Cómo Implementar IA sin Tirar el Dinero (Método Real)

El 95 % de las empresas y profesionales que están invirtiendo en IA están haciendo están tirando su dinero a la basura. Y no lo digo yo, lo confirma el MIT. Empiezan a comprar licencias, aplicativos de moda, alguna plantilla copia pega de automatización que le han vendido y al cabo de unos meses acaban con menos dinero y con el mismo problema o incluso más. ¿Sabes cuál es el error? Empezar a comprar tecnología antes de analizar procesos. Hoy voy a compartir contigo el método paso a paso que utilizo con todas y cada una de las empresas que hemos auditado en mi agencia los últimos dos años. Cuatro pasos que te van a dar tiempo y dinero y te van a ahorrar dolores de cabeza, que de dolores de cabeza vamos todos muy sobrados. Y ojo porque esto te sirve tanto si tienes una empresa y quieres evitar ser de ese 95 por ciento que fracasa. Si por el contrario lo que estás pensando es en contratar ese servicio a una agencia y no quieres que te vendan gato por liebre, quieres saber qué exigir, como si eres un profesional que quiere aprender a seguir el paso a paso para auditarse a sí mismo y hacer su trabajo más cómodo y efectivo. Cuidado con esto porque es absolutamente necesario. Las últimas estadísticas dicen que las personas que dominan la IA en sus empleos pueden llegar a cobrar un 56 % más que el resto de sus compañeros. Así que yo creo que no hay duda. Así que no me enrollo más y empezamos. Antes de empezar solo una breve advertencia pero muy importante. Si alguien te dice que te audita tu empresa de forma gratuita en un formulario o en una tarde, por favor, huye. Huye y no mires atrás. No te van a hacer un buen trabajo. Ese es el motivo por el cual el 95% de las empresas fracasa. Y se necesita hacer un análisis profundo y estratégico porque no hay dos empresas iguales, no hay dos profesionales iguales y necesitamos ver caso caso por caso. Dicho esto, vamos a la materia. Como ves te voy a mostrar este sistema de auditoría operativa. Aquí quiero que esto es muy importante y es que caos IA, esto es caos acelerado totalmente. Si no tienes procesos te aconsejo que no metas ninguna herramienta o aplicativo de inteligencia artificial. Esto para empezar. Vamos a ver un proceso que nosotros internamente en nuestra agencia dividimos en cuatro pasos. Lo primero, vamos a ver la autopsia. Estos serían como los rayos X. Vamos a analizar todo lo que sucede dentro de la empresa, de la compañía. Por otra parte, vamos a pasarlo por el filtro. Este será el segundo paso. El tercer paso va a ser qué es lo que nos da dinero, qué nos da retorno, en que sí vale la pena invertir e implementar inteligencia artificial o automatizaciones para realmente que después entre más dinero del que sale. Y el cuarto paso es el tiempo. ¿En cuánto tiempo vamos a poder desarrollar esas soluciones? Bien, en cualquier empresa nos vamos a encontrar con tres fases muy diferenciadas. La primera es la de adquisición, es decir, todo lo que sucede desde que el cliente te conoce hasta que compra tu producto o servicio. Después tenemos otra fase que sería la fase de la entrega. Desde que el cliente compra hasta que llega ese producto o servicio a su casa o a su empresa, lo que sea. Y después todo lo que sucede a nivel de soporte y también administrativo. Aquí podríamos englobar la fidelización, pero también todas aquellas tareas que pueden ser de contabilidad, de gestión, cualquier cosa. Bien, en estas tres áreas vamos a ir a buscar los cuellos de botella. ¿Qué quiere decir? Todos esos embudos donde el trabajo no fluye, hay atascos, sucede algo donde tardamos más porque vamos más lentos, porque quizás el proceso no está tan bien definido o es un proceso demasiado manual que requiere muchísimo tiempo y atención. Una vez hemos identificado estos cuellos de botella, en estos, vamos a llamarlos tres departamentos, aunque son. Y dentro de esas fases pueden haber más de un departamento. Una vez los hemos identificado, vamos a analizar que todos ellos o cuáles de ellos responden a estas tres características indispensables para implementar la IA. Una es que se repita mucho, es decir, que al menos la repitamos más de tres veces al día. Que haya mucho volumen, es decir, si es una tarea que nosotros hacemos tres veces al día, pero es un correo recordatorio, bien, esto se podría automatizar, pero probablemente el coste de automatizar eso supere al retorno que nos va a dar. Y por otra parte, que tenga reglas fijas, como te digo aquí. ¿Qué quiere decir? Pues que cuando yo lo analizo, siempre veo que sigo el mismo patrón de acciones. Hago A, B y C, porque de esta forma la inteligencia artificial va a tener un mapa muy preciso de los pasos que debe seguir. Si yo un día lo hago ABC y otro día hago ZYW y al otro día vuelvo a cambiar este proceso, para la inteligencia artificial es imposible identificar ese patrón y por lo tanto dar un resultado óptimo. Muy bien, hemos dicho que tenemos que ver en cada una de estas fases dónde están los cuellos de botella y cuáles de esos cuellos de botella cumplen con esta tríada de aquí. Pero ¿Cómo averiguamos esto? Cuando nos contratan para hacer una auditoría o cuando yo quiero auditar mi propia empresa, Un error muy común es hacer la reunión con el CEO, con el jefe, con el gerente. Y esto, como te digo, es un error. ¿Por qué? Evidentemente es importante que hagamos esa reunión con el responsable y conocer su punto de vista. Pero aquí, como te digo, aquí es muy importante que nos vayamos al equipo. Ahí es donde sucede la realidad, donde realmente se encuentran con los problemas del día a día. Un CEO te va a decir lo que cree que pasa. Además se va a focalizar muchísimo en la estrategia y en el crecimiento, cosa que es totalmente normal y es el papel que le toca jugar. Pero si nos bajamos al terreno de batalla, nos vamos al equipo, nos van a decir qué es lo que realmente pasa. Entonces aquí lo que vamos a hacer es decirles a estas personas qué tareas realmente odian, qué tareas se les atascan, por qué, qué procesos realmente siguen. Porque una cosa es la teoría y otra cosa muy distinta es la práctica. Una vez hemos hablado tanto con la parte del equipo, empleados y después la parte de responsables, nos toca mapear. ¿Qué quiere decir mapear? Pues que vamos a coger un documento, un mapa digital, lo que tú quieras, y vamos a identificar cada uno de esos procesos. Le vamos a poner un nombre y al lado le vamos a poner cada uno de los pasos que se siguen para llevarlo a cabo. Este sería nuestro paso 1, esa autopsia, ese mirar con rayos X. Y ahora nos vamos a ir al paso número 2, el filtro o matriz de oportunidad, o dicho en cristiano. Una vez hemos identificado todas las tareas y los pasos de cada una de esas tareas que llevamos a cabo en el paso número uno, lo que vamos a hacer ahora es identificar cuál de esas tareas vale la pena automatizar o no. Quiero que te fijes en esta matriz que te he puesto aquí y que he dividido en cuatro cuadrados. Si te fijas, en la parte izquierda vamos a identificar cuánto esfuerzo requieren. En la parte inferior, el impacto que van a tener, Puede ser en tu trabajo, puede ser en tu empresa, no importa. Y fíjate que si tenemos una tarea donde el impacto es bajo y el esfuerzo es alto, va a ser zona basura o lo que viene a ser lo mismo, vamos a descartar implementar inteligencia artificial en esa tarea, no vale la pena. Por otra parte, si tenemos una tarea donde el impacto es alto pero el esfuerzo también es alto, esto supone un gran cambio. Esto va a darnos alto impacto, alto esfuerzo, pero probablemente no va a ser una mejora que podamos implementar en pocas semanas. Por lo tanto lo tendremos en cuenta pero lo pondremos en la recámara. Si por el contrario tenemos una tarea que nos requiere bajo esfuerzo y alto impacto, vamos a hacerlo absolutamente ya. Hay muchísimas veces que por ejemplo, tenemos personas del equipo que pasan muchísimas horas enviando facturas que siempre son las mismas, por ejemplo al cerrar los trimestres, los cierres del año que ahora se acercan. Muchas de estas tareas se pueden prácticamente automatizar en su totalidad y si no parcialmente, pero un gran porcentaje y liberan muchísimas horas de ese empleado, incluso de ti mismo si realizas este tipo de tareas, esto se puede automatizar de una forma muy simple en muy poco tiempo y el impacto va a ser liberar muchísimas horas de trabajo de una persona que va a poder dedicar hacer otras tareas que sean muchísimo más productivas, por ejemplo. Luego tenemos también aquellas tareas que requieren un bajo esfuerzo pero también tienen un impacto bajo, por lo tanto estas las vamos a poner en standby. Estas quizás nos plantearemos en un futuro para acabar de perfeccionar toda nuestra estrategia, llevarlas a cabo, pero no van a ser una prioridad en nuestra lista. Ahora nos vamos al paso 3, el money, el dinerito, el ROI o lo que es lo mismo, el retorno de la inversión. Es decir, lo que voy a invertir va a justificar después el valor añadido o el beneficio que me va a dar. Bien, ahora que hemos identificado las tareas, las hemos mapeado, es decir, sabemos su paso a paso, después nos hemos ido a la matriz de oportunidad y sabemos cuáles de esas tareas vale la pena implementar rápidamente, cuáles debemos descartar y cuáles nos podemos plantear en un futuro. Ahora nos toca saber cuál a nivel económico también vale la pena. Y quiero que te fijes en esta fórmula que te enseño aquí. El ahorro va a ser igual a las horas que les dedicamos por mes multiplicado por el coste hora multiplicado por 12, que son los meses del año. Aquí te voy a poner un ejemplo real de un cliente de mi agencia. En este caso le estábamos proponiendo una automatización de 6.720 euros en su configuración masiva que tenemos en España y aquí le decimos que tiene un ahorro anual de 40.800 euros. Bien, si te pones a mirar, este coste de implementar esta automatización es muy inferior al ahorro que le va a suponer a él al final del año. Quiero que te fijes aquí en esta fórmula que te comentaba, en esta parte de aquí. Aquí tenemos cinco personas que realizan esta tarea y le dedican una hora al día por 5 días laborales a la semana por 48 horas que se trabajan al año. Estamos hablando de un total de 1200 horas al cabo del año, con un coste horario medio de 34 euros la hora. Pues el cálculo es exactamente este, un ahorro de 40.800 euros, que esto en España supone la contratación de una persona extra para poder ampliar, por ejemplo, capacidades, abarcar más mercado incluso esas 1200 horas. Imagínate a cinco personas de tu equipo disponiendo de ese tiempo para dedicarlo a tareas donde requiera más expertise y puedan ponerle más esfuerzo y dedicación. Y ahora viene la mejor parte, vamos a ver la última, el último paso de este proceso y también los documentos que vas a tener que entregarle a tu cliente o que tú vas a poder presentarle a tu jefe para que te permita utilizar la inteligencia artificial o te pague y desembolse dinero para esas herramientas que te hacen falta. Bien, nos vamos a ir a este paso 4 que tenemos aquí la hoja de ruta lógica, porque está muy bien saber qué tareas nos comen tiempo, cuáles vale la pena automatizar y también saber el retorno que nos van a dar a nuestra inversión. Pero necesitamos situar todo eso en el tiempo. Entonces vamos a hacer una línea de tiempo como la que estás viendo aquí. Y aquí en el primer mes lo que vamos a hacer es implementar aquellas victorias rápidas que habíamos visto aquí en la matriz de oportunidad, donde habíamos dicho que requerían un bajo esfuerzo y y tenían un alto impacto. Esta va a ser nuestra prioridad, implementarlas en el primer mes para que en este caso tu jefe, tu empresa o incluso si quieres ofrecer este servicio, tu cliente vea enseguida la utilidad y el retorno que está teniendo al haber contratado tus servicios. En el segundo mes lo que vamos a hacer es implementar los grandes cambios. Evidentemente aquí te pongo en el segundo mes, pero a lo mejor la fase de victorias rápidas te toma más de un mes, puede ser el tercero. Esto lo vas a ajustar a la empresa, al cliente que tengas delante o a tu caso concreto. Pero bien, nuestro segundo paso va a ser irnos a por los grandes cambios. Es decir, esto que veíamos aquí, acabamos de implementar estas victorias rápidas y ahora ya pasamos a aquellas que tenían un alto impacto pero también requerían de un esfuerzo muy alto. Pues bien, ese va a ser nuestro segundo paso. ¿Por qué? Mira, si tú empiezas a introducir la Inteligencia Artificial y tardas demasiado en ver sus beneficios, muy probablemente o no te plantees hacerlo o acabes frustrado o realmente pienses que no vale la pena. Pero si por el contrario, tú te das esas victorias rápidas, enseguida vas a poder disfrutar de esos beneficios y vas a estar mucho más dispuesto a invertir o más preparado, porque vas a saber que invertir todo ese tiempo va a valer la pena. Y después, nuestra última fase en esta línea de tiempo va a ser la optimización, esa escalada. Y aquí podemos irnos a hacer referencia a aquellas tareas que habíamos visto que tenían un bajo impacto y requerían de un bajo esfuerzo. Porque ahí, como te decía anteriormente, nos va a permitir acabar de perfeccionar todo ese plan estratégico para introducir la IA en nuestra empresa o en nuestro trabajo. Cuando acabes, vas a entregarle a tu cliente un documento como el que estás viendo, donde le vamos a dar un detalle de todo ese análisis de esa autopsia que hemos hecho tanto con él como con los miembros del equipo. Le vas a enseñar después un segundo documento muy importante con esa matriz de oportunidad, donde le vas a decir cuáles de esas tareas vale la pena automatizar o empezar a mejorar u optimizar con la Inteligencia Artificial. En tercer lugar, quiero que también puedas entregarle un Excel como el que también estás viendo, donde él mismo pueda ver el ROI, es decir, el retorno que le va a suponer esas mejoras. De esa forma, incluso él va a poder jugar modificando pequeños datos para ver cómo impacta en ese retorno de la inversión y Para finalizar le vas a dar ese mapa temporal donde le vas a decir por dónde vas a empezar, cuáles son esas primeras victorias que vas a implementar rápidamente, cuáles van a ser aquellas que vamos a implementar a posteriori, aquellos aquellas grandes apuestas y para finalizar aquellas tareas que vamos a poder implementar para escalar y perfeccionar toda esta estrategia. Es cierto que para hacer todo esto no te basta si lo quieres ofrecer como servicio con solamente saber automatizar. Es imprescindible saber de negocios, saber cómo funcionan las empresas por dentro. Por eso es tan interesante que si tú eres una empresa y quieres contratar este servicio, sepas realmente qué exigirle a ese proveedor que te lo va a ofrecer. Si es para tu propia empresa, nadie mejor que tú la conoce y si por el contrario tú eres un empleado, de igual forma tu puesto de trabajo no hay nadie que lo domine mejor que tú. Y como sé que todo esto puede sonar abrumador y también sé que la parte más difícil es la de diagnóstico, te voy a dejar un enlace en la descripción del vídeo de donde te doy el checklist, las preguntas que nosotros en nuestra agencia hacemos a los CEOs y también a aquellos miembros del equipo con los que nos entrevistamos para poder identificar los cuellos de botella. Si este vídeo te ha resultado útil, quiero que me lo dejes en comentarios, me ayuda muchísimo y nos vemos la.