A armadilha do software próprio: ClickUp vs Vibe Code

Você já pensou em construir um sistema próprio para gerenciar os projetos aí da tua empresa? Lovable, Cursor, Bolt, Replit, todo mundo falando que qualquer pessoa, literalmente de qualquer nível, consegue fazer um software nesse momento sem saber programar, só sabendo conversar com AI e entendendo talvez um pouco de bom gosto. E aí você olha para mensalidade do ClickUp e pensa: por que que eu vou pagar toda essa quantidade de dinheiro em dólar, pagar IOF, "Se eu mesmo posso construir o meu próprio sistema para o meu time utilizar?" Bom, essa conta parece fazer muito sentido até que ela dá errado. E hoje, de maneira muito imparcial, e eu prometo que eu vou manter a imparcialidade mesmo que a gente seja implementador oficial de ClickUp aqui, para que você reflita qual é a decisão mais saudável. Porque sim, low-code funciona, o ClickUp funciona e você desenvolver um sistema pode funcionar. Mas será que você está no momento adequado para isso? Bom, Seja bem-vindo ao nosso vídeo de hoje. Eu sou Thiago Rodrigues, eu sou fundador da Cyforge e nós somos especialistas em implementações e desenvolvimento operacional. E a gente literalmente vende essas três coisas. Então, se você acha que a gente vende só ClickUp aqui, eu quero te mostrar nesse vídeo que na realidade o que mais faz a gente ajudar os nossos clientes é desenvolver o sistema certo no momento certo. ClickUp não resolve todos os problemas, assim como o low-code não resolve todos os problemas, assim como sistemas próprios no momento errado são uma baita dor de cabeça. Então, para te colocar no contexto certo, eu preciso alinhar com você que cada uma dessas opções realmente significa uma coisa diferente, porque o mercado todo mistura essas opções como se fossem tudo para a mesma pessoa, para o mesmo problema, e isso já é parte do problema. Se você trabalha com projetos complexos e principalmente se você precisa de uma boa gestão para ter dinheiro e lucro no caixa no fim do mês, a organização não é um fator opcional para você. E a diferença entre empresa que tem lucro e prejuízo no fim do mês é a qualidade da execução, ou seja, a maneira com que você escolhe implementar a tecnologia de gestão na tua empresa Era um fator muito decisivo nesse ponto em específico. E do jeito que a gente trabalha aqui, vocês já devem ter percebido no canal, gestão boa é gestão que dá lucro. Você basicamente tem 3 caminhos hoje quando você quer estruturar a tua operação, os teus processos do ponto de vista de tecnologia. Vamos começar aqui com o primeiro da lista, que é o ClickUp. Ele não é simplesmente um aplicativo de produtividade, ele é um sistema operacional completo para você trabalhar. Você configura espaços, listas, os campos personalizados, automações. Então ele já vem embutido e já resolve o que mais importa na gestão, que é onde enxergar os projetos e fazer com que o teu time responda 3 dúvidas básicas: como chegam as demandas, como eles conversam sobre as demandas e como as demandas são entregues. E o ponto mais importante que o ClickUp já tem embutido é o chat, comentários e notificações. Então ele é um SaaS que você opera, você não desenvolve. E esse conceito é importante a gente ter claro no fundamento aqui do nosso vídeo, porque o segundo caminho é o de low-code, onde você tem ferramentas como Bubble, OutSystems, Power Apps, que basicamente você já pega um aplicativo pré-codado, Só que de forma visual você consegue clicar e arrastar os componentes, você consegue montar lógicas por blocos e de pano de fundo ali de back-end você escreve um código mais ou menos encaminhado para você ter ali o resultado que você quer. Por que que eu falo mais ou menos encaminhado? Porque ele já tem vários templates de código. Então atenção aqui, a lógica de programação e o domínio da ferramenta ele basicamente vai ser clicar, arrastar e você vai ter ali algumas opções pré- setadas para você ter ali no teu aplicativo e complementar com as coisas que você quer. E o terceiro, que é o mais famoso aqui, é o caminho do Vibe Code. Então você tem o Lovable, você tem o Curso, você tem o Bolt, você tem o Vizir, você tem o Cloud Code, que é o nosso paradigma mais recente aí de modo geral. Você usa uma linguagem natural, conversa com a IA e ela supostamente gera um código real. Então você age muito mais como um gestor de projeto de código do que como um programador. E parece muito simples de começar porque você tem vários quick wins ali logo no primeiro prompt. E aí que tá o problema em geral, que muita gente tem uma curva de adoção inicial muito grande, só que aí você precisa sustentar essa curva de adoção e todo sistema precisa de atualizações, precisa de revisões e eles têm bugs. Então ele parece muito simples para começar e aí o problema vem exatamente na parte da continuidade. Então agora que você sabe o que que é cada um, vamos exatamente para a conta real que a gente tem que fazer na hora de tomar a melhor decisão para a gente escolher se a gente vai para uma ferramenta low-code, ou a ferramenta VibeCode ou vai para um sistema que não pode ser só o ClickUp, pode ser o Asana, o Monday, o Notion e outras ferramentas que a gente tem aí. Então eu quero falar agora nesse bloco sobre a conta que quase ninguém faz. Então vou te mostrar aqui o que aparece na tela quando você compara as três e o que não aparece. Eu acho que o maior valor do vídeo está exatamente nesse bloco aqui para você. De um lado você tem o ClickUp com a mensalidade fixa, previsível, tudo gerenciado pelo próprio SaaS e do outro você tem o low-code e o VibeCode. Custo inicial menor ou zero na maioria das vezes, assim como o ClickUp, eles têm um plano gratuito e essas outras ferramentas também têm, mas cada um tem uma lista de responsabilidades que a maioria das pessoas só descobre depois que começa a encontrar os problemas ou as limitações dentro de cada uma delas. Vamos falar um pouco mais sobre cada uma dessas limitações, tá? Primeira limitação é de segurança e mesmo que você vá desenvolver um software que é só para rodar na tua empresa, que você não vá vender, vamos imaginar que seja esse cenário, tá? Segurança ainda assim é importante, por quê? Os teus próprios funcionários podem vazar documentos e enfim, tem outras questões que eu vou falar mais para frente. No ClickApps é problema deles, então as certificações de segurança, criptografia, conformidade, tudo é gerenciado por eles, você não precisa fazer isso. No low-code e no vibe-code isso é um problema seu. Quem é o responsável pelos dados dos seus clientes quando o sistema provavelmente tem algum vazamento de dados ou alguma má prática? Ou seja, seus colaboradores pegam planilhas, dados e arrastam em determinados lugares, fazem determinadas integrações que podem fugir do teu controle. Então autenticação, controle de acesso, política de privacidade, você constrói ou vai contratar alguém para construir. Thiago, mas de repente o próprio sistema não faz isso? Faz, mas assim como todo prompt que você já deve ter utilizado aí, o resultado nem sempre é consistente. E a gente precisa falar também da autenticação e gestão de usuários, porque se você tem um sistema e quer que o time trabalhe nele, você vai ter que ter essa função e essa função precisa ser codada por você. No ClickUp você já tem isso por padrão, ou seja, você adiciona membros, define as permissões, que tipo de acesso ele tem ou não tem. No software próprio você precisa construir isso do zero ou integrar com uma solução externa de autenticação, como por exemplo quando você vai ter a gestão de usuários ali dentro de uma ferramenta codada, você vai usar o Firebase, você vai usar o Supabase, e aí você tem que ter login, senha e basicamente fazer toda a configuração dessas ferramentas, mesmo que por exemplo no caso do Cloud Code ele faz essa configuração para você, Mas é mais uma ferramenta que você tem que gerenciar e se você não tiver o devido cuidado, ali também pode ter vazamento de dados. E o terceiro, turminha, aqui que eu quero falar mais com vocês, porque esses dois primeiros até dá para resolver sem grandes problemas, mas o terceiro não dá para negar, que é a parte de manutenção. Software próprio não se mantém sozinho. Quando ele cai, alguém precisa subir. Quando tem um bug, alguém precisa corrigir. E quando a IA do vibe coding ou do low-code gera um código desorganizado que funciona hoje, mas quebra daqui a 3 meses, 2 meses, E aí alguém precisa resolver, você tem que parar o que você está fazendo para resolver, senão tem duas pessoas com o trabalho travado. Você, se você estiver numa call de vendas, vai ter que parar o que você está fazendo e ir lá resolver, ou alguém não vai conseguir trabalhar porque o negócio está travado, bugado ou caiu. Então, quem é a pessoa que é responsável por isso na tua empresa? Se a resposta for você, que é CEO, fundador, gestor, então a pessoa que deveria estar vendendo ou gerenciando fornecedor ou de repente fazendo reuniões, mas importantes para o crescimento da tua empresa, vai virar um cuidador de software ou um dev ou basicamente um gestor de software. Esse custo não vem na mensalidade, ele é um custo velado. E o quarto ponto está muito conectado com o terceiro, mas a gente não pode deixar de fora, que é a questão da evolução da sua solução. Sistema próprio não melhora sozinho. O ClickUp lança toda semana sem custo extra, nem nenhum esforço seu, novas features, integrações, lançamentos de outros tipos de tecnologia ali dentro. Então, se o teu software parou de evoluir, ele basicamente começa a virar aquele sistema legado. Quando o dev para, o budget acaba, a ferramenta não se desenvolve sozinha. Então, você precisa pensar que essa tua solução que funciona hoje com determinado tipo de função, amanhã ou depois ela vai precisar de manutenção e isso vai envolver o teu custo de tempo ou custo de um dev para pegar isso do zero ou pegar a solução que você já tem e dar andamento. Então, você pagou zero de mensalidade, gastou 3 meses do teu tempo testando, construindo, corrigindo e mantendo o sistema e também falando com o teu time, porque a maioria das vezes eles vão precisar ser treinados. No YouTube se encontra vários tutoriais de como operar sistemas prontos. Mais uma vez, turma, não estou falando aqui só de ClickUp, estou falando que, por exemplo, se alguém tiver uma dúvida sobre como gerenciar projetos no Notion, tem uma infinidade de tutoriais, assim como no ClickUp, assim como de qualquer outra ferramenta de gestão de projeto convencional. Do teu software você vai ter que além de montar, estruturar, testar e validar, você vai ter que treinar o teu time porque o sistema é só teu, não tem outra fonte de conhecimento a não ser você. Então mais uma vez, se custou 2, 3 meses do teu tempo para desenvolver isso... "Ah Thiago Rodrigues, custou uma semana." Ok, então vamos imaginar que isso está pronto, que nunca mais vai precisar ser alterado, ajustado, mexido ou integrado com outra coisa. O que sai mais barato? Você pegar alguma coisa que está em constante evolução ou ficar gastando o teu tempo e energia para codar isso? É uma faca de dois gumes. E é aqui que a maioria das empresas nunca para para calcular, porque esse custo é um custo velado. Inicialmente, super legal de trabalhar, mas com o tempo essa manutenção, reporte de bugs e o time te cobrando melhorias porque alguma coisa está travada, vai vir tudo para você. E eu sei que nesse momento você deve estar pensando assim: "Pô, mas o Thiago super defendeu o ClickUp como uma solução adequada." Agora vamos falar sobre o teto que o ClickUp tem, porque toda ferramenta tem o seu. E se eu não te mostrar onde esse teto está, esse vídeo vira um jabá aqui que você pode estar incomodado e não é o que eu vim fazer nesse vídeo aqui. Então, vamos começar pelo seguinte: o limite número 1 que o ClickUp tem atualmente. Se você tem a necessidade do teu negócio de precisar de um portal de aprovação de clientes, onde o cliente vem de forma simples e te dá um feedback de uma peça e tudo mais, assim como funciona em muitos times de atendimento fazer isso pelo WhatsApp, o ClickUp não tem essa facilidade. Assim como ele também não tem facilidade com integração de WhatsApp e email tão nativo quando você precisa de mais volumes de mensagerias, entregas e tudo mais. O ClickUp tem um sistema de guest access, ou seja, você tem os convidados que você consegue dar um acesso com login e senha, mas você precisa ensinar o teu cliente a entrar nesse portal, manipular as tarefas, encontrar ali no compartilhados comigo, então ele não cai direto numa tela de aprovação. E aí você tem também no ClickUp as visões públicas, mas elas não têm nenhum tipo de manutenção, ou seja, não consegue arrastar um card e falar: "Olha, isso está aprovado, não está aprovado." Ele vai ter que acessar o sistema numa view pública, voltar e te falar pelo WhatsApp o que está aprovado e o que não está. "Para alguns clientes funciona, para a maioria não funciona." Esse é um dos tethers do cliente. Para fluxos complexos de aprovação em volume, é um problema muito grande que você não vai resolver no ClickUp de forma muito legal. O segundo é o limite de interface customizada para alguns tipos de negócio. Os usuários finais do ClickUp, eles têm uma interface do ClickUp que muitas das vezes pode ser rígida, pouco funcional para alguns negócios que são muito simples ou extremamente complexos, mas a cara desse cliente, ou seja, o branding, uma experiência extremamente personalizada como você até tem no Notion, por exemplo, que aí tem a faca de dois gumes, né? Tudo aquilo que é hiper personalizado, você também vai precisar de um hiper treinamento. O Notion, ele é muito bom, mas ele é um tipo de sistema que ele é tão específico que só sua empresa tem. E aí só sua empresa vai poder treinar os colaboradores a usar esse sistema. O ClickUp, ele é menos customizado, mas ele também vai te deixar um pouco engessado em algumas questões de layout, caso você se incomode um pouco nesse ponto em específico. E aí no terceiro caso aqui, vamos falar um pouquinho dos processos, né? É importante que a gente entenda que o ClickUp também não atende qualquer tipo de negócio. E se você tem um fluxo tão específico, tão particular que nenhuma ferramenta pronta resolve, nem 70% do ClickUp vai resolver, por exemplo, você precisa de algo mais específico ainda, como consultas em APIs externas e tudo mais, aí sim você vai ter que construir o teu próprio. Então o ClickUp não vai atender isso, não como uma primeira opção, e ele não vai resolver essa necessidade em específico. E aí eu gosto muito de lembrar vocês que nesse caso é onde o sistema próprio vai ser muito importante. Desenvolver soluções de código como o Cloud Code, como o Replit, como o Lovable, eles são super interessantes para situações específicas de fluxos que você pode enxugar se ele tiver um pouco de automação, se ele tiver uma regra de negócio um pouco diferente ou se ele for do seu jeito. E aí tem um quarto ponto aqui que eu adoraria colocar com vocês, que é quando você vai escalar a solução do ClickUp, ela realmente pode ser muito cara. Por exemplo, nós temos um cliente aqui que inclusive ele é um case que está no nosso site, que ele estava abrindo para franquear. O ClickUp resolveu uma boa parcela da gestão das unidades, de coisas que ele precisava, só que alguns fluxos específicos não ia valer a pena trazer os franqueados para dentro do ClickUp. E aí desenvolveu uma solução própria, foi muito mais inteligente e ele de fato orçou com o Dev e acabou colocando isso como uma prioridade para ele na hora de franquear. E aí os líderes da franquia dele usa o ClickUp para algumas coisas específicas, mas os operadores da franquia, ou seja, a galera ali que recebe os salários menores e que são os atendentes, por exemplo, usam um sistema próprio. E aí, para ele fez todo sentido fazer dessa forma. E agora tem uma limitação que para quem é um pouco mais técnico já se incomodou. Seus dados vivem dentro do formato do ClickUp, onde exportar é possível, mas migrar toda uma operação estruturada para outro lugar ou que tenha uma conversa com altíssimo volume de dados diários Ou seja, o ClickUp não é um banco de dados, ele não foi feito para isso, apesar de ele ter soluções bem inteligentes para operação de dados de fluxos convencionais. Isso é algo que você precisa saber antes de estruturar, porque, por exemplo, o ClickUp não é um concorrente do Supabase, que é um banco de dados. Então, quando você vai codar alguma coisa, raramente codar o ClickUp com uma solução de low-code ou até mesmo de desenvolvimento próprio faz sentido, transicionar dados entre os dois em volumes massivos.. Então é melhor você fazer uma solução direto no seu banco de dados, direto dentro da sua aplicação. Então você percebe que a questão não é se o ClickUp tem um teto ou se o melhor é low-code ou se o teu negócio já bateu o teto ou se você está construindo um software próprio antes de realmente precisar dessa solução. Na minha experiência, eu tenho mais de 750 implementações só de ClickUp, fora outras coisas que a gente faz aqui na empresa, como implementações de sistemas próprios para clientes, desenvolvimento operacional proprietário, A maioria das empresas já procurou uma coisa para construir software próprio e aí pegou o serviço de uma software house e foi abandonado no meio do desenvolvimento, porque muitas das vezes não compensa o custo. Então o problema não é a ferramenta, é um bom diagnóstico da tua operação. Então como você pode decidir por onde começar dentre essas opções? Aqui eu quero deixar algumas sugestões para vocês para te ajudar a responder: como é que eu começo? Como é que eu decido se é o momento de ir para o ClickUp ou de ter um desenvolvimento próprio. Existe uma matriz que eu uso com todos os meus clientes antes de recomendar qualquer caminho. São 3 perguntas simples para a gente começar essa conversa. Pergunta número 1: você tem um time técnico dedicado? Se você for um cara sozinho, tecnicamente falando, isso pode atrapalhar você no teu comercial, no marketing, na produção de conteúdo ou nas negociações. Não você, não alguém que faz isso nas horas vagas também, alguém que entra Basicamente para ser o responsável por isso, cuja função principal dentro da empresa é manter e evoluir esses sistemas aí toda semana, pelo menos, porque vai precisar desse tipo de suporte. Pergunta número 2: o seu fluxo de negócio é tão específico que nenhuma ferramenta de projeto bem estruturada resolve? Ou não resolve pelo menos 70, 80% do que você precisa? Porque aí talvez vale a pena você fazer o 70% em algo mais pronto, como ClickUp, Notion, Monday, e tudo mais, fazer só aplicação específica em low-code. E você tem que tomar cuidado nesse momento, porque aí tem uma questão: "Ah, mas eu preferia ter tudo aqui, tudo no meu controle." Porque isso tem custo, controle tem custo. E é literalmente: "Será que nenhuma ferramenta que existe no mercado resolve o meu problema de forma inteligente?" E a gente percebe que muitas das vezes o cliente está mais apegado ao jeito de trabalhar, não ao jeito de resolver. E isso pode ser uma armadilha. Pergunta número 3: você consegue parar de vender e operar só para resolver essas questões? Ou parar de liderar, ou parar de fazer o marketing, parar de fazer... Para resolver problemas técnicos quando eles surgem, porque literalmente vão surgir. Vai cair, vai deixar de funcionar e todo o sistema cai. A questão é quem resolve e o quão rápido resolve. E aí, isso vai ter um custo para você também. E agora o resultado: se você respondeu não para as 3 perguntas, você não precisa de um software próprio agora, porque elas são um bom direcionador para isso. O ClickUp é uma solução muito híbrida, que ele resolve com o MCP do cloud, inclusive tem outros vídeos aqui no canal onde eu ensino utilizar o cloud para abrir projetos, estruturar demanda, enfim, tem bastante coisa que a gente pode fazer por ali. Então, se você respondeu não para duas, avalie com cuidado e busque ajuda para entender melhor se realmente ou se provavelmente você precisa de um modelo híbrido e não de um sistema do zero. E aí, isso pode te ajudar a entender qual é o melhor jeito de alocar o teu tempo, o teu custo e os recursos. Se você respondeu sim para as três, aí faz sentido pensar em low-code, vibe-code, mas não sozinho, com suporte técnico dedicado, com escopo definido, com projeto bem estruturado. Porque aí sim você vai conseguir ter um orçamento real calculado de quem vai estar envolvido, quem vai fazer essa operação e como você vai conseguir jogar isso numa sprint de trabalho e fazer funcionar. Existe uma terceira via que poucos consideram, que é o ClickUp como modelo de núcleo operacional de comunicação, demandas, gestão de tarefas, projetos e principalmente a parte de automações gerais com integrações para fazer isso funcionar muito bem, como por exemplo integrações com cloud para a galera conseguir ter maiar bem integrada e com soluções pontuais de sistema para que peguem um determinado grupo de informações, um determinado pedaço ali do fluxo, como por exemplo um portal de clientes onde você pode codar uma integração com ClickUp para que toda vez que tem um determinado status vá para esse teu portal e lá para frente o cliente consiga resolver essa demanda. Então você não precisa escolher um ou outro, você consegue utilizar o melhor de cada um deles. E aí Você tem o melhor do ClickUp com uma sprint curta de um desenvolvimento de um sistema apropriado que funciona para você e aí você não tem um alto custo de desenvolvimento também. E como eu falei para vocês, o objetivo desse vídeo não é falar para você que um é melhor que o outro, os três funcionam para situações diferentes. O objetivo é te ajudar a tomar a melhor decisão. Agora, se você quer dar o próximo passo com uma ajuda e um apoio, quero te oferecer 30 minutos da agenda aqui do meu time para a gente te dar a entender com mais detalhes, fazer um diagnóstico da tua operação implementar seja o ClickUp do jeito certo ou alguma outra solução customizada onde a gente pode não só entender onde o ClickUp não chega, mas te direcionar sobre como tomar a melhor decisão. O link vai estar aqui na descrição e no primeiro comentário fixado para agendar uma reunião com o nosso time. Ela não tem custo e você vai ser muito bem atendido por nós. E no mínimo, sem pagar nada, você vai sair com um bom direcionamento. Então clica agora aqui no link que vai estar aqui embaixo e eu te vejo numa reunião diagnóstico com o nosso time.