Planificación y estrategia. 8)Tu semana de jefaza: bloques de tiempo, límites y agenda

Venga, seguimos ahora. Bueno, nos ponemos a trabajar o vamos a pensar aquí ya vamos a ir a Vale, tengo todo este cacao de todos los meses, todo el trimestre, ya tengo todo el año con los hitos más importantes, pero semanalmente yo tengo ciertas tareas, paso consulta, hago menús, gestión, agenda. ¿Cómo integro todas estas metas y objetivos con mi agenda diaria? Pues tenemos que pensar cuáles son las tareas que siempre haces sí o sí semanalmente. Las que pasáis consulta, pues seguramente pasar consulta, hacer menús, gestión de agenda, contestar WhatsApp, contestar mails. Todas esas las apuntaríamos. Si podéis ahora apuntarlas en un momentito, genial, porque así eso que vais avanzando, porque si no se os acumula mucho y luego no lo hacemos. De hecho, a partir de ahora cuando hagamos talleres accionables serán así, porque nos ha pasado un poco que lo hemos dividido más. ¿Cuáles son puntuales, por ejemplo, pues oye, trimestralmente tengo que pasar todas las facturas al asesor o cuáles hacéis en algún mes concreto? Por ejemplo, pues sí que tengo lanzamientos, voy a hacer este año cuatro lanzamientos, tres lanzamientos. ¿Promociones del año? Pues voy a hacer una promoción en julio y otra en diciembre u otra para el Black Friday. ¿Tareas diarias que realizo? Oye, pues todas las mañanas reviso a quién tengo, les saco todo el material que vamos a ver y reviso los whatsapps. ¿Cuántas horas pasas en consulta y cuántas deberías de pasar? Cuando digo consulta, me da igual presencial u online. Pacientes reales que debes atender semanalmente, el número de horas que precisan de tu presencia. Y si ya tienes equipo, cuántas horas dedicas a la gestión y planificación de tareas, a delegar. Es decir, si por ejemplo tenéis equipo, siempre hay que destinar a estar sola sin tu equipo para ver qué tareas deben hacer y cómo hacerlas. ¿Y qué áreas creéis que no estáis teniendo en cuenta ahora mismo en vuestro negocio y que sí que deberíais de tener? ¿Hay alguna área que no estéis teniendo en cuenta y que deberíais de tener? Por ejemplo, tener en cuenta el tiempo para vosotras, eso también es parte del negocio. Tener en cuenta la parte de facturación o la parte más estratégica de KPIs o de leads, el tener en cuenta el tema de las ventas, el tener en cuenta las redes sociales. ¿Hay alguna que actualmente no le estéis haciendo mucho caso? Mejora de servicio, mejora de atención a vuestros pacientes, ¿Cuál estáis obviando ahora mismo? ¿Cuál os cuesta más? Chicas, estamos de lunes que a mí me cuesta más hoy responderme algo. ¿Qué año os está costando más ahora mismo? ¿Los KPIs? Entonces Marina ya sabe que los KPI a partir de ahora los tiene que tener un poquito más en cuenta para ir mejorando áreas de su negocio, porque los menús y los seguimientos al IDS. Los seguimientos al ID es algo que se suele olvidar y es algo que juraría que en un ejemplo de semana os he puesto para que lo tengáis en cuenta. Y los menús, somos nutricionistas o dietistas, se supone que una de las cosas que hacemos es hacer menús, pero es lo que más odiamos. Yo también es lo que más odiaba. Lo primero que delegué organización. Vale, lo mismo Sara, tú también has empezado hace poquito. ¿Es normal, para mí es muy normal tener en cuenta todas las áreas, porque pensad que yo hasta hace poco llevaba 80 trabajadores, 7 empresas, un puesto nacional, mi proyecto y qué más tenía? Y alguna formación online. Y para mí, yo lo tenía que hacer todo y tenerlo bien estructurado. Entonces para mí el llevar sobre un proyecto es súper fácil y por eso os intento transmitir de una manera muy sencillita cositas bajadas a tierra, como veremos ahora, porque es muy importante que lo tengáis todo bien estructurado y que no se pierda nada. Las micro tareas que acaban robando tiempo, todas micro tareas que se repita, tenemos que intentar automatizarlas en cuanto podamos. Por ejemplo, yo os decía, todas aquellas que hagáis entrega de menú a nivel online, cuando podáis grabaros un vídeo, porque todas hemos tenido todos los desayunos son intercambiables por las cenas, lo mismo, las comidas también, si no hay alguna verdura que no te guste, la puedes intercambiar por cualquier otra de la lista. Aún me acuerdo yo del speech que le daba a los pacientes, que hacía ese mismo speech a cada uno de los pacientes que venía. Entonces, ¿Qué acabé haciendo? Lo escribí, se lo pasaba en un PDF y ya está. ¿El siguiente paso que hubiera hecho? Grabarme un vídeo, pero. Pero bueno, ya dejé de pasar consulta y ya no lo. Pero hacedlo porque eso es algo que os roba tiempo y podéis acortar muchísimo. Las sesiones que hacéis si las hacéis presenciales, presenciales me refiero incluso con la cámara delante, que estáis delante con el paciente, todo eso intentar automatizarlo, podrían ser teniendo en cuenta un negocio de nutrición, independientemente de que sea online o no, pasar por nueve cosas, luego ya cada una verá qué cosas tiene de más, de menos, depende de si hay equipo, de si no, del tamaño que tenga. Pasar consulta, elaborar material de los pacientes, atender a los pacientes por WhatsApp, gestión de las redes sociales, desglosado. Luego en estrategia de captación, ideas, creación de contenido, grabación, edición, tiempo para pensar en las ideas y estrategia de tu negocio. Ojo que este punto no nos lo podemos saltar, es súper importante que tengamos un tiempo para pensar en nuestro negocio y en la estrategia, porque si no luego pasa que jolín, es que voy haciendo todo el día cosas, paso consulta, elaboro el material, gestiono la agenda y es que nunca tengo tiempo de pensar, si es que cuántas veces decimos que no tenemos tiempo de pensar y qué importante es pensar, poner todo, asentarlo todo, ver que sí, ver que no, porque si no vamos a arrastrar un negocio que no queremos y vamos a acabar hasta las narices en cualquier momento. Cuando ya veas que estás haciendo las cosas y que querías cambiarlas y que antes no lo has hecho por no parar a pensar, luego llegarás y dirás joder, yo pensaba que estaba creando un negocio a mi medida y estoy esclavizada porque no he tenido en cuenta o no he pagado antes para tener en cuenta X. Así que es súper importante que os paréis cada semana, o sea es que ahora vais a ver un ejemplo que me puse yo en calendar específicamente de cómo lo haría yo y por bloques de tiempo, Planificar la estrategia de tu negocio poniendo tareas específicas semanales que te llevarán a lograrlo. Esto es mucho más fácil si tenemos previamente a nivel anual, porque si por ejemplo yo ya sé que en febrero vamos a hacer un reto y nunca lo he hecho, pues qué tengo que hacer, cuál es el primer paso que tendría que hacer, o sea, si lo desglosamos todo, cuál sería el primer paso, pues oye, el primer paso si no te has visto y no sabes lo que es, el primer paso sería ver la clase, el segundo paso sería crear el calendario de los reels, el tercer paso sería grabar y editar esos reels, el cuarto paso sería ver qué mensajes tendría que poner en el grupo, el quinto paso sería hacer la clase o el taller en directo, prepararla por ejemplo, Entonces hay veces que nos agobiamos chicas, ¿Por qué tengo que hacer el taller 7 por 7? Qué agobio. ¿Por dónde empiezo? ¿Qué narices? ¿Qué cojones es eso? ¿De qué me está hablando? ¿Dónde está? Uff, esta clase dura un montón, Uff, no sé qué ya no lo hago. No desglosarlo, trocéalo, trocéalo. Y el primer paso es verlo, coger notas, asimilarlo. El segundo paso es ponerte con los guiones, que no te quieres poner con 7 a la vez. El otro día hablaba con alguien que me decía, me he puesto a crear el calendario de contenidos, tengo las ideas, pero me he agobiado. ¿Por qué te has agobiado? Porque hay que hacer todos los guiones, haz tres a la semana. Porque por agobiarte y hacer todos los guiones, estás haciendo cero guiones, estás avanzando cero. Pero si haces uno cada día, avanzas mucho. Cuando acabas la semana y nos pasa, nos ahogamos en un vaso de agua. ¿Por qué? Porque ya tenemos muchos estímulos externos y siempre sentimos que vamos al límite. Por eso es tan importante pensar, ver con perspectiva y trocear esas micro tareas. Gestión del tiempo, súper importante tener una hora a la semana como mínimo para decir voy a organizarme la semana siguiente, voy a revisar que los macro objetivos que tengo y por si tengo lo mismo vuelvo al 20 de febrero, voy a ver que las semanas anteriores estén bien puestas todas las tareas y voy a ver si esta semana que ha pasado, porque justo hoy es viernes, voy a ver qué he cumplido y qué no. Porque si hay algo que no he cumplido, tengo que tenerlo en cuenta para la semana siguiente. Revisión de los KPIs. Esto diría yo también que semanalmente. ¿Por qué? Porque tenemos un negocio, chicas, lo mismo no es un chiringuito, es un negocio. Y para tener un negocio hay que revisar KPIs. Porque esto de revisar los KPIs nos lleva en tener consecuencias, estrategias de ideas y planificar esa estrategia. Si veo que me está yendo mal la captación en un lanzamiento, voy a pensar y a planificar qué tengo que hacer para mejorarla. Si no sabemos esto, cómo apoyo sin cabeza, el resto e imprevistos, no nos podemos llenar la agenda a full, media hora, cada media hora, cada media hora, cada media hora y así ocho horas al día. ¿Por qué? Porque no vamos a sacar todas las tareas del día, nos van a faltar cosas, nos va a faltar tiempo porque va a pasar algo, no hay día que no pase algo en una empresa y si aún no os ha pasado, os pasará, no hay día que nos pase algo o simplemente el hecho de que os cancele una paciente, de que os fastidie, que tengáis que mover no sé qué, ya todo en orden y perfecto nunca sale, ya nos gustaría pero no sale. Y encima las que sois más perfeccionistas, cuando os cambian una cosa en la agenda o ostras, toca tanto que no sois capaces de reponer ese momento, hacéis otra cosa pero no hacéis nada útil. Seguramente hay alguien que se siente identificada con esto, entonces siempre dejar un ratito de imprevistos, por ejemplo, es que estoy viendo, ah vale, sí que están que joder, hice un calendario específico, ¿Qué tendríamos que hacer? Pues ponemos nuestras tareas en un calendario semanal, en agenda, en el calendar. Chicas voy a abrir a la cara que me está poniendo nerviosa. Yo por ejemplo, pues como ya sabéis, pues lo categorizo por colores, por ejemplo, redes sociales es amarillo, sesiones de estrategia qué directos es en naranja, cosas personales, si son de autocuidado son en rosa, si es de salud es en verde, reparte las tareas por áreas en tu semana. Esto es un ejemplo que pone pues consultas 3 horas, este es de 37,5 horas aproximadamente, pero luego he hecho uno de 30 horas para que veáis un poco las diferencias. Consultas 3 horas, redes sociales 3 horas, ¿Por qué pongo redes sociales 3 horas? No es que estés en Instagram 3 horas, sino que esto lo desglosaríamos en. Pues como tengo, vuelvo al lanzamiento, un lanzamiento en febrero, ya estas tres horas del martes de aquí me las voy a guardar para crear los guiones de los 7 guiones o simplemente crear el calendario, ver cuáles me quedan, si me queda algún algún reel por editar para esta semana, ver que tengo que subir, hacer una secuencia de historias y pensar en la estrategia de los guiones del lanzamiento, por ejemplo, ay perdón, que lo estaba haciendo así, Es así, de 9 a 12 consultas, de 12 a 1, atención al paciente. Esto creo que ya lo hemos hablado muchas veces, ¿Qué pasa si nosotras atendemos al paciente en cualquier momento? Es decir, he acabado una consulta, me han quedado 15 minutos, miro el móvil, me ha escrito Juanita que me está diciendo que es que esto no le gusta, o que esto le ha sentado mal, o que hoy no ha cagado, lo que sea, porque nos mandan cualquier cosa, pues nos vamos a contestar, Juanita está en línea, nos vuelve a contestar, no sé qué, ting. Llega el siguiente paciente, esos 15 minutos perdidos. Entonces, ¿Qué tenemos que hacer? Tema del móvil, atención al paciente. Vamos a destinar X horarios que nos dé la gana al día, por ejemplo, de una a dos y de cinco a cinco y media, por ejemplo, aquí no está puesto, pero como dé la gana, o media horita por la mañana a las 9 y media, horita por la tarde a las 5. ¿Qué pasa si alguien escribe a las 6 de la tarde? Que hasta mañana a las 9 de la mañana no le vamos a contestar. Y esto nos tiene que entrar en la cabeza, porque si no lo organizamos y ponemos límites, vamos a estar perdiendo el tiempo con cosas que encima no van a ser urgentes. No tenemos una profesión que necesitemos responder con urgencia, no se nos van a morir los pacientes. Muy bien, Aro, así no se crean precedentes. Luego, por ejemplo, pues dos horas de dietas, materiales, aquí está repetido, estaría mal. Y los imprevistos, redes sociales, atención pacientes, comida, consultas. Por la tarde, imprevistos, consultas, atención paciente, comida, consultas, imprevistos, consultaS, atención pacientE, comida, materiales, planificación, imprevistos. Y viernes estrategia. Atención al paciente se refiere por mensaje tal, comida y estrategia y revisión. Bueno, esto lo podemos poner más Arriba, Imprevistos y KPIs. Ventajas de distribuirlo así. Viernes sin consultas, dejamos el día para tareas estratégicas, cosas de redes, KPI sin interrupciones, porque es mejor tener todo agrupado y que no tengamos pacientes en remedio, porque si ya un paciente se retrasa ya el tiempo que teníamos para los KPI, vamos a decir, bueno, pues nada, ya lo miro la semana que viene. Martes y miércoles incluimos consultas en diferentes franjas, mañana y tarde para dar flexibilidad a los pacientes, material y dietas concentrados en cinco horas a la semana para evitar dispersión, atención a los pacientes antes de la comida y después, e imprevistos diarios y planificación para tener las estrategias bien definidas. Por ejemplo, todas estas, dentro de cada área tenemos que especificar las que nosotras necesitamos para nuestro negocio. Si por ejemplo, tengo un bloque que es elaborar material, pues esta semana tengo que elaborar material para. Si no ponemos elaborar material, solo en nuestro calendario puede aparecer elaboración de material, pero dentro Google se puede escribir o podemos tener una agenda aparte donde ponga elaborar material. ¿Qué material? Pues justo tengo que elaborar unas pautas de helicobacter y planificar los seguimientos de la semana que viene qué voy a entregar a cada paciente, que la semana que viene tengo 16 seguimientos y ese en mi bloque de elaborar material tengo que hacer eso específicamente y cuando acabe ya está, pero ya sé lo que tengo que hacer, no voy a llegar y digo, uy elaborar material, voy a ver qué me falta, ay este no sé qué, esto no sé cuántos, ay voy a buscar ideas por Pinterest, ay no sé qué, voy a ver que no, ya está, tengo que elaborar material de helicobacter y tengo que planificar los seguimientos de la semana que viene. El bloque de gestión de equipo, en dos semanas hay un taller, voy a bloquear agenda al equipo el jueves que tienen libre de 10 a 1 para para que lo dediquen para pensar en la estrategia y el guión y comience la presentación. Bloque de estrategia de negocio, como mi objetivo es aumentar en un 20% los pacientes esta semana, tengo como tarea planificar el próximo mes para la estrategia de captación por vía de presencial y vías online. Entonces cuando me cierre el viernes para planificar la estrategia, yo sé que mi objetivo es aumentar la facturación y qué tareas haré, entonces en ese momento me pondré con ello. Está repetido. Bueno, esto ejemplos, podríamos tener horas a la semana, 12 horas de consulta, 5 horas de material, 2 horas de atención al paciente, 6 horas de redes sociales con estrategia, ideas, creación más venta, se refiere a hablar por redes sociales como CEOs, pensar estrategia dos horas como mínimo. Planificación semanal una horita que nos guardemos, Gestión del equipo una horita, depende del equipo que tengamos obviamente, KPIs media horita e imprevistos media horita. Os había puesto aquí un ejemplo que la he hecho, bueno cogí justo pascua, pero bueno, por ejemplo, imaginaos, empezamos hoy, pues esta mañanita hemos empezado de 9 a 10, revisando la semana, viendo que esté todo en orden, si nos ha cancelado alguien, porque si nos ha cancelado alguien el miércoles voy a intentar poner alguien más arriba, que no se me queden huecos, voy a intentar mover la agenda para cuadrarla Sí, aunque el día antes nos vaya a cancelar el que justo habíamos cambiado. Seguimiento y revisiones de pacientes. Pues vamos a hacer el seguimiento, por ejemplo, para las que trabajáis online con el método de cuestionarios el viernes y revisiones los lunes, pues bueno, pues vamos a estar una horita revisando los cuestionarios el viernes y vamos a contestarles por ejemplo, de 11.30 a 2 me voy a poner con el calendario de este mes, supuestamente ya lo tendríamos que tener del mes que viene me voy a poner con el calendario y voy a hacer los guiones y los reels del lanzamiento que tengo en febrero, por ejemplo. Estrategia de historias de 3 a 6, pues voy a ver que esta semana quiero hacer dos historias o la semana que viene, porque nos tendríamos que planificar con un poquito más de antelación y me las voy a hacer ya en Canva. Voy a hacer dos secuencias de historias para la semana que viene. El martes consultas de 9 a 1 y lo que había dicho MJ que a ella le faltaba. Seguimientos de leads, me lo voy a apuntar, voy a estar media horita viendo qué leads la semana pasada me dejaron en visto, no me respondieron o vendas y cierres que me han quedado pendientes. Por ejemplo, de 3 a 4 y media me voy a grabar los Reels del lanzamiento. De 9 a 12 voy a pasar consulta, de 12 a 1, seguimientos WhatsApp. Ay no, perdón, de 9 a 12 voy a hacer planes nutricionales. Luego por la tarde voy a pasar consultas de 3 a 7. El día 9 crear secuencias de historias para 5 días para lanzamiento, por ejemplo, voy a crear un lead magnet y luego por la tarde voy a pasar consultas y justo voy a hacer un directo en Instagram. Aquí voy a revisar lo que me ha quedado pendiente de la semana y que no he hecho y si puedo lo adelanto ahora. Revisión estratégica de mi negocio, seguimiento de leads y responder WhatsApp, mails. Y el día 12 domingo, por ejemplo, a mí me suele gustar por la tarde, a última hora, revisar todo lo de la semana siguiente e incluso la siguiente, ver si ya tengo alguna tarea por ahí que tenga que poner. ¿Qué os parece así chicas? Mientras voy a ir un momento a por agua, que tengo la garganta fatal, id diciéndome qué os parece, si así lo veis fácil, viable, si os vais a intentar hacerlo de este modo, si os parece sencillo. Y ahora vengo rápidamente. Esta es una manera que como me organizo yo no significa que sea una única manera. A mí me encantaba todo el tema de que si trail o que si asi. Ahora la que mejor me ha funcionado es esta, conjuntamente con tener un listado de tareas específicas que tengo que hacer. Si tienes esa sensación, puede ser por dos cosas. Una, por distractores, o dos, porque te pones más de lo que puedes hacer. Ahora si te ayuda. A mí me pasaba lo mismo y yo me pongo menos cosas cada día. Parece que no hago nada, entre comillas, que a lo mejor al día hago dos cosas nada más, pero me cunde más. Si ambas. Entonces reduce por una parte los distractores y si te pones muchas cosas, revisa realmente cuánto tardas en hacer una tarea específica que suelas repetir sin distractores y ese sería el tiempo que necesitas realmente. Y luego ya lo sabes para luego planificarlo otra vez. Pero de verdad, chicas, es que si no organizamos no podemos avanzar en el negocio. Claro, cuando estás empezando a hacer algo cuesta más, está claro. Pero sin duda el tenerlo organizado te ayuda mejor y te ayuda a avanzar. Yo sin agenda no sé vivir. Claro. Yo por ejemplo con crear el programa me lleva mil horas. ¿Por qué quieres crear ya el programa? Créalo con las que tienes dentro y con lo que te vayan pidiendo. Ve haciendo con lo que te vayan pidiendo y no pienses en qué les va a ir mejor. No tienes todas las respuestas. Entonces te lo digo también para que te quedes tranquila. Ve preguntando a las chicas lo que necesitan y ve haciéndolo con ellas. Ya está. No necesitas un Notion perfecto, solo necesitas las herramientas y tener un sitio donde albergarlas y luego ya irás viendo dónde hay que volcarlas. No necesitas más, de verdad. Cuanto más sencillo, muchísimo mejor. Para vuestras pacientes también. Vale, estoy intentando pasar. No sé por qué no pasa aquí. ¿Por qué los viernes lo dedicamos? No sé por qué los viernes. No sé si os pasa a vosotros, pero los pacientes. No sé por qué, pero los viernes es como. Yo ya el viernes. A mí me cancelaba muchas chicas en viernes y decidí el viernes no pasar consulta. Yo el viernes, cuando tenía la consulta presencial ya nunca pasaba consulta, entonces me lo dedicaba a cerrar. Importantes que no he llegado a hacer la semana. Revisión de negocio, lo que os decía, y así estamos en distracciones y a poder ser acabáis de trabajar a la una o a las dos. Perfecto. Entonces los bloquecitos que hemos puesto, os voy a decir aquí simplemente, no os hago vídeos con lo escrito, que simplemente lo que puede incluir ya como muy mascadito las consultas, pues incluye las primeras y revisiones, tanto presencial como online. Lo podemos hacer con una frecuencia de dos, cuatro bloques a la semana, por ejemplo, martes y jueves en partido y el miércoles tarde. Esto nos dejaría el lunes y el viernes y el miércoles por la mañana libres para hacer cosas del negocio y el viernes por la tarde, por ejemplo, libre. Oye, ¿Que queréis tener las tardes libres? Pues lo organizaríamos de otro modo, pero tendríamos que ir a full por las mañanas o hasta las 4 o 5 de la tarde cada una que se haga su horario. Esto es una de las cosas principales que hay que hacer, crearte tu horario. Entrega en clínica, tanto material como planes, lo tendríamos que hacer como bloques también de planes nutricionales, sin ningún tipo de.