Diminua os CUSTOS do Clickup! Preço, planos e permissões da ferramenta

Você sabia que você e o seu time conseguem usar os recursos pagos do ClickUp pagando muito pouco ou quase nada? Qual é a hora certa de contratar um plano pago do ClickUp? Seja o Plano Plus, o Plano Ilimitado ou o Plano Business? Nesse vídeo aqui você vai aprender como ter os recursos premium da ferramenta, ou seja, dos planos pagos, pagando muito pouco, reduzindo o seu custo, principalmente facilitando a aprovação com o financeiro e da sua empresa ou da sua agência. Mas mais do que isso, você vai entender quais são as limitações da ferramenta, qual é o melhor momento de contratar ou não a ferramenta, vou dar várias recomendações sobre isso, mas mais importante que isso, quais são as limitações entre membros, usuários, convidados, administradores e donos de conta. Esses que são todos os níveis de acesso dos usuários do ClickUp. Então, para a gente começar, eu vou já dividir minha tela com vocês e usar um próprio guia do ClickUp, que ele disponibiliza, para a gente falar sobre os user roles, ou seja, traduzindo aqui para facilitar para alguns de vocês, funções dos usuários. Usuários do ClickUp podem receber seguintes funções de usuário dentro de um espaço. Então, vamos começar falando aqui sobre os guests, os convidados, que são pessoas de fora da organização com quem você vai dividir sua conta, vou, enfim, navegar um pouco com vocês dentro aqui da ferramenta, mas o que eu quero deixar bem claro aqui pra vocês é que a gente tem dois tipos de convidados que ele considera aqui, convidados externos, que são pessoas de fora da sua organização, que são parceiros, contratados, enfim, aqui no Brasil a gente tem a relação com PJs e tal, que pode ser um freela, que pode usar a ferramenta no plano pago sem ter um custo de usuário aí pra você. Isso é bem importante. E o que ele chama de usuários ou convidados internos, que nada mais é do que, mesmo do que convidado externo, só que é uma pessoa que está mais tempo com você. Ele tenta fazer essa diferenciação aqui, ele custa praticamente igual ao membro, e aí eu vou diferenciar pra vocês aqui quais são as limitações, prós e contras entre convidados e usuários ou membros, tá? Como ele chama aqui. Membros são pessoas da sua organização que trabalham ativamente com o ClickUp, Então, aqui eu já quero fazer uma grande ressalva, que isso aqui que ele contabiliza como convidados internos ou membros é exatamente a mesma coisa. Aqui você pode ter um convidado interno, que ele está chamando, que custa a mesma coisa que um membro. Então, na prática, quando você vai pagar a conta é a mesma coisa. Então, essa diferenciação que ele faz aqui é mais conceitual do que prática ou até mesmo financeira. E aí nós temos os administradores, que são pessoas responsáveis por gerenciar o espaço, eles têm gestão de cobrança, então você tem um painelzinho um pouco diferente aqui no ClickUp. Para membros, ele vai aparecer apenas essa parte aqui, minhas configurações, notificações, tamanho layout, que são basicamente as configurações padrões que você tem como usuário e a da sua conta. Então se, por exemplo, eu ativo o modo escuro da minha conta, ele fica para mim, não fica para toda a minha organização. Então é aqui que eu vou gerenciar a minha foto, o meu e-mail, a minha senha e tudo isso é individual, separado para cada usuário ou membro ou convidado, administrador, não importa, dentro do ClickAv. Quando você é administrador, você tem esses acessos aqui. Então, você tem as configurações, você pode importar ou exportar. Isso aqui é bem importante por segurança mesmo, para que ninguém transite muito um volume alto de informações de dentro para fora ou de fora para dentro do seu ClickUp. Você pode adicionar pessoas para dentro do seu Workspace, da sua organização. Você pode gerenciar espaço pelo painel administrador dos Spaces. Central de modelos, o lixo, que é bem importante para quando alguém do seu time deleta alguma coisa errada que ele nunca. Faturamento, então aqui vai ter as informações de cobrança, cartão de crédito, invoices, faturamento, nota fiscal, essas coisas. E segurança e permissões, que aí vão perpetuar para a conta toda. Tá bom? Então, você como administrador, você tem esse nível de acesso, membros e convidados terão apenas essa barrinha aqui do lado direito. Fechou? Então, quando a gente vem aqui para proprietários, essa é uma dúvida bem comum, que muitas vezes um proprietário cria uma conta, ele é o dono da agência, ou ele é o dono da empresa, ou enfim, algum fulano do time cria alguma conta e começa a utilizar, aqui eu faço um grande adendo que é muito importante. Tomem cuidado quando você for criar a conta Workspace, recomende que o Workspace seja criado na conta no e-mail do dono da empresa, do dono do financeiro, o dono financeiro é ótimo, é responsável financeiro, ou alguém que realmente vai garantir a segurança da conta. Eu já recebi casos de muitas das vezes freelancers criarem a conta, muita gente começar a usar e depois de um tempo alguém ir lá e muitas das vezes de má fé deletar a conta do ClickUp e depois que o proprietário deletou não tem o que fazer, acabou, já era, não tem suporte que resolva. porque o ClickUp entende que mesmo que era outra pessoa que pagava, outra pessoa que utilizava, o proprietário é o proprietário e só pode ter um proprietário por conta. Você pode ter vários administradores, membros, convidados, infinitos, mas proprietários você tem apenas um, então tome cuidado. Funções personalizadas aqui no plano Business Plus e Enterprise, vocês também têm funções personalizadas, as quais eu vou falar um pouco aqui embaixo porque a gente tem algumas diferenciações. de funções e tal, mas a gente vai falar daqui a pouco. Aqui ele deixa claro que para que você consiga gerenciar bem as funções vai precisar ser no mínimo administrador, para que você consiga ter esse controle de acesso de membros e tudo mais, a gente vai explorar um pouquinho daqui a pouco. Aqui eu não vou pegar a tradução para não ficar pedante aqui para vocês, mas o que é um convidado? Um convidado é o nível mais baixo de acesso dentro do CLICAP. Ele basicamente é aquela pessoa que, em geral, você vai limitar um pouco os recursos dela de acesso, ela não vai conseguir explorar o CLICAP da mesma maneira que o membro, porém, gente, na prática, sendo muito sincero com vocês, Na grande maioria das operações, é desnecessário que você tenha todas as pessoas como membros dentro da sua organização. Uma das grandes diferenças entre convidados e membros é que os convidados não conseguem ter acesso a essa visão tudo. Isso aqui apenas membros, administradores e donos da conta conseguem ter. Tiago, mas pra que serve isso aqui? Eu vou dar um exemplo pra vocês que em alguns casos é bem interessante de usar e explorar, e aqui eu até deletei duas visualizações que eu tinha pra criar junto com vocês. Você pode criar uma lista, lista de tarefas atrasadas. Por que isso é legal de você fazer? Porque aqui você pode fixar essa lista aqui do lado, e manter ela de maneira individual quando a pessoa clicar em tudo, é que você pode vir aplicar um filtro. Então, se a data de vencimento é atrasada, em atraso nesse caso aqui, ele vai puxar pra você todas as tarefas que você tem. Aqui no caso, essa tarefa eu já realizei, vou até encerrar ela aqui. Pronto, eu não tenho nenhuma tarefa atrasada agora no meu workspace, tá bom? Então, aqui você consegue ver, até vou deixar salvo aqui a configuração. Então, caso você queira ver de maneira gerencial, através da visualização de calendário, de lista, de ganho, de dinheiro do tempo, você pode criar uma visualização e aplicar filtros aqui. Você pode ter também uma lista de tarefas que estão em determinado status. Então, eu quero ver todas as tarefas que estão como não iniciadas. Então, aqui eu posso vir, E para organizar melhor, o que eu vou fazer? Eu vou pedir para que ele me mostre como subtarefas separadas, tá? E eu vou pedir para ele agrupar apenas por tarefas e só. Dessa maneira, ele vai trazer para mim aqui todas as tarefas que eu tenho que não foram iniciadas ainda, para colocar aqui uma ordem mais interessante, vou pedir para ele classificar por data de vencimento, todas essas tarefas aqui no geral não tem o data de vencimento, então eu vou pedir para que ele personalize para mim aqui para a data criada, então quero ver da tarefa mais antiga para a mais nova, então tem aqui as pessoas que são responsáveis para essas tarefas e da data menor para maior quando essa tarefa foi criada. Então, aqui eu consigo ver, por exemplo, e já mudo aqui nessa nomenclatura, lista de tarefas paradas ou instant buy ou não iniciadas. Então, aqui eu tenho e, cara, talvez em uma visão gerencial eu preciso fazer alguma coisa a respeito. Então, beleza. Essa é uma das grandes diferenças aqui, então, de guests, ou seja, convidados. Você não consegue ter essa visão em tudo, você não tem também a visão de Space. Esse é um outro ponto importante. Você vai ter que adicionar ou compartilhar pasta por pasta os usuários que você vai ter como convidados dentro da sua conta. Então você vai precisar vir aqui, no caso YouTube, vou escolher uma pasta minha, vou compartilhar, E aqui eu vou convidar essa pessoa por e-mail, enfim, vou colocar aqui qual o nível de acesso dela e eu clico em compartilhar. No caso aqui eu vou colocar teste.gmail.com. Então aqui eu posso convidar o teste, ele vai me perguntar se eu quero como membro ou convidado, qual nível de acesso eu quero dar pra ele, isso aqui você pode fazer a nível de membros ou de convidados. Então você pode fazer tudo, você pode editar, comentar ou apenas exibir as tarefas que estão aqui dentro dessa pasta. Tiago, mas isso não dá uma confusão e tal? Olha, por experiência própria, dependendo do time que você vai trabalhar, se for muito grande, requer um treinamento a mais, porque basicamente vai aparecer para as pessoas aqui uma visão que eu não tenho aqui agora, que é um drop downzinho, que é compartilhado comigo. Pessoal, clica ali e ela vai ter as pastas compartilhadas com ela. Pode dar uma visão diferente do que são os membros, porque os membros vão ver na hierarquia a partir do space. Lembrando que o ClickUp, ele tem um guia, basicamente, de níveis de acesso que você tem, que é basicamente uma hierarquia onde a ferramenta se estrutura ali dentro. Então, você tem o workspace, que é a sua conta no geral, né? A sua área de trabalho. Você tem os spaces, que basicamente é essa partezinha aqui do lado, tá? Onde você Você vai ter suas áreas, setores da sua empresa, por exemplo. E aí, dentro dos spaces, você tem pastas ou listas, tá? Como ele recomenda na GIF. Então, beleza. Entendi a estrutura. Só lembrando que os convidados vão ter acesso apenas das pastas para baixo, ou seja, pastas, listas, tarefas, documentos e assim sucessivamente. a gente tem as funções e permissões de usuários. Como eu falei pra vocês, o convidado não tem a opção de ver tudo, que é isso aqui, que eu já expliquei pra vocês, membros administradores e tal têm acesso. Aos espaços ele também não tem, então essa visão de space aqui que ele não vai ter. Seguindo aqui, ele tem acesso a pastas, listas e tarefas, como a gente já falou. Visualizações ele não vai limitar também. Os convidados não podem criar espaços, pastas ou listas. Esse é um bom ponto. Apenas membros, se você quer que um gerente de projeto seja um convidado, não é uma boa ideia, porque ele frequentemente vai precisar manipular spaces, pastas e listas. É importante que ele tenha esse nível de acesso. Criar uma tarefa. Eles podem, com permissão total ou de edição, quando você configura qual é o tipo de permissão que ele vai ter. Como eu falei para vocês, quando você convida alguém, você pode vir aqui e limitar o nível de acesso que existe dentro dos seus usuários dentro das pastas. Eles não podem criar documentos, isso aqui para alguns times faz bastante diferença para outros nem um pouco, Ele não pode olhar a parte de privacidade e compartilhamento, que é basicamente essa visão aqui que a gente de vez em quando explora para compartilhar com mais pessoas dentro do time e tudo mais. Ele não pode mexer nas metas, eles não podem nem ver as metas, então as metas são essas configurações que ficam aqui do lado. Alguns times não usam, então outros usam mais, então dependendo do seu estilo de trabalho dentro do ClickUp, você vai explorar. Eles não podem editar tags. Eu não recomendo quase nunca usar tag, a não ser que seja com automação e tudo mais. Não é tema para isso, mas no geral não acho que seja um recurso que você vai sentir muita falta por aí. Rastreamento de tempo, estimativo de tempo, ele pode mexer, pode manipular, então é bem legal isso aqui porque você não perde a chance de poder trackear o tempo de tarefas, trackear o tempo de trabalho do seu time, então você consegue tocar isso tranquilamente. E campos personalizados eles não podem editar, mas eles podem manipular. Então se você tem um membro, você vai lá e cria um campo personalizado, como é o caso. Então aqui eu vou criar um campo de teste, teste 1. Vou colocar aqui uma corzinha rosa, teste 2. Então, aqui eu tenho um campo personalizado que eu vou usar aqui como teste. Então, ele não pode criar ou editar, basicamente, esses campos personalizados que eu tenho aqui, mas ele pode editar e manipular. Então, ele não vai ter perda ali na jornada dele como usuário, como, enfim, funcionário seu aí dentro do seu time. Você vai conseguir usar igual. Fechou? Então aqui em barras de ações em massa ele não vai poder usar também, isso é basicamente quando você vem aqui do lado e seleciona um grupo de tarefas e aqui na parte superior você quer em massa fazer algum tipo de edição, como por exemplo, editar o status em massa, adicionar responsáveis em massa, configurar datas em massa, então tudo que tiver selecionado ele vai basicamente fazer um book, ou seja, uma edição em massa ali pra mim e eu consigo basicamente manipular várias tarefas ao mesmo tempo sem um grande esforço. Ele não consegue fazer isso. Ele não consegue convidar pessoas para o espaço de trabalho, né? Então isso é legal de saber. A parte de perfis ele vai ter, que é essa parte aqui, onde ele consegue editar a foto dele, a senha dele, ou enfim, a cor e a personalização da área de trabalho dele, como por exemplo, eu até falei sobre isso, que é deixar no modo escuro. não pode delegar lembretes. Então, isso aqui ele não consegue fazer. O que é delegar um lembrete, Chaco? Quando você vem aqui no canto esquerdo, você tem algumas ferramentazinhas e você tem aqui uma que é o lembrete. Ele pode criar lembretes, mas ele não pode delegar lembretes. Então, criar um lembrete, basicamente, é quando eu crio notas para eu mesmo aqui dentro do Clicar, como, por exemplo, enviar um e-mail sobre o desligamento da ferramenta XPTO e aí posso adicionar um anexo, colocar um período, ou seja, para amanhã, às 15 horas e beleza, coloquei aqui, ele vai, vou salvar, ele vai criar o lembrete para mim, não consigo delegar esse lembrete. Notificações, tem todas as liberdades, a gente já falou bastante sobre as notificações em outros momentos aqui do canal. Notificações, então ele vai poder ver as tarefas atribuídas para ele, as menções, enfim, ou todas as notificações caso ele queira. Agora, integrações, importações e exportações ele não consegue fazer, então aqui na parte de integrações do ClickUp, Agora eles estão chamando de App Center, ele não consegue manipular nada dessas integrações aqui, então ele não vai ter nenhum tipo de nível de acesso para poder explorar isso. Ele não consegue transferir basicamente a propriedade de trabalho, então a parte de integrações, só recapitulando aqui, nem membros nem os convidados conseguem fazer. Aqui para transferir o espaço de trabalho é só o dono da conta, excluir a de trabalho também é só o dono da conta. Lembrando que essa parte de funções personalizadas que ele está citando aqui é apenas no plano Enterprise ou Business Plus, que são os últimos planos que você tem lá no final. Aí você consegue, cara, o céu é o limite, você consegue bloquear ou desbloquear de todos os níveis de acesso funções dentro da tua área do ClickUp. No geral, a grande minoria das pessoas usam esse tipo de plano por motivos óbvios. Você tem vários recursos para explorar, utilizar e, muitas das vezes, é mais recurso do que as pessoas de fato usam dentro do acesso de usuário, de convidado, de membro e de administrador. Nesses três já vai ter um pano para a mão, que já vai demorar para utilizar muito provavelmente todos os recursos. Raramente eu vejo pessoas que conseguem explorar os recursos do Business Plus. Então, respondendo a questão é, qual é o momento certo de contratar uma conta paga? É quando você já está sentindo falta de ter algo a mais do que você consegue fazer aqui. Tiago, preciso então usar os Dash. Ok, então vamos para o plano pago. Preciso explorar mais as automações. Vamos para o plano pago. integrações, vou precisar do plano pago. Então, assim, você consegue, não todas as integrações, tá? Algumas aqui você vai precisar de algumas automações e tal para poder vincular e usar bem de um jeito mais avançado. Então, para isso, você vai precisar de um plano pago. Para que você consiga entender melhor a parte do plano pago, recomendo que você acesse aqui www.pk.com.br aqui você consegue ter todos os detalhamentos do que tem e o que não tem na conta. tem dificuldade para entender, basicamente vem aqui e traduz para português e aí você já vai ter uma visão melhor do que você tem, o que não tem dentro do plano, quais visões e tudo mais. Mas a hora certa de contratar um plano é quando você consegue explorar tudo isso aqui, por quê? Porque na hora de você converter a sua conta do gratuito para o pago, você vai pagar por cada usuário ativo, como ele deixa claro aqui na parte do pricing. O plano ilimitado é US$7 por membro por mês. Então, o plano business vai para US$12 por membro por mês. O enterprise é basicamente contact sales, você consegue entender qual vai ser a prestigiação de acordo com necessidade, quantidade de usuário e tudo mais. Então, aqui você consegue contratar como dono da conta o plano pago, você pode contratar, por exemplo, o plano business, e trazer para o plano pago do ClickUp apenas os membros que de fato forem necessários e o restante do teu time você mantém eles como membros gratuitos, convidados e dessa forma você não precisa pagar por esses usuários e eles vão ter ali os recursos do plano pago. Então é dessa forma que muitas das vezes eu vejo que tem o administrador mais três pessoas e mais 20, 15 convidados na conta usufruindo dos recursos do plano business no plano gratuito. Vale lembrar que você vai ter uma limitação de convidados, tá? Então, ele até deixa mais claro aqui que no plano ilimitado você recebe cinco assentos de convidados, ou seja, cinco slots de convidados para cada um membro pago. Então, por exemplo, você criou a conta do ClickUp e contratou um plano. Você vai lá, você vai ser o dono da conta, você vai pagar por esse usuário dono da conta. Você vai ter cinco lugares para convidar pessoas convidadas, guests, digamos assim, gratuitamente. Então, você paga um e pode usar o recurso do pago em cinco usuários. Se você tiver isso no plano ilimitado, que é o primeiro, o plano business te dá 10 slots para cada membro pago. Então, você vai ter que fazer esse cálculo básico de para cada um membro pago no plano ilimitado você tem 5 gratuitos e para o plano business a cada um membro pago você tem 10 gratuitos. Então, é legal que você faça esse cálculo, já consiga entender, no Enterprise você tem uma flexibilidade um pouco maior. Agora que você entendeu que dá pra usar os planos pagos de maneira mais barata, sem ter que pagar pra todos os usuários, um desafio que você vai ter é como engajar a tua equipe pra usar o ClickUp. E pra isso, eu recomendo que você assista o vídeo que eu deixei aqui no final, separado, pra que você entenda como é possível treinar, engajar o teu time pra que eles usem a ferramenta e a gestão da sua empresa seja muito melhor. Te vejo lá!