Geschäftsprozesse schaffen Dir mehr Zeit und Freiheit || KAFFEE MIT MICHAEL

Herzlich willkommen zu einer weiteren Folge Kaffee mit Michael. Schön, dass du dabei bist. Ich freue mich sehr. Und heute geht es um ein Thema, das ist wieder so ein bisschen Hassliebe. Das ist so Fluch und Segen zugleich. Das Thema, um das es nämlich heute geht, ist Geschäftsprozesse. Für viele ist das Thema Geschäftsprozesse einfach nur blanke Theorie. Warum sollte das gemacht werden? Es ist nur zu irgendeiner DIN Zertifizierung. Warum dem aber nicht so ist, das erzähle ich dir jetzt heute in dieser Folge. Mein Name ist Michael Heidkötter. Ich unterstütze Unternehmer dabei, für sich und ihr Business das Next Level zu erreichen für mehr Zeit, für mehr Freiheit und für mehr Wachstum. Ja, schönen guten Morgen für die, die im Chat sind. Vielen Dank, dass ihr immer dabei seid. Ich freue mich riesig. Genau, Kaffee ist am Start. Mein Kaffee ist natürlich auch am Start. Und auch hier nochmal der Wenn du diese Tasse haben möchtest, dann schick mir einfach einen Link, wo du mir zeigst, dass du diese YouTube Serie Kaffee mit Michael oder die Podcast Serie Kaffee mit Michael oder den Unternehmerguide irgendwo in deinem Netzwerk geteilt hast. Dann schicke ich dir diese Kaffeetasse gerne zu. Ja, also Geschäftsprozesse zum einen, sie sind extrem wichtig, weil ich habe es auch hier nochmal in den Titel reingeschrieben. Geschäftsprozesse schaffen Unabhängigkeit, Geschäftsprozesse schaffen die Grundlage, dass du in deinem Unternehmen nicht mehr alles selbst machen musst. Aber das Thema Geschäftsprozesse wird sehr oft so aufgepusht, so aufgeplustert. Du brauchst Software, damit du das machst. Das ist ein eigenes Projekt, das dauert sehr lange. Bitte tu mir einen Gefallen nicht Geschäftsprozesse mit einer DIN Zertifizierung dementsprechend vermischen. Eine DIN ZertifizierUNG ist nochmal was ganz anderes. Aber bei deinen Geschäftsprozessen geht es erstmal darum, Grundlage zu schaffen. Was passiert eigentlich? Lass uns doch mal reingucken. Was ist denn eigentlich ein Geschäftsprozess? Worüber reden wir denn eigentlich hier? Ein Geschäftsprozess ist einfach nur eins. Es ist eine Aneinanderreihung von Aufgaben, also ein Ablauf einzelner Aufgaben, die am Ende zu einem Ergebnis führen. Am besten ist es noch, dass diese Aneinanderreihung von Aufgaben zu einem konsistenten Ergebnis führen. Also dieses Ergebnis ist immer gleich und wenn du schon irgendwo nur zwei, drei Aufgaben hast, die dann nacheinander ablaufen in einer gewissen Reihenfolge, hast du quasi schon einen Prozess. So und später werde ich dir auch drei Schritte erzählen, wie du deine Geschäftsprozesse dann auch dementsprechend dokumentierst, weil es ist nicht so schwer. Ich gebe dir mal ein Beispiel, damit ich morgens diese Folge Kaffee mit Michael machen kann und damit danach auch das Video verfügbar ist, dass das Coverbild auch schon vorher da ist, dass die Podcast Folge hochgeladen wird und so weiter und so fort. Das ist schon ein Geschäftsprozess. Das heißt, es ist ein Ablauf von einzelnen Aufgaben. Das bedeutet, ich muss die Kamera einschalten, ich muss das Filmlicht einschalten, die Software wird gestartet, danach wird der Podcast hochgeladen, es muss eine Beschreibung da sein. Das ist diese Aneinanderreihung von Aufgaben und das ist der Prozess, damit ich das nicht alles machen muss. Natürlich mache ich das morgens, Weil morgens um 8 ist hier noch kein anderer da, der sowas machen könnte. Aber falls es mal jemand anderes machen müsste, nicht diese Folge, aber diese Vorbereitung und diese Nachbereitung, schreibe ich es auf. Auch für mich einfach mal diese Klarheit, was muss ich denn eigentlich genau machen, habe ich mir aufgeschrieben und schon habe ich einen Kaffee mit Michael. Okay, So, das heißt, es sorgt dafür, dass die Qualität immer gleichbleibend ist. Das heißt, dass ich unten den Titel einblenden kann, dass das auch um 8 Uhr wirklich live geht, dass danach die Folgen da sind, dass immer das gleiche Mikro benutzt wird. Ja, für diejenigen, die es gemerkt haben, es ist immer ein blaues Poloshirt mit dabei. All solche Sachen ist dementsprechend der Geschäftsprozess. Das ist mein Ablauf. Und damit haben wir auch schon die Grundlage. Und Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass es gleichbleibende Ergebnisse bringt, Weil wenn ich diesen Geschäftsprozess folge, kann es kein unterschiedliches Ergebnis sein. Dann kann ich hier nicht sitzen mit einem anderen Mikrofon, dann kann ich hier nicht sitzen mit irgendeiner anderen Tasse, dann sitze ich hier nicht mit einem anderen T Shirt, sondern es ist immer die gleichbleibende Qualität. Und das ist ein Riesenvorteil. Erstens, es sorgt dafür, dass jemand anderes diesen Prozess auch machen könnte. Das ist immer so die Überprü Habe ich diesen Geschäftsprozess denn überhaupt komplett erfasst. Das heißt, jemand anderes bekommt die Liste und dann gucke ich mal, wie das Ergebnis ist. Wenn das Ergebnis nicht so ist, wie ich es haben möchte, pass den Prozess an. Das nächste Es verschafft dir einen Überblick, Wie tust du oder dein Team überhaupt die Aufgaben? Ist das effizient? Ist das leistungsfähig? Ist es so, wie wir das eigentlich machen wollen? Und das große ist, es schafft Qualitätssicherung, wenn Geschäftsprozesse nicht etabliert sind. Wenn Geschäftsprozesse nicht da sind. Wenn Geschäftsprozesse nicht deinem Team auch kommuniziert werden und neuen Mitarbeitern dafür gesorgt werden, dass die diese Prozesse auch verstehen und auch dementsprechend tun, kommt am Ende immer ein anderes Ergebnis raus. Das kann sein, dass da mal deine Buchhaltung immer jeden Monat anders ist. Das kann sein, dass deine Kunden jeden Monat anders behandelt werden. Das kann sein, dass mal der Kunde kontaktiert wird und mal nicht. Und das ist genau das, was du nicht haben möchtest in deinem Unternehmen. Nimm dir mal dieses Thema der Geschäftsprozesse an. Und hier ist mein erster Tipp auch für Fang mit den externen Geschäftsprozessen an. Externe Geschäftsprozesse sind die, die auch deine Kunden wirklich sehen. Interne Geschäftsprozesse sind deine eigenen Abläufe. Die sind gut für Effizienz, die sind auch gut, wo du dann auch Kosten einsparen kannst. Aber beginne mit denen, die zum Kunden sichtbar sind. Weil wenn die optim wenn die eine gleichbleibende Qualität haben, dann sieht es dein Kunde und hat auch einen gewissen Return auf das, was du die ganzen Geschäftsprozesse dokumentiert hast. Also externe Prozesse vor internen Prozessen. So würde ich erstmal anfangen, außer du weißt, dass du irgendwo an irgendeiner Stelle intern gerade eine ganze Menge Geld verplemperst. So, also und jetzt kommen wir Zu dem Punkt 3 Schritte, wie du diese Prozesse angehst. Der erste Schritt Du brauchst keine Software dafür. Du brauchst keine Software kaufen. Du musst jetzt nicht gucken, Geschäftsprozess Dokumentation. Du musst auch nicht sehen, diese Sachen so schön grafisch irgendwie angezeigt werden. Nimm einen Block, schreib sie runter, mal deine Geschäftsprozesse erst einmal nur Welche Prozesse hast denn du vor allen Dingen, welche Kernprozesse das kann Wie machen wir das Marketing, wie bedienen wir die Kunden? Wie mache ich meine Dienstleistungen? Wie gehe ich mit Reklamationen um? Und vor allen Dingen, das mache ich auch ganz viel bei meinen Kunden. Wie machen wir überhaupt Einstellungen neuer Mitarbeiter? Also wie geht der Bewerbungsprozess los? Wann wird geantwortet? In welchem Zeitraum? Wann wird eingeladen? Also das ist ja auch ein Ablauf von Aufgaben, die an dein Team verteilt werden. Also erster Aufschreiben und jedem einzelnen Prozess mal einen Namen vergeben, der dann auch in Zukunft immer für diesen Geschäftsprozess benutzt wird. Das heißt, wenn ich der Prozess Kaffee mit Michael, dann wüsste jeder im Unternehmen genau, welchen Prozess ich meine. Es geht darum, Kamera anmachen, Filmlicht anmachen, Kaffee mit Michael aufnehmen, Mikro checken und und und. So, zweite Aufgabe jetzt wenn du sie aufgeschrieben hast, nimmst du dir deine fünf oder sieben wichtigsten Prozesse und die dokumentierst du wirklich mal Schritt für Schritt. Auch hier bitte nicht erstmal grafisch, kein grafisches Tool, keine Software. Nimm einen Block und schreibt die einzelnen Schritte runter für diesen Geschäftsprozess. Und auch hier gibt jedem einen Namen und auch an gewissen Stellen schreib immerhin wer macht was mit welchem Ergebnis? Und hier kommt der ultimative Tipp. Jetzt wirst du Michael das muss ich jetzt auch wieder on top machen zu meiner Zeit und du weißt doch, ich habe nicht so viel Zeit. Das weiß ich, aber du hast bestimmt ein Team. Und sehr häufig etabliere ich bei Kunden einen Prozessbeauftragten, weil wer kennt denn den, ich sage jetzt mal Kundenbegrüssungsprozess am besten? Das ist der oder diejenige, die an der Rezeption ist. Also kann die schon mal initial Schritt für Schritt diese Aufgaben einfach aufschreiben und dann hast du ja schon mal einen Anfang und den kannst du mit deinem Team dir dann angucken und du musst es nur optimieren. Das heißt, der für Vertrieb zuständig ist, macht den Vertriebsprozess, der für Kundenservice zuständig ist, macht den Kundenservice Prozess, der für die Einstellung zuständig ist, macht den Einstellungsprozess. Und das kannst du ja schon wieder etwas delegieren. Du sollst ja nicht immer Wie mache ich das und wann mache ich das? Sondern du sollst ja immer wieder dich Wer könnte das für mich tun aus meinem Team? Und die, die mit dem Prozess zu tun haben, sind natürlich prädestiniert, diesen Prozess mit den einzelnen Schritten, zumindest den Ist Zustand aufzuschreiben. Also erster Identifizieren der Prozesse, zweiter Dokumentieren und der dritte Schritt, die einzelnen Prozesse kommen jetzt in eine Mappe. Das kann analog sein, das kann digital sein, die könnt ihr irgendwo dementsprechend hinterlegen und bekommt einen Namen. So nach dem Das ist Prozessbuch von Firma XY, das ist die ABC Methode oder du nennst es einfach so machen wir die Dinge hier. Und schon hast du ein kleines gutes Prozesshandbuch, was erstmal deinem Mitarbeiter viel Klarheit gibt, dir viel Klarheit. Neuen Mitarbeitern kann dieses Prozessbuch in die Hand gegeben werden. Und dann kannst du, du bist zuständig für Prozess A, B, C, D. Du musst die Dinge nicht mehr tun, du musst sie nicht mehr selbst machen, weil du jetzt jemanden auch finden kannst, der die Dinge für dich tut, weil der Ablauf ist klar, So würdest du es machen und so kommt auch das Ergebnis raus. Also beherzige einfach mal, geh mal an dieses Thema ran. Wenn du das schon mal gemacht hast, wäre das diese Prozesse mal regelmäßig zu überprüfen, weil wir können ja immer irgendwo was optimal, wir können irgendwo immer noch mal ein bisschen was tunen und das regelmäßig machen. Nicht, weil wir das machen müssen, weil eine Dienst Zertifizierung da ist, weil eine Überprüfung ist oder oder, sondern das sind die Prozesse, die auch gelebt werden, die dein Team ausführt, die deine Kunden und Dienstleister schätzen. Das sorgt für gleichbleibende Qualität, für Effizienz und für Unabhängigkeit von deiner Person. Ja, schreib sie auf, dokumentiere. Ich hoffe, es war wieder ein guter Impuls für dich. Wenn du es magst, dann teile diese Folge gerne, erzähle anderen drüber, weil das Thema Systeme und Prozesse ist ja nur ein Aufgabengebiet von 7 von den Aufgabengebieten. Für Unternehmer. Und jedes Mal erzähle ich dir, Wenn du alle wissen möchtest, Aufgabengebiete, dann natürlich immer gerne den Unternehmer Guide runterladen unter nextlevelunternehmer com. Grüße an alle im Chat. Schön, dass ihr da seid, Utta, Daniel, Oliver, Beate, wer noch dabei ist, einfach reinschreiben. Wir sehen uns morgen und ich wünsche euch einen erfolgreichen Tag und wieder einen Schritt näher kommen zu deinem Next Level. Alles Gute, dein Michael.