PODCAST DA CONSTRUÇÃO CIVIL | GESTÃO DE PROJETOS E PROCESSOS | ROBINSON SAKATA | CONSTRUECAST #006

Sejam bem-vindos ao ConstrueCast. O episódio de hoje é um oferecimento Produtora Infinity Plus. Olá, está no ar mais um episódio do ConstrueCast, o podcast da indústria da construção, arquitetura e engenharia. Antes de começar nosso bate-papo, eu gostaria de agradecer ao patrocínio da Produtora Infinity Plus, que torna viável esse nosso bate-papo. E nos últimos episódios foi falado aqui de um tema bastante importante pelos convidados, que é a eficiência na gestão de projetos e processos. E para tratar do tema, claro, foi atrás de um especialista que é o Robinson Sakata, que é palestrante, fundador da Takas Consultoria e professor de pós-graduação do Mackenzie. Então, antes de iniciar o nosso bate-papo, eu gostaria de agradecer, Sakata, por ter aceito o nosso convite e tenho certeza que o bate-papo com você vai ajudar bastante tanto as empresas quanto estudante e as pessoas a melhorarem, inclusive, a qualidade de vida.

É isso aí. Eu que fico honrado com o convite que vocês fizeram para eu poder compartilhar um pouco da experiência e trazer realmente um pouquinho mais de conhecimento de como a gente consegue aplicar esses conceitos dentro da gestão de projetos e processos, que é um tema tão próximo do nosso dia a dia. Mas, ao mesmo tempo, às vezes parece que como é que a gente faz para efetivamente organizar um processo, efetivamente organizar um projeto?

E pra iniciar nosso What's Pop, eu gostaria que você esclarecesse o que é projetos e processos, que eu entendo que as vezes o pessoal não entende muito o que é uma coisa e outra.

Você pode só... Sim, essa dúvida que justamente me motivou a me especializar em projetos, que quando eu... Percebi que projetos é tudo aquilo que tem começo, meio e fim, que eu tenho que entregar em um determinado período de tempo, é uma entrega única para atingir um determinado objetivo. Então, isso é um projeto. Eu tenho um cronograma, eu tenho uma equipe que precisa produzir algo, entregar algo. processo já é um dia a dia, já é aquela rotina que eu faço dentro do meu departamento financeiro, dentro da minha rotina, digamos assim, de pessoal, né? E isso sim é processo, é rotina, né? Não tem fim, né? Quando a gente Um exemplo que eu gosto de dar, por exemplo, é a abertura de uma franquia. Projeto é o quê? É você botar a franquia para funcionar. Escolher o prédio, escolher o local. preparar, treinar as pessoas, abastecer, enfim, toda parte para o negócio poder rodar. Isso é um projeto que tem prazo, tem ali uma equipe que vai estar alocada, vai ter cronograma. inaugurou a loja, ali eu começo meu processo de vendas, meu processo de estoque, meu processo financeiro, meu processo de atendimento, meu processo de treinamento contínuo e assim por diante, e aí é dia a dia, né, então aí não tem fim, na verdade um negócio, por exemplo, a gente espera que nunca acabe.

Só aproveito pra falar que durante o nosso bate-papo o Sakata vai falar de alguns cases, né? Então vale a pena ficar ligado aí, curtir, comentar, enfim, compartilhar o conteúdo com os amigos.

Enviar dúvidas também, né? Que de repente, eventualmente, a gente não contou aqui ou que surgiram aí durante o pessoal assistindo, né? Tô super à disposição aí pra responder as dúvidas.

E não importa o canal que você esteja ouvindo ou assistindo, pode, fique à vontade e manda pra gente.

Isso aí.

A gente direciona pra o nosso especialista.

Vai ser um prazer.

Isso aí. Sakata, o que é PMO?

PMO é a sigla em inglês de Project Management Office e que representa o escritório de projetos. Então, quando a gente fala de office, Ele representa um departamento ou uma entidade dentro da empresa que trabalha como uma espécie de guardião dos gerentes de projetos, ou um guardião de uma forma mais imparcial dentro da organização. E a sigla PMO também significa Project Management Officer, que é o profissional que trabalha dentro de um PMO. Então, às vezes você fala assim, eu sou um PMO que trabalho num PMO. Fica meio esquisito, mas é porque é a mesma sigla, mas para duas representações diferentes.

E como funciona, como são feitas as etapas de processos, ou seja, na TACAS, quando vocês vão fazer uma consultoria, como funciona? Eu preciso iniciar um projeto na minha empresa, como funciona o trabalho de vocês, ou seja, como que eu De onde eu entendo que eu preciso de uma empresa de consultoria de gestão de projetos e processos?

Bom, o primeiro passo aí é compreender essa necessidade. Então, se nós estamos falando de uma de um empreendimento, de um projeto que tem começo, meio e fim, e a empresa precisa de um apoio à gestão, treinar a equipe para fazer, da liderança da equipe, para poder produzir um cronograma, fazer acompanhamento, um reporte. ou mesmo um PMO apartado, para que a gente faça o monitoramento e controle do projeto de forma mais imparcial, aí a gente entende que é uma demanda de gestão de projetos. Agora, se a empresa está querendo otimizar os processos, ela está querendo identificar gargalos, aumentar a performance daquela esteira que ela tem na empresa dela, aí a gente já está falando de otimização de processos. E aí o primeiro passo é justamente entender qual que é essa necessidade, qual que é o propósito dessa iniciativa, dessa demanda. Eu quero aumentar a produtividade, eu quero reduzir risco, eu quero reduzir time to market, enfim, eu tenho algumas... Quero movimentar uma planta de uma fábrica de uma cidade para outra, quero construir um prédio.

Quero aumentar a minha escala de produção, reduzindo o custo.

Exato. Então, geralmente as empresas sabem mais ou menos por onde ir. E onde que a gente entra, então? Porque nós fazemos um trabalho mais estruturado. Nós embarcamos nessa otimização de processos a gestão de projetos. Ou seja, olha, eu quero que a minha esteira de produção rode mais rápido. Ok, então nós vamos conduzir aqui um projeto de melhoria de processos. Vamos abordar, sei lá, treinamento, a parte de conhecimento, tirar o conhecimento da cabeça das pessoas, colocar isso de uma forma onde o ativo do conhecimento fique mais dentro dos processos e não na cabeça das pessoas. E depois que isso é implementado, apoiar nos primeiros passos, nos primeiros acompanhamentos, os guardiões desse processo.

E esse é um ponto, Sakata, que você falou agora, que é muito importante, que foi tratado no episódio com o Nilson Tsuji, que é essa questão, quando você tem o conhecimento, ou seja, você contrata uma pessoa, muitas vezes ela tem o conhecimento, o conhecimento está nela, e aí ela participa de um projeto, às vezes ela sai da empresa, e tudo aquilo que foi construído vai com ela porque a empresa, ou seja, não tem isso documentado pra depois passar isso, né, pra treinar, enfim, uma nova pessoa ou uma nova equipe. Como que vocês atuam, né? Como que funciona essa documentação, né, de... Ou seja, pra estruturar aquele processo, né, que de certa forma é um ativo da empresa, né? Como que funciona esse tipo de documentação?

Bom, isso tá muito vinculado com a cultura da empresa, né? Então, tem empresa que tem uma cultura de escrever tudo no detalhe manual, instruções de trabalho, detalhada print de tela. Tem empresas que não, tem empresas que usam uma linguagem mais solta, uma comunicação mais leve, mas precisa ter um certo registro, precisa ter um certo controle. Então, recentemente, nós fizemos um fluxo de uma operação mais complexa. mas que a linguagem que aquela empresa usava não era uma linguagem muito de metodologia, muito cartesiana. Ela tinha uma linguagem um pouco mais leve, o pessoal tem um horário mais flexível e tal. Então, nós fizemos uma parceria com uma empresa que desenhou aquele processo de caixinhas quadradinhas de uma forma mais lúdica, de uma forma mais leve. Então, identificar essa forma de comunicação, de como que a cultura da empresa é um passo importante na hora de a gente definir qual que é a estratégia do projeto, qual que é a estratégia de otimizar aquele processo.

Isso porque você tá lidando com gente, né? Então, se você não tratar isso de uma forma individual, ou seja, de acordo com o comportamento daquelas pessoas que fazem parte da empresa, isso acaba... Pode não dar certo.

Pode não dar certo. As chances são grandes, né? Então, na hora que a gente começa a entender a solução, né? Que vai dar fit pra aquela necessidade, a gente começa a entender quais são as áreas que precisam ser envolvidas, geralmente o RH envolvido, geralmente a área de TI envolvida, para justamente levantar as questões que podem ser fatores críticos de sucesso do projeto.

E nessa questão de quando você fala de processos, imagina que eu vou começar um projeto novo, eu já sei mais ou menos tudo como vai funcionar, é importante eu procurar uma empresa de consultoria Já no início, eu primeiro testo, faço alguns testes, porque eu só vou conseguir alimentar esse consultor se eu já tiver algumas informações sobre aquele projeto. Como que funciona assim? De onde... Ou seja, qual que é o momento ideal para eu buscar uma consultoria?

O momento ideal é aquele momento que você percebe que não dá mais pra fazer sozinho. Não dá mais pra fazer com os recursos que tem na própria empresa. A velocidade que eu preciso, eu não consigo com os motores, que os carros que eu tenho aqui, eles não dão conta. Não porque eles não são bons, são Ferraris, são Lamborghinis que estão ali comigo. mas eles estão mais focados no core da empresa. Então, eu vou precisar, sim, dessas pessoas, mas eu preciso de alguém aqui que me ajude a organizar e desenhar uma estratégia em conjunto com essas pessoas para que elas se beneficiem daquilo, elas se engajem com aquele projeto e, ao mesmo tempo, eu consiga implementar a mudança que eu quero, porque essa mudança tem um viés estratégico para a empresa.

Vocês também indicam software de gestão para... Ou seja, por exemplo, de checklist como... Imagina que eu tenho um processo já traçado, que eu executo ali no dia a dia... Imagina que tal produto ou serviço deu algum problema, eu vou naquela documentação ou naquele software e eu consigo identificar o ponto ali onde aconteceu... Então vamos lá.

Que agora a gente... Isso! Isso, perfeito! Vamos então separar ali o projeto do processo. Então, quando uma empresa identifica que gostaria de mudar, mas não consegue na velocidade que gostaria, é o momento de trazer uma consultoria para ajudar a dar esse primeiro passo. E nós gostamos muito de trabalhar com um conceito chamado MVP, que é Minimum Viable Product. que é o produto mínimo viável, ou seja, o que de entrega eu posso fazer rapidamente dentro deste projeto e que já vai agregar valor, porque eu consigo testando se a floresta que eu imaginei é viável ou não como um todo. Então eu pego um pedaço da floresta e fala assim, beleza, eu vou arrumar esse pedaço aqui, vamos ver como é que roda. Então, isso faz parte da estratégia do projeto. Então, o projeto vai ser de oito meses, nós vamos ter uma primeira entrega aqui em um mês e meio, que já vai sanar esse e esse ponto. Pronto. Então, essa estratégia, uma consultoria ajuda bastante, porque ajuda a dividir essas entregas parciais e de forma que agregue mais valor para o cliente que está ali buscando aquele resultado.

Inclusive, você acaba trazendo experiências, né, vividas em outros clientes.

Exato.

Então, por isso, você acaba resolvendo, às vezes, um... Quando você faz esse teste rápido, funcionou? Isso porque você já trouxe experiência aí de outro cliente, né? Enfim, acaba... Facilitando, sim.

Sem dúvida. E junto com essa experiência, então a gente tá falando da gestão do projeto, então vamos pegar um projeto aqui de oito meses, que é um exemplo agora. Esse projeto de oito meses, uma coisa importante dentro da gestão é a visibilidade. É você ter uma percepção de como está o progresso, como estão os resultados daquilo que eu esperava com aquele projeto. Então, isso é reportar, medido, controlado e reportado. E todo um aparato de estrutura de informação para controle do projeto, ela vai transformar às vezes num slide de PowerPoint para a diretoria. Com nível de risco, progresso planejado e realizado, custo e assim por diante.

Nesse processo vocês fazem, vocês têm que entrevistar ali os colaboradores que fazem parte daquele projeto que você vai fazer parte é existe casos de repente que você chega no gestor e fala essa pessoa ela não é adequada para essa função ou para esse projeto gentilmente talvez né.

A gente existe um estudo né que que compara Quando a gente faz um trabalho de otimização de processo, então vamos pegar um projeto, esse projeto que vai ter uma duração de oito meses, onde nós vamos trabalhar com otimização de processo de um departamento, de N departamentos. Como que é a estratégia, então, que a gente pode adotar? Bom, vamos entender aqui quais são os papéis e responsabilidades das pessoas envolvidas nesse processo. Entender qual é o fluxo que esse negócio funciona. E depois a gente vê dentro desse fluxo qual é o perfil que precisa estar em cada posição. Então às vezes a gente percebe que tem um cara que é mais analítico que está em contato com o público. Então é um cara que talvez funcione muito melhor no financeiro. do que nessa posição que ele tá. Então esse tipo de otimização a gente leva ali, na verdade não é o que a gente leva, a gente faz um trabalho muito próximo do gestor do projeto, dentro do cliente. Então ele tá participando ali tanto quanto a gente.

Aí você acaba trazendo outras melhorias, né? Porque às vezes esse perfil de profissional, né? Que eu como gestor coloquei, né? Para fazer uma função. Pera aí, será que posso estar dando ali um tiro no pé?

Porque... Sim, sim.

Talvez ele... Enfim, ele não está servindo para aquilo. Pera aí, e aquilo não... Se eu mudo, às vezes, troco um perfil de pessoa para tocar aquilo, Muda totalmente.

Muda totalmente. Mas é um perfil de cliente também que você tem que atender. Você fala assim, eu vou colocar essa pessoa aqui porque essa pessoa é mais comunicativa e tal. Ah, esse cara aqui ele é mais teórico. O cliente é um cara que gosta ali da teoria, então eu vou levar esse cara aqui porque ele tem mais fit com o meu cliente. Então, trazendo um pouquinho aquele ponto que você falou agora há pouco das ferramentas, para ter visibilidade do processo, etc. Então, uma coisa é entender os papéis de responsabilidades e como que isso precisa ser integrado, orquestrado, para que o meu negócio funcione melhor. Dentro desse meio todo, tem ferramentas, então envolver TI inevitavelmente faz parte da identificação das partes interessadas ali do projeto. O RH também entra muito.

O RH é fundamental no trabalho de...

As pessoas são fundamentais para o sucesso de qualquer coisa que se faça. E quando a gente começa a identificar os papéis e responsabilidades, qual é o perfil adequado para aquela posição, o RH já tem ali, por exemplo, o Job Description, a lista de atividades daquela posição. Então, quando ela precisa contratar alguém, não vem só o Job Description, vem também um Soft Skill ali que aquela pessoa precisa ter. para poder ocupar aquela posição. Então, desde o recrutamento e seleção que ela faz, ela já pode ter esse olhar para otimizar o tempo do RH. Então, já vem ali todo um trabalho de treinamento, de capacitação desse profissional para aquilo, por exemplo, você identificou que tem uma posição que a pessoa tenta fit, só que falta um pedaço de conhecimento pra ela. Pô, será que um treinamento já resolve? Deixa naquela posição, mas dá um treinamento pra linha Excel, dashboard, aquele ponto específico. É uma coisa bem cirúrgica. A consultoria, ela ajuda nesse movimento cirúrgico, né? Então, ela traz ferramentas, traz conhecimento, experiência. E pra que a gente organize essa estratégia, né? E vai implementando isso de forma que o cliente perceba os resultados.

E isso, Sacata, pra qualquer tipo de empresa. Desde uma fábrica, né? Onde você precisa, você tem uma linha, né? De produção. Até nisso vocês ajudam também.

Sim. Pessoas trabalhando juntas, né? Precisam gerar um resultado.

Bem interessante. Então, pra você que está nos ouvindo pelas plataformas de áudio e vídeo, eu estou falando com Robinson Sakata, que é especialista em gestão de projetos e processos. Então, quem está com alguma dificuldade ali, ou não, né, ou até... precisa melhorar, de repente, ganhar eficiência, ter mais agilidade e visibilidade nos processos da sua empresa, ou enfim, ou se você é até uma loja também, precisa melhorar ali a logística de entrega de produtos.

Eu diria até, né Paulo, que quem precisa ter mais tempo, Foque, procure saber um pouco mais sobre gestão de projetos e processos. Se você quiser ter mais tempo, se você quiser direcionar melhor a tua energia com aquilo que realmente importa, faz sentido para o teu negócio, faz sentido para a tua vida, entende um pouquinho sobre gestão de projetos, entende um pouquinho sobre otimização de processos, porque quando a gente coloca isso de uma forma organizada, onde dentro de cada projeto você tem lá o propósito daquele projeto, por que você está fazendo aquele projeto? Onde que a gente quer chegar do outro lado? Por que que a gente quer chegar? Isso traz muito mais sentido para onde que a gente coloca energia.

E para o todo, inclusive para o time, como um todo. Porque se você tem se documentado... Até pra organizar as ideias depois pra... Como que eu vou transmitir, né, essa minha ideia pro meu time.

Perfeito. Que esse é um outro fator, então, quando você tem lá papéis e responsabilidades definidos, tem o como que o fluxo funciona, tem o perfil das pessoas, ótimo. Então, as pessoas começam a trabalhar e orientadas por qual direcionador. Geralmente, você chega na empresa, vem um... diz um par, um sombra, né, que vai ficar ali te falando como é que você faz aquele trabalho. Aí, uma, duas, três semanas, o cara vai lá e pega, ok? Mas o conhecimento está na cabeça das pessoas. Se a pessoa vai embora, alguém sabe mais ou menos o que o outro fazia, né? E aí essa pessoa acaba trazendo também mais coisas positivas e às vezes coisas negativas também, né? Alguns vícios. Então quando você tem isso documentado dentro de um fluxo, olha, a nossa empresa, ela funciona assim, né? Que nem a pastelaria, né? A pastelaria você fala assim, bom, o negócio aqui funciona o seguinte, você tira a ficha no caixa, Ou seja, se você não tem dinheiro, você não compra pastel. Primeira coisa, você pegou a ficha, pagou. Foi pra produção. Beleza. No meio do caminho, o rapaz lembrou que ele é alérgico à azeitona. E aí ele fala assim, puxa, dá pra você tirar a azeitona? Aí o cara da pessoa, lógico que dá. Vai custar mais caro? Aí ele fala assim, não, não, eu faço no mesmo preço pra você, só que vai demorar mais, porque o cara já começou a fritar. Tudo bem? Tudo bem. Esse jogo é o jogo da gestão. Você tem orçamento? Quanto tempo vai durar? Mudou no meio do projeto? Pode ser que custe mais ou demore mais tempo.

Se você coloca essa pergunta, sem te cortar, se você coloca essa pergunta, se a pessoa tem alergia a alguma coisa no início do processo, Por exemplo. Você já acaba, inclusive, reduzindo o custo de repente até com o pastel ali.

De retrabalho, de perda, sem dúvida. E esse é o negócio da... Essa clareza, né? Quando a gente começa a colocar isso no papel de uma forma clara, a gente passa a ter mais clareza, mais visibilidade desses pontos, né? E aí sim, isso é melhorar o processo.

É bem interessante. Bom, depois eu vou falar um pouco da minha experiência.

Depois a gente come um pastel também.

Depois a gente come um pastel. Sakata, e quais são os fatores principais na hora de definir uma metodologia, por exemplo?

Primeiro é cultura da empresa. Como que a empresa encara a gestão. Uma gestão mais formal, mais informal. tem controles mais rígidos, tem controles papel, software, cultura. Segundo, o conhecimento do time. Qual é o nível de maturidade daquele time que vai trabalhar com gestão? Então, para a gente poder dar fit. E terceiro, que é a necessidade. O que esse projeto precisa entregar? Qual é o resultado que se espera com a implementação desse projeto? E aí, com base nessas três questões, a gente começa a pensar a estratégia do projeto, estratégia de entregas parciais, o que vai agregar mais valor, estratégia de comunicação dentro do projeto, de que forma a gente vai falar isso dentro da equipe. E aí, eu gostaria de trazer um ponto importante aqui. que é quando a gente entende qual que é o projeto, quais são as pessoas envolvidas no projeto, então tem gente que é muito influente dentro daquele projeto. Pode ser que ele não tenha tanto conhecimento, ele não vai executar muita coisa dentro do projeto, mas ela é uma pessoa influente, então é importante por exemplo ter essa pessoa perto.

Entendi. Pra direcionar, enfim, algumas questões.

Exato.

Será que até nessa questão de cultura, né? Nesses três pilares, né? Tem a questão da cultura, que eu acho isso muito importante, porque você tá falando com a alta liderança da empresa. Então, muitas vezes, você define um processo. ali uma metodologia. E essa alta liderança, de repente, não utiliza, ou seja, não segue aquilo. Como que funciona, né? Como que existe uma forma de... Como que eu... Eu, na verdade, como parte do time, né? Como que eu lido com isso, né? Como que eu convenço um diretor, sei lá, o meu líder, ó, tem que seguir esse processo para não comprometer todo o resto.

Bom, tem uma observação, então assim, a metodologia... Então, geralmente quando você... Você falou assim, do processo e metodologia. Então, vamos falar aqui no processo, né? Metodologia, ele tá mais associado à forma ali mais específica de você fazer alguma... gestão, uma atividade. Aqui a gente tá falando de processo, a gente tá falando de fluxo, papéis de responsabilidades e tal, que foi instituído uma nova forma, por exemplo, para reduzir risco de fraude. Olha, nós vamos, na cultura da empresa, foi direcionado pela alta gestão, que nós precisamos melhorar os nossos processos para reduzir o risco de fraude. Muito bem. O primeiro passo para que as pessoas se engajem é trazer os pontos-chave para dentro do projeto, que inclui as pessoas influentes. Existe uma boa prática chamada gerenciamento das partes interessadas, que basicamente é você aumentar o engajamento e diminuir a resistência.

Aumenta engajamento e diminui resistência. Muito interessante.

Quando você faz o gerenciamento das partes interessadas, você faz esse movimento. E quando você identifica essas pessoas chaves, você vê o que eu preciso fazer para que essas pessoas tenham engajamento e o que eu preciso fazer para que essas pessoas reduzam as barreiras. E aí esse é um trabalho de gestão que está dentro da gestão de projetos, para que quando nós colocarmos esse projeto para rodar, o nível de comprometimento dessas pessoas seja alto, porque está todo mundo ciente de que aquele movimento vai ser melhor para elas e vai ser melhor para a organização também.

E nesse processo é importante ter, de fato, uma pessoa ali que faz parte da consultoria para poder identificar essas resistências?

Na verdade, nós conduzimos, digamos assim, esse levantamento, nós conduzimos essa estrutura. Agora, quem vai ajudar a entrevistar? Aí vai muito de cada empresa, porque tem empresa que se for um consultor lá entender o que ele faz, ele pode já de cara criar uma resistência e falar assim, poxa, eu vou ser mandado embora, porque tem um cara aqui de fora que quer saber o que eu faço, porque eles vão colocar outro cara no meu lugar. Então, a estratégia para nós fazermos esse mapeamento, entender isso tudo, vai depender muito de caso a caso.

Como que eu trabalho, né? As pessoas, né? A mentalidade das pessoas pra que de fato eu consiga, enfim...

É, não levantar, por exemplo, essa dúvida. Entendi. Ah, então, por exemplo, aí chama os líderes, traz aqui pro projeto, aí existe uma reunião dentro da gestão de projetos, uma reunião de kick-off, que é depois que fechou a solução, fechou proposta, preço. Está oficializado aqui a abertura do projeto. Aí nós organizamos a solução, colocamos isso dentro de um calendário, e chamamos as pessoas e falamos assim, pessoal, vamos começar um projeto aqui. E aí nessa reunião, que tente ser uma reunião mais descontraída, é uma reunião como se fosse, olha, foi dada a largada, Então tem pão de queijo, tem empresa que tem camiseta do projeto, enfim. E aí, nesse momento, o objetivo da reunião é obter o engajamento das pessoas. Falar da importância, falar assim, aqui tem o fulano, aí mostra o cronograma, aí os departamentos, tem o representante falando, contamos com você, sua equipe aqui é muito importante para o sucesso desse projeto.

É bem interessante quando você fala dessa questão do não levantar dúvida, que entra a questão da qualidade da comunicação. Como eu me comunico para que, de fato, eu tenha aquele time ali engajado com aquela causa. Porque isso vai trazer melhorias para a empresa e, consequentemente, para o todo. Para todo mundo envolvido.

Comunicação é bem importante.

É bem importante. Enfim, sacata, e dando continuidade, o que é EdCarr?

Então falando do EdCarr, então é consciência, desejo, conhecimento e habilidade que isso tem a ver com o perfil que as pessoas precisam ter para poder fazer a produção daquele projeto. E o último é reforço. E o que é reforço? Reforço é garantir que eu tomei ações para que as pessoas realmente usem o projeto. Às vezes eu faço um projeto de um software, por exemplo, uma ferramenta de controle ou uma ferramenta de gestão de ordem de serviço. Mas as pessoas não usam, elas continuam usando a planilha, continuam usando o Excel lá e aquele dinheiro todo que nós gastamos na implementação de ferramenta, manual, guia, etc. não está sendo utilizado. Então, a última letra do Edgar é o reforço, que é onde eu venho trabalhando desde o começo do projeto para que aquela entrega que vai ser utilizada ali posteriormente, ela realmente seja utilizada.

E esse reforço você, na verdade, você já cria, né?

Desde o começo.

Desde o começo.

Para entender, por exemplo, as barreiras. Eu vou implementar um novo modelo de risco anti-fraude. Tá bom, então agora a gente vai ter que mexer algumas peças ali. Puxa, para mexer naquelas peças, então vamos envolver essa pessoa aqui, vamos ouvi-la. Aliás, isso é uma outra coisa que...

Eu ia chamar isso de plano B, mas não tem nada a ver com plano B.

Não é plano B. Não é plano B. Esse é o plano A. Entendi. De antecipado. Entendi. Você está trazendo o risco lá da frente, tratando agora no começo.

Entendi.

Então esse é um... Esse é um ponto aí importante para o sucesso desse tipo de implementação.

De implementação. Nossa, Cata, e falar agora de alguns cases, né? Eu queria que você começasse pelo case da fábrica, da planta da fábrica, que na verdade foi a junção de duas plantas de uma multinacional japonesa. Queria que você falasse um pouco como que funcionou, como que foi todo esse processo.

Bom, essa demanda dessa multinacional, ela nasceu com uma análise de negócio que eles fizeram, de que uma planta dentro aqui de São Paulo, própria, num terreno próprio, faria mais sentido para o negócio deles do que ter duas plantas em São Paulo. Melhor uma no interior própria do que duas em São Paulo alugadas e desse processo logístico. Bom, depois que eles adquiriram o terreno, quando eles já tinham feito o bid da construtora que ia construir a fábrica, E aí eles fizeram um bid para empresas de gestão para conduzir não só a construção da fábrica, mas toda a operacionalização, a movimentação de São Paulo para esse novo local.

Você cata aí tudo isso simultaneamente?

Simultaneamente.

Porque enquanto você tá fazendo tudo bem... Porque pra iniciar a construção dessa nova fábrica, você teve que ter todo um estudo pra viabilizar essa mudança, porque você tá mexendo muitas vezes com time muito grande, ou seja, onde essas pessoas moram, como que eu vou trabalhar tudo Essa.

Análise de negócio, primeiro, isso... macro, em termos de resultado mesmo, custo da operação, já tinha sido feita apenas pelos departamentos globais dessa própria empresa. Então, esse movimento, que era um movimento com direcionamento global, ele foi já definido. Então, quando a Atacas entrou, esse movimento já tinha sido definido, o terreno já tinha sido comprado, mas eles precisavam de alguém para ajudar na organização desse movimento todo. Então, nós, num primeiro momento, integramos a gerenciadora que estava construindo a fábrica. Então, tinha a construtora e a gerenciadora, E esse cronograma de obra, ele era junto, nós juntávamos com o cronograma do jurídico, do RH. da parte de produção para poder a fábrica funcionar. Então teve equipamento que veio da China, equipamento que veio do Japão para a nova fábrica. Pessoas locais eventualmente que precisavam ser alocadas, licença de prefeitura, internet. Então tudo para a fábrica poder funcionar precisaria ser integrado num cronograma só. Então aí nós entramos com o trabalho de PMO. Em paralelo a isso, toda uma parte de comunicação, justamente, olha, nós estamos construindo uma nova fábrica para ter um produto X. Então, teve toda uma estratégia de comunicação que foi uma outra empresa que fez a parte, digamos assim, de cuidados com a reputação da marca. para fazer esse tipo de comunicação. E aí nós entramos com a parte de gestão de risco também, da parte de comunicação com o sindicato, uma série de coisas ali que estavam no entorno, na hora que foi feita a comunicação. E aí primeiro comunicou da fábrica, depois comunicou do fechamento das plantas. Então eram eventos muito críticos. Então nós apoiamos na gestão de risco junto, lógico, com as equipes que estavam ali junto, equipes globais. O RH daqui, por conta desse movimento, porque era reputação.

E tudo esse movimento durou mais ou menos quanto tempo?

Os dois anos.

Os dois anos. Então hoje, desde a compra do terreno.

Até o... Desde o início da obra.

Então, quem está nos ouvindo que precisa ampliar suas operações, ou seja, criar novas unidades aí, pelo Brasil, vocês têm uma experiência bastante interessante.

Esse foi um case muito interessante, inclusive o nosso trabalho foi auditado por uma das big four de consultorias no mundo. Por quê? Porque como é uma multinacional e era um projeto robusto em termos de orçamento, a unidade da Europa mandou auditores para vir fazer a auditoria da gestão do projeto. E aí nós tivemos que apresentar várias evidências de que nós estávamos fazendo gestão de mudança, de que nós estávamos fazendo gestão de orçamento, que estávamos fazendo gestão de escopo, cronograma. Então, foi um grande case também por conta disso.

Sakata, e na hora de fazer os reports pro cliente, na verdade, a TACAS era um grande facilitador?

É, nós éramos os responsáveis por produzir a comunicação da visibilidade do projeto. Então nós dávamos a visibilidade dessa integração de cronogramas. Então cada departamento tinha um líder, cada líder tinha os seus cronogramas e nós integrávamos tudo isso no mesmo timeline. E aí essa comunicação era feita tanto aqui para o Brasil quanto para fora também. Então, nós chegamos a fazer o report mesmo, nós apresentando o material e tudo mais. Então, foi um projeto muito rico, digamos assim, na ingestão.

Aí você tem um... E dá um brilho no olho, assim, nitidamente. Seu olho tá brilhando de falar desse projeto, assim. Bem... E um próximo sacato, assim, um próximo case... Você tem algum case num mercado de arquitetura, engenharia, que você... Tendo em vista que o nosso podcast tinha voltado...

É... Eu gostaria de fazer um parênteses em relação a esse projeto, falando um pouquinho de arquitetura e engenharia. Esse projeto englobou tanto a parte construtiva do prédio, que já estava definida, etc. Quanto da parte da gerenciadora, quanto da parte do cliente. Então, uma coisa que eu achei interessante, quando você tem alguém ou uma empresa fazendo uma gestão que integre construtora, gerenciadora, fornecedores, departamentos, que estão envolvidos em todo esse movimento, faz muito sentido para o sucesso do projeto. Porque você faz com que todo mundo caminhe no mesmo timing. Então, o CNPJ, que precisava estar... Quando a fábrica tivesse o abitse, tinha todo um sincronismo que precisava ser feito. Então, acho que nesse sentido, para esse case, ele contribui também para esse contexto aí de engenharia e arquitetura, porque eles trabalham com gerenciamento de obra, né? Então acho que tem tudo a ver.

Bem interessante.

E um outro case que dentro aí da área de arquitetura... Também, né?

Que de certa forma essa fábrica... Que.

De certa forma foi. Né, mas assim...

A fábrica, sua modelo, você tá falando tanto de arquitetura quanto de engenharia, né?

Engenharia, construção... Engenharia, RH, processo, né? Foi uma série de... Foi um projeto realmente muito... Com muitos ingredientes bacanas. Esse outro case que eu vou trazer pra falar um pouquinho... especificamente do mercado de arquitetura, foi a partir da necessidade de profissionalizar, digamos assim, de aumentar o nível de maturidade da gestão de projetos dentro de um escritório de arquitetura.

Eu estou curioso. Qual é o nome do escritório?

É o Workplace, uma empresa que inclusive é parceira. Nós desenvolvemos trabalhos juntos, onde a Workplace embarcou a Atacas como PMO, trazendo mais credibilidade para o processo de gestão dela. Então, quem fazia o report para o cliente era a Atacas, Então nós tínhamos uma visão bem imparcial, digamos assim, de trazer ali os riscos de uma maneira muito transparente, mas junto com os riscos também trazer quais são as ações que estão sendo tomadas para mitigar aquele risco. Na época tinha lá os casos de COVID, tinha que usar máscara na obra, então tinha uma série de coisas que traziam risco para o projeto e nós consolidávamos essas informações para fazer report, inclusive, para o pessoal da Índia, né? Report todos em inglês e tal. Então, a Workplace trouxe o PMO e a gente percebeu que havia uma sinergia bacana.

Logo mais vou trazer a Thaís Trentin para falar sobre a arquitetura corporativa, como a arquitetura impacta a vida das pessoas num ambiente de trabalho.

Sensacional! Sem dúvida é uma pessoa muito... com muita propriedade para falar disso. Eu gosto muito de trabalhar com a Thais, porque a gente tem uma sinergia de valores mesmo. Isso é muito importante na hora que a gente faz uma parceria, na hora que a gente até faz um trabalho dentro de um cliente. É importante eles perceberem que existe uma compatibilidade dos valores.

Isso é importante muito, sim.

E aí, dentro desse contexto, da estrutura do workplace, nós percebemos também que havia uma oportunidade de elevar um pouquinho mais o conhecimento da equipe, da própria workplace em gestão. Então, nós criamos um modelo otimizado de gestão que dava fit com a cultura da Workplace, com o perfil da equipe que estava na época, para que a gestão fosse mais fácil de se fazer. mais simples de reportar, mais bonita de reportar. Então, que isso tem muito a ver com a qualidade que a Workplace preza. Então, a Workplace era uma empresa que preza muito para os detalhes. Então, um detalhe no PowerPoint precisava também fazer casar ali com toda essa preocupação.

A edição do Etero é importante, né? E a Workplace é especializada em arquitetura corporativa. E esse ponto que você falou do detalhe, acho que faz toda a diferença, porque quando a gente fala, às vezes, de empresa, Muitas vezes a gente se pega muito ao CNPJ, em fato, esquece do mais importante que são as pessoas e isso é um ponto bem importante.

Que você... E o processo padronizado, acho que ele ajuda muito a você manter a tua equipe na mesma sintonia, né?

Sim.

Uma padronização, né? Enfim, ela ajuda bastante.

O sacata é quem que ganha mais com isso, né? Imagina, você tem um projeto, uma empresa vai fazer uma mudança de planta, de projeto ali, e eles contratam um escritório de arquitetura, enfim. E esse cliente que resolve contratar a TACAS para cuidar dessa parte burocrática de uma forma imparcial, quem ganha com isso? O escritório de arquitetura ou o cliente?

Os dois ganham. Primeiramente, o cliente, porque junto com o cronograma de arquitetura, vem junto todo um cronograma de movimento corporativo. Então, se você está falando de uma mudança de escritório, se está falando de uma mudança de home office para, enfim, híbrido. Então, todo esse movimento precisa estar casado com a obra. E é bom para a empresa de arquitetura porque ela... No dia da inauguração, que ela termina a obra, muita coisa está funcionando de verdade. Então o que acontece muitas vezes é o descasamento desse cronograma. Termina a obra, mas falta tanta coisa ainda para ocupar aquele espaço que a gente acabou perdendo um pouquinho ali o timing do... de tudo que precisava ser ajeitado para a coisa poder funcionar naquele lugar bonito. Então, acaba agregando também até aprovações, orçamentos...

A questão de compras, isso é muito importante.

Então, acho que esse sincronismo todo ajuda bastante tanto o lado da arquitetura, da empresa de arquitetura, quanto da empresa que está contratando o serviço.

Muito interessante. E o terceiro case?

O terceiro case, esse 2022 agora, nós fizemos dois projetos dentro de empresas voltadas para de produtora de vídeo. Uma delas é a Infinity Plus, que.

É a nossa patrocinadora, inclusive. Esse eu conheço bem, posso falar das melhorias.

Então, nós fizemos um trabalho ali de... A empresa em expansão, né? Então, precisava ter um pouco mais de organização, um pouquinho mais de clareza ali e tal. E nós fizemos esse trabalho, justamente de estruturar, até de forma para que as pessoas pudessem trabalhar remotamente, para as pessoas... dependendo do momento do projeto. Ah, esse aqui momento é melhor estar junto fisicamente, né? Então acho que toda essa visibilidade desse processo, essa clareza, ela foi importante nesse projeto.

E eu posso complementar essa cata até que pra quem tá nos ouvindo, enfim, ouvindo pelas plataformas de áudio, esse projeto da Infinity foi um um momento muito importante, né, a participação da Takas, porque você tá falando de um projeto que você tinha gente na Argentina, México, Miami, Colômbia, você tinha uma outra empresa envolvida aqui no Brasil, onde acontecia as gravações, enfim, e a Infinite era responsável, né, sendo responsável pela parte de pós-produção, pelas edições, por subir esse material nas plataformas do cliente, a gente precisava de uma clareza muito grande, né? Ou seja, para não ter erro, porque um erro ali, você comprometia, assim, um retrabalho ali, você comprometia muitas vezes... Sim, o custo era muito alto, então não podia ter retrabalho e o reforço.

Fico feliz, Diogo!

Fico, assim, não à toa que você está aqui hoje, até por conta desse trabalho realizado na Infinite que, assim, se você falar com qualquer pessoa do time, todos estão, na verdade, muito encantados e facilitou demais. Quando você falou dessa questão de tirar o conhecimento da cabeça das pessoas e documentar, hoje a gente consegue montar um time pra tocar um projeto de educação aí, sim, muito rápido. Muito rápido. E a gente chegou a produzir por mês em torno de 2.300 vídeos, né? Graças a essa clareza nos processos e quando o cliente... Ah, a gente precisa melhorar nisso, nisso, nisso. A gente pegava o processo, né, desenhado pela Takas. Opa, beleza. Isso aqui, vamos fazer um ajuste aqui. Assim, ficou com uma clareza absurda e vocês atuaram desde a parte de onboard, de treinar, né, novos colaboradores para aquele projeto. Enfim, assim, os ganhos foram, assim, até aproveitando, né.

Que bom, fico feliz com os resultados aí. Realmente, isso alimenta a nossa alma, né, para nós seguirmos aí com essa linha. E eu acho que isso é importante, porque é um legado que a gente deixa. A ideia que eu tenho da TACAS é que a gente consiga entregar valor e fazer com que as pessoas consigam trabalhar independente da consultoria. Porque o nosso giro, ele não tá em ficar cozinhando o projeto ali por mais tempo. Mas assim, quanto mais rápido a gente entregar, mais rápido a gente pode ajudar outras pessoas a trabalharem melhor.

Cê, Cata, a gente tá, infelizmente, já tá... Nosso tempo tá bastante apertado. Tem algum recado que você gostaria de deixar, assim, pra... Naquele empresário, aquele empreendedor que tá começando um projeto novo. Muitas vezes eu tenho uma empresa... Mas eu preciso, sei lá, tô expandindo, tô expandindo, tô criando aí novas unidades. Por que essa pessoa precisa não abrir mão de contratar, por exemplo, um especialista na área? Porque você acaba trazendo experiências vividas em outros clientes que pode melhorar.

Vou deixar uma frase aqui, então. Vou deixar uma frase. Sozinho, eu vou mais rápido. Mas juntos, nós vamos mais longe. Eu acho que é isso. A gente consegue ir mais longe quando a gente conecta com algumas pessoas ou empresas que seja, mas que tenham sinergia para que eu consiga ir mais longe, fazer alguma coisa que realmente ela dure, que ela consiga ter efetividade.

São as conexões.

É aquela coisa, até trazendo um pouquinho do outro case de uma outra produtora, que a gente, da mesma forma que na Infinity nós trouxemos um fluxo diferente, que foi num rolo de filme, lá o projeto tinha mais caixinhas, então a gente não deu pra colocar num rolo de filme, mas a gente trouxe uma empresa de comunicação visual que transformou uma coisa que parecia burocrática numa coisa mais leve. Então, isso foi bom para o cliente, foi bom para a empresa, né? que pegou uma coisa complexa e conseguiu traduzir numa coisa mais tranquila de enxergar, e agregou também o valor da nossa otimização de gestão, que além de otimizar a própria execução do trabalho, o próprio registro do conhecimento ficou também de uma forma mais leve. Então, poderia fazer só da minha parte ali? Sim, poderia. Mas quando a gente começa a criar conexões, trazer gente que pode contribuir ali, Cara, fundamental. E o legado que a gente deixa é, olha, tá aqui o código fonte da ferramenta, tá aqui, quando você precisar alterar, você clica aqui, arrasta aqui, tá assim que muda, sabe? Porque aquilo gera uma independência, uma autonomia para a empresa também. Então ela aprende, conectou, aprendeu, melhorou e perpetua.

É isso que a gente leva, né? Quando você cria essa comunicação, esse tipo de conexão leve, seja de forma despretensiosa, eu não vou amarrar isso, sabe? E a mim, não, vou deixar, ó, tá aqui, tá aberto e vamos ver o que a gente consegue ampliar, sabe?

Até porque, né, Paulo, cada solução, cada cliente tem uma solução diferente, né? Não tem, não existe uma fórmula. Então, é que nem alguém querer dar aula com os meus slides. Cara, pode pegar os PPT aí, pode pegar os PDFs aí, eu vou ficar à vontade. É que nem, sabe aquele negócio, você acha no Google, você acha no Google, né? Mas a forma que está estruturada ali é para a minha aula, né? Então, aquela solução que foi dada para aquele cliente, aquele modelo de PPT, aquele modelo de fluxo, é para aquele cliente, para aquela cultura, né? Para aquele momento. E esse tal negócio do customizado, não adianta a gente chegar com uma metodologia mágica, né, os sete passos pra ter sucesso num projeto, né, e querer aplicar lá que não pode, tem grande chance de não funcionar.

Eu falo com muita... Eu tenho muita crença nisso que não funciona. Acho que tem algumas respostas que não tá no Google. Então, acho que... E essa parte de consultoria, pra mim, é uma... Assim, ficou muito claro com o que fizemos aqui que não tá no Google. Ou seja, porque você vai lá, busca, não tá. Porque... Você tem que realmente viver aquilo e entender como funciona cada pessoa que está naquele processo.

O ConcertCast é um bom exemplo disso, muito bem colocado, porque você segmentou, então você está organizando o conteúdo da informação e está integrando a informação. Sim. E isso, cara, é fantástico, porque você vai encontrar o que você está procurando.

Sim.

Então, acho que isso faz bastante diferença.

Quando eu falo, às vezes, as pessoas... Quando eu falo do universo que envolve arquitetura, engenharia e construção, né? Tem gente que se apega a esses três e esquece da indústria. Então, por exemplo, quando eu vou numa obra, eu tenho um compressor. Ah, eu tenho um caminhão. Eu tenho uma esteira. Enfim, então, tem toda essa linha, de toda essa conexão, o ConstruCast vai colaborar de alguma forma, vai ligar. Tanto é que essa questão do... Essa gestão, você estar aqui também hoje é por... Devido a esse tema, gestão e eficiência nos projetos e processos, ter sido tão... levantado aqui pela Carol, Ceoto, enfim, então... Ceoto. Você vê que a gente vai ligando e, enfim, sacar até isso. Infelizmente, chegamos ao final de mais um episódio. Então, espero que, de alguma forma, esse conteúdo ajude tanto os profissionais, já do mercado, e você que é estudante, que está buscando mais conhecimento na área de gestão de projetos e processos, tenho certeza que esse conteúdo vai ajudar muito.

Fico feliz em participar e sigo à disposição para não só compartilhar essas dúvidas ou questões que o pessoal for trazer, mas de outros assuntos que a gente tem com tanta idade.

Então é isso, Sacata, muito obrigado pela sua participação. Então peço que você que está assistindo, ouvindo, compartilhe esse material para ajudar aí na divulgação. Tenho certeza que vai colaborar muito aí no conhecimento de outras pessoas. Conhecimento precisa ser compartilhado, né?

Compartilhado, não ocupe espaço.

Não ocupe espaço. Então, um abraço e até o nosso próximo encontro.