Aprenda a DELEGAR como um profissional

Sabe quando você começa uma semana de trabalho, para pra olhar todas as suas tarefas da semana e percebe que seu time não entregou tudo que deveria entregar, do jeito que você pediu? Alguns pensamentos começam a passar na sua cabeça. Será que ele não sabe a diferença entre meio de venda ou um de conteúdo? Será que se eu tivesse contratado um pleno, isso teria sido diferente, eu teria menos trabalho? Por que ele não usou a nova identidade visual para executar esse trabalho? É normal que esses pensamentos apareçam porque você fica frustrado ou frustrada e acaba não entendendo muito bem porque isso acontece. Mas eu vou te falar que na grande maioria das implementações e mentorias que a gente dá por aqui, esse é um problema relativamente comum, porque o problema na grande maioria das vezes não está exatamente na entrega e muitas das vezes não está nem no funcionário. O problema está justamente em como essa pessoa é direcionada para fazer a tarefa ou como ela não é direcionada e acaba gerando problema. E olha só, eu sei que a grande maioria de vocês que estão aqui no canal são pessoas que estudam, são dedicadas, são profissionais de marketing ou profissionais digitais que estão querendo fazer acontecer. Mas você já parou pra pensar numa coisa muito chave do teu negócio que é, será que eu aprendi, será que eu estudei sobre arte de delegar? É isso que você vai aprender nesse vídeo de hoje. E essa é uma habilidade rara, justamente porque a grande maioria das pessoas acha que já tem ela como habilidade, já sabe como fazer e nunca para pra estudar. E é comum que quando as pessoas aprendam isso, elas combatam justamente aquele tipo de reclamação como, ah, o time não me escuta, o time não faz o que eu peço, o time muitas vezes não me obedece, como se o time, de fato, peça que eu obedecer. Na realidade, ele cumpre comandos da liderança. É uma diferença bem grande. E existem algumas formas de você conseguir pegar essa arte de delegar, aprender, aplicar no teu negócio e ver algumas mudanças de resultado de um jeito muito imediato, como, por exemplo, maior compreensão do briefing das tarefas, entendimento do que precisa ser feito e quando, e mais do que isso, uma taxa de entrega muito maior. E a arte de delegar, ela basicamente é um sistema, ela é um fluxo, ela é basicamente um jeito A a um jeito B de você conseguir conectar as informações e fazer com que o teu time performe muito melhor. Então vamos do começo? A primeira coisa que a gente tem que ter muito claro nesse nosso sistema de arte de delegar, digamos assim, é justamente que delegar é a arte de fazer escolhas. E toda vez que você toma uma decisão estratégica para o seu negócio, como por exemplo, você mudou o objetivo, o objetivo talvez era a venda, agora o objetivo vai ser crescimento de rede social, ou talvez o objetivo era crescer em rede social, agora o objetivo é venda. Então, quando você muda um objetivo dentro da empresa, tudo aquilo que você vai delegar precisa ser revisado. Então, é muito comum que a gente veja dentro dos projetos as pessoas tomando várias decisões estratégicas diferentes, ou até mesmo que mudam o objetivo da empresa ou que vão mudar o jeito de fazer as coisas, mas eles não comunicam isso para a operação e não mudam. os entregáveis de um projeto, no mundo dos entregáveis, do que tem que acontecer naquele mês. Então, quando você for decidir o que vai ser delegado, a primeira coisa que você tem que entender é, a gente mudou o objetivo? A gente mudou a estratégia para atingir o objetivo? Se a resposta for sim para essas coisas, automaticamente toda a operação, ou uma boa parte dela, vai acabar mudando. E quando a operação muda, os entregáveis mudam e, em geral, as prioridades mudam. E aqui vai uma grande sacada para vocês. Quando você tiver uma mudança estratégica ou de objetivo, a operação sempre vai mudar e é aí que, em geral, ocorrem os problemas de alinhamento de expectativa dentro dos projetos das empresas. Por quê? Porque a operação, em geral, ela não é tão rápida quanto a tomada de uma decisão. Então, se você mudou uma decisão estratégica, você vai ter que entender que o teu time vai levar um delay, vai ter um período ali para que ele entenda o que mudou, o que ele vai precisar fazer agora, qual é a prioridade e qual é a data. Por isso um gerente de projeto é muito importante, porque ele aumenta a velocidade nessas coisas e ele diminui esse gap de tempo, basicamente. entre o entendimento estratégico e a execução da operação. Ele basicamente reduz bastante esse período, digamos assim. Mas, independente se você tem um gerente de projeto ou se você é um gerente de projeto, o ponto mais importante é, a arte de delegar, se ela é a arte de fazer escolha, qual é a capacidade que o meu time tem de produzir para que eu consiga fazer cada vez mais coisas e melhores? Ou será que eu não vou ter que cortar as coisas para que o meu time, ele, de fato, consiga entregar aquilo que minimamente a gente consegue entregar? Eu sei que pode parecer uma parada assim, um check, uma verificação muito simples, mas ela é frequentemente muito ignorada, e a grande maioria das pessoas não para pra pensar que todo time tem uma capacidade de produção, ele tem uma capacidade de entrega. Então logo, se tá mudando a estratégia, se tá mudando a parte onde os entregáveis vão ser reajustados, essa velocidade ela pode mudar, por isso que é tão perigoso você tá mudando objetivo e estratégia a todo tempo. Tiago, mas eu não faço isso e ainda assim tenho problemas para delegar. Fechou. Agora a gente vai para o segundo ponto. Mas esse primeiro é muito importante para que você entenda. Toda vez que você mudar a estratégia ou o objetivo, a operação provavelmente vai mudar. E se a operação mudar, você precisa entender que você vai precisar fazer um update estratégico, aí você pode fazer uma reunião, aí você pode fazer um realeamento do projeto, revisão de data no ClickUp, no seu software de gestão, enfim. Você vai pegar tudo aquilo que a operação está fazendo e revisar novamente para que você consiga entender se as datas são coerentes, se a priorização é coerente, e se mais do que isso, se o que está sendo feito vai atingir o objetivo que a estratégia está precisando que seja atingido. Esse segundo ponto eu acho que é onde mais costuma dar problema, que é o alinhamento entre as partes, que é o alinhamento das expectativas. Fala para mim, quantas vezes você já foi solicitado para entregar uma coisa que te pediram de um jeito e queriam que entregasse de outra forma? E você acabou ficando frustrado porque parece que você é um incompetente. E a outra pessoa, muitas das vezes, é um frustrado que não entendeu nada do que aconteceu. E todo mundo fica meio pê-da-vida porque o negócio já começa a atrasar. Enfim, as histórias tristes são várias. Então, já que o alinhamento entre as partes é tão difícil, o briefing é a ferramenta mais necessária de todas. E aí, uma das coisas que eu sempre gosto de trazer pra galera pensar nesse momento é, qual que é a expectativa sobre a tarefa? E aí, quando a gente fala de tarefas, é sempre importante lembrar uma coisa. Toda tarefa, ela vai ter algumas sequências pra ser cumpridas. Se você tem um projeto, como por exemplo, o lançamento de um produto, Em algum momento você vai ter uma atividade que talvez seja criar uma página do produto. E essa página vai ter design, essa página vai ter a parte escrita que a gente costuma chamar de Copywriting, ela vai ter talvez um vídeo, ela vai ter talvez uma etapa de revisão geral de funções, ela vai ter uma parte talvez de tecnologia com formulários e tudo mais. Dentro de toda essa tarefa que você vai ter esse fluxo, qual que é o alinhamento da expectativa entre as partes? E aí, aqui vai um grande pulo do gato pra vocês. Vamos imaginar que essa tarefa tem uma complexidade 6 de 10, tá? Ela não é nem a mais complexa da tua operação, mas ela tem uma complexidade bem relevante, porque ela acaba tendo mais etapas, ela tem mais gente envolvida e ela tem um prazo maior. Nesse tipo de tarefa, é muito importante, eu já recomendo que você use uma função no ClickUp, que é a função de gravar clips. que é justamente de você fazer um briefing em vídeo para as pessoas. E pode parecer muito trabalhoso, muito... nossa, eu vou gastar muito tempo para isso, mas na realidade, se você não consegue fazer um briefing, e eu sei que vai ser uma provocação, tá? Se você não consegue fazer um briefing em vídeo de um minuto ou dois minutos, no mínimo, sobre essa página ou esse material que você está pedindo, talvez você não saiba o que você está pedindo. Se é uma tarefa complexa, o seu time vai precisar de mais insumo, mais informação, ele vai precisar de mais material para entender como é que ele vai trabalhar com aquilo ali. E se você não der esse material, o que ele vai fazer? Ele vai pegar qualquer coisa aleatória da internet e vai te entregar. E aí vai ser muito difícil você poder cobrar alguma coisa dele se você não ter o insumo pra ele trabalhar. Agora, claro, isso que eu tô falando aqui, eu tô generalizando o nível de cargo. Então, serve pra um júnior, pra um pleno ou pra um sênior. Não. Se for um sênior, talvez o teu briefing ele possa ser mais mal feito, digamos assim, ou ele possa ser até um pouco menos detalhado. Mas em geral, quanto mais sênior, mais briefing eles pedem justamente porque eles sabem que quando o alinhamento entre as partes não é feito, o grande problema é que ainda assim vai voltar coisas que uma parte achou que tinha que entregar e a outra achou que tinha que fazer. E ainda vai dar problema, então quanto mais sênio mais a galera vai exigir briefing sim. Júnior é que tem de achar que ele já sabe tudo, ele já entendeu, e aí ele vai fazer do jeito que ele acha melhor, e aí é onde o Júnior geralmente dá problema. Então, você precisa levar clareza para as informações, tem alguns vídeos aqui no canal que a gente já falou um pouco sobre como mapear processo, acho que também pode ajudar nesse momento, mas o foco aqui, sendo bem sincero, é a básica comunicação do que precisa ser feito, quando precisa ser feito e como precisa ser feito. Esse jogo, eu não quero passar um briefing de como precisa ser feito, porque eu acho que a pessoa já tem capacidade melhor do que eu até de conseguir saber o como, mas ele precisa saber muito bem o que, isso não é opcional. Quando a gente pega, por exemplo, livros como Gestão de Alta Performance, esse livro ele traz pra gente um livro da década de 90, que ainda é muito atualizado, e ele traz o conceito do output, que é basicamente o seguinte, quanto maior clareza eu tenho durante a execução dos processos da minha empresa, melhor vai ser a qualidade do meu output, então quanto mais clareza das informações Quanto mais clareza dos processos, quanto mais clareza de quais referências a gente vai usar, melhor vai ser a qualidade do que vai sair do outro lado. Para isso é muito importante que você também tenha uma organização visual dos links, dos materiais, do jeito que você vai estruturar esse briefing. Então, eu recomendo aqui que você use o recurso de clips do ClickUp, mas você pode usar também outros recursos aí de dentro da tua operação, como por exemplo, as prints, um PDF, pode usar talvez um Figma, pode usar um Docs, pode usar um Excel. Tudo depende do output e o jeito que você vai conduzir o briefing tem que ser coerente também com o tipo de entrega que você quer para que a pessoa do outro lado receba as informações e consiga usá-las de maneira clara. Então, resumindo o que eu falei até aqui sobre alinhamento e expectativa. Primeiro, tome cuidado com atividades complexas, com briefing mal feito. Mesmo que você tenha um sênior na equipe, ele vai precisar saber qual é a sua expectativa e qual é o output que ele tem que entregar. Segundo, organize essas tarefas, atividades e as informações da atividade de maneira clara, para que a pessoa não abra um documento e tenha uma enxurrada de informação e acabe não conseguindo encontrar exatamente o que ele precisa fazer. E por último, tente estabelecer bem os critérios do que você quer que esse output tenha. Então, por exemplo, será que se você está me pedindo um artigo, esse artigo não tem que ter, no mínimo, 5 mil palavras para ser útil para você? Ou será que se você está me pedindo um pacote de imagens, esse pacote não tem que ter, no mínimo, 10 imagens? Então, quais são os critérios, quais são as partes que você precisa que sejam, de fato, entregues e cumpridas para que essa demanda seja entregue com satisfação, com alegria, que você abra esse output e veja, caramba, me entregaram até mais do que eu estava planejando do que era a minha expectativa. E para a gente finalizar, te delegar, você tem que entender o seguinte. O seu time é o reflexo da sua gestão. E todo gestor, dono de empresa, CEO, head e tudo mais, ele tem uma obrigação que é um pouco abstrata, que a grande maioria das pessoas não para para... Elas nem sabem na maioria das vezes. Mas o resultado do teu time é responsabilidade sua, ou seja, a responsabilidade do gestor. Então, se o teu time está entregando mal, a responsabilidade ainda é sua. E quando a gente fala disso, gente, parece que a gente está querendo Tocar pedra no gestor e que ele tem que ser babado de todo mundo, que ele tem que resolver todos os problemas. Não é sobre isso que eu tô falando. Mas eu tô falando no seguinte. Se a responsabilidade é sua, você vai ter que modular e melhorar a gestão do teu projeto. Você vai ter que entender melhor qual é o jeito mais prático e o jeito mais coerente de você treinar o teu time para que o projeto ande bem. E não adianta você achar que delegar uma tarefa é só pedir para fazer a tarefa. A pessoa precisa ter uma rotina de trabalho, a empresa precisa de uma rotina de trabalho. Tudo isso pode parecer um bicho de sete cabeças, mas quando você tem um sistema de gestão bem implementado, essas coisas são uma consequência. E essa sequência de uma gestão de projeto bem implementada acaba gerando pra você uma gestão mais assertiva e com isso você tem funcionários que te respeitam mais, Você tem pessoas que respondem melhor ao teu comando por uma coisa muito importante, você passa confiança e clareza sobre o que são os projetos, qual é a estratégia que vai ser usada, qual é o objetivo que esse projeto quer atingir, quais são as etapas que esse projeto vai tomar e quais são as tarefas que as pessoas precisam fazer para entregar determinadas coisas ou outputs, que foi o que a gente falou aqui. para que quadradinho por quadradinho, tijolo por tijolo, a gente consiga nutrir esse projeto, estruturar as coisas e fazer com que esse objetivo seja atingido. Eu sei que pode parecer uma parada extremamente complexa, mas no fim das contas, gestão de projeto e gestão de empresa, a gente pode resumir nisso. Claro, a gente tem uma infinidade de assuntos para falar dentro dessas coisas, mas o ponto mais importante aqui para finalizar esse vídeo é falar sobre você como gestor. Se você como gestor não tem clareza de qual etapa você está, qual é a tua dificuldade, como que você vai delegar melhor, como você vai gerenciar melhor teu time, você tem um problema grave de carreira e a gente pensou nisso e gravou um vídeo especial para vocês, onde a gente monta um sistema junto com vocês de estudo, planejamento, metas e tudo mais, para que você consiga exatamente ter uma visão muito mais clara da sua carreira e consiga além de delegar as tarefas de um jeito muito melhor, consiga gerenciar mais pessoas, ter mais clareza, passar mais segurança e ter um time que entrega muito mais. Clica no link aqui do lado, assiste e eu te vejo lá.