Use ClickUp to Send Emails INTO Tasks ✨ Automagically ✨

In letzter Zeit gab es viel Aufregung Um die Funktion E Mail von ClickUp, mit der Sie E Mails von ClickUp entweder aus einer Aufgabe heraus oder mit Hilfe von Automatisierungen aus einer beliebigen Aufgabe in einer gesamten Liste senden können. Heute möchte ich jedoch über die umgekehrte Art einer altbewährten Funktion sprechen, die meiner Meinung nach in ClickUp nicht genug Beachtung findet. Die Funktion zum Weiterleiten von E Mails an ClickUp. Diese Funktion funktioniert so, dass Sie E Mails direkt an eine eindeutige E Mail Adresse senden können, wo, wodurch Ihre E Mail entweder in einen Kommentar zu einer Aufgabe oder in eine neue Aufgabe umgewandelt wird. Das war seltsam, aber egal. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie mithilfe eines E Mail Filters automatisch Aufgaben erstellen und an Ihre eindeutige E Mail Adresse für eine bestimmte Liste in Ihrem ClickUp Konto weiterleiten können. Für die Verwendung dieser Funktion sind keine besonderen Funktionen oder kostenpflichtigen Konten erforderlich. Stellen Sie lediglich sicher, dass sie über ein ClickUp Konto verfügen, zumindest im kostenlosen Tarif. Falls nicht, verwenden Sie meinen Affiliate Link, um sich anzumelden, und Sie sollten dieses Tutorial für Ihr eigenes Unternehmen verwenden können, um E Mails an ihr eigenes ClickUp Konto weiterzuleiten. Also ohne weitere Umschweife, lasst uns einfach loslegen. Die allererste Entscheidung, die wir bezüglich der Funktion E Mail an ClickUp treffen müssen, ist, wo unsere E Mails landen sollen. Wir haben zwei Möglichkeiten. Wir möchten uns also gleich zu Beginn entscheiden, damit wir wissen, was wir erstellen. Die erste Möglichkeit besteht darin, dass unsere E Mails als Kommentare angezeigt werden. Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass unsere E Mails zu neuen Aufgaben werden und nicht zu Kommentaren zu bestehenden Aufgaben. Lassen Sie uns beides hier demonstrieren, damit wir etwas Übung bekommen. Wenn unsere weitergeleiteten E-Mails zu Kommentaren zu dieser Aufgabe werden sollen, öffnen wir die Aufgabe, klicken auf die drei Punkte und suchen die eindeutige E Mail Adresse für diese Aufgabe. Nur zur Sie haben eine davon, die für jede einzelne Ihrer Aufgaben völlig eindeutig ist. Ich kopiere sie also. Dann füge ich sie in mein normales E Mail Tool ein. Ich gehe also hier zu E Mail. Ich könnte eine vorhandene E Mail wie diese hier weiterleiten, leite sie weiter oder ich könnte eine neue E Mail erstellen und sie an diese Adresse senden. Also ich füge einfach die E Mail Adresse ein, die ich wohl gerade kopiert habe. Das ist eine E Mail. Hallo, dies ist der Text. Ich habe also gerade eine E Mail an die E Mail Adresse der Aufgabe gesendet und wenn ich mir die gesendete E Mail tatsächlich ansehe, werden Sie feststellen, dass der Kontaktname in Beispielaufgabe geändert wurde, da dies der Name der Aufgabe ist, an der wir arbeiten. Achten Sie also darauf, denn das bedeutet, dass Ihr Kontakt in Ihrem Adressbuch, da dies jetzt ein Kontakt ist, an den Sie eine E Mail senden, automatisch zum Aufgabennamen wird, was sehr praktisch ist und es in Zukunft viel einfacher macht. Wenn Sie eine weitere E Mail an diese E Mail Adresse senden möchten, können Sie einfach Beispielaufgabe eingeben und fertig. Schauen wir uns nun an, wie dies in ClickUp aussieht. Hier können wir nun sehen, dass wir die E Mail an einen Aufgabenkommentar in ClickUp weitergeleitet haben und es wird als von mir angezeigt. Es Hallo, Dies ist der Text und dann steht dort meine Signatur. Beachten sie, dass unsere E Mail jetzt in ClickUp zu einem Kommentar geworden ist. Sie wussten, dass sie von mir stammte. Sie haben den Text in den Kommentar eingefügt. Sie haben nicht die Betreffzeile der E Mail eingefügt, aber Sie haben meine gesamte Signatur auf eine unschöne Weise eingefügt. Das ist jetzt nicht unbedingt das Schönste, aber es kann ein wirklich großartiges Tool sein, wenn Sie Aufgaben verwenden, um den Überblick über Bestellungen oder Kunden zu behalten. Sie können Ihre Mitteilungen dann einfach an die jeweilige Aufgabe weiterleiten, um alle Ihre Kommunikationsprotokolle zusammenzuhalten. Um die zweite Möglichkeit zum Hinzufügen von Aufgaben zu ClickUp zu veranschaulichen, müssen wir zur E Mail Adresse der Liste gehen, die sich hier unten unter der E Mail Adresse befindet. Und auch hier können wir die E Mail Adresse einfach kopieren. Beachten Sie nun, dass dieses Pop Up noch ein paar weitere Details enthält. Es wird die Betreffzeile bestätigen. Es wird das Fälligkeitsdatum einfügen. Es sollte noch viel mehr für uns tun, wenn wir diese Elemente in die eigentliche E Mail einfügen möchten, die wir senden. Wir schreiben also einfach eine E Mail und senden sie an die neue E Mail Adresse. Jetzt muss ich nur noch die E Mail Adresse meiner Liste einfügen. Sie wird dann automatisch in den Namen der Liste übernommen, die hier als Beispielliste dient. So heißt sie hier OK. Jetzt kann ich auf Senden klicken. Wir haben also ein wenig gewartet, ungefähr Eine Minute Nachdem ich die E Mail gesendet habe, wurde diese Aufgabe in ClickUp angezeigt. Wie wir in den Anweisungen im Fenster sehen konnten, wird der Aufgabenname aus der Betreffzeile der E Mail übernommen. Jetzt werden die E Mails also an ClickUp weitergeleitet. Solange wir die E Mail Adresse nur an wenige Stellen weiterleiten, können Sie diese ganz einfach zu ClickUp hinzufügen, indem Sie sich die Zeit nehmen, diese E Mail Adressen zu unserem Kontaktbuch hinzuzufügen. Was aber, wenn wir ständig E Mails eines bestimmten Typs erhalten, die wir immer in ClickUp haben wollen? Egal was passiert, es kann ziemlich zeitaufwendig werden, sie jedes Mal weiterzuleiten, was im Grunde genommen Zeitverschwendung ist. Das ist es, was ich euch im restlichen Tutorial zeigen möchte. Wir werden einen Filter einrichten, damit wir aufgaben automatisch an ClickUp weiterleiten. Aber bevor wir in den letzten Teil dieses Tutorials eintauchen, möchte ich mich sehr freuen, wenn ihr diesem Video einen Daumen nach oben gebt und unten einen Kommentar hinterlasst, falls euch das Video bisher gefallen hat. Das kostet euch nichts, aber ihr tragt dazu bei, dass dieses Video viel mehr Menschen erreicht. Darüber würde ich mich sehr freuen. Betrachtet es einfach als Eintrittspreis für diesen kostenlosen Inhalt. Ja, vielen Dank für eure Zustimmung. Okay, kommen wir zum letzten Teil des Puzzles. Für diesen letzten Teil werden wir in ClickUp keine Automatisierungen einrichten. Diese Automatisierungen erfolgen in unserem Posteingang. Ich verwende hier gerade den Google Posteingang. Wenn ihr Outlook verwendet, ist der Vorgang sehr ähnlich. Wir richten einen Filter ein. In G Suite können wir hier oben beliebige Abfragen erstellen und dann daraus einen Filter ableiten. In diesem Fall sage ich einfach, dass ich alle E Mails, die von mir stammen, an Click Up weiterleiten möchte. Ich sage also einfach Filter erstellen, da es hier keine anderen Kriterien gibt. Ich könnte noch viel spezifischer werden, aber ich denke, das ist nicht notwendig. Filter erstellen und was passieren soll, das steht hier. Mein erster Schritt war also wann meine Auslöser und der nächste Schritt was soll passieren? Ich denke, ich möchte, dass die E Mail rot markiert und der Posteingang übersprungen wird. Das heißt, ich möchte sie eigentlich nicht sehen, Da sie an ClickUp geht und ich sie nicht zweimal ansehen möchte und ich möchte sie weiterleiten. Jetzt füge ich hier eine Weiterleitungsadresse hinzu und zwar die Click Up E Mail Adresse. Ich kann hier wählen, ob ich die Listenadresse oder die Aufgabenadresse verwenden möchte. Ich wähle die Listenadresse. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn eine E Mail von mir an mich gesendet wird, eine neue eindeutige Aufgabe in der von mir ausgewählten Liste erstellt wird. In diesem Fall gehe ich also zurück zu meiner Testliste. Ich gehe hier hinein und rufe diese E Mail Adresse erneut auf. Ich weiß, dass sie bereits in meinen Kontakten gespeichert ist, aber jetzt habe ich vergessen, wie sie heißt. Ich rufe sie also einfach erneut auf. Wenn ich auf Fortfahren klicke, gelange ich zu den Einstellungen von G Suite, wo ich eine E Mail Weiterleitungsadresse hinzufügen kann. Ich muss die Zustimmung haben, meine E Mails automatisch an eine andere Stelle weiterzuleiten. Wir müssen uns also eine Sekunde Zeit nehmen, um das einzurichten. Ich klicke also auf Weiterleitungsadresse hinzufügen und füge die lange URL meiner Listen E Mail Adresse ein. Nur ein Hinweis, da ich gerade dieses Problem hatte, Achte darauf, die tatsächlichen Namensinformationen zu entfernen. Das ist sehr hilfreich, wenn Sie direkt E Mails senden. Da wir jedoch nur die E Mail Adresse verwenden, werde ich alles andere bis auf die E Mail Adresse entfernen. OK, ich klicke auf Fortfahren. Hier steht E Mail weiterleiten blablabla, fortfahren und es steht, dass ein Bestätigungscode gesendet wurde. Als ich das letztes Jahr zum ersten Mal sah, als ich alles einrichtete, war ich sehr frustriert und oh nein, ich muss die E Mail Adresse bestätigen und sie gehört mir nicht. Wie soll ich das jemals tun? Nun, zum Glück ist die Funktion E Mail an ClickUp intelligent genug, um zu wissen, dass diese Bestätigung erfolgen muss. Diese Bestätigung der Weiterleitungsadresse landet also tatsächlich hier als neue Aufgabe in der Click Up Liste. Ich kann also darauf klicken oder wenn Sie den Aufgabenkommentar verwenden, wird sie als Aufgabenkommentar angezeigt. Hängt davon ab, wohin Sie weiterleiten. Hier müssen wir also nur auf diesen Bestätigungslink in der Aufgabe klicken, der eigentlich die Bestätigungs E Mail ist, um das Ganze zum Laufen zu bringen. Ich klicke also auf diesen Link. Ich werde um Bestätigung gebeten. Ich klicke auf Bestätigen und jetzt kann ich E Mails weiterleiten. Das ist also nur die Erlaubnis, die ich dazu gebe, Jetzt möchte ich sicherstellen, dass mein Filter so eingerichtet ist, dass er dies auch tatsächlich tut. Wenn ich also jetzt in Gmail einen neuen Filter erstelle, gehe ich hier hinein. In diesem Fall soll er einfach alles beinhalten, was von mir kommt. Ich klicke auf Filter erstellen weiter. Jetzt sollte ich die Möglichkeit haben, an die Liste weiterzuleiten. Wenn also jetzt eine E Mail an diese E Mail Adresse gesendet wird, wird diese weitergeleitet. Jetzt kann ich das testen, indem ich mir selbst eine E Mail mit einigen sehr hilfreichen Informationen sende, auf Senden klicke und zu Klick abgehe, um zu sehen, was passiert. Denken Sie, ich habe Sie nicht direkt an die E Mail Adresse gesendet, ich habe nur alle E Mails von mir automatisch abgerufen und an ClickUp weitergeleitet. Es dauert also etwa eine Minute, bis diese E Mail eintrifft. Aber während wir warten, möchte ich Ihnen erklären, warum Sie diese Funktion verwenden können. Eine sehr gängige Methode ist, wenn Sie viele große Kunden haben, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten. Dann können Sie jede E Mail, die von einer bestimmten Domain, also von John ddo com eingeht, an eine Aufgabe in Click up weiterleiten. Dabei entspricht John einer Aufgabe und Sie haben einen Kommentarbereich für jede E Mail, die Sie jemals gesendet haben. Ein weiterer häufiger Anwendungsfall könnte sein, wenn Sie mit einem anderen System arbeiten, das oft automatisierte E Mails verschickt, z. B. Wenn ein Formular abgeschickt oder ein Angebot angenommen wurde oder ähnliches. Und Sie wissen jedes Mal, wenn eine E Mail mit einem bestimmten Betreff eingeht, was das bedeutet, und Sie muss in ClickUp landen. Anstatt sie überhaupt in Ihrem Posteingang anzusehen, können Sie ClickUp diese Arbeit des Sortierens für Sie erledigen lassen. So können Sie jedes Mal, wenn eine Beratung eingeht, diese automatisch weiterleiten und einen neuen Lead in ClickUp erstellen. Ich weiß, dass dies ein sehr gängiges Setup für Leute in der Immobilienbranche, für Anwälte und Buchhalter ist, bei denen Backend Systeme viele automatisierte E Mails versenden, die man eigentlich nicht sehen muss und die man lieber einfach weiterleiten lassen möchte. Sie richten eine solche Automatisierung in Ihrem Posteingang ein. Auf diese Weise werden alle diese E Mails direkt in ClickUp gesammelt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Dadurch sind Sie nicht der Mittelsmann, insbesondere wenn die Person, die diese E Mails letztendlich bearbeiten muss, aus Ihrem Team stammt, das keinen Zugriff auf Ihren eigenen Posteingang hat. Oh, und das erinnert mich daran, dass unsere E Mail angekommen ist und hier im System ist. Sie sehen, dass sie dank des Filters automatisch weitergeleitet wurde, und zwar nicht mithilfe von ClickUp Automatisierungen, sondern indem automatisch eine Aufgabe hier in ClickUp erstellt wurde. Zusammenfassend lässt sich sagen, wie Sie Aufgaben mithilfe von Filtern mit von Ihnen definierbaren Parametern, die Sie optimal anpassen können, automatisch direkt per E Mail an ClickUp senden können. Wenn Sie mehr über die andere Richtung dieser Funktion erfahren möchten, bei der Sie tatsächlich E Mails von ClickUp aussenden können, sollten Sie sich als nächstes dieses Video ansehen. Andernfalls sollten Sie sich als nächstes unsere Wiedergabeliste für Automatisierungen ansehen. Da wir in dieser Wiedergabeliste eine ganze Menge über ClickUp Automatisierungen innerhalb und außerhalb des Tools behandeln, klicken Sie einfach darauf und dann hier. OK. Vielen Dank fürs Zuschauen, bis zum nächsten Mal und viel Spaß dabei.