Claude + ClickUp para Negócios: como configurar passo a passo

O Cloud e o ClickUp podem dar um salto de eficiência na sua empresa, mas só se você usar do jeito certo. Por isso, esse vídeo é dedicado para quem quer aprender a usar o Cloud e o ClickUp sendo empreendedor, fundador, principalmente para quem está atuando com projetos complexos. Se você já instalou o ClickUp com o Cloud via MCP, mandou um prompt, mandou rodar e o resultado não foi bom, esse vídeo é simplesmente para você pelo fato de que eu vou te ensinar a fazer o setup, entender como funciona para que não consuma tokens em excesso e fazer com que você basicamente tenha 3, 4 conversas e fique travado, sem poder trabalhar, e te mostrar como esse problema ele não é um problema de inteligência artificial, ele é um problema de sequência e arquitetura de desenvolvimento operacional, que você vai passar principalmente quando a sua empresa crescer. E depois de implementar aí mais 750 projetos e sistemas diferentes no ClickUp, o ponto negativo é bem consistente: a empresa tenta colocar inteligência artificial sem ter uma arquitetura operacional madura. Então nesse vídeo você vai aprender a ordem certa, como organizar a tua arquitetura operacional no ClickUp, como instalar o cloud, o MCP, e fazer essa conexão funcionar. Vou te dar alguns exemplos de prompts e 3 casos de uso para que você consiga explorar aí na tua realidade. Eu vou te mostrar também como pensar essa arquitetura operacional para que você consiga implementar qualquer inteligência artificial e de bônus usar a inteligência artificial do próprio ClickUp para que quando o cloud acabe os tokens você não fique na mão. Existe um nome para isso que você está vivendo, que é a dor da maturidade operacional. Não é que a tua empresa é exatamente desorganizada, é que ela cresceu e o método que você estava usando para controlar ela, tipo Trello, planilha, o Notion, essas ferramentas funcionavam quando a operação era um pouco menor, menos complexa, talvez com clientes menos exigentes. Mas agora que os clientes cresceram, o volume aumentou e você precisa entregar mais com menos, essa estrutura não consegue mais suprir. Quando você está nesse estado, jogar inteligência artificial em cima não resolve o problema. Ele processa mais rápido os mesmos problemas. E a sequência que vai funcionar para você resolver esse problema é: primeiro você define a arquitetura operacional, que eu vou falar nesse vídeo aqui dentro do ClickUp. Depois você estrutura a hierarquia, workspace, os processos, fluxo de trabalho. E parece muito complicado, mas esse é um racional que quando você entende ele do jeito certo, o trabalho é feito com muito mais naturalidade. Você não vai parar para olhar todos os processos da empresa de uma vez só. Esse é um sonho que muitas pessoas têm e que nunca se concretiza. Uma empresa tem constante mudança, principalmente agora com inteligência artificial, você vai querer colocar eficiência mais vezes em outros processos. Ou seja, as coisas vão mudar cada vez mais rápido. E esse é o padrão, o novo padrão. Então, depois de definir a arquitetura operacional, vem a parte de automação. ClickUp Brain, ClickUp Automações, ClickUp Copilots para você funcionar ali dentro, para processar toda a parte de Como seus funcionários recebem a demanda, conversam sobre as demandas e entregam as demandas. E isso o cloud não vai substituir, porque essa parte de comunicação do projeto, armazenamento, ou seja, o cérebro da tua empresa, ele não será substituído pelo cloud. O cloud é como se fosse um processador, um acelerador, um anabolizante. E quando você junta as duas coisas, tendo o ClickUp como um cérebro e o cloud ou outra inteligência via MCP como um acelerador, tua operação ganha outra eficiência. E na metodologia que melhor funciona, workspace é uma empresa, o space é um departamento, ou seja, vertical do teu negócio, das divisões por departamento. A pasta pode ser um projeto, um cliente, ou uma área, ou uma equipe. Você pode definir de maneira que fique interessante, por isso que a arquitetura personalizada é tão importante. Quando a arquitetura não está correta, duas coisas vão acontecer. Primeiro, o time usa a ferramenta de forma inconsistente, cada um vai criar tarefa onde quiser, o histórico se perde e o teu cérebro fica confuso. Você não pode confiar nos dados porque eles não estão atualizados. Segundo, quando você começa a usar o cloud com o MCP, você tenta processar uma arquitetura errada e o que ele vai fazer? Em vez de pegar um contexto controlado, Ele vai pegar 300, 400, 500 tarefas, até aquelas tarefas de teste, de exemplo, coisas que não fazem sentido. E aí, eles vão— essas tarefas erradas vão intoxicar o teu contexto, fazendo com que ele fique genérico, burro e sem nenhum tipo de valor para você. Além do que, quando você vai processar uma grandíssima quantidade de contexto, teus tokens vão acabar rapidinho. Você já deve ter passado por isso, né? E aí, nesse momento, a gente acha que o problema tá na inteligência artificial e não tá. Ele tá na arquitetura errada. E olha esse exemplo aqui numa conta real. Quando você entra aqui na parte dos espaços, onde a gente organiza aqui os departamentos, você vai ter uma noção de onde estão as demandas do comercial, de marketing, sucesso do cliente, jurídico, financeiro. Dentro de sucesso do cliente você pode ter seus produtos, pesquisas, inbox com outras demandas. E pensa que cada vez que eu tenho uma ramificação dessa, eu tenho controle de contexto de inteligência artificial. Como isso funciona na prática? Peguei um template do próprio ClickUp aqui para aplicar como exemplo de uma gestão de uma agência, tá? Você tem aqui, por exemplo, um projeto de cliente dividido por fase. Agora imagina que dentro do teu prompt você vai pedir pra ele trazer um relatório de tudo isso aqui. Tem muita atividade, muita tarefa, muito dado. Basicamente vai consumir todos os teus tokens. Agora imagina o contrário, que a gente quer saber um relatório ou quer saber informações e pedir pra ele atualizar projetos ou pedir pra ele verificar as demandas só desse ambiente aqui da fase 1. Você vai verificar poucas tarefas, vai ser mais rápido, vai ser mais efetivo e basicamente você vai ter um controle de contexto muito grande. Mas eu me comprometi com vocês a ensinar a utilizar uma ferramenta que ajuda a evitar um pouco o uso do cloud também, que elas vão funcionar como se fossem financeiras, tá, que é o ClickUp Brain, ou seja, a AI do ClickUp. Quando a gente vem aqui dentro do ClickUp Brain, você tem a possibilidade de criar agentes ou de você fazer perguntas por aqui. Então quando você, por exemplo, tá usando o ClickUp há mais tempo, a primeira coisa que a gente recomenda que os nossos clientes façam é conectar os seus aplicativos. Então você pode conectar o seu calendário do Google, Google Drive, o Microsoft Teams, calendário, enfim, tem uma série de outras ferramentas que você pode conectar aqui. E aí quando você conecta com essas ferramentas Basicamente você vai conseguir ter dados dessas ferramentas conectadas aqui dentro do ClickUp. Então o primeiro caso de uso que eu quero apresentar para vocês é: imagine que você quer saber um relatório de um projeto feito por inteligência artificial. Você pode ter esse relatório por aqui mencionando o teu projeto. Então eu vou pedir para ele justamente da fase 1 e fase 2 do projeto desse cliente. E aí vou pedir para ele me trazer quantas demandas estão atribuídas e quantas não estão e qual o trabalho a ser feito. Vamos ver como vai ficar. Então olha só, ele trouxe para gente sem sair do ClickUp uma série de relatórios já aqui dentro das as nossas tarefas. Então ele já trouxe aqui que as demandas do trabalho a ser feito são essas 4 tarefas, tem poucas atividades ali, atribuídas 0, não atribuídas 4. Então aqui eu já tenho um insight, poderia já pedir para ele atribuir, por exemplo, adiciona um comentário em cada tarefa avisando o mesmo. Vamos ver se ele vai fazer certinho. E aí aqui ele, então olha, atribuiu todas as tarefas, inclusive já tá aparecendo a foto, né? Eu posso abrir aqui as demandas e já consigo enxergar. E aí ele já basicamente fez o trabalho que eu queria que ele fizesse. A mesma coisa que a gente faz aqui dentro do ClickUp Brain você pode fazer pelo cloud, tá? Vou ensinar você a fazer o setup, fazer a configuração, mas isso aqui já é um caso de uso super interessante para ajudar a reduzir o tamanho aí do uso dos tokens que você geralmente utilizaria só com o Claude. Lembrando que o ClickUp Brain tem alguns limites de uso dependendo do seu plano pago ou gratuito, ok? Então agora bora para o Claude. A primeira coisa que eu vou sugerir que vocês configurem do zero é você entrar na sua conta e você escrever as instruções para o Claude. Eu tirei as minhas aqui para dar como exemplo para vocês quais instruções eu geralmente recomendo que você utilize e ajude a própria inteligência artificial a definir com você aqui o melhor jeito de utilizar. Eu tenho um trabalho que eu faço aqui a cada quinzena, a cada 21 dias, que é digitar o seguinte prompt. Eu venho aqui no Cloud e eu digito o seguinte: com base em tudo que me conhece, nas atividades que foram realizadas com sucesso, relatórios bem entregues e avanço, escreva um conjunto de instruções para alimentar a configuração do Cloud e para que eu tenha resultados melhores. Aí adicione perguntas de validação antes de criar PDFs, HTMLs e arquivos extensos. Isso aqui ajuda a ter controle de token, tá? É muito importante, eu tenho usado bastante aqui. Sugiro o modelo ideal da Tropy para realização de uma atividade. Asilo sugere que eu use o Haiku, que é mais barato ainda, então eu consigo usar muito mais inteligência artificial no meu dia a dia. "Me faça 3 perguntas sempre para entender o próximo passo sobre o andamento das demandas." E por que eu acho importante fazer esse trabalho? Porque o teu jeito de trabalhar, o que você valoriza, provavelmente é diferente da tua operação, é diferente do meu uso do cloud, é diferente do uso de várias outras pessoas que usam a ferramenta. Essas instruções, tirando esses 3 pontos aqui que realmente ajudam a ter controle de contexto, ajudam você a melhorar o uso do teu ClickUp, eu vou falar sobre as skills daqui a pouco para que você entenda como consegue utilizar também o poder disso, você consegue configurar de forma melhor, consegue ter ele mais personalizado para você e ter mais sucesso no uso, economizando token também. Então olha que legal, ele já colocou aqui perguntas obrigatórias, basicamente ele vai fazer uma validação se é para criar PDF, HTML. Eu já tive caso do Claudio torrar os meus tokens aqui porque ele criou PDFs que eu não pedi, HTMLs que eu não pedi, enfim. E é super fácil ele fazer essa validação com a gente. E aqui embaixo ele vai colocar especificações aqui a meu respeito, então que eu já implementei mais 750 projetos, que eu sou brasileiro, que eu moro na Tailândia, que eu empreendo com uma equipe remota pequena. E é isso aí que a gente faz. E aqui estão as recomendações que ele faz, tá? Que ele trouxe algumas das ferramentas que eu costumo utilizar, alguns clientes aqui que eu já trabalhei, que enfim, de projetos aos quais eu já estive envolvido. E aí agora eu vou copiar esse texto que ele sugeriu. Configurações, instruções. Perfeito. Quando eu colo e clico fora, ele já cria. Então agora que a gente fez isso, a gente vai configurar o MCP, ou seja, a ponte entre o cloud e o ClickUp. Para isso, a gente vai clicar aqui em conectores Você vai clicar em navegar conectores e você vai procurar aqui pelo ClickUp. Feito isso, você vai clicar aqui na direita superior em vincular, vai escolher esse workspace e pronto, ele já vai estar configurado. É simples assim. Então quando a gente vê detalhes, o que o ClickUp vai poder fazer junto com o Cloud aqui com essa conexão? Fazer pesquisa, atualizar tarefas, buscar comentários. Então você percebe que ele pode fazer tudo. Agora imagina que isso aqui tudo com contexto sendo processado. Ele mais uma vez, vou falar nisso de novo, que é ele torra os seus tokens se você não tiver controle de arquitetura na hora de solicitar essas informações, perfeito? Agora que essa configuração está feita, que o teu cloud está conectado com o teu ClickUp, você pode puxar tarefas concluídas, você pode fazer relatórios, vou explicar nos casos de uso para vocês, mas você pode buscar basicamente a junção entre ClickUp, sua agenda do Google, suas outras ferramentas. Então aqui dentro dos conectores, imagina que para cada coisa que você tem conectado aqui via MCP, você vai conseguir. Eu sei que para alguns de vocês, vocês já sabem disso, mas se eu tenho, por exemplo, o Airtable, o ClickUp, o Gmail, o calendário, eu posso pedir um relatório dessas 4 coisas em um chat só aqui dentro do cloud. Isso é muito bom porque você tem um controle de contexto e consegue conectar com outras ferramentas. E você como dono de empresa, gestor, gerente de projeto, você precisa ter mais de uma conexão. Às vezes você vai precisar juntar o ClickUp com conhecimento de uma planilha, muitas vezes vai precisar pegar um relatório que já tá no e-mail, em vez de você ter que lá entrar e baixar, você pode pedir direto para ele pegar por aqui, encontrar esse e-mail, puxar o contexto e disso conseguir avançar na estruturação de projetos, relatórios e outras coisas aí que você faz no dia a dia da tua empresa. Então agora eu quero fazer um teste para vocês que muitos têm dificuldade de pensar nos prompts úteis para para poder fazer essas conexões. Então agora que o nosso ClickUp já tá conectado aqui, e você pode verificar aqui nos conectores, e eu ainda vou ensinar vocês a instalar uma skill que vai ser muito boa para ajudar vocês a organizarem aqui o uso e economia de token, e também a facilidade aí na hora de otimizar a conta do cloud de vocês. Vou ensinar você a colocar uma skill que automelhora o teu cloud. Vou te explicar já já como é que isso funciona. Mas agora muitos de vocês vão ter dificuldade para pensar em relatórios, escrever o prompt, enfim, digitar pra ter utilidade aqui. Então, eu tirei uma print do nosso departamento aqui que a gente tava usando ele no ClickUp. E agora eu vou pedir pra ele o seguinte: entre post-sale engagement, project e large client project. Basicamente, eu peguei 3 contextos que eu escolhi ali do meu ClickUp, que eu já sei arquitetura, sei como funciona, eu vou pedir pra ele montar um relatório. E nesse relatório eu preciso saber os KPIs de cada lista e também o andamento. Então, eu vou pedir pra ele montar o prompt. Por que que eu tô fazendo esse processo com vocês? Eu podia te entregar um prompt só. Mas eu estou te ensinando a pensar o prompt, porque isso vai te ajudar a ter um entendimento mais maduro da tua própria operação e como fazer a melhoria desses processos, KPIs e projetos para te dar relatórios que são úteis para você. Ele está me perguntando se vai ser para uma consulta manual, se vai botar no N8N. Então essas são as perguntas que ele me fez porque a gente colocou nas instruções de uso. Então os KPIs prioritários aqui são: e percentual de andamento dos projetos. Isso são KPIs genéricos, tá? Mas você vai poder elaborar os seus KPIs mais específicos de acordo com o que você tem de insumo dentro daqueles processos. Como por exemplo, se eu tivesse valores financeiros, Se eu tivesse média entre valores ou se eu tivesse, por exemplo, deal ou fechamento por pessoa, enfim, você vai elaborar o que você precisa aqui nos seus KPIs. Formato do relatório: um PDF completo. E aqui ele vai me perguntar de novo se essa finalidade é para consumo interno, se é para uma estrutura onde eu quero propor algum layout ou enfim algumas seções específicas e se eu quero incluir mais alguma coisa no escopo. Perceba que assim, parece meio chato ele parando para fazer essas perguntas, mas é isso que vai fazer o relatório e todo o insumo de dentro do teu ClickUp fica muito bom, todo o output do teu ClickUp fica muito bom. Tem uma frase muito boa que é: garbage in, garbage out. Se você colocar lixo dentro do insumo, lixo dentro do cloud, lixo dentro do prompt, não vai funcionar. Se você colocar ouro, ou seja, boas respostas, boas validações, você terá um bom resultado. Então, para isso, a finalidade é interna, mas poderia ser uma apresentação para cliente, por exemplo. Estrutura, escolha. "Você mesmo". E 3, quero que traga todo o escopo de dados possível. Quero que ele me traga tudo, além dos KPIs ali, eu quero que ele me traga todo tipo de informação que ele achar válido para esse relatório. Aqui eu vou deixar a AI pensar. Mas olha que importante isso, né? Eu estou deixando ela pensar dentro de um contexto. E o erro que os iniciantes do cloud cometem é que eles tentam buscar um contexto mal estruturado, com um pedido genérico, com um relatório que não sabe muito bem para onde vai. Se você não tem a mínima experiência, monta o prompt antes, porque no prompt você vai conseguir ter mais coisas que você não pensou antes de sair pedindo para ele as informações. Isso vai te ajudar bastante. Então perceba o seguinte, ele carregou aqui, fez o uso da integração, ele usou a ferramenta de buscar resultado, ele vai buscar as ferramentas, ele vai filtrar as tarefas para chegar no resultado que a gente pediu. E aqui ele foi muito rápido, tá, pessoal. Quando você pede um contexto muito grande, obviamente ele vai demorar mais. Mas aqui, como estamos num contexto melhor controlado, isso ajuda muito a gente a chegar num resultado melhor e mais assertivo. E esse documento, um gestor geralmente levaria 3 horas, 2 horas pra montar ele manualmente. O ClickUp, ele tem relatórios que funcionam muito bem, mas perceba que aqui eu pedi um relatório que junta várias pastas, várias listas e dependendo do teu nível de uso do ClickUp, você não tem experiência pra montar dashboards no ClickUp. A gente tem percebido que muita gente tá deixando de usar os dashboards do ClickUp pra fazer os dashboards no cloud. Não acho que uma seja melhor do que a outra, são propostas diferentes, Apesar de eu amar o ClickUp, eu sei que a agilidade para algumas pessoas é muito mais conveniente, muito mais estratégico. O ClickUp é uma espinha dorsal técnica, o Claude é um analista que processa e vai te dar muita velocidade. Então é você trazer para essa espinha dorsal uma capacidade de decisão. É o que funciona e o que não funciona. E os dois juntos vão funcionar sempre muito bem. Mas nenhum dos dois vai funcionar com prompt ruim e sem arquitetura. Enquanto ele está fazendo o nosso relatório, eu vou ensinar e dar de presente para vocês uma skill. Tem uma skill que eu uso no meu cloud que ela mudou meu jogo aqui. Para isso a gente vem aqui em customizar, a gente vai em habilidades e você vai basicamente criar uma habilidade, fazer upload de uma habilidade. Eu vou deixar essa skill para download lá no nosso site, o link vai ficar disponível aqui embaixo desse vídeo, tá? Então quando você faz o upload dessa habilidade, aqui no meu caso eu já tenho essa habilidade instalada, ele vai subir direto, tá? Essa habilidade ela monitora a execução e identifica oportunidades de melhoria. Ela sempre vai entendendo o teu comportamento e ela se automelhora. Olha a quantidade de instruções que tem aqui dentro. Então ele vai te ajudar a entender como é o melhor jeito de usar seus tokens. Tô falando bastante nisso porque o Claude tá muito chato nesse sentido. Novas observações, novas formas de colocar o comportamento do Claude a teu favor. Tem uma série de instruções, caso você queira ler, você consegue entender um pouco melhor. Mas aqui ele vai criar uma capacidade de automelhorar, além do que a Atropic já tem aqui para o próprio produto. Então sempre que prompt é utilizado, vai ativar essa skill e essa skill vai fazer com que você tenha melhores proveitos dentro da tua própria ferramenta. E aqui em explorar habilidades eu recomendo que você adicione alguns plugins que são muito bons, tá? O PDF Viewer, ele funciona muito bem, ele tem essa opção do Brand Guidelines, Canvas Design, essas opções aqui vão dando outros superpoderes para o teu Cloud. E tem 3 que eu sempre recomendo, são 3 keywords: design, brand guidelines, que ele vai entendendo ali a identidade visual da Atropic, ela já é ok, mas quando você não tem uma identidade visual, ele vai usar a da Atropic para colocar aqui um design dentro das suas coisas, isso vai fazer com que o resultado seja melhor visualmente. Então beleza, instalou seu skill, configurou esses outros skills aí que eu sugeri, então olha a qualidade do relatório que ele trouxe para gente. E o mais importante é que as views do ClickUp ajudam você a criar isso aqui, mas quando você precisa de consolidação, design, layout, principalmente para ferramenta, mandar layout, mandar um relatório para alguém pro seu chefe, por exemplo, raramente o ClickUp ele vai funcionar com essa flexibilidade. E quando você precisa travar um contexto, ou seja, o ClickUp, o time às vezes continua trabalhando, continua manipulando as datas, às vezes você precisa travar o contexto e usar o MCP vai fazer com que você tenha muito mais assertividade. Então aqui ele trouxe exatamente o que a gente pediu, quantos projetos ativos, aqui um relatório de andamento dos projetos, tá tudo zerado porque é um template, a gente não tem utilizado eles, então por isso que ele tá dessa forma. Ele trouxe aqui dados sobre o nosso cliente grande, né, o projeto do nosso grande cliente, então 37 tarefas, 31 estão em aberto, 6 têm problemas e 0% de conclusão. O 0% é porque a gente de fato não mexeu nesse projeto, porque ele é mais uma vez um template. Aqui um detalhamento por fase, então tudo tá sem prazo, isso aqui já mostra que é o nosso relatório. Riscos, e aqui tá um ponto que eu queria deixar bem claro para vocês, é para isso que o Claudio junto com o ClickUp serve muito bem, ele te dá relatórios, ele te dá uma opinião, ele te dá uma análise técnica daquilo que muitas vezes você precisa de uma segunda opinião ou precisa consolidar os dados. E aqui embaixo ele montou pra gente um score de crítico, atenção e informativo, basicamente. E aqui ele montou um relatório pra gente de ações possíveis pra gente fazer. E é dessa forma que a gente consegue explorar melhor as atividades do Claudio com o ClickUp. E agora o último caso de uso é um dos que eu mais acho legal. E parabéns pra você que ficou até aqui, que eu tenho certeza que esse vale o like. Que é onde você vai pegar um projeto de um cliente e vai customizar esse projeto pra utilizar na tua empresa, na tua operação. Veja só como funciona. Quero que você pegue o nosso Large Client Project, que é aquele space que a gente tinha criado ali, traduza todos os componentes para português, em seguida monte um cronograma completo das atividades da fase 1, levando em conta um SLA médio de mercado com data de início e fim. Eu quero que ele organize as datas dessa atividade, mas vamos pegar da fase 1 e fase 2, porque a gente vai ter mais exemplos. E também configure o Thiago Rodrigues como responsável de todas as atividades. O que que eu vou pedir para ele aqui basicamente? Eu vou pedir para ele entrar no projeto, verificar o nome das atividades, renomear essas atividades, organizar as descrições e em seguida colocar prazo nesse projeto. Eu ainda vou refinar isso lá dentro do ClickUp, mas ele já vai acelerar o meu trabalho em muito tempo. Se eu tivesse, por exemplo, aqui um cronograma de entrega de clientes, eu já poderia anexar e ele faria isso. Então depois que eu digitei o prompt, ele me pediu uma confirmação, já confirmei aqui que a data de início do projeto é hoje e aqui ele mostrou um plano de execução que ele vai levar para o ClickUp, ou seja, ele vai renomear, editar as tarefas, enfim, fazer tudo que a gente já comentou que ele ia fazer. Agora ele tá executando, vai começar pela fase 1. Vamos abrir aqui a nossa fase 1 para a gente ver como ele tá fazendo, se a gente já consegue enxergar. Então aqui basicamente eu vou só organizar isso aqui de um jeito mais bonito. E olha só, ele já foi organizando as datas. Prioridade eu vou tirar, estimativa de tempo também vou tirar aqui porque não faz sentido, vou excluir esse campo. Então perceba, ele renomeou as atividades, me colocou como responsável, data de início e de fim já tá configurado. Esse setup ele funciona basicamente para qualquer empresa que tá querendo usar o cloud Klik App. Serve para você customizar projetos complexos, serve principalmente para você tirar da cabeça das pessoas os processos e trazer para uma inteligência operacional. Nosso trabalho aqui na SafeForge é fazer uma auditoria da tua empresa, fazer esse levantamento e tirar você da jogada. É, você nos paga para reduzir o teu esforço de implementação de Klik App, de treinar o teu time, ensinar todo mundo a usar e fazer com que os processos rodem sem depender de você. A gente tem um diagnóstico gratuito para empreendedores, se você quiser falar com a gente, entender como funciona o nosso trabalho para a gente atuar na tua empresa, É só você clicar no link que vai estar aqui embaixo, agendar aí o teu diagnóstico e a gente conversa ainda essa semana.