How I Organize Brand Sponsorship as a Small YouTuber & Content Creator in ClickUp

Eines der Ziele, die ich mir für dieses Jahr hier auf dem prozessorientierten YouTube Kanal gesetzt habe, ist, mich in der Welt der Markensponsorings zurechtzufinden. Wir haben das hier und da schon getan, aber nicht so absichtlich. Je mehr wir uns in diese Welt vertieft haben, desto mehr habe ich erkannt, wie sehr die Prozesse, über die wir auf diesem Kanal so viel sprechen, uns und andere bei der Navigation durch diese Welt der Markendeals oder Markensponsorings unterstützen können. Heute führe ich euch in unser Click Up Konto und zeige euch einige der grundlegenden Setups, die wir zur Verwaltung der Markensponsorings und Markendeals, wie auch immer ihr sie nennen wollt, in unserem Click Up Konto verwenden. Wenn es um Sponsorings geht, versuchen wir bei processdriven es als eine Dienstleistung zu betrachten. Eines der Projekte, die wir zu Beginn des Jahres durchgeführt haben, war das, was wir Sponsoring als Dienstleistung nannten und dabei haben wir das Sponsoring Erlebnis buchstäblich wie jedes andere Dienstleistungsangebot behandelt. Zu Beginn möchte ich jedoch betonen, dass dies kein wirklich prozessorientiertes Video wäre, wenn wir nicht auch über den Prozess sprechen würden, der hinter dieser Vorlage steht. Fangen wir also mit Whimsical an und ich zeige euch kurz, wie unser Ablauf aussieht, um es ganz einfach zu halten. Hier ist das Unsere Sponsoring Erfahrung begann mit einer Art Kontaktaufnahme. Da wir in dieser Phase hauptsächlich auf proaktive Marken reagieren, die sich an uns wenden, ist die Kontaktaufnahme in unserem Prozess recht reaktiv. Wir verwalten dies hauptsächlich über unseren Posteingang, indem wir einige Vorlagen verwenden und Fragen beantworten. Daher werde ich hier nicht zu sehr ins Detail gehen. Nach der Kontaktaufnahme kommen wir zur Screening Phase. Hier kommt etwas mehr Systematisierung ins Spiel. Ich hoffe, es ist interessant, das zu sehen. In der Screening Phase beginnen wir die Information der Personen in unserer Sponsoren oder Markendatenbank, unserem CRM zu erfassen. Wenn wir also in unser Click Up Konto gehen, indem wir das alles verwalten, können Sie hier die Sponsoren und das Marken CRM sehen und wir haben eine Aufgabe, die jede einzelne Marke repräsentiert, mit der wir eine Zusammenarbeit in Erwägung ziehen oder die uns kontaktiert hat. In dieser Phase würden wir beispielsweise John Doe als neuen Kontakt hinzufügen und dann sind wir bereit, diese Person zu prüfen, um zu beurteilen, ob diese Marke nicht vielleicht ein potenzieller Kunde oder etwas anderes ist. Unser prozessgesteuerter Prüfprozess funktioniert im Grunde genommen in drei Unterschritte. Wenn wir also in den Prüfprozesshainen zoomen würden, würden wir diese drei sehen. Der erste Schritt, den wir prüfen, ist die Eignung der Zielgruppe. Im Grunde genommen bewerten wir hier, ob Ihre Marke oder Ihr Angebot oder was auch immer tatsächlich einen Mehrwert für unsere Zielgruppe darstellt, wenn wir sie ihr vorstellen. In diesem Teil berücksichtigen wir auch, ob Ihre Marke, Ihr Angebot oder Ihre Dienstleistung unserer Zielgruppe tatsächlich bei der Mission unseres Unternehmens hilft, die darin besteht, kleinen Teams bei der Systematisierung ihrer Abläufe zu helfen. Wenn uns eine Marke mit einer sehr vagen Anfrage kontaktiert oder wenn wir aus unseren Hinweisen im Kontext oder unserer Recherche diesen ersten Schritt nicht ganz herausfinden können, wir einem bestimmten potenziellen Sponsor jedoch eine kleine Chance geben wollten, könnten wir ihn mit einer E Mail wie dieser kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten. Hier kommt ein Teil der Systematisierung ins Spiel, da es sich um E Mail Vorlagen handelt, die wir in unserem Missive Konto erstellt haben. Falls Sie nicht wissen, was ein MISF ist, können Sie hier mehr darüber erfahren. So können wir sicherstellen, dass wir einheitlich mit den Sponsoren kommunizieren und die Informationen erhalten, die wir benötigen. Sobald wir die Zielgruppenanpassung abgeschlossen haben, können wir möglicherweise bestätigen, dass sie in dieser Hinsicht geeignet sind. Wir können nun mit der Bewertung des Produkts beginnen. Dies ist zwar nur ein erster Blick, aber wir versuchen herauszufinden, ob diese Marke seriös ist. Ist Ihr Produkt großartig. Da wir im Moment sehr wählerisch sind, arbeiten wir im Grunde nur mit Marken zusammen, die wir bereits nutzen und die wir bereits lieben. Das ist Teil unserer täglichen Arbeitsabläufe hier bei Princess Driven. Das macht es also ziemlich einfach. Aber in den Fällen, in denen es ein Tool gibt, das wir vielleicht früher verwendet haben oder das unserem ähnelt und das wir immer noch im Hinblick auf die Eignung für die Zielgruppe in Betracht ziehen, werden wir hier einige Nachforschungen anstellen. Sobald wir diesen Teil der Produktbewertung abgeschlossen haben, sind wir bereit, zur Logistik überzugehen. Die Logist Ethik ist eine Art Auffangphase, in der wir bewerten, ob unsere grundlegenden Parameter für ein Engagement erfüllt werden. Dabei geht es um Gespräche wie das grobe Budget, den Zeitplan sowie die Werte und Ethik. Im Grunde genommen geht es darum, was Sie sich von dieser Beziehung erhoffen. In dieser Phase könnten wir eine weitere Vorlage für ein Schreiben einführen, wie diese hier, die wir geschrieben haben, um sicherzustellen, dass wir alle wichtigen Gesprächsthemen ansprechen. Diese E Mail schlüsselt unsere üblichen Methoden der Zusammenarbeit mit Leuten auf und leitet diese Unterhaltung in ernsthaftere Detailgespräche ein. Wenn wir die Logistikphase überprüfen können und alle andere gut aussieht, sollten wir zwei Informationen in unserem CRM nachverfolgen können. Der erste befindet sich in dem Bereich, den ich Ihnen bereits gezeigt habe. Wir haben diese Art von Marken CRM, indem wir Informationen über das gesamte Unternehmen erfassen. Wenn wir sie überprüfen und ihre Online Bewertungen und so weiter einsehen, erfassen wir diese Informationen hier. In diesem allgemeinen Beispiel mit John Do Co. Sehen Sie, dass wir hier ein generisches CRM Standardlayout haben, in dem wichtige Personen, Beschreibungen usw. Erfasst werden, Links zu allgemeinen Dateien und unsere Wahrscheinlichkeit, mit ihnen zusammenzukommen. All dies wird hier als eine Art unserer allgemeinen Beziehung zu einer Marke erfasst. Wenn wir Personen dazu bringen, mit uns zusammenzuarbeiten oder nicht, erfassen wir dies hier. Die tatsächlichen Einzelheiten eines bestimmten Markengeschäfts werden jedoch in ClickUp für uns separat erfasst, wobei ein separater Bereich zur Nachverfolgung von Chancen verwendet wird. Oh, und eine kurze Wenn Ihnen dieses Video bisher gefällt, geben Sie ihm bitte ein Gefällt mir und abonnieren Sie den Kanal. Es kostet Sie nichts, aber es hilft, dass dieses Video mehr Leuten im YouTube Algorithmus angezeigt wird. Vielen Dank. Zurück zum Video. Wenn wir also beispielsweise das Logistikgespräch führen, führen und bereit sind, mit dem nächsten Schritt fortzufahren, würden wir als Abschluss hier tatsächlich eine neue Aufgabe erstellen, um den potenziellen Markendeal selbst darzustellen. Dies würde in unserer Datenbank für Markendeals erfolgen und sähe in etwa so. Diese Aufgabe ist etwas weiter fortgeschritten als die vorherige, aber in diesem Bereich stellt die Aufgabe den Gesamtvertrag dar, nicht das Unternehmen, sondern den jeweiligen Vertrag, der besprochen wird. An dieser Stelle kommen wir jedoch an einen Scheideweg in unserem Prozess. Wir müssen auf Grundlage der zuvor erhaltenen Antworten bewerten, ob es sich lohnt, mit diesem Sponsor fortzufahren. Ich würde sagen, dass wir in 99 Prozent der Fälle den Weg des Neins einschlagen und genau das passiert hier. Zunächst protokollieren wir die Anfrage. Wir haben also ein Ordnersystem in Missive und einen Tracker in unserem CRM, um zu verfolgen, wann es eine Marke gibt, mit der wir einfach nicht zusammenarbeiten möchten. Nehmen wir beispielsweise an, John Dog, Es tut uns leid, das passt nicht, das würden wir hier erfassen. Oder vielleicht passt das Unternehmen gut, aber der Deal mit der Marke nicht. Das könnten wir auch in unserem Account nachverfolgen. Wir verfolgen das gerne, damit wir uns bei geänderten Umständen später wieder melden können. Oder wenn sich die Marke erneut meldet, was schon ein paar Mal vorgekommen ist. Sie schließen eine Finanzierungsrunde ab, Ihre Situation hat sich geändert, Ihr Budget hat sich geändert. Wir haben diesen Kontext, sodass wir nicht wieder bei Null anfangen müssen. Danach haben wir jedoch die unangenehme Aufgabe, die Gelegenheit abzulehnen und die Person wissen zu lassen, warum es nicht gepasst hat oder dass es einfach ein Zeitproblem war. Der Vorteil solcher Vorlagen wie die, die ich Ihnen hier auf dem Bildschirm zeige, ist, dass sie uns einen Ausgangspunkt für ein höfliches und professionelles Gespräch bieten und uns gleichzeitig die Möglichkeit geben, sie beim Senden der E Mail einzeln anzupassen. Sie alle verwenden hier Nachrichtenvorlagen mit dynamischen Variablen, die die Informationen der Person austauschen. So können wir ganz einfach sicherstellen, dass sie jedes Mal hochwertig und einheitlich aussehen. Ich würde sagen, die Schritte, die ich dir hier gezeigt habe und auch nur die Vorlagen für schreiben, weil wir am Ende so viele Sponsorings ablehnen, das hat mir enorm viel Zeit gespart. Früher habe ich mich selbst um alle diese Anfragen gekümmert und sie einfach ignoriert, was nicht der beste erste Eindruck ist. Aber durch die Systematisierung, wie du hier siehst, kann ich diese Aufgaben delegieren. Und wenn du jemand bist, der daran interessiert ist, seinen Posteingang zu delegieren, haben wir oben ein Video über diesen gesamten Prozess. Aber gehen wir weiter. Nehmen wir an, wir haben eine passende Stelle, Wir sprechen mit einer Marke und wir denken ja, das wird großartig. Unser Publikum wird das lieben, Das ist großartig für die Ziele deiner Marke. Also lass es uns tun. Wenn das passiert, gehen wir zur Scoping Phase über. Das Scoping könnte auch als Verhandlungsphase bezeichnet werden. Du kannst wählen, was immer dir gerade in den Sinn kommt. Aber in dieser Phase gehen wir über das Unternehmen im Allgemeinen hinaus. Nehmen wir an, John Doe ist ein potenzieller Kunde. Jetzt konzentrieren wir uns mehr auf den konkreten Deal. Manchmal haben wir tolle Unternehmen, mit denen wir gerne zusammenarbeiten würden, aber die Logistik und so weiter funktionieren einfach nicht so, dass der Deal platzt. Aus diesen Gründen verfolgen wir diese Dinge separat. So können wir die Beziehung zum Unternehmen getrennt von der eigentlichen Opportunität verfolgen. Hier haben wir jedoch eine potenzielle Sponsoring Vereinbarung, einen potenziellen Vertrag mit John Doe. Es handelt sich um eine vorgestellte Videoserie, die wir hier verfolgen. In diesem fiktiven Beispiel verwenden wir eine Aufgabenbeschreibung, um alle Details des Projekts zu verfolgen. In unserer Prozessübersicht wissen wir, dass der Scoping Prozess drei verschiedene Phasen Erstens das Budget, dann die Ergebnisse und dann die Details. Das Budget ist der größte Teil und ich beginne immer damit, denn wenn eine Marke nicht klar angibt, wie viel Budget sie für Werbung oder Marketing hat, ist sie wahrscheinlich nicht so professionell, wie ich es mir von unserem Unternehmen wünschen würde. Das Interessante an diesem Budget ist, dass Sie nicht nur die Kosten und den Wert der Dienstleistungen ermitteln müssen, die Sie dem Sponsor anbieten, sondern auch bewerten müssen, welche Strategie sie hinsichtlich ihres Sponsorings als Produkt verfolgen möchten. Wie bei jedem Produkt haben wir die Möglichkeit, ein hohes oder niedriges Volumen zu erzielen. Und ich denke, für uns hier bei Princess Driven, die wir dieses Jahr in das Thema Sponsoring einsteigen, ist eine der Prioritäten bzw. Herausforderungen, die ich für unser Team festgelegt habe, dass ich nicht viele sponsoren müssen. Ich möchte ein paar langfristige, engagierte Sponsoren, die wie Partner auf diesem Weg sind und die unser Publikum kennen mögen und denen es vertrauen kann und die langfristig Teil der Welt unseres Publikums werden. Ich habe kein Interesse daran, dass unser Kanal zu einem Bewertungskanal wird, auf dem jeden Tag ein neues Tool auftaucht. Das passt einfach nicht zu uns und das hat Auswirkungen auf diese Budgetdiskussion. Marken, die nur schnell ein gesponsertes Video oder eine spezielle Werbung schalten möchten, passen einfach nicht zu unserem Mindestengagement und dem Erlebnis, das wir unserem Publikum bieten möchten. Ich möchte Sie daher ermutigen, dies bereits in der Budgetphase zu berücksichtigen. Denken Sie dabei nicht nur an ein Budget pro Engagement Event oder Video Sponsoring, sondern an das Gesamtbild, mit welcher Quantität, Qualität und so weiter möchten Sie Ihre Sponsoring Umsatzziele erreichen. Weiter geht es mit den Details. Hier sprechen wir über die Feinheiten eines Vertrags wie redaktionelle Kontrolle, Anzahl der Überarbeitungen, Wettbewerber, zu denen Sie sich distanzieren müssen und so weiter. Denken Sie daran, dass wir uns all diese kleinen Aspekte, die ich Ihnen in diesem Workflow erkläre, nicht einfach nur merken können. Jeder dieser Aspekte würde sich in Vorlagen widerspiegeln, die wir auf unsere Aufgabe in ClickUp anwenden würden, wenn der entsprechende Schritt ausgeführt wird. Als wir dann merkten, dass wir den Umfang festlegen mussten, haben wir eine Vorlage mit Unteraufgaben für alle Dinge angewendet, die wir tun mussten und so haben wir sie einfach nach und nach hinzugefügt, während wir im Prozess vorankamen. Das ist im Grunde alles, was in der Phase der Festlegung des Umfangs passiert. Dazu gehören der Vertrag, die Anzahlung. All diese Dinge werden hier berücksichtigt. Und ein kleiner Profi Tipp, den ich zum Thema Festlegung des Umfangs geben möchte, der uns sehr geholfen hat, ist sicherzustellen, dass jedes modulare Detail oder jede Änderung tatsächlich modular in Ihrem Vertrag oder Ihrem Rechnungssystem ist. Wenn Sie optional zwei Pakete haben, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Vertrag ein Dropdown Menü haben, in dem Sie tatsächlich das Paket auswählen können, damit Sie nicht jedes Mal alle diese Dinge manuell erstellen müssen. Wir haben im Vorfeld etwas mehr Zeit in Anspruch genommen, aber durch die Erstellung eines bedingten Vertrags, bei dem bestimmte Dinge wie der Arbeitsumfang basierend auf unserer zu Beginn getroffenen Wahl geändert werden, können wir durch die bedingte Gestaltung unserer Verträge und und anderer Dinge eine Version haben, die wir für fast alles verwenden können. Und der Übergang von der Festlegung des Umfangs zur Bereitstellung ist recht reibungslos. Wenn jemand neugierig ist, wie wir das machen, lasst es mich einfach in den Kommentaren unten wissen. Wir können ein Folgevideo machen, aber ich sage nur, dass wir Contoforms verwenden, ein wirklich cooles Tool, um solche Dinge zu erledigen. Nach der Festlegung des Umfangs gelangen wir in die Bereitstellungsphase und hier beginnen wir mit traditionelleren Projektmanagement Aktivitäten. Das hier sieht also eher nach einem traditionellen Projektmanagementablauf aus. Für uns bedeutet das, dass wir eine weitere Vorlage anwenden, in die wir die spezifischen Aufgaben und Unteraufgaben laden, die wir für ein typisches Sponsoring benötigen. Wir haben also Vorlagen, die alle erforderlichen Schritte, die zuständigen Personen, die Fälligkeitstermine und so weiter in einem Überblick enthalten. Wie Sie hier sehen, gibt es in diesem Projekt auch eine Aufgabe mit dem Namen Projektplan erstellen. Trotz der Verwendung von Vorlagen möchten wir, dass dieses Projekt von einem Mitarbeiter koordiniert wird, um sicherzustellen, dass alle Teilaufgaben der Realität und dem Vertrag entsprechend. Alle Aufgaben des Projektmanagements werden hier erledigt. Da es sich bei unseren Sponsorings hier bei Princess Driven in erster Linie um Sonderspots handelt, d. H. Wir haben ein normales Video und schalten dann einen Werbeplatz ein, erfassen wir hier nicht die tatsächliche Erstellung des Inhalts. Wir nutzen dazu unseren regulären Ablauf für die Erstellung von Inhalten, über den wir in diesem Video sprechen und verknüpfen ihn einfach über Eine Beziehung in ClickUp mit dem Sponsor. Wenn wir also an einem bestimmten Video arbeiten, steht oben groß gesponsert von. Das erinnert mich als Ersteller zum Zeitpunkt der Aufnahme des Videos daran, den Werbespot einzufügen. Daher erfassen wir hier nicht die Erstellung. Das sind nur die Projektmanagement Sachen. Ich hoffe, das ergibt Sinn. Falls nicht, lasst es mich in den Kommentaren wissen. Wir gehen dann genauer darauf ein. Eine Sache, die ich euch in diesem Layout noch nicht gezeigt habe, ist die Beziehung zwischen diesen beiden Listen. Falls ihr also mit ClickUp Beziehungen vertraut seid, über die wir in diesem Video sprechen, seht ihr hier, wie das aussieht. Hey, wir haben eine Vertragsbeziehung zwischen den Unternehmensinformationen und den Opportunities. Sie summiert den Vertragsbetrag und wir haben das als Beziehung. Wenn er tatsächlich für eine relevante Aufgabe erstellt wird, sehen wir ihn auf beiden Seiten der Gleichung. Und wenn wir hier sind, können wir den Vertrag tatsächlich mit dem Deal verknüpfen und alles wird hier zusammengefasst. Und so organisieren wir Markendeals und Sponsorings in ClickUp, um unseren Prozess super organisiert zu halten. Die Tools, die wir dafür verwenden, sind ClickUp und Missive. Informationen zu beiden findet ihr in der Beschreibung unten. Beide haben großartige kostenlose Pläne, mit denen ihr so ziemlich genau das, was ich euch hier gezeigt habe, kostenlos nachbilden könnt. Das Whiteboard Tool, das ich heute verwende, ist Whimsical. Aber schnapp dir einfach ein Blatt Papier und du erhältst die gleichen Vorteile wie bei Whimsical. Wenn du dir dieses Tool aber mal ansehen möchtest, haben wir auch einen Link dazu. Falls du Fragen zu einigen der Dinge hast, die ich heute kurz angeschnitten habe, oder wenn du möchtest, dass ich tiefer auf eines dieser Themen eingehe, lass es uns bitte wissen. Und wenn du das hier hilfreich fandest und weitere prozessorientierte Videos wie dieses sehen möchtest, dann gib mir bitte ein Gefällt mir und abonniere den Kanal. Du unterstützt damit diesen Kanal, es kostet dich nichts und da dieses Video nicht gesponsert ist, ist es quasi deine Bezahlung für diese kostenlosen Inhalte und ich würde mich sehr darüber freuen. Vielen Dank fürs Zuschauen und viel Spaß beim Zuschauen.