Organización y estrategia anual: Clase 4. De la teoría al calendario: agenda productiva, tiempos Lyd

Vamos a plantear los objetivos anuales. Aquí os quiero decir una cosa que la enlazo con algo que os había dicho antes. En cuanto a objetivos generales de un negocio, independientemente de que sea online o presencial, suelen facturación de nuevos clientes, mejorar la satisfacción de los pacientes, es decir, el servicio, para conseguir renovaciones, las renovaciones las conseguimos mejorando el servicio que damos y tener rentabilidad del negocio, que esto de la rentabilidad del negocio lo podríais barajar más en negocios presenciales sobre todo. Entonces en negocios online luego también suben mucho los costes, porque si metes publicidad, vas teniendo equipo, pagas agencias, luego se te queda al margen muy pequeñito. Entonces a lo mejor también más adelante trabajáis en margen y rentabilidad de vuestro negocio. Ahora mismo, en mi opinión, creo que estaríais entre las dos primeras, pero aquí lo que os quiero decir es que no podéis hacer las tres a la vez, no podéis pretender mejorar la facturación, la satisfacción y el margen. Tenemos que dejar tiempos y a lo mejor planificar un objetivo por trimestre o a lo mejor intentar un 80% objetivo y un 20 para el resto. Os pongo el ejemplo, diciembre, nosotras teníamos un lanzamiento y lo cancelé. Y lo cancelé porque quería mejorar el servicio. Por eso estamos, por eso navidad he estado trabajando, como no pude, por la semana esta que tuve trabajando con la academia, hemos estado cortando, hemos estado mejorando la hoja de ruta, hemos estado planificando un montón de cosas, vamos a poner los nuevos talleres accionables para que todavía hagáis más. Entonces nos hemos puesto con eso, la mejora del servicio, en organizarlo todo bien y en tener el primer nivel y estos talleres más mejorados, accionables para todas, para centrarnos más también en el nivel más avanzado que es el vuestro, sobre todo para cerrar ya con eso y meternos más con vuestro contenido, aunque ya estén subidas clases, pues para meternos más de lleno. Entonces eso tenéis que pensar vosotras. Hay veces que vais a penalizar un poquito más la facturación, pero a cambio de que a la larga, porque yo entiendo que si yo mejoro el servicio vais a estar más contentas las otras chicas del otro nivel también y que luego querréis renovar, pero sin embargo, si entráis y no veis nada de mejora, no veis que nosotras nos esforcemos que hagamos cosas por vosotras, que nos atendamos, pues esto es una mierda. Entonces esto lo tenéis que tener en cuenta vosotras también y en vuestros pacientes tenéis que ir mejorando vuestro servicio porque una fuente de ingresos muy importante va a ser las renovaciones, tenéis que mejorar esta parte, si no la tenéis ya, oye, que no os estoy diciendo que no lo hagáis bien, pero si nos centramos en esto seguramente esto lo estemos descuidando, desgraciadamente, que os vendrán cosas de las que os suelan venir habitualmente y si os queréis centrar en la facturación a full, trabajaremos a full en la facturación y a lo mejor decimos, y bueno, cuando tenga unos meses un poquito más bajitos y a veces más en mi servicio, o bueno, dedico un día a la semana al menos dos horitas a mejorar el servicio, eso lo tenemos que pensar bien, pero no podemos ir solo a por las tres. Esto realmente no lo vamos a ver mucho porque a diferencia de con las horas, pues vosotras vais a tener una hora con Luis para verlo. Entonces solo os quería ver un poquito. Pues que tengáis en cuenta que vuestra facturación será la facturación mínima media mensual tiene que ser igual al sueldo para sus gastos personales más los gastos del negocio, que los gastos del negocio habitualmente, depende de si tenemos presencial, suelen ser más o menos un 40%, o sea, si por ejemplo factura 5.000, 2.000 se te van y en el caso de online, pues a lo mejor el margen es un poquito más grande de beneficio para ti. ¿Pero sí que me quería poner más, no os digo mucho el otro con esto, el saber cuántas horas máximas queréis trabajar a la semana? ¿Número de tardes libres, bueno anoche son plan, tendría que ser todas, pero número de tardes libres sin hacer nada, ni WhatsApp siquiera, o bueno, venga, WhatsApp a lo mejor algún momentito, pero de eso de contestar y dejarlo, no? De dietas y tal. Y días de trabajo, si en fin de semana vas a trabajar algo, aquí no estoy juzgando ni nada, porque oye, a mí hay veces que yo prefiero coger y decir, oye, pues un viernes no trabajo, pero el domingo voy a trabajar, esto como vosotras queráis. Y cuántas vacaciones quiero tener, por ejemplo, quiero trabajar 30 horas a la semana, dos tardes libres, no trabajo sábados ni domingos, tengo seis semanas de vacaciones o trabajo 25 horas a la semana, viernes, tarde libre, WhatsApp solo de lunes a jueves y ocho semanas de vacaciones. Oye, que aquí, a ver, luego hay muchos, a ver, son ejemplos, porque yo hay años que a lo mejor me he ido en total dos meses de vacaciones, pero no significa dos meses de vacaciones,' sino que he viajado con el portátil, porque podemos, las que trabajamos online podemos viajar con portátil, entonces, pero digo de vacaciones de que podáis permitiros desconectar un poquito más. Yo sé que en autónomas es muy difícil, yo llevo siendo autónoma desde el 2017, juraría que no ha habido ningunas vacaciones que yo no me haya llevado el portátil, no digo que eso sea bueno, ni que lo tengáis que hacer, o sea, eso luego por eso tampoco os sintáis luego mal, porque a lo mejor yo te digo 8 semanas de vacaciones y tú empiezas a decir, ostras, ¿Cómo me cojo ocho semanas de vacaciones? Seguro que algo pendiente estás, porque por ejemplo yo este último año sí que me acuerdo que desconecté más en relación a como estaba antes, cuando tenía las clínicas, ahí sí que era imposible, pero ahora con nuevo proyecto que tengo sí que he desconectado más, ¿Por qué? Porque vosotras también conocéis lo que es el descanso. Cuando estoy de vacaciones sé que me habéis respetado un montón, no me habéis escrito tanto y entonces pues yo sí que os voy contestando, pero a mí eso no me molesta, entonces para mí ese trabajo básico de responderos cuando me escribís por privado, poner algo por Discord, no me molesta. Entonces tendréis que saber en vacaciones cuáles son vuestros límites mínimos de negocio, porque yo por ejemplo, a mí me parece, si yo por ejemplo, habéis contratado seis meses, si yo me voy en esos seis meses dos o tres semanas, no puedo desaparecer, tengo que dar el soporte o bien metiendo equipo o bien contestando yo estando de vacaciones cada una. Eso luego que se lo organice como vea, sin sentirse culpable, pero que lo tenga ya claro qué voy a hacer y qué no voy a hacer. Poned en una hoja y luego si queréis aquí en el chat o lo decís, cuántas horas a la semana de consulta con pacientes, incluso si queréis podéis poner entre paréntesis de elaboración de material y más o menos de gestión de móvil y cuántas horas de negocio, marketing, gestión, ideas, ¿Ya lo tenéis o estáis en ello?

Yo tengo una duda, porque.

A ver.

En plan, por ejemplo, horas de consulta, yo eso no lo. Como no tengo consultas en verdad no sé muy bien cómo dividirlo porque yo hago. Yo tengo horas de revisiones mensuales, que es cuando hago una videollamada, que no suelen ser, pues en una semana a lo mejor no tengo, en una semana tengo 5, porque dependiendo 1 poco cuando hayan empezado y cuando acaben, luego las horas de las llamadas de venta, que pues intento hacerlas unos días concretos, si no, pues al final no se puede, pues lo hago. Luego las horas de elaboración de pautas, en caso de que haya cambio.

Pautas.

Y luego los lunes que hago la revisión semanal, que eso es como todo el lunes, entonces no sé muy bien cómo dividirme.

La de ventas las haríamos, la de consulta, como por ejemplo, imagínate si hay una semana que no tienes pero otra semana tienes 5, hacemos más o menos una media, hacemos la media de eso, de los seguimientos y del soporte que hagas, cuánto retiro te tiras enviando los cuestionarios, todas esas cositas, o si tienes soporte vía WhatsApp, todo esto relacionado con el paciente o elaboración de pautas, todo eso lo pondrías Y lo de. Nos iría en la parte de negocio, lo de qué, perdón, la parte de ventas la tendríamos en negocio.

Vale, genial.

Si lo desglosas mejor, pero claro, habitualmente eso no lo vas a saber, pero sí que puedes saber cuánto tiempo vas a dedicar a la captación de leads más o menos. Yo es que he puesto en horas consulta también metió la mejora que estoy haciendo ahora en el programa, eso realmente es gestión, Es gestión y servicio de consulta, me refiero con el paciente en sí. Vale, siento cero, pasa igual que Sara. Sí. ¿Y el material? El material depende si es pautas específicas para ese paciente como dieta, etc, o son materiales generales para mejorar tu servicio. Bueno, depende, porque directamente también ¿No?

Al final hay veces que llevan menú, hay veces que llevan algún material que yo vea que necesitan para trabajar X cosas en esa quincena o en ese mes, hay veces que llevan las dos cosas, depende, pero material de post consulta.

Por decirlo de alguna manera, si tú lo haces esa vez desde cero para ese paciente, en ese caso también sería como pautas del paciente, porque luego ya lo tendrás hecho y ya no te lleva tiempo, entonces te lo pondrías también como horas de consulta y material del paciente. A ver, luego esto más o menos, porque por ejemplo yo cuando material para los pacientes, pues sí, la primera vez lo hacía, pero luego ya simplemente es imprimírselo porque ya lo tienes. ¿Entonces ahí lo meterías en ese caso justo puntual que lo has hecho para un paciente en concreto y te lleva habitualmente, pues cuántos materiales nuevos haces a la semana para pacientes? Te haces como una media más o menos. Si, es para que sepáis vuestro tiempo real.

Y luego esto también va cambiando, entiendo, porque por ejemplo yo estaba pensando y digo ahora mismo en este momento a las horas del negocio le tengo que dedicar más, más tiempo que a lo mejor pues cuando haga las mejoras que quiero hacer y los cambios que quiero hacer, entonces es como que ahora necesito horas para invertir en eso.

¿Claro, esto puede cambiar muchas veces pensar cuáles son ahora mismo vuestras prioridades? Entonces son las prioridades de lo que queréis lograr, no lo que estáis pensando, lo que estáis haciendo, pero realmente esto sería lo que queréis lograr.

Ah, vale, vale.

Prioridades. ¿Entonces cuántas horas a la semana querríamos pasar o dedicar a la consulta? ¿Cuántas horas o tendríamos? Sabes, o sea, si por ejemplo ahora Asum quiere y pone que tiene que hacer que quiere como máximo 15 horas de consulta semanal, entonces le va a tocar cambiar mucho su estructura.

De hecho yo había puesto entre 20.

Y 25 y a lo que no.

Sé cuánto dedicarle es al negocio. No sé cómo dividir ese tiempo. ¿Es como vale, de marketing, de gestión, pero cómo divido ese tiempo?

¿A qué te refieres? ¿Cómo divides ese tiempo?

¿Horas de negocio? Horas de negocio, marketing, gestión. Básicamente es horas para la empresa. Lo divido en plan, en plan, me acabo de parecer mi sobrina de 20 años, en plan, no sé, una hora de elaboración de material para las redes sociales, dos horas de gestión.

Ahora os voy a poner ejemplos de bloques, simplemente destinado un poco al crecimiento de tu negocio, a pensar ideas, luego ya os enseño los bloques. Ahora solo pon las horas de dedicar, ahora es más sencillo, solo las horas, Luego pon unas tareas, pasito a pasito desglosamos tareas, solo las horas, ves, ya te estás agobiando con todo lo que conlleva. ¿Solo que pedido las horas? Lo que decía, Vale, veinte, veinticinco consultas, diez, quince negocios, o sea. Entre 30-40 horas a la semana para que seas consciente.

¿Pero igual es te lleva horas, no? Supongo que me llevará menos No, en verdad me lleva menos, yo creo. Me lleva menos, claro que me lleva menos.

Eso piénsalo bien, porque con el método que tú tienes, lo que necesitas es captar más y meterlas a ese método. Pero no subirá más horas.

Es verdad, tú estás voy a tener.

Más horas de pacientes para ganar más, pero realmente no serán tantísimas más horas. En tu caso, por el método.

Serán 15-20, o sea, entre 15-20 realmente menos bajándole en consultas y en el negocio, pues realmente igual. Pienso que al final acabarás. Entiendo que le acabaré dedicando ojalá más tiempo al negocio y menos a las consultas.

Eso es cuando escalemos, que ya realmente.

A veces lo vas haciendo ya, porque como no te absorben tanta energía al no hacer consultas.

Claro.

Voy a dar una vuelta.

Vale, perfecto. Aquí, por ejemplo, ASUM vende 25 horas pacientes y su material y 8 horas de negocio. ¿Aquí que tendríamos que tener en cuenta? Que si tú sabes todo lo que hay que hacer para crecer bien en un negocio, ya estás viendo que esta parte te está como tirando de decir, ostras, es que si estoy tanto aquí, no tengo tanto aquí. Y además aquí tenemos que sumar siempre los imprevistos, que es que no. Lo que pongamos aquí no tendría que sumar más de 30 horas a la semana o 35, porque seguro que mínimo 5 horas imprevistos a la semana las hay. Tampoco os estoy no, no podéis trabajar 40 horas. Al inicio de un negocio o cuando queremos cambiar el modelo de negocio, se trabaja a veces más y yo las he trabajado. Estamos aquí para aprender a cómo primero crearlo y luego ya escalarlo para trabajar menos horas, que es lo más realista. No podemos pretender crear un modelo de negocio con el que solo trabajemos tres o cuatro horas al día trabajando ahora mismo tres o cuatro horas al día, pero en un futuro sí que lo podremos hacer. Esa es un poco la idea, pero al principio hay que crear esa estructura que nos lleve a ello. Luego, cuando lo tengamos todo interiorizado, cuando vayamos delegando, pues claro que queremos trabajar entre tres, cuatro horas al día, y si no trabajamos mejor también lo hace bien, nuestros pacientes están contentos y cobramos, pues súper bien y se puede. Os quería poner aquí también por el tema a veces de los precios, un ejemplo. Es un ejemplo como muy exagerado y de una conversión de que vendes una de cada cinco llamadas, habitualmente más porque conseguís leads más cualificados o si no están muy cualificados directamente no les lleváis a llamada. Lo he puesto como muy pesimista en la conversión, pero solo para hacernos un poquito una idea. No quiero que os fijéis casi en esto, sino en lo siguiente que vamos a ver en el precio del programa. Si lo vendierais a 350 para ganar 700 son 2 ventas al mes 1.705 ventas al mes 2.106 ventas al mes, 9 ventas 3.150 12 ventas 4.200 y 18 ventas 6.300. Aquí viene como lo chungo, si conviertes un 20% una de cada cinco necesitaríamos para 2 ventas 10 leads, para 12 ventas 45 leads y para 18 ventas 60 leads. Esto no se cumple habitualmente y lo sabéis porque muchas de vosotras con 10 leads pues a lo mejor habéis tenido 5 ventas. Entonces es simplemente para que tengáis en cuenta. Una cosa es que pongáis los objetivos de venta, pero luego tened en cuenta vuestra conversión habitual. Por eso es muy importante que tengáis los KPI. ¿Como decíamos, cuántos leads suelo tener mensualmente? ¿Cuántas solicitudes de información, ya sea en presencial o en online? Me da igual, porque de ese modo sabrás siempre qué vas a facturar, porque si tú sabes que más o menos te entran 20 leads al mes y estás facturando. Dos 1500 euros, sabes que para conseguir 5000 euros tendrás que hacer que te entren 40 leads. Entonces la estrategia iría ahí, conseguiros 40 leads. No son las ventas, son los leads. No necesitas más ventas, necesitas más leads en este caso, porque tú ya conviertes leads. Entonces esto es importante que tengáis el foco y que sepáis qué pasa. ¿Por qué os he puesto este ejemplo? ¿Por qué? Sobre todo por esto, porque con el mismo esfuerzo y los mismos leads con 10 leads, en el caso de que cueste 500 euros el trimestre, con 10 leads vas a conseguir 1000 en lugar de 700, con 6 ventas vas a conseguir 3000 euros en lugar de 2100, con 18 ventas en lugar de 6300 vas a conseguir 9000 euros con los mismos leads. Los leads da igual porque es tu conversión en ventas, lo que importa es cómo sea tu servicio y cuán cualificado sea el lead. Y lo que Decía, no necesitáis 60 leads para vender. Esto seguramente a no ser que vengáis muy mal o sean muy poco cualificados. El modelo, si pensáis en vuestro modelo, es cómo ganáis dinero, cómo llegan vuestros clientes, por dónde, por qué vía, cómo entregáis el servicio, si son consultas sueltas, si son PAC, si son programas, sin depender de improvisar. ¿Entonces, cómo monetizas? ¿Qué es lo que tienes, qué es lo que vendes? Cuantas más cosas vendas, más difícil es vender algo, porque los pacientes se lían. Aquí os suelo decir que está muy bien que tengamos una escalera de valor a nivel de negocio, pero primero afianza la principal, la que te puede dar más dinero de entrada. Aquí os quiero hacer ver que si tú por ejemplo, el foco en vender una membresía de 20 euros al mes, ¿Cuántos leads necesitas para ganar 2.000 euros al mes? ¿Y cómo vas a conseguir, yo que sé, 200 leads para tu membresía de 20 euros si no estás consiguiendo 5 para vender 350? Aquí es para bajaros un poco a tierra cuando empezáis a decir, no voy a probar esto, voy a probar lo otro. Centraros en una cosa, mejorarla, optimizarla, que dé resultados, que veáis que funciona, porque a lo mejor estás intentando vender una cosa que no funciona. Entonces dale una vuelta, pregunta a quién tiene dentro, qué le gusta, qué necesita, porque solo vosotras vais a conocer súper bien a vuestro avatar, porque sois las que trabajáis con él. Preguntadle sin miedo, por eso os preguntamos también en los cuestionarios, para ir mejorando toda la parte de la academia, para eso es también los cuestionarios que les podéis ir preguntando y si no lo hacéis, deberíais empezar a hacerlo para preguntar cómo mejorar vuestro servicio. No podemos tener el ego tan elevado de pensar que ya lo hacemos todo súper bien, seguramente no tenéis mucho que mejorar. Entonces preguntadle a esa persona que necesita, no demos por hecho lo que necesita, preguntarle realmente qué le vendría bien a esa persona. Entonces intentar monetizar primero la oferta principal, me da igual el precio, pero que os dé para vivir con 400 ventas, por ejemplo, un básico 4 por 400, 4 por 350, me da igual, pero que sea un mínimo rentable y viable para tú vivir y que no tengas que matarte a conseguir 800 mil leads. Luego ya cuando optimiceis eso ya veremos otras fuentes de entrada, o si tienes un pack de inicio, más revisiones sueltas en este caso te diré que morirás pronto o un premium que realmente no es muy premium, pero bueno, como conozco los precios que soléis poner pues os digo esto para que os sintáis cómodas, pero perfectamente, el otro día lo estuvimos hablando, que podéis vender perfectamente seis meses por 1500 euros si hacéis una buena oferta, entonces no necesitaríais tantas ventas. Luego depende de lo que queráis, vosotras queréis trabajar con cualquiera a menos precio o preferís trabajar con alguien muy comprometido, pero para eso tenéis que hacer un trabajo comprometido también en redes, en marca, en comunicación y vender a un precio más elevado y trabajar a lo mejor con dos pacientes al mes, oye 1500 euros dos pacientes y delego la parte de la consulta presencial que me puede dar a lo mejor al mes mil euritos más estos tres mil euritos y yo ya me apaño y vivo súper bien casi sin trabajar, oye, ahí tenéis que ver qué realmente queréis en vuestra vida. Eso es otra cosa también que tendríais que tener en cuenta, hay veces que no necesitamos más y más y más, igual alguna de vosotras se conforma con un poquito menos y más paz mental y haciendo las cosas de otra manera. La captación, ¿Cómo entra gente? ¿Cómo se entra habitualmente las personas? ¿Vale, pues si por Instagram, por Lead Magnet, por colaboraciones, por afiliados, por Doctoralia, por Google Adwords, por dónde? Para que lo tengáis en cuenta. Esto por qué es tan importante y más en presencial, porque en presencial no sabemos por dónde nos vienen, muchas veces a lo mejor nos han escrito por WhatsApp y tú dices, ah, lo habrán encontrado Google y a lo mejor no, a lo mejor justo te han escrito si te han visto en Instagram y luego te han escrito por WhatsApp. Entonces tenemos que saber por dónde nos entran el canal de entrada de nuestros pacientes, porque sabiendo el porcentaje de pacientes que nos entran por cada línea que tengamos, vamos a saber dónde invertir más, o sea, si vemos que todos nos entran por Instagram, vamos a invertir en Instagram, si vemos que todos nos están entrando por Google Adwords, pues vamos a petar más esa parte de publicidad. Entonces esto es muy importante a nivel de estrategia, saber por dónde nos entran, es que si no lo mismo tenemos un chiringuito, no controlamos nada todo, viene un paciente, anda mira, mira qué bien un paciente, no, pero de dónde viene.

Y si vienen la mayoría, porque yo suelo preguntar ¿Cómo has dado con nosotros? No sé qué. Y casi siempre, bueno, en mi caso es mucho el boca a boca en ese caso, para yo empezar, porque uno de mis objetivos de este año es invertir en publicidad, pero ¿Por qué publicidad empezaría en este caso, ¿Vale?

Por boca a boca y por los que no, porque. ¿Y hay veces que te vienen del boca a boca, pero por dónde te han buscado para conseguir tu información? No te han buscado nada y solo les han mandado tu WhatsApp.

¿Vale? A tantas preguntas no le hago, ¿Cómo has dado con nosotros? Ay, pues menganita viene.

Y.

En este caso tú sigue preguntando por si no todos vienen de boca a boca y alguien que te dice, pues mira, previsto no sé dónde. En estos casos se suele hacer un testeo, voy a invertir, si tengo 500 euros de presupuesto, voy a invertir 250 aquí y 250 acá durante dos o tres meses voy a testear por donde me vienen y por donde más me vengan, meto más ahí y entrena qué es lo que voy a hacer con el paciente, cómo trabajar sin morir a poder ser si es online, si es videollamada o presencial, intentamos también tener días agrupados de consulta, los seguimientos con límites, que incluso podéis hacer como un contrato y si tenéis plantilla o plataforma, cómo es vuestra metodología por así. Entonces hay que tener claro de cómo gana dinero, que es lo que más vendes, cómo captas a la gente y cuál es tu metodología. Si no tenéis claro esto ya hoy le tendréis que estar dando una vuelta.