Mapeei minha empresa inteira em 60 minutos com IA

Você documenta processo do jeito errado e eu vou te provar isso nos próximos minutos, mas não só isso, vou te mostrar um jeito melhor de fazer. Toda empresa tem uma pasta cheia de processo documentado, aqueles documentos com print, passo a passo, tutorial no Google Docs, alguns Looms e vídeos gravados, mas na prática ninguém abre isso no dia a dia. É igual o manual do seu carro, ele veio junto com o seu carro, tá no porta-luvas, mas você de fato quantas vezes você leu? A diferença é que o manual do carro não te custa dinheiro toda semana e um processo mal desenhado, ou seja, um processo documentado longe do trabalho, ele te custa eficiência. Ou seja, quanto mais distante está o processo da rotina, basicamente, mais inútil é esse material. E nesse vídeo eu vou te mostrar como mapear os processos da sua empresa com inteligência artificial e também te ensinar a delegar isso pro teu time. Você vai descobrir que é muito mais fácil do que você imagina se você usar a ferramenta certa. Contrapartida, você vai descobrir como o trabalho na tua empresa realmente acontece e fazer isso virar uma automação ou até mesmo virar um projeto dentro do cloud. Vou te ensinar ainda nesse vídeo como que você faz. Dessa forma, você vai ter um monte de processos que funcionam. Além da documentação, eles estão perto da jornada de trabalho e não só aquele monte de documento que ninguém lê. E antes da prática, 3 coisas que eu preciso te falar que mudam tudo, porque não adianta eu te entregar só a ferramenta, eu preciso te mostrar também como você vai aplicar isso aí na sua realidade. Primeira coisa: a maioria documenta processo para arquivar e pode parecer doloroso isso, mas quantas vezes você, como dono da empresa, mapeou aquelas coisas do jeito que você queria e na prática ficam te perguntando no WhatsApp ou no Slack ou no Discord como realmente faz essa coisa, sendo que já estava documentado. Então, nessa primeira parte, você tem que entender que você vai documentar para automatizar ou melhorar a eficiência. E essa ordem muda todo o resultado. Documento parado é um custo e processo mapeado para automação é margem. Você vai entender como já já. A segunda coisa é que isso não é uma teoria minha. Tem uma empresa que chama Scribe, que eu acompanho ela há muitos anos, inclusive tem um vídeo super antigo aqui no canal sobre ela, e em novembro desse ano passado, em 2025, ela levantou 70 milhões de dólares numa avaliação de 1,3 bi. Por que eu gosto de falar esses números para vocês? Porque você percebe que essa ferramenta tem muito mais do que a gente vê na homepage. Mas pô, por que essa empresa levantou tanto dinheiro? O que eles fazem? Eles ajudam empresas a enxergar o trabalho como ele acontece de verdade. A Scribe documentou mais de 10 milhões de fluxos, imagina isso, cara, é muita coisa, mais de 40 mil aplicativos, funções e processos diferentes. E não só isso, ele está em mais de 94% das 500 maiores empresas do mundo. Ou seja, você vai aprender a usar tecnologia nesse vídeo que toda essa galera de Big Tech realmente implementa. O terceiro fundamento aqui é que na maioria das empresas só o dono se importa em documentar, e eu sei que você fica triste com isso, tá? Aí você vira um gargalo, tudo passa por uma pessoa só, mas com o Iaupeso sai das suas costas e a equipe inteira começa a mapear esses processos. Eu vou te ensinar a ferramenta, como fazer isso, e vou te ensinar a auditar seus processos aí para que você corrija eles de forma muito organizada e muito rápida, tá? Então, pra fechar esse contexto, todo o processo bem mapeado, ele tem 5 partes. Primeiro, ele tem um objetivo claro, uma explicação de um contexto, ou seja, qual que é o contexto da execução disso, os recursos necessários, um passo a passo e dúvidas frequentes. E agora, vamos pra ferramenta que eu sei que vocês gostam muito disso aqui no canal, tá? Então, a ferramenta é o Scribe. Basicamente, a proposta de valor dos caras é: veja o seu negócio como ele realmente é. Então, eu vou passear com vocês um pouquinho na ferramenta, instalar junto com vocês e mapear um processo do zero, para que vocês entendam como que a gente vai seguir o passo a passo. Mas é muito legal vocês entenderem aqui no site para que ele serve, né? Ele serve para criar processo, treinar agentes e agentes de IA, tá? Treinar times e agentes de IA, responder dúvidas, fazer onboard, automatizar o trabalho e ajudar a tua empresa, a tua operação a literalmente implementar IA do jeito certo com os teus processos. E aí a gente vai fazer o seguinte, a gente vai clicar aqui em Get Started, tá? E vocês vão escolher o e-mail de vocês para fazer login. Eu vou fazer login aqui rapidão e aí a gente volta já direto na ferramenta. Então aqui de cara no onboarding ele vai sugerir que a gente comece uma captura e para isso, turma, a gente precisa instalar a extensão, tá? Olha só, eu desinstalei aqui só para ser mais didático com vocês, então aqui aparece já para instalar, vou clicar em usar no Chrome, ele vai instalar aqui para a gente, pronto. E aí quando eu clico ele vai pedir para eu fazer login ou ele já vai cair logado porque eu já estou aqui logado na ferramenta porque eu estava fazendo onboarding. Então vou fechar aqui do ladinho, vamos clicar em Start Capture, tá? Aqui ele vai jogar para a gente já mapear um processo, vou ensinar vocês como que a gente faz isso. E a ferramenta é realmente muito simples e muito didática, pessoal. A gente vai clicar aqui então em Start Capture, ele vai abrir aqui pra gente, tá? E aí, basicamente, eu vou mapear um processo aqui com vocês que é como fazer o gerenciamento de usuários, administradores e convidados dentro do ClickUp. É um processo que ele exige print de tela, ele exige várias etapas e vários pormenores. E aqui, lembra que eu falei das 5 etapas pra vocês? Ele exige um contexto, porque muitas das vezes as pessoas vão convidar alguém para o ClickUp. E aí eu não sei se vocês sabem, mas o ClickUp tem um recurso de convidados e a galera traz como membro administrador. Convidado não paga, mas membros administradores sim. Então às vezes a pessoa vai convidar alguém para conta, podia ser um convidado, evitar prejuízo aí na empresa com uma conta mais enxuta e mais barata no ClickUp na sua mensalidade em doletas. E aí a galera traz como membro administrador e aí vem uma fatura absurda no fim do mês. Imagino que já deve ter acontecido isso com vocês aí, tá? Então quando a gente clica aqui na extensão, a gente basicamente vai ter um Start Capture, E aí ele vai pedir para a gente escolher o ambiente que a gente vai capturar, tá? E quando eu clico aqui em Start Capture, basicamente ele vai pedir para eu escolher onde eu vou capturar. Então ele já tá capturando a partir de agora. Percebam o seguinte, para isso então quero ensinar alguém a fazer esse processo que eu mencionei para vocês, que é gerenciar membros, convidados e tal. Então para isso a gente vai acessar o ClickUp, vai clicar aqui e vai clicar em Pessoas. E olha que massa, turma, aqui na direita ele já tá mostrando para gente. E olha que incrível, ele tira print e mostra onde você clicou ali na tela. Então perceba que eu não fiz nada até agora, exceto seguir o processo, e aqui ele já tá mostrando para mim como tá ficando esse processo documentado. A gente vai poder editar isso depois e melhorar isso e ainda automatizar, mas relaxa que a gente já vai chegar lá. Vou clicar aqui em convidar pessoas, vou escolher um e-mail de teste, tá, teste@gmail.com, e aí nesse momento eu vou clicar aqui embaixo para escolher se eu vou trazer como membro Membro limitado, convidado, administrador. De modo geral, turma, membro, administrador e convidado, ele vai cobrar, tá, na sua fatura no fim do mês. Mas convidados não. Tem algumas regrinhas para usar isso, não é papo desse vídeo, mas se vocês quiserem eu posso explicar melhor. Comenta aqui no vídeo se vocês quiserem saber como baratear mensalidade da conta de vocês no ClickUp. Posso ensinar. E aí, basicamente, vou clicar em mandar convite. Feito isso, ok, ele já mapeou aqui para gente. Então Tá certo, seguiu o processo, fiz e beleza. Vou clicar aqui em Complete Capture, ele vai completar e vai abrir esse processo para a gente automaticamente numa nova guia. Ele dá um bugzinho de vez em quando, mas eu não fiz nada, ele já redireciona, tá? Então olha que legal que ficou isso aqui, pessoal. Ele já trouxe para a gente como convidar novos usuários para SafeForge no ClickUp. Então na verdade eu só vou clicar aqui, vou renomear para como gerenciar, como convidar membros. Administradores e convidados. E aqui embaixo ele já trouxe uma descrição, a gente vai fazer uma melhoria disso aqui em lote já já, tá? Então fiquem tranquilos. Aqui embaixo essa URL, por exemplo, eu não quero que ele salve assim, eu quero que ele só coloque aqui cyforge.clickup.com. Minha conta é enterprise, então tem esse subdomínio aqui, porque a gente é embaixador da ferramenta, então a gente tem contas que a gente consegue ter esse benefício. Então percebam o seguinte, turma, olha só, quando a gente tem esse processo aqui, ele basicamente vai tirando print pra gente e no plano gratuito eu já consigo clicar e arrastar aqui. De forma rápida eu já poderia traduzir isso aqui, a gente vai fazer isso daqui a pouco, tá? Mas olha só, poderia colocar aqui que é "Acesse a conta do ClickUp no link" e aí aqui vai estar o link. Rolando a tela para baixo, ele já printou para mim, então olha só, eu só vou dar um zoom maior. Então aqui, ó, ele tem algumas funcionalidades que são só para o plano pago, tá, turma? Então aqui vou mostrar tudo gratuito para vocês, para que vocês percebam como é muito poderoso já no gratuito. Olha só, ele já colocou aqui pra gente. E aí aqui eu vou colocando melhores instruções, tá? Mas a gente já vai fazer isso de forma inteligente com o cloud. Então quero passar com vocês aqui, olha só, tudo isso aqui ele criou de forma automática. Clique em pesquisar ou convidar por e-mail. Aí depois, então aqui teve um erro. O que a gente pode fazer? Que é normal isso acontecer, vou deletar. Beleza, deletei esse passo. Então aqui embaixo ele pegou o meu command A porque fui selecionar tudo. Esse passo aqui também não vai fazer sentido porque basicamente eu não quero convidar direto por essa barrinha. Então eu vou deletar, que eu quero que ele clique no convidar pessoas, que é o processo que eu acho que vai ficar mais certinho de ser compreendido depois. Então olha só, passo 4, acessar essa página. Passo 5, convidar pessoas. Aí passo 6, pegou esse digite aqui o type @gmail.com. Então aqui vai ser digite o e-mail correto da pessoa que será convidada. Clique em membro para configurar o nível de acesso. Aqui eu vou dar um zoom para ele ficar um pouco mais instrucional e olha que legal que ele já ficou. E aqui é onde exige o contexto, que eu quero colocar uma baita explicação, pessoal, de por que que esse processo aqui ele é bem rigoroso, no sentido de que tem vários pormenores aqui. Quando vai um membro, quando vai um convidado, quando vai um administrador, quais são as diferenças. Então aqui o que que eu vou fazer? Eu vou contar com a ajuda do Cláudio pra gente fazer isso. Então aqui eu não vou mexer nesse processo, mas eu vou adicionar uma etapa, tá, que é um tip, ou seja, vou adicionar aqui uma dica, uma sugestão. Aqui, explicar as diferenças entre membro, convidado e administrador. E ao explicar que existe um fator financeiro aqui, convidar convidados não pagam, mas todos os demais encarecem a mensalidade da ferramenta. Ok, então aqui embaixo não vou fazer mais nada. Agora eu vou clicar aqui na direita superior em share, vou clicar aqui em scroll. Tem vários modos de enxergar esse processo, mas eu vou escolher esse aqui. Vou copiar o link e abrir numa nova guia, certo? Aqui, pessoal, para que eu não tenha que pagar pelo acesso pago, porque aqui eu poderia exportar em PDF. Inclusive, se você pagar essa conta aqui, você consegue exportar em HTML, .md, que é o melhor formato para ir a entender e tudo mais. Mas aqui a gente consegue usar uma extensão para tirar uma print dessa tela toda, que é o que eu vou fazer, tá? Então tem várias extensões, eu vou usar o GoFullPage aqui, que com um clique ele vai tirar uma print e daqui eu vou exportar em PDF. Agora eu vou abrir o meu Cloud e eu vou digitar um prompt ali para que a gente consiga em poucos segundos ter uma otimização e tradução disso aqui sem esforço nenhum. E aí a gente vai copiar e colar essas instruções. Então abri meu Cloud, basicamente arrastei o PDF com a print do processo completo E agora eu vou dar um Ctrl+V num prompt que vai ficar no nosso artigo que acompanha esse vídeo com mais informações e os links dentro do nosso blog, e o link vai estar aqui na descrição do vídeo para vocês acessarem. Não vai agora, depois você pega as coisas lá porque elas vão ficar preservadas, tá? Você é um auditor de processos operacionais, anexei o mapeamento de um processo feito no Scribe, faço o seguinte: avalie se o processo tem objetivo claro, contexto, recursos necessários, passo a passo, lembra dos 5 pontos, e dúvidas frequentes. Aponte cada lacuna Passo ambíguo e etapa dependente de conhecimento que não está escrito. Reescreva o processo completo, mais claro, no formato desses 5 elementos e no final liste o que ainda precisa de uma decisão humana antes de virar automação. Feito, vou escolher aqui um modelo um pouco mais simples, vou escolher o Sonnet e vou dar um enter, tá? Poderia pedir para ele aqui, por exemplo, traduzir tudo em português, eu acho que ele já vai fazer isso, tá? Porque nas minhas instruções pessoais do Cloud eu já tenho isso. Então aqui ele já vai trazer para gente uma avaliação de como ficou o mapeamento de processo. E olha que massa, turma, ele já trouxe aqui uma variação que basicamente não existe contexto, já está fraco, não existe recursos necessários, já está fraco. Só que mapear todas essas coisas na mão é muito saco, é chato pra caramba e geralmente a gente não faz mesmo. Então olha só, passos ambíguos e tal, então ele já colocou aqui. E aí agora eu basicamente vou dar Ctrl+C, Ctrl+V, então basicamente aqui eu vou copiar isso aqui e aí eu vou colar direto ali dentro do processo do Scribe. Então agora eu vou clicar aqui, vou traduzir, vou copiar ali no Cloud. Eu tô copiando e colando das telas aqui do lado. E aqui, pessoal, pra facilitar, eu vou colocar um alerta aqui no começo, que é isso aqui, ó. Quem executa? Proprietário, administrador do workspace. Quando usar? Integrar um novo colaborador, cliente ou parceiro que precisa acessar os itens do ClickUp. Impacto financeiro antes de começar, tá? Membro consome uma licença paga, administrador consome uma licença paga mais acesso total às configurações. Convidado é gratuito, com acesso somente à leitura a itens compartilhados explicitamente. Aqui eu vou fazer uma leve correção, tá? E também possui acesso a tarefas, listas e pastas, porque dessa forma o time já consegue entender: "Puts, a pessoa consegue trabalhar aqui de forma correta", beleza? Agora vou colocar um tip aqui, ou seja, uma dica. Então, recursos necessários: acesso ao workspace com perfil proprietário-administrador, e-mail validado da pessoa que vai ser convidada, confirmação prévia do nível e tudo mais. Então, coloquei aqui basicamente as informações importantes e agora eu vou melhorar muito isso aqui. Olha só, passo 1: acessar o workspace. Então, conforme ele me entregou, só tô dando Ctrl+C, Ctrl+V, tá, True. Passo 2, passo 3, passo 4, aqui certinho. Aqui, na verdade, eu vou deletar porque aqui ele deu um clique no meio, porque ele pegou um clique a mais ali que na hora de gravar o processo eu utilizei. Então, na verdade, o passo 4 ele tá aqui. Olha que legal, passo 5, tira o visual e já coloca aqui. É realmente para pessoa ler, né, antes de sair fazendo e clicando. Passo 6, E aí o passo 6, ele ficou aqui um pouco— isso aqui eu tinha colocado justamente para a IA entender, né, esse processo. Então agora isso aqui ficou inútil porque ele basicamente colocou aqui em cima e melhor descrito. Então isso aqui eu posso simplesmente apagar. Passo 7, confirmar antes de enviar, certinho. Passo 8. E o passo 9, o Claudio me deu uma sugestão, então vou colocar aqui mais um passo, tá, que é o passo 9, que é verificar o convite pendente. E aí, turma, ele traz para gente aqui aquelas informações de contexto que a gente não gosta de escrever na mão. Então aqui eu vou deixar nesses tips que são basicamente as dúvidas frequentes. Olha que bem formatado que ele fica, tá? Então isso aqui são dúvidas que provavelmente a tua operação vai ter e aí você já consegue respondê-las por aqui. Então, cara, isso aqui já tá pronto e de tão bem descrito que eu consigo pedir pro meu time fazer isso aqui. Se você ensinar eles a usar o ScribeHow, logar na mesma conta ou comprar uma conta paga pra que todo mundo tenha acesso ao mesmo workspace. Então aqui dentro do ScribeHall, quando vocês entenderem um pouquinho mais da ferramenta, ele basicamente funciona como workspace similar ao ClickUp. Ou seja, você pode trazer teu time, essas, o teu time tem ambientes compartilhados aqui ou não. Então dependendo do tipo de conta, você vai conseguir, por exemplo, criar pastas, subpastas, um portal de FAQ. Ele é muito bom e muito caprichado, tá? E aí aqui você consegue dar acessos para o teu time. Lembrando o seguinte, tá? Vários dos recursos aqui são pagos. E aí agora eu quero falar um pouquinho para você quando que vale a pena pagar pelo ScribeHow, tá? Vou clicar aqui. Então olha só, você consegue criar páginas como se fosse uma FAQ online, o desktop app. E aí isso aqui é importante: se você tem processos que são extremamente vinculados, por exemplo, ao SAP, a um CRM que está instalado fora de aplicações web, ou seja, fora do Chrome, você vai precisar do desktop app. E ele só está disponível para pessoas que no plano Pro. O plano Pro hoje, e aí já pegando aqui pelo menos da data atual, se você pagar mensalmente ele tá $17 por usuário. Cuidado com isso, porque se você adicionar várias pessoas, mesmo que você pague uma conta, ele vai duplicar o custo, tá? Aqui você consegue ter já processos ilimitados, já consegue editar as screenshots, consegue refazer só uma print que pode ter dado um erro, customizar, adicionar teu branding, exportar em HTML, PDF, Markdown, Enfim, você consegue já ter todos os acessos e aí aqui, para quem tem realmente um nível de requisito de branding e de especificação muito maior, raramente é o caso da galera que me acompanha aqui, aí sim você vai precisar pagar isso de $35, mas também não é nenhum absurdo pelo que a ferramenta entrega. Se você pagar anual, sai $13. Então, processo uma piada auditada, agora é a parte que dá retorno, que é a parte de automação. Eu trouxe de volta o Claudio aqui, mas primeiro você precisa entender uma regra que vale esse vídeo inteiro. Só automatiza o que já está maduro. Não tem como automatizar processo que está confuso, que ninguém entende ou que está difícil até mesmo de trabalhar com ele, mesmo entendendo o processo. Então automatizar processo bagunçado ou mal mapeado é só fazer mais bagunça e fazer a bagunça acontecer mais rápido. Por isso a ordem importa, falei isso no começo do vídeo: mapear, auditar e depois automatizar. A partir daqui você tem 3 caminhos por nível de complexidade. O primeiro é: você pode transformar o cloud num copiloto e E para isso você pode pedir para esse chat aqui criar instruções personalizadas para que você consiga operar esse processo que você mapeou de uma forma mais potente usando o Cloud Projects. E aí aqui no Cowork você pode abrir um projeto e nesse projeto você pode pedir para o próprio Claude transformar em instruções, em especificações técnicas e premissas e parâmetros para que você consiga de forma muito mais treinada, ou seja, treinado inteligência artificial, pra fazer o resultado acontecer mais rápido. Então essa é a primeira camada, usar a IA treinada pela IA pra fazer o teu processo operar melhor, mas com baita contexto. A segunda forma é que você pode inclusive terceirizar isso aqui pra alguém montar pra você no N8N. Então se permite, ou se você tá na dúvida de como automatizar, você pode fazer uma reunião com alguém que entenda de N8N, na nossa comunidade, por exemplo, tem um monte de aluno que faz isso, e você pode mostrar pra ele o processo e falar: "Cara, eu quero automatizar isso aqui com essas regras desse jeito, quanto você me cobra?" Até o orçamento fica muito mais rápido de fazer. E o terceiro caminho é você fazer com Cloud Code. É o mais avançado, é quando o processo é específico demais e você não tem uma ferramenta, um meio pronto para isso. Você cria uma aplicação sob medida com o Cloud Code, fazendo um software próprio, desenhando ele em cima do seu processo real. E para isso você não precisa inventar nada, ele já está mapeado e com isso você abre um projeto, abre o modo de planejamento do Cloud Code e ele vai te ajudar a entender quais recursos. E aí, a partir daí, você pode tocar o teu projeto. Então repara numa coisa, os três caminhos partem do mesmo lugar: um processo mapeado, auditado e sem essa base Nenhuma automação se sustenta. É por isso que tanta gente tenta comprar ferramenta de automação e não tira retorno. Automatiza coisas muito pífias assim, de modo geral. Então, eles geralmente automatizam em cima de nada. E aí não vai dar resultado. E aí, recapitulando: você mapeia com o Scribe, audita com o Cloud e automatiza com a ferramenta certa pro teu nível e necessidade. Sem complexidade demais, nessa ordem. E o ponto que abriu o vídeo, ele continua de pé. A diferença entre a empresa que documenta e arquiva pra que automatiza não é ferramenta. É a intenção. É o que gera uma diferença assim entre ter uma pasta morta de processo e uma outra que gera margem. Para de produzir manual que ninguém lê, mapeia para descobrir o que realmente acontece, delega para o teu time mapear isso, porque aí você vê como realmente está acontecendo o trabalho e transforma isso num sistema. Agora, se você quer colocar isso para rodar de verdade, o teu próximo passo é abrir o teu cloud dentro do Project Cowork. E para isso eu gravei um vídeo para te explicar como você vai fazer várias configurações e entender como usar o Cloud Cowork em até 80% dos recursos em 21 minutos. Eu vou deixar o vídeo para você assistir aqui no card do final e também na descrição. Te vejo lá!