How to Email Tasks into ClickUp [2020]

Hallo und herzlich willkommen zurück zu einem weiteren Feature Friday. Mein Name ist Laia, ich bin eine geprüfte Click Up Beraterin und jeden Freitag bin ich hier auf YouTube, um über ein Feature in ClickUp zu sprechen, von dem ihr vielleicht noch nichts wusstet. Erkläre, was es ist, warum man es verwenden sollte und wie man es vermeiden kann, damit Dummheiten zu begehen. Denn Seien wir ehrlich, ClickUp ist sehr umfangreich und es kann ganz leicht passieren, dass man sich übernimmt, wenn es darum geht, die Dinge in ClickUp zu verkomplizieren. Diesen Freitag möchte ich mit euch einen kleinen Schritt aus ClickUp herausgehen und über die E Mail to Task Fun. Das ist etwas, das ich vor ein paar Monaten selbst ausprobiert habe und mir war nicht wirklich bewusst, wie viel Potenzial in dieser E Mail to Task Funktion steckt, bis ich angefangen habe, mich damit zu beschäftigen. Aber das Wichtigste Was ist eigentlich diese ganze E Mail to Task Sache? Im Grunde genommen sehen Sie bei jeder einzelnen Aufgabe in ClickUp, wenn Sie auf diese drei Punkte klicken. Das Auslassungsmenü, in dem sich jede Menge versteckter Müll befindet, dessen Funktion Sie möglicherweise nicht kennen. Diese Art von E Mail Symbol. Es sieht aus wie ein Umschlag. Wenn Sie darauf klicken, wird für jede einzelne Aufgabe in Ihrem Click Up Konto eine eindeutige E Mail angezeigt. Sie können mit dieser E Mail Funktion auch Aufgaben erstellen, indem Sie in einer Liste auf das E Mail Symbol klicken. Das ist es also. Die nächste Frage ist, warum man sie verwenden sollte. Dafür gibt es viele Gründe. Das wirklich Coole an dieser E Mail Funktion ist, dass ich als Inhaber eines Dienstleistungsunternehmens oder zumindest ich selbst als solcher viele Aufgaben per E Mail erhalte. Viele Mitteilungen beginnen mit einer E Mail und müssen in mein ClickUp gelangen. Früher habe ich die eingehenden E Mails entweder manuell oder über einen Zap in ClickUp übertragen und sie dann archiviert. Das war in Ordnung, aber es hat nicht wirklich zu einem reibungslosen Erlebnis geführt. Eines der Dinge, die ich meinen Kunden, die zu ClickUp wechseln möchten, immer wieder sage, ist, dass man mit ClickUp wirklich interne und manchmal sogar externe E Mails ersetzen kann, wenn man alles in ClickUp erledigt und die integrierten schlanken Chat und Kommentarfunktionen nutzt. Wie genau würde man diese Funktion E Mail zu Aufgabe oder E Mail zu Aufg Gabe Kommentare verwenden, wozu dient sie? Wie kann sie meinem Unternehmen helfen? Nun, einer der Anwendungsfälle, die ich vorschlagen würde, ist ein CRM System. Ich habe bereits separate Videos erstellt, in denen ich, dass ClickUp noch nicht ganz CRM fähig ist. Es ist für diese Funktion nicht wirklich geeignet. Ich ändere meine Meinung dazu jetzt ein wenig. Vor kurzem sind einige Funktionen erschienen, die es praktikabel gemacht haben und ich habe tatsächlich mein eigenes System auf ClickUp als CRM System umgestellt. Wenn Sie also an diesem CRM Tutorial oder einer CRM Demo interessiert sind, wie ich ClickUp dafür verwende, hinterlassen Sie einfach unten einen Kommentar. Aber zurück zum Thema. Falls Sie ein CRM System in ClickUp verwenden, können Sie E Mails an einen Kommentar zu der Aufgabe weiterleiten, die mit diesem Kunden oder Interessenten verknüpft ist, um alle Ihre Kommunikationsaufzeichnungen zusammenzuhalten. Ein weiterer Anwendungsfall für die Verwendung dieser E Mail Aufgabenfunktion ist wenn Anfragen eingehen. Wenn Ihnen also Leute E Mails schicken und darum bitten, einen Fehler zu beheben und Sie nicht alle Fehlerbehebungen bearbeiten oder Projekte über Ihren Posteingang verwalten, müssen Sie diese in Aufgaben umwandeln. Ich könnte also diese eingehende E Mail nehmen und sie an die E Mail Adresse weiterleiten, die mit meiner Fehlerbehebungsliste verknüpft ist, um den Überblick über alle eingehenden Anfragen zu behalten. Dies sind nur zwei Beispiele, aber ich hoffe, das gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie Sie dies tatsächlich nutzen können. Und noch Wenn Sie diese Funktion verwenden, werden diese E Mail Adressen nach dem ersten Eingeben und Senden der E Mail Adresse in Ihren Kontakten als Aufgabenname gespeichert, was ganz cool sein kann, oder als Listenname. Dies gilt auch für Outlook oder G Suite. Wenn ich also in der Situation bin, dass ich an eine Liste mit dem Namen Fehlerbehebungen weiterleite, wird der Titel Fehlerbehebungen als Kontaktname für diese E-Mail Adresse in meinem Gmail oder Outlook angezeigt, was ziemlich cool ist. Worauf Sie achten sollten, wenn Sie diese E Mail Aufgaben oder E Mail Benachrichtigungen Benachrichtigungen verwenden, sind allgemeine Tippfehler. Also Leute, wir können Dinge sehr leicht an der falschen Stelle ablegen und je nach Ihren Freigabeeinstellungen könnten Sie Dinge versehentlich an den falschen Ort weiterleiten. Zweitens sollten Sie beim Weiterleiten oder Erstellen einer Aufgabe per E Mail an Ihren Click Up Bereich aufpassen. Das kann ziemlich lang werden, insbesondere beim Kommentieren. Wenn Sie eine Aufgabe kommentieren oder weiterleiten, wird sie zu einem Kommentar, der sehr, sehr lang wird. Sie wird zu einer sehr langen E Mail im Nur Textformat und selbst die Signatur kann die gesamte Ansicht Ihrer Kommentarfunktion. Wenn Sie hingegen die Chrome Erweiterung verwenden und E Mails damit zu Click Up hinzufügen, werden Sie tatsächlich als Anhang gespeichert, was viel übersichtlicher ist und sich leichter anhängen lässt. Darauf sollten Sie achten. Versuchen Sie außerdem, Ihre E Mail Adressen geheim zu halten, falls Ihnen das passiert. Wenn Ihre eindeutige E-Mail Adresse für eine Aufgabe oder eine Liste herausrutscht, jemand sie öffentlich findet und sie deswegen trollt, ist das nicht das Ende der Welt, denn Sie können diese E Mail Adresse ganz einfach ändern, indem Sie sie zurücksetzen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Automatisierungen und alles in Ihrem Adressb mit der aktuellsten E Mail Adresse aktualisiert ist. Das ist aber keine große Sache. Das war's für diesen Feature Friday zum Thema E Mails an ClickUp. Ich habe kurz die Browsererweiterung von ClickUp erwähnt, mit der Sie ebenfalls auf etwas andere Weise E Mails zu ClickUp hinzufügen können, bin aber nicht näher darauf eingegangen. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie abstimmen möchten. Da ich über die kommenden Wochen nachdenke, möchte ich einige Entscheidungen darüber treffen, welche Feature Fridays ich als nächstes behandeln soll. Einige Ideen, die mir dazu eingefallen sind, sind die, die ich hier gerade erwähnt habe. Soll ich zuerst über die Browser Erweiterung sprechen, was sie kann, wie man sie tatsächlich verwendet, welche Leistung diese kleine Erweiterung bietet? Oder soll ich über Zapier oder Integramat sprechen? Das sind Integrationstools von Drittanbietern, mit denen Sie sich mit Klick Up verbinden können, um kreative Dinge zu tun. Sie haben die Wahl. Wenn Sie sich für die Erweiterung interessieren, hinterlassen Sie einen Kommentar mit dem Wort Erweiterung. Wenn Sie jedoch mehr über diese Integrationen von Drittanbietern erfahren möchten, sagen Sie einfach Partei. Dann weiß ich, dass Sie an weiteren Informationen dazu interessiert sind. Und wenn Sie dieses Video ansehen und Laia, ich habe so eine gute Idee, was du an einem Feature Friday behandeln könntest, dann hinterlassen Sie Ihre Idee doch einfach in den Kommentaren. Beantworte und lese jeden einzelnen Kommentar. Ich würde mich also sehr über Ihre Ideen freuen. Ich denke, das war's für dieses Video. Wenn es Ihnen gefallen hat, klicken Sie auf Gefällt mir. Wenn Sie weitere Videos wie dieses sehen möchten, klicken Sie auf Abonnieren. Und natürlich vielen Dank fürs Zuschauen. Wenn Sie es Leid sind, YouTube Videos zusammenzufügen, um herauszufinden, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe, prozesse und ihr ClickUp Konto aufeinander abstimmen können, ist es vielleicht an der Zeit, dass wir uns unterhalten. Ich arbeite jedes Quartal persönlich mit einer ausgewählten Gruppe von Kunden zusammen, um Ihnen beim Aufbau Ihrer Systeme und Prozesse zu helfen. Weitere Informationen finden Sie unter Prozessdriven. Cool.