Clickup 3.0 do ZERO: construa um sistema de gestão completo + template gratuito

Hoje eu vou te mostrar como fazer do ClickUp a sua ferramenta principal de gestão de tarefas, demandas e projetos digitais começando do zero. Nós vamos começar com uma conta no passo a passo, desde a hora de criar essa conta até a evolução de chegar no seu sistema de gestão para que você consiga organizar toda a sua empresa, todo o seu projeto e tudo aquilo que você precisa no ambiente digital. E esse vídeo aqui vai servir como um guia completo para você agora em 2024, onde você vai passar comigo aqui nas ferramentas, recursos, limitações, a gestão, o setup da ferramenta, a configuração, tudo isso e a gente vai preparar de uma maneira tão bem organizada que aqui na timeline do vídeo, aqui embaixo, você vai conseguir ver que tem os capítulos desse vídeo, dessa aula, para que você consiga revisitar depois caso você queira tirar algum tipo de dúvida ou queira de repente visitar só um ponto específico do que a gente está falando aqui. E uma coisa muito importante que a gente preparou aqui para vocês é que é um presente para vocês, é que todo o sistema passo a passo de gestão que a gente vai construir aqui com vocês, no final vai gerar um template. Esse template vai ficar disponível para você baixar e aplicar e implementar a nossa conta do ClickUp assim que a gente acabar essa aula. Mas olha só, é importante que você assista ela toda para que depois você consiga organizar, modelar e re-otimizar, porque você vai chegar nesse ponto de tornar aquilo mais complexo ou mais a necessidade da sua empresa. Então o template vai te acelerar. Mas é importante que você acompanhe e assista passo a passo aqui junto com a gente, para que você consiga modificar isso depois e não tenha nenhum tipo de problema. Então pegou seu cafezinho aí? Vamos lá! Então acessando o link aqui da descrição, que inclusive se você quiser me pagar um cafezinho e você acessar o nosso link e se cadastrar por ele, a gente ganha uma certa bonificação do ClickUp. Então, você pode usar o link da descrição aqui do vídeo para se cadastrar e você vai cair em uma tela igual essa aqui. Clicando nesse botão, Get Start Free, você vai ter que colocar o seu e-mail. Eu criei um e-mail aqui para eu criar a conta do zero com vocês. Então, eu vou usar o e-mail que eu acabei de criar só para a gente olhar essa aula e aqui você vai colocar o seu nome, coloca uma senha e Explorar ClickUp. Agora ele vai mandar um código para você lá nesse e-mail que você cadastrou, então coloca o e-mail correto. Feito! Essa é a tela que a gente vai cair na sequência. Uma coisa muito legal aqui é que ele vai coletar alguns dados e até implementar um templatezinho ali para você depois. Então ele vai perguntar para que você vai usar o ClickUp. Eu vou colocar aqui que eu vou usar para trabalho, que o meu time tem de 26 mil pessoas, mas que no começo eu vou trabalhar apenas eu. Eu sou o diretor da empresa, trabalho no setor de, de repente, marketing e aqui eu vi pelo YouTube essa aula. Então, aqui ele vai me perguntar se eu uso alguma dessas ferramentas para me sugerir uma integração. Eu, basicamente, vou colocar aqui próximo, porque eu não quero que ele me ofereça a opção. Agora eu vou chamar aqui de coletivo, que é o nosso espaço de trabalho, o nome da sua empresa, aí você vai decidir o que é melhor pra você, tá? Lembrando, você pode mudar isso depois caso você quiser, tá? Então, sem muito apego. Vamos lá. Feito isso, ele vai aparecer essa tela com algum vídeo tutorial. Em geral, é esse aqui parecido com o que tá aparecendo na tela. Eu vou ignorar esse vídeo, caso você quiser, você assista. E a gente vai ignorar tudo que tem aqui nessa tela e vai aqui nas nossas configurações pessoais pra gente organizar uma coisa muito importante. A seriedade da ferramenta mora nos detalhes. Então, a primeira coisa que a gente vai fazer é colocar uma foto nossa aqui. Escolhi uma foto minha. Vou fazer o upload, vou fazer o enquadramento aqui dela, do jeito que eu achar que tem que ficar. Vou salvar. Aqui embaixo, uma configuração muito importante, tá? Tem as informações aqui de fuso, de dia da semana. Eu recomendo que você deixe na seguinte configuração. Português ou inglês, o idioma que você se sentir melhor. Tem alguns outros aqui caso você queira se arriscar no outro idioma. Fuso horário, América, São Paulo. Formato de hora, eu recomendo 24 horas. E aqui ele sempre, por padrão, vem a data americana. Eu recomendo que você deixe a brasileira, tá bom? E aí, feito isso, você pode também ter uma modificaçãozinha de layout aqui. Eu vou deixar o laranja, que é a cor da nossa marca do coletivo. Salvarei as informações. E agora sim, eu vou voltar aqui para o meu workspace, tá bom? E aí, mais uma vez, a empresa mora nos detalhes. Eu vou configurar agora a nossa logo do workspace. Eu vou clicar ali, vou adicionar um avatar personalizado. Como eu estou sem a logo aqui agora, eu vou pegar uma imagem qualquer e vou pegar só o enquadramento dela aqui de uma corzinha laranja, só para parecer que eu coloquei a logo, tá? Só para vocês entenderem aí. Vamos imaginar que isso aqui faz sentido, vou deixar aqui salvo, vou voltar lá para o início. Perfeito, então as configurações básicas da ferramenta nós fizemos. Agora a gente vai conhecer etapa por etapa, função por função, para que você consiga saber até onde você vai explorar, como você vai navegar por ela, para que você também não se perca aí nesse tutorial. Aqui, nessa barrinha de cima, você consegue expandir ou minimizar a barra esquerda lateral, que é onde a gente tem boa parte da navegação das principais funções aqui do ClickUp. Depois eu vou passar por outras barras de menu, onde você vai encontrar esses atalhos duplicados, ou até você pode usar aqui a barra de pesquisa para acessar esses aplicativos também, mas sem complicar muito, aqui nessa barra esquerda lateral é onde você vai, em geral, estar acessando os recursos. Vamos então fazer o seguinte, a gente vai lá para o início, que é onde sempre vai redirecionar você quando você fizer login na plataforma. E aqui tem alguns detalhes muito legais aqui da ferramenta. A primeira coisa é, isso aqui é editável, tá? Então, do jeito que você está vendo é o padrão, mas a gente pode editar depois, eu vou mostrar para vocês como é que faz. Ele vai dar essa saudação aqui para a gente, e aqui ele vai mostrar para a gente o quê? As atividades recentes que nós estávamos trabalhando. Então, por exemplo, isso aqui ele está mostrando porque quando a gente criou a conta, ele criou aqui um template de um space, de uma pasta, de uma lista e alguns projetos e algumas coisas que ele tem aqui dentro que ele vai disponibilizar pra gente. Aqui ele traz a agenda, um recurso muito legal é que o ClickUp ele vincula a tua agenda do Google com a agenda do Outlook e as suas tarefas caso você use essas ferramentas. Então uma coisa muito boa é que quando você logar no software de gestão, você vai conseguir olhar a sua vida como um todo da sua agenda pessoal, da sua agenda de trabalho, da sua agenda que de repente alguém adicionou você aí da sua empresa, E você vai conseguir ver tudo isso com as tarefas, para que você olhe a sua produtividade do dia e fale, cara, o meu dia de hoje tem isso e isso para ser feito, tá bom? Então aqui é a agenda, aqui embaixo nós temos o Lineup, o Lineup basicamente é uma noção de prioridade, você pode adicionar basicamente uma tarefa como prioridade de algumas formas, uma delas é usando o recurso Prioridade que tem no ClickUp, que é aquela bandeirinha vermelha, amarela, ou azul, ou verdinha, do urgente para o mais importante, para o menos importante. Você pode elencar a prioridade por data, então a data de hoje, amanhã e assim sucessivamente, data e horário, para ser mais específico. E você pode também colocar prioridades via Lineup, ou seja, a pessoa vai ter uma lista do que ela precisa fazer ali no projeto. Você pode organizar o Lineup tanto para você mesmo, quanto para o seu time que estiver usando aqui na ferramenta junto com você. Aí a gente tem a lista pessoal, que é onde a gente cria tarefas pessoais, que a gente não quer dividir com time, lembretes, notas e tudo mais, tá bom? Aqui nós temos o stand-up da AI, que é basicamente para criar resumos recorrente das atividades recentes. Ele basicamente cria ali um resuminho para você, se você assinar o plano de inteligência artificial que tem dentro do ClickUp, tá? Aqui embaixo a gente tem o meu trabalho e aqui a gente pode colocar... aqui ele vai separar as tarefas que a gente tem atrasadas, hoje, amanhã, e para o futuro, tá? Lembra que eu falei para vocês que a gente pode editar tudo isso aqui? Quando a gente vem aqui em gerenciar cartões, a gente consegue ter outros cartões para adicionar. Então, aqui ele até permite que você faça uma certa configuração de data, de período, como se fosse um filtrozinho desse dashboard aqui que ele faz para você. Pode adicionar os lembretes e tal, mas ele vai ficar aqui personalizável na homepage para você. Então, eu vou tirar isso aqui, eu vou tirar as recentes, vou deixar a agenda, vou tirar o lineup e vou deixar apenas essas aqui só para título de exemplo. Nossa, ficou muito vazio, Thiago. Você vem aqui, editar layout, você consegue colocar aqui a sua agenda, talvez ela um pouco mais compridinha para ver aqui os seus compromissos. Aqui do lado eu quero deixar, de repente, o meu trabalho e tá bom, só essas informações talvez já me bastem. E a lista pessoal eu vou deixar aqui embaixo. Então, olha que legal, a gente já consegue ter uma visão diferente. aqui. Ah, Tiago, quero adicionar um cartão X. Coloca, fica à vontade. Aqui você vai organizar da maneira com que você achar melhor. Esse é o jeito da gente entender aqui o início. Agora, aqui em cima, do lado das configurações, nós também temos um acesso rápido a outros recursos. Essa barra superior sempre vai estar com a gente em qualquer página que a gente tiver do ClickUp. E aqui a gente vai conseguir ter acesso a tempo rastreado, lembrete, chat e alguns outros recursos, tá bom? Vamos falar agora aqui então da nossa barra lateral esquerda do nosso segundo recurso mais importante, na minha opinião, que é a caixa de entrada. Pra que serve a caixa de entrada? Ela basicamente vai trazer pra gente um resumo, um compilado e uma timeline, uma linha do tempo do que a gente fez, deixou de fazer ou como está sendo gerido a comunicação dentro da empresa ou do projeto. Tiago, nossa, parece muito complexo. Sabe aquela linha do tempo que você tem da sua barrinha de favoritos ou da barrinha de notificações ali do Instagram e do Facebook? Quando você acessa aquele coraçãozinho ali, ele te mostra toda aquela linha do tempo de quais atividades a pessoa fez com você, de quem te marcou, quem comentou. quem basicamente curtiu uma coisa sua, no ClickUp é a mesma coisa só que dos seus projetos. Então se alguém comentar uma atividade sua, se alguém de repente precisar de ajuda e falar pra você, te marcando na ferramenta, aqui você terá uma caixa de entrada que vai centralizar tudo isso e vai aparecer numa linha do tempo aqui junto pra você. E você ainda mais pode filtrar por tarefas que de repente tiveram alguma movimentação de status, de data, a data tá atrasada, alguma movimentação dentro do seu projeto, mas apenas de tarefas atribuídas pra você, ou que alguém te mencionou, ou apenas as que você não leu. Então isso aqui é muito legal, porque ajuda o time a entender como e onde está a comunicação da empresa. Isso vai ajudar bastante a treinar o time quando você usa esse recurso, por quê? Porque o time entra na caixa de entrada e vai ver quem comentou na tarefa, ele vai poder responder, ele vê que mudou o status, ele vê aquilo que foi importante pra ele, o que é importante pra ele, o que tá atribuído pra ele, o que ele é responsável, sem grande esforço dentro do seu projeto, tá? Em seguida aqui, na parte dos documentos, nós temos um acesso rápido na parte esquerda, onde temos os documentos recentes, os nossos favoritos, os criados por mim. Isso aqui é legal porque você já tem um acesso rápido aqui aos documentos que você vem manipulando aí nos últimos dias e tudo mais, tá? Ou os que você salvou como favoritos. E aqui embaixo ele vai aparecer em formato de lista todos os documentos que você criar aí dentro do seu projeto. Eu vou criar um documento de teste, mas eu queria lembrar vocês aqui uma informação muito importante. Esse vídeo eu não vou entrar especificamente apenas no Docs, porque tem bastante coisa para ser trabalhada aqui. A gente tem um outro vídeo aqui no canal falando especificamente do Docs. Então não sai desse vídeo agora, vamos até o final com ele. E depois, se você tiver alguma dúvida e tudo mais, você pode procurar aqui no canal esse vídeo, a gente vai deixar na descrição, mas assiste só depois. Por quê? Porque esse vídeo aqui tá linkado com o Docs, mas o de lá não necessariamente tá linkado com essa aula. Então é legal que você chegue até o final dessa aqui, baixe o template, comece a usar e depois você vai se aprofundar no Docs e assim fizer sentido pra você. Mas o Docs aqui a gente pode colocar um título, pode começar com uma página em branco, escrever com inteligência artificial, começar com uma tabela, uma coluna, uma lista do ClickUp, criar subpáginas, aqui embaixo a gente consegue estruturar vários tipos de recursos ou simplesmente começar em branco e depois colocar um botão aqui dentro. Posso maximizar essa tela para ter uma visão mais clean, posso criar várias páginas e subpáginas aqui dentro caso faça sentido, por exemplo, eu ter um tutorial um, um tutorial 2 que vai ser de repente um processo diferente, um tutorial 3 que vai ser um processo diferente. Então o tutorial 1 vai ser, na sua empresa, como usar o ClickUp. E aqui você pode colocar, escrever um tutorial, gravar um vídeo e anexar aqui. Tutorial 2, Onboarding com o RHA. O que o RHA vai falar para o teu time aqui? Você consegue estruturar tudo isso e já consegue organizar de maneira fácil, tá? E aí, se a gente fechar esse documento, ele vai ficar aqui, criado por mim, ou aqui embaixo. Ele vai aparecer na lista. Vou dar um atualizar aqui só para forçar esse carregamento. Olha só, criado por mim, está aqui, tá? E recente está aqui. Então, como ele ficou sem título no principal, ele não colocou ali. Então aqui tem os documentos criados por mim, os que a gente acabou de criar, os favoritos a gente não tem nenhum, mas como que eu adiciono, Tiago, um favorito? Basicamente vem aqui, favoritou, acabou. Ele vai aparecer ali já, tá? Com o título que você escolher. Aquele ali estava sem título. Então aqui embaixo tem todos os projetos, localização e tal, isso aqui é irrelevante a gente falar agora. Vamos falar um pouquinho sobre os painéis. O que são os painéis? Imagina que dentro da sua empresa, você tem áreas que criam dados. O financeiro cria lá os dados de gastos, de lucro, de imposto. Todos esses dados ajudam a pilotar a empresa para um lugar certo. Em outro lugar, você pode ter os dados de marketing, de conversão, de aquisição, de faturamento e venda. Você tem um time de vendas. Então, todas as áreas criam, basicamente, números. Com o ClickUp você consegue criar uma operação baseada em dados, e o que isso significa na prática? É quando você abre isso aqui e vem, por exemplo, um novo painel, eu vou pegar um template aqui só para agilizar, vou criar um template, vou criar um dashboard a partir de um template, vou aplicar aqui e vou pegar esse template onde ele já puxa para mim tarefas não atribuídas para ninguém, que basicamente é uma tarefa que está sem dono, tarefas que estão em progresso, tarefas que estão completas, lista de tarefas completas, tarefas que não tem basicamente ninguém dono ou atribuído, tarefas que estão em aberto, enfim, você tem uma operação baseada em dados e consegue tomar decisões para alocar as tarefas e reatribuir, passar para outra pessoa, passar a bola mais redonda para outras pessoas, sempre uso essa analogia, um time online ou um time digital, um time de marketing ou um time de futebol, Se eu passo a bola redonda, a chance de todo mundo fazer gol e todo mundo ganhar é muito maior. Agora, se eu passo a bola torta para o meu time, eu raramente posso esperar um resultado diferente dele. Então, aqui dos painéis a gente consegue criar dashboards específicos para o time, a nível de projeto, a nível de campanha, a nível daquilo que a gente quiser medimetrificar aqui dentro do ClickUp. E aqui embaixo, nesse acesso rápido também, nós temos os documentos, painéis, os quadros brancos e as métricas. Depois eu vou falar um pouco sobre esses recursos dentro de um projeto e como a gente pode usar eles. Agora vamos fazer o seguinte, a gente vai vir aqui e vai excluir e deletar esse space que a ClickUp cria para a gente e vamos criar um do zero para que você entenda de uma vez por todas como criar a sua estrutura do ClickUp. Então a gente vai vir aqui nesse botãozinho de mais e vai criar um novo space. A gente vai chamar esse space de projeto digital. E aí, eu quero deixar uma coisa bem clara. Em algumas estruturas, eu recomendo que o nome do space seja o nome da área que você trabalha, como por exemplo, de marketing. Aí você cria um outro space de operação, outro space de financeiro, um outro space... O space, na minha visão, é a área da empresa. Mas você também pode criar spaces para projetos e dentro dele destrinchar as coisas. Já vai ficar mais claro para você como você pode fazer uma coisa ou outra aqui dentro do ClickUp. Depois que nós demos o nome para esse espaço, vamos em Próximo. Aqui você pode adicionar uma descrição, se fizer sentido para você. Eu vou pular essa etapa e vou colocar uma logo, tá? Então, aqui eu vou colocar essa logo da telinha e vou deixar isso aqui em azul, beleza? Aqui tem uma coisa muito legal que o LinkUp oferece para a gente, que é basicamente o compartilhamento de recurso. que é basicamente um controle de acesso dentro da ferramenta. Então eu posso deixar privada e adicionar pessoas específicas do meu time, para que outros não vejam esse mesmo space, porque de repente pode ter dados sigilosos, informações que você não quer que todo mundo veja, aquela coisa toda de proteção de dados e sigilo da empresa. Ou você pode deixar aberto para todo mundo que tiver na sua conta do ClickUp. Lembrando que isso não é público, tá gente? É só para quem você realmente trouxer para a sua conta e convidar por e-mail. Então, aqui é para todo mundo que você convidou para a sua conta, E aqui, privado, você escolhe manualmente quem terá acesso. Então, aqui eu vou deixar liberado para todo mundo. E aqui nos status, o que a gente tem? Ele já dá para a gente algumas pré-definições. Aqui, por exemplo, de status de marketing, Kanban, de conteúdo. Basicamente, o que é o status do ClickUp? É uma forma de você organizar as etapas que uma tarefa pode assumir. Vou pegar um exemplo muito rápido aqui. Para que esse vídeo do YouTube acontecesse, ele teve que passar pela etapa de ideação, depois de briefing do tema, depois a gente montou a primeira versão de roteiro, depois o roteiro foi aprovado, depois ele foi para a gravação, depois ele vai para edição, depois ele vai para revisão final e aí ele sobe no YouTube e aí a gente coloca ele em otimização. Um conjunto de status são as etapas. Aqui nós temos, por exemplo, o mais famoso do mundo, eu acho, que é o Kanban, que é aquela visão de status de uma tarefa a fazer, em progresso, em revisão e feito. Aqui no ClickUp, a tradução está Open, In Progress, Review e Closed. Então, esses quatro status que ele assume são os status que uma tarefa qualquer pode assumir. Ah, Tiago, eu quero usar o de Marketing. Você pode usar. Vamos usar o de Marketing e traduzir para que meu time tenha mais facilidade. Concepção, em progresso. Aqui, esse eu vou deletar porque ele não faz muito sentido porque eu coloquei em progresso em cima. Revisão e fechado, ok? Aqui eu até recomendo que você coloque um que é recurso pronto e a gente mova aqui embaixo. Já vou explicar mais pra frente porque a gente vai usar ele dessa forma. Então, esses são os status que de repente uma tarefa pode assumir dentro do nosso time. Ah, Tiago, mas aqui não é marketing, aqui é projeto. Então, vamos deletar e renomear. Status de projetos. Fechado, tá aqui ó, da maneira com que a gente achar melhor. Clique Apps. Esse é um dos recursos mais legais de clicar para mim. Por quê? Você pode liberar ou não recursos de acordo com a tua necessidade, ou vontade, ou treinamento que você quiser dar para o time. Lembrando que, assim como você está estudando bastante sobre a ferramenta aqui, inclusive meus parabéns por ter chego até aqui no vídeo, Se você tá gostando do desenvolvimento dele, dá um like já pra gente entender o seu feedback. Mas o meu ponto aqui sobre os click apps é o seguinte. Você tá estudando sobre a ferramenta, você vai precisar dar um treinamento pra sua equipe sobre a ferramenta. Talvez eles não vão precisar estudar tudo que você tá estudando porque você é uma pessoa dedicada. Mas eles vão precisar entender um pouco da ferramenta pra poder usar. Habilitar ou desabilitar click apps pode tornar o teu treinamento mais fácil ou mais difícil, porque você vai ter mais ou menos recursos para explicar para eles. É muito simples. Então aqui eu posso desativar todos ou ativar todos. Eu vou desativar todos e eu vou deixar ativo só alguns aqui com vocês. Ah, Thiago, mas o que faz um click app? O click app já pensou que você teria essa dúvida e deixou um recurso muito legal. Quando você move o mouse em cima desse pontinho de exclamação bem escurinho que tem aqui do lado, ele te dá uma noção de para que serve e tem até uma fotinho ali. Se você ativar o clique app de prioridade, ele vai te liberar um recurso nas tarefas, onde você configura níveis de prioridade e organiza as tarefas com base na importância. Ou seja, urgente, prioridade alta, média e baixa. Eu não recomendo muito seguir esse princípio, porque urgente para um e importante para outros podem ser relativos. Sempre prioriza por data. É o jeito mais fácil de entender o que tem que ser entregue na sequência, tá bom? Vou colocar aqui também as etiquetas, múltiplos responsáveis, para que uma tarefa tenha mais um dono, rastreamento de tempo, estimativo de tempo, remapear datas de tarefas, aqui eu tenho alguns outros, mas para mim é o suficiente por enquanto. Vamos para a parte das visualizações. O que são as visualizações? Eu não vou explicar isso aqui agora, porque eu vou explicar com detalhe mais para frente, para mim é uma das mais riquezas do Clicapt, é isso aqui. E se você não entender essa etapa aqui, quando eu for explicar mais para frente, você vai perder muito do uso do ClickUp. Então, segura aí que a gente já vai falar sobre ela com bastante profundidade. Vou só revisar o Space, que ele vai dar para mim um resumo de o que é o Space que a gente tem aqui. Criei o Space e agora a gente já vai poder começar a trabalhar nele aqui do lado. Sempre lembrando, os Spaces ficam na lateral esquerda aqui e ele tem a hierarquia de space, pastas e listas. E para facilitar, a gente tem um recurso aqui que o próprio ClickUp já montou para a gente, que é o seguinte... Aqui nós temos uma hierarquia de funcionamento do espaço de trabalho do ClickUp. Vamos substituir workspace por espaço de trabalho. que nada mais é do que a nossa conta no geral. Dentro da nossa conta, nós vamos ter spaces, que basicamente serão setores da empresa, áreas da empresa ou projetos, e abaixo disso nós teremos listas e ou pastas. Então, aqui ele já mostra para a gente as listas e as pastas onde eu posso colocar listas dentro. Nossa, Thiago, parece muito confuso. Não é? Vamos criar aqui uma agora na prática? Então, dentro de projeto digital, talvez eu vá ter o meu projeto 1, 1 e aqui eu vou apagar essa lista que ele cria automaticamente, vou voltar e vou criar essa pasta. E aí eu vou ter talvez o projeto 2. Eu também vou clicar aqui só para deletar essa lista. Criei a pasta. Essa lista que ele criou automaticamente aqui para a gente, eu vou deletar para a gente criar uma do zero. Projeto 1 e Projeto 2. Entende? Olha só. Space. Então, aqui é o workspace. Space é o amarelinho. Pastas. Pastas aqui embaixo. E listas dentro. Você não consegue colocar uma pasta dentro de uma lista. Você coloca listras dentro de pastas. Então, no Projeto 1, que é onde a gente vai trabalhar mais, eu vou criar uma lista que é a etapa de concepção de um projeto. Então, aqui eu vou criar essa lista. E agora, nós vamos configurar as tarefas. Lembrando da hierarquia aqui dentro, área de trabalho, space, pastas, listas. Dentro das listas, nós colocamos as tarefas. E aí, a gente vai criar a nossa primeira tarefa aqui no ClickUp, clicando nesse botãozinho laranja ou a cor que você selecionou no seu tema. Então aqui vamos criar a tarefa de montar briefing inicial do projeto, criar tarefa. Outra tarefa que a gente tem aqui dentro de um início de um projeto, a gente tem adicionar os membros no ClickUp. Outra tarefa que nós teremos aqui também, vamos ter que liberar acessos de e-mail ao time. Vou imaginar que isso faça sentido aqui para a gente. E uma outra tarefa que nós teremos é agendar a reunião de boas-vindas ao cliente. Vamos imaginar que teremos um cliente aqui nessa etapa de concepção do nosso projeto 1, do nosso projeto digital. Temos o projeto 1, etapa de concepção. Então vamos imaginar que temos 4 tarefas aqui para isso. Vamos agora falar sobre alguns recursos de visualização do ClickUp. Eu gosto de trabalhar sempre com a tela mais clean, então isso aqui eu vou minimizar. Clicando nesse botãozinho ali em cima a gente maximiza ou minimiza, tá bom? E aí, o que eu vou fazer? Eu vou basicamente ocultar a prioridade e eu vou dar uma reorganizada na visão do projeto para eu manipular as atividades. Então, eu vou primeiro vir aqui. E aí, quando eu adiciono uma nova coluna, é basicamente o mesmo tratamento de coluna do Monday ou até mesmo do Excel. Você vem aqui e você consegue criar uma coluna nova. E olha só, eu fiz isso aqui de propósito. Ele não permite que nós criemos novas colunas porque não Não autorizamos esse Click App, então eu vou habilitar. E agora eu posso criar campos personalizados. Eu vou falar um pouco sobre ele depois, tá? Mas nesse momento eu quero só que apareça ou esconda os campos padrões do Click App. E eu gosto sempre que apareça o de Status. Por que o de Status? Inclusive em primeiro lugar aqui. Aqui, nessas etapas de trabalho, e aí eu já vou mexer num detalhe bem importante, eu gosto que o Abrir, vamos voltar aqui pra configurar o nosso status a nível de Space, que foi onde a gente configurou. Eu quero que isso aqui fique em vermelho gritando. Eu vou explicar pra vocês o porquê. Aqui tá apagadinho, tranquilinho, não vai aparecer, mas a gente mudou aqui a cor agora. Deixa eu mostrar pra vocês. Olha só. tudo que está em vermelho tem que berrar para a pessoa para chamar a atenção isso aqui está para ser feito a fazer então abrir faz sentido não faz vamos já alterar de novo olha só que é uma otimização que a gente vai fazendo configurações espaço status da tarefa ouvir aqui em a fazer salvar ou salvar que ele já vai trazer aqui pra gente vou dar uma atualizada Beleza, então olha só, todas as tarefas do projeto que estão para fazer, pelo responsável quem, quem é o responsável, olha aqui quem é o responsável, foto, nome direitinho, tem um e-mail, função, posso vir e colocar aqui, diretor de marketing, por exemplo, ou enfim, você escolhe aí. Aqui embaixo as atividades dessa pessoa, por onde ela passou, fica o histórico, é bem legal isso aqui. Mas para a gente não desfocar, vamos voltar para organizar a visão das nossas tarefas aqui. Então, agora eu quero que apareça uma outra coisa importante, que é a data de início dessa tarefa. Então, eu tenho a data inicial e a data de vencimento. E tem uma última que eu gosto de trabalhar, que são os comentários. Olha como já mudou aqui. Quando eu abrir o meu projeto, eu vou ter o nome das tarefas, o status em que ela está, e aqui, por exemplo, pode ter uma outra tarefa em concepção, uma outra tarefa em progresso e uma em revisão. E aqui, ele está ordenando para a gente das tarefas que estão feitas para que estão não feitas. Eu posso inverter essa ordem. Quero que sempre mostre para mim primeiro, e aí eu salvo essa visualização. Quero que mostre para mim aqui as tarefas que não estão feitas. Então, aqui, de repente, eu posso ter mais três tarefas que podem ser definir time responsável, Vou criar essa tarefa e também pode ser aprovação de apresentação de verba para marketing. Apresentação e aprovação, beleza? Vou criar a tarefa. Então, olha só, o que ele já mostra aqui para mim? Aqui eu tenho tudo que tem para fazer, quem é o responsável, qual a data inicial dessa tarefa. Imagina que foi do dia 18 ao dia 20, ela já está atrasada. Ah, essa outra aqui vai ser do dia 25 ao dia 28. E essa aqui vai ser do dia 31 ao dia 7, porque talvez faça sentido, porque ela é uma tarefa mais pra frente, que tenha mais prazo pra se trabalhar dentro do crono, ela faz sentido. Aqui embaixo, em concepção, qual que foi a data inicial? Ah, daqui até o dia 26, então tá em dia, tá tudo certo. Aqui em vermelhinho, é porque tá atrasado. E uma coisa muito legal é que daqui eu já consigo atribuir comentários pra essa tarefa. E pra que isso serve, no fim das contas? Serve basicamente para algumas funções. Você pode comentar a nível de tarefa, marcando o responsável, como por exemplo, Thiago Rodrigues, qual é o motivo dessa tarefa estar atrasada? Abraços. E eu comento aqui, tá? E aí o Thiago vai ser notificado pelo celular, inclusive tenha o ClickUp baixado aí no seu celular, para que você consiga olhar as tarefas, as demandas e gerenciar a sua empresa de maneira remota, de maneira digital. E você também use o ClickUp no navegador Chrome, tá? Eu sempre faço essa recomendação, por quê? Porque tem alguns recursos que ele está bem otimizado para o Chrome, mas para o app ainda não tem, como por exemplo, aqui mesmo nos comentários. Eu não sei se colocaram isso agora no último mês, mas até dois meses atrás não tinham colocado ainda. que é a opção de você gravar um clipe de tela aqui no comentário. E isso, pra mim, gente, tem um valor imenso. Por quê? Melhor do que falar, é mostrar. Você concorda comigo? Então, quando eu pego a minha gravação de tela, não tô falando nem do webcam, tá? Só a tela mesmo, e passo um briefing falando ali no microfone, gravando a tela, explicando pra pessoa. Fazer um vídeo de 20 segundos, 15 segundos, 5 segundos, que me evita um trabalho, um retrabalho, uma falha de entendimento do time. Então, é mega importante esse recurso e eu recomendo. Lembrando que você pode gravar áudio também aqui nos comentários. E tudo isso vai ficar onde? Dentro da sua tarefa. Então, quando você mandar o link da tarefa, quando você marcar a pessoa aqui e ela for notificada, ela vai abrir a tarefa de montar brief inicial do projeto. Aqui embaixo ele vai ter a pergunta, ele pode responder aqui. Por exemplo, desculpa o atraso, mas tive um problema pessoal, vou te chamar para falarmos. Vamos imaginar que seja essa a comunicação. E é muito legal porque você consegue manter a comunicação centralizada no nível de tarefa e você reduz a quantidade de demandas que ficam lá no WhatsApp sem nenhum nexo, sem nenhum tipo de informação centralizada e te deixando maluco. Vamos combinar, né? Que empresa não se gerencia pelo WhatsApp e muito menos projeto. Então, aqui na descrição do projeto, e aí falando um pouco mais sobre o card das tarefas aqui especificamente, Temos alguns recursos, temos os status que a gente pode movimentar por aqui, a gente pode atribuir e reatribuir por aqui também, configurar as datas, adicionar descrições muito ricas para as tarefas. Por quê? A gente pode deixar isso aqui negrito, pode deixar um título grande, pode deixar isso aqui muito melhor apresentável. Se eu digitar a barra, eu consigo criar um divisor, eu consigo criar uma coluna aqui e, de repente, fazer um briefing para a pessoa mais visual com as informações aqui, 1, 2 e 3. Então, aqui na descrição da tarefa eu consigo ter, basicamente, uma riqueza de informação muito grande para que meu time tenha a bola redonda no pé. Consigo deixar isso aqui mais bonito adicionando uma capa, por exemplo, vou pesquisar uma imagem aqui de estudos. Vamos imaginar que isso faça sentido. Vou vir aqui e selecionar essa foto, vou reposicionar porque eu acho que ela não ficou legal, salvo. E olha que riqueza essa tarefa, gente. Ah, Thiago, eu preciso fazer isso?" Não precisa, só se você quiser. Estou te falando que existe a opção para você enriquecer o teu projeto visualmente e deixar ele o mais legal possível para quando a pessoa abrir isso aqui, seja uma pessoa do teu time ou um cliente, tenha uma outra visão, tá? Então, aqui estamos na tarefa de montar a brief inicial do projeto. O status, por exemplo, está em concepção. Aqui embaixo eu posso trabalhar com campos personalizados, que a gente já falou um pouquinho ali atrás. Posso fazer upload anexo aqui. Isso é muito, muito legal, porque fica todo o anexo junto aqui da mesma tarefa para poder entregar a demanda. Subtarefas, a gente consegue criar subtarefas por aqui. Então, por exemplo, dentro dessa etapa aqui de montar o brief inicial do projeto, pode ser coletar as informações básicas e embaixo eu vou ter também verificar a integridade das informações talvez eu tenha que passar por essa etapa e talvez uma terceira etapa que eu vou ter que passar a provar o briefing com o líder do setor imaginar que isso aqui faça sentido tá então agora o que eu vou fazer eu vou vir aqui e vou fechar essa tela só para que vocês vejam a tarefa e a sua tarefa ela aparece aqui também tá vendo e ela vai ter o seu status os seus comentários a sua data de início a sua data de fim bem organizada aqui também Então, aqui nós temos a nossa primeira visão de projeto, nós temos as nossas primeiras tarefas colocadas, e aqui a gente consegue enriquecer as tarefas com checklists. Então, se eu entro aqui e coloco itens de ação, eu posso criar um checklist aqui de fazer tarefa 1, 2, 3... Eu posso salvar isso aqui como um template de checklist, caso eu queira usar várias vezes esse checklist depois. Eu vou só deixar isso aqui deletado para não bagunçar, porque isso aqui depois vai virar um template legal. Então, aqui nos detalhes das tarefas, eu consigo enriquecer e preencher da melhor maneira possível, do jeito que eu achar que fica melhor, tá certo? Agora, lembra que eu falei para vocês que nós iríamos explorar as visualizações? O ClickUp tem uma página muito legal, que eu recomendo que vocês também olhem depois, mas vamos explorar aqui junto, que é essa página aqui, que a gente vai deixar o link na descrição. Você tem uma série de formas de ver o mesmo projeto, a gente vai explorar isso aqui junto com vocês. Então, você pode ver como o Gantt, que é a parte daquela timeline com as tarefas, com a data de início ao fim, Table, que é basicamente uma visão de planilha para quem gosta de planilha, Timeline, Workload, Box, Activity, Mindmap e tudo mais. Então, vamos testar algumas aqui. Quero transformar esse projeto no mapa mental em dois cliques. Então, olha só, vou vir aqui, vou selecionar o mapa mental, adiciono o mapa mental aqui e ele vai me perguntar Você quer colocar um mapa mental do zero nesse projeto ou você quer que as suas tarefas virem mapa mental? Eu vou pedir para que as tarefas virem esse mapa mental do projeto. Então, etapa de concepção, aqui eu tenho as tarefas e aqui eu tenho as subtarefas responsáveis aqui dentro. Consigo clicar e arrastar, consigo mover, consigo trabalhar com isso aqui de um jeito muito legal e aqui consigo também manipular o que eu fizer de manipulação aqui, ele vai refletir nas outras visualizações também. Tiago, eu preciso de uma visão de calendário, tá aqui ó, prontinha pra você em dois cliques. Vem aqui no calendário, tem a visão de tarefas de data de início e data de fim, consigo personalizar isso aqui, consigo trabalhar de diferentes formas, diferentes cores, consegue usar isso aqui de diferentes maneiras. Tiago, eu preciso ver isso igual o Trello, igual o Trello, igual o Kanban, que é uma parada bem famosinha aí, pra pegar o card, clicar e arrastar. É mais fácil treinar o time, eu confio, já sei que funciona, Está aqui, prontinho para você. E ainda assim é a mesma lista do mesmo projeto, com o mapa mental, com o calendário e com o quadro, pois são diferentes formas de verem as mesmas informações. Tiago, mas para que isso serve se eu estou vendo as mesmas informações? Dependendo do que você quiser olhar do seu projeto, faz muito sentido. E faz muito sentido porque você vai ter necessidades diferentes. Ah, Tiagão, então quero colocar aqui uma visualização, por exemplo, de um formulário. Posso? Posso. Você pode ter um formulário aqui dentro no Plano Pago, onde você vai criar formulários igual ao formulário do Google para trazer informações para cá, para o teu projeto. Você também pode inserir e embedar planilhas, documentos, uma visão de calendário e vídeos do YouTube aqui dentro. Você pode trazer tudo isso para cá. sem precisar gerar um link externo para outra ferramenta, deixar um tutorial aqui disponível. Pode ter um whiteboard, lembra que eu falei do whiteboard que também fica disponível aqui do lado? A gente vai criar um aqui agora, trilhado esse projeto. O que é um whiteboard? Eu basicamente consigo usar aqui um template, vou pegar esse templatezinho aqui e criar briefings. fazer com que o meu time trabalhe aqui comigo de maneira colaborativa em tempo real. Então aqui eu consigo rabiscar, eu consigo pegar a canetinha aqui, rabiscar uma parada que alguém fez aqui, eu consigo... aqui ele tá sobrepondo ali, mas a gente consegue mudar aqui ó, vou mover tudo pra trás, aí. Então aqui a gente consegue já pegar esses materiais todos, consegue deletar e tudo em tempo real. Quem já usou uma ferramenta chamada Miro sabe do que eu tô falando. Tô deletando aqui pra vocês entenderem como é que dá pra mudar os textos, dá pra criar texto, post-it, ser colando post-it, linkar um post-it com o outro. Enfim, aqui é uma ferramenta que você pode trabalhar coisas de briefings e tudo mais de um jeito muito completo, tá? E aí, ainda estamos nos recursos básicos aqui do ClickUp. Então, a gente falou, só recapitulando aqui com vocês do nosso space, da pasta, da lista. Dentro da lista temos a visão do projeto. Agora a gente pode criar, além da concepção, uma etapa de validação do projeto. Vou criar essa lista ainda ali no projeto 1, e aqui ele vai fazer uma pergunta muito importante para a gente. Você quer herdar ou copiar algumas informações como as visualizações, automações e campos personalizados de outra lista? A gente vai fazer isso para economizar nosso tempo. Então, ao invés de reconfigurar tudo do zero, eu vou copiar de concepção para que ele traga para mim já configuradas as informações dali. Quais informações, Tiago? Ele vai copiar as tarefas? Não, ele trouxe a visão das views que a gente tinha, das formas de visualizar, e trouxe também ali o status, a responsabilidade inicial e os comentários da maneira que a gente tinha organizado. Então agora é só tombar minhas tarefas aqui dentro e aí a gente consegue modificar tudo isso. Tiago, o que vai numa etapa de validação? Então vamos pegar aqui um exemplo de coisa que eu tenho testado aqui. Então olha só, me diga a lista de tarefas responsáveis pelo sucesso de um projeto de marketing digital onde lançaremos um produto de venda no formato de curso online e queremos entender quais validações precisamos fazer para sermos assertivos no financeiro, no marketing, nas redes sociais e no desenvolvimento do site. se tiver 5 atividades principais de cada uma das áreas acima. Vamos ver o que ele vai trazer para a gente. Então, olha só que legal. Aqui ele já traz para a gente uma lista de cinco coisas. O que eu vou fazer? Eu vou simplesmente pegar isso aqui, vou copiar, vou vir aqui no ClickUp e vou dar um Ctrl V. Olha só, ele trouxe para mim todas as tarefas. Tiago, mas são cinco, não são dez. Ah, ele copiou a projeção de custo aqui na outra. Então, vamos só colocar como subtarefa aqui, uma da outra, para a gente ver como é que fica. Não, Tiago, não é assim que eu quero fazer. Eu quero deixar na descrição. Vamos deletar tudo isso aqui. E a gente vai fazer o quê? A gente pode ir lá. Então, tá. projeção de custos. Vou dar um CTRL-C aqui, aqui vou dar um CTRL-V. E aqui na descrição, eu vou lá e vou pegar o que é isso para passar como briefing. Vou colocar aqui na descrição. Então, imaginar que eu faço isso para todas as tarefas que eu tenho ali. Então, isso ele vai fazer para gente para financeiro, para marketing, para redes sociais, para desenvolvimento do site, Então tudo isso ele vai pensar pra gente. Agora, o que que eu posso fazer se eu quiser enriquecer ainda mais o meu projeto? É uma dica que eu dou pra você. Me faça todas as perguntas que podem me gerar sucesso no meu projeto. Por que que eu tô pedindo pra ele? Eu tô pedindo pra que ele me questione sobre o meu projeto. Qual o principal objetivo do curso? Aqui, está vendo? Então, estou ensinando para vocês como usar isso aqui. Então, aqui, eu posso pegar esse material e fazer o seguinte, pegar essas principais dúvidas que ele levantou aqui e colocar como uma etapa do meu projeto. Aqui na etapa de concepção, aqui, definição básica do produto. E aqui na descrição, eu vou vir aqui e vou dar um Ctrl V. Qual é o objetivo do curso? Quem é o público-alvo? Isso aqui tem que estar muito claro em qualquer estratégia de marketing, a gente já sabe disso. Então, eu estou ensinando... Opa! Salvar a tarefa aqui para deixar criada. Então, aqui dentro, eu estou colocando com vocês uma forma já da gente usar o Chat EPT para que a gente consiga colocar o ClickUp aqui dentro e fazer um projeto parrudo, um projeto que está cheio de tarefas com briefing, inscrições e eu posso anexar ferramentas, planilhas e tudo mais aqui dentro. Não tô dando toda essa visão geral pra vocês, por quê? Porque eu tô mostrando pra vocês que existe um sistema de gestão muito assertivo pra que a gente consiga fazer da ferramenta um ambiente melhor e cada vez mais assertivo pra que a gente tenha um trabalho numa qualidade a nível de excelência. E aí talvez você já tenha atividades aí em algum outro projeto teu. E aí sabe o que a gente vai fazer? A gente vai vir aqui nas configurações. E a gente consegue vir aqui e importar. E você consegue pegar de várias outras ferramentas, como do Excel, do Asana, do Monday, do Confluence, do Wrike, do Basecamp, do Todoist, do Trello, e importar automaticamente tudo que você tem em outros lugares para o ClickUp. Só um adendo, se você tiver muitos arquivos nessas outras ferramentas, você já vai precisar de cara do ClickUp pago, porque você tem limitações de 100 MB por arquivo aqui dentro do ClickUp na hora de trazer. Então, se você tem vídeo, outros materiais em outros lugares, você vai precisar ter o plano pago já de cara para poder fazer essa importação para cá. Então, vamos finalizar o nosso template aqui para a gente depois disponibilizar para vocês. Então, temos aqui a etapa de concepção, validação e a gente tem também a etapa de lançamento. E depois, a gente vai fazer a mesma coisa, copiar as visualizações, automações e campos personalizados aqui da nossa lista do projeto 1 para ficar no mesmo padrãozinho com as visualizações que a gente arrumou. E nós vamos colocar aqui também uma lista de pós-lançamento. E vamos repetir o mesmo processo. Beleza, agora vamos voltar no jeito mais inteligente que a gente pode ter aqui. Então, me descreva a lista das 20 principais tarefas que eu preciso realizar na etapa de pós-lançamento do meu curso online. Aqui ó, boas-vindas. E olha que rico isso aqui, gente. Ele já traz pra mim envolvimento, traz pra mim e-mail de boas-vindas, fórum de comunidade online, webinário com perguntas. Tudo aqui eu já tenho mastigado e a única coisa que eu preciso fazer é transformar isso num plano de ação. Vocês percebem que a inteligência do chat APT sozinha não serve pra nada se ela estiver desordenada? Então eu vou pegar isso aqui, eu vou copiar e vou levar pra lá. Então, beleza, pós-lançamento tem essa tarefa. E aí eu posso ali copiar a descrição. Eu vou passar rápido porque eu acho que vocês já entenderam como trabalhar com a descrição ali também, tá? Vou criar aqui a terceira tarefa. Aqui eu já crio a outra tarefa de feedback e avaliação, criar pesquisa de satisfação dos alunos. E aqui, gente, em alguns lugares, talvez a gente vai ter que dar uma leve lapidada, como por exemplo, pesquisa e satisfação não diz nada, mas criar pesquisa e satisfação com alunos. E aí, eu pego aqui na descrição e copio aqui. Mas para que é isso? Qual é o plano de ação disso? Enviar pesquisa e satisfação para todo mundo e coletar feedback sobre as aulas, cursos e materiais. A subtarefa disso é criar um formulário com as perguntas para coletar o feedback. Quais perguntas? Vai no Chat APT se você não tem ideia. Coloca lá, tem um curso online para pessoas de 20 a 40 anos e dou aula sobre XPTO e gostaria de fazer uma pesquisa de satisfação. Quais são as 5 perguntas mais pertinentes? Vai lá, coloca e cria plano de ação. Um bom gerente de projeto já tem experiência por algumas dessas áreas. E aí, esse Projeto 1 que a gente criou aqui, eu vou dar mais uma recheada com vocês nele, mas aqui na etapa de lançamento a gente vai lá e faz a mesma pergunta. Ok, repita o mesmo para uma etapa de lançamento do curso. Estratégia de pré-lançamento. Então, olha, construção de antecipação, landing page de pré-lançamento. Então, aqui, olha, construção de antecipação. Beleza. Ah, Tiago, o que é uma landing page? Ele vai descrever ali, se você não souber, pergunta para ele mesmo ou dá um Google. Olha só. Ele já está trazendo aqui para a gente tudo muito mastigado para a gente ter uma estrutura básica ou um checklist básico de todas as etapas. Olha só, criação de conteúdo, ele já traz aqui para a gente também. E gente, trabalha com Marcha há 7, 8 anos, isso aqui está bem assertivo. bem assertivo mesmo, tá? Olha, etapa de construção de antecipação, para aquecer a audiência. Sei que alguns de vocês não trabalham exatamente com marketing, mas pensa você como cliente. Quando um filme vai ser lançado, ele tem uma etapa de antecipação que é mega importante, com aquele trailer impactante, que é de 15, 20, 30 segundos, às vezes, que te deixa com vontade de ver mais, de saber mais. É a mesma coisa que o marketing faz com produtos e eventos, tá? Então aqui, tem algumas tarefas básicas, então, do nosso projeto 1, nas suas etapas de concepção, validação, lançamento e pós-lançamento. Isso aqui é para uma estratégia talvez de marketing, mas você pode fazer a mesma coisa para sua estratégia de engenharia, arrumar seu consultório com o nome da lista, nome dos clientes. Aqui no canal a gente fala muito sobre como criar estruturas diferentes e dentro da nossa comunidade a gente explora isso de maneira muito mais profunda. Então se você é um profissional digital, se você quer um nível de profissionalismo muito acima do que você tem hoje e se você tem vontade de estar num ambiente onde a gente está falando sobre a linguagem de gestão, de melhoria de negócio e fazer de projetos online um estilo de vida lucrativo para que você fature mais através do ambiente digital organizado, porque na internet ou você organiza seus projetos ou você é dominado por ele. Eu vou te convidar para conhecer o Coletivo, que é a primeira comunidade de gestão para profissionais digitais. Clique no link aqui embaixo e veja por dentro da comunidade como você pode ter isso aqui e muito mais para acessar à sua disposição agora mesmo. Te vejo lá.