A melhor forma de usar ChatGPT para projetos | ChatpGPT Tasks + Clickup

Sendo diretor de operações da empresa que realizou o maior evento de inteligência artificial em 2023, eu posso te afirmar uma coisa com muita tranquilidade. O desafio de aplicar inteligência artificial em projetos é um dos mais complexos. E se você é um profissional de gestão e operações, eu entendo bem a pressão de acompanhar a evolução de inteligência artificial enquanto você tem os projetos para entregar. E no começo eu também me senti completamente perdido, porque primeiro, tem muita informação por aí, todo dia tem novidades, ferramentas, enfim, surgindo o tempo todo. E segundo, que os projetos que você está trabalhando hoje podem nem ter praticidade, recurso ou até grana para investir em inteligência artificial para você conseguir testar, aplicar e colher os resultados. Mas eu tenho uma boa notícia para te dar, não é que você ficou para trás. O problema é que ninguém tinha te mostrado até agora um roteiro claro de como você consegue usar o Chat APT e o Chat APT Tarefas que acabou de ser lançado os seus projetos na sua operação. E além disso, eu vou te mostrar também como evitar as três maiores falhas que a galera acaba desacreditando e abandonando o uso da inteligência artificial para projetos e operações, para que você saia do vídeo. Além de tendo um manual, um roteiro, você também vai aprender a evitar problemas futuros que podem surgir aí pela frente. E para a gente começar, já vamos quebrar uma coisa aqui. A melhor forma de utilizar esse recurso novo do Chat APT, que é o Chat APT Tarefas, é não concentrar tudo nas tarefas. Então, a gente vai fazer uma divisão muito clara aqui. O Chat APT tem o recurso dos projetos e o recurso do Chat APT tarefas. Então, bora aqui para a tela que eu vou te mostrar como isso funciona. Olhando aqui direto para a carinha do Chat APT, a gente tem os dois modelos de linguagem que ele colocou separado, o tarefas agendadas que está em beta e o Chat APT 4, que é basicamente a utilização dele com os projetos. E um dos erros mais frequentes que levam a ter respostas muito ruins, fracas e que não fazem sentido nenhum na hora de conversar com a inteligência artificial para melhorar o seu projeto, é que a galera não tem uma arquitetura de projeto. Parece uma parada muito complicada, mas vamos mostrar visualmente aqui para vocês. Então, uma visão de arquitetura, vamos lá. A gente tem uma empresa que dentro dessa empresa tem sistemas, Esses sistemas, para que aconteçam, precisam de processos. A melhoria de processos e a implementação de processos e organização deles dependem de projetos, e esses projetos são organizados em etapas, e dentro dessas etapas tem as tarefas e os briefings das tarefas para que elas aconteçam. Então, não tem uma arquitetura muito complexa. Então, a gente não vai falar sobre a empresa, nem sobre o sistema, nem sobre os processos. A gente vai criar o nosso primeiro projeto, porque a gente está falando aqui de como utilizar isso para projetos. Então, como que a gente vai fazer isso? Então, a primeira coisa que a gente vai fazer é adicionar os arquivos. O que eu vou fazer? Eu vou pegar os arquivos de contexto do meu projeto, vou vir aqui no CMO Summit, vou criar uma visualização e essa é uma das formas que você pode utilizar. O que eu vou fazer? Eu vou aplicar um filtro aqui, que é, eu quero que ele traga para mim todas as informações de tarefas não iniciadas e ativas e, além disso, eu vou filtrar também aqui, quero que ele me traga as tarefas que tiveram a data de atualização dos últimos 7 dias. Então, aqui ele me trouxe um conjunto pequeno de tarefas, eu vou pegar aqui, por exemplo, 30 dias. Beleza, já me deu um contexto maior. Aqui o que eu vou fazer, eu vou pegar essa visualização de lista e vou exportar em Excel, vou pedir para ele trazer todas as colunas e o total por status para ele me trazer todos os dados. Então, ele vai exportar aqui para mim, eu vou pegar esse arquivo e vou subir aqui no meu projeto. O que ele vai começar a fazer a partir de agora? Tudo que eu colocar aqui como prompt para esse meu projeto, ele vai levar em conta os arquivos porque eu estou criando contexto. E a primeira grande falha é que as pessoas não dão contexto porque elas não sabem dar contexto para os projetos. Então, o ClickUp é uma forma, suas planilhas são uma forma, você pode pegar uma apresentação que é outra forma, você pode pegar todo o material, planilhas e tudo mais e coloque o principal contexto que você tiver anexado aqui dentro do teu projeto. Em seguida, uma instrução que eu sempre gosto de colocar aqui é Então aqui eu peço para ele ler todo o material, entender do que se trata e ao final de todo o prompt me traga uma pergunta que questiona o que eu fiz no passo anterior e me leva a uma sugestão de melhoria. Vou salvar. Então aqui, acabei de dar instruções para o meu projeto. Então na arquitetura que a gente seguiu até aqui, nós criamos o projeto, inserimos o contexto e aqui no meu ClickUp eu sempre segmento por fases, então se você segmenta por fases, etapas e as o nome das etapas que você utiliza aí, não tem problema serem diferentes. Aqui eu uso pré-projeto, concepção, lançamento, realização e pós. São cinco grandes etapas dos projetos que a gente usa aqui. E dentro dessas etapas a gente tem as tarefas, os briefings e todo o contexto que a gente deu. Beleza. O que a gente fez? Evitou a falha de contexto. Estamos prontos para começar. E com isso, a gente evita a segunda falha, que é a falha de otimização. O Chat APT Projects, bem organizado, você não só economiza horas tendo que ficar no trinho de informação, assertividade, mas também alinha os erros humanos que tem dentro do seu projeto, porque a gente tem a arquitetura do projeto que a gente subiu, deu o contexto e dentro ele vão ter as informações. Vale lembrar que o ClickUp tem comentários, ele tem atualização das datas, então aquele planilhão que a gente exportou e subiu tem muitos dados e ele vai entender tudo isso para levar em conta na hora de dar uma sugestão, uma informação para a gente. E para evitar a falha de otimização, o que a gente vai fazer agora? Eu vou inserir aqui um prompt que depois a gente vai deixar para vocês disponível na descrição ou em alguma página aqui, a gente orienta vocês aqui na descrição, mas eu vou pedir para ele analisar o status dos últimos sete dias do meu projeto e realizar o seguinte, identifique detalhes dos principais gargalos que podem comprometer o progresso, liste as principais atualizações, analise as responsabilidades individuais, forneça um resumo dos principais riscos e forneça para mim também orientações claras e acionáveis ali sobre o time, divididas por áreas, enfim, tem um conjunto de coisa aqui que eu peço pra ele que ele tá levando em conta aqui na hora de organizar o que ele vai me dar como resposta. Então imagina a tranquilidade de ter tuas tarefas organizadas e tua equipe alinhada quase automaticamente com o contexto Imagina que você precisa montar um cronograma detalhado, precisa passar datas e prazos, ele pode te ajudar muito com isso quando você nutre com um contexto bem organizado. E se você também precisa de um resumo executivo para passar para os seus líderes e tudo mais do seu projeto, o que você precisa fazer? Você vai escolher o seu projeto, você vai aplicar o filtro do ClickUp dentro do que é o seu projeto, então você vai falar se você quer só os status fechados, ativos, você vai, enfim, nutrir basicamente com os filtros que você quer E a partir disso, você vai ter informações muito mais assertivas sobre o teu projeto. E aí, de maneira proposital para trazer aqui para o vídeo, olha só, eu peguei um filtro com pouco contexto, poucas informações de um projeto novo. Ele teve muita dificuldade de trazer um contexto para mim. E lembra quando eu falei para vocês que a primeira grande falha é pouco contexto? Agora, eu vou pegar um projeto que tem muita informação, que está quase no final, para vocês entenderem a diferença do que ele traz. Então, ele vai pegar aqui, basicamente, o arquivo que eu estou subindo e voltar no que a gente colocou aqui no primeiro prompt, ou seja, eu estou melhorando o meu contexto do projeto para distribuir para ele. Tiago, mas e se eu não tiver tanto contexto e tudo mais? Cara, basicamente, ele dá com o fato de que você vai ter que criar o contexto. Então, nesse caso, o que você vai fazer para usar bem o gpt-tarefas, que a gente vai falar agora na próxima etapa, é que se você tem um projeto novo, você vai usar esses recursos do gpt-projects justamente para nutrir o seu contexto. Perguntar sobre quais estratégias, o que você pode fazer, quais são os briefs nos e-mails. Enfim, com isso você reorganiza a arquitetura do seu projeto e melhora e aprofunda para poder usar de maneira clara. Então, agora o que eu vou fazer? Eu só vou repetir aqui embaixo o mesmo prompt que eu usei ali para esse arquivo que a gente subiu. Então, ele vai me dar aqui, principais gargalos identificados, concentração de responsabilidades, ele me trouxe alguns nomes aqui da galera do time, falta de clareza em algumas atribuições. Enfim, como é um projeto que já tá fechado, ele vai me dar um contexto mais incisivo e específico. Quando você tem muitas tarefas abertas em múltiplos estados e tudo mais, o resultado que ele vai te dar é muito diferente. Então aqui, atualizações, tarefas entregues. Então, cara, aqui ele me deu o contexto de todo o meu projeto. E aí, a partir disso, a gente vai com essas informações, se você precisar reajustar mais alguma coisa, subir mais material, dar mais contexto, você corre atrás dessas informações. E lembrando que tem algumas coisas que você pode subir aqui que são conversas de WhatsApp, você pode exportar a conversa e subir aqui. Você também pode subir PPTs, Docs, transcrição de reuniões em texto, pode subir pra cá que ele vai conseguir usar tudo isso como contexto e que tudo funciona muito bem na hora de você subir aqui o teu contexto. Então, evitando a primeira falha de contexto, que é começar um lugar sem dar uma diretriz de projeto e arquitetura, também evitei a segunda falha, que é não otimizar isso, ou seja, eu botei uns arquivos, cara, não é bem isso, vamos colocar um pouco mais, vou questionar, vou colocar mais prompt, é otimizar esse trabalho para ele se aproximar do que eu quero, pedindo para ele melhorar, pedindo para ele me dar sugestões, pedindo para ele questionar esse meu próprio trabalho e me ajudar, agora o que a gente vai fazer? E a terceira falha que a gente vai evitar agora é a falha de automação. E para delegar a criação de uma tarefa com sucesso, você vai precisar continuar nutrindo, porque o maior desafio dos projetos, que eu falei lá no início do vídeo, é que eles são vivos, eles têm atualizações, têm mudanças e tudo mais. Ou seja, projetos são vivos e eles não podem depender do mesmo contexto que você começou. Então, a primeira tarefa que a gente vai fazer é a tarefa de gestão. E o que é a tarefa de gestão? É basicamente, você vai ter tarefas de gestão, tarefas de operação e tarefas de comunicação. Tarefa de gestão é basicamente o seguinte, eu vou criar uma nova tarefa aqui como uma tarefa agendada no meu chat de APT tarefas e eu vou pedir para ele me lembrar diariamente de atualizar o contexto do meu projeto que é o nome do projeto aqui e aplicar o prompt padrão para obter os resultados e detalhes estratégicos, beleza? Então aqui eu vou só melhorar essa atualização, atualizar o contexto do projeto CMO Summit e aí aqui eu vou atualizar para CMO Summit 2025 e aplicar o prompt padrão. Vou pedir para ele me lembrar todo dia isso às 8h45. Então, todo dia ele vai me lembrar de fazer isso aqui. E aí, todo dia o que eu vou fazer? Vou abrir o meu projeto e vou, basicamente, como eu anexei todos os meus arquivos aqui e eu tenho essas conversas, esses materiais, ele sempre vai levar em conta tudo isso porque ele está a nível de projeto, eu vou reaplicar aquele meu mesmo prompt junto com o arquivo do dia. Então, eu vou ter um novo arquivo que eu vou subir aqui e vou pegar o prompt junto com o export do meu contexto, eu tiver mais materiais, resumo de uma reunião, uma ata... Ata ajuda muito nisso aqui. Então eu vou pedir pra ele pegar esse contexto, vou pedir pra ele me ajudar a otimizar o entendimento disso e me entregar essas informações que eu pedi que são resumos e tudo mais. E aí você tem então de um lado as tarefas trabalhando pra você, Então aqui você tem o teu diário, você pode gerenciar todas as suas tarefas também por aqui, que vai ficar a lista das suas tarefas e diariamente ele vai te ajudar a lembrar de melhorar os contextos, que isso são tarefas de gestão. Aqui nós queremos uma tarefa, que é atualizar o contexto diariamente desse projeto. Isso vai te ajudar muito a atualizar o contexto de múltiplos projetos e a partir disso você conseguir subir os arquivos diariamente aqui e dentro dessa conversa, desse projeto, você absorver tudo aquilo que você precisa para melhorar o teu projeto aí nos próximos dias, como detalhamento de cronogramas, criação de relatórios, enfim. Então, juntando as duas pontas, nos projetos você nutre o contexto, evita a falha de contexto, a falha de otimização, você organiza o teu projeto até ele te trazer o entendimento real do que é o projeto e depois você evita as falhas de automação, que é automatizar coisas que não estão conectadas com os teus projetos. Então, aqui nas tarefas, a gente tem a tarefa de atualizar o contexto do projeto, então você está tocando múltiplos projetos, você só sobe os contextos, atualiza as informações que você tem e, a partir disso, essa tarefa vai te lembrar diariamente ou semanalmente, de acordo com o que você estabelecer. Então, juntando o Chat APT tarefas com os projetos, você tem o melhor dos mundos. Se você já se sentiu sobrecarregado tentando organizar todos os processos e o sistema de gestão da tua empresa, o Chat APT vai te ajudar a dar muita velocidade, desde que você evite essas falhas e automatize as tarefas com o contexto dos teus projetos. Mas pra isso você precisa também estar conectado com os objetivos do negócio e pra isso a gente gravou uma aula onde a gente te mostra como fazer um diagnóstico operacional completo aí pra tua empresa pra que você use. Inteligência Artificial com um sistema de gestão eficiente que bate meta e vende e faz o marketing funcionar. Clica no link aqui do lado e eu te vejo lá.