4 sistemas que fazem sua empresa rodar sem você

Hoje eu vou te mostrar quatro sistemas que literalmente devolvem o tempo de gestores e fundadores para que você consiga utilizá-los de uma melhor forma. Em poucos minutos eu vou dividir com você o que a gente tem de mais funcional aqui sobre liderança, documentação de processo e execução e, principalmente, focado em lucratividade. Bora? Tem um ponto que eu sempre falo para os alunos e para os clientes. Se o teu time está desengajado, não usando as ferramentas ou perdido, literalmente, sem saber se situar na empresa, marketing, venda, social media, postagem, sucesso do cliente, enfim, não importa. Tudo isso a gente chama de falta de estrutura. E nesse vídeo eu vou chamar de liderança aquilo que é direcionamento, para que você entenda que não é só aquele papo motivacional, a gente vai falar de uma parte muito prática, e documentação é aquilo que a gente exige como qualidade e processo mínimo para justamente ter uma execução impecável. É o fluxo do dia a dia e o resultado dessas coisas bem orquestradas e lucratividade. Ou seja, ideias que resolvem problemas, que te aproximam do dinheiro ou te evitam prejuízo. E a primeira coisa prática que eu gosto de passar pra galera sobre liderança é justamente o aspecto de engajamento do time. Em geral, o time que tá desengajado tá sem direcionamento. Porque se você dá o direcionamento, tem documentação e tem um fluxo claro, as coisas aparecem num ponto onde a demissão fica óbvia. Então, se o teu problema é não saber ou tá inseguro muitas vezes se demite ou não, esse é um problema também, um dos sintomas da falta de engajamento. Então, a primeira coisa que a gente precisa entender aqui nessa parte de direcionamento é definição de canais claros pra gente justamente colocar como regra dentro da empresa, como a gente gerencia as demandas, como a gente lida com os clientes e principalmente como a gente trata as entregas. A gente vai falar mais sobre isso na parte de operação, mas por que eu falo muito sobre esse direcional? É porque ele tem tudo a ver com rotina. Se a gente tem esse direcional muito estabelecido e claro, a gente consegue rodar as rotinas junto com esse sistema, e aí basicamente quando a gente mostra uma tela ou quando a gente mostra aquilo que a gente tem como documentação, não é mais uma gestão baseada em opinião. Ela é uma gestão baseada em prática. E o que eu quero dizer com isso? Se você entra numa reunião, numa daily, num ritual, enfim, uma apresentação de 10 minutos mostrando o teu sistema de gestão, quem tá atrasado, quem entregou, quem não entregou e onde tá o problema, automaticamente o time não tem nenhum tipo de dúvida sobre porque as coisas estão do jeito que estão. E isso requer uma disciplina de uso, ou seja, é a conversa que vira ação e vira principalmente ação através do exemplo. Se você, como líder, não usa esse sistema, vai ser muito difícil engajar até o time. Por isso que o aspecto de liderança, para mim, é muito prático. A liderança é aquilo que a gente tem como exemplo, ou seja, os sistemas que a gente usa, a maneira com que a gente documenta e o jeito que a gente cobra o time para manter utilizando e, junto com isso, as rotinas que a gente estabelece para manter clareza sobre quem usa, quem não usa e como a gente dá aquela polida no time como um todo, seja para instruir ou seja para demitir. E para fechar a parte prática de liderança, esse sistema tem que rechear e tem que dar vazão para três coisas muito simples. Planejamento estratégico, seja ele trimestral ou anual, onde a gente quebra em quarter para justamente descer um pouco mais nas táticas, projetos, iniciativas que a gente vai estruturar, mexer ou melhorar, ou até mesmo criar aí dentro da empresa. Depois a gente cria KPIs, métricas, mas principalmente a vazão da operação, ou seja, estratégico, tático e operacional. Para que essas tarefas tenham um dono, essas tarefas tenham um nome, essas tarefas tenham um briefing e essas tarefas tenham um data irresponsável. Parece muito simples, mas ao mesmo tempo parece difícil a gente ter esse detalhamento com todos os pontos aqui que a gente fala. Mas é por isso que a gente, dentro desse Forge Hub, que é o nosso centro de treinamento para gestores, líderes e coordenadores, inteligência e artificiais funcionam como co-pilotos, para que você não tenha que ficar literalmente horas escrevendo essas documentações, para que você pegue transcrição de reunião e consiga tratar. E lá, além de disponibilizar agentes e copilotos prontos, a gente disponibiliza aulas, treinamentos, playbooks e também bootcamps para que você consiga tirar as dúvidas com a gente. E no último bootcamp, a gente ensinou a criar agentes customizados para a sua empresa e projetos. Então, passando para o nosso segundo pilar aqui do conteúdo, é literalmente o sistema de documentação, ou seja, o sistema de execução. É quando a gente pega aquilo que é uma informação e a gente transforma em passo a passo. Sem inteligência artificial a gente fazia isso com muita print, muito vídeo, inclusive eu aqui no canal tenho vários vídeos usando técnicas que elas ainda funcionam, só que agora a gente tem técnicas melhores ainda pra funcionar, como por exemplo os copilotos de AI, onde a gente entra, dá uma instrução, faz pela última vez e pega esse tutorial e transforma ele num playbook escrito, transforma ele num áudio de resumo usando um notebook LM por exemplo, Enfim, eu não vou entrar muito no detalhe de como a gente faz, mas o sistema de documentação tem que ser mais sobre cultura do que sobre ferramenta. Se você não tem um sistema de gestão e você não documenta as coisas na sua empresa, é muito provável que você sempre vai ter que repetir as ações de novo, de novo, de novo, e as instruções de novo, de novo, de novo. E quando entra uma pessoa nova, você vai ter que fazer tudo de novo, outra vez. E para que você tenha um sistema claro disso, monta um docs no ClickUp. Eu sempre recomendo à galera, se está difícil começar a fazer alguma coisa prática, Um documento, com cada documento tendo lá o seu SOP, ou seu sistema operacional padrão, ou POP, que é um processo operacional padrão, não importa a nomenclatura que você utilize, é a mesma coisa. É como um processo inicia, sobre qual condição, ou seja, a gente vai começar esse processo sempre que um cliente novo entrar. depois passo a passo de em forma numeral como a gente implementa isso eu tô falando isso pode parecer de maneira só escrita mas ele pode ser sim um vídeo gravado ele pode ser até um agente copiloto que faz isso entra numa parte do processo mas tendo o começo do processo o passo a passo e no final um e se ou E se isso acontecer, e se você estiver sem acesso, e se você não encontrar as informações, fale com o fulano, converse com o ciclano, jogue no grupo do Discord. Enfim, esse tipo de comunicação simples sempre funciona. E começar no simples funciona muito melhor do que tentar implementar todo um sistema. Ou pior, tentar comprar templates de sistemas por aí, que mais dão trabalho pra que você e seu time tenham que se adequar. do que literalmente bebendo dos aprendizados que vocês têm e otimizando e aprendendo com base que acontece dentro de casa. É muito sexy, muitas vezes, a gente querer o processo pronto. Mas o melhor processo, muitas vezes, já tá na tua empresa. Só que ele não é visível. Ele não é enxergável e a galera não consegue olhar onde está a falha. Literalmente, enxergar. É uma dificuldade de se situar na própria empresa a tal ponto onde a gente sabe o que faz, sabe fazer, mas a gente não tem nenhum lugar onde a gente consegue enxergar as coisas que a gente faz. Parece um pouco maluco isso, né? Mas é o que acontece quando a gente não tem uma documentação. E quando a gente tem um sistema de gestão alinhado com o direcionamento de liderança e uma boa documentação como cultura, a gente cai no nosso terceiro ponto, que é o sistema de lucratividade. Pra mim também é muito simples. É a gente ouvir o cliente, gravar as reuniões, transcrever as reuniões usando agente de inteligência artificial e entender quais são as dores do nosso cliente, quais são os problemas que eles estão tendo, onde a gente está tendo muita perda e refação dentro do time, então também vale gravar as reuniões internas, transcrever elas e pedir para que a AI traga para você pontos de melhoria, pontos de dificuldade, dúvidas comuns. E quando a gente faz isso com maestria, o que a gente consegue fazer? Priorizar projetos de dentro de casa, onde a gente entende impacto, Ou seja, se eu mudar essa chave aqui e eliminar a refação, será que eu não vou ter dez vezes mais lucro daqui seis meses porque isso é cumulativo? Prejuízo se acumula e o benefício também. Então, quando a gente tem esse tipo de sistema de lucratividade onde a gente é baseado primeiro em coleta de informações, através de reuniões, através de feedbacks com o time, através de pegar e exportar as conversas. Se você tem uma comunidade, se você tem um grupo no WhatsApp com o teu time ou com o teu cliente, exporta isso. Você pode usar a AI para justamente classificar as conversas ali para você entender oportunidades e montar projetos com isso. E eu estou dizendo isso ainda levando em conta que você ainda não possui ideias de projetos, tá? Ou que você está na dúvida sobre qual projeto priorizar. Tudo que a gente vai fazer aqui na empresa, a gente parte de lucratividade, mas não só pensando no dinheiro, mas é porque por trás do lucro nas ações da empresa no geral, eles eliminam refações, eles melhoram o engajamento do time, eles fazem com que o trabalho seja muito focado no trabalho e não em comunicações aéreas com briefings malucos e aquelas perdas de tempo que a gente odeia no fim das contas. E mais do que isso, é a gente usar não só a inteligência artificial, mas usar a nossa própria inteligência para criar um sistema de lucratividade que funcione para a gente, olhando o nosso negócio, criando um Product Marketing Fit, que é o que a galera costuma falar, que é você polir o teu produto da tal forma que você, além de ficar único, tem os processos muito orientados à maestria, e isso te gera lucro. Por quê? Porque você tem um bom aprendizado, tanto do time quanto do cliente, e você também tem uma boa implementação usando esse sistema de lucratividade, alinhando o crescimento da tua empresa com ações internas que geram melhorias na tua operação. Agora você tem um sistema de liderança, documentação, execução, muito orientado, documentação junto com execução para que a gente consiga organizar o nosso projeto baseado na nossa meta do planejamento estratégico, tático, operacional e a gente entendendo o sistema de lucratividade, que não é só olhar para dinheiro novo, mas evitar que o dinheiro saia nos furos do balde da nossa empresa, ou seja, arrefação, perda de tempo, falha de comunicação e muito mais. E o grande desafio dos empreendedores e gestores que acompanham a gente aqui é saber como implementar tudo isso sem prejudicar todas as outras ações que a tua empresa já tem. Por isso a gente gravou uma aula onde você vai clicar nela aqui do lado agora mesmo para assistir onde eu te mostro como você consegue delegar a tua operação que não é sair da operação sem que ela perca qualidade ou você tenha novos problemas. Te vejo lá.