Google Calendar ▶ Tutorial 100% gratis para usarlo como un Profesional y Optimizar tu Tiempo

Google Calendar, la agenda digital gratuita de Google que nos ayudará a ser más eficientes tanto en nuestro trabajo, en proyectos e incluso vida personal. En este vídeo veremos cómo podemos optimizar nuestro tiempo con el calendario de Google abarcando los siguientes puntos. Por un lado, cómo planificar de una forma más rápida y eficaz para no pasar más tiempo planificando que realmente ejecutando esas tareas. También evitaremos generar listas de tareas a cumplir que no realicemos. Y nos ayudará también a priorizar las tareas de una forma más efectiva. Para abarcar estos principales puntos, el vídeo está dividido en 3 principales bloques. En primer lugar, veremos un overview de Google Calendar y además también entraremos en la configuración para ver sus ajustes e incluso algunas funcionalidades que nos da Google Calendar, como el uso de diferentes calendarios. Como segundo bloque, veremos trucos y aplicaciones que podemos conectar a este Google Calendar que nos haga más llevadero nuestro día a día con esta aplicación. Por último, nos apoyaremos de metodologías de trabajo y algunos trucos para sacarle ese máximo partido, e incluso comentaré algunos puntos y recomendaciones en base a mi experiencia de uso. Lo primero de todo que tenemos que tener muy claro que nos proporciona Google Calendar, en comparación de apuntar nuestras tareas en una agenda a papel y boli o incluso aplicaciones de listas de tareas, que Google Calendar nos va a obligar a que seleccionemos una fecha concreta y un área concreta en la que queremos realizar esa tarea. E incluso podemos llegar a activar alertas para la realización de la misma. Y esto es un punto muy importante que tenemos que tener en cuenta y el porqué deberíamos de estar usando Google Calendar para nuestro día a día. Y de hecho, viéndolo en un ejemplo muy claro, imaginaros que estamos por la calle y nos encontramos a un conocido. Cuando nos encontramos a un conocido solemos decir: oye, a ver cuándo nos vemos, o a ver si quedamos para tomar un café. Y probablemente nunca quedemos con esa persona. Si por el contrario, cuando vemos a este conocido decimos de oye, ¿qué tal te vendría si quedamos el sábado por la tarde a las 6? Aquí estamos concretando una fecha y una hora, y realmente esta es la clave de Google Calendar, ya que nos obliga a seleccionar una fecha y hora para esa tarea y que sea más difícil que esta tarea se quede en el olvido. Como en anteriores tutoriales, como este que te dejo por aquí de ChatGPT, empezaremos con un overview de la plataforma y poco a poco iremos subiendo de nivel. Para ello, si has llegado a este vídeo y todavía no has trasteado con Google Calendar, Os voy a compartir mi pantalla y vamos a ver un breve overview de la plataforma, cómo acceder en ella y algunas configuraciones que nos ayudarán en nuestro día a día. Para acceder, lo primero de todo, tener en cuenta que os voy a dejar todos los links en la descripción, aunque además podemos acceder de las diferentes formas. Desplegando estos puntos de aquí, en donde vemos todas las aplicaciones que nos ofrece Google, entre ellas tenemos la de Google Calendar. Esta sería una forma de poder acceder. Una vez estamos aquí dentro, vemos esta interfaz de calendario. A mano izquierda tenemos una visualización de mes. Aquí podemos incluso buscar las personas que tengamos en nuestra organización o empresa si están bajo un mismo dominio para ver sus calendarios. Ojo, tener muy en cuenta que cuando es una cuenta de Gmail personal, aquí nadie va a poder ver nuestro calendario. Aquí abajo a la izquierda también podemos ver diferentes calendarios, en el que vamos a ver a lo largo de este vídeo cómo configurar diferentes calendarios, y sobre todo este botón de crear, en donde vamos a poder crear directamente eventos e incluso tareas. Otra forma de crearlo también es directamente yéndonos a la hora y día que nosotros queremos crearlo. Por ejemplo, si yo lo quiero crear el lunes a las 13:00, directamente doy un clic y ya automáticamente se me abre esta configuración para que creemos nuestro evento. Por ejemplo, prueba, y ya lo tendríamos aquí. En la parte de arriba tenemos por un lado esto, que podemos quitar las opciones para poder ver la vista calendario de una forma más rápida. Desde aquí nosotros podemos ir pasando de semanas y de una forma rápida, si queremos volver al día en el que estábamos, le damos a Today y volveríamos de una forma muy rápida. Si queremos pasar a otra fecha más lejana, pues desde aquí podemos pasar diferentes meses, clicar un día concreto y ya llegaríamos aquí. Y para volver atrás, como hemos comentado antes, le daríamos a Hoy. Además, cuando empecemos a utilizar Google Calendar y tengamos muchísimas tareas y eventos, directamente desde aquí tendríamos un buscador que si desplegamos esta opción vais a ver que podemos tener un desglose en detalle de aquello que queramos buscar, como podría ser qué palabras clave contiene el evento que hemos creado. En mi caso, el de prueba. Si yo pongo prueba y lo voy a buscar, aquí me aparecería. Cuando tenga muchísimos eventos, pues esto me facilitaría mucho. Otros eventos y tareas que podemos buscar es desde quién es el participante o el organizador de ese evento, que ahora veremos que podemos convocar incluso reuniones de Google Calendar de una forma totalmente gratuita. Dónde está localizada, ya que en Google Calendar nosotros podemos asignar diferentes salas de reuniones en el caso que tengamos una empresa. De hecho, la empresa en la que yo trabajo tenemos asignadas las diferentes salas de reuniones para que podamos reservarlas desde la propia aplicación de Google Calendar. Si la palabra clave no contiene nada, y de qué fecha a qué fecha para acotarla y que la búsqueda sea más fácil. También siguiendo por aquí tenemos la vista de semana, aunque también podemos ver la vista de día a día, podemos verla de forma mensual, anual Una vista personalizada que luego lo cambiaremos. En este caso la tenemos a 4 días. Y la vista de agenda, que sería lo más parecido a una agenda tradicional en el que apuntemos con papel y boli. Volviendo a la vista semanal, ten en cuenta también que si desplegamos aquí, pues volvemos a ver todas las aplicaciones de Google. Pero en este apartado de aquí vamos a ver las aplicaciones que podemos tener integradas con el calendario, como podría ser Keep, que serían las notas de Google. También las partes de tareas, que esto nos va a venir genial, que lo vamos a ver a lo largo del vídeo. Para que todas las tareas las podamos ver apiladas e incluso establecer un flujo de Kanban. Luego veremos qué es esto. Otras aplicaciones como los mapas de Google e incluso cualquier otra aplicación del Marketplace que tenga Google Calendar. Cuando hablo de Marketplace, este concepto quiere decir que en una plataforma, como si fuera un mercado, una persona externa puede vender sus productos o servicios. Es decir, aquí nos vamos a poder encontrar aplicaciones que son, por un lado, oficiales de Google, pero ojo, que también puede haber aplicaciones que no sean oficiales de Google, que la está ofreciendo una persona, para ofrecer sus servicios. Aquí tenéis cientos y os invito a que le echéis un ojo por si os interesa alguna. Volviendo a esta zona de aquí, tenemos el apartado de configuraciones. En el apartado de configuraciones, aquí podemos configurar nuestro idioma. En mi caso, puedo seleccionar el español. Seleccionaríamos también el país, aunque esto de forma automática ya os aparecería vuestro país. Aquí podemos seleccionar nuestra zona horaria y diferentes ajustes, como por ejemplo, y esta la veo muy interesante, que es qué duración predeterminada queremos que aparezca en nuestro Google Calendar. Por defecto aparece 60. Yo, bajo mi experiencia, normalmente utilizo bloques de 30 minutos, por eso prefiero configurarlo directamente con bloque de 30 minutos. Esto lo que va a hacer es que cuando creemos un nuevo evento, automáticamente se nos crea por defecto en 30 minutos, aunque posteriormente después nosotros podemos alargarlo o incluso acortarlo. Aquí en este apartado tenemos las notificaciones que nos llegan a eventos. Los eventos normalmente vienen relacionados con las reuniones. Entonces aquí podemos decir que nos notifique en el escritorio para que nos aparezca una notificación push, 1 minuto antes del evento, o en mi caso, que yo prefiero que me avise unos 5 minutos antes porque en mi caso concreto tengo prácticamente el 80% de mi jornada laboral de reuniones y siempre hay alguna que se alarga más que otra. Entonces prefiero que me avise 5 minutos antes y que pueda avisar con un poco de antelación en esa reunión de que tengo otra. Aunque bueno, esto es cuestión de gusto, incluso lo podríamos cambiar a 2 minutos. Y aquí, si no nos interesa porque estemos configurando un calendario en el que no trabajemos los fines de semana, como podría ser uno laboral o cualquier otro proyecto, Podemos quitar los fines de semana, en mi caso lo voy a dejar. Podemos decirle también otros puntos como qué día de la semana queremos que empiece. En mi caso siempre prefiero que empiece los lunes. Y en la vista personalizada, como mostraba antes, podemos mostrar por defecto que nos aparezcan otros días más allá de los 4 que nos dice Google. En mi caso yo suelo dejar los 5 días. Entre otros ajustes también tenemos el apartado de añadir más calendarios, que esto realmente lo podemos hacer desde aquí. Crear un nuevo calendario. Y esto nos sirve sobre todo si queremos tener calendarios muy diferenciados para diferentes proyectos, como por ejemplo a nivel de tareas del propio trabajo, tareas de un proyecto concreto, tareas de nuestro hobby y cualquier otra tarea, y poder diferenciar unas con otras. Para crearlo simplemente le daríamos un nombre. Aquí por ejemplo podría poner tareas del proyecto 1 y le daría a crear calendario. Automáticamente cuando le dé a crear, si yo vuelvo para atrás y esto le vuelvo a dar a las 3 rayitas para que se me despliegue, veréis que ahora tengo otro calendario que se llama Tareas Proyecto 1. Imaginaros que quiero poner una tarea para el Proyecto 1 que empieza a las 6. Fijaros que ya me aparece por defecto la media hora que he configurado antes. Aquí le pondría Prueba 2 para tarea del proyecto, y aquí donde pone Alejandro YouTube pues seleccionaría el otro calendario que sería Tareas Proyecto 1. Le daría a guardar y se me crean estas 2 tareas. Ahora, si yo quiero diferenciar las tareas de un calendario frente a las de otra, o ver ver solamente un calendario concreto, simplemente desmarcaría. Si yo desmarco la de Alejandro YouTube, pues automáticamente solamente se me ven todas aquellas que tengo marcadas. Si por el contrario dejo marcadas todas, vería todos los calendarios. Y si desmarco otras en las que tengo tareas, como las de tarea de proyecto 1, que acabo de crear una tarea de prueba, si yo lo desmarco, pues ya no podría verlo. Yo en mi caso personal no utilizo diferentes calendarios. Lo que sí hago es que sobre un mismo calendario tengo configuradas diferentes colores, y cada color es para un punto concreto. Por ejemplo, aquí yo tengo configurados de que el azul son para reuniones y en rojo tengo tareas urgentes, en verde tareas de prioridad media, recordatorios en los amarillos, otros recordatorios, sobre todo esto lo utilizo para actas de convocatorias, en gris utilizo para toda la parte personal como podría ser comidas, desayunos, etcétera, información extra si quiero añadir alguna reunión y tareas de baja prioridad. Fijaros que a la hora de yo crear una tarea en Google Calendar me aparecen 3 principales opciones. Por un lado tendría el evento que normalmente se utiliza cuando se hacen reuniones, algún evento, como el propio nombre indica. En general, tipos de situaciones en las que dependemos también de otras personas. Aquí tendríamos un ejemplo de evento en el que, como podemos ver, nos pediría el nombre del evento, nos pide también añadir a todas las personas que nosotros queramos, por ejemplo, prueba@gmail.com, y esto sería como una convocatoria que le enviamos. También nos aparecería añadir o no una sala de Google Meet para poder tener una videollamada, e incluso también podríamos añadir una ubicación de una sala concreta. Concreta de una oficina, si la tenemos configurada. Aquí también podemos configurar que nos haga una notificación o nos envíe un correo electrónico X minutos antes, X horas, días o incluso semanas de antelación. Podemos añadir un acta en la convocatoria con esta descripción, y cuando le demos a guardar y enviar, pues le enviaría un email a esta persona de que le he convocado para una fecha y hora en este evento. En mi caso no lo voy a enviar porque no conozco a esta persona y posiblemente le llegue un email a alguien. Por un lado tendríamos las tareas, y aquí, a diferencia de los eventos, esto sí que serían tareas nuestras propias. Aquí podemos elegir el título de la tarea prueba de tarea y la descripción que nosotros queramos añadirle. A diferencia de los eventos, no tenemos una fecha de fin. Entonces nosotros ponemos cuándo inicia esta tarea y cuando le demos a guardar, pues automáticamente la tendríamos aquí. Y por último tendríamos los recordatorios, que como el propio nombre indica nos recuerda algo concreto. En este caso simplemente le pondríamos un título, recordatorio, periodo de prueba. Podemos seleccionar también que sea para todo el día o para una hora concreta, e incluso también podemos ponerle una recurrencia. Volviendo al apartado de las recurrencias, realmente está genial porque nosotros podemos hacer que de forma automática nos cree eventos, tareas o recordatorios si en nuestro caso se repite cada semana, cada mes, cada año, etcétera. Para ello simplemente clicaríamos en el apartado de la fecha, tanto en evento o tarea como la de recordatorio, que estaría aquí diferenciada. Al clicar en la fecha nosotros seleccionaríamos, en vez de que no se repite, podemos seleccionar cada día. En este caso ya me crearía un evento cada día, o podemos poner que se repita pues cada semana el miércoles. Si yo clico en guardar, fijaros que ahora se me crea este evento sin título cada miércoles, el 8 de marzo, 15 de marzo, el 22 de marzo, y así para siempre. Antes de pasar con el segundo bloque, aprovecho que si te está gustando este vídeo me dejes un me gusta, una suscripción, que actives la campanita, ya que en próximos vídeos estaremos viendo no solamente la aplicación de Google Calendar para planificar nuestro día a día, sino otras plataformas de gestión de proyectos para aquellos proyectos un poco más complejos, como podría ser ClickUp, Monday, Asana, incluso Notion, y que nos ayude a que nuestro día a día sea aún más eficiente. Y ahora sí, en este segundo bloque veremos aspectos que nos hagan más fácil nuestro día a día en Google Calendar con personalizaciones más visuales. Por lo que en este caso, nosotros al crear una tarea o algún evento, nosotros tenemos un límite a la hora de seleccionar un color concreto y quizá no nos termine de convencer del todo. Para ello hay una extensión llamada Más colores para el calendario. Simplemente dándole aquí en la parte de añadir extensión y la añadimos, ya automáticamente la tendríamos aquí. Si la fijamos y nos volvemos al calendario, directamente yéndonos sobre un evento, veremos que ahora nos aparece un apartado de más. Aquí directamente podemos poner el código del color y automáticamente se nos añadiría. Si no sabemos el código del color, podemos irnos a la página de HTML Color Code y aquí podemos seleccionar el color que más nos guste, por ejemplo este de aquí, y copiaríamos este código Nos iríamos al Google Calendar y al poner el código del color, importante, solamente los datos numéricos sin la almohadilla, y ya tendríamos ese color que hemos añadido por aquí para seleccionarlo. Por otro lado, si tampoco os termina de convencer como a mí el fondo blanco que tiene Google Calendar, podemos incluso personalizarlo con esta otra extensión llamada Custom Calendar Background. Simplemente le daríamos a añadir, añadir extensión, y automáticamente Si nosotros lo fijamos aquí, clicamos sobre ella, nosotros podemos darle a opciones y por defecto, de forma automática, se va cambiando mes a mes. Pero podemos seleccionar una foto concreta que nosotros queramos seleccionar, como por ejemplo podría ser un fondo de mármol. Vamos a seleccionar una imagen de ejemplo. Aquí muy importante que le demos a botón derecho y abrir imagen en una nueva pestaña. Se nos abre aquí y copiaríamos este link de aquí, si no, no nos va a funcionar. Copiaríamos el link, volveríamos a los ajustes Y aquí clicamos en el link, le damos a guardar, ya se nos pone aquí y ya automáticamente se nos quedaría guardado. Si nosotros volvemos al calendario y le damos a recargar, fijaros, ya tendríamos nuestro fondo personalizado en Google Calendar. Aquí realmente podemos utilizar cualquier imagen como fondo, ya sean colores, paisajes, lo que queramos. Terminada esta parte de personalización, para que nos sea más fácil ese día a día con el uso de Google Calendar, entraríamos al tercer bloque para sacarle el máximo partido con la ayuda de metodología de trabajo e incluso alguna extensión como la siguiente. Imaginaos que tenemos muchísimas tareas por aquí, ¿no? Aquí tenía una de tareas de prueba. Si yo ahora mismo creo aquí otra tarea que se llame prueba 3 tarea, vale, todas las tareas que vamos teniendo también las vamos a tener en nuestra Google Tasks. Si os lo desplegamos, aparece aquí como un desplegable que podemos ir cerrándolas. Por ejemplo, esta de aquí yo la puedo dar aquí y ya automáticamente se me ha cerrado. Lo deshago porque en mi caso no la he completado aún. Cuando tenemos pocas tareas, esto realmente, pues bueno, nos ayuda, ¿no? Tenemos un una lista de todas las tareas que tenemos que hacer y también nos aparecen por aquí las fechas. Pero cuando realmente tenemos muchas tareas, aquí lo ideal sería que contáramos con un flujo de trabajo de Kanban, que básicamente son diferentes columnas para que nos muestre el estado en el que se encuentra una tarea, empezando con un estado, por ejemplo, de abierto, que pase por un progreso hasta un hecho, que es cuando nosotros hemos finalizado esa tarea. Para ello, y poder nosotros volcar esas tareas que tenemos configuradas en Google Calendar y en Google Tasks en un flujo Kanban, tendríamos la siguiente extensión que se llama Aplicación para ordenador para Google Tasks. Simplemente nosotros le daríamos a añadir a Chrome como las anteriores extensiones y vamos a fijarla aquí. Ahora, cuando nosotros nos vamos a la extensión que hemos instalado, iniciaríamos sesión con nuestra cuenta, le daríamos a permitir, y fijaros que automáticamente ya se nos vuelcan aquí las tareas que hemos configurado. Y aquí podemos configurar diferentes columnas como podría ser priorizadas, Aquí podemos poner en progreso, incluso podríamos poner otra de revisión y hecho finalizado. Así, de esta forma tan rápida, yo puedo ir cogiendo cada una de las tareas y tener una visión de cuáles estoy trabajando en ellas, cuáles tengo en revisión e incluso cuál he llegado a finalizarla. Y esto realmente viene genial cuando tenemos una lista muy grande de tareas o realmente para ver el estado en el que se encuentran todas las tareas que estamos ahora mismo realizando. Una técnica que podemos aplicar de una forma muy sencilla con el calendar es la técnica de Pomodoro, ya que esta técnica nos ayuda a encapsular diferentes periodos de trabajo con sus descansos y que realizar esas tareas que tenemos que hacer nos sea más liviano. Para quien no conozca la técnica de Pomodoro, se trata de realizar bloques de 30 minutos en el que trabajamos 25 minutos y descansamos 5 minutos. Y en esos 5 minutos de descanso tenemos que hacer cosas que no nos distraigan, por ejemplo, despejar el área de trabajo en el que estemos haciendo esa tarea, o cualquier otra actividad que no nos genere un alto nivel de dopamina, que os comentaba en este otro vídeo de aquí. La técnica de Pomodoro sería repetir este ciclo de 30 minutos de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso durante 4 veces, habiendo conseguido más de 100 minutos de trabajo concentrado. Una vez terminados estos bloques, podemos incluso realizar un descanso aún mayor. En esta técnica se suele hablar de unos 15 minutos, en el que sí que podemos hacer otras acciones que nos distraigan un poco más como recompensa de este trabajo de concentración que hemos hecho. Esto, en mi opinión personal, creo que está bien, sobre todo cuando no nos conseguimos concentrar. Pero realmente, si nosotros conseguimos entrar en un estado en el que nos concentramos en una tarea, evitemos ponernos una cuenta atrás, que se suele utilizar en esta técnica de Pomodoro, para desconcentrarnos y obligarnos a hacer un descanso que nos haga salir de esta zona de concentración y que después tengamos que volver a concentrarnos de nuevo, que es lo más difícil. Por lo que, como recomendación, con esta técnica de Pomodoro yo siempre intento hacer tareas en bloques de 30 minutos. Pero si estoy muy concentrado con esa tarea y realmente me va a requerir más tiempo de 30 minutos, directamente lo alargo a mi Google Calendar a 1 hora, muevo las tareas que tenía después y me concentro con esa para terminarla. Si veo que realmente realizando la tarea no estoy del todo concentrado, sí que intento aplicar esa técnica para hacer esos pequeños descansos y que me sea un poquito más liviana. Como otras recomendaciones que yo utilizo en mi día a día, es que intento organizarme las tareas con una semana de antelación. Aunque si durante la semana van surgiendo nuevas tareas, las voy incorporando en esa semana, siempre con una fecha y una hora para realizar. A opinión personal, también prefiero seleccionar diferentes colores para cada tipología de tarea en lugar de utilizar diferentes calendarios, aunque esto lo dejo a vuestra elección. Por otro lado, yo recomiendo siempre utilizar aquellas tareas que tengan una prioridad urgente o alta de ponerlo en nuestro calendario. Si realmente tenemos tareas que tienen una baja prioridad, directamente ni siquiera la pondría o la pondría en una fecha muy lejana. De esta forma conseguiremos no abrumarnos con mucha cantidad de tareas cuando realmente las que son realmente prioritarias son algunas y no las pongamos al mismo nivel que otras tareas que son menos prioritarias. Al fin y al cabo, no somos dueños del tiempo, pero sí de las acciones que hacemos en ella y que construyen nuestro futuro.