Como Construir Sistemas para sua Empresa Rodar sem Você

Você sente que o seu negócio só anda quando você está por perto? Se você quer que a tua empresa funcione sem você precisar tomar todas as decisões o tempo todo, o que é estressante, você precisa de sistemas. Então, nesse vídeo, eu vou te mostrar as três etapas para criar sistemas que garantem a produtividade da sua empresa e, depois de assistir, eu te garanto que você vai pensar diferente sobre a forma com que a sua empresa funciona e a sua equipe trabalha. Eu sou o Thiago Rodrigues, já participei do upgrade operacional de mais de 600 empresas que melhoraram os resultados em marketing e vendas. O problema nem sempre está no time que está do seu lado. Muitas das vezes, o problema é que a sua empresa não tem um sistema funcional para que ela seja autogerenciável e tenha autonomia. Sem um sistema claro, cada tarefa vira um peso e cada decisão obrigatoriamente precisa passar por você. Então, o resultado é que o teu negócio te aprisiona. Então, criar sistemas que te libertem da prisão que o seu negócio se tornou vira uma prioridade quando você, após ter passado pelo início do teu projeto ou da tua empresa, começa a escalar as vendas e, consequentemente, os clientes. E a partir disso, a tua operação começa a ficar mais complexa. É aqui que a gente separa os homens dos meninos e separa, principalmente, quem sabe a hora de fazer um upgrade operacional e manter a empresa gerando lucro, das que não fazem isso e não geram lucro. Porque trabalho sempre tem. A questão é que nem toda empresa que vende muito lucra muito. Essas coisas são completamente diferentes. Então, fazendo esse upgrade operacional, você vai conseguir ter um time mais autogerenciável que dependa menos de você. E agora eu vou te mostrar o passo a passo para isso. A ferramenta que eu vou te apresentar se chama Design de Fluxos. Nós já falamos no vídeo passado aqui no canal que a estrutura de uma empresa tem uma hierarquia muito clara. E a maioria das empresas não documenta fluxos porque acham chato, complicado, trabalhoso... E na realidade, é justamente esse tipo de pensamento que te mantém refém do teu próprio negócio. E muita gente acha, junto com isso, e aí eu já vou aproveitar para pegar um gancho aqui, assim como documentar processo é chato, muita gente acha que cultura é papo de empresa grande, mas a grande realidade é que a cultura e a rotina da tua empresa são responsabilidades de dono. Porque pensa só, você teve toda uma concepção de produto, de projeto, de cliente ideal, E aí no momento você teve a seguinte conclusão, vou contratar alguém e esse alguém precisa executar essa tarefa. E aí vem as pessoas, são contratadas e tudo mais. Mas pensa assim, como é que você quer que essa pessoa faça melhor do que você, principalmente se ela não é senior ou não tem mais experiência que você nesse mercado? O grande lance é que, junto à cultura e à rotina, ela determina a qualidade do sistema de geração de vendas da tua empresa e muito do lucro também vem disso. Então, para começar a delegar com qualidade a partir de amanhã, o racional aqui é bem simples. O primeiro, você não pode ter preguiça de documentar, então a gente vai passar pelas etapas aqui de uma maneira muito direta. E o segundo é que, se a tua empresa não tem uma rotina clara e junto com isso uma cultura autogerenciável, olhando essa documentação que você vai criar, também de nada adianta. Então vamos começar aqui na prática. Liste as áreas da sua empresa, então se você já tem um organograma, você pode usar ele para fazer isso. Você vai ter lá marketing, vendas, você vai ter dentro da tua empresa um sistema de financeiro, back office e tal, liste as áreas. Escolha três tarefas mais críticas, que mais te tomam tempo, que mais te deixam pé da vida, porque você tem que explicar elas toda vez, e toda vez voltar pra ela pra fazer novamente uma explicação, porque a qualidade não atingiu. porque, enfim, aquilo que você esperava que acontecesse não aconteceu. E aqui no Como Terceira Etapa, a gente vai usar uma técnica que se chama Faça Pela Última Vez, que é onde está o segredo dessa aula. Se você não tiver a insatisfação suficiente para fazer pela última vez, talvez você nem esteja tão motivado assim. E aí, para isso, você vai fazer o seguinte... Aqui dentro do ClickUp você tem o recurso de clipes, que é um recurso incrível para você começar a gravar os seus clipes, gravar a sua tela e documentar, fazer pela última vez. Quando você gravar um clipe, você vai dar um título para ele e de um jeito muito simples, eu já vou te passar um roteiro, você vai gravar. Mas o mais importante aqui, além de fazer pela última vez, eu quero que você defina, além de você, um dono para esse processo que você vai documentar. e pensa numa métrica de sucesso. O objetivo aqui é fazer com que você tenha uma documentação que não é chato de fazer, porque você já vai ter que fazer. Então faça pela última vez, já começa a pensar num dono e estabeleça qualquer entrega final ali pra esse processo. E aí agora, então, eu vou te passar um roteiro pra você gravar isso com muito sucesso de uma maneira bem simples. Você vai seguir o seguinte racional. Por que essa tarefa existe? Pra começar, você tem uma área, né? Dentro dessa área você tem os processos e dentro dos processos tem essas tarefas que você vai fazer pela última vez. Por que ela existe? Por que é importante? Quais são os cuidados que você tem que ter para começar? Aqui a gente chama de recurso, né? Quais recursos você precisa para que esse processo seja executado de ponta a ponta? O que essa tarefa deve gerar ao ser cumprida com excelência? Isso você tem que responder no começo dessa tua gravação. E aí, qual é o passo a passo? Depois de responder então aqui, por que essa tarefa existe? Quais são os cuidados ou recursos que tem que ter para começar? Tipo, precisa ter acesso a ferramenta X, precisa ter exportado uma lista Y, precisa ter os dados do cliente. Você vai para a terceira parte, que é o que essa tarefa deve gerar o seu cumprido com excelência? Então, cara, precisa que no final dessa tarefa que eu vou explicar aqui, a gente consiga mandar para o cliente o recurso X. Precisa que no final a gente tenha tal coisa no site. Agora sim, você vai para o passo a passo. Passo 1, 2, 3, 4, 5... E no final, depois de todo esse passo, você vai fazer o seguinte... E se... Então, você está gravando e chegou no final e fala assim... E se você não encontrar o acesso à ferramenta X? Pergunte para o fulano ou para o responsável da área X. E se você não conseguir... Então, o objetivo é você antecipar problemas que a pessoa pode ter ou dúvidas que ela pode ter aí para já dar um direcional de, se ela não chegar no final, não tiver o recurso do jeito que você estabeleceu, o que ela vai fazer. Eu já dei algumas aulas também mostrando uma outra visão dessa mesma construção dos fluxos inteligentes, que ela pode parecer um pouco mais complexa, mas é a mesma coisa. e eu vou dar também como exemplo aqui para que facilite a linguagem. Primeira coisa que você vai fazer é definir um objetivo para o teu fluxo. Objetivo, para que ele serve? Depois você vai fazer um mapeamento de recurso disso. Então, quais acessos eu preciso, quais senhas eu preciso, com quem eu preciso pegar algum determinado recurso. Depois, a gente vai fazer uma análise dos processos atuais. Esses são processos que eu não citei anteriormente, que muitas das vezes, em empresas novas, não tem muito o que analisar. É, cara, preciso resolver isso aqui, eu sempre faço assim, então você vai fazer. As vezes você tem uma empresa mais madura, Análise de processos atuais precisa ser feita para que você não faça um processo que talvez não vai resolver o problema que está tendo ali, porque você não analisou direito e aí não pensou num recurso melhor, enfim, vai ficar enxugando gelo. Depois, você vai fazer um design do fluxo de trabalho, que são as etapas. Etapa 1, 2, 3, 4, 5, é o design do fluxo de trabalho mesmo. Primeiro é isso, depois isso, depois isso, depois isso. É um detalhamento das etapas. depois vai pôr pra rodar, ter feedback e tal, e aqui do quarto passo pra frente você já vai conseguir montar o desenvolvimento de um dashboard ali no ClickUp se o processo tiver sendo seguido por ali. Então, no resumo, o passo 1 ao 3 é um passo humano, ele é aquele passo que, cara, você precisa estruturar, você precisa fazer, você precisa organizar e definir o objetivo, mapear os recursos e fazer análise dos processos atuais. O segundo, que é onde você monta as tarefas no ClickUp, você faz o teste, o feedback, para rodar, dar uma analisada no que aconteceu ali no trabalho, aí você consegue desenvolver um dashboard para ter ali os dados da operação e tudo mais, porque você tem um designer de fluxo de trabalho dentro de uma ferramenta, que é o ClickUp, que a gente sempre recomenda aqui, e por último, você também consegue desenvolver um dashboard e ter dados operacionais disso. Então, nessa aula você entende como sistemas visuais podem evitar gargalos de crescimento, essas tarefas bem mapeadas... E se você implementar essa abordagem, você não vai ganhar só eficiência, como também você vai evitar que sua equipe dependa exclusivamente de você, porque ao invés de você delegar e fazer para ela, você delega a documentação que ela vai consumir e aí ela vai conseguir entender a partir dali. Então, com isso, uma documentação muito bem feita, as decisões não vão precisar mais estar sendo tomadas por você o tempo todo. Você vai muito mais passar a liderar, olhando o resultado, o output, a entrega, do que só exclusivamente ficar ali pegando passo por passo, ensinando etapa por etapa. Quanto melhor documentado for o teu sistema, então esse é muito vivo, menos ele vai depender de você e mais o teu negócio será lucrativo, porque aí você vai conseguir estar olhando para lugares muito mais estratégicos. E agora que você já sabe como criar um sistema que te permite delegar, a próxima etapa é criar um planejamento empresarial de qualidade, porque não adianta você também sair documentando tudo sem saber qual é o próximo passo para que você seja demitido da tua operação e lidere mais. Então, pra isso a gente ficou muito carinho, gravou uma aula com o nosso melhor material aqui pra que você faça um diagnóstico estratégico aí da sua operação, pra que você tenha, ao invés de sistemas obsoletos, você tenha sistemas que fluem em entregas muito melhores. Então vai lá assistir essa aula agora e veja a tua operação crescer 10 vezes mais rápido, porque você vai estar num lugar muito mais estratégico.