Organización y estrategia anual: Clase 7. Simplifica para escalar - Lydera tu consulta

Ahora vamos a poner en una libretita cuáles son las tareas que siempre hacemos sí o sí, semanalmente, cuáles son más puntuales, por ejemplo trimestralmente o algún mes concreto, como lanzamientos, promociones del año. ¿Qué tareas diarias realizas sí o sí, o sea, todos los días respondo WhatsApp? ¿Cuántas horas actualmente pasas en consulta y cuántas deberías pasar? Son las que hemos puesto antes. Si tienes equipo, ¿Cuántas horas dedicas a la gestión y planificación de tareas, a delegar? Y actualmente, de las cosas que hacéis o que no hacéis, ¿Cuáles creéis que tendríais que tener en cuenta en vuestro negocio que no estáis teniendo en cuenta? ¿Qué opciones? Porque muchas nutricionistas y dietistas lo que hacen es paso, consulta, hago menús, respondo WhatsApp y ese es mi trabajo. ¿Qué áreas ahí creéis que está faltando? Ya lo hemos contado mucho. Como no me lo digáis.

Yo.

Seguimiento del. Vale, a ti te falta, es algo que no estás haciendo. Seguimiento de leads. ¿Qué más cosas a lo mejor me decís directamente? No hago captación.

Bueno, es que yo te tendría que decir que todo, porque es que has dicho. Claro, es que has dicho solo los menús, las consultas y atender WhatsApp. Es que prácticamente yo me limito a eso. Consultas, material, post consulta, preparación de la consulta y responder WhatsApp entre medias y ya está.

Es tu autoempleo y el material.

Claro.

Tú piensa que yo, por ejemplo, cuando tenía las clínicas, que también tenía nutricionista, ella sólo tenía que hacer los menús, las visitas y ya está. Porque le llenábamos la agenda, le gestionábamos la agenda y ya está. Tienes como un trabajo por cuenta ajena pero sufriendo.

Mira, mi marido siempre me dice que yo podría trabajar en una empresa y a mí lo único que me tenían que hacer era ponerme gente y sacaría el trabajo. Es verdad. Tú a mí dame pacientes, que yo los veo, mando material, pim pam, pim pam, pim pAm, y yo así puedo estar 40 horas semanales.

¿Y quieres eso o quieres eso? No, claro.

No, no, no quiero eso.

Por eso estoy aquí. Desde. Este le va dando. Desde el 2000.

Le estoy dando yo la lata aquí. Pero sí no, a ver, la realidad es esa, que no. También es verdad que a esto tampoco nos enseñan. Tú haces la carrera o el TSB o lo que tengas y es como ver pacientes, enviarle sus materiales, reorganizar tu.

Agenda, para de contar. ¿Claro, porque tú cuando entras a la carrera se supone que quiere ser nutricionista, no sabes de dónde vas a trabajar, te piensas que va a haber un trabajo idílico de nutricionista que luego no existe, y luego te das cuenta que el trabajo de nutricionista te gusta, pero gustan las condiciones y ahí es cuando dices quiero emprender y ahora cómo emprendo? Entonces por eso hemos pasado todas. Entonces tú tienes el punto de que ya sabes llevar tu consulta, sabes hacer muy bien tu trabajo y estás en el punto de que tienes que salir de ahí cagando leches y las opciones pues luego te las pinchas. ¿Cómo lo prefieres hacer, si tardar un año más o intentar hacerlo a partir de tres meses, podrían ser tareas que tenéis que hacer, pasar consulta, elaborar materia de los pacientes, esto que hemos dicho? Luego otro punto, a lo mejor me he dejado alguno más, me lo dediquéis. Gestión de las redes sociales, desglosado en la estrategia, captación, ideas, creación, grabación, tiempo para pensar en ideas y en estrategia de tu negocio, o sea, no es tiempo libre, es tiempo para pensar. ¿Por qué no llegamos a nada? Porque no pensamos, ya está, simple, no tenemos tiempo para pensar, aunque sea dando un paseo sin móvil y te vas apuntando en una libretita, te paras en un banco y apuntas en una libreta, lo que sea, tiempo no. Otro apartado, un bloque para planificar la estrategia de tu negocio, poniendo tareas específicas que te ayudarán a lograrlo, que es lo que hablábamos Asun, que ahora vamos a ver. Gestión del equipo, si lo hay o si queremos tenerlo. Una de las inversiones que se crea cuando queremos escalar un negocio y que hay que tomar una decisión y arriesgar a veces un poco, es decir, vale, aún no me da el negocio toda la rentabilidad que quiero, sí que me puedo pagar un X, voy a intentar estos meses, obviamente siendo inteligente y llegando a tus gastos personales, destinar un porcentaje que se quedaba en la empresa, si tienes ya un colchón, o que dedicaba no sé qué a delegar para que me permita apalancarme en otra persona mientras yo estoy creciendo y haciendo otras cosas. ¿Por qué falla aquí las personas cuando empiezan a delegar en equipo? Porque no tienen ni pajo ni la idea de que deben de hacer mientras ellos y no lo hacen. Entonces si lo hacemos con cabeza, apostamos por delegar y realmente aprovechamos ese tiempo tan valioso en hacer crecer nuestro negocio, nos puede funcionar. ¿Que lo aprovechamos en otras cosas? Pues entonces no. Entonces por eso lo de delegar con sentido y con estrategia. También la revisión de los KPIs, que es lo que tendría que dedicarse más una empresaria, y el tema de imprevistos o apagar fuegos que pueden pasar. Y cada una después de estas tareas, no sé si creéis que me puedo dejar alguna chicas que a lo mejor se me haya pasado vivir, pero bueno, eso ya parte del trabajo. Es que también os digo, ahora os parece como mucho, porque estáis en un momento que lo hacéis todo vosotras, pero es que luego la idea es que no lo hagamos todos nosotras. Mi idea, por eso estoy formando NMJ, para que breve ella haga el soporte de las Baby Nutrias conjuntamente también con Sandra, que yo salga del soporte de las Baby Nutrias y esté más con vosotras, o sea, yo también estoy. Yo ya vengo de empresas anteriores, pero en este lo He hecho desde cero. Asu me ha visto desde cero. ¿Qué cambios ha habido? ¿ASUR ¿Ha habido algún cambio? Es que tú misma lo has visto todo.

Sí, sí, sí.

Cuando entraste no era así. Todo ha llevado. Entonces llevo más de un año y medio y aún sigo mejorando y me queda muchísimo. Pero es que todo es un proceso, pero tienes que ir teniendo el foco en lo que quieres. Ay, al revés. Vale, ejemplo, si las ponemos en un calendario semanal. Espera, es que este me gusta más. Otro que hice yo, este me lo sacó. Chat GPT, que se lo puse, Pero por ejemplo, eso es lo que hemos visto. Podríamos bloque de elaborar material, ¿Qué elaboro? Porque cuando estamos con tantos bloques de tiempo también nos puede pasar que digamos, uf, hay tanta cosa que me agobio. Ponte. Exactamente, o sea, puedes trabajar con las herramientas que quiero. No me gusta mucho recomendaros herramientas porque no quiero que os aferréis a la que yo os diga, sino con la que os sintáis cómodas. Pero lo que yo hago me lo pongo Google Calendar y a lo mejor en una libreta o en un. Ya no lo tengo porque ya no lo uso. Bueno, en una libreta mismo me pongo. Si tengo bloque de elaborar material, pues tengo que elaborar unas pautas para helicobacter y otras pautas para suplementación en la fase 1 de SIBO, yo que sé, te lo puedes poner también dentro del Google Calendar que hay para escribir y así ya cuando tú te vas a poner a bloque de elaborar material para pacientes, vas y ya sabes que elaborar y no te pongas 800 mil materiales o no te pongas solo elaborar material y lo dejes así porque si no, no sabes qué vas a hacer y pospones la tarea. Ay, ya lo haré, porque es que ahora. Uf, es que esto no, es que es más importante lo otro y ya no lo haces. Bloque de gestión de equipo. En dos semanas tenemos un taller, Voy a bloquear la agenda al equipo el jueves que tiene a las seis y media para que lo dediquen para pensar la estrategia y el guión y comience la presentación. Cuando tienes equipo no tienes que hacerlo todo tú. Cuando tienes equipo tienes que delegar. Tú se supone que has llegado a un momento donde has llegado a conseguir algo que te ha hecho conocer todos los procesos de tu empresa internamente. Ahora es momento de delegarlos y confíes en una persona para que los haga. Y cuando tenéis equipo hay que hacer una sesión semanal con ellos. Nosotras hacemos una sesión ahora ya la hemos puesto un día concreto todos los martes a las 12 de de la mañana y nos ponemos, revisamos nuestros cuestionarios, trabajamos en la marca, en la empresa. Siempre hay que tener ciertas cosas y una de las cosas que tendríais que valorar con el equipo también es el avance de las personas que tenéis y si no, pues con vosotras mismas. ¿Cómo están yendo mis personitas? Y bloque de estrategia para negocio. Tengo un bloque de estrategia para negocio. ¿Qué significa esto? Como mi objetivo y es aumentar un 20% los pacientes esta semana tengo como tarea planificar el próximo mes para la estrategia de captación de leads, bien por vía presencial o por vía online. Qué voy a hacer el taller que ha dicho Asun, el reto, el relanzadera, cómo capto leads y lo voy a anotar. Desglosamos, ¿Vale? Los bloques. La hice yo, que puse abrir para poner como un ejemplo, ¿Vale? No sé si lo veis bien, se ve bien. Vale, aquí puse a las 9, por no poneros el domingo, que sí que lo tengo aquí, ¿Vale? Yo pondría realmente o el viernes o el. Ay, no, si esto es revisión, perdón, revisión ahora no lo puedo ver entero y no me acuerdo. Bueno, por la mañana lunes, pues simplemente revisar que esté toda la semana bien, pero si lo hemos hecho en domingo, mejor. Seguimiento y revisiones de los pacientes, por ejemplo. Y luego me pongo un bloque de dos horas y media para calendario y contenciones de reels del lanzamiento. Porque aquí pone, ejemplo, esta semana es un mes antes del lanzamiento, entonces yo me pondría aquí el calendario, ¿Que significa? Me voy a poner lo que os decía antes, los días que voy a publicar y de qué voy a publicar. Y luego por la tarde, pues estrategia de historias para el lanzamiento y que voy a publicar durante esa semana. Y me pongo a lo mejor un poco la temática de cada día, no es que ahí lo vaya a hacer todo. Aquí paso consultas de 9 a 1, seguimiento de leads aquí, porque siempre aquí he puesto dos veces por semana, depende de las ventas que tengamos, de las llamadas de venta, cuantas más llamadas de venta, más seguimientos hacemos. Entonces tenemos que tener, si lo tenemos todo puesto en una parrilla de Excel, iremos anotando cómo estamos llevando el seguimiento de los leads. Luego aquí, grabar reels de la semana 1 de lanzamiento. Aquí pone de 3 a 4 y media en una hora y media. ¿Que me grabo dos? Pues bien, la semana que viene me grabo dos más, no pasa nada, ponte cuántos vas a grabar y ya está. Aquí miércoles, planes nutricionales y seguimientos por WhatsApp. Aquí fijaos en una cosa, he puesto consultas martes por la mañana, miércoles por la tarde, jueves por la tarde, para no tener aquí unas consultas, me dejo un huequito, hago una dieta, me dejo un huequito, vuelvo a consulta, me dejo un huequito, me preparo guiones. No, el saltar de tarea en tarea hace que no hagamos nada. Al final también es mejor que las pongamos en bloques conjuntas. También te digo, eso es lo que a mí más me ha funcionado en todo este tiempo, que a lo mejor os va bien saltar, pero lo dudo, porque no ponéis el foco en nada. Entonces es mejor que tengas esos bloques inamovibles y tú dentro de esos bloques ya te pones a menganito, a julanito, a tal, tal, todos juntitos que te cancele a menganito, le dices al fulanito de esta hora que te venga una hora antes. Y aquí luego ya si quieres preparas planes o intentas meter a alguien, alguien de aquí, oye, puedes venir de aquí que te ha quedado un hueco, tal. Intentamos reorganizar agenda para que nos quede a nuestro gusto, no a la de nuestros clientes. La agenda a nuestro gusto no, porque es que muchas veces nos van a pedir un cambio de cita porque quieren ir a hacerse las uñas, pero no me da la gana. No, tenéis que mandar y poner límites. Otra cosa es que te digan, me han dado una cita en el Hospital General para un tag asun, no puedo ir. Pero si no le dices, pues mira, solo puede ser a esta hora o a esta hora y te las amoldas. No sé por qué digo asun, pero así por sin más. Y luego el jueves pues crear las secuencias de historias de 5 días, vale, aquí era la estrategia de historias, aquí crearlas, Crear un lead magnet, aquí puede ser crear un guión y luego ya lo diseñaré. Consultas por la tarde y un directo en Instagram. Me he puesto ahí de regalo porque me sobraba una hora esta semana de 30 horas. Revisar lo que me ha faltado esta semana porque tengo que ver que lo que tenía que hacer lo he hecho todo porque si no lo pongo para la siguiente o lo hago en esta horita si me ha quedado algo pendiente. Revisión de la estrategia del lanzamiento para planificarla en la siguiente semana. Cosas que necesite, seguimiento de leads y responder WhatsApp más mail. Ejemplo de una semana. ¿Lo veis complicado? Muchas de vosotras vais a quitar horas de consulta y vais a poder meter más horas de amarillitos amarillitos. Redes sociales, consultas rojo, aquí trabajo interno de pacientes naranja y negocio en azul y estrategia. Este también era en azul que me equivoqué. Así si lo vais organizando poquito a poquito lo vais a tener más claro y todas las semanas vais a ir replicando más o menos lo mismo y lo vais a tener instaurado. Y esta sería una semana de 30 horas, que estoy segura de que trabajáis más horas muchas veces, no sé, es un ejemplo. Luego está claro que alguna trabajará más obras y no digo que sea una barbaridad, oye, al principio, hasta que lo tengamos estructurado puede ser. Los viernes ideal para cerrar. Pendientes importantes, revisión de negocio, revisar los ads más los KPIs. Y en cuanto a lecciones se refiere, a qué ha pasado esta semana, que se podría haber evitado, porque hay veces lo primero que se nos viene es como echar la culpa a los pacientes, pero hay veces que quizá podemos mejorar alguna cosa nosotras si vemos que se repite asiduamente. Entonces el tener localizado qué cosas pasan asiduamente nos va a dar señales de que quizá algún proceso no lo tengamos optimizado. A lo mejor si vemos que nuestros pacientes no son muy comprometidos, no se toman medidas, tal, pues como decía Sara, voy a revisar a ver qué puedo hacer para conseguir que lo hagan, porque vale, todas sabemos, joder tío, es que tendrían que ser ellos los responsables, tendrían que venir ellas a los directos, pues qué podemos hacer más, Así como nosotras ahora vamos a implementar todos los meses talleres de acción, qué podemos hacer más para que hagan más, pues tenemos que exprimirnos, porque es que es lo que decía, que nos va a diferenciar esas pequeñas cosas con la i y va a hacer que eso lo podamos cobrar más. Os tenéis que estar preparando para lo que se viene, si no os quedaréis atrás y adiós y trabajaréis para las que sí que lo hayan conseguido. Es así, es así. Y plan de la semana siguiente, ya sé que se os ha jodido, pero os lo tenía que decir. Luego un reparto de horas semanales, como os decía antes, unas 7 horas para dirección, CEO, gestión de equipo, operativa, 6 horas, ventas, leads closing, renovaciones, 6 horas, servicio, calidad, feedback, protocolos, 4 horas, marketing, campañas puntuales, captación, 5 horas y eso es una semana de equipo, CEO con equipo, consultas, solo casos, claves, primeras o bifs de programas más caros, seis horas. Imaginaos si es que todo este trabajo para que pudierais escalar y ganar mucho más dinero sería así. Y consultas es lo de menos, o sea, ya sé que no estáis todas en esta situación, pero os la he querido poner para que lo veáis, vale, o sea, si pasas mucha consulta, pues se te va a desplazar lo demás y vas a ir más lenta. Es así, ya está que es así, no os puedo decir otra cosa. Entonces vamos a trabajar poquito a poco para llegar a esto, creo que es lo que muchas queréis. Pase por aquí, yo llego un momento que acabé hasta las narices en un Tan Fit en Santander de las consultas, que fue cuando decidimos abrir también la primera clínica dorsa en Santander y dije, es que ya no me llena esto. Y al final yo soy como de culo inquieto, de mente inquieta y dice vale, pues meto a alguien y la gente decía no, yo si no estás T, yo si no estás tú, ya que es así, punto, que va a trabajar con el mismo protocolo al principio es que me dice no, es que menganita quiere contigo, yo mira, no te flipes, quiere contigo porque es la cara visible, pero que tú no le vas a hacer nada mejor que tu compañera, o sea, no guardaros el ego en el bolsillo, que lo pueden hacer igual de bien o incluso mejor. Y de hecho intenté buscar a alguien que fuera mejor que yo para la consulta, y yo quería hacer otras cosas e intenté meter a la mejor persona que creía que podía pasar las consultas y ya está, y funcionó Vaincon. Principio, ya estamos casi acabando para que la semana nos funcione, consultas agrupadas en bloques largos, si aún pasas consulta, dos ventanas diarias de operativa, una reunión corta con el equipo y viernes revisión de negocio y optimización más agenda de la semana siguiente. Cuando pasamos a ser CEO no significa abandonar a pacientes ni trabajar menos, sino que significa que dejan de ser la que lo hace todo y pasas a ser la que asegura que todo funcione. Tú, tu trabajo principal ya no es hacer sesiones, sino que la agenda esté llena, sin huecos, que los leads se conviertan en pacientes, que el servicio tenga calidad aunque no lo hagas todo tú, que el equipo produzca syncaos, que haya renovaciones y continuidad, que los números cuadren, que tengas nuevos y mejores servicios, que hayan más renovaciones. Al final es un cambio de rol, pasas de ser una operaria a una directora, Porque si tu consulta cae cuando tú no estás, no es un negocio, es un autoempleo y con mucho riesgo y estrés. No sé si estáis de acuerdo en esto, entonces ¿Quién quiere llegar a ser directora? Muy bien, MJ, no, ponte a currar. A ver, ¿Queréis hacer ahora una semanita estos 15 minutos que nos quedan en vuestra situación actual, vuestro rol actual? Pues como sé que. Bueno, MJ igual sí que la tiene Sara, no lo sé, pero la semana que viene ordenadita o la siguiente, da igual, o dentro de tres semanas, en función a los objetivos que ya habéis puesto de enero o de febrero. Aquí os he puesto como ejemplos, ejemplos de cosas, pero si queréis os dejo mejor los bloques, estos bloques para que los programase, venga, 10 minutos en bloques.