Como planejar um organograma no Clickup (para crescer sua empresa)

Você provavelmente clicou nesse vídeo porque quer evitar a dor de se relacionar com alguém, contratar alguém que não é adequado para o teu negócio. Ou até você clicou porque está em busca de crescimento, mas não sabe o que fazer antes de publicar uma vaga de formulário de trabalho. A real é que contratar sem estratégia é o que leva pequenos e médios negócios a falerem rápido. Contratar não é difícil só por uma questão de habilidade, mas você já sabe. Ele é o teu maior ativo e pode gerar N fatores, N pensamentos, porque também pode ser a sua maior complexidade, a sua maior fonte de custo e a sua dificuldade de implementar a cultura no teu time. Então, se você está nesse ponto, você provavelmente já ouviu um conselho tipo esse. Faz um organograma. Mas vamos ser bem sinceros, o organograma tradicional ele é em geral lento e engessado para quem não tem experiência e nunca acompanha a realidade atual versus a realidade ideal, o seu dream team que a gente vai chamar aqui, aí do teu futuro. Hoje você precisa mesmo de um mapa de crescimento de equipe que é uma visão muito mais dinâmica, estratégica e clara e quando você sai para contratar tem uma visão muito mais estabelecida do que falta, onde que são os gargalos e o que você vai fazer para montar um plano para estruturar as contratações. E pra tudo isso fazer sentido eu dividi isso em 4 etapas simples e também eu vou te dar de presente o template dessa aula pra que você não precise parar pra ficar anotando aí. E você baixa, instala no teu ClickUp e já começa com tudo muito mais rápido. Então bora pra primeira etapa, onde o mapa de crescimento de equipes é importante. Ele é dividido em três motivos. O primeiro motivo é para evitar um caos invisível, porque sem um mapa claro as funções se sobrepõem, as tarefas de contratação e crescimento de equipe se perdem, enfim, no meio das tarefas, lançamentos e marketing vai acabar sendo deixado de lado justamente para focar em venda, e isso não pode acontecer. Mas o que menos pode acontecer é as tarefas se perderem e as decisões virarem apostas. O segundo motivo é pra criar cultura desde cedo, e pode parecer um papo de empresa grande, mas nesse caso aqui eu tô me referindo a cada pessoa saber o seu papel, a equipe que trabalha melhor, ou seja, tem gente que entra na tua empresa e você às vezes precisa relocar porque a habilidade dela se destaca em outra coisa, e isso gera mais confiança no time, nas pessoas, e menos atrito ali no dia-a-dia, principalmente quando você define melhores autonomias. E o terceiro motivo é pra ganhar clareza de prioridade você como gestor. Pra que você pare de contratar por impulso ou só quando a coisa aperta, então você vira um gestor de verdade. Você olha esse mapa que a gente vai criar aqui e com isso você vai conseguir ser muito mais estratégico. Então na segunda etapa, como é que a gente monta esse mapa, né? Aqui que a gente começa a tornar o negócio mais visual. Mas eu quero deixar uma coisa bem clara aqui pra vocês, tá? Mesmo que você não seja uma empresa grande, não tenha uma grande empresa, Repara que os departamentos eles no geral nunca mudam. O que muda no geral são as configurações de time. Cada negócio vai ter a tua configuração de time. Cada negócio vai ter o teu tamanho de time. Então não se preocupa muito com o departamento. Você pode errar 10% do departamento aí no máximo. Se você seguir essa linha você não vai errar tanto. Mas os times é onde a gente mais vai tratar aqui e vai desenvolver todo o material. Beleza? E o melhor de tudo é que você pode organizar isso dentro do ClickUp. Então bora lá que eu vou mostrar pra vocês criando aqui passo a passo junto. então a primeira coisa que a gente vai fazer vai ser criar um space caso você já tenha você pode criar aí dentro do seu space geral eu vou usar esse space aqui como exemplo tá então nosso primeiro passo é criar uma lista o nome da nossa lista vai ser mapa de crescimento tá eu vou deixar ele privado por enquanto até eu terminar de organizar Ok, então quando a gente cria o nosso mapa de crescimento, o que eu gosto de configurar ele aqui? Eu vou deixar já anexado aqui uma visão de quadro ou Kanban, beleza? Daqui eu já vou deixar organizado também os status, tá? Os status que a gente vai usar aqui são status customizados. Então aqui a gente vai editar, criar um status personalizado. E aqui a gente vai colocar Open Position. Depois que você entendeu os status, você pode colocar nomenclaturas que façam sentido para você e para o seu negócio. Mas, por enquanto, aqui a título de exemplo, a gente vai usar esse aqui. Os status que a gente vai usar serão esses, tá? Open Position, On Boarding, Preencher de ICF, Período de Experiências, Efetivo e Desligado. Beleza? Deixa eu corrigir aqui. Eu vou salvar como modelo, que é Mapa de Crescimento. Dessa forma, ele já fica claro para a gente em próximos momentos. Nosso próximo passo aqui vai ser criar um campo drop-down, depois vocês vão entender pra que ele serve, um campo de múltiplas opções aqui, pra que a gente consiga estabelecer os nossos departamentos, beleza? Então aqui a gente vai criar um campo de, esse aqui é o de AI, vamos criar um campo de lista suspensa, e o nome desse nosso campo vai ser departamento. E como a gente já viu, o departamento não muda na grande maioria das vezes. Então, a título de exemplo aqui da aula, eu vou usar uma empresa de agência de marketing pra gente padronizar aqui e ficar claro pra vocês. Então, olha só. No começo da aula, eu dei um exemplo aqui que a agência de marketing tinha a última etapa como criação, mas eu decidi mudar aqui pra especificar e também estressar um pouco mais, né, pra vocês. Onde a gente vai ter o departamento de sucesso do cliente, tá? Então, dessa forma, depois pode customizar as cores aqui. Eu, nesse primeiro momento, vou deixar tudo da mesma cor pra facilitar. E aí, então, criamos o nosso campo de departamento. Ele vai ser útil aqui no nosso quadro, porque no nosso quadro a gente vai organizar os status por departamento. Então, aqui, a gente já começa a enriquecer uma visão onde, na visão de quadro, a gente tem departamentos. E aí, aqui, a gente já consegue salvar essa view dessa forma. E a gente começar a separar aqui na visão do ClickUp por departamento nos ajuda a responder a grande pergunta. Quem contratar e quando fazer isso? Você não contrata porque você tem vaga, você contrata porque você tem um problema que alguém certo, bem contratado, pode resolver. Então a gente vai começar o exercício de montar o Dream Team aqui e começar a nutrir aí o ClickUp. E pra montar um Dream Team, meus três critérios são muito simples. Eu preciso de gente que acredite no nosso produto, que a pessoa certa esteja cuidando do processo certo e que respeite o nosso sistema de trabalho. Então a gente trabalha híbrido ou remoto, eu preciso de gente que goste e tenha interesse nisso. Então, pra deixar claro no teu mapa, tem um pouco dessa questão de cultura, mas agora a gente vai pra uma parte muito prática, que é fazer um download aí e terminar de organizar quem é a tua empresa pra que a gente monte quem ela é hoje e qual é o teu Dream Team, fechou? Então, aqui você vai começar a colocar o nome das pessoas que trabalham com você. Então, Backoffice Gende, por exemplo, eu vou citar nomes completamente aleatórios aqui tá turma, isso aí é a título de exemplo mesmo, então a gente vai ter aqui o Marcelo que trabalha em back office, a gente vai ter, ah chegou mais em cargo, remuneração, calma aí que a gente já vai chegar lá, a gente vai chegar num nível de detalhamento que cê vai ficar impressionado porque com isso a gente vai conseguir criar o dashboard aí estratégico pra você ter a visão de pessoas e números da tua empresa, beleza? A gente tem o Marcelo e tem o Pedro. Fechou. Aqui no comercial a gente vai ter o Gabriel, a gente vai ter a Sara, a Valéria e a Bianca. Então aqui, coloque o nome das pessoas que trabalham com você já por departamento. Tiago, fiquei na dúvida e tal. Só põe quando chegar a hora de você importar o teu template ou reajustar aqui, criando no teu ClickUp, você vai fazer dessa forma. Beleza? E agora, aqui na visão de lista, percebam o seguinte. Tá muito mal configurado. Então aqui a gente vai terminar de fazer o setup dos campos personalizados e da nossa visão de pessoas aqui em lista. Então a gente já tem uma visão de pessoas por departamento, então departamento de back office, comercial, marketing, operações, sucesso do cliente. Então aqui a gente já tem uma organização. Agora o que a gente vai fazer? A gente vai organizar a nossa... Eu gosto de deixar sempre o status aqui visual e em primeiro lugar, então vou dar uma reduzida nisso aqui. Data de vencimento eu vou jogar por último e o departamento eu já vou colocar aqui primeiro. E agora a gente vai organizar o restante dos campos aqui pra gente ter essa visão rica e estratégica. A gente vai criar um outro campo aqui que é o campo de cargo. Tiago, mas por que o campo de cargo? Então a gente vai criar aqui o nosso campo de cargo e aí a gente vai ter na sequência. nome da pessoa, o cargo e o departamento ao qual ela pertence, beleza? Agora a gente vai criar o campo de nível de senioridade que vai do level ao estagiário. Aqui eu vou fazer uma quebra de cores mais ou menos por categoria, tá? E aí daqui a gente já consegue ter uma visão melhorada também do que a nossa empresa. Então, aqui embaixo, a gente criando esse campo, Então agora, criando esse campo, a gente reorganiza ele por cargo, nível deicionalidade e departamento. Parece que eu tô indo e voltando aqui, mas vocês vão ver que vai fazer bastante sentido. E provavelmente essa organização aqui pra vocês, ela já vai ser uma grande riqueza, porque isso te ajuda a ter cálculos, ter uma visão exatamente do que é a tua empresa hoje. Então, aqui depois eu vou ensinar vocês a extraírem dados, extraírem insights daqui, mas por enquanto a gente tá fazendo o setup. Agora vamos para a parte de modalidade. A modalidade pode ser CLT, PJ ou contrato social. Vamos arrastar esse aqui para cá. E por último a gente vai criar o nosso campo de vaga, que é para identificar se é a vaga presencial, home, office ou híbrido. Beleza? Então isso aqui a gente já vai deixar o setup organizado. Vou colocar esses três em azul. Preenchimento manual criado. Beleza? Então aqui a gente tem então o Marcelo, que é do cargo de recursos, ele é um analista de RH, por exemplo. Então aqui a gente coloca o nível de senioridade dele, então ele pode ser um analista sênior, pode ser um analista pleno. E aqui ele é departamento de Se a gente ir na modalidade hoje dele é CLT e a vaga dele é híbrida, beleza? Então aqui a gente já começa a ter dados aí do nosso time. E ele está na fase aqui de período de experiência. Então aqui a gente já começa a classificar quem são as pessoas da empresa, quem são as pessoas que estão com a gente e em que momento, que timing elas estão da empresa e se a gente precisa, por exemplo, preencher o RCF, se a gente precisa fazer o onboarding. O que é o RCEF? RCEF são Responsabilidades Chaves da Função. É um documento que quem já fez o nosso treinamento sabe, que a gente sempre antes de contratar, justamente amparando essa aula aqui, gosta de preencher um documento que é, olha, a gente precisa de uma pessoa com esse perfil, com essas capacidades emocionais, com essas características. Tiago, eu não fiz isso, não vi e tal. Se vocês quiserem, a gente pode fazer uma aula aqui sobre RCF, comenta aqui embaixo, que é onde a gente ensina, além de estruturar a parte de organização estratégica das vagas, a gente também ensina a contratar. Se vocês quiserem, a gente pode falar mais sobre isso, mas voltando aqui, a gente precisa entender quem é efetivo, quem tá nesse período de open, que é open positive, que é uma pessoa a contratar. Então, a pessoa é esse perfil aqui, eu preciso de uma lista plena pra área de back office, CLT, híbrido. E a gente ainda não contratou, então aqui a gente começa a ter um cheiro do que é o nosso Dream Team. E por último, a gente vai deixar aqui também alocado, por isso que eu deixei privado aquela seção ali também, para proteger os dados, que é a nossa parte de remuneração. A gente vai criar um campo aqui de dinheiro, em real, que é o campo de remuneração. E aí, mais uma vez, deixamos aqui alocado. Então, o Pedro ganhou 2 mil reais. a pessoa abaixo ganha 2.300, 2.300 aqui pode ganhar 5.000 e o legal do ClickUp conforme você vai preenchendo as informações aqui embaixo já tem esses cálculos de soma automática, a gente vai usar muito o Dashboard daqui a pouco, mas isso aqui já te dá também uma visão, uma riqueza de como você pode utilizar, beleza? Então, gente, percebam o seguinte, aqui a gente já tem uma visão de departamento e aí se a gente quiser enriquecer essa visão de departamento aqui do Gantt a gente pode vir aqui em personalizar opções de layout e aqui embaixo e aqui em campos a gente consegue exibir alguns campos então aqui eu vou pedir para ele exibir o campo de cargo que eu acho importante e aqui também vou pedir para ele colocar a senioridade para que quando eu bato o olho aqui eu já consiga ver o Marcelo, analista de RH, ele é um analista pleno. Mas eu não quero ver, por exemplo, esse de data, não faz sentido. Então consigo ter uma visão de departamento, consigo ter uma visão de cargo e a sinalidade dessa pessoa aqui, dessa empresa, certo? Então aqui na lista, vou renomear ela aqui para lista de colaboradores. E só pra te dar uma avançada na aula, eu vou preencher aqui algumas informações pra ficar um pouco mais rico esse nosso trabalho que a gente fez até aqui, pra que no dashboard fique mais claro pra vocês. Mas o que você vai fazer aí na tua empresa? Preencher nome, cargo e essas informações completas do teu time que você tem hoje. E a gente vai começar a criar o nosso Dream Team a partir disso. Então, a primeira coisa que eu preenchi aqui foi essa visão de senioridade. Aqui já tem um ponto bem importante. Quando a gente começa a fazer as consultorias das empresas que a gente trabalha, no geral, a gente percebe que alguns departamentos são muito mais sênior do que outros. Só que tem uma coisa muito importante. Às vezes o fundador, o sócio, ele é sênior, ele tá ali, mas a área que mais gera lucro ou gera dinheiro pra empresa não é necessariamente onde o CEO tá. E aí ele tem o desafio de delegar, de contratar, de botar alguém ali naquele lugar pra fazer um trabalho que hoje não tem sido feito. Então aqui, no exemplo que eu tô colocando, se você reparar, a área de back-office, gente, tem um C-Level, a área de operações tem um C-Level. Mas a parte do sucesso do cliente tem dois estagiários. Será que tá certo? Será que a gente não consegue melhorar isso pra ter mais lucro? E aí, o que eu queria que vocês fizessem agora aí na empresa de vocês? Eu queria que vocês colocassem o teu Dream Team. Então, partindo do ponto que na tua lista de colaboradores, por exemplo, vamos imaginar que toda essa galera que tá aqui são pessoas contratadas. Então eu vou colocar todas elas como efetivos, pra facilitar e simplificar aqui a aula. Então agora a gente vai fazer o oposto, a gente vai colocar quem tá faltando. Então se a galera já tá aqui, já fez on-board, já passou do período e tal, vamos imaginar que estão todos no mesmo status e efetivos aí dentro da empresa. Beleza? Então agora a gente vai criar aqui por departamento, olhando essa visão de senioridade e cargos. Eu não preenchi todos os cargos aqui, mas recomendo que você preenche antes de fazer esse exercício. Então, se eu sei cargo e senioridade, eu vou olhar o departamento e falar, cara, esse departamento pode gerar lucro. Esse departamento pode gerar novos projetos, esse departamento pode gerar muito mais segurança operacional pra gente. Então, a gente precisa, por exemplo, aqui na área de sucesso do cliente, contratar uma coordenadora de CS. Então, a coordenadora de CS, o que ela vai cumprir? Ela vai ter ali o cargo que você definir. E cargo, gente, vocês podem dar o nome que vocês acharem aí que faz mais sentido para a empresa de vocês. Eu tô falando isso não na intenção de ficar criando cargo, tá? Pelo amor de Deus, não. Vamos criar nome de cargo que não existe. Ajuda muito na capacidade da pessoa conseguir olhar a sua carreira. Mas, dependendo do tipo de segmento de trabalho, coordenador de CS não funciona, dependendo da área, vai ser um outro nome, vai ser gerente de projeto, coordenador de CS, então... depende um pouco aí o nome do cargo é muito flexível mas o que não é muito flexível é a senhoridade a senhoridade vai ter que mandar isso aqui então essa pessoa tem que ser no mínimo um gerente porque que a gente parte do ponto um c-level ele tem capacidade de contratar liderar e gerenciar redes e coordenadores isso em geral funciona mais para grandes áreas ou áreas que já estão estabelecidas não precisa de um slave muito prominente se a tua empresa tá com tamanho de time desse. Diretor ou head, hmm, cê quer comprar a tempo, se contratar de um jeito bem assertivo, talvez o head te ajude, mas um gerente já vai ser muito bom, porque o gerente, ele cuida o dia a dia, ele cuida das pessoas, ele ajuda a contratar. Então, pô, talvez um gerente, até pela questão budget aqui, vai funcionar bem. E aí, lembra que eu falei pra vocês que o Dream Team, ele parte de um ponto da gente entender quem tá faltando? Eu não cheguei ainda na parte do dinheiro, mas olha primeiro cargo e departamento. Você olhando isso, vai te ajudar muito. Então aqui na parte de coordenação de CS tá faltando essa pessoa aqui que lidera. Então em operações eu tenho um CLEVV, assistente na lista junior e pleno. Então reajustando aqui, puxar pra cá, coordenador de CS fica aqui. Então aqui eu preciso de um gerente, que vai ser uma open position. Então repara que aqui na lista de colaboradores a gente já começa a ter aqui uma diferença. A gente tem, deixa eu puxar inclusive pra decrescente. porque é dos status que a gente tem aqui, a gente tem uma coordenadora de CS faltando que ela vai cuidar, vai ser responsável, né? Ela vai ser líder de sucesso do cliente, esse pode ser o cargo dela, tá? É... ou head de sucesso do cliente, mas se ela é head, aí a gente já mexe aqui no nível de sonoridade dela, vai responder pra esse departamento, ela vai ser da modalidade PJ, essa vaga é presencial, ah, mas PJ e presencial pode dar problema no trabalhista, Bom ponto para se pensar. E dá problema para o trabalhista mesmo, tá? E a remuneração para essa vaga vai ser 5 mil reais, é o que a gente tem de budget disponível. Então aqui, quando você vai criando o seu e que é o momento de você não pensar em limitações... Cara, eu preciso que para a minha empresa funcionar, para que ela dê lucro, eu preciso que o time de marketing tenha, por exemplo, além aqui de um monte de analista e assistente, eu tenha um head de marketing. Então eu vou colocar aqui. é de marketing não sei o nome da pessoa ainda mas eu preciso que ela seja ou é demais ou estrategista de marketing dependendo do segmento você trabalha isso isso funciona dessa forma ele é um gerente ou rede cara tá faltando essa figura hoje aqui tá faltando essa pessoa então o departamento ele precisa ter isso claro e aí mais uma vez a gente vem aqui qualquer modalidade já pode ser pj e aí um ponto que é contrato social só só se o contrato de veste em contratos que a pessoa vai investir na empresa ao longo do tempo e comprando partes dela tá aí do remoto Home Office que na remuneração cara pessoa talvez de uns 12 mil reais é Pode ser? E aí aqui a gente vai colocar o seguinte, eu gosto de colocar aqui nessa visão a data de atualização e a data inicial. E aí essas três datas eu deixo elas bem coladinhas uma com a outra aqui. A data inicial é quando eu pretendo começar a iniciar o processo de contratação ou de aquisição desse colaborador. Ah, Tiago, mas é o dia que a pessoa começa? Se você quiser, você pode criar um campo aqui pra colocar o data de início da pessoa. Você pode criar esse campo de data aqui customizado. Data de início, por exemplo. E... Ah, tinha umas datas de início e data inicial não fica tão claro. Aí você pode organizar da maneira que você achar melhor, mas a data de início dela é na segunda-feira, daqui a um ano. Você pode colocar automações de aniversário. Quando bater um ano, lembrar o gestor da área que essa pessoa entrou na empresa há um ano. Data de aniversário aqui, você pode classificar suas datas, mas data inicial e data de vencimento é a data que eu tenho para contratar essa pessoa. Então aqui eu vou ter do dia 25 ao dia Por exemplo, 15. Esse é o período que eu tenho pra contratar esse colaborador. Poxa, tá muito, muito curta essa data. Vamos, cara, pensar em dois meses, três meses, enfim. Aí são os planos de contratação de vocês. Então, aqui na lista por departamento, o Dream Team fica muito mais claro. E essa é uma visão que eu prefiro ela do que o organograma, porque... Apesar de dar uma noção aí de hierarquia e que daqui dos departamentos para cima em geral vai apontar para o CEO, não tem muito o que inventar aqui também, você já tem uma visão de departamento, uma visão de cargo e uma visão de Open Positions. Então, com as funções claras e as pessoas bem definidas, vem a parte do controle. No ClickUp, você vai conseguir montar um dashboard estratégico, onde você configura os cards para que você tenha informações do tipo quantos colaboradores ativos você tem, qual é o teu custo por folha, colaborador por departamento, colaboradores por equipe, teu custo do Dream Team, ou seja, custo atual e custo futuro. A gente divide em dois, o que é a empresa hoje e qual é a empresa que você quer ter para o teu futuro. E pra isso a gente decidiu fazer o seguinte, a gente vai criar uma aula especial pra vocês que querem avançar pra parte de customização do dashboard e pra isso a gente vai separar aqui essa aula e dar presente pra vocês. O template, então clicando no link aqui embaixo vai ter acesso ao template e uma aula só sobre o dashboard onde a gente vai aprofundar muito mais. Então agora que você tem o mapa de crescimento em mão, você vai conseguir baixar o template e a aula, onde a gente fala só sobre o dashboard especificamente, você vai conseguir responder melhor a isso. Você já consegue, na verdade, qual é a prioridade de contratação com as reflexões que a gente fez aqui, o que não precisa ser contratado nesse momento, ou até quem pode ser demitido nesse momento, porque não está fazendo sentido a vaga com o departamento, com a função. Então baixe o template, preenche com a estrutura da tua empresa, qual função tá mais confusa pra você hoje, qual departamento precisa de mais liderança, quem você precisa que tenha o melhor contratado aí nesse momento, isso já vai te dar um trabalhinho pra você fazer, e aí você vai pra aula de dashboard que vai chegar no teu e-mail que a gente vai mandar de presente, preparou isso especialmente pra você. Faz o download, baixe o template, implementa no teu ClickUp e assiste a aula de dashboard pra que você tenha um visual tipo esse aqui.