This is a Spanish coaching lecture by Esther Montoliu for nutritionists and clinic owners about organizing annual strategy and moving from a busy agenda to a productive one. Key advice: use visual calendar color-coding; optimize appointment lengths and buffers (example case: María sees six patients/day in seven hours and becomes exhausted); protect time daily for menu prep and content; reduce consult hours to free days for management and delegation as you scale. She emphasizes seasonality (top months: January, May, September), planning launches and evergreen content, and using recurring programs (pacs) and renewals to stabilize cashflow and average monthly revenue.
Questions this video answers
Six patients per day, Monday to Friday, in seven hours.
January, May, and September.
Chapters
Yo simplemente esto es que son colorcitos, porque yo digo pues los colores naranjitas para cosas de la academia, los colores moraditos para preparar cosas internas de la academia, los azulitos también para preparar otras cosas internas de la academia, lo de salud en verdecito, bueno pues un poco que lo tengo así organizado por colores porque yo soy muy visual, entonces yo veo el calendario, digo vale, más o menos un porcentaje de mi calendario y dedicado a esto. Entonces es normal que esté avanzando hacia esto. Mi objetivo macro, esto ya lo hemos hablado antes, por ejemplo, una agenda ocupada y una agenda productiva. María es nutricionista, tiene seis pacientes al día de lunes a viernes en siete horas. Podría ser la agenda de cualquier nutricionista que tenga, sobre todo en consulta presencial. Llega agotada cada noche y no le da tiempo a su contenido ni a revisar si su negocio está creciendo. Además dedica unas dos horas más a elaborar menús y si no lo hace entre semana, lo hace el fin de semana. Propuesta para María. En lugar de atender seis pacientes en siete horas, optimizaríamos las primeras consultas, porque hay veces que en lugar de una hora tardaba una hora y cuarto y siempre se dejaba hora y media en agenda por si acaso al final perdía siempre media hora con cada nuevo paciente y siempre se dejaba 15 minutos entre medias de cada seguimiento por si se retrasaba. Entonces cuando dejáis. Yo esto lo he visto en vuestras agendas, no sé si ASUM, pero en alguna agenda lo he visto y sobre todo las de presencial. Entonces esto al final tenéis que pensar que cada 15 minutos perdéis entre 15 y 30 euros, depende de vuestras tarifas. Entonces hay que optimizar muchísimo las horas. Nosotros por ejemplo las clínicas, como no tengamos optimizadas mucho las horas, la rentabilidad por hora se lleva muchísimo. Por ejemplo en las clínicas te decían no médico, mete botox en 15 minutos, porque si no mete botox en 15 minutos le tienes que pagar 25 euros más la hora, por ejemplo, era algo así. Entonces vale, os lo digo con este ejemplo, pero tenéis que pensarlo también vosotras ¿Cuánto perdéis cada 15 minutos que os alargáis 2 horas para nuevos pacientes, 2 horas nuevos pacientes? ¿2 pacientes y 4 seguimientos de 30 minutos? En este caso sería, espérate que lo estoy leyendo y no sé qué lo estoy diciendo. Nuevos pacientes y cuatro seguimientos, vale, serían dos horas nuevos pacientes y 4 seguimientos de 30 minutos. Reducimos la agenda cuatro horas en lugar de siete más una hora diaria para hacer los menús de los dos nuevos pacientes Y una hora diaria de soporte y contenido y dejamos un día libre a la semana sin consulta porque ya los habremos metido de lunes a jueves para gestión de ideas, desarrollo y contenido. Esta es una transición porque obviamente si luego quieres delegar, cuando una persona quiere delegar y quiere escalar su empresa, la consulta es lo que menos tiene que hacer, el pasar consulta, si tú estás en un momento de delegar, a lo mejor pasas consulta un día a la semana o uno y medio porque tienes que hacer otras muchísimas más cosas para que tu empresa crezca. Tenemos que integrar fechas claves como temporadas altas, eventos especiales y lanzamientos planificados. Tenéis que tener en cuenta lo que os decía, temporadas de menos compra que hayáis tenido para saber qué acciones podemos hacer, por ejemplo, pues si en verano sabéis que baja a lo mejor el mes anterior si es bueno, podemos hacer un lanzamiento para tener un pico de facturación o lanzamos un bonus específico o algo especial que sepamos que os guste, por ejemplo como hizo Asun en su día lo del Summer Camp, pero pues prepararlo súper bien con antelación para facturar más de ahí en julio y en agosto un buscar en Gemini. ¿Por qué en Gemini? Porque Gemini como va asociado con Google, va enlazado con lo que buscan las personas, entonces con las búsquedas, entonces bueno, os lo hice yo y pregunté, búsqueda de personas que buscaban dietistas, nutricionistas y soluciones para bajar de peso. Entonces realmente podría decir que casi todo el año la gente buscaba, pero luego hemos hecho un cribado en enero por los propósitos de año nuevo. Muchas personas se comprometen a mejorar la salud en primavera también en verano la gente se va animando, junio, incluso julio, depende, yo por ejemp, me acuerdo que a nivel de obesidad en una de nuestras clínicas en Santander, julio fue como. ¿Pero por qué? Pues porque justo ahí el verano como llega a veces un poquito más tarde, pues bueno pues eso depende de dónde estéis en septiembre, porque se vuelve a la rutina, es como un nuevo enero en octubre y principios de noviembre, antes de llegar a las fiestas y luego pues meses puntuales, por eso también primavera aumenta por tema de bodas, bautizos. Entonces los top 3 enero, mayo y septiembre. ¿Qué podríamos plantear entonces en estos tres meses, pues a lo mejor podríamos plantear, ya que la gente busca mucho, mostrarnos mucho y hacer lanzamientos o campañas grandes, porque tenemos que pensar que en un emprendimiento es muy difícil que todos los meses cobremos, ganemos o facturemos lo mismo? Entonces tenemos que pensar en lo que vamos a querer facturar en todo el año y lo vamos a distribuir. Oye, que a lo mejor un mes pinchas, pero lo voy a compensar con esos meses de enero, mayo y septiembre que van a aumentar más mis facturaciones. No pasan nada. Si un mes, si por ejemplo en agosto hacéis mil euros, vamos a intentar que no pase, porque os hablaré de cómo tenemos que hacer para renovaciones. Por ejemplo, en la academia este mes ha habido varias personas que me han dicho que le habían renovado entre 3 y 5 personas a 400 o 500 euros. Entonces dices, ya solo con eso diciembre no es malo. Entonces los meses supuestamente malos seguramente tendremos renovaciones de pacientes si trabajamos con pacs. Por eso digo siempre la importancia de trabajar con pacs o programas, porque suelen ser más recurrentes luego en cuanto a renovaciones. Entonces no es solo motivo por que os capitalicéis antes, que vale también, aparte de la adherencia y que lo hacéis mucho mejor para los pacientes porque hay muchísimo más compromiso por su parte y por vuestra parte, sino para que os aseguréis una facturación constante, porque estoy en un lanzamiento o una campaña, luego trabajo en Evergreen, que se refiere con el contenido estratégico, hago más acciones, meto más publi en redes sociales y el tercer mes renovaciones. Entonces siempre tengo los meses que a lo mejor el mes más bajito es el del medio y hay veces que no, y entonces siempre son ingresos como muy recurrentes y más o menos vas a saber la media de cuánto vas a facturar. Si lo tengo puesto de ese modo en la estrategia, estoy diciendo muchísimas gracias.
