Clase 3. Requisitos legales - Tu consulta de nutrición desde cero

Hola Nutris dietistas, ¿Qué tal? Hoy vamos a ver en esta clase los requisitos legales y organizativos para tu consulta, para que tengas claras todas las bases de lo que necesitas saber para comenzar con tu consulta de la mejor manera y poder evitar problemas a futuro. Primero me voy a presentar, yo soy Luis Ai, vamos a ver todo lo que necesitamos para comenzar tu consulta de manera legal, segura y sin estrés administrativo. Yo soy matemático, aparte de esto hice un MBA, un máster en gestión y administración de empresas y ahora estoy formándome también mucho en la parte de inteligencia artificial, haciendo también diferentes formaciones, másters, etc. Y soy el que gestiona toda la parte financiera y administrativa de las empresas de STEM, quizá alguna me conozca de eso, que actualmente son siete empresas y hemos tenido más de diez empresas en la que yo he gestionado, yo soy administrador y he gestionado toda la parte más legal, de documentación, todos los marrones, todo eso me ha tocado a mí. Yo llevo emprendiendo desde que tenía 22, ahora tengo 34, hace 12 años que creé mi primera empresa, me di de alta como autónomo, en ese caso una sociedad, luego fui autónomo muchos años en la que tuve una escuela de pádel, porque estuve jugando el pádel a nivel profesional y tuve mi propia escuela, Después creamos los Nut Fit, no sé si os suena, bueno pues este es nutricionista y ha pasado a consulta en una consulta muy conocida de Santander, pero no le gustaba la manera en la que trabajaba y quería ayudar de otra manera a las personas y creamos una empresa que se llama Nutfit, que era de nutrición, entrenamiento personal, fisioterapia y psicología. Y ese fue el primer emprendimiento que tuve yo ligado al mundo de la nutrición y la salud. Y desde eso han pasado ya ocho años, hemos tenido cuatro clínicas Dorsia con más de 80 trabajadores en total, en el que teníamos nutrición, psicología, medicina, cirugía. Entonces bueno, de todo este tema de requisitos legales y organizativos creo que os puedo ayudar y al menos daros un poquito de claridad si estáis comenzando con ello. ¿Por qué es importante todo esto? Las bases legales nos protegen ante posibles sanciones que pudiera haber a futuro y nos dan confianza hacia los pacientes. Si tenemos claros los pasos que tenemos que dar, nos podemos centrar simplemente en lo que de verdad importa, que es ayudar a nuestros pacientes. Entonces no es por asustaros pero cuanto mejor tengamos todo hecho desde el principio, menos probabilidades hay de poder tener problemas a futuro con algún tipo de inspección, trabajo de Hacienda, de sanidad. Entonces mejor tenerlo todo bien controlado desde desde el principio. Vamos a comenzar con esta parte que es comunicar tu inicio de actividad. Esto hay que hacerlo a Hacienda y a Seguridad Social. Sería el modelo, la versión simplificada que habría que presentar a Hacienda y registrarnos en la Seguridad Social dándonos de alta en el RETA, en el Régimen de trabajadores autónomos. ¿Qué plazo tenemos para registrarnos? Pues idealmente desde un mes antes de empezar la actividad hasta un máximo de 60 días tras iniciar la actividad, eso sin recargo. Es muy importante que nos registremos en plazo, ya que si no podemos tener sanciones, incluso que nos hagan pagar cuotas autónomo retroactivas anteriores por no habernos dado el alta a tiempo. ¿Qué os recomiendo en esta parte? Que contratéis una asesoría, porque las gestorías, asesorías típicas que se dedican a esto, ellos os van a hacer el alta, os ayudan en todo este proceso y además ellos os presentarán después los impuestos también, que de eso hablaremos luego. Pero yo recomendaría contratar una asesoría para esta parte, porque son 50-60 euros al mes más IVA para empezar y es algo que os quita trabajo del medio, os quita preocupación, porque hay que recordar los plazos. Si no presentas en plazo te pueden sancionar, te pueden poner multas. Entonces mejor tenerlo todo controlado desde el día uno, contratando a alguien que sabe hacer esto bien por un coste que al final merece mucho la pena, que si queréis hacerlo vosotros mismos podéis hacerlo. Yo en su día, cuando era autónomo y en la primera empresa que creé lo hacía yo mismo, yo presentaba los impuestos, yo me di de alta y no es difícil, sobre todo cuando estás empezando, porque tienes poquito volumen de facturas, etc. Pero hay que estar muy pendiente de los plazos, etc. Porque hay que tener bien los números también, porque si no, si te equivocas puede llevar a problemas en el futuro si hay algún tipo de inspección. Lo siguiente, que esto es una cosa que me preguntan mucho, qué tenemos que tener en cuenta si tenemos un local físico, si trabajamos solo online. Vamos a empezar por la parte de los nutricionistas colegiados, que son los que han estudiado el grado universitario. Entonces su consulta se considera un establecimiento sanitario y por tanto va a requerir de una licencia sanitaria. ¿Qué significa esto? Pues que tenemos que tener en cuenta que nos exige sanidad en nuestra comunidad autónoma, porque en cada comunidad autónoma pueden exigir diferentes cosas, por ejemplo, cosas muy habituales que piden en sanidad, pues estar colegiado, tener un segundo responsabilidad civil, te van a pedir el título, si tienes alguna especialidad en concreto puede que te pida el título también del máster o especialidad. Te van a exigir que el local cumpla unos requerimientos, como por ejemplo que tenga accesibilidad para menús válidos, que los baños también sean accesibles para menús válidos, para que pueda girar la silla, entonces son los baños especiales más grandes. En algunas comunidades autónomas te exigen que sean un bajo o que el edificio tenga un ascensor adaptado para minusválidos. Entonces esto antes de coger cualquier local para comenzar vuestra actividad como nutricionistas, si va a requerir licencia sanitaria, que si sois nutricionistas colegiados sí tenéis que tener mucho cuidado y saber bien qué os exige sanidad en vuestra comunidad autónoma. Sanidad y por otro lado el ayuntamiento. Son dos licencias diferentes, digamos que por un lado se tramita la licencia sanitaria y por otro lado se tramita la licencia de actividad. Con el ayuntamiento esto lo mismo, sería hablar con el ayuntamiento, saber qué os piden específicamente y presentar un inicio de actividad o si vais a hacer algún tipo de obra, pues una comunicación previa de la obra e inicio de actividad. Entonces con eso ya podríais comenzar en vuestro local físico, pasar consulta. ¿Qué tenéis que tener en cuenta cuando tenemos un local físico? Que tenemos que tener contratado un seguro de local, porque si pasa algo en el local, el propietario tendrá un seguro, pero que será digamos para el local en sí, pero no para lo que haya dentro. Entonces lo que haya dentro del local tú lo tienes que tener asegurado de alguna manera, si tienes una camita, si tienes mobiliario, si tienes ordenadores, si tienes tablets, teléfonos. Tenemos que tener un seguro local. Para firmar el contrato de alquiler nos va a exigir una fianza de dos meses, habitualmente suelen ser dos meses, a veces pueden llegar a requerir aval, pero depende un poco del propietario de la comunidad autónoma también, de algunos sitios se estila más que en otros, y luego firmar el contrato de alquiler con un plazo determinado. La actividad que se va a desarrollar en él si hay algún tipo de penalización si te vas antes de que se termine el contrato. Bueno, pues todas estas cosas hay que tenerlas en cuenta, pero sobre todo antes de coger cualquier local, preguntad bien en Sanidad y en el Ayuntamiento qué requisitos tiene que cumplir vuestro local. Quizá esto también, si tenéis una asesoría os pueda ayudar con estos trámites y ellos mismos deciros pues tiene que cumplir esto, esto y esto. Pues genial, eso que os ahorráis. Siguiente. Ahora vamos con los técnicos superiores en dietética. Al no ser una profesión regulada como sanitaria en todas las Comunidades Autónomas, pueden ofrecer servicios de educación alimentaria sin licencia sanitaria como tal, pero sí que si usan un espacio propio, o sea, si tienen una consulta física, deben cumplir la normativa de actividad económica y de seguridad y tienen que tener el inicio de actividad en el ayuntamiento. Digamos que no necesitaríamos licencia sanitaria, pero sí necesitaríamos la licencia de apertura del ayuntamiento y tiene que cumplir obviamente las normativas igual que si fuera licencia sanitaria, pero sin los requerimientos que nos solicite esa dial. Por otro lado, la consulta online no requiere de licencia sanitaria específica. Habitualmente las Comunidades Autónomas no suelen requerir tener licencia sanitaria para consulta online, pero sí que debemos cumplir la normativa general de servicios de nuestra Comunidad Autónoma y de protección de datos. La protección de datos es importantísima, siempre hay que cumplirlo siempre y en cada Comunidad Autónoma pueden requerir diferentes cosas en función de la normativa. Y por otro lado, el despacho compartido. Si nosotros estamos compartiendo una salita, un despacho, cualquier cosa así, lo que necesitamos es que el centro en el que vamos a trabajar, si somos nutricionistas, que tenga autorización sanitaria porque es obligatorio, y que tenga un seguro de responsabilidad civil el propio centro. Aparte deberíamos tener nosotros como sanitarios, los nutris, un seguro también de responsabilidad civil propio, no sólo del centro, sino uno propio. Entonces es importante si vamos a colaborar con un centro, que ellos tengan la autorización sanitaria, porque si no, realmente nosotros no podríamos ejercer la actividad como nutricionistas en un establecimiento que no tenga la autorización sanitaria. Si es técnico superintendencia, no hay tantos problemas en ese sentido porque no están regulados tanto como los nutricionistas. Inscripción en tu colegio oficial. Esto es algo también a tener en cuenta, que los dietistas y nutricionistas, o los dietistas nutricionistas mejor dicho, deben estar colegiados para ejercer legalmente en casi todas las comunidades Autónomas, o sea, los que tienen el grado, el graduado en Nutrición, Humanidad, Ética, tienen que estar colegiados para ejercer legalmente casi todas las comunidades autónomas, creo que en Madrid, por ejemplo, no lo exigen, pueden ejercer sin estar colegiados, pero juraría que en el resto de Comunidades autónomas sí. Eso como os he dicho antes, tenéis que mirarlo en sanidad de vuestra Comunidad Autónoma para saber exactamente qué es lo que os exigen, pero juraría que quitando Madrid, en el resto sí que lo piden. Por lo menos nosotros que tenemos nutricionistas en Santander, San Sebastián, Burgos y Logroño, nos exigen que esté colegiada el título en sanidad, nos han exigido toda su documentación. La mayoría de colegios incluyen el seguro de responsabilidad civil profesional dentro de la cuota. Esto es importante también porque si no tendríamos que contratar un seguro de ERC responsabilidad civil nosotros por nuestra cuenta, para nuestra actividad. Entonces si nos lo incluye el colegio, mucho mejor. ¿Por qué es importante este seguro de responsabilidad civil? Porque nos puede cubrir ante futuros problemas que pueda haber con algún paciente por alguna cosa mal hecha por nuestra parte, mal diagnóstico o haberle dado unas pautas que no eran adecuadas para su caso. Si hay algún problema grave en el que el paciente nos pueda llegar a demandar, el tener un seguro de responsabilidad civil es muy importante para que nos cubran de todo este tipo de situaciones. Ahí deberíamos también consultar las tarifas y los requisitos de nuestra Comunidad Autónoma, de lo que nos pide el colegio en cada sitio. Luego esto, la colegiación te respalda profesionalmente y ofrece visibilidad y los colegios habitualmente también los apoyan en el sentido de si hay un tipo de desprestigio hacia nuestra persona. Entonces si tú eres un nutri que tiene problemas con un cliente y te pone malas reseñas en Google o habla mal de ti públicamente, pues puedes llegar a hablar con el colegio y que el colegio te ayude a defenderte por difamación, porque esa persona está hablando mal de ti. Si tú puedes justificar que eso no es verdad, entonces el colegio te puede ayudar también casos que haya problemas de ese estilo, que no son habituales tanto en la parte de nutrición, sí más en la medicina, pero está bien que lo sepáis porque ahí siempre vais a tener el apoyo del colegio. Justo lo que os estaba comentando, me he adelantado un poquito por qué es importante. Seguro responsabilidad civil profesional, primero por la cobertura, protección ante reclamaciones por errores o daños. Entonces, si hay algún tipo de problema en este sentido, que nos haga una reclamación paciente, pues estamos cubiertos con nuestro seguro de responsabilidad civil. Es imprescindible desde el día uno. ¿Por qué? Porque nunca sabes cuándo vas a llegar a tener, cuándo vas a tener un problema de ese estilo. Siempre piensas que eso no va a pasar de p, pero por si acaso deberíamos tenerlo por qué es probable que pueda llegar a pasarnos en algún momento, entonces mejor que estemos cubiertos y ya está. Como os he dicho, la mayoría de los colegios lo cubren, entonces no deberíais tener problema con ello. Y habitualmente inversión, pues suele ser entre cien, doscientos euros al año. Entonces bueno, al final es pagar entre diez, quince euros al mes más o menos, por estar tranquilos en caso de que pase algo así. Pero es lo de siempre, que no piensas que te va a pasar, pero mucho mejor tener las espaldas cubiertas. Además, para tener licencia sanitaria, Sanidad lo exige, yo diría que en todas las comunidades autónomas, al menos todas las que conozco, Sanidad te lo exigen, así que va a ser obligatorio que lo contrates sí o sí. Gestiona datos con responsabilidad. Aquí donde entra la famosa ley de importación de datos que tenemos que cumplir todos los autónomos y todas las empresas que tratamos con clientes, con proveedores, etc. Entonces aquí diferentes cosas que tenemos que tener en los avisos de privacidad y formularios de consentimiento, que son documentos legales obligatorios que hay que darles a los pacientes, plantilla de ley de protección de datos adaptada a nuestra actividad, que tiene que ser un documento específico para nuestra actividad y luego tener un almacenamiento seguro, que sea un software especializado, que tengamos una carpeta cifrada para que esté protegida de la información, porque al final son datos muy sensibles de pacientes y los datos tienen que ser totalmente privados y evitar que haya filtraciones de datos o que alguien nos pueda llegar a robar esos datos, entre comillas. Entonces nos tienen que dar su consentimiento para que nosotros podamos tratar sus datos, ya que al final podemos tener datos sanitarios, datos de salud, no va a ser tanto como en la parte de medicina, pero sí que podemos tener datos de si tiene algún tipo de patología o si han sufrido alguna enfermedad. Entonces, bueno, pues son datos sensibles que tenemos que tener mucho cuidado aquí que os recomiendo que contratéis una empresa que gestiona la LOPD, hay muchas que se dedican solo a eso. Si alguien quiere que yo le pase el contacto de alguna con la que trabajamos, no tengo problema, me podéis escribir por por Discord y os paso el contacto. Suelen cobrar, son muy variables en función del tipo de empresa, pero cuando estás empezando, que eres un autónomo, que tienes una actividad sencilla, pues entre 100 y 200 euros al año estás cubierto y ellos te dan todas las plantillas que tienes que tener adaptadas a tu caso, lo que tienes que entregarle al paciente cuando viene la primera vez a la consulta, si tienes página web, pues lo que tienes que tener de protección de datos en la página web, en los correos electrónicos, qué texto tienes que tener en el correo electrónico, incluso en las facturas también puedes incluirlo. Algo por ejemplo muy común que me preguntan a veces es que si pasas consulta online, ¿Cómo haces para darle ese documento al paciente? Porque el paciente en una consulta física vive el primer día, tú le das el documento y lo firma, autoriza a tratar sus datos personales, en cambio al ser online tú el paciente no le ves. Entonces ahí lo que podemos hacer para evitar le mando el archivo, que me lo rellene y que lo firme, que a veces es un poco pesado ese proceso, lo que podemos hacer es si le enviamos algún tipo de formulario o algo similar que nos tenga que rellenar antes de la consulta, pues podemos ponerle un checkbox, un cuadradito que tienen que marcar con un tic sí o sí lo pones como obligatorio y en ese cuadradito pues ahí metes todo el texto que te ha dado la empresa de producción de datos de que autoriza el tratamiento de sus datos, etc. Entonces como tienen que marcarlo sí o sí obligatoriamente rellenan sus datos, nombre, apellidos, mail, lo que necesites para la consulta o para mandarle el enlace de la videollamada y ahí te hacen clic en protección de datos y bueno pues eso más o menos podría ser vimos y si te pudieran firmar pues mucho mejor, pero bueno, es una idea para evitar tener que mandar el documento, que lo rellene, que nos lo devuelva firmado, que a veces va a ser más complicado o incluso si tenéis una landing page lo mismo, si dejan sus datos en la landing page de nombre, apellidos, correo electrónico, etcétera, de que quieren información, en la landing podéis poner ese checkbox también de que acepta la política de privacidad. Entonces todos estos formularios os los va a dar la empresa. Entonces al final de la clase os enseñaré unas herramientas que os he compartido junto con la clase y la presentación para que podáis tener un ejemplo de cómo sería la plantilla que le tenéis que entregar a los clientes antes de la primera sesión. Lo siguiente sería la facturación y libros de registro. Lo que tenemos que tener en cuenta es qué es una factura qué tenemos que hacer cuando un paciente viene y nos paga, nosotros tenemos que emitir una factura. Esa factura se puede hacer en Excel, en Word, Canva, con algún tipo de software que te genera las facturas automáticamente como puede ser Holded. Nosotros usábamos en la consulta Archidex Clinical, que es un software de gestión de clínicas, por decirlo así, que tiene agenda, tiene facturas, tiene toda esa parte que cuando un paciente viene y te paga se genera automáticamente la factura de esa persona. Entonces nosotros lo que deberíamos hacer es emitir una factura cada servicio que realizamos y cobramos. ¿Qué tiene que tener una factura? Pues los datos, primero nuestros nombre, apellidos, DNI o el nombre de la empresa y el CIF, la dirección fiscal y la fecha de factura, el número de factura que tiene que estar identificado también siempre. Y luego por otro lado tiene que tener los datos del cliente, lo que es obligatorio que tenga al menos es nombre, apellidos y DNI. Si tenemos también dirección pues mucho mejor, pero al menos nombre, apellidos y DNI del cliente lo mismo. Luego al final os enseñaré una herramienta que os he compartido que os dejo un par de plantillas de facturas distintas, una con IVA y otra sin IVA y una un ejemplo de una factura nuestra. Esos ejemplos son en Canva porque son más visuales, puedes editarlos más, queda más bonito que si lo haces en Word o si lo haces en un Excel. ¿Qué tenemos que tener en cuenta? Que tenemos que llevar un registro mensual de ingresos y gastos. Aquí lo que nosotros tenemos que enviarle a la asesoría, lo ideal sería mensualmente para que ellos puedan presentar los impuestos, que luego hablaremos de ello, son tus facturas emitidas por un lado, que es tus facturas de todos los ingresos que has tenido y por otro lado tus facturas recibidas, que son las facturas de todos los gastos que has tenido en SP, con eso se lo mandas a asesoría, ellos calculan los impuestos que te salen a pagar en el trimestre. Como he dicho esto hablaremos luego de ello. Luego, una cosa importante que tenéis que tener en cuenta con el tema de las facturas es que deberíais hacer las facturas cuando el cliente os paga. ¿Por qué os digo esto? Os voy a poner un ejemplo muy sencillo. Imaginaros que vosotros vendéis programas de tres meses y os pagan, son 300 euros de programa y os pagan 100 euros un mes, 100 euros otro mes, 100 euros el tercer mes. Entonces te pagan el primer mes y tú emites en vez de una factura de 100, dices no, yo le hago ya la factura de 300 porque me va a pagar en tres meses y el segundo mes no aparece, no viene. Pues claro, el problema es que tú en el trimestre has metido una factura de 300 euros de ingresos en los que sólo has cobrado 100. Entonces no es real lo que tú has cobrado, pero tú vas a pagar impuestos por los 300. Por eso os comento que es muy importante que la factura sea de lo que habéis cobrado. Si está pendiente de cobrar porque lo tienen que cobrar más adelante, no la hagáis y hacedla más adelante para evitar este tipo de problemas. Y ahora vamos a hablar de algo que también me preguntan muchas veces, que es el tema del IVA. En esta profesión. ¿Yo os vosotros conocéis psicólogos, fisios, los psicólogos que conocéis facturan con IVA o sin IVA y los fisios que conocéis facturan con IVA o sin IVA? Yo os adelanto, os diría que el 100 de los que conozco al menos, igual alguno no, pero de los que conozco, todos los fisios y psicólogos que conozco facturan todo exento de IVA. ¿Por qué? Porque son profesiones sanitarias y se supone que es por que esas sesiones son por salud. ¿Dónde está un poco la trampa? Que realmente no tienen por qué ser todas por salud, porque uno puede ir al psicólogo para hacer sesiones de coaching, para mejorar su rendimiento, para cualquier cosa. Y en fisioterapia lo mismo, tú puedes ir al fisio porque tienes una lesión o puedes ir al fisio porque simplemente tienes una pequeña contractura que no llega a ser ningún tipo de lesión, tienes un. Bueno, pues quieres un masaje que te hagan, o puede ser que quieras simplemente que te descarguen un poco las piezas porque las tienes cargadas y realmente eso no es por salud, pero lo hacen exento de IVA. Pongo este ejemplo porque estos ejemplos, porque habitualmente muchos Nutris tienen. Dietistas tienen miedo a facturar sin IVA, sobre todo Nutris, porque entiendo que dietistas es más complicado el tema de la exención de IVA, porque eso es cuando podemos justificar que hay algún tipo de patología y seguimiento de enfermedades reconocidas. Entonces si es algún dietista que sí que está especializado en algún tipo de patología, etc. Pues podría ser, pero eso sería mejor siempre que lo pregunte en su comunidad, que esté seguro, por si acaso. Y con los Nutris lo mismo, yo ahí lo que intentaría es que siempre que pueda justificar que es por salud, ese tratamiento lo haría exento de IVA, porque al final es un 21 de esa factura que en lugar de quedárnoslo nosotros, se lo tenemos que pagar Hacienda, a la larga es mucho dinero, mucho dinero, pero siempre que podamos justificarlo de alguna manera. Entonces yo siempre recomiendo que pidáis todo tipo de informes que puedan tener a los pacientes cuando vayan a venir analíticas, algún informe médico si hay, para que nosotros de alguna manera podamos justificar que es por salud, que tiene SIBO, que tiene obesidad, que tiene alguna patología concreta, que está diagnosticado, que tiene en la analítica cosas alteradas, que nos puedan al menos suponer que tiene algún tipo de enfermedad, patología, etcétera, que tengamos que tratar. Porque en caso de tener una inspección de Hacienda, que es el que se metería en el caso del IVA, tenemos que poder justificarlo, que yo he hecho esta factura exenta de IVA porque esta persona tiene esta patología. Entonces, OK, si no puedo justificarlo, ahí donde viene el problema. Si tengo un paciente que es de nutrición deportiva para mejorar el rendimiento o para perder grasa de un 10% a un 8% de grasa corporal, pues ahí es muy difícil que pueda justificar que es por salud. Entonces ahí sí que tendría que tener más cuidado. Pero bueno, esto es muy personal, no es ninguna recomendación, pero yo solo os digo que todo lo que podáis meter exento de IVA mucho mejor, pero siempre que tengáis algún tipo de justificación para evitar problemas a futuro. Porque si no Hacienda puede entrar y revisarte hasta los cuatro años anteriores tus IVAs. Y una cosa que tenéis que tener en cuenta si facturáis exento de IVA, es que entonces se aplica una cosa que se llama prorrata de IVA. ¿Que eso en qué consiste? En que si tú facturas, la mitad de tu facturación es con IVA y la otra mitad es sin IVA, a la hora de desgravarte IVA de tus facturas recibidas, o sea de tus gastos, solo podrías desgravarte el 50%, o sea la mitad siempre es en función de lo que tú facturas con IVA. Ese porcentaje es lo que te puedes desgravar, no el 100 %, sino solo esa parte. Entonces bueno, si estáis empezando, mucho mejor todo lo que se pueda exento, porque no os va a repercutir, porque sobre todo si es un negocio online que no tenéis gastos, no vais a tener muchos gastos de IVA, entonces os va a importar menos. Si empezáis a tener más volumen, una clínica más grande, con mucho gasto, un local muy caro, etcétera, pues oye, eso sí que tienes que tenerlo en cuenta porque ese IVA que no podéis deducir sería un gasto, entonces habría que contemplar ese gasto. Voy a ver un poco de agua. Aquí os explico los diferentes modelos que hay que presentar a Hacienda y cuándo se presenta. Por un lado está el IVA, que es el modelo 303, que la presentación es trimestral. Entonces se presenta en abril, se presenta el primer trimestre, enero, febrero y marzo. En julio el segundo trimestre, que es de abril, mayo y junio. Luego en octubre el tercer trimestre, que es de julio, agosto, septiembre y en enero se presenta el cuarto trimestre, que es de octubre, noviembre y diciembre. Siempre es antes del 20 de ese mes. El día 20 es el límite para presentarlo. Y en el IVA lo que se hace es que por un lado están todo el IVA de tus facturas emitidas y por otro lado todo el IVA de tus facturas recibidas, o sea, de tus gastos. Entonces se resta el IVA de tus ingresos menos el IVA de tus gastos y la diferencia es lo que te toca pagar haciendo si sale positivo en el trimestre, te toca pagar, si sale negativo sale a compensar. ¿Qué significa eso? Que en el siguiente trimestre si te toca pagar, te lo compensan y se resta para que no pagues todo lo que deberías, sino que te compensen lo que te debía Hacienda a ti, por decirlo de alguna manera. ¿Qué podemos hacer? Que en el IVA anual, que es en enero, igual que se presenta el cuarto trimestre, se presenta el IVA anual, pues si ese IVA anual nos sale a devolver, aparte de compensarlo, lo que podemos hacer es pedir una devolución de IVA y entonces en un plazo de dos, tres, cuatro meses, ese IVA nos hace una transferencia desde Hacienda y nos lo paga directamente en lugar de compensar. Lo siguiente sería el IRPF, que es el modelo 130 o 131, que también es trimestral, igual que el IVA, qué es el IRPF, pues digamos que sería como la renta que se presenta de abril a junio, que lo presentan todos los trabajadores, pues como la renta pero para los autónomos. Y sería trimestral en este caso. Entonces, en el día lo que te toca pagar es sobre los beneficios de tu actividad. Si al final lo que hace básicamente los ingresos de tu actividad menos los gastos de tu actividad, y esa diferencia da un beneficio. Si es positivo te toca pagar, si es negativo no. Entonces en función de la cantidad de beneficio que tengas, te toca pagar más porcentaje o menos. Entonces lo que pasa luego en la renta es que en función de la renta anual, si al hacer el cálculo te sale más cantidad de lo que has pagado en los trimestres, en la suma de todos los trimestres, pues entonces te toca pagar más. Si te sale menos cantidad de lo que has pagado en los trimestres, Hacienda te devuelve esa diferencia. Entonces al final ahí es como que se regula. Si has pagado de más durante los trimestres, en la renta te lo va a devolver. Si has pagado de menos, en la renta te va a tocar pagar. ¿Qué tenéis que tener en cuenta del IRPF? Es que en las facturas que vosotros hagáis, es verdad esto, me acabo de dar cuenta que el modelo de factura que os he subido es el que hacemos nosotros, bueno, sí, el que haríais a vuestros pacientes. Os voy a crear también un modelo de factura por si hacéis a profesionales, porque ahí es donde cambia. Si hacéis una factura a un paciente, no hay ningún problema, luego lo veremos, y es simplemente la base imponible, el IVA y el total. Pero si lo haces a un trabajador, a un profesional que sea autónomo, a una empresa, esa factura tiene que llevar retención, que habitualmente es del 15%, pero el primer año creo que puede ser un 7. Entonces habría que meter esa retención, que lo que significa es que el profesional o la empresa, ese dinero de la retención no te lo paga a ti, sino que se lo paga directamente a Hacienda en el trimestre. Eso para que también lo conozcáis en las herramientas que os voy a subir os añadiré esa, no os la voy a enseñar aquí porque esa no la tengo hecha ahora mismo, pero os la voy a subir. Y luego, ¿Cuáles son las fechas límite? Pues como os he comentado antes, el 20 de abril para el primer trimestre, 20 de julio el segundo, 20 de octubre el tercero y y el 20 de enero para el cuarto trimestre. Y luego declaraciones anuales, como os he comentado, en resumen anual de IVA, que es el modelo 390 que se presenta en enero y luego de abril a junio, que es la declaración de la renta, que es lo que hemos comentado, con todos tus ingresos y si durante el año en los trimestres has pagado de más o de menos, pues en la renta te tocará o te devuelven o te toca pagar más, depende del caso. Ahora pasamos a un tema que es muy importante que son los contratos de colaboración. Esto va a evitar malentendidos y va a proteger tu trabajo, pero sobre todo esto tenemos que tenerlo en cuenta. Por un lado, cuando nosotros trabajamos con un gimnasio, un centro deportivo, con otros profesionales o también si nosotros colaboramos y una persona, como algo que suele pasar mucho es que los nutricionistas colaboran mucho con psicólogos, con entrenadores personales, con fisios o con otros nutris especialistas en algún área, entonces tenemos que hacer un contrato de colaboración, porque la otra opción sería contratar a la persona, pero si los dos son profesionales autónomos, pues sería un contrato de colaboración entre las dos partes, donde aquí se define las condiciones, los honorarios que se van a pagar, si va a ser por hora, si va a ser una cantidad fija, cómo va a ser la duración del contrato. Habitualmente suele ser de un año y suelen ser renovables, a no ser que una de las dos partes manifieste que quiere terminar la relación y suele ser con mínimo un mes de antelación. Y luego si hay cláusulas de confidencialidad, si hay cláusulas de no competencia, depende del caso. Toda esta parte la tenéis que tener muy en cuenta a la hora de empezar a colaborar en un sitio, en un centro o si vosotros queréis buscar un colaborador para que os ayude. Yo soy dietista o nutri y tengo pacientes que necesitan muchas veces ayuda psicológica, pues colaboro con un psicólogo que venga a mi centro y que le voy a pagar por hora 20 euros la hora por el pento y el resto me lo quedo el psicólogo me facturaría a final de mes las horas que ha hecho y os lo pago y ya está. Os dejaré también las herramientas, un contrato de colaboración tipo para que entendáis. Y luego por último, creo que no es lo último, pero bueno, la firma digital. Esta parte es muy importante que lo tengáis, que saquéis el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre porque esto nos agiliza mucho los trámites. Esto si tenéis una asesoría, la asesoría os lo puede gestionar y simplemente con vuestro altar autónomo, vuestro DNI y una tarjeta para hacer el pago que son 20 30 euros o sacan el certificado que tiene caducidad y toca renovarle cada X años y con esto recibes las notificaciones directamente digitales, telemáticas, digamos que si hay una notificación de hacienda o de trabajo o algo así, pues te llega directamente telemáticamente y no tienes que esperar a que te llegue una carta a casa que da correos que no estás, te dejan un papelito que vayas a correos a buscarlo, etc. Entonces te agiliza mucho todo ese tema de los trámites. Pero como os digo, ahí lo más fácil que os lo gestione la asesoría y listo. Y por otro lado las plantillas disponibles que os voy a dejar junto con la clase. Vamos a tener plantillas de facturas con IVA y sin IVA y un ejemplo de una factura nuestra para que lo veáis. Luego un contrato de colaboración, que ese puede servir para colaborar con centros, con sociedades, con empresas o con otros profesionales. Y luego un documento del OPD que es para entregar a los clientes antes de comenzar a pasar consulta con ellos de que puedes tratar, sus datos personales, etcétera. Y también os dejaré un checklist con los requisitos legales organizativos para que reviséis que no os falte ninguno cuando vayáis a comentar. Entonces bueno, esta parte es interesante. Errores frecuentes al empezar darse de alta a tiempo, olvidar darse de alta a tiempo porque puede generar recargos y sanciones, como os he dicho antes, en teoría tenemos hasta un máximo de. De dos meses después de empezar la actividad para darnos de alta, para evitar recargos, etc. ¿Qué pasa con el tema de darse de alta como autónomo? Que eso es algo que me preguntan muchas veces. No, es que yo solo gano 300 euros al mes, me doy de alta ya, acabo de empezar, tengo unos pocos pacientes, ¿Qué hago? No es una recomendación porque no puedo decir esto, pero yo os aconsejo que hasta que no empecéis a tener un volumen más o menos importante de pacientes y de ingresos recurrentes, no os deis de alta, porque al final se os va a ir entre la asesoría, IVA y cuota autónomos. Aunque es verdad que en primer año la cuota suele ser reducida, no sé si ahora está en 80 euros, 90 euros. Cuando yo empecé era menos, eran 50, para que os hagáis una idea. Incluso había subvenciones que te cubrían 3 años de cuota autónomo sin pagar. Ahora juraría que son 80-90 euros el primer año y luego es progresivo y ahora mismo estoy pagando 400 euros al mes, luego va subiendo la cuota. Y yo recomendaría eso, que hasta que no tengáis un volumen más o menos bueno de pacientes, yo no me daría de alta, porque a no ser que vayáis a colaborar en un centro externo, porque ahí sí que tenéis que tener un contrato de colaboración, porque podría llegar a ir una inspección de trabajo y entonces si estás en otro centro, pues tienes que tener algún tipo de contrato con ellos, y si no estás dado de alta con ellos porque no te han contratado, pues al menos un contrato de colaboración. Entonces esa parte es muy importante. ¿Y por qué os digo esto de autónomo? Pues por lo que os comentaba, que algo que me preguntan muchas veces es eso, si solo tengo tres, cuatro pacientes, ¿Me doy de alta ya? Yo esperaría, yo esperaría y cuando ya tenga un volumen decente me daría de alta. Porque a veces me preguntan, pero es que yo he leído por ahí que si gano menos que el salario mínimo no hace falta que esté dado de alta. Y en realidad no es así, porque lo que te exige Hacienda, lo que te dice Hacienda, es que si tu actividad es recurrente, o sea, si tú tienes pacientes todos los meses, se considera una actividad económica. Y al ser una actividad económica te obligan, entre comillas, a darte de alta. Entonces con eso hay que tener cuidado porque según ellos, aunque ganes poco dinero, si ganas 300, 400, 500 euros y todos los meses tienes pacientes recurrentes, para ellos deberías darte de alta. Pero bueno, como digo, eso ya es muy personal en ese sentido y yo esperaría un poco porque también para ellos si te hace una transferencia tu madre, tu hermano, también tienes que declararlo que te ha hecho la transferencia. Entonces yo creo que nadie lo hace en honor, pues yo ahí le daría una vuelta y no sería tan estricto. Otro error muy frecuente, pues lo que hemos comentado antes del tema del IVA, no comprobar la exención de IVA. Me he encontrado a veces haciendo alguna auditoría, etcétera, alguna Nutri que no comprobaba la exención de IVA y que metían todo con IVA, porque para asesorías muchas veces y no estar acostumbrados a trabajar con las prorratas de IVA, lo más fácil para ellos no es no, no, tú todo con IVA así pues te evitas problemas, inspecciones y así pues oye, no hay problema. Y en parte es verdad, claro, si tú a Hacienda le pagas de más todos los meses, pues es mucho más improbable que te vayan a inspeccionar. Si tú les estás pagando de más, ellos encantados. Pero ahí hay que estar pendientes y estar muy atentos para todo lo que podamos justificar y poder facturarlo exento de IVA que lo hagamos, porque al final es un 21 de la factura como tal, porque es la más imponible más el IVA, pero es una cantidad muy importante todos los meses que se nos puede ir en IVA, que podemos no facturarlo con IVA y quedarnos ese dinero nosotros en lugar de que vaya Hacienda. Así que eso es lo importante también, que lo tengáis en cuenta. Por otro lado, no renovar el seguro de responsabilidad civil, porque si no lo tenemos en vigor, no tenemos cobertura en ese momento. Si pasara algo sería casualidad, pero si pasara algo, pues es como el seguro del coche, si justo no tengo el seguro del coche y ese día tengo un accidente, pues un problema muy gordo. Entonces tener el seguro siempre en vigor habitualmente los que os lo incluye el propio colegio o Asnadi o alguna asociación así, genial, porque habitualmente os lo renovarán automático, pero que lo tengáis en cuenta. Luego no tener la LOPD. Si no tenemos la LOPD, incumplimos la normativa y entonces podríamos incurrir en un caso. Entonces ahí es importante que tengamos una empresa externa que nos lo gestione, que nos ayude a implementar esas plantillas y tenerlas. Y así en el caso de que pase algo, pues esa externa, esa empresa puede responder por nosotros, ayudarnos. Luego, emitir facturas incompletas o no emitirlas directamente porque no lo pide el paciente. Esto también lo veo mucho. Esto lo veo mucho que me dice, no, si yo solo hago facturas a los pacientes que me lo piden. Entonces luego a la asesoría, ¿Qué ingresos le mandas? No le mando los ingresos totales que he tenido en el trimestre porque lo tengo en un Excel. ¿Qué pasa con eso? Que Hacienda puede venir y vale, perfecto, has tenido 10.000 euros de ingresos este trimestre, enséñame las facturas de estos 10.000 euros. No las tienes porque sólo has hecho dos, que son los dos pacientes que te has pedido. Por eso es importante que hagamos las facturas, que aunque no nos las pida el paciente, lo que deberíamos hacer es tenerla la factura, aunque no se la entreguemos. Eso sería lo ideal, tenerla. Y otra cosa que pasa a veces es que la factura es incompleta, pues te pido 100 euros, al menos que ponga su DNI. Entonces cuando le hacemos la ficha de cliente para la historia clínica o para lo que sea, nombre, apellidos, DNI, al menos eso que no tengamos. Y luego otro error que a veces cometemos es no tener la firma digital habilitada y entonces retrasamos las notificaciones. Entonces nos llenan todas las cosas por carta, el registro, notificaciones, etcétera. Nos llega por carta, lo que os comentaba, nos llega por carta, tarda mucho más, llega por correo, si no estás en casa, te dejan un papelito, tienes que ir a correos a buscarlo, entonces es un poco más pesado todo. Entonces aquí sí que es importante que reviséis cada punto para evitar sanciones y demoras con todo esto. Y bueno, recapitulamos un poco todo y hemos cubierto todo lo esencial, desde el alta en autónomos hasta las licencias que nos hacen falta, la colegiación, los seguros, la facturación, impuestos, contratos de colaboración. Con estos pasos tu consulta arrancará con solidez al menos, y tendrás las bases de lo inicial que necesitas cuando arrancas. En próximas clases conmigo, más adelante, sí que veremos ya más la parte de finanzas, los ingresos, los gastos, el P de tu negocio que es pérdidas y ganancias, que es los ingresos menos los gastos, ver cómo desglosarlos por tipo de gasto, por tipo de ingreso, la rentabilidad que tenemos en nuestro negocio y no sólo eso, la rentabilidad por hora que le sacamos a las consultas. Algo que me encuentro muchas veces es que cuando empezamos a pasar consulta ponemos unos precios muy baratos por miedo, pensamos que no nos van a comprar, que no tenemos experiencia, que el síndrome del impostor, que es que claro, no sé si le voy a ayudar, entonces voy a cobrar precios muy bajos para estar más tranquilo. Muchas veces pasa. ¿Y qué suele suceder con esto? Pues que si no vamos aumentando los precios progresivamente, porque yo no lo veo mal, si queréis validar el producto y coger confianza, que empecéis con unos pequeños focos para pacientes a unos precios un poco más económicos, pues bueno, no lo veo mal dentro de lo que cabe, para que estéis más tranquilos y más seguros a la hora de vender el producto, el servicio, pero id subiendo precios progresivamente, porque si no, algo muy común que pasa es que de repente con el tiempo tienes la agenda llena, te pasas el día haciendo consultas, haciendo Menús y ganas 1.500 euros al mes. Dices, pero si no me da la vida, no puedo meter a más gente, estoy todo el día haciendo menús, trabajo los fines de semana y gano 1.500, 2.000 euros al mes, ese es tu techo de facturación, no puedo dar más y para eso trabajas tanto. Entonces es algo que pasa por haberte seguido una política de precios muy bajos, no ha venido aumentándolos y cuando llega ese momento cuesta mucho, porque luego da mucho miedo subir los precios de golpe a todos los pacientes de repente, porque vas a pensar, porque seguro que muchos dejan de venir y entonces claro, por eso os digo que con eso hay que tener cuidado también, porque es muy común y pasa más de lo que os creéis, que cuando lleváis un tiempo y de repente os funciona muy bien el negocio y tenéis mucha gente, luego no es rentable la consulta. Entonces por eso hay que tenerlo en cuenta y es muy importante que veremos. Y ahora vamos a pasar a la parte de ver los documentos que os he compartido, a ver si puedo compartir la pantalla por un lado, A ver si se puede abrir esto, aquí lo tengo. Entonces aquí por un lado tenéis un documento que es la protección de datos para clientes, que es lo que le tendríais que entregar al cliente para que lo firme, pues esto lo tenéis en un documento que si tenéis un negocio, una consulta física, pues lo podéis tener impreso, simplemente que ponga sus datos y que os lo firme, si es en digital pues lo mismo, os lo podéis enviar y que lo haga o ponéis esto en el checkbox que os comenté antes y simplemente que al al hacer el check y firmar que se están autorizando ya el tratamiento de sus datos. Aquí si os fijáis también tenemos el correo de la empresa, en la web que tenemos la parte de política de privacidad, donde lo tenemos por si quieren consultar más cosas de la parte de protección de datos. Entonces esta plantilla que es nuestra, pero bueno sería cambiar simplemente nuestros datos, os la comparto. Por otro lado tenemos el contrato de colaboración, contrato de colaboración, aquí está el contrato de colaboración, que si os fijáis aquí tenemos contrato colaboración nutricionista mercantil, pues aquí tendríamos que rellenar la fecha, las dos partes, que por un lado sería la clínica con la que colaboras o en otro caso si es un profesional pues cambiarlo por improfesional, aquí en este caso dietista nutricionista y aquí pues los datos de cada uno, si es una sociedad, si no es una sociedad pues lo mismo en su propio nombre y derecho. Y aquí vienen la colaboración, estipulaciones, toda la parte legal entre comillas, las obligaciones que tiene la clínica, en este caso la retribución que le hace, en qué fecha se lo hace, aquí viene estipulado de los días 10 alumno de cada mes le hará el pago de la siguiente tarifa, no sé cuántos euros la hora, los servicios de colaboración se iniciarán en el momento de la firma, duración de un año prorrogado por plazos de igual duración, siempre hay que medir consentimiento de ambas partes, etcétera, etcétera. Se puede revocar si se avisa con 30 días de antelación, el horario de trabajo, cláusula de confidencialidad, cláusula de no competencia y que no hace falta tener exclusividad, resolución del contrato, etc. Y aquí se firma por las dos partes y ya está. Entonces sería, tenéis un ejemplo que simplemente sería rellenarlo y firmarlo, adaptarlo a vuestro caso y ya está, para que veáis un ejemplo de cómo es, luego os voy a enseñar aquí una factura nuestra para que lo veáis. Este es un ejemplo de factura, he quitado los datos del cliente por supuesto, aquí si os fijáis están los datos de nuestra empresa, aquí arriba el nombre de la sociedad, el CIF, la dirección, esto es un logo nuestro que tenemos, el número de factura que como os he dicho antes es obligatorio, nosotros por ejemplo lo que hacemos es ponemos 25 del año 2025 y este es el número de factura de este año. Luego fecha, que también es obligatorio que tengan la fecha, el concepto, por ejemplo podría ser servicios de nutrición o de nutrición deportiva, lo que queráis, base imponible son 100 euros y en este caso va con IVA y pondrías pues IVA 21% 21 y en total 121 euros. Y abajo aquí iría el método de pago, en este caso es una transferencia bancaria a esta cuenta. Entonces este es un ejemplo de una factura nuestra. ¿Qué más tenemos por aquí? Tenemos esta factura que es una plantilla que esta la podéis subir a Canva y la editáis sin ningún problema, esto está hecho para que lo podáis subir y editar directamente. Aquí pondrías tus datos, tu nombre, tu DNI, tu dirección y código postal y localidad, los datos de tu cliente y aquí lo mismo, número de factura, la fecha en la que se emite la factura, el concepto del servicio que se ha dado y en este caso este es un ejemplo de factura exenta de IVA, entonces lo que tiene que llevar las facturas que son exenta de IVA, aquí pondrías exento cero euros porque no hay IVA y tiene que llevar esto de aquí, operación exenta según lo dispuesto en el artículo 20, entonces si lleva esto la factura puedes hacer exenta de IVA y aquí pondrías el método de pago en el que te ha pagado el cliente, si te ha pagado en efectivo, si te ha pagado con tarjeta, si te ha pagado con Bizum, si te ha pagado por transferencia, lo pondrías ahí y ya está. Entonces aquí podéis usar si queréis esta misma plantilla donde podéis poner aquí vuestro logo y ya está y listo, ponéis aquí vuestros datos y siempre tenéis ya creados con vuestros datos, que sólo es cada vez que hay un cliente nuevo, pues cambiar estos datos del cliente y actualizar el número de factura y la fecha y la cantidad. Y ahora lo mismo, pero una factura está aquí, Entonces sería exactamente igual que la anterior. La diferencia es que aquí sí que llevaría el IVA 21%, entonces ahí sí que llevaría el 21% de IVA y habría que añadírselo a la base imponible. Entonces sería exactamente igual que anterior, podéis tener una plantilla hecha con IVA y otra sin IVA y depende del paciente hacéis una u otra. Entonces simplemente es. Y ahora os he subido también como herramienta el PDF que os he compartido durante la sesión. Me falta añadiros, que os lo voy a subir, el ejemplo de factura a un profesional o a una empresa para que veáis lo del IRPF, porque eso tenéis que descontarlo, tenéis que añadirlo a la factura también. Y luego por último la sería un checklist sencillito que he hecho aquí, ¿Que sería esto? Pues lista de control de requisitos, Requisito alta en hacienda, modelo 37.36, aquí podéis marcar sí ya está hecho tal z y si queréis añadir observaciones. Alta en el RETA en régimen de autónomos, lo mismo, hecho. Licencia sanitaria o registro igual que la del ayuntamiento, hecho. Contrato de alquiler y fianza, si es un local físico, hecho. Seguro del local, colegiación, seguro de responsabilidad civil, aviso de privacidad, RGPD, facturación correcta, ya tengo claro cómo son mis facturas, cómo hacerlas, etc. Registro mensual de ingresos y gastos, modelos trimestrales, declaraciones anuales, Aquí podemos ir marcando si queréis siempre cada trimestre podéis ir sacárlo e ir actualizando. Luego los contratos de colaboración de los centros con los que colaboro firmados, el certificado digital activo. Por último, ya para terminar, las recomendaciones para gestionar tu actividad. Puedes tener un calendario específico con todas tus obligaciones fiscales, administrativas, aunque ya os digo, si os lo gestiona una asesoría ellos os avisarán, pero está bien que lo tengáis en cuenta y que sepáis cómo funciona el juego, porque al final luego ya os vais a acostumbrar y ya sabéis cómo funciona, cuando son las presentaciones de impuestos, etc. Para tener la documentación preparada y enviárselo a asesoría, porque si presentamos los impuestos más tarde de lo debido nos van a cobrar recargos o incluso multas. Luego tener toda la documentación organizada, tener un sistema de archivo ordenado, bien físico, digital, que te permita localizar toda la documentación en cualquier momento de manera rápida. Y una cosa importante es que tenemos que conservar las facturas y justificantes de pago en ese caso durante al menos cuatro años, que es el periodo de prescripción fiscal habitual. ¿Por qué? Por lo que os he dicho antes, porque Hacienda puede venir dentro de tres años, haceros una inspección y os puede pedir solo el último trimestre u os puede pedir documentación de los últimos cuatro años. Entonces por eso hay que tenerlo bien guardado, bien estructurado. Entonces una cosa que podéis hacer, pues por ejemplo en Google Drive por años y por trimestres, ir guardando ahí la documentación, que es lo que me parece más sencillo. Google Drive por años y por trimestres, ir guardando ahí la documentación, pues las facturas emitidas, facturas recibidas, si he firmado contratos de colaboración, si tengo tickets de gastos que he metido como factura recibida, tenerlo en carpetas guardadas, que puedas encontrarlo fácil y que lo tengas ahí guardado. En Dropbox, por ejemplo, también puedes guardarlo, pues hay muchos de este estilo que os pueden servir. Y luego el asesoramiento profesional. Esto ya os lo he dicho desde el principio, que lo ideal para todo este tema de impuestos, etc. Es que lo deleguéis en un gestor asesor, que al final el coste cuando eres autónomo y empiezas que hay poco movimiento, va a ser 50-60 euros máximo al mes y te compensa por el tiempo que te va a llevar si no sabes hacerlo y los problemas que te puede evitar el tenerlo todo controlado. Entonces hasta aquí la clase de hoy. Como os he dicho, os compartiré las herramientas que hemos comentado antes y cualquier duda me podéis contactar por Discord sobre esto. Si necesitáis algún contacto de la empresa de LEOPD o cualquier cosa que queráis, me podéis escribir por Discord o en la parte de formación también podéis escribir ahí y os contestaré siempre. Así que nada, muchas gracias y nos vemos.