ClickUp vs Monday vs Trello (2025) - Qual a melhor ferramenta de gestão?

A escolha da ferramenta de gestão certa pode determinar o sucesso do funcionamento da operação da sua empresa. Então, se você quer gerenciar bem sua equipe, seu time, seus clientes, o atendimento e tudo mais, você vai precisar de uma boa ferramenta de gestão. Nesse vídeo, a gente vai fazer um comparativo completo entre o ClickUp, o Trello e o Monday. E de cara, o ClickUp oferece um bom custo-benefício, se não o melhor de todos, com recursos abrangentes, mas ele requer um pouco mais de treinamento e capacitação. Enquanto o Trello é reconhecido e conhecido pelo mundo todo como uma ferramenta simples de adotar e conhecida por muitos de nós há muito tempo, já o Mandy se destaca por uma, entre aspas, experiência visual melhor, mas a um custo bem premium, começando com pelo menos 3 dólares pagos, um custo maior que o ClickUp e que o Trello já de cara. Então, hoje a gente vai falar sobre um comparativo dessas ferramentas e a nossa experiência aqui implementando essas soluções na operação dos nossos clientes. E o nosso objetivo aqui é te ajudar a entender qual a melhor opção para você e os cuidados que você precisa tomar na hora de tomar essa decisão. Por quê? Mudar uma ferramenta de gestão não é como se a gente fosse mudar uma ferramenta de rede social, de publicação de texto ou até mesmo de AI, trocar do cloud para o chat EPT. Essas mudanças muitas vezes elas são muito rápidas e simples. Tudo que mexe com o processo do teu time e do teu cliente, você sabe, ele exige muito mais dedicação, treinamento e pode dar muita dor de cabeça se você tomar a decisão errada. Sou o Thiago Rodrigues, fundador da Ciforge, e nós já treinamos mais de 600 fundadores e gestores para transformar a rotina de gestão da sua empresa e aumentar a performance do seu time, melhorar a lucratividade e a retenção dos seus clientes com muito mais facilidade com táticas de operação. E eu quero logo de cara dizer uma coisa para você, o problema não é a ferramenta, mas não entender quando cada uma faz sentido. Então, nesse nosso vídeo, você vai perceber que eu não vou puxar só a sardinha para o lado do ClickUp, como é esperado de se fazer, já que a gente trabalha principalmente com ela. Mas eu vou te ajudar a direcionar da melhor forma possível para que você chegue na sua... Então, solução. Alguns amigos meus têm negócios e eu não recomendo que saia do trelo. Outros estão querendo ir para o Monday e a gente recomenda tomar cuidado. Alguns estão querendo mudar a sua estrutura e de outros assinamentos mais robustos. E será que vale a pena ir para o ClickUp? Mas a gente vai ser até aqui algumas coisas. A primeira, logo de cara, vamos começar falando sobre custo. Então, no momento que a gente está gravando esse vídeo, na própria página do ClickUp, você já tem aqui uma informação de quais são os planos. E hoje o ClickUp tem um plano gratuito que cobre muito bem. Na sequência, tem o plano ilimitado, o Business e o Enterprise, tá? Aqui, você tem já 30% de desconto caso você vá pagar o plano anual. E aí, eu vou fazer um comparativo direto aqui usando esse recurso do próprio ClickUp, que pode parecer já que eu estou puxando a série para o lado deles, mas é que facilita muito o entendimento. Então, vamos fazer... em comparativo direto do ClickUp versus o Monday. Então, aqui a gente consegue já entender alguns dos recursos que você tem. E um ponto importante, caso você use o Monday e quer transicionar, ou você use o Trailer e quer transicionar, o ClickUp te permite automaticamente importar com um clique, mas só com um clique, é um pouquinho mais, tá? todo o seu projeto, arquivo histórico. Então, caso você decida sair do Trello ou do Monday e ir para o ClickUp, ou de alguma outra ferramenta aí que você tem, eles têm essas soluções, consulte aí qual ferramenta você quer mudar para sair e transicionar para o ClickUp. Mas o ClickUp aqui, ele faz um comparativo que, claro, eles vão puxar aqui para o lado deles, mas essa visão aqui, ela realmente é muito boa, porque o ClickUp, ele tem alguns recursos, eu vou destacar de todos eles aqui, o que mexe em preços. Primeiro, Se você quer ter dashboard de dados operacionais, que é uma técnica que a gente bate muito aqui, porque a gente tem muitos dados de marketing, dashboards incríveis de vendas, mas em geral a gente tem uma pobreza gigante de entendimento da operação baseada em dados, porque a gente não sabe o tempo médio das coisas, do mesmo preocupação que a gente tem ali com o time de marketing de saber o custo por lead, qual é o custo por entrega da sua empresa. todas essas ferramentas que são ali a partir de dashboards para você fazer uma boa análise, aqui já deixa a desejar no Mander, porque você precisa ter o plano enterprise para no mínimo 50 pessoas. Pode ser que, quando a gente vai visitar aqui, por exemplo, eu vou dar um buscar aqui em dashboards, ele nem mostra nada sobre dashboards aqui nesse momento. Então, ele já não é um recurso que destaca aqui nos planos principais deles. Mas, Aqui, quando a gente procura por Portfolio Dashboards, ele só tem no Plano Enterprise, que nem tem preço, mas vai ser, no mínimo, por usuário por mês, esse valor aqui de R$396. Enquanto no ClickUp, no Plano Gratuito, você já tem análise de Dashboards de cara. E isso foi uma das coisas que eu mais gostei do ClickUp, porque ele te dá dados desde o começo e te permite ter dados de cara para você, independente do seu tamanho, independente do seu plano. Então, caso você use o plano gratuito, você já consegue ter esses benefícios. Quanto ao nosso queridinho Trello, ele não é muito mais barato, é uma gracinha aqui, mas o que deixa a desejar muito no Trello, quando você vem aqui em Dashboard, por exemplo, ele te dá dashboards de plano de 10 dólares, mas, cara, não dá para comparar o dashboard com a riqueza de dados que o ClickUp te dá, porque os dashboards do ClickUp são bizarramente superiores aos do Trello. Então, quando a gente pega, por exemplo, da parte do produto e a gente abre essa parte dos dashboards, A gente já tem aqui uma visão de quais são as possibilidades com eles. E se você rolar a tela para baixo aqui e for nos templates do ClickUp, você já consegue dar uma boa entendida em quais são os templates de dashboard que você tem para N tipos de soluções. Então, isso aqui pode te ajudar a ter uma velocidade. Como eu sempre digo aqui, o template ajuda a te dar referência. Ele não vai resolver o teu problema de gestão, porque nenhuma empresa é igual a outra. Então, o teu processo, o teu treinamento de gestão para a tua empresa precisa ser teu. Então, falamos aqui do custo real. Então, fazendo um comparativo direto, o ClickUp no Plano Gratuito deixa todos no chinelo, porque no Plano Gratuito ele já te dá arquivos, formulário, claro, tem suas limitações aqui. Enquanto no Monde, no Plano Gratuito, você tem só esses recursos aqui, oito tipos de coluna, template, enquanto aqui tem 200 no ClickUp, acho que deve ter por volta de 1.500. documentos ilimitados, cara, Google Docs você já tem, enquanto no ClickUp documentos são ilimitados já de cara. E uma coisa que me incomoda muito no mundo é que quando você vai subir para o plano pago, é no mínimo três usuários e você tem só 18% de desconto caso seja vista, enquanto no ClickUp você tem 30% de desconto. Caso você vá para o plano ilimitado, você pode pagar por um usuário só. E aí tem um baita benefício do ClickUp que é, você pode usar o recurso de convidados, que é o quê? Cada plano aqui, Ou seja, você pode usar o Plano Gratuito com infinitos colaboradores dentro da sua empresa no Plano Gratuito. No Plano Ilimitado, para cada usuário pago, você tem de, acho que são dois ou quatro, não lembro agora porque eles fizeram um ajuste recente, convidados, que é o quê? São pessoas que não pagam por usuário, mas ele tem acesso aos recursos, ou 80% dos recursos ali do Ficap, para poder trabalhar. Para a operação atende super bem, então você pode pagar o teu usuário e convidar 3, 4 colaboradores como convidados e não precisar pagar ou enchar o teu custo por conta disso. Enquanto o Monday, eu não sei se eles estão com essa parte de convidados ativo, mas pelo que eu dei uma pesquisada aqui, eu não encontrei nenhuma informação extremamente específica sobre isso, porque eles não dizem, tem umas formas de liberar informação, mas eu não vi nenhum que é um membro, que não é pago, mas que tem acesso à gestão das tarefas. Então, no Limite, você vai ter gratuito para usuários ilimitados no ClickUp. No Trello, você tem gratuito para até 10 pessoas, enquanto no Monday, você tem um mínimo de 3 usuários para que você consiga começar a utilizar no Plano Pago aí. E aí, alguns dados interessantes que a gente tem sobre tempo de implementação. O Trello, em 15, 20 minutos, você começa a implementar, Ele realmente não tem aí uma dificuldade de ser implementado, porque todo mundo conhece, é um aplicativo muito simples. Então, você vai na home da ferramenta aqui, já dá para entender e, putz, a ferramenta é tão antiga de mercado que a gente já sabe como funciona. O ClickUp, ele tem um setup mais robusto, ele exige mais tempo, só que o ClickUp, ele tem uma questão que para mim é um erro de produto, que quando você cria a sua conta, você tem todo um setup de ferramenta muito assustador, porque ele te libera todos os recursos de uma vez para que você saia utilizando. Isso, no geral, faz com que você faça tudo menos do que realmente precisa. Então, você se afoga no excesso de recursos da ferramenta. Enquanto o Mandy, ele fica no meio termo dos dois. Dizem que em duas, três horas você faz um bom setup e ele consegue utilizar, mas quando a questão de usabilidade e preço cresce, o Mandy e o ClickUp, eles comportam da mesma forma. Por quê? porque o Manderley tem uma dossiê inicial mais rápida, mas conforme você avança no projeto e precisa desses recursos todos bem utilizados, você vai ter o mesmo problema em qualquer ferramenta de gestão robusta, que é, eu preciso ter um sistema de gestão que não é só aquilo que a ferramenta me dá, mas é o jeito que eu entendo como eu vou organizar meus departamentos, como eu vou organizar meus clientes, os meus times, e é isso que a gente ensina. dentro dos nossos treinamentos, que, independente da ferramenta que você utilize, nós damos treinamentos no C4G Hub, que é a nossa solução para gestores, operadores, para que eles tenham um sistema de gestão independente da ferramenta que consigam implementar. O tempo de implementação das duas, Pode parecer mais fácil no mando e no início, mas você paga muito mais caro por isso, enquanto no ClickUp você tem uma adoção inicial onde a gente ensina os nossos alunos a derrubar essa adoção em 90% do tempo, desabilitando esses recursos que são extras do ClickUp logo de cara e focando no que realmente importa. Então, a ferramenta por si só, ela não ajuda nessa UX de cara para te ajudar a implementar, Mas com um bom tutorial e aqui dentro do canal do YouTube a gente tem um tutorial completo para que você consiga já implementar e entender esse visual de uma forma bem profissional e você conseguir implementar na sua empresa. Então, de tempo de implementação, os dois aqui tem o mesmo problema no médio prazo, mas eu ainda prefiro clicar porque pelo menos ele não me afoga no custo. não vou gerar um custo fixo gigantesco, e na minha opinião, hoje, tem muito mais tutorial de ClickUp, não só do meu canal, mas de outros canais na internet, que são bons e estratégicos, do que o do Monday, quando você vai procurar, tem muita propaganda, muito vídeo de afiliado, e os bons vídeos, de fato, de operação se perdem ali no meio. Então, na hora de delegar um estudo, prefiro até o Academy do ClickUp, que é super robusto, quando você digita aqui no Google. ClickUp Academy, você tem um bom treinamento de cara aqui já gratuito e eles têm cursos bem focados em soluções específicas aqui dentro do ClickUp University. Você tem as certificações e tal, é super legal e vale a pena você acompanhar. Os materiais são em inglês e a biblioteca deles está sendo traduzida nesse momento para português também. Então, você vai conseguir aproveitar por igual. Então, dando uma sintetizada em tudo o que a gente falou aqui, eu, no seu lugar, usaria o Trello, e é o que eu recomendo para alguns amigos meus. Se você tem entre duas a três pessoas, o negócio é muito simples. Como um amigo meu, ele tem um negócio que ele gerencia pouquíssimos frilas de fotografia para pequenos eventos. Não precisa de clicar. Não precisa porque se você não vai organizar seu financeiro ali, se você não tem um fluxo de tarefa gigante, ou que precise de mais gente, é uma empresa que você não está querendo crescer muito mais, você não tem para quê complicar a operação mais que complicar o seu comercial antes. Para mim, gestão tem que recepcionar o que é vendido. Então, se o seu time comercial é pequeno, sua operação vai ser pequena, porque as coisas acabam se conversando, e você não precisa ter grandes complexidades para poder... implementar e ter uma boa gestão aí. Agora, se você crescer um pouco mais, eu já desconsideraria o Monday por dois motivos. Ele é caro, ele, nessa parte onde eu falei aqui no vídeo, que ele te ajuda numa adoção mais rápida e tudo mais, ela é a primeira semana, quinzeno, no máximo mês do click up do Monday, mas depois o custo já começa a pesar, toda a empresa reclama do custo do Monday e ele não se compensa, porque depois que você começou a ter um sistema de gestão melhor implementado, os dois, tanto o ClickUp quanto o Monday, eles vão ter o mesmo problema, que é uma ferramenta robusta com os problemas de uma ferramenta robusta. Você vai ter que treinar o time, tem que engajar e os dois, quando compreendidos na base, vão ter a mesma funcionalidade e a mesma efetividade, porém, O ClickUp, ele te ajuda a aumentar o teu custo conforme a tua empresa, teu time cresce e não ao contrário, você pode crescer o teu time pagando usuários aos poucos, ainda tem o benefício de usar os convidados, ou seja, você paga um usuário, paga um, dois ou três e você libera essas pequenas cotas. para usar os convidados e você não enche o teu custo de maneira abrupta aí na tua empresa. E caso a tua empresa esteja vivendo um momento ruim, você consegue reduzir o plano também sob demanda, de acordo com o teu entendimento. Então, para mim, a decisão estratégica mais importante que você deveria tomar hoje é, se eu tenho um time pequeno que vai se manter pequeno, eu vou me manter no Trello. Se eu quero crescer, pega o Trello, vai no ClickUp, cria a tua conta, Vai nessa guia aqui de importação, onde você consegue com muita facilidade importar dessas ferramentas aqui que eu tô mostrando, e aqui no caso do Trello é bem específico. Você vai autorizar, fazer login, migra pro ClickUp a tua mesma estrutura e comece a entender. Aqui no canal a gente tem vídeos tutoriais completassos sobre isso, pra te ajudar a fazer não só a migração, mas o setup da conta. mas o nosso maior papel aqui é ajudar aqueles empreendedores e fundadores que estão em pleno crescimento ou precisando de soluções mais robustas para conseguir melhorar sua operação. Nós temos um serviço que é a implementação de ClickUp e Upgrade Operacional, onde a gente pega do zero, através de um diagnóstico, o entendimento atual da tua empresa para onde você quer ir, e a gente consegue acompanhar você usando o nosso know-how para crescer a sua empresa e te dar todo o suporte técnico, estratégico e operacional para que você consiga crescer com mais facilidade e escalar ou escalonar o seu serviço da maneira que você desejar. Então, se é interessante para você esse tipo de ajuda, apoio e solução, o link do nosso serviço da Ciforge está disponível aqui na descrição. Te vejo lá. Até mais!