Como fazer reuniões produtivas - Guia prático + ferramenta

Aquele meme, essa reunião definitivamente poderia ter sido um meme, nunca foi tão real quanto eu tenho visto aí nas reuniões de alunos, clientes e tudo mais. Eu tenho a certeza que você não quer ser o tipo de pessoa que faz esse meme ser uma realidade, não é mesmo? Então, no vídeo de hoje eu vou te mostrar como organizar reuniões 100 vezes mais produtivas do que você tem feito por aí, pra não tornar o meme real dentro da sua empresa. te dá uma ferramenta que vai facilitar em 100 vezes a sua vida na hora de fazer reuniões muito melhores. E pra gente começar, vamos nivelar uma parada aqui muito importante. Vamos, antes de entender o que é fazer uma boa reunião, vamos entender quais são os 3 principais tópicos que fazem com que as reuniões sejam ruins, deem problema, e eu tenho certeza que vários deles aqui você já deve ter percebido em um projeto ou outro aí dentro que você já trabalhou. O primeiro ponto é a pauta de pauta definida. Sabe aquela frase de clichê que você já tá careca de saber quando você não sabe onde você quer chegar a qualquer caminho certo? Nas reuniões é a mesma coisa. A galera entra na reunião, olha um pra cara do outro, e aí gente, o que a gente vai falar hoje? Às vezes tem uma pauta, às vezes nem tanto, ou começa a surgir coisa, a reunião dura muito mais tempo do que que poderia durar e nem sempre chega no lugar onde as pessoas precisavam chegar. Porque às vezes as conversas até são interessantes, são legais, mas se a reunião, no fim das contas, não gera um plano de ação e não gera mudança depois da reunião, é uma reunião que provavelmente é improdutiva. E esse é o primeiro ponto. O segundo são as reuniões imprevistas. E é tirar uma pessoa do sério, muitas das vezes, principalmente aquela pessoa que tem um perfil um pouco mais de rotina, um pouco mais pragmático, que ela opera muito bem assim, e falar Fulano, eu preciso falar com você, o link do Zoom tá aqui, você pode entrar?" Cara, às vezes você tá tirando a pessoa e tá colocando ela numa situação extremamente estressante e que nem sempre gera uma reunião produtiva. Por quê? Porque a pessoa entrou sem pauta, sem antecedência, sem previsão e tudo mais. Eu sei que esse é o melhor dos mundos e nem sempre ele é possível, mas para observar qual que tem sido a frequência aí no seu projeto, em que essas reuniões imprevistas ainda vão acontecendo, é que você mude o jogo, criando rotinas mais previstas de reuniões. Mas antes de a gente entrar nesse ponto, que eu vou falar mais sobre isso no final, O terceiro tópico é o erro de manter ou trazer pessoas que não precisavam estar naquela reunião, do início ao fim, uma reunião de uma hora e meia. Vamos imaginar que você tem uma pessoa de suporte, uma pessoa de tráfego, uma pessoa de pó. Talvez você vai falar de criativos dentro dessa reunião. E a pessoa de suporte entrou para ouvir alguma coisa que você ia dizer, mas ela definitivamente não precisava estar ali. é importante que você olhe para dentro do escopo da reunião. Será que dentro das pautas que a gente tem definidas, se você não define pauta, eu vou te mostrar como você pode fazer isso em uma ferramenta que os meus alunos do coletivo têm acesso? Então, a primeira coisa que a gente faz aqui no ClickUp é o seguinte, entendendo que aqui dentro do ClickUp, eu tenho esse doc que se chama ata das reuniões, que basicamente, o que eu faço com ele? Eu tenho esse template que eu utilizo em toda reunião. Então, eu centralizo aqui na lateral duplicando o documento, então até tem um exemplo aqui que eu uso, que é Renan, por exemplo, do dia 30 do 6, 2022, às 18h30. E qual que é a ideia principal por trás dessa ata? Que eu tenha, nas concepções básicas da reunião, os participantes da reunião, e aí, se eu colocar arroba aqui dentro do pick-up, ele já traz para mim as pessoas, então eu consigo trazer as pessoas num doc colaborativo aqui dentro do ClickUp. Isso é muito legal porque o ClickUp, em tempo real, você pode ter várias pessoas no mesmo doc e editando o mesmo documento. Então a ata nunca fica só para uma pessoa preencher. A segunda coisa é os tópicos que vão ser definidos com antecedência. Se você tiver isso aqui pronto, se você tiver isso aqui configurado, qual que é a principal coisa que você vai se obrigar a ter? Clareza na hora de começar a reunião e evita aqueles problemas que a gente falou mais cedo. Aí aqui, lembra que o objetivo é importante? O que a gente vai fazer afinal nessa reunião? Onde a gente quer chegar? Então aqui a gente coloca o objetivo ou os objetivos da reunião. Tendo isso aqui, você já vai resolver um monte de problema aí na sua reunião, principalmente por ter a parada organizada, armazenada e centralizada, beleza? Agora aqui embaixo, gravação. Foi gravado, sim ou não? Por exemplo, se não foi gravado, eu só marco aqui e ignoro essa parte de baixo. Sim, foi gravado, está gravado, né? Aí você vai colocar aqui basicamente o link de backup dessa reunião. mantém centralizado. Aqui embaixo vamos para a parte onde a reunião literalmente acontece, né? Que são informações, insights e coisas importantes que foram passadas, ditas e comunicadas na reunião. E aqui você vai colocando os tópicos que você precisar, dá para você colocar imagem, dá para você anexar link, dá para você fazer de tudo aqui dentro dessa etapa. E qual que é o ponto mais importante? Aqui conforme a reunião vai avançando, nem todo mundo vai conseguir estar digitando ao mesmo tempo, né? digitando ali tudo que foi importante. Então, delega para uma ou duas pessoas diferentes toda reunião, fazendo aqui os tópicos principais das datas, preenchendo e tudo mais. Novas atividades. Aqui mora uma parada muito massa de duplicar, que é a gente criar tarefas de dentro do próprio Doc. Como que a gente faz isso? Vamos imaginar que a gente tenha descoberto que falta uma atividade ou um plano de ação, que é enviar e-mail comunicando alunos que o acesso está liberado. Vamos imaginar que essa seja uma atividade, tá? O que eu faço? Eu seleciono essa mensagem clico aqui em task. Dessa forma ele vai pedir para eu selecionar a lista que eu quero, então vou imaginar que seja aqui na lista de Customer Search, tá? Basicamente. Vou selecionar aqui o responsável, imaginar que o responsável seja eu, ou seja, a Ana, que é a pessoa de suporte. Coloco a data limite para isso, a data e o horário. Então aqui, por exemplo, 15 horas. Vou selecionar a data. Do dia 6, por exemplo. Imaginar que seja uma data Pronto, a atividade já tá criada aqui dentro do ClickUp, eu posso adicionar outras atividades aqui embaixo e se eu quiser adicionar mais elementos aqui dentro da tarefa, como por exemplo, anexar algum documento, mandar alguma informação e tudo mais, simplesmente eu entro aqui na tarefa, fecho e eu volto pra ata no mesmo momento, tá? Pra você entender o poder disso aqui, Porque basicamente o que você tá fazendo? Evitando que você tenha tarefas que sumiram aí na reunião, que foram atribuídas e não foram colocadas aqui dentro. Enfim, você evita mais problemas ainda. E agora, último ponto aqui. Quais foram as dúvidas que não foram resolvidas na reunião? Por exemplo, se você tem uma pessoa que deveria ter participado da reunião e por algum motivo não pôde, ou se você tá com a equipe operacional e precisa tirar dúvidas com o especialista ou expert, Você tem uma série de coisas que você pode anotar aqui, que são, como o próprio nome já diz, dúvidas que não foram resolvidas na reunião, você pode colocá-las aqui em lista, em bullet points, dúvida 1, 1, 2, 3 e assim por diante, você vai colocando aqui na ordem o que você precisa conversar e com quem, beleza? Ponto mais importante, sempre mapeia, documenta e deixa a parada aqui centralizada. E agora a última etapa, bem óbvia aqui, caso você tenha, é colocar aqui em lista, né, em bullet points e tudo mais, pode fazer bullets numéricos e tudo mais. Quais são os links das apresentações mensais? O que que é um link de uma apresentação? Vamos imaginar que alguém usou um campo, usou, por exemplo, um PowerPoint, apresentou alguma coisa que foi uma reunião de apresentação, você pode pedir o link dessa apresentação pra pessoa ou o documento e anexar o PDF aqui, mantendo a apresentação, o link da gravação, os tópicos, insights, dúvidas e tudo mais, tudo centralizado. Dessa forma, você vai criar reuniões 100 vezes mais produtivas, eu te garanto, porque é o que a gente tem utilizado aqui em equipes de 6 dígitos, 7 dígitos, e que a gente tem tido muito resultado positivo orientando isso aqui. E um plus de ter a ATA é, além de manter as coisas organizadas, centralizadas e documentadas, você consegue também mandar essa ATA para alguém que não participou da reunião para que ela se entere de uma forma um pouco melhor. Então olha só, pra mim a gente podia encerrar isso aqui por aqui, mas pra quem quer ter um nível de excelência no uso de produtividade do Clicar, tem uma extensão que é dele mesmo, que você pode utilizar agora e que eu gravei uma aula pra isso, pra te mostrar passo a passo como você pode elevar a tua organização e produtividade pro próximo nível usando a extensão do Clicar. Então vai lá, já assiste pra você complementar ainda mais a produtividade aí das suas reuniões e do uso do Clicar.