo tipo de contenido vídeo, nos falta crear los demás, cierto. Entonces aquí artículo, simplemente vamos a hacer clic en la propiedad, editar propiedad, y agregamos artículo curso. Es filtrar tipo de contenido artículo, y aquí lo mismo, tipo de contenido curso. Con eso, con una sola base de datos donde contengamos absolutamente todo, podemos enlazarla y modificar, o en este caso filtrar únicamente por el tipo de contenido que queremos revisar. Pero hay algo que no hemos visto, y es que muchas veces tenemos proyectos, por ejemplo, acerca de Cómo estructurar un canal de YouTube, donde no solamente tenemos tareas, sino también hay conocimiento que queremos utilizar. Por ejemplo, vimos un vídeo de YouTube acerca de cómo crear un canal de YouTube. Entonces lo que podemos hacer es enlazar la base de datos de banco de conocimiento. Podría utilizar este vídeo de Jaime Altozano. Vamos a crear plantilla para vídeo. Entonces le damos duplicar plantilla acá, vídeo. En este caso le damos tipo vídeo. Entonces venimos acá, un nuevo vídeo, pegamos la URL, y ya que ya se nos crea aquí automáticamente esta a la sección, pero ahora podemos vincular. Creamos la relación entre el banco de conocimiento y los proyectos y metas de la clase. Y ahora a este vídeo de cómo comenzar en YouTube le podemos decir que se vincule con el proyecto de canal de YouTube. Venimos aquí al filtro, le decimos que proyectos y metas únicamente sean los de, en este caso, el canal de YouTube. Y mira, solamente me sale esto. Aquí podemos colocar tareas relacionadas y aquí conocimiento relacionado. Podemos colocarle color azul y a este, por ejemplo, verde. Y con eso ya podemos diferenciar entre tareas relacionadas y conocimiento relacionado. Así, en el caso de que nosotros queramos recordar cuando vayamos a trabajar en nuestro proyecto, que en este caso es el canal de YouTube, podemos ver el video que acabamos de realizar haciendo clic acá. Nos lleva directamente al video y con eso podemos estudiar de manera mucho más inteligente. El límite en las plantillas de bases de datos realmente está en tu imaginación. Podrías crear plantillas de bases de datos para tareas, para algún tipo de ingreso, para un tipo de cliente que venga de alguna red social, que haya creado algún producto. En mi base de datos de clientes yo podría crear una plantilla que se llame nuevo cliente, una persona que ya compró. Entonces podría agregar tareas que no necesariamente quiero que vayan a mi base de datos de tareas, pero pues sí que yo tenga un paso a paso, o que la persona encargada tenga un paso a paso para hacer acá. Primer paso sería enviar correo de bienvenida. El segundo paso podría ser agregarlo a los grupos en caso de que hubiera. El tercer paso, agregarlo al sitio web. Y el cuarto paso, darle la plantilla instructiva. Con esto, cada vez que tengamos un nuevo cliente, simplemente hacemos clic acá y automáticamente vamos a ir chuleando cada una de las tareas a que las vayamos haciendo. Nuevamente, el límite está en tu imaginación. Y para eso vamos a crear un rastreador de hábitos como el que tenemos aquí, que nos muestra el porcentaje de progreso de cada hábito que tenemos, las veces o los días que lo hemos cumplido, y qué hábitos es el que estamos haciendo. A partir de este momento vamos a empezar con los temas más avanzados dentro de las bases de datos, que son las fórmulas, los rollups, y toda esta información que nos permite crear rastreadores de hábitos como el que estás viendo, vincular los proyectos de una manera muchísimo más profesional, crear gráficos. Esto lo vamos a ver en la siguiente clase, que ya hoy tratamos los temas más básicos de las bases de datos, y en la En la siguiente clase vamos a tratar la segunda parte donde vamos a ver los temas más avanzados de las bases de datos. Así que si esta clase te ha gustado, por favor dale like, recuerda comentar cualquier duda que tengas, suscríbete al canal y comparte este contenido si crees que te está siendo de ayuda a ti y le puede ser de ayuda a otras personas. Recuerda, mi nombre es Johan Rincón, modo kaizen siempre.