3 Sistemas que fazem seu time ser MUITO produtivo

Você já sentiu que a tua equipe está ocupada até demais, mas no fundo não está produzindo o que realmente importa do teu negócio. Você contrata, delega tarefas, mas no fim do mês os resultados não aparecem como o teu negócio precisa ou do jeito que você gostaria. Para resolver isso, eu criei alguns sistemas de gestão que eu realmente uso na prática hoje com mais de 7 ou 8 equipes que eu gerencio. E isso significa que você, aplicando o que a gente vai falar aqui, vai fazer você ter muito mais resultado com o mesmo esforço que você já tem hoje, ou até mesmo reduzindo essa carga, tornando a parada mais fluida. O mundo virtual tem tornado a performance individual cada vez mais invisível. E como líder, você precisa garantir que o que está sendo feito e trabalhado e investido em termos de tempo e esforço pela equipe, ele não seja apenas um movimento, ele seja progresso no mundo real. Então o maior desafio dos novos gestores é adaptar a empresa a essa realidade. E pra isso, você mesmo precisa se reinventar. Então eu vou te mostrar três sistemas que os melhores líderes estão usando pra saber se o time tá trabalhando de verdade ou tá bancando mais um daqueles teatros de tarefas, onde tem um monte de movimento, mas resultado que é bom, nada. Onde todo mundo diz que tá bizarramente ocupado, mas de fato ninguém é muito produtivo ou pouca gente é produtiva. e acaba sobrecarregando os talentos, sobrecarregando quem é bom, sobrecarregando aquelas pessoas que você tem até medo de perder porque você sabe que ele é bom, mas está dando muito trabalho porque o negócio precisa. Agora para que você entenda como os sistemas realmente funcionam, eu vou te fazer uma pergunta. Como você faz para que você consiga enxergar melhor se você usa óculos? Você basicamente evita que o seu óculos pegue sujeira? Não, basicamente isso é impossível, é uma guerra perdida. Você basicamente pega o seu óculos, identifica que ele está sujo, limpa e volta a usar. E o sistema de acompanhamento, ele vem primeiro. Ele serve justamente pra nivelar o jogo em quem é bom com gente, ou seja, se você acha que é essa primeira parte, aquela técnica cheia de ferramenta, não é. É a parte humana. Tem uma ferramenta por trás desse sistema, mas o mais importante é o princípio. E esse sistema de acompanhamento, ele vem pra evitar um erro muito comum por parte das empresas. Empresas sem acompanhamento operam no escuro. Com o acompanhamento errado, você não consegue nivelar os teus times, você não consegue brifar e acompanhar. Muitas vezes as empresas abrem projetos e não fazem o acompanhamento adequado e quando vai ver já é tarde demais, perdeu um monte de prazo e aí que vem um monte de prejuízo de refação de tarefa, orientação de budget diferente porque perdeu o prazo, vai lançar a página mais tarde, o produto vai vir depois, enfim, erros de timing por conta de erros de acompanhamento. E salva essa frase, o objetivo do acompanhamento não é vigiar, é alinhar as expectativas e destravar gargalos. É no fim do dia servir e ter três fundamentos por trás desse sistema de acompanhamento. O primeiro é Ao contrário do que muita gente acha, que reuniões longas são produtivas. Muitas estatísticas já mostram pra gente que depois de 30, 40 minutos de reuniões, a produtividade ela cai lá embaixo. Então, check-ins rápidos e frequentes. O que foi feito, o que será feito e o que tá travando o teu time? Lembra que eu falei que ia subservir? Se você entrar hoje em reuniões pontuais com a tua equipe, dá um susto neles, inclusive. Sai desse vídeo quando você terminar e vai pro teu time e faz o mesmo. Fala, Flano, quero falar 15 minutos com você. O que você fez hoje? O que você vai fazer ainda hoje e o que está te travando? Se você fizer essas três perguntas, um check-in rápido, eu tenho certeza que você vai conseguir nivelar e fazer um acompanhamento melhor com o teu time. Só com essa aqui, mas a gente ainda está no primeiro fundamento do primeiro sistema. Vamos para o segundo. O segundo fundamento é sobre feedbacks comportamentais. Sabe quando você tem uma pessoa que opera bem, trabalha bem, mas tem comportamentos ruins? Ou, muitas vezes ele não tem nenhum comportamento ruim, mas ele não começou ainda a executar um comportamento que você precisa que ele tenha. Então, vamos para uma ferramenta muito simples, direta ao ponto que você pode implementar hoje já. Três C's. Começar, cessar e continuar. Não importa muito a ordem, eu vou citar um exemplo aqui para vocês, para você entender como isso funciona. Falando nela só, eu acho que você está indo muito bem, mas eu preciso te dizer uma coisa. Eu quero que você continue fazendo isso, isso, isso e isso. Então, eu quero que você continue sendo pontual. Eu quero que você continue sendo, enfim, aquilo que você acha legal dele. Mas eu preciso muito que você comece a fazer uma coisa, aí vem um outro comportamento que você quer que ele comece. Cara, que você chegue mais na hora das reuniões, que você seja mais presente, que você dê mais feedback pra galera, que você preencha mais os dados do ClickUp. E eu preciso te falar uma coisa, eu preciso que você interrompa, que você cesse, e aí são os 3 C's né, começar, continuar e cessar. Precisa que você cesse muito uma parada que você tem feito, tá atrapalhando um pouco isso, isso, isso e isso. Então você fecha com essas três coisas e feedbacks comportamentais, cara, são reajustes de comportamento que, olha, garantem uma produtividade e uma velocidade muito massa pro teu time. Eu nunca esqueço que uma vez eu fui dar esse feedback, eu falei pra pessoa, cara, eu preciso que você continue sendo chato. Eu tô vendo que você entrou no time super chato, que você era um cara incisivo com as datas, tá? E foi uma surpresa pra ele, porque ele falou, cara, a galera falava que eu era chato, eu fiquei meio assim e tal. Eu falei, velho, o teu maior valor pra mim e eu sou teu líder, eu sou teu contratante você não tá desengajando e fazendo ninguém se demitir mas você fica no pé e uma habilidade importante de uma pessoa que tá na tua cadeira que era uma cadeira de projetos é ser chato, você não precisa ser mal educado você não é, você é bom com gente, você tem talento tudo mais, mas eu preciso que você continue sendo chato não para com isso que senão você vai colocar aí as tuas outras habilidades em xeque talvez por causa dessa porque aí sem ser chato, sem fazer o time andar sem ter o crono sendo cumprido o teu valor como gestor ele vai diminuir porque o teu resultado é o resultado do teu time E o último fundamento do sistema de acompanhamento é o RCF, que é basicamente um alinhamento de expectativa. Para que essa pessoa está na empresa? Por que o cargo dela existe na sua empresa? E cada empresa pode ter dois objetivos diferentes. E quais são os entregáveis, comportamentos que essa pessoa precisa ter para estar na sua empresa e ter sucesso? O RCF é uma ferramenta extremamente legal de usar, principalmente quando você tem cargos novos. ter surgido cargo relacionado a AI ou times que você quer que use AI, você pode implementar esses comportamentos e alinhar as expectativas nas responsabilidades-chave da função, por isso que essa ferramenta é o RCF. Agora bora para o segundo sistema. Trabalho sem estrutura vira caos, e caos gosta de se alimentar principalmente de tempo e dinheiro. Esse sistema que eu vou te ensinar aqui é um dos que mais muda o jogo da grande maioria dos meus mentorados, a gente atendeu aí nos últimos anos mais de 600 empresas. É o sistema de rede de inteligência. É basicamente como você entende como a empresa organiza projetos, prazos e fluxos de trabalho. E pode parecer uma parada extremamente complexa, mas o que eu vou te ensinar aqui vai te ajudar a começar hoje ou melhorar o que você tem feito. Ter pessoas competentes aí no teu time, dando feedback, organizando a parte humana, não é o suficiente. Sem um sistema de rede de inteligência, os teus prazos viram um caos. e ter pessoas competentes ele não é o suficiente porque se você não tem um sistema claro de organização de demandas ou seja você consegue responder com clareza como as pessoas abrem demandas como as pessoas entregam as demandas e como as pessoas conversam sobre as demandas são três perguntas básicas que a empresa precisa responder com muita clareza você vai perder basicamente o tempo das pessoas boas por refação, isso vai causar estresse e aí tem N fatores, N problemas e desdobramentos que vem por conta da falta do sistema de rede de inteligência. E o grande segredo aqui, sem aquele papinho piegas do que eu vou falar e já vou dar um disclaimer antes de eu falar, que é times estratégicos. Todo mundo acha que um time estratégico é aquele time tecnológico com Macbooks, numa sala de vidro, post-its e canetões. Não é. Tô falando aqui daquele trabalho que ele é descomplicado, Ele é um trabalho com pautas estrategicamente alinhadas e com uma prioridade clara. Isso permite que você trabalhe mais de um projeto simultaneamente aqui na empresa. Eu faço questão de tocar mais de um projeto simultaneamente justamente porque o meu time de projeto tem muita competência e junto com isso o meu time de design, time de copy, time de tráfego, time de mídia paga, todo time de CS que são os times de estúdio que trabalham aqui junto comigo. Esses times se obrigam a também estar mais alinhados, então eu gosto de manter esse ritmo. E lembra que eu falei sobre a importância do alinhamento? Por isso que a rede de inteligência é tão importante. E quais são os fundamentos dentro desse sistema de rede de inteligência? Ele se divide em dois, que eu vou dividir 50-50, como o responsável pela capacidade da tua empresa entregar. entregar sucesso para o cliente, entregar demandas no prazo, entregar projetos que tenham sucesso, que é basicamente o teu modelo de abertura de demandas e basicamente é como você abre as tarefas, as pessoas recebem essa bola no pé, eu sempre falo que um gerente de projeto ele é um técnico que está gerenciando ali as pessoas. Agora imagina que você começa o jogo e ninguém se entende nesse jogo, Você vai tocar a bola, a pessoa toca e faz gol contra. Ela está tão mal orientada sem informação que qualquer coisa serve. Qualquer pessoa com qualquer cor de camiseta para ela é amigável. O jogo vai ser um fracasso. Então, o modelo de abertura de tarefas é um dos mais importantes dentro de uma empresa para responder essas perguntas que eu falei ali. E a centralização das informações se trata do outro 50%, que Briefing e Comunicação. é... Uma tarefa muitas vezes ela vai ser aberta, mas ela não vai ficar clara no primeiro momento. Por isso que é muito importante, o ClickUp ajuda muito nisso, que tem o nome da tarefa, a data responsável, o briefing. Do lado você tem os comentários. Essa tela faz com que você tenha uma coisa muito importante, que é, pô, bati o olho na tarefa e não entendi. Comenta, se o teu time tá ágil... Se o teu time tem um sistema de inteligência eficiente, se o teu time já tá acostumado a responder essas perguntas que a gente já falou, você basicamente vai ter um time que não entendeu, vai perguntar, vai tirar suas dúvidas e vai conseguir executar. E aí volta nesse sistema de rede de inteligência com a tua efetividade do primeiro sistema, que é o sistema de acompanhamento. Que é fazer esses check-ins rápidos pra garantir que o teu time tá alinhado com a demanda, entendeu o que é pra fazer e qual é a qualidade que tem que ser entregue. E no exemplo prático eu vou trazer a Tesla Sim, do Elon Musk. Como exemplo aqui, isso tudo de caso pra gente. Eles usam um modelo muito massa, que é o modelo de decisões descentralizadas e uma hierarquia horizontalizada. Parece um termo muito complexo, mas eu vou te explicar na prática e vou te dar um checklist pra você entender como isso funciona. E ele é brutalmente prático. Então você vai conseguir sim aplicar aí técnicas da Tesla na tua empresa, dependente do tamanho dela. Bora lá. O primeiro pilar para que essa mecânica funcione é de uma estrutura horizontal, onde basicamente você tem menos hierarquia e mais agilidade. Então permite que qualquer colaborador fale com qualquer pessoa da empresa, então não tem aquele sistema de não, tem que falar com o Plano, depois com o Beltrano para tirar uma dúvida e para trocar uma ideia. Não, eles fazem questão de deixar essas portas todas abertas para que qualquer pessoa, independente do nível hierárquico, consiga conversar com as pessoas justamente para que tenha velocidade na resolução dos problemas. ele se torna um cultural que o time ele seja treinado para resolver problemas diretamente com uma comunicação muito assertiva e objetiva. Então perguntas rápidas, perguntas diretas para justamente ser mais efetivo. Baniram as reuniões ali de quarenta minutos uma hora, tornando essas reuniões muito mais aplicáveis de quinze, vinte minutos. Tem casos que a Tesla faz reuniões de cinco minutos justamente para entrar, resolver o problema e sair. Esses times da Tesla ali tem esses cases e cara, a gente chega a fazer trinta reuniões de cinco minutos, mas Pode parecer muita coisa, só que é a mesma coisa que você fazer três, quatro reuniões aí de uma hora, uma hora e meia que muitas vezes não leva a lugar nenhum. Só que qual que é a premissa da reunião? Entrar com o objetivo definido, falar sobre o problema e sair fora. Ponto. E o último lance dessa estrutura horizontal é que eles apoiam muito os funcionários para que eles tenham coragem, capacidade, habilidade para tomar decisões sem ficar consultando um monte de gente. Eles dão autonomia na prática. O segundo pilar desse checklist é a tomada de decisão baseada em dados e não é só em hierarquia, ou seja, eles têm dados operacionais, dados de performance, inclusive quem não tem dado operacional na empresa tá basicamente pilotando a máquina no escuro, a gente fala muito sobre isso aqui no canal, mas eles fazem isso por uma coisa muito importante. Lembra que eu falei ali no passo anterior que eles dão autonomia? Aqui isso fica mais claro. Eles fazem questão que quem resolva o problema seja a pessoa que está mais próxima do problema. Então, se a pessoa tem o dash, tem o dado, ela olha o dado e já consegue ter uma noção de como resolver aquele problema e se ela tem autonomia, ela vai conseguir fazer isso. Então, se você já gostou do checklist até aqui, tem mais coisa pra gente falar e chegar no terceiro ponto do nosso sistema de gestão pra fechar o vídeo, já dá um like no vídeo aqui embaixo pra gente entender se você tá curtindo ou não. E junto com isso, eles fornecem acesso para os funcionários a esses dashboards. Tem gente que não gosta. Fica com aquela premissa de que, ah, se o funcionário ver, vai ter um monte de achismo e tal, não sei o que. Bullshit, balela. Cara, evita a centralização de conhecimento, distribui com o teu time. Utilize dashboards, esse é o terceiro ponto aqui desse pilar, que é utilizar dashboards para validar as ideias e melhorar os processos. Não esconde os dados. Não deixe que dependa apenas de opinião e crie isso. Mais uma vez que no canal a gente fala bastante sobre gestão baseada em dados, então se você não tem isso, é como se você operasse em mídia paga sem saber o custo por lead. Simples assim. Terceiro ponto do checklist, eliminação de silos. Cara, incentive diferentes setores a trabalharem em equipe, obrigue-se por o caso, monte fóruns. Eleja discussões, time de marketing com time de vendas, tem jeito de funcionar. Crie canais de comunicação abertos, ou seja, tem um grupo do projeto e não só grupos e silos privados, fechados. Ah, Thiago, mas meu time gosta de privacidade e tal, não sei o que. Cara, isso aí é papo fora do trabalho, ou papo com informação sigilosa, ou problema específico de cliente, ou algumas outras coisas a mais além disso. Mas, no geral, o que é do projeto tem que ser falado no canal do projeto. projeto, eu uso muito pra isso, onde todo mundo, cara, tá acontecendo coisa que não sei exatamente comigo, mas é legal que eu saiba, porque muitas vezes a pessoa pode ajudar a corrigir, pode ajudar a trabalhar, pode dar uma sugestão valiosa e ajuda a substituir longos processos burocráticos por ciclos curtos de testes e implementação muito mais rápidas. Então, esses são os três pontos aí desse pilar de eliminação de silos. Então, esse sistema de rede de inteligência, ele destaca pra gente que se cada pessoa da equipe tá trabalhando de um jeito diferente, tua empresa ela não tem Terceiro sistema, você tem uma fábrica de quebra-cabeças de peças que depois você vai torcer para que tudo funcione e gere uma bela imagem no final, mas a grande maioria das vezes a imagem é meio feia e torta. Terceiro sistema é sobre DataOps, basicamente é execução baseada em dados. Se você não consegue responder em que o seu time está trabalhando agora aí na sua empresa, você já está atrasado. E tem uma explicação simples por trás disso que eu vou falar agora, que é uma máxima do Peter Drucker, que é A produtividade de um trabalhador não é responsabilidade do trabalhador, mas do gestor. E por que ele fala isso? Não é que o esforço do trabalhador não tem que existir, mas basicamente porque se o gestor está orientando o time ao esforço errado, o trabalho do trabalhador não vai valer nada. Porque, no fim das contas, aquilo não gerou resultado. E empresas que não analisam os dados operacionais, não começaram a montar os seus dashboards operacionais ali. E o que é isso na prática, né? Cara, são dashboards de edição de vídeo, dashboards de atendimento ao cliente, dashboards de tarefas atrasadas a fazer, fazendo feito. E você tem que ter essa centralização a nível de projeto. você tem que ter essa distribuição a nível de todos os projetos. Ou seja, como é que você vai conseguir rodar dois projetos simultâneos, se pra poder saber os dados deles você tem que entrar numa lista, depois em outra, depois em um lugar, fazer ali um esquema de um filtro e tal. Cara, um dashboard resolve isso muito facilmente. E do mesmo jeito que você opera a mídia paga, você opera a social media pra saber qual o esforço alocado e o resultado obtido, você precisa fazer isso em tempo real aí na tua empresa também. E muitos gestores acabam tendo problemas de relacionamento confiando apenas ou na experiência ou no que ele acha que tá funcionando, você tem no concreto. Isso é muito perigoso. É nessas que surgem problemas de sociedade, discussões, enfim, aquelas questões que a gente sabe que geram muitos fins de relacionamento e até mesmo processo de trabalho. Mas e agora? Você chegou no fim do vídeo e vai ser fácil implementar tudo isso? Tem bastante coisa aplicável, mas vamos fazer o seguinte, quero fazer um combinado e te ajudar. Afinal de contas, se o rei é a estratégia, a rainha é a prioridade escolhida. É isso que vai fazer teu jogo realmente mudar. Você precisa aprender a fazer um bom diagnóstico operacional do teu negócio. E pra isso, a gente preparou uma aula completassa pra você, do início ao fim, pra que você identifique, depois de tudo isso aqui que a gente falou, onde estão os maiores gargalos e problemas da sua empresa, com uma visão mais 360, e sem delongas, clica no link aqui do lado, assiste essa aula, porque juntando essa aqui que você acabou de ver com a aula de diagnóstico estratégico pra empresas, cê vai ter muito mais sucesso e execução na tua empresa. Vai lá, clica aí, te vejo na aula.