How to use ClickUp to manage a Personal Home Reno / Construction

En este video, voy a mostrarles exactamente cómo mi esposo y yo organizamos la renovación de nuestra casa y la inversión en click off. Y para ir directo al grano, así es como se ve nuestra plantilla ahora mismo. Pueden hacerse una idea del aspecto general. Es una carpeta con dos listas. Está escondida en nuestro espacio personal y tiene algunas vistas clave que nos ayudaron a organizar el proyecto. No es de extrañar que para aquellos que han visto mi canal o han visto mis videos durante un tiempo, esto sea muy simple, porque eso es lo que debe ser para que realmente funcione y para que mi esposo en especial lo use. Entonces, en el corazón de este video, voy a repasar esta plantilla parte por parte para explicar cómo funciona exactamente, cuáles son los principales campos personalizados y vistas que nos resultaron más útiles, y cómo pueden recrearla exactamente para su propio proyecto doméstico, bricolaje o incluso para su negocio de remodelación, donde tienen una estructura de proyecto realmente simple. Y solo para nivelar las expectativas antes de empezar, sí, esta plantilla es una que realmente usamos. Mi marido es contratista y yo solíamos remodelar nuestra propia casa, así que supongo que se puede decir que esta es una plantilla probada. Es una plantilla práctica. No la desarrollaron unos oficinistas de Silicon Valley que la crearon, pero que nunca trabajaron en el sector. Ya dominamos esa parte, pero aun así está hecha para la remodelación de una casa. Así que este no es el nivel de organización que recomendaría. Si eres un remodelador, si eres un constructor de viviendas o si eres alguien que trabaja en la construcción, puede que quieras un enfoque un poco más sofisticado que el que tengo aquí, pero sigue siendo una buena base para cualquiera que tenga proyectos de construcción sencillos de los que necesite hacer un seguimiento. Ahora, sin más preámbulos, vamos a sumergirnos en esta plantilla. Cuando creo una plantilla de ClickUp, casi siempre empezamos primero en la jerarquía horizontal, lo que significa que creamos algunas tareas, creamos los campos personalizados y luego creamos algunas vistas. Así es como suele ser. Y solo después de que realmente definimos esa jerarquía horizontal, pasamos a la jerarquía vertical de espacios, carpetas y listas. Entonces, lo primero es lo primero. Tenemos nuestra carpeta. Y en este nivel de carpeta, puedo mostrarles qué campos personalizados tenemos Aquí tenemos tres campos personalizados que se están aplicando a la carpeta. Es decir, cada lista en esta carpeta tiene estos campos personalizados disponibles. Este es el campo personalizado de la habitación, el campo personalizado del coste estimado y el campo personalizado de los suministros. El de los suministros en particular es muy útil, o nos fue útil al menos en este proceso. Entonces, el primer campo personalizado que pueden ver aquí es la habitación. Y este campo personalizado de la habitación simplemente nos permitió segmentar nuestro trabajo de una manera que tenía sentido, y nos permitió hacer que una habitación estuviera desordenada mientras vivíamos en las otras habitaciones, etc. Y este es solo un campo personalizado desplegable simple. No es muy sofisticado, pero lo usamos para agrupar en nuestra vista general de tareas. Entonces, estamos en el nivel de carpeta, estamos viendo las tareas, lo tenemos agrupado por el campo personalizado Habitación, y esto es lo que nos permite dividir las cosas para que no resulte tan abrumador. El segundo campo personalizado es el coste estimado. Y esto se explica por sí solo. Es simplemente nuestro presupuesto estimado para el coste financiero de ese proyecto. Y quizá no sorprenda a nadie que haya estado haciendo reformas en el hogar o que se dedique a la inversión inmobiliaria. El coste de la mano de obra suele ser mucho mayor que el coste estimado real. Pero por suerte para nosotros, la estimación de tiempo ya estaba integrada en la tarea, así que no necesitábamos crearlo como un campo personalizado. Simplemente decidimos hacer que la estimación de tiempo y el coste estimado fueran visibles en toda la carpeta, así podíamos verlos uno al lado del otro. Ahora bien, el tercer campo personalizado que tenemos en el nivel general de la carpeta es este que se llama Suministros. Y este también es un campo personalizado desplegable, que es probablemente el campo personalizado más utilizado que tenemos. Y este desplegable tiene cuatro necesito comprar, necesito pedir prestado, ya tengo o No aplicable y Necesito comprar. Es bastante evidente. Necesitamos comprar los materiales o comprar los suministros para completar esa tarea. Necesito pedir prestado es lo mismo, pero para pedir prestado. Y ya tengo significa que hemos comprado los suministros. Y no sé ustedes, pero este campo personalizado fue uno que agregamos bastante pronto después de algunas dudas frustrantes sobre la fontanería. Así que terminamos creando el campo personalizado de Suministros para poder crear una vista filtrable para averiguar cuál es nuestra lista de compras. Y este campo personalizado Necesito comprar en realidad se introdujo en una vista separada que creamos llamada Lista de compras. Pero hablaré más sobre eso en un momento. Entonces, el área de suministros tiene Necesito comprar. Necesito pedir prestado. Ya tengo. También puse No aplicable aquí porque había ciertas tareas en las que no necesitábamos comprar ningún suministro. Pero aún así quería que se viera en verde, así visualmente sabría que no hay nada de lo que debamos preocuparnos cuando estemos en la tienda y revisemos esta lista. Pero en general, ese es el diseño principal aquí. Aquí solo tenemos nuestras tareas. Sé que a veces rompemos las reglas en cuanto a tener verbos y sustantivos, pero más o menos sabíamos de qué se trataba cada una. Presupuesto, Presupuesto de costes, Espacio y luego Suministros, y luego Prioridad, si realmente necesitábamos desempatar o averiguar qué hacer a continuación. Originalmente, organizamos todo este proyecto usando fechas de entrega. Pero como era un proyecto personal, las fechas de entrega terminaron posponiéndose. Era demasiado abrumador tener cosas como fechas de entrega cuando en realidad sabíamos lo que había que hacer. Solo teníamos que llevar un registro de todo. Y las fechas de entrega terminaron causando más estrés que beneficio. Así que terminamos eliminando las fechas de entrega de esta estructura, no usándolas en absoluto. En su lugar, usamos indicadores de prioridad y simplemente ordenamos nuestras tareas manualmente para que fueran un poco menos estresantes, sobre todo para mi marido, que no iniciaba sesión en click off tanto, y esas notificaciones y bandejas de entrada no ayudaban mucho. Ahora, esto me lleva a algunas de las otras vistas. La siguiente vista que quiero mostrarles es la lista de compras. Ahora bien, esta se alimenta del campo personalizado denominado Suministros. Agrupa todo por el campo personalizado Suministros. Y justo en la parte superior está nuestra necesidad de comprar, porque es la primera opción que teníamos en ese menú desplegable. Por lo tanto, es la primera sección que tenemos cuando agrupamos por esto. Esto es muy intencional en cuanto a por qué está en la parte superior cuando estamos en la tienda. Y lo hacíamos con bastante frecuencia cuando íbamos a la ferretería, tenía esto abierto en mi teléfono. De hecho, podía abrirlo y decir, bueno, aquí están los próximos proyectos. Tenemos suministros para ellos o no, Comillas punto. Y mientras pasábamos por la ferretería, en realidad los revisamos y los marcamos como ya tenemos mientras los poníamos en el carrito para comprarlos. Al aplicar lechada a las baldosas del metro, sabíamos que solo teníamos que comprar un poco de lech. Sabíamos lo que estábamos buscando. Ahí lo tenemos. Pero cuando se trataba de proyectos más complejos o en los que recordar los suministros era más difícil que simplemente mirar la tarea y muy bien, sé lo que necesitamos. Creábamos una lista de verificación o algo así, o incluso subtareas para llevar un registro de cada una de las piezas individuales, de modo que tuviéramos una lista de compras más clara que pudiéramos marcar mientras estábamos en la tienda. Originalmente, esta vista estaba filtrada para mostrarme solo aquellas en las que era necesario comprar los suministros, pero terminé eliminándolo y en su lugar agrupándolos por suministros, porque realmente quería poder ver incluso las cosas que ya teníamos, porque muchas veces íbamos a la ferretería y decíamos, espera, compramos eso. Y poder desplazarme hacia abajo y verlo fue mucho más útil. Así que tengo esas áreas contraídas de lo que ya tenemos. Pero era solo una forma útil de tenerlo realmente accesible sin tener que eliminar los filtros una y otra vez. Así que esa es la lista de compras y probablemente una de las opciones más utilizadas que tenemos. Vaya. Sé que este ha sido un video bastante técnico, así que si algo te resulta confuso, deja un comentario, hazme saber tus dudas. Y ya que estás ahí abajo, también verás en la descripción que hay marcas de tiempo para este video, así que si quieres consultarlo más adelante, no dudes en guardar una marca de tiempo concreta para que puedas ir directamente a esa sección y desglosar un tema cada vez. Vale, volvamos al video. Ahora, el siguiente paso está listo, y esta es nuestra solución para no utilizar fechas de entrega en este espacio de trabajo. Como he dicho antes, las fechas de entrega se estaban convirtiendo en un factor de estrés tanto para el proyecto como para nuestra relación, ya que teníamos que gestionar un proyecto tan grande por nuestra cuenta. Así que acabamos utilizando un método de bandera de prioridad para decidir qué hacer a continuación. En Click Up, decidimos que si tenía una bandera de prioridad, eso era lo siguiente que debíamos hacer. Y si no tenía una bandera de prioridad, simplemente estaba en el fondo del barril, algo que podíamos hacer si teníamos un poco de tiempo extra. Y así fue como terminamos decidiendo qué queríamos hacer a continuación. Simplemente usamos banderas de prioridad simples. Y para adaptarnos a eso, creé un área de tareas listas para hacer, agrupadas por prioridad y filtradas por suministros, como ya había hecho. Esto era realmente importante. A menudo nos encontrábamos queriendo comenzar proyectos o sintiendo que deberíamos comenzar proyectos para los que en realidad no teníamos los suministros. Y somos de la opinión de que una vez que compramos suministros, deberíamos usarlos antes de comprar más suministros, más materiales, más cosas que tenemos que almacenar en algún lugar. Y así fue como nos centramos en las tareas que realmente podíamos hacer en función de las cosas que ya teníamos disponibles en la tienda o en el garaje. Principalmente. Principalmente, gobernamos este proyecto a partir de estas vistas de lista. Más allá de la vista de lista, usamos una vista de cuadro solo para darnos una palmadita en la espalda y hacernos sentir que estamos progresando. En particular, el porcentaje de finalización nos motivó bastante y también nos ayudó a medir la carga de trabajo. El siguiente paso es la vista de gan. Y como dije al principio, dejamos de usar la vista de GAN simplemente porque las fechas de entrega se convirtieron en un factor de estrés. Si estuviéramos haciendo esto en una línea de tiempo, o si estuviera haciendo reformas para mi negocio, sin duda usaría más la vista de gan. Ahora, por último, tenemos las dimensiones. Esta área de dimensiones es literalmente una hoja de cálculo de Google que hemos incrustado como una vista incrustada dentro de Click o. Y esta. Esta fue una forma realmente útil de poner toda nuestra información de referencia común en un solo lugar. Si estás haciendo una reforma en casa, ¿Sabes cuántas veces terminas midiendo la misma puerta y luego te falta una medida cuando vas a comprar esas puertas? Así que terminamos creando esta hoja de cálculo para llevar un registro de todos los diferentes detalles de lo que necesitábamos. Por azulejos, puertas, ventanas. Poder distinguir entre un acabado satinado y uno cáscara de huevo cuando han pasado algunos años desde que se pintó esa habitación por primera vez y solo necesitas retocar cosas fue más estresante de lo que me gustaría. Por eso esta hoja de cálculo se ha convertido en nuestra opción preferida para el proyecto. Y también esta cronología de mejoras en la que mantuvimos un año y un mes para cada una de las mejoras principales para ayudarnos a listar la propiedad más fácilmente. Ahora bien, como he dicho, gestionamos la mayor parte del proyecto desde esta área de carpetas. Este es realmente todo el nivel de detalle que necesitamos como equipo de dos personas para gestionar este proyecto. Teníamos la lista de construcción aquí para ayudar a Alex, mi marido, a centrarse en sus áreas, pero creé un área de acabado solo para mí. Y aquí creé un área de pintura. Y aquí es donde agregué un campo personalizado adicional que no aparece en ningún otro lugar. Agregué este campo personalizado específicamente a esta lista que puedes ver aquí en Campos personalizados, Pintura. Y lo que esto me permitió hacer es que cada uno de esos colores de pintura que había puesto en mi hoja de cálculo también los puse en este campo personalizado de etiqueta para ayudarme a llevar un registro de todos los diferentes colores de pintura que necesitaría retocar. Especialmente cuando se trataba de retoques. La primera capa no es gran cosa. La segunda capa no es gran cosa. Pero los retoques de pequeñas manchas por todas partes que se habían abollado durante el proceso de renovación y que luego tuve que limpiar justo antes de ponerlos en venta, era casi imposible hacerlo con solo mirar alrededor e intentar recordar qué color iba en cada lugar. Especialmente cuando cometimos el error fatal de tener varios tonos de blanco. Nunca hagas eso si estás renovando tu casa. Un tono de blanco. Sí, eso fue un gran dolor de cabeza. Pero en fin, terminé creando este campo de etiqueta y luego agrupé por tipo de pintura. Terminé filtrando cualquier tarea en la que no hubiera ningún tipo de pintura. Así que todas las demás tareas de acabado se filtran de esta vista. Y al hacer esto, pude tener mi equipo de pintura listo para el día. Podría tener mi pincel. Podría ir y decir, muy bien, ¿Qué color voy a pintar ahora? Entraría, cogería blanco mate, lo abriría y miraría las tres zonas diferentes que necesitaban retoques de pintura blanca mate, o miraría la pintura opaca que teníamos, que es otro tono de blanco, y sabría en qué zonas específicas tenía que pintar con ese color. Todas las tareas incluían tapas de recipientes, limpieza y un montón de otras pequeñas cosas que eran fáciles de marcar, pero esta zona de pintura merecía su propio campo personalizado, solo por mi propia cordura. Ahora, solo una última nota sobre este proyecto en general. Acabamos exportando parte de esta información para imprimirla para los últimos días de loca construcción, que es la razón por la que ves que hay tantas tareas que todavía parecen estar abiertas. Bueno, cerré algunas cosas solo por el bien de este tutorial, pero tampoco las terminamos todas. De hecho, hicimos la última etapa del viaje e hicimos nuestra lista de tareas pendientes en papel, lo cual parece al revés de lo que normalmente sugeriría, pero cuando trabajas con otras personas y tienes un equipo de familiares y amigos que te ayudan a limpiar, es mucho mejor tener una hoja de papel en la nevera que intentar enseñar o tener esto abierto en un monitor. Así que eso es lo que terminamos haciendo. De hecho, terminé usando el método de copiar el nombre. Seleccioné varias de estas tareas usando la barra de herramientas de selección múltiple, luego subí aquí e hice clic en Copiar el nombre. Y así es como terminé copiándolas en un documento de Word e imprimiéndolas desde allí. Para que quede claro, también puedes exportarlas yendo aquí y haciendo clic en Exportar vista. Pero sinceramente, una vez que usas este método, se exporta y sigue teniendo un aspecto un poco raro. Así que me pareció más fácil seguir adelante y poner el nombre de la tarea, No necesitaba los demás detalles y simplemente copiarlos en un documento de Word que luego podía imprimir. Para recapitular, creé una carpeta sencilla con varias vistas personalizadas, tres campos personalizados y dos listas con un campo personalizado especial para organizar la reforma de nuestra casa. Probablemente no sea la escala que necesitarías si estuvieras haciendo reformas en casa como negocio o si tuvieras un cronograma muy ajustado, sobre todo porque tomamos la decisión creativa de no utilizar fechas de entrega y sustituirlas por un método de prioridad Grab AG. Pero nos funcionó. Y si tienes alguna pregunta sobre cómo puedes adaptar esta plantilla a tu propio caso de uso, quizá tengas tus propias peculiaridades, tus propias fortalezas y debilidades en cuanto a lo que te gusta usar para organizar, y estás intentando averiguar cómo hacer que esto funcione para ti, deja un comentario a continuación. Me encantaría saber qué estás usando y qué estás intentando crear. Hasta la próxima, disfruta del proceso.