Como nunca perder uma tarefa - Sincronização de calendários no ClickUp

Google Calendário, ClickUp, Google Docs, Google Drive, você tem também aplicativos de anotações, agenda e tudo mais. É difícil a gente pensar numa forma de conseguir conciliar tudo isso. E nesse vídeo você vai aprender exatamente como você faz para trazer o calendário, independente de qual calendário você usa, para dentro do ClickUp. E por que eu tô gravando esse vídeo? Porque, em primeiro lugar, eu consegui centralizar dentro do ClickUp toda a minha rotina. Então, tanto atividades pessoais, atividades privadas que eu tenho, como, por exemplo, às vezes ir no dentista, fazer alguma coisa fora, ligar pra alguém, coisas que eu tenho que fazer, de repente, até na minha vida pessoal, eu levei pro ClickUp do trabalho. Só que qual que é o ponto importante. Quando você leva a sua agenda pessoal para o ClickUp, só você vê isso na sua conta individual. Então você não precisa se preocupar com, por exemplo, o seu chefe ou alguém da sua equipe vendo suas atividades, a sua agenda, invadindo aí sua privacidade. Fica tranquilo com isso que eu vou explicar mais pra frente, isso não vai acontecer. Mas o que eu quero te mostrar aqui hoje é que além de sincronizar a agenda com as tarefas, que se você tem múltiplos clientes com múltiplos workspaces diferentes, você não vai ter o problema, por exemplo, de ter que entrar workspace por workspace, ou seja, conta por conta do ClickUp para ver as atividades. Você consegue centralizar, independente da conta que você tiver, você vai conseguir visualizar todas as atividades. Isso é muito bom, né? Vai agilizar um monte a sua produtividade. Uma ressalva importante só sobre o Outlook. Ele é o mais difícil de integrar, mas tem formas de você levar do Outlook para o calendário do Google, sincronizar os dois, e aí de lá você consegue também já levar para o ClickUp. Mas hoje você vai aprender exatamente como você consegue hackear os calendários para organizar todos os Workspaces diferentes numa conta só. Então eu vou te mostrar na tela aqui agora como funciona a hierarquia do ClickUp, porque isso é importante você entender. Então olha só, o ClickUp, ele tem uma estrutura que é a seguinte, o Workspace, que é basicamente a sua área de trabalho, ou seja, a sua conta, Toda vez que você cria uma conta, ele vai criar um workspace para você. Por exemplo, eu criei um workspace aqui a título de exemplo só para os vídeos do YouTube, mas eu tenho um workspace, por exemplo, que é o meu, onde tem umas coisas do coletivo, tem as coisas de captação, de vídeo. Inclusive, esse vídeo que você está assistindo agora, ele está dentro dessa conta do Clicável, tem de outras equipes que eu participo, nesse e-mail e também no outro e-mail que eu tenho. Então, você tem vários Workspaces diferentes e a estrutura do Clicar é importante que você entenda isso. Por quê? Porque quando você vai gerenciar o cliente, evita de ter vários Workspaces diferentes, ou seja, várias contas por cliente. E uma restaura importante, a não ser que você tenha um contrato, que você tenha que entregar o Workspace pro cliente, mas vale você lembrar que depois no futuro, se você quiser, você pode transferir o domínio. Então, você pode criar todo um Workspace e aí depois transferir pra pessoa, essa é uma opção. ou você pode simplesmente baixar aí toda a estrutura do ClickUp em CSV, em planilha e tudo mais e subir numa outra conta. Mas por que eu tô falando isso? Porque se você quer gerenciar vários Workspaces diferentes, o Google Calendário vai ajudar você exatamente isso. Então o primeiro passo que a gente vai fazer é criar uma agenda específica pra ficar mais fácil de filtrar, mais produtivo em geral. Você vai entender aqui que criar uma agenda é a melhor coisa pra que você mantenha tudo organizado. Como que a gente faz isso? Você vai acessar sua conta do Google, adicionar outras agendas e a gente vai clicar aqui em criar nova agenda. Aqui a gente vai fazer o seguinte, a gente vai dar o nome pra essa agenda de Atividades do Cricap, beleza? Não vou colocar a descrição, vou deixar aqui o horário padrão e tal, beleza? criamos aqui uma agenda diferente. Eu vou voltar então aqui, perceba que essa agenda já aparece aqui pra mim, eu poderia, por exemplo, só filtrar ela aqui, só pra agenda das atividades do ClickUp. Então sempre que você for abrir futuramente que tiver aqui dentro do seu ClickUp já configurado, que eu vou te ensinar agora, você vai conseguir ver de todos os Workspaces diferentes, todas as atividades que você tiver, que estiverem linkadas pra você como responsável, você vai ver aqui direto pro Google Agenda, tá? Vamos lá pra clicar pra gente fazer a integração. Criamos a agenda, então agora a gente vai fazer a integração. Pra isso a gente vai vir aqui em configurações, a gente vai vir aqui em settings, tá? E aqui a gente só rola a tela pra baixo, a primeira coisa que aparece é isso, a gente vai vir aqui em calendário, beleza? Então a primeira coisa que a gente vai fazer é o seguinte, a gente vai vir aqui em connect e aqui ele vai perguntar pra gente o seguinte, qual workspace você quer listar basicamente nessa tua sincronização de agendas? Então eu vou selecionar aqui basicamente Tiago Rodrigues YouTube, E eu quero que ele traga pra mim, ao invés de um space só, eu quero que ele traga tudo, tudo que tiver em qualquer lista, qualquer pasta, qualquer space e tudo mais, vai sincronizar na minha agenda. E ele vai perguntar aqui pra gente, você quer que sincronize as tarefas que foram colocadas com você como responsável ou todas as tarefas? Não, vou colocar só as que eu tiver como responsável. Beleza, eu vou salvar aqui essa configuração e aqui embaixo ele vai pedir pra eu sincronizar de uma determinada forma, mas tem uma forma mais fácil de a gente fazer isso. Então aqui eu já posso pausar, tá beleza, tá tranquilo, não precisa fazer mais nada. Agora o que eu vou fazer é clicar aqui em Add Account, tá? E aqui que a gente vai sincronizar a parte mais importante. Aqui, basicamente, O que ele vai perguntar para a gente? Você quer sincronizar do calendário para o ClickUp? Por exemplo, se você delega, por exemplo, um assistente ou para alguém as atividades, olha, sempre que tiver alguma coisa nova, coloque no calendário e você quer que adicione lá uma tarefa, uma atividade e tudo mais dentro do ClickUp. Você pode fazer isso, mas o que a gente vai fazer é o caminho contrário. A gente vai vir aqui e sincronizar do ClickUp para o calendário, ok? Vamos selecionar a segunda opção. e clicar em Next. Então, a primeira coisa que a gente vai fazer vai ser selecionar a conta. Tô aqui com a minha conta já selecionada, que foi onde a gente criou aquele calendário. Então, agora eu vou selecionar o calendário aqui e vou selecionar aqui, ó, atividades do ClickUp, tá? Que é o calendário que a gente criou lá já na etapa anterior, beleza? E aí aqui, ele vai perguntar se você quer sincronizar tudo ou se você quer sincronizar só o que tá dentro de um Space, dentro de uma pasta, dentro de uma lista. Eu, por padrão, gosto de colocar aqui para ele sincronizar tudo para mim. E ele vai repetir a pergunta que tinha sido configurada da forma anterior, mas eu já deixo por padrão já configurado, que é, eu quero apenas as tarefas que forem colocadas, atribuídas para mim como o responsável. Vou clicar em Next e aí pronto. Até tem uma mensagenzinha amigável aqui. Beleza. Então, agora vamos fazer um teste para ver se está funcionando? Vamos voltar lá para o nosso ClickUp e agora aqui eu só vou criar basicamente uma lista de testes, ok? Só para a gente fazer esse teste. Então, aqui, atividade, teste 1, Eu vou colocar isso aqui como responsável pra mim, pra que ele vá pro calendário, vou colocar a data aqui do dia 15, por exemplo, e vou clicar em salvar. Agora, só pra gente ver se tá funcionando realmente, atividade, por exemplo, criar landing page, vamos ver uma outra aqui, página de confirmação, ligar para o cliente X. Então, todas as atividades aqui que eu vou fazer, eu vou editar elas em bloco, aqui tá, pra atribuir pra mim, beleza? Agora eu vou desmarcar aqui e só vou colocar datas diferentes só pra gente ter ali um título de, ó, aqui eu vou colocar só a data, aqui eu vou colocar a data e horário pra você ver como ele leva tudo, então 8 horas da manhã, por exemplo. Agora na próxima eu vou colocar aqui que vai ser pro dia 28 às 17 horas, ele vai levar 17h45, vou levar lá pra gente. Então beleza, ele em teoria já deveria ter levado isso lá pro calendário, vamos ver se ele já levou. Olha que legal, eu só mudei de tela e ele já trouxe aqui pra mim, demorou um delayzinho aqui de 40 segundos em relação às últimas atividades, mas já tá tudo aqui. E aí uma coisa importante que você tem que lembrar, quando você não coloca horário, que foi o caso aqui dessa primeira atividade teste 1, olha o que ele faz, ele traz pra cá com uma atividade evento, que vai durar o dia inteiro. Então, ele vai te lembrar assim que der meia-noite, eu acho isso meio chato às vezes, assim que der meia-noite, por exemplo, do dia 14, né, pro dia 15, ele já notifica você no celular. Eu não gosto muito disso, então por isso que eu sempre tento colocar o horário. E qual que é a parte legal? Se você vir aqui no calendário, ele já te dá o link da atividade, então se a gente clicar aqui, ele vai direcionar a gente direto lá pra atividade dentro do ClickUp do Workspace que a gente tem essa tarefa, beleza? Essa é uma coisa, olha, agora quando a gente coloca horário, ele já traz aqui pra gente a mesma coisa, só que como uma atividade, não como um evento. Então, isso aqui já é um conceito importante. Agora, vamos imaginar que a gente tem um outro workspace que a gente queira fazer a mesma coisa. O que você precisa fazer? Só repete o processo. Você pode sincronizar quantos workspaces você quiser, ou seja, lembrando lá a hierarquia. Quantas contas diferentes você quiser, basta você levar para o Google Calendário. Mas Thiago, eu não entendi até agora qual que é a vantagem disso. O que você vai fazer? Você vai vir aqui na Home do ClickUp e aqui do lado, você vai clicar em Calendário. Olha aqui em cima, ele tem um botãozinho. um pouco escondido, e aí aqui a gente vai selecionar que a gente quer o nosso calendário que a gente configurou para que ele traga para cá e sincronize as informações. Então, por exemplo, lembra que a gente tinha uma atividade lá no calendário para o dia 15? Então, quando a gente vem para o dia 15 aqui, tem a atividade teste 1. Então se você tiver essa atividade nesse workspace, que é o que eu tô agora, ou em qualquer outro workspace, ele vai mostrar uma lista pra você aqui, basta você selecionar quais calendários você quer ver. Então se você quiser trazer todos os seus calendários pessoais, editorial, enfim, você pode criar quantos calendários você quiser, levar as informações pra lá, e dessa forma você vai ter aqui tudo centralizado. E aí vale um forçar aqui pra vocês que se você trouxer todos os seus calendários pessoais, a única pessoa que tem essa visualização aqui é quem tem acesso à sua conta com login e senha. Então, não se preocupa que ninguém vai ver, por exemplo, através do seu ClickUp, nem o admin tem esse tipo de acesso, porque seria quase uma invasão de privacidade. Quase não, né? É uma invasão de privacidade. Mas o ClickUp já não permite isso por natureza, então fique tranquilo. Então, basicamente, você pode sincronizar quantos calendários você quiser e ver aqui através do Google Calendário usando a integração. Então, na sua rotina do ClickUp, do dia a dia, o que você vai fazer? Basicamente, você abre o seu ClickUp, vem na Homepage e você pode ver aqui, por exemplo, My Work, eu quero ver as atividades que já estão vencidas ou que já passaram da data de conclusão, por exemplo. Posso ver as tarefas de hoje e vou ver também as tarefas aqui que são próximas. Posso ter essa visualização a nível de workspace. Eu vou ver só o que tá dentro desse workspace. Mas se eu quiser ver o que tá dentro de todas as pastas, de todas as listas, de todas as contas dos clientes que eu tenho, basta eu sincronizar em qualquer conta que eu tenho, qualquer workspace do ClickUp que eu quiser e trazer pra cá o calendário. Lembrando que pra que apareça aqui no calendário, você precisa marcar essas opções aqui aqui tá? Essas bolinhas roxas, fechou? Senão não vai aparecer. Tiago, por que não tá aparecendo nada aí pra você? Porque hoje eu tô gravando esse vídeo é sábado e sábado, meu amigo, é dia de descanso, não tem nada na minha agenda. Então, kitinha já foi concluído, já tirei daqui, tá tudo limpo, tá tudo certo. Se eu voltar pra outra data, que eu não vou voltar aqui porque tem informações confidenciais, mas Outro ponto que você tem que entender é, a parada é simples. Mas olha só, eu quero te dar um alerta, se hoje você não tem um método de gestão, se você olha por exemplo o teu projeto e vive atrasando pendências com clientes, pagamento ou de repente de demanda, você não consegue delegar ou terceirizar, se você hoje não tem a Claro, qual que é o processo de transformar o seu infoproduto numa empresa organizada. E mais do que isso, se você quer esse nível de profissionalismo dentro da sua estrutura e escalar o seu negócio, você precisa de um método de gestão. Se você não tem um método de gestão, você vai sentir sintomas como atrasos, falta de completar atividades, você não consegue muito bem até explorar a ferramenta Porque a ferramenta é um meio, ela é a ponte entre você e o sucesso da sua empresa. Só que assim, se você não sabe exatamente como conduzir isso dentro da ferramenta, a ferramenta não é perfeita nesse sentido. Você precisa de um método e saber o que colocar, como organizar e como estruturar isso dentro da ferramenta do ClickUp. Então assiste a próxima aula se você quer resolver tudo isso aí na sua empresa e mais do que resolver, criar campanhas de marketing para o maior retorno de investimento, fechou? Clica no vídeo aí e eu te vejo lá.