5 Easy Ways to Simplify ClickUp ✨

Hoy Vamos a repasar 5 formas diferentes de simplificar tu estrategia de ClickUp. Porque ClickUp no es algo que te haga pasar meses y meses estresándote, aunque a muchos de nosotros sí. Y estos son cinco consejos para que sea un poco menos estresante. Ah, y antes de empezar, si no me conoces, Hola, me llamo Laia. Soy consultora de ClickUp y fanática de los procesos. He hecho muchos videos sobre cómo puedes usar ClickUp para crear procesos más sólidos en tu negocio. Tengo un curso de membresía que ofrece asesoramiento sobre el tema. Así que si tienes alguna pregunta sobre cómo usar ClickUp de cualquier forma, asegúrate de suscribirte a este canal, consultar la lista de reproducción y por supuesto, consult la descripción a continuación para obtener excelentes recursos. Pero sin más preámbulos, vamos a sumergirnos en la pregunta de hoy sobre cómo simplificar tu experiencia con ClickUp. La regla es describirlo todo. Esto significa vistas, listas y automatizaciones. El hecho es que clickop ya ha pensado en formas inteligentes para que puedas documentar tu recorrido a medida que avanzas en ClickUp. Depende de nosotros usarlas. Por ejemplo, es bastante común para mí ver estructuras como esta dentro de ClickUp. Y a lo que me refiero con esto es a este tipo de cosas en las que vemos vistas sin un nombre significativo. Cosas como lista, tablero y calendario. Las vistas predeterminadas, aburridas, desconsideradas e ingratas que puedes usar para organizar tu trabajo en ClickUp. ¿Qué me dice la lista? Nada. Nada. No me dice nada útil. Entonces, lo que sugeriría hacer aquí, si aún no lo has hecho, es revisar cada vista y decirme qué diablos me está mostrando. Entonces, tal vez esto sean todas las tareas. Sabemos que es una lista por el símbolo. No necesitamos escribirlo dos veces. Tal vez esta vista de tablero, en lugar de mostrarme también todas las tareas, tal vez la mostremos como mis tareas. Y configuramos esta vista para que sea una vista personal. De esta manera, las personas sólo ven las tareas que se les asignan a sí mismas. Si no tienen nada, aparece como nada. Pero si se les asigna algo por algún motivo, cuando están en mis tareas, aparecerá aquí mismo. De repente, hemos pasado de tener vistas genéricas poco útiles a tener nombres descriptivos que realmente ayudan a las personas a navegar por el área. Por lo tanto, ya sea para vistas o para cosas como automatizaciones, donde podemos tener descripciones o incluso nuestros nombres de listas y carpetas. Intente aprovechar estos espacios y hacerlos realmente descriptivos. Quiero ver algo que realmente les ayude a usted o a su equipo a usar estas áreas y saber para qué sirven sin que tengan que explicarlas. Esa es la regla de oro. Describa todo. Etiquete todo. Sé que puede hacerlo. Cñase a ella. El siguiente paso es limitar los permisos. Comparta solo lo que sea necesario. Esto es algo que a veces a la gente le cuesta entender. El hecho es que puede que usted sea alguien que quiera saberlo todo. De hecho, si est viendo estos videos, tengo el presentimiento de que es alguien a quien le gusta meter las narices en todo. Quieres saber cmo va todo. Eres ese tipo de persona. Te importa. Pero a tu equipo, aunque sea el jefe de la empresa, puede que no le importe. De hecho, no te resulta muy útil compartir más información de la que la mayoría de la gente necesita, porque distrae. Por eso en ClickUp tenemos todas estas diferentes capas de información mediante las cuales podemos organizar la información. Puedes ver toda esta basura que tengo aquí. Y a mí, y probablemente a ti también, me gustaría ver todo esto. Quiero conocer el contexto general. Quiero ver cada tarea en la que alguien está trabajando porque me resulta interesante. Me ayuda a averiguar cómo se puede mejorar el proceso. Pero a las personas que solo intento intentan hacer el trabajo, esta no les resulta una vista útil. No queremos ver cada cosa posible que podríamos ver. No es útil. Ya sea para el espacio donde ajustas los permisos, la carpeta donde ajustas los permisos o la lista donde ajustas los permisos. Quiero que te asegures de que todo lo que la gente ve sea algo que realmente les resulte útil, que realmente les ayude a hacer su trabajo. Y ten en cuenta que esto es un espectro. Hay niveles de permisos. Por lo tanto, si alguien necesita ver algo pero no comentar, genial. Asegurémonos de que pueda ver algo pero no comentar. ¿De acuerdo? Podemos ajustar esto por capa, pero si alguien no necesita ver algo en absoluto, simplemente elimínalo. Es mejor que alguien vea menos y te pregunte cuando lo necesite, a que vea más constantemente, no sepa lo que es, se sienta confundido y vea estas carpetas y secciones que no tienen sentido para él. Quiero decir, si realmente queremos que nuestro equipo se sienta cómodo en Click Up, sería mucho más fácil si tuviéramos que enseñarles solo la mitad, porque solo ven la mitad de lo que hay. Por lo tanto, depende de nosotros simplificar las cosas, asegurándonos de que nuestros permisos estén en orden, ya sea en el espacio, la carpeta, la lista, o incluso el nivel de tarea. Esa es la regla de oro número 2, que consiste en ajustar esos permisos. Esto nos lleva al número 3, que consiste en simplificar los estados. Utilice los estados para la información esencial que desee ver de un vistazo y nada más. Ya he hablado de esto muchas veces, así que seremos breves en este breve vídeo. Pero cuando modifica sus estados en ClickUp, puede resultar muy tentador al princip yo lo hice, tú lo hiciste. Probablemente todos lo hayamos hecho, entrar aquí y tener algún tipo de estado loco. La mayoría de Las plantillas de ClickUp hacen algo similar, donde hay un estado para todo. Incluso rascarse la oreja tiene su propio estado. Tiene un estado para cada posibilidad. Y el problema de tener tantos estados, además del que ya mencioné en este video sobre las ventajas de los estados simples, es cuando tienes muchos estados y tienes una tarea en proceso. Veámoslo en una vista de tablero para que puedas tener una visión completa. A veces los estados avanzan, luego retroceden, luego avanzan, luego retroceden, luego avanzan y luego retroceden. Y nadie sabe realmente a dónde va después. Estoy aqu, acabo de terminar LJKL, J, K, y no estoy seguro de si pasa a rascarse las orejas o si vuelve a en curso. Mis estados están por todos lados y no estoy seguro de a dónde voy después, así que voy a seguir adelante y lo dejaré aqu hasta que mi jefe lo note. Este tipo de problemas surgen cuando tenemos estados realmente complejos que no siguen un orden lineal. Por eso puede ser muy útil una estructura de estado más simple, como tareas pendientes completadas, tareas en curso completo, tareas pendientes en proceso revisadas completadas, donde quede muy claro lo que significa cada paso. En cambio, emparejar elementos con un campo personalizado para los detalles. Solo queremos mantener nuestros estados para las cosas que queremos ver a un nivel alto. Así que en lugar de todas estas cosas, simplifiquemos estos estados para que la lista sea algo simple, como tareas pendientes y completadas. Ahora, antes de hacerlo, quiero destacar una característica que va a cambiar aquí. Y algo útil de esto es que ahora mismo, como tenemos todos estos estados, tenemos un cuadro de estado. Pero si entro aquí y voy a editar estados de li y vuelvo a mis estados de espacio predeterminados, voy a tener que volver a guardarlos. Pum. ¿Lo ves? ¿Ves el hecho de que ha vuelto a cambiar a una marca de verificación? Hablando de simplicidad, puede que no conozca ClickUp, pero seguro que sé lo que es una marca de verificación. Y eso es lo que podemos hacer para simplificar esta experiencia. Y una vez más, esta es una pequeña cosa que ayudará a alguien que no está acostumbrado a ClickUp a sentirse cómodo mucho antes simplemente por la familiaridad de una marca de verificación, en lugar de tener que entrar y marcar esta casilla y averiguar qué diablos hace realmente la casilla. Así que ese es nuestro consejo aquí, que es simplemente simplificar sus estados. Utilícelos solo para información esencial. Deje muy claro lo que significan, y si puede soportarlo, intente simplificarlo a dos para que de esa manera tenga ese bonito icono de marca de verificación. A continuación, reduzca las vistas obligatorias. Si no las está utilizando, deshágase de ellas. Y sinceramente, esto se aplica a casi todo en ClickUp. Si no está utilizando algo, deshágase de ello. Sáquelo de su ClickUp. Sáquelo de su vida Marie Condo, su cuenta de ClickUp, amigos. Porque cuantas más cosas tenga allí, más cosas tendrá que enseñar y mantener, y no vale la pena el trabajo. Bueno, en lo que a la que me refiero aquí, en concreto, me refiero a las vistas obligatorias. Es probable que este menú os resulte familiar. Se encuentra en un espacio, haciendo clic en la configuración del espacio y yendo a la configuración predeterminada de las vistas. Aquí es donde decidís qué vistas están activadas de forma predeterminada. Cuando creáis algo en este espacio, y muchos de vosotros lo he visto una y otra vez, tratáis a ClickUp como a otras herramientas en las que tengo que marcar estas casillas si quiero usarlas alguna vez. Lo cual entiendo que tiene sentido, pero la verdad es que Clic Up no es como otras herramientas en este sentido. Si marcas estas casillas, no es puedas usarlas. Estas casillas requieren que las uses. Así que una vez que marco estas casillas y hago clic en Revisar cambios, Guardar cambios, ahora tengo esas vistas en cada carpeta. Cada lista, cada lugar dentro de todo este espacio tiene todas esas vistas. Por lo tanto, en la gran mayoría de los casos, eso no será algo que resulte útil para la mayoría de los equipos, porque muy rara vez necesitaré las mismas vistas en esta lista que en esta carpeta o en este espacio. La mayoría de las veces, cada. Cada una de ellas me indica algo diferente. Por lo tanto, querría ver vistas diferentes para tomar medidas en este paso. Si hay vistas obligatorias que en realidad no desea requerir, elimínelas, ¿De acuerdo? Simplemente elimínelas. No las necesita. Por lo tanto, volveremos a este espacio, haremos clic en los tres puntos, haremos clic en Configuración del espacio e iremos a Configuración predeterminada para las vistas. Ahora simplemente vamos a desactivarlas. Digamos que no las necesito. Quizás me guste que la vista de tablero esté siempre ahí, pero el resto no siempre las necesito. Por lo tanto, revisaré los cambios y luego los guardaré. Ahora solo vemos que se requ de lista y de tablero, lo cual es mucho menos confuso, mucho más claro y mucho menos abrumador. Probablemente queramos nombrarlas usando algunas plantillas de vista, pero esto sigue siendo un avance porque es menos ruido del que preocuparnos, e incluso una vez que estemos aquí, solo para aclarar esto, todavía puedo elegir agregar una vista aleatoria que quiera tener. La diferencia es que al agregarlas de una en una, no tengo que hacer que se apliquen en todas partes. Entonces, si voy a esta lista, esa vista de carga de trabajo no está allí, pero si voy a la carpeta, sí lo está. Y esta versatilidad es una de las razones por las que tener menos vistas requeridas es realmente mejor y más flexible que tener cada vista requerida. Por último, pero no menos importante, si estás nombrando algo, usa una convención. Y esto realmente solo es relevante para las áreas donde no tenemos una buena estructura de carpetas. Por ejemplo, La jerarquía de ClickUp ya tiene una convención de nomenclatura al tener carpetas y listas dentro de ellas, pero cosas como documentos, plantillas e incluso ciertas tareas pueden resultar un poco abarrotadas si las tenemos sueltas. Por eso, en lugar de tener un área de documentos como esta, o un centro de plantillas como este, vamos a añadir algunas convenciones de nomenclatura mediante prefijos para mantener todo organizado. Si no estás seguro de lo que es una convención de nomenclatura, hablo de ello en mi video sobre referencias de símbolos en documentos que aparece aquí arriba. Básicamente, es una forma de titular cosas, que es como una forma abreviada de expresar un significado más amplio. Por ejemplo, a cada cliente que tengamos, lo llamaremos cliente nombre del cliente. Así que tenemos esa pequeña palabra cliente delante. Así sabemos que cada vez que vemos ese prefijo, esa palabra antes de la palabra, sabemos que estamos hablando de un archivo de cliente. Los prefijos y sufijos son solo una convención de nomenclatura que podemos usar para que los campos de texto sean un poco más descriptivos que simplemente tener el nombre del elemento. Y en realidad, esto no estaba planeado, pero puedes ver uno de los prefijos que usamos dentro de nuestra área de plantillas para mantener las cosas organizadas. Este prefijo aquí, del círculo amarillo, y luego el guión. Así es como hacemos un seguimiento de todas las plantillas que usamos dentro de Clicking Up. Y tenemos diferentes versiones de él aquí. Pero este es un prefijo. De esa manera, cada vez que me desplazo por todas mis plantillas, si veo ese punto amarillo, sé que estoy viendo algo que está hecho para Clicking Up. Y eso me da una categoría donde estas categorías simplemente no son suficientes. Entonces, por ejemplo, aquí vemos que tenemos cuatro tareas relacionadas con la recurrencia. Para mí, tal vez tenga sentido tener eso como una categoría. Entonces, de hecho, vamos a entrar aquí, agreguemos un emoji de recurrencia, y comenzaremos a nombrar nuestras cosas de una manera que tenga sentido para la recurrencia. Entonces, esta es recurrencia diaria. Esta es recurrencia después de 14 días después de la finalización. Y solo estamos dando este tipo de guía visual para que cuando los veamos más tarde, sepamos que estamos hablando de recurrencia. No tenemos que preocuparnos de que uno se escriba record, otro sea recurrente, y otro sea recurrencia. Solo tenemos un símbolo coherente. Por lo tanto, si estuviera buscando plantillas sobre recurrencia, podría simplemente buscar ese ícono y ver que aparecen todos mis íconos de recurrencia. Y para que quede claro, sí también podría usar etiquetas en realidad están integradas en el área de la plantilla, pero no funcionan tan bien y no son tan universales como un sistema de prefijos y sufijos. Así que eso es lo que voy a hacer por ahora. Con el tiempo, estoy seguro de que el sistema de etiquetas se volverá más potente y valdrá la pena en este momento no real. Bueno, esta es una forma de hacerlo. Pero diré que también puedes hacer lo mismo con los documentos. Por ejemplo, tenemos muchísimos documentos aquí, y En este momento, ClickUp no tiene carpetas para sus documentos, así que quizá tengamos muchísimas notas de borrador. Bueno, quizá cada vez que creamos un documento que es solo un borrador, empezamos con un emoji de cerebro y luego, ya sabes, quizá la fecha. Este es un sistema para que sepamos que todos los que tienen cerebro están haciendo una lluvia de ideas. No tenemos que preocuparnos por qué diablos son, ni por hacer clic para abrirlos o intentar buscar cada uno. Tenemos esa convención de nomenclatura establecida de forma similar. Tenemos aquí el manual del equipo, o quizá queramos hacer un plan de proyecto. Quizá sea el plan de proyecto Juan Pérez, y en el siguiente tenemos el plan de proyecto Juan Pérez. Lo que importa es que nos estamos dando una especie de abreviatura para organizar las cosas, especialmente en lugares donde las carpetas todavía no existen, y simplemente ayudan a mantener las cosas un poco más organizadas. Por lo tanto, si te sientes especialmente frustrado con la gestión de documentos o plantillas, considera usar este tipo de estructura de sufijos o prefijos para poder tener una convención de nomenclatura para tus documentos. Y, por supuesto, si usas convenciones de nomenclatura, escríbelas en algún lugar. No intentes recordar que cerebro significa lluvia de ideas, y esto significa que porque se volverá demasiado. Asegúrate de tenerlo escrito en algún lugar, como en tus convenciones de nomenclatura de archivos, de lo que de nuevo, ya he hablado. Sigue estando en la tarjeta de información. Haz clic en la pequeña i de aquí arriba, mira ese vídeo, y podrás ver en qué consisten nuestras convenciones aqu. Pero para recapitular, Esos son los cinco consejos que tengo para simplificar tu estructura de ClickUp. Describe todo. Limita las disposiciones. Simplifica los estados. Reduce las vistas obligatorias. Ya se me olvidó la cuarta. Estaba intentando recordar las cuatro. No me acuerdo. Vale, reduce las vistas obligatorias. Y quinto y último, usa convenciones de nomenclatura como prefijos o sufijos para las cosas que de otra manera no se pueden organizar de forma orgánica. Espero que este video te haya resultado útil. Si te ha gustado, dale un me gusta al video y si te gustaría ver 5 consejos más como este, porque tuve que acortarlo, de hecho originalmente tenía 12 y luego pensé, oh, este va a ser un video muy largo, así que tenemos cinco. Si quieres ver más consejos como este, deja un comentario en la descripción. Estaré encantado de hacer una segunda parte de este video. Esperaré a escuchar tus comentarios sobre eso. Pero por lo demás, muchas gracias por verlo y hasta la próxima. Disfruta del proceso.