Aprenda 80% do ClickUp em menos de 12 minutos

Se você quer organizar a rotina dos seus projetos e da sua equipe sem perder horas tentando entender o ClickUp, esse vídeo é pra você. Em 15 minutos você vai aprender o que realmente importa, os 20% que te entregam 80% dos resultados. A maior parte das pessoas tentam usar o ClickUp e se frustram nas primeiras semanas porque é muita função, é muita configuração e muitas das vezes pouca clareza. O que ninguém te conta é que você só precisa entender o básico, mas o básico certo. O ClickUp tem uma proposta de ser uma ferramenta para substituir todas as outras, você encontra isso no site, mas se você souber usar 3 ou 4 recursos que a gente vai mostrar aqui, ele já resolve praticamente tudo ou te ajuda a usar todo o resto de um jeito muito melhor. Isso é o que eu aplico com clientes reais e é o que eu uso no dia a dia como diretor de operações. Então direto na ferramenta eu vou te mostrar o básico que poucos dominam e que muitas vezes desistem de usar uma bela ferramenta sem necessidade. Então vamos lá. No próprio site do ClickUp você tem uma estrutura que fala sobre a hierarquia de uso, onde basicamente a gente tem workspace, space, pastas e listas, ou space e listas direto. Aqui dentro do ambiente é nessa barra esquerda que tudo acontece. Então aqui a gente vai criar o nosso primeiro workspace e aqui já vai uma grande sacada. Coloca aqui o nome do departamento, como por exemplo departamento de operação, departamento de back office, departamento de marketing caso você queira, mas nesse caso eu colocaria departamento de operação e dentro disso ali o teu time de marketing, time de design e assim sucessivamente. Então vou colocar aqui operações E aqui para que você entenda, você tem várias opções de customização, o que realmente importa aqui? Primeira coisa são as visualizações, a gente vai explorar mais sobre isso mais para o fim do vídeo. Eu vou deixar tudo desabilitado, apenas habilitado a lista padrão. Status de tarefas, isso aqui é o segundo elemento mais importante que a gente vai tratar nessa aula com certeza. Então aqui você encontra O Kanban você encontra algumas views aqui que ele já deixa padrão para você sair utilizando. A gente vai deixar aqui o Kanban clássico a fazer, fazendo falta info, revisão e encerrado, tá? Depois a gente vai explorar isso mais para frente. Vamos criar esse espaço. E agora já vai um baita pulo do gato, por isso que você está assistindo esse vídeo. A gente vai fazer uma configuração onde aqui no teu perfil, no canto direito superior, você vai vir em configurações. Isso aqui te ajuda a utilizar a ferramenta de um jeito mais prático no teu dia-a-dia, tá? A gente vai rolar a tela pra baixo, recomendo que você sempre coloque as configurações de segurança pra chegar uma SMS, pra fazer login, pra que ninguém hackeie sua conta. Aqui embaixo você pode escolher a cor do seu ambiente, vou mudar aqui pra laranja pra você ver como ele já muda. Pode usar o tema claro ou escuro. E aqui embaixo já coloque o idioma da sua preferência, eu vou deixar o português-brasil porque o canal aqui se trata desse idioma. Os horários, já muda para a América São Paulo e aqui embaixo, por padrão, ele vem início da semana no domingo e não segunda-feira e o formato de 12 horas e não de 24. E o mais importante é que configure a sua conta para dia, mês e ano. São três configurações bem básicas que vão fazer diferença ali na hora de manipular o seu ClickUp no teu dia a dia. Aqui embaixo tem uma configuração que algumas pessoas reclamam que no navegador ele trava. Então, ative o modo desempenho onde ele desativa algumas coisas que são, sinceramente, bem irrelevantes. São animações, alguns motions que tem na ferramenta que não vão dar nada e a tua utilização também não vai empobrecer o teu uso. Feito isso, salve as alterações e vamos voltar para o nosso espaço de trabalho. Então lembra que eu falei para vocês da hierarquia do ClickUp? Então a gente criou o nosso workspace, que é a nossa conta, criamos aqui o nosso space de operações, agora a gente vai criar a nossa pasta de marketing e vamos manter aqui a configuração de status do espaço, que é o que a gente está utilizando ali como o Kanban, beleza? Vamos criar. Feito isso, eu vou deletar essa lista aqui do lado que ele criou por padrão para não ficar poluído. Então, temos o nosso departamento de operações, onde vai ficar alocado o nosso time de marketing. E aqui você pode já colocar a sua pasta com o nome do seu projeto, como por exemplo, uma campanha de marketing, como por exemplo, o nome de um cliente. Daqui para frente, você não vai cometer graves erros. Se você não fizer uma separação mínima de departamento, time ou projeto, aí sim você corre o risco de ter muita dificuldade depois de estabelecer dashboards e estabelecer visualizações inteligentes dos seus projetos, que a gente vai chegar lá ainda nesse vídeo. Então, aqui no nosso time de marketing, a gente vai ter, dentro do time de marketing, vou renomear aqui, podemos ter social media, podemos ter email marketing e Vamos manter essas duas listas aqui a princípio, tá? E nesse momento você pode estar se perguntando, Tiago, mas eu posso criar dentro da minha pasta de marketing uma lista com o nome do meu cliente para alocar as tarefas dentro? Pode. Inclusive, o que eu recomendo para você nesse momento? Cria aqui sua operação onde dentro do teu time de marketing você pode fazer o que você quiser. E aí com o tempo você vai descobrindo que um cliente crescendo ou um projeto crescendo, ele naturalmente vai exigir mais listas e você vai entender que essa necessidade de ter mais listas ou ter uma pasta isolada só pra ele, ela deve surgir de maneira natural. Então você não precisa se preocupar exatamente em criar a estrutura perfeita de cara, que você não pode errar. é no departamento e no primeiro time. Isso daqui pra frente você pode ter o direito e deve errar aí para o teu próprio aprendizado. Beleza, agora a gente vai fazer o seguinte. Antes de manipular as tarefas e explorar elas aqui, eu quero te mostrar uma coisa que vai ajudar muito você a evitar problemas aqui na utilização. A gente vai vir aqui no canto esquerdo superior, na tua conta, e vai clicar aqui em configurações. Feito isso, a gente vai aqui no centro de aplicativos e aqui embaixo a gente vai nos click apps. Os click apps são aplicativos do ClickUp, de dentro do ClickUp mesmo, que teoricamente te ajudam, mas muitas vezes eles só geram um bilhão de opções que não vão te ajudar com nada. Aqui, o que eu recomendo você deixar ativo? Todas essas. de cara. Aqui, não recomendo você começar utilizando o chat, a gente vai gravar um tutorial aqui no canal falando só sobre ele em breve. Não recomendo que você ative o Loom, porque ele gera mais uma opção para clicar e se perder. Cara, pode desativar o e-mail de cara, tá? Você pode desativar principalmente comentários em Tweet, eu não gosto dele, ele fica mais difícil de encontrar as informações. Essa aqui deixa ativo. Pulse, quem está online, reações e comentários. Essa aqui você pode ativar, não vai te atrapalhar nem te ajudar, assim, de cara, né, na utilização. Essas aqui são muito legais que você ative. Ignorar dias úteis, reagendar dependências, remapear datas finais, porque quando você muda a data de uma coisa, se tiver um agrupamento de tarefas, ele já vai mudar consequentemente as demais. Essas duas, nesse momento, são irrelevantes. Essas três mantêm ativados. Etiquetas, odeio e não recomendo que usem, a não ser que você tenha uma noção muito boa de automação. mostrar o progresso, todas as outras aqui eu vou deixar um tempinho aqui para você perceber quais são, mas é esse setup aqui que você vai utilizar. Por que eu estou recomendando isso e agora a gente vai começar a manipular nossas tarefas e listas aqui? Porque quando você vai criar tarefas que tem muitas opções de configuração, é mais fácil você errar. Então vamos eliminar essas opções e eliminar, principalmente, que a galera do teu time erre, para que a gente consiga usar aqui com clareza. O ClickUp tem uma estrutura muito simples, onde na barra esquerda você vai ter acesso a tudo da tua conta, principalmente aqui documentos, painéis, quadros, formulários, clips, está tudo por aqui. E você pode fixar essas visões aqui do lado caso você queira, beleza? Caso você não queira, você pode simplesmente vir aqui e desafixar para manter limpo. Recomendo que sempre seja o mais clean possível e com o tempo você deixa ela mais robusta. Agora vamos falar sobre as tarefas. Então criamos aqui nosso departamento de operações, time de marketing e as tarefas de social media. Então aqui você pode ter segunda-feira post no Instagram, depois você pode ter, por exemplo, sequência de Stories, e depois você pode ter, por exemplo, um disparo de e-mail. O que eu acabei de fazer aqui? Dentro de cada lista eu criei uma tarefa. Então, essa tarefa aqui, quando eu clico na minha pasta de Marketing, eu consigo ver aqui em cima, através das views, todas as tarefas estão dentro dessa pasta, isso é muito legal. Então, conforme eu vou colocando responsáveis, eu vou colocando pessoas que trabalham junto comigo, vou colocando datas, isso vai se nutrindo na minha maneira de entender e ver meu projeto. O que isso significa? Eu posso vir aqui, por exemplo, no meu time de marketing, depois que eu coloquei datas aqui, por exemplo, na minha lista de social media, nas minhas tarefas de e-mail e tarefas de post, eu posso adicionar uma visualização, posso vir aqui e criar simplesmente uma visualização de calendário. O que ele vai fazer para mim? Pegar todas as tarefas que eu tenho aqui no meu departamento de operações, time de marketing, e colocar numa visão de calendário que tem social media e e-mail marketing. Então aqui eu já sei que segunda e terça eu tenho alguma coisa para fazer e na quinta eu também tenho aqui um disparo de e-mail. Até aqui a gente falou pelo menos 80% do mais importante. O que a gente falou? Space, como se estruturar uma pasta inicial e falar um pouquinho sobre as views. As visualizações aqui você pode, dentro de uma lista, ou dentro da tua pasta, ou dentro do teu próprio space, criar visualizações para que tudo que está dentro do que vem a seguir você consiga ver. O que isso significa na prática? Quando a gente cria uma visualização de calendário num space, a gente vai ver tudo que está dentro desse space, ou seja, aqui a gente tem um space de operações e tudo que está dentro dele a gente consegue adicionar uma visualização, por exemplo, de calendário e ver tudo que tem aqui dentro. Então, se eu tiver vários departamentos ou vários projetos, eu vou ver numa tela só tudo tudo que tem aqui dentro. Ah, não, mas vai ficar muita coisa, muita configuração. Então, vamos ver só do time de marketing. O que a gente tem no calendário ou não? Quero ver só o que tem como lista, ok? Então, o que isso me gera? Clareza. Eu sei onde eu estou, qual é o projeto, qual é o ambiente que ele está e qual é a tarefa. Na gestão das tarefas em específico, qual é o 8020? Status, para que você saiba o que está sendo feito, fazendo, que falta informação, vai para revisão, encerrado. Lembrando que você pode customizar os status. Então, Tiago, eu quero, por exemplo, ao invés de a fazer, eu quero usar status personalizados. Aqui você pode renomear. Então, fazer, fazendo, feito. Beleza, posso vir aqui e aplicar. Você pode ter status diferentes a nível de pasta, lista ou space também, tá? Datas, data de início e data de fim. Para que as coisas apareçam no calendário, você vai precisar colocar data nelas. Então, data é o mais importante. E o terceiro elemento que não pode faltar aqui dentro da tua tarefa é a descrição da tua tarefa ou briefing. E aqui você pode escrever com inteligência artificial, você pode colocar uma tabela, faixas. Você tem muitos recursos aqui do ClickUp para que você consiga colocar checklist, então tarefa 1, tarefa 2, E com o tempo, não se preocupe, você vai errar. Essa tranquilidade você já tem. Com isso, explore, crie tarefas, dentro das tarefas preencha com as atividades e dentro das tarefas também coloque os comentários aqui do lado. Você pode marcar pessoas do seu time, você pode convidar as pessoas para o seu ambiente e dessa forma utilizar o ClickUp de uma forma muito mais prática, mas além de prática, você pode utilizar de uma maneira muito robusta. E, além disso, a gente preparou para você aqui, além de ter esse 80 a 20 do ClickUp, você tem uma aula completa onde a gente explora todos os recursos, numa aula que, vamos falar a verdade, modéstia à parte, aqui no canal, a própria galera está dizendo que é melhor do que muito o curso que tem por aí pago. A gente se dedicou muito, então, se você gostou disso aqui, se cadastre no ClickUp, entra, explora os principais recursos e em seguida clica no link que está aqui embaixo para que você assista o tutorial completo e explore a ferramenta no seu máximo potencial. Eu te vejo lá!