Como usar a IA do ClickUp (ClickUp Brain Max)

Todo início de semana eu abro os projetos dos meus clientes para responder uma pergunta só: isso aqui tá no caminho certo ou será que tá meio travado? Até pouco tempo atrás montar esse tipo de relatório tomava uma manhã inteira para fazer um PPT, organizar os dados e apresentar para equipe. Hoje eu faço isso em literalmente alguns minutos usando o BrainMax e é sobre isso que é esse vídeo. Só que eu não vim aqui só para te mostrar botão por botão. A maioria dos vídeos de inteligência artificial do ClickUp tem um tour de funcionalidade, mas pouca estratégia. Basicamente muito botão bonito, mas você fecha e não sabe muito bem o que o que fazer com aquilo. Então esse vídeo é diferente, vou te dar um guia completo do que é, quanto custa de verdade e quais são os 4 modelos de ar que tem lá dentro e como usar cada um deles de forma estratégica para que cada tipo de atividade tenha modelo mais adequado. E até o final vou te mostrar como isso é usado num cliente real, num projeto real, e presta atenção nesse final porque numa dessas análises a EA encontrou um risco de um projeto meu que um relatório antigo teria escondido. Então guarda isso aí, bora começar. Então, afinal de contas, o que é o BrainMax? O Capto sempre foi uma ferramenta muito ambiciosa que tinha um slogan marcante, que era um aplicativo para substituir todos os outros. Mas agora a filosofia deu uma encorpada a mais. Filosofia de substituir todos os outros ganhou uma nota especial, que em vez de você ter várias abertas, agora temos um aplicativo de convergência. Isso significa que você tem aquilo que a gente não encontra no ChatGPT, Gemini e no Claude, que é o contexto. Basicamente, a nova inteligência artificial do ClickUp é como o ChatGPT, é uma caixa de conversa com teu histórico, tudo normal numa primeira vista, mas ele tem duas coisas em comum que o ChatGPT não tem. A primeira é que dentro dele você pode escolher os principais modelos do mercado, é o mesmo que você usa a IA do próprio ClickUp, você não precisa usar a IA do ClickUp, você tem o Claude da Anthropic, você tem o ChatGPT da OpenAI, você tem o Gemini do Google e o modelo do próprio ClickUp que é o Brain. Então você tem uma assinatura com todos os modelos. A segunda, que é extremamente importante, que é: ele conhece o teu trabalho, ele conecta no teu workspace do ClickUp, ele fala a língua das tuas tarefas, listas, docs e projetos. Incrível, né? E conecta também com outras ferramentas como o Google Calendário, GitHub, Notion, Drive, Google Drive no caso. Então, em vez de você exportar tudo e explicar o contexto para a IA, que você sabe que leva tempo, exige prompt, o teu time tem grande dificuldade de fazer isso, a IA do ClickUp já tá com o contexto dentro. Essa diferença muda todo o teu jogo. A maioria das ferramentas de IA, elas são impressionantes, mas não sabem nada da tua empresa. Mesmo que você tenha um baita esforço de fazer isso, conforme você vai tendo atualizações do cliente, atualizações das tarefas, você tem que baixar novamente esse contexto, levar para o cloud ou levar para o ChatGPT. Enquanto a IA do ClickUp, ela já sabe tudo o que está acontecendo no teu projeto. Se você pedir para ele um resumo, ele vai conseguir te dar, além do resumo, decisões. Agora, antes de instalar e sair usando, quero ter uma conversa com você que quase ninguém vai te explicar direito, porque eu assisti vários vídeos aqui no canal do YouTube e ninguém explica como funciona o pricing desse novo recurso do ClickUp. Ou seja, a gente pode te economizar um bom dinheiro, mas é importante que você saiba quais são as maneiras de te economizar esse dinheiro. Então bora aqui para a tela. O BraimX, ele não vem com o ClickUp pago por padrão. É um ponto muito importante para que você entenda. O ClickUp e a sua inteligência artificial, basicamente, aí, ah, é um add-on. Você paga o plano do ClickUp e caso você queira usar a IA do ClickUp, você vai pagar esse addon separadamente para que você tenha acesso e direito aí. Aqui na tela a gente tem, então, depois vou deixar todos os links aqui na descrição para vocês, tá? Mas aqui nós temos o plano do ClickUp convencional. Se a gente clicar aqui, ele vai mostrar para gente. Hoje no site isso custa $10 no plano ilimitado, $19 no Business, e o Enterprise você precisa ir falar com a equipe para saber. Se você pagar o plano anual, isso tá incrivelmente mais barato, tá, turma? Tá $7 $9 aqui o plano limitado e $12 o plano Business. Só que tem um ponto, caso você queira os recursos de inteligência artificial, rolando a tela aqui abaixo, você paga mais $9 ou mais $28. Só lembrando, aqui eu mostrei no plano anual, tá? Eu vou mostrar aqui para vocês agora no anual e no mensal. Então, no anual você vai pagar mais $9 por esse add-on para usar os recursos de IA, e mensalmente $14. E aqui o Everything AI, ele custa $33 ou $28. Se você observar aqui, turma, você tem todos os recursos inclusos, tá, de qualquer inteligência artificial. Ponto importante, o Super Agents, que é um outro recurso que eu vou separar um vídeo inteiro para falar dele, ele não está incluso aqui, tá bom? Então deixa passar esse, esse recurso, que aqui a gente vai falar especificamente da inteligência artificial. Então aqui embaixo a gente consegue usar todo o BrainMax, que é um aplicativo de desktop que eu vou mostrar para vocês já já, tá? Ele basicamente traz tudo aqui para gente numa interface muito amigável. Mas para fechar essa parte do pricing, você vai ter o BrainMax BraimX que substitui e otimiza, tá, essas, esse, o ChatGPT, o Gemini ou o Claude, mas dentro desse nosso Brain App aqui do ClickUp dá pra gente usar todos esses recursos dessas empresas que eu vou te mostrar como. E aí aqui embaixo você tem de forma ilimitada, aparentemente aqui no site, todo o uso aqui da IA, beleza? Então o BraimX, pessoal, ele faz parte de um recurso que também traz uma extensão pra gente, tá? Vou deixar disponível pra vocês e essa extensão permite que caso você não utilizar ele baixado no seu computador, você pode usar ele como um plugin aqui do Google Chrome, uma extensão do Google Chrome, e ele vai funcionar por aqui, tá? Então, basicamente, a gente tem aqui o aplicativo desktop, e eu vou mostrar para vocês, inclusive apresentar ele agora. Forçando, tá, turma? Vou explicar o app agora, mas ele é um addon de IA cobrado à parte. Hoje o Brain sai por $9, tá, no site, no plano anual. Por usuário por mês. Então, um tier mais parrudo vai custar ali $28 por usuário por mês. Então, para que você preste atenção nisso, você tem que lembrar que para tua conta e teu cartão de crédito não explodirem, você paga por usuário do teu workspace, tá? Por membro. Então, se você tem um time de membros de 10 pessoas, é $9 vezes 10, mais o teu custo mensal ou anual ali da ferramenta. Some isso com o teu plano e aí você vai ter o total do custo para utilizar todos esses recursos. Tá? Então, dito isso, vamos mostrar aqui o aplicativo agora por completo. E uma das coisas que eu mais gostei aqui, turma, que mesmo que você ache caro, tá, num primeiro momento, se você for pagar qualquer assinatura de AppTel Team, vai ter um custo muito parecido, senão maior, tá? Só que a grande diferença é que você não vai fazer com que o teu time tem que ficar levando contexto pra dentro de outras ferramentas, causando até problemas pra vocês, tá? Então, se você é o fundador, tá mexendo com IA enquanto o restante do time nem abre, não vai fazer sentido você pagar pra todo mundo. Mas nesse caso, caso você já tenha uma assinatura avulsa do Cláudio do ChatGPT pagando pro teu time, você resolve mais barato. E aqui que é o ponto, quase ninguém fala, a ferramenta não vai consertar uma operação bagunçada, mesmo que coloque IA pra todo mundo. Você precisa que o teu time saiba usar. Então, quais modelos existem, como fazer um bom prompt, como dar o contexto, sem essa base, você vai estar pagando caro numa ferramenta pra 10 pessoas gerarem texto genérico de modo geral. Então, essa ideia, preciso que você segure ela mentalmente, porque até o final do vídeo ela vai voltar E com esse preço esclarecido e com esses ganhos aqui esclarecidos, você tem que entender que você basicamente vai facilitar o uso de inteligência artificial e aumentar a qualidade, porque o ClickUp já conhece tua operação. A instalação disso aqui é bem simples, tá? Então, na página aqui de download, vocês conseguem basicamente fazer o download aí pro Mac ou pro Windows. Instalou, abriu, a primeira coisa que ele vai pedir pra você é pra conectar com teu workspace do ClickUp, tá? Tá, aqui eu não vou mostrar porque tem workspace com nome de cliente, vai aparecer e eu não quero que isso aconteça. Então basicamente você vai escolher qual é o workspace que tem aí assinatura paga do Brain, e ou se você for testar você conecta aí com a tua conta, tá. E aí você vai ficar sempre limitado ao workspace que você tá utilizando, mas você pode trocar aqui embaixo entre os workspaces, tá, dos teus clientes e ou dos teus projetos. E aí você basicamente consegue de acordo com cada um dos, cada um dos workspace trabalhar com contas diferentes, fechou? O aplicativo ele sempre abre aqui com o histórico das perguntas que você tem também lá dentro do ClickUp, então ele é bem vinculado com a ferramenta. E aí agora a gente vai começar a explicar então por uma parte muito importante que são as integrações, tá? Vamos começar aqui. Quando a gente clica aqui na esquerda superior em conexões, vai perceber que ele já tem alguns botões aqui nativos onde você pode conectar com o teu Gmail, calendário, Google Drive, e várias outras ferramentas. Mas clicando aqui nesse botão, turma, ele vai abrir para vocês, tá, a opção de você configurar MCPs individuais. Basicamente, os MCPs do ClickUp, eles vão permitir que você traga aqui, e aí clicando em MCP personalizado, a opção de você compartilhar com todos os membros ou apenas para você MCPs com links específicos de ferramentas. Ou seja, você vai dar acessos a outras ferramentas que você já usa no teu dia a dia via MCP. Se você não é tão técnico, se você não usa MCP ainda, relaxa que todo o restante aqui vai fazer sentido para você. Então você vai conseguir conectar aqui manualmente com os MCPs ou conectar de forma muito amigável aqui com as ferramentas genéricas que a gente já usa. Lembra que eu falei no início que é muito importante que você saiba qual modelo usar para qual a tarefa mais adequada? O ClickUp, ele tem aqui dentro do BrainMax uma inteligência interessante onde aqui na direita você consegue utilizar vários dos modelos. Então lembra que eu falei para vocês que ele permite que você usa o ChatGPT, o Claude e o Gemini? Só que ele tem um sistema de roteamento inteligente. Quando você vai utilizar outros tipos de tarefas que não dependem tanto do contexto da sua conta, ele automaticamente vai mudar para o GPT, para o Claude, para o Gemini, aproveitando o máximo de cada inteligência. Então é isso que eu vou te ensinar agora, caso você queira usar e evitar o maior erro, que é de usar um modelo só para tudo. É como ter uma caixa de ferramentas e usar só o martelo. Tá? Então, dentro do BrainMax você tem 4 famílias de modelo, cada uma brilha numa situação diferente. Deixa eu te mostrar o uso de cada uma delas para você explicar, para você entender de modo geral o porquê que cada uma delas tem uma função diferente. Começando pelo modelo da casa, que é o Brain. O Brain vai ter o máximo de contexto da tua conta do ClickUp, e no Brain você basicamente vai conseguir vincular nativamente na língua do ClickUp, onde é o único lugar onde você consegue mencionar pessoas, onde você consegue pedir o contexto de status, tarefas, clientes, listas, docs, e tudo que tiver ali funcionando, tá? Basicamente, se eu digitar aqui o @, eu consigo vincular as pessoas, tarefas, e conforme eu pesquiso aqui, então, por exemplo, marketing, ele busca a minha lista de marketing, email marketing. Assim eu consigo basicamente mencionar o contexto ao passo de um Isso é muito massa, e esse tipo de coisa que você não tem nem no cloud, nem no ChatGPT. Ah, Thiago, mas eu até consigo com MCP. Consegue, ao custo de tokens extras bizarramente mais custosos, que aí vai torrar os tokens da tua conta, você não consegue muitas vezes chegar nem no final do trabalho porque o custo de usar MCP ele é mais alto do que usar o contexto direto nativo. Então, caso eu queira resumir um projeto, resumir uma tarefa, mencionar um documento, o histórico de pessoas aqui, eu consigo fazer isso sem muita dificuldade com link direto aqui dentro do ClickUp. Então, mesmo sendo um app separado aqui que você vai instalar, o Brain sempre tá conectado com o seu ClickUp, enxerga tudo que acontece lá dentro. A regra é muito simples: quando o assunto é contexto do Seu ClickUp, basicamente você vai usar aqui no chat o BrainMax, beleza? Segundo, vamos falar agora do Claude da Anthropic, ok? Quando a interface, ela ficou muito parecida aqui, tá, com o Claude, no geral, se você perceber, ele inclusive muda a cor aqui pra você. Então, a segunda regra que a gente vai usar aqui é pra gente não usar qualquer API pra tudo, é que o Claude, ele é o melhor modelo pra pensar. Então, quando uma tarefa exige raciocínio, análise, resolver um problema, escrever código, ou produzir um texto mais natural, é nele que eu geralmente vou. O Opus especificamente, ele tem um baita modelo para raciocínio, né? Então aqui a gente consegue usar o Opus 4.8, que atualmente é um dos melhores modelos, mas você também consegue usar o Sonnet 5, tá? Então quando eu preciso que ele raciocine sobre um código ou alguma coisa assim, você consegue fazer por aqui. Obviamente que o Cloud Code, caso você code muita coisa, vai ser melhor, tá, turma? Mas aqui especificamente a gente consegue usar para isso. Dando um resumo, Cláudio é melhor para raciocínio, código e conteúdo. Ele é basicamente o cérebro da tua caixa. Vamos falar agora do ChatGPT. Basicamente, o ChatGPT da OpenAI, ele é um cérebro diferente, tá? Ele resolve coisas avançadas, problemas de cálculo, mas ele é o melhor porque tem o menor custo de API para o dia a dia. Então, no simples, visual, geração de imagem, responder e-mail, reescrever um textinho mais simples e ajustar um tom de voz, eventualmente uso ele aqui, tá? Ele funciona muito bem. Então quando eu tenho uma imagem, quando eu tenho ícones, preciso fazer verificações de PDFs, eu prefiro usar o ChatGPT, tá, pessoal? Eu uso ele e o Gemini, que eu vou explicar daqui a pouco, mas ele para imagens funciona muito bem. Então esse tipo de tarefa rápida do cotidiano, ele é mais que suficiente, funciona bem no dia a dia. Inclusive ele é o que tem retornos mais rápidos aqui no chat, porque ele não gasta muito tempo raciocinando. Quarto, vamos falar do Gemini do Google, né? Ele é o meu favorito para uma coisa específica, tá, pessoal? Meu favorito para fazer pesquisas aprofundadas. Quando a gente vem aqui e seleciona, né, tanto ChatGPT como o Claude como o Gemini, ele é muito bom para a gente trabalhar PDFs mais longos, relatórios de tendência de mercado, coisas que tem dezenas de páginas. Então se eu peço para ele me dar 10 maiores oportunidades para negócio pesquisando no Google, no Substack e tudo mais, ele lê, cruza esses dados, cruza os PDFs que eu monto aqui, e aí ele continua a conversa junto comigo. Quando eu peço para ele aprofundar alguma coisa num ponto específico, ele é muito bom porque ele já traz os dados do próprio Google, que são bem confiáveis ultimamente, porque o Gemini é o que, na minha opinião, tá mais rápido para trazer informações atualizadas e verídicas, tá? Então, fechando o mapa aqui, é o Brain para contexto do click-up, o Cloud para contexto e raciocínio, ChatGPT para o dia a dia e o Gemini para pesquisas mais robustas, tá? Modelo adequado, tarefa adequada. Então agora vamos para a parte prática. Lembra que eu falei para vocês que ia fazer um relatório de cliente? Tem um cliente aqui que chama Grupo 6C, que eles têm encontros, tarefas aqui junto com a gente. E basicamente eu tenho um projeto com ele que eu quero fazer uma análise, que a gente deu uma estruturada aqui nesses últimos dias, tá? Preciso saber se esse projeto tá no caminho, preciso saber se tá funcionando, se a gente tem algum ponto de atenção aqui, ok? Então basicamente é um inventário da lista que foi feito. Então ele não vai decidir nada ainda, é basicamente pedindo para ele fazer uma análise aqui para mim. Então, pra isso, que que eu vou fazer? Eu vou vir aqui, vou selecionar o BrainMax, já deixei um prompt aqui pré-montado pra gente trabalhar nisso, beleza? E eu quero essa execução de relatório em 3 vertentes, eu quero em 30 dias, 15, 7 dias pra eu ter aí um panorama, mas poderia ser 90 dias, 60 dias, 30, 15, aí depende do que você quer trabalhar. Cada janela responde uma pergunta diferente, então basicamente a gente vai fazer o que eu te ensinei, tá? Pra essa tarefa que é análise pura, Eu vou trocar para o modelo aqui do BrainMax para ele pegar justamente o contexto da minha conta como um todo. Vamos lá? Então, perfeito. Acabei de pedir para ele fazer isso. Se você reparar, ele traz aqui todo um resumo desse cliente, quais foram as entregas, enfim, um detalhamento. Então, a gente fez todas essas entregas para ele aqui. Teve uma alteração de datas, a gente mudou os status. Então, perceba que ele traz um resumo muito prático aqui para mim. E aqui tem datas que, tem tarefas na verdade, que simbolizam talvez um ponto de atenção, que não tem data ainda, todos no status a fazer. Então aqui as forças, fraquezas, porque eu pedi para ele fazer uma análise SWOT para a gente, tá? E aí basicamente as fraquezas ele traz aqui, os pontos que a gente não tem evidência, não tem prazo, enfim, trouxe aqui de forma correta. Agora vamos pedir a dos 15 dias, tá? E na sequência vou pedir também a dos 7 dias para você ver a diferença aqui entre esses pontos. Cada vez que a gente bate um prompt aqui, turma, e coloca, ele vai trazer pra gente essa parte de como ele tá pensando pra poder entregar essa tarefa pra gente. E eu já vou deixar aqui assim que ele terminar essa tarefa pra que na sequência a gente execute o próximo. O mais legal disso aqui é que a gente consegue perceber como ele pensa e aí talvez estruturar já nossas pastas e listas. Ele repetiu aqui pra gente, tá? Eu vou pedir já para ele trazer os dos últimos 7 dias, mas o grande segredo disso aqui, turma, é que eu não comentei com vocês porque esse é um bônus dessa nossa aula. Vou pedir para ele montar uma apresentação para mim disso aqui, para que eu tenha isso de forma muito visual e até mesmo apresentável para minha equipe. Porque, por exemplo, pode ser que esse cliente esteja com um baita problema de atenção, ponto de atenção atrasado, projetos mais complexos. Esse cliente aqui tá com projeto de baixíssima complexidade para gente, Então a gente não tem aqui uma gestão de tarefas gigante com listas, com múltiplas listas, com múltiplas tarefas, subtarefas. Então aqui eu trouxe um cliente que é um pouco mais tranquilo nesse sentido. Mas agora eu vou pedir para ele montar uma apresentação aqui para mim. E com isso você vai perceber que ele vai montar, além de montar esse racional todo, que a gente já poderia tirar outras dúvidas, mandar aqui inclusive ele abrir outras tarefas, mencionar pessoas. Ou seja, a gente pode pedir para ele fazer qualquer coisa dentro do ClickUp aqui desse chat. Eu vou pedir para ele montar uma apresentação executiva aqui do Grupo CIC, que é um dos nossos clientes, com basicamente um resumo desse nosso projeto de execução, tá? Então, basicamente, aqui quando você vai olhar tarefa por tarefa, se eu clicar aqui, ele vai abrir o meu ClickUp e eu consigo basicamente ver lá dentro os outros comentários, as demandas e tudo mais. Aqui ele me mostra o que travou. Aqui ele me mostra de forma temporal, né, a análise dos 30, 15, 7 dias. E aqui embaixo ele vai montar a apresentação para gente. Vou clicar aqui em abrir a apresentação. E olha que impressionante, que eu já fiz alguns testes, cara. Isso aqui é muito legal, tá? Você vai passando aqui para o lado com a setinha e ele é super animado. Ou seja, você vai avançando aqui e olha que massa que ele já montou a janela dos 30 dias. 15 dias, e é super detalhado. Se você observar aqui em cima, inclusive essa bolinha aqui do mouse, tá, turma, é desse próprio artefato do ClickUp. Eu basicamente nem preciso fazer isso. Então, se for apresentar isso aqui numa reunião, ficou muito legal. Ele já me trouxe aqui que a média foi 0,3 entregas por dia. Como eu falei, é um cliente que a gente tem agendas muito espaçadas. Então, se você tem aí um projeto de arquitetura que tem muitas demandas e entregas diárias, um projeto de marketing, um projeto de engenharia que tem entregas diárias, ele vai te trazer o ritmo médio aqui embaixo. Diagnóstico, que a capacidade de entrega existe, mas o problema é transformar isso num esforço mais com fluxo mais previsível. E inclusive aqui é uma crítica a esse próprio processo. No meu caso não faz sentido, tá, turma? Eu realmente só preciso gerenciar macro datas, não preciso gerenciar micro entregas aqui. Mas ele já trouxe pra gente toda a visão aqui de tarefas. E olha que bonito que fica. Isso aqui fica esclarecido melhor que muita apresentação que o time leva horas pra fazer Ele já monta aqui para gente de forma detalhada o que fazer aqui para otimizar. E caso eu quisesse tornar essa nossa apresentação ainda mais robusta, ele mostra aqui para gente como a gente poderia enriquecer esse material. E caso eu quisesse, eu poderia fazer perguntas, pedir para ele montar mais alguma coisa específica e passar para apresentação. Tudo isso sem nenhum trabalho manual, com design apresentável e com tudo que eu preciso para apresentar para o meu líder, para minha equipe ou para os meus subordinados. Então, e aí, vale a pena usar? Vou te dar meu veredito honesto: o BrainMax é excelente. Se o teu time usar, se a empresa pagar, é a melhor alternativa que eu conheço. Assinatura tem todos os modelos, tem teu contexto dentro. E se você amanhã ou depois perde um colaborador, alguma coisa do tipo, basta você cancelar assinatura e você não continua com esse custo. Se é só você mexendo, provavelmente não compensa para todo mundo, tá, porque vai ficar como uma coisa meio avulsa. Mas tem uma verdade que eu preciso deixar claro: a ferramenta só te dá uma análise boa se o ClickUp tiver bem estruturado, se a tua empresa tem uma metodologia boa de gestão de projetos, gestão de listas, pastas, spaces e do teu workspace como um todo. Esse relatório do grupo 6C, ele não sai tão preciso porque a gente só gerencia datas macro, mas a tua operação basicamente tem muitas entregas, você precisa avaliar o dia a dia, avaliar sequência de informação, tarefas e dar contexto pra tua equipe. Se o teu ClickUp é uma bagunça, a IA vai te devolver uma bagunça por escrito. Lixo entra, lixo sai. Só que é muito mais rápido você contratar o BrainMax pra fazer isso, principalmente se a tua conta tiver bem estruturada. E é isso que a gente faz na Sforja, a gente ajuda através do nosso serviço de implementação de ClickUp a ter uma estrutura de operação que respeita o uso de token, que treina seu time pra usar e que faz a IA virar uma vantagem de verdade dentro do teu negócio, inclusive montando biblioteca de prompts prontos para cada área de comercial, marketing, operação. Então, se você quer descobrir como utilizar o ClickUp de verdade numa operação com quem já implementou em mais de 750 fluxos, basicamente nós somos essa resposta precisa e exata para você. A gente faz essa identificação inicial da tua empresa com diagnóstico gratuito que não tem custo e o link para você agendar uma reunião comigo e com a minha equipe vai estar no link aqui embaixo. Te vejo lá.