Como usar de IA para Gerenciar Projetos - Clickup Brain

Eu vou confessar para você, eu utilizei várias inteligências artificiais para projetos e a grande maioria delas me decepcionou muito, ou porque era muito genérico, ou porque no fim das contas não oferecia algo contextualizado com as informações do meu time, da minha empresa e do meu projeto. Aí lançaram o ClickUp Brain, uma inteligência artificial contextualizada, que basicamente pega suas tarefas, seus documentos, o nome da sua equipe, o comportamento deles e gera muitas informações úteis, como por exemplo, um resumo do que eles fizeram nas últimas 24 horas, que eu vou mostrar aqui pra você como você consegue fazer isso. Também eu vou te mostrar como você pode usar pra nutrir os seus processos, ou seja, mesmo que você tenha um júnior no time, usando a inteligência artificial, você consegue fazer com que essa pessoa entregue resultados melhores usando a inteligência artificial do ClickUp. Pegou teu cafezinho aí? Então vamos lá! Então pra que você encontre o ClickUp Brain aqui, você basicamente precisa habilitar ele na sua conta e aqui em cima você já vai ter acesso a ele. Basicamente ele é essa tela na direita aqui, parecido com o chat, e a gente vai explorar cada uma das etapas aqui pra que você entenda como utilizar ou pelo menos 5 maneiras com que você vai implementar aí no seu projeto. primeira coisa é ele basicamente cria algumas perguntas para você baseado nos seus documentos então uma coisa muito legal é que conforme você tenha mais documentos mais processos tudo que você colocar nos docs ele pode gerar basicamente perguntas para você fazer e você criar aqui de maneira personalizada então por exemplo poderia perguntar Como responder a uma dúvida sobre a garantia do meu curso online? Então, se você tem isso documentado dentro do ClickUp, ele basicamente vai trazer para você a resposta com base no que você mesmo tem dentro da sua ferramenta. Então, aqui em cima, pergunte para os seus docs, é basicamente você perguntar para os seus próprios documentos. É muito legal para fazer on-board com o time, on-board com a equipe, se você é um RH, se você tem um financeiro ou até mesmo seus processos de marketing, você consegue utilizar isso para que o seu time pergunte aqui e encontra as respostas sem depender de você dentro da sua própria ferramenta. Isso aqui pra mim já foi genial. E aí a gente pode aplicar uma tática aqui que eu aprendi até com o Victor Damasio, que ele recomenda que você, muitas das vezes, faça pela última vez uma tarefa. O que é fazer pela última vez? É quando basicamente você vai pegar, ao invés de ensinar 1 a 1 pra pessoa, você vai documentar isso e aí você pode usar o Docs, pode usar uma tarefa, enfim, você pode utilizar um acervo aí dentro da tua ferramenta do ClickUp, e fazer dela o seu acervo da sua empresa, e com isso você basicamente tem um FAQ gigantesco de toda a sua empresa sem depender de você. Então aqui ele já sugere algumas coisas, você pode clicar aqui em visualizar mais. Thiago não fala inglês, tá tudo bem, traduz para português aqui. Você pode encontrar alguns bugzinhos quando você traduz para português, eu já notei que ele tem uma certa dificuldade para trabalhar, mas nada que vai te impossibilitar. Então aqui você pode perguntar, por exemplo, qual é o foco do coletivo, da plataforma do coletivo? Já tem essa pergunta aqui. Ele vai trazer pra gente, vamos ver o que ele vai gerar aqui e eu vou dizer pra você se isso tá certo ou não de acordo com o que ele trouxer pra cá, tá? Olha só, o foco da plataforma coletiva é fornecer educação e recursos pra gestão de projetos, principalmente profissionais de marketing. Oferece um método pra organizar tarefas e gerenciar equipes remotas pra atingir metas e melhorar o desempenho do negócio. Cara, isso aqui já poderia ser a cópia do meu site e eu juro pra vocês que eu não tenho essa mesma cópia em nenhum lugar aqui do meu docs, mas ele aprendeu com o que a gente trabalha aqui e gerou isso. Foi projetado para ser adaptável em diversos projetos e negócios, oferecendo ferramentas da comunidade para o segmento do mercado B2C, com base em oito fontes. Olha só, ele pegou isso aqui tudo, que são tarefas, documentos, o FAQ, tudo que tá dentro da minha ferramenta e criou essa resposta. É incrível isso aqui da forma de utilizar no dia a dia, tá? Lembra o seguinte, não é só incrível pra você, você talvez já saiba do negócio e talvez pra você no primeiro momento não faça tanto sentido, mas pro teu time é muito impressionante esse recurso aqui. Então, a primeira grande dica para você é documente o mais rápido possível nos docs e nas tarefas e faça do ClickUp todo o seu acervo da sua empresa. Dessa forma, você vai conseguir utilizar de maneira cada vez mais rica para o teu time comercial, para o teu time de marketing, para o teu time de conteúdo, para o teu time financeiro para entender qual é o propósito da sua empresa, quais são os processos e onde eles podem encontrar cada coisa porque o ClickUp traz as tarefas para você aqui, tá bom? E aqui a gente pode perguntar nos docs, mas também podemos perguntar sobre suas tarefas, como por exemplo, quais tarefas eu estou trabalhando agora? Vamos pegar isso aqui como exemplo? Olha só a resposta que ele vai trazer pra gente. Olha só, você atualmente está trabalhando em muitas tarefas com datas vencidas. Tem várias tarefas que de fato estão vencidas aqui no meu ClickUp. onde ele já traz pra mim. Então, eu tinha que ter finalizado esse roteiro da intro até o dia 24. A gente deixou fora de uma sprint que tá com as datas realocadas aqui e ele já trouxe pra mim. Então, agora eu posso pegar essas tarefas, clicar nela aqui e basicamente eu posso vir aqui e já trocar a data, deixar sem data, por exemplo, pra não ficar poluindo. Então, eu posso pegar essa tarefa e já trabalhar nela pra entender o que realmente eu vou fazer com ela. Então, o que eu tenho pra fazer como próximo aqui nas minhas tarefas? Vamos ver o que ele vai trazer pra gente. Quais são os meus próximos trabalhos dentro da ferramenta? Lembrando, isso aqui, ele tá pegando como exemplo e como pessoa a minha própria conta. Então, se um membro do meu time perguntar e usar esse mesmo recurso, vai pegar as tarefas que tem a ver com ele e não basicamente a mesma pré-definição pra todos. Então, ele já me traz aqui. Você tem algumas tarefas que estão vencidas ou venceram há pouco tempo e com base nisso, a sua priorização é essa. Agora, um detalhe importante. Eu achei muito bom e vou dar uma nota de 7 a 10, pra 10, a priorização das tarefas que eu tenho que trabalhar aqui. Então, isso já reduz talvez até o trabalho do gerente de projeto ou reduz o trabalho do gestor para alocar prioridade para o time, porque ele traz a prioridade com base no que a ferramenta já recomenda. E a tendência é ficar cada vez mais assertivo, porque inteligência artificial funciona dessa forma, ela vai aprendendo com o processo, com o teu comportamento. Então aqui, se a gente clicar em visualizar mais, ele pode dar outras dicas aqui pra gente conseguir explorar melhor a questão das tarefas, tá? Por exemplo, quais são as minhas tarefas mais urgentes? E aí, se você usa o recurso de prioridade, ele vai alincar aqui também, mas ele provavelmente vai trazer aqui alguma visão de acordo com o meu comportamento. E olha que legal, ele trouxe aqui pra mim que ele não conseguiu encontrar tarefas baseadas em prioridade porque o meu space aqui, o Space X, minha área de trabalho, ela não tem o plugin de prioridade alocado. Eu já falei algumas vezes aqui no canal, eu acho que prioridade a gente elege com data, não com aquela tag colorida. Eu acho um jeito muito abstrato, amador e pouco eficiente. Eu acho que data E ora é o melhor jeito de você eleger prioridade pra alguém. Se eu te falar amanhã às 6 da tarde você tem que fazer tal coisa, tem que me entregar tal coisa, você vai entender claramente. Agora, se eu te falar, olha, eu tenho três atividades importantes, uma é urgente e duas são com prioridade baixa. Fica mais confuso que é subjetivo e eu abro a margem de risco pra que você faça aquilo que você quiser e você pode procrastinar e acabar não me entregando o que eu preciso. E aí, pra gente finalizar, tem um recurso aqui que ele substitui, barateia ou até pode banir o chat EPT da tua empresa de acordo com a tua necessidade. Quando a gente clica aqui sobre ideia, sobre o que escrever, ele vai perguntar sobre qual área ou o que a gente gostaria de escrever aqui pra dar um certo contexto. Então, por exemplo, eu quero escrever aqui alguma coisa que tenha a ver com marketing. E aí, eu vou clicar em visualizar mais e olha só. Eu posso escrever um blog post, ideia de título para blog, campanha, taglines, gerar um briefing criativo, enfim. Ele vai me dar algumas opções, então eu vou pegar aqui, por exemplo, quero que ele escreva um blog post para a gente. Vamos ver como é que fica? Eu escrevo um blog post com até duas mil palavras falando sobre como o gerente de projetos pode faturar mais em 2024 usando o ClickUp. Isso aqui, vale lembrar, ele vai coletar a inteligência da minha ferramenta, informações da minha ferramenta para criar esse blog post. Então, se fizer sentido, ele vai nutrir com isso. E target audience é profissionais de marketing, diretores de marketing e gerentes de projetos. Tom de voz, eu quero que ele traga para mim que num tom casual ou, de repente, num tom mais humorado, digamos assim, com criatividade alta. Vamos pedir para ele gerar. Olha só, ele criou aqui para a gente o nosso blog post com um título que eu, modéstia à parte, achei legal, achei chamativo, cumpriu o seu papel. Já é melhor do que muitos júniors por aí de social media do mercado que eu já passei a contratar aqui para escrever para mim. Então, primeiro passo, a FIAC é a parada. Eu não vou passar, obviamente, os detalhes aqui, mas eu achei muito legais, porque ele tem um tom provocativo até, que foi o tom que a gente escolheu ali, que foi mais bem-humorado. Então aqui, por exemplo, Com o ClickUp, até as atividades mais chatas ganham um assistente pessoal, e o melhor de tudo, ele não vai atrás de você pedindo promoção. Entende que tem umas sacadinhas assim que tem a ver com o que a gente escolheu? E aí o mais legal é que eu posso reescrever, posso copiar esse texto, posso editar esse texto aqui, ou posso criar uma tarefa e criar um documento. Isso aqui é muito legal porque se eu criar uma tarefa já imediatamente, eu consigo fazer o quê? Pegar esse conteúdo já do jeito que ele está, vou escolher aqui qual status ele vai entrar, qual lista ele vai entrar, então eu posso escolher aqui, por exemplo, uma lista de marketing de um projeto em específico, como por exemplo aqui o do coletivo, vou colocar aqui no fluxo de conteúdo e beleza, eu coloco ele dentro. já vai pegar toda a customização aqui pra mim. Posso colocar de repente mais informações aqui, como por exemplo, formato do conteúdo. Então esse aqui, ele não tem nenhum formato sedeco aqui porque aquele fluxo é pra outra coisa que não é pra blog. É data de publicação, já posso selecionar aqui e passar pro meu time. O objetivo desse post vai ser visita ao perfil ou de repente compartilhamento. Então aqui eu já coloco. Vou criar a tarefa e essa tarefa automaticamente já está com todo o briefing, basicamente. Então, vamos abri-la aqui. Olha só. Então, se a gente vai colocar isso atribuído para o Manuel, que é o cara que trabalha comigo e que cuida de social, ele já vai ter isso aqui, talvez o trabalho dele seja só enriquecer e postar e vai depender do teu processo aí, desde que faça sentido. Eu vou deletar essa tarefa só para não incomodar ele lá. E aí agora a gente vai para uma última parte aqui, mas recapitulando. Tem muitas maneiras diferentes de você usar. Você pode usar só para e-mail, e aqui em e-mail você pode pedir para ele escrever o e-mail, responder o e-mail, reativar o e-mail de uma lista que você tem aí. Você pode pedir para ele falar sobre produto, por exemplo. Você pode pedir para ele falar sobre projeto, como por exemplo, criar uma timeline de projetos. E aqui o nome do projeto e a diferença entre as duas datas, ele vai trazer as fases para você de acordo com o que ele entender que é necessário para cada tarefa ali em termos de tempo, data, o quanto é necessário investir em cada tarefa para que o seu projeto do início ao fim tenha uma execução mais coordenada. Então enfim, aqui a gente tem muita informação e possibilidade legal, mas o que eu mais gostei até agora da inteligência artificial foi isso aqui, criar um stand-up. O stand-up é basicamente uma recapitulação da tua conta e aí você pode criar um stand-up só teu particular, o teu e do teu time, mas o que é um stand-up final de contas? É basicamente dados das tarefas da sua conta. Isso aqui eu achei fenomenal. Então eu vou pegar aqui, por exemplo, dos últimos sete dias e vou pedir para ele trazer como formato de lista com marcadores. Qual que é a diferença desses três? Isto com marcadores ele traz um bullet point, sem segredo, breve ele traz um resuminho básico e tradicional ele vai pegar bem o nome da tarefa, a data e tal e vai colocar aquelas informações que a gente já tem na visão de projetos ou de dashboard ali. Vou pedir para ele trazer, então, o meu stand-up dos últimos 7 dias, que basicamente é o meu progresso ou não das tarefas da minha conta, vou pedir para ele gerar aqui para a gente. E olha só, o Thiago Rodrigues ficou focado na plataforma de conteúdo de vídeo e na área de membros, que realmente foi isso, e gestão de projetos aqui no geral. Então ele vai trazer pra mim que eu coloquei como recurso pronto isso aqui, em algum momento, mas depois ele voltou de novo pra esta K0, a gente finalizou essa tarefa, então ela ficou como concluída. A gente colocou como recurso pronto esse vídeo do ClickUp Brain, que é esse aqui que você tá vendo agora, porque a gente já gravou ele uma vez. Tô regravando ele aqui de novo porque eu achei que podia incluir mais coisas, mas ele já entrou como pronto aqui. Então olha só, trabalhei na parte de onboarding, essa tarefa ficou atrasada, é o que a gente vai trabalhar essa semana. Ele traz pra gente, de acordo com a nossa conta, o meu comportamento, tá? E aí, eu já vou voltar para cancelar aqui, porque eu posso criar também uma recapitulação de 7 dias do meu time todo. Então, eu posso selecionar aqui, segundo ele, até 10 pessoas, mas é legal que até os seus convidados, que não são membros pagos do ClickUp, ele permite que você também crie um stand-up deles. Então, o que ele vai trazer aqui para a gente? Ele vai trazer dessas pessoas que eu selecionei um resumo, um compilado, tudo que essas pessoas fizeram na ferramenta, ele vai trazer aqui para a gente e isso reduz um tempo gigante para a produção de relatório, para entendimento melhor do seu projeto, pra você apontar numa reunião o que cada um trabalhou e quais foram as mudanças que foram feitas. Enfim, ele tá gerando aqui pra gente, mas olha só, o meu a gente já tinha visto, então ele trouxe aqui o do Thiago Rodrigues e aqui embaixo ele vai trazer da mesma forma, no mesmo formato, o dos outros membros do time. trabalharam, quais foram os estados que mudaram, quem conversou com quem, ele traz isso de maneira muito específica. Então, eu vou mostrar um exemplo pra vocês aqui, mas eu quero deixar muito claro que isso você não encontra nem no chat EPT, porque ele não tá contextualizado com a tua conta, com os teus membros, com o comportamento deles dentro da ferramenta. Então, por exemplo, então aqui Nessa tarefa aqui de corrigir o nome da automação, ela foi passada para o John e colocada a data final e depois ela foi concluída na sequência. Então, você entende que você consegue ter um entendimento do teu projeto muito melhor do que olhar tarefa por tarefa? Então, isso aqui ficou muito legal, ele traz de todo mundo do time e a gente finaliza com uma coisa muito massa, que é ver atualizações sobre as equipes. E aqui você pode selecionar a equipe que você tiver e aí ele vai trazendo um formato um pouco diferente do que a gente fez ele no início. Capbrain basicamente tem uma riqueza de informações da tua própria conta para criar, modificar e incrementar a sua escrita, a sua velocidade e também reduzir o custo.