Кластеризация времени | Эффективный способ спланировать день | Маргулан Сейсембай

Друзья, добрый день. Сегодня я хотел бы с вами поговорить об очень важном элементе кальзинпланирования – это кластеризация времени. В технологии кальзинпланирования очень много фишек, но я сегодня вам расскажу только о кластеризации времени. Кластеризация времени – очень сильный и важный инструмент. За счёт многочисленных исследований доказано, что переключение между задачами отнимает от 25 до 30% вашей эффективности. Вы, наверное, сами не раз замечали, когда вы проводите какую-то встречу или какую-то задачу делаете, например, читаете отчёт, а потом вас прерывают, а потом, чтобы вернуться в отчет, вам придется опять все заново прочитать, переосмыслить и так далее. Каждый раз любое переключение вашего внимания седает 25-30% времени только на то, чтобы въехать опять в то, о чем вы до этого говорили или чем вы до этого занимались. Поэтому кластеризация, просто внедряя этот инструмент, вы на 25-30% повышаете свою эффективность просто с ходу. И это я вам говорю только об одной части кластеризации, то есть об одном эффекте. Второй эффект, давайте я еще раз напомню, кластеризация снимает проблемы с переключением между задачами и тем самым на 25-30% увеличивает вашу эффективность. Второй очень важный эффект кластеризации – это то, что многие, например, планируют что-то, ставят какие-то цели, но не отводят под это ресурс, а конкретно, если говорить, ресурс времени. Кластеризация как раз таки решает этот вопрос. Кластеризация – это такие блоки времени, которые блокируете вы для определенных задач. Всем, наверное, известна такая паутинка или баланс, колесо вашей жизни, где многие планируют себе уделять больше внимания семье, работе, хобби, общественным делам и так далее. Но, к сожалению, у многих на уровне вот этой цели или колеса баланса все и остается. Колесо баланса само по себе не может себя достигнуть. Вы должны это сами достигать. Но как это делается? Это достигается за счет выделения ресурсов времени под каждый аспект вашей жизни. Так вот, квастеризация вам поможет достигать баланс вашей жизни автоматически. Дальше очень важный момент. В течение дня многие бизнесмены очень часто выполняют дела не в правильном приоритете. Например, многие говорят, что надо выполнять сначала важные дела, а некоторые говорят, что нужно сначала сесть лягушку или неприятные дела и так далее. вам нужно выполнять важные дела в самое продуктивное для вас время, в самое эффективное для вас время. Если это касательно мыслительного процесса, то лучше всего это делать не сразу после пробуждения, а чуть позже, но никак не после обеда. Поэтому каждому занятию нужно отводить оптимальное для этого занятие время. И вот в этом вам сильно поможет кластеризация. Как теперь работает кластеризация? Я планирую таким образом. Представьте себе циферблат. Вот время. 12 часов, 6, 3, 9 часов. Так вот, я каждый день Разбиваю. Кстати, сразу еще хочу сказать одну фишку кластеризации – это то, что многие предприниматели еще делят или планируют только работу. Я же рассматриваю работу и отдых как одну единицу, как одна единица планирования. Например, когда я планирую работу, у меня стандартное время под любую задачу – это 45 минут я отвожу. Так вот, я отвожу в планировании не 45 минут, я отвожу час Я всегда планирую 45-минутную задачу и 15-минутный отдых. То есть у меня нет отдельного отдыха, отдельной работы. Я рассматриваю одна плановая единица. Одна плановая единица у меня, как правило, 45 минут выполнения задачи и 15 минут отдыха. Поэтому вот это очень важно. Отдых автоматически должен следовать вместе с работой. Так вот, как я кластеризирую свой день? У меня в 6 часов подъем. И до 10 часов утра – это мое личное время. Это мое личное время, я утром встаю, в это время никто не может мне мешать. Я сижу у себя в кабинете, я просматриваю, во-первых, что? Во-первых, у меня утром здесь гигиенические процедуры, понятно. Иногда бывает так, что я утром хожу, потом у меня уходит время, час планирования. Я каждое утро пересматриваю свои планы, пересматриваю свои цели. проверяю, до сих пор актуальны ли эти цели для меня. Потому что хуже всего, когда вы эффективно занимаетесь тем, чем не нужно заниматься. А это бывает в том случае, когда цель для вас уже не актуальна, а вы продолжаете ее преследовать. Поэтому, так как я использую систему динамического планирования, если вы хотите больше узнать о различных системах планирования, то можете посмотреть позже У меня на курсе «Основы личной эффективности». Согласно этой системе динамического планирования, я каждое утро реактуализирую или делаю ревизию своих целей и своих планов. Дальше у меня кайзенчас. Кайзенчас – это специальный час, отведенный для того, чтобы заниматься оптимизацией, автоматизацией своей деятельности. Это как если я лесоруб, рубил лес, то у меня час времени уходит на заточку топора. Кайзен час – это час, посвященный оптимизации моей работы, моей деятельности. Дальше я смотрю новости, мессенджеры, я читаю, я составляю график текущего дня, то есть готовлюсь к дню. Вот у меня на это уходит 4 часа времени. Это я называю личное время. Таким образом, эти четыре часа я посвящаю только себе. Дальше, с 10 часов до часу дня, до 13.00, у меня это время посвящено работе. Это время посвящено работе, я читаю отчеты, аналитику, провожу совещания, встречаюсь с ключевыми сотрудниками, пишу курсы. Это время полностью посвящено работе. Причем это время я вывел не случайно. Это самое эффективное время для принятия решений. В основном я здесь занимаюсь принятием решений и сложными аналитическими задачами, такие как отчеты, написание курсов, какие-то совещания и так далее. Поэтому под эти дела я выделил самое лучшее время, когда я энергичен и когда мой мозг работает на максимальной эффективности. Дальше. С 2 часов до 18 часов у меня время общественное. Здесь я назову работа. Здесь я назову общество. Или общение можно. С двух часов до 18 часов в это время я провожу все свои встречи, все свои зумы, все встречи по общественным делам, обсуждения и так далее. То есть, вот это время полностью посвящено взаимодействию с другими людьми. Почему это важно? Потому что в это время снижается мозговая активность, И в это время вы наиболее расслаблены, не напряжены, вам легко общаться, вы спокойно общаетесь, у вас хороший темп общения, вы в таком благодушном, расслабленном состоянии. И поэтому, так как в это время вы не принимаете критически важных решений, соответственно, здесь ничего страшного, в это время не приходится на ответственные решения. Все ответственные решения у меня принимаются вот здесь. Таким образом, у меня закрывается третье направление, видите, личное, работа, общение. Далее, с 18.00 до 21.30, У меня здесь семья, друзья. С 18.00 до 21.30 это время, которое я посвящаю семье, семейным делам, друзьям. В это время мы общаемся, смотрим кино, вместе ужинаем. Ну, это все время, посвященное либо друзьям обычно пару раз в неделю, а все остальное время – это время, посвященное семейным делам. Таким образом, вы видите, что вечером как раз самое спокойное время, когда нет большой суеты, когда надо готовиться ко сну. В это время вы ведете спокойные беседы в семье с членами своей семьи. В это время дети приходят уже со школы, все пришли с работы, никто ничем не занят. Это такое неспешное время. Самое хорошее время – либо вместе что-то почитать, либо вместе посмотреть какой-то фильм, либо вместе поужинать. Таким образом, вы видите, что кластеризация охватывает первое, личное время, второе – работу. Третье – это общественные дела. Четвертое – это семья. Пятое – это друзья. Вы видите, что кластеризация времени или колесо баланса, которое многие преследуют, автоматически вшито у меня в распорядок дня. Почему кластеризация дня еще важна? Бывает такая ситуация, что мне звонят или пишут после обеда и назначают встречу. Говорят, можем встретиться? Смотрите, я никогда не позволяю одного времени заехать на территорию другого. Если кто-то просит о встрече в 5.30, то я понимаю, что встреча будет длиться полчаса 45 минут, и еще у меня 30 минут будет уходить на работу, на дорогу, поэтому я переношу встречу на завтра, либо отменяю встречу, либо на завтра. Я не позволяю заехать в это время сюда. Плюс кластеризация еще помогает тем, что когда я назначаю в городе встречи, я их кучкую. И встречи я провожу тоже кластерами. Потому что каждый выезд в город, у меня полчаса в город, полчаса обратно, у меня час. Каждая встреча занимает час времени на дорогу. Поэтому я кластеризирую время таким образом, чтобы после обеда провести все встречи. Вот здесь выехал, а здесь приехал. В результате я всегда стремлюсь сделать таким образом, чтобы на час потраченного времени на дорогу я провел как минимум три часа встреч в городе. Поэтому вот кластеризация вам помогает еще в этом. Кластеризация выстраивает колесо баланса вашей жизни в автоматическом режиме. Кластеризация делает так, что вы выполняете каждый тип работы в самое лучшее для этой работы время. Третье, кластеризация минимизирует переключение между разнотипными задачами. Вы все время выполняете однотипные задачи. Там утром, например, это принять решения, аналитика, отчеты и так далее. После обеда только общение, вечером общение, а утром аналитика, рефлексия и так далее. Дальше, кластеризация автоматически выстраивает вам приоритеты и не позволяет одним задачам из этого блока времени переезжать и съедать время от другого блока. И вы таким образом в течение дня очень продуктивный, энергичный, и самое главное, еще кластеризация помогает планировать режим работы и отдыха. Это то, что касается кластеризации дня. У меня также есть кластеризация недели, кластеризация месяца и кластеризация года. Но вкратце, чтобы долго не рассказывать, скажу так. Вот основа – это год. Когда я планирую год, сначала я беру календарь года и туда заношу все личные дела. Куда я хотел бы поехать, в какие-то там поездки, выставки зарубежные и так далее. Заношу сначала личные дела. Потом на этот же календарь начинаю заносить все семейные дела. Потом я начинаю заносить туда все, что связано с работой, рабочие дела. И уже на оставшееся время я планирую все остальное. Поэтому также год, кластеризируйте себе год с самого начала. Это помогает вам тем, что Это не столько план, сколько, представьте себе, на календаре вы просто букируете или блокируете дни, которые вы отводите под отпуск, под семейный отпуск, либо личную поездку и так далее. Это еще не точный план, это еще не точные даты. Вы примерно блокируете эти дни. И это помогает в том, что в течение месяца вы в спешке не заехали на территорию ваших запланированных событий. У вас эти дни заблокированы. Вы можете планировать только на те дни, которые свободны. Таким образом, обязательно занимайтесь кластеризацией. И очень важно всегда помнить, когда вы делаете кластеризацию года, и вы в первую очередь занесли личные поездки, потом семейные события и поездки, потом бизнес, вы точно будете уверены, что точно закрыты все ваши личные дела, точно закрыты ваши семейные дела и все, что связано с вашей работой. Обязательно потом указывайте три главных цели года. Каждый месяц указывайте три главных цели месяца, а каждую неделю указывайте как минимум одну главную цель недели. И каждое утро ставьте себе цель выполнить одно главное большое дело. Поэтому кластеризация сама по себе важна, но помимо этого всегда в фокусе держите все ваши цели. На этом о кластеризации я вкратце рассказал все. Если вам интересна эта тема, то можете потом записаться на мой курс «Основы личной эффективности», где мы будем говорить о большом спектре инструментов, которые могут повысить.