Essa organização de pastas simples mudou a minha empresa!

Uma das coisas mais importantes que você tem que fazer na hora de começar um bom projeto é ter um bom sistema de organização dos arquivos da sua empresa ou do seu cliente. Independente ou até mesmo antes de ter qualquer software de gestão, seja o Asana, o Trello, o ClickUp, enfim, a gente fala sobre vários aqui no canal. Você precisa ter os seus arquivos de maneira fácil. Mais do que isso, você precisa ter os seus arquivos de maneira acessável para todo mundo do teu time, sem que você precise ficar mandando link toda hora, que a galera consiga encontrar, se encontrar, e se você contratar alguém novo para o teu time ou precisar mandar alguma coisa para cliente, está tudo muito fácil, tudo muito na mão. Afinal de contas, para para pensar o seguinte, se você perdesse ou rolasse um extravio dos arquivos do teu cliente mais importante e da tua empresa hoje, é uma grande perda. Mas mais que a perda dos arquivos, tem coisa que gera um constrangimento impagável, de você ter que regravar, ter que pedir novamente para o cliente te enviar. Enfim, essas pequenas coisas no dia a dia acabam te dando vários trabalhos desnecessários, mas mais do que isso, você não consegue escalar a tua operação. Então nesse vídeo você vai aprender exatamente isso, como você começa a organizar esse teu sistema de pastas e é o que a gente usa por aqui nos clientes e mudou muito a nossa rotina depois que a gente implementou. A gente teve muito mais paz, muito mais tranquilidade, porque a galera entende a estrutura, porque a gente tem exatamente um sistema de organização dos arquivos e eu vou te mostrar agora como que você faz isso. E a primeira coisa que você precisa fazer é entender que a gente tem um sistema que é baseado em um template. Vocês sabem que várias vezes eu falo que template não salva gestão, mas eles têm um papel muito importante, que é cortar etapa e queimar etapa, principalmente para te dar referência de onde você pode começar. Então, aqui no nosso sistema, a gente tem a divisão em quatro grandes etapas, quatro pilares, que eu considero o que você vai conseguir dividir todo o restante da sua empresa em termos de arquivos. sem ter dificuldade de entendimento e facilitar muito treinamento pra galera. E cara, a gente já testou muitos formatos por aqui e esse até agora, depois de alguns anos lapidando isso aqui e mudando, é o que mais funciona. Então a primeira coisa que eu gosto sempre de deixar evidenciado e evidente aqui é a gravação das reuniões. E aqui na gravação das reuniões eu gosto de pensar sempre em duas divisões. A gravação das reuniões de fato, aquelas que você faz no Meet, no Zoom, os treinamentos, você pode até criar uma pasta específica só de treinamento aqui dentro. Eu já vou falar sobre essa questão de adaptações aí que você pode fazer e como você pode utilizar isso, mas aqui eu recomendo que você perceba o seguinte, a gente tem backups e gravações de reuniões. Os backups, eles, diferente dessa parte aqui que a gente deixou especificamente para backup, São backups de reuniões antigas, reuniões soltas, reuniões que muitas das vezes pode ser um evento, alguma coisa que vocês fizeram e é um puro backup e que não está atrelado a um cliente. Eu vou falar sobre isso já já, beleza? Isso aqui, em geral, é um material um pouquinho mais institucional e eu vou mostrar pra vocês como vocês dividem aqui. E aqui, de fato, gravação de reuniões. Indo mais além, se você começa a ter muitos arquivos, eu recomendo que você crie aqui as reuniões de janeiro 2024. Se você tem, por exemplo, muitos materiais, eu recomendo muito que você divida isso E claro, as nomenclaturas são muito importantes, então sempre recomendo que você trabalhe com dia, mês e ano das coisas, porque na hora de buscar esses arquivos a data é sempre o último ponto de partida mais importante, porque o mais importante de fato é a nomenclatura do nome do arquivo. Mas a data salva muito, então recomendo que aqui na gravação das reuniões você já crie essa pequena estrutura de datas caso você tenha aí uma frequência alta de gravações. Aqui embaixo a gente começa a gravação das reuniões e depois em materiais institucionais. Aqui em materiais institucionais é, eu diria, onde acelera muito os materiais, principalmente da própria empresa, que você utiliza para vendas, que você utiliza para comercial, que você utiliza logo, que você utiliza identidade visual. Esse tipo de arquivo, em geral, A galera sempre vive pedindo, principalmente quando você tem um projeto novo, institucional, como uma página ou, de repente, uma ação de marcha que você vai fazer para a própria empresa. Então, aqui, a gente já deixa uma divisão de Planejamento e Estratégia. Então, tudo que envolve o Planejamento e Estratégia da empresa, eu já crio uma pasta especificamente para ela. E aqui dentro, se houver necessidade, tiver muitos arquivos, eu crio uma pasta por quarter. Então, você pode colocar Q1 2024, pode colocar Q2 2024 e aqui você vai renomeando e criando novas pastas de acordo com a tua necessidade. E aí vai um insight bem importante aqui sobre as questões do drive. Você só cria muitas ramificações quando você vê necessidade. Eu não gosto de criar muito mais ramificações do que já tem aqui. Por quê? Porque vai te dar mais trabalho pra treinar. Então lembra, quanto mais ramificações você tiver de pastas, pro ClickUp, pra software de gestão no geral também funciona da mesma forma. Porque tem um jeito muito fácil de você reverter esse problema, mas o contrário não acontece. O que eu quero dizer com isso? Se você cria ramificações demais, você não vai conseguir reverter isso. Vai dar muito trabalho para desfazer os nós que você criou aí dentro da sua própria organização. Mas, se você tem muitos arquivos em uma pasta e quer levar para uma organização diferente, como por exemplo, organização semanal, mensal ou por quarter, que é o caso aqui do planejamento estratégico que eu estou usando Como exemplo, por exemplo, Q1 de 2024, imaginar que você tem muitos arquivos de planejamento e estratégia, então você pode simplesmente selecionar todos aqui e arrastar para a pasta. É bem mais fácil do que você tentar fazer o contrário. Então, voltando aqui, planejamento e estratégia, referências, essa é uma pasta que muita gente ignora. e dão nomes diferentes para a mesma coisa. Tem gente que chama de swipe file, tem gente que chama de referência, tem gente que chama de mood board, arquivos diferentes que você vai tendo aí de projetos institucionais, que é o que a gente está tratando aqui agora, e aí você vai colocar as suas referências. Por que eu acho importante deixar salvas as referências no drive? Porque é muito bom e aí vale lembrar que você tem que renomear elas também para deixar bem organizado. Porque quando você coloca as referências aqui, é muito mais fácil do teu time entender de onde vieram os briefings, de onde vieram De onde nasceram muitas ideias que vocês usaram e dá pra colocar arquivo de texto e principalmente os visuais. Pra galera de design, os visuais fazem bastante sentido. Mas claro que vídeos e outros arquivos que você tenha também, eles cabem ali como referência. Copy. Eu gosto sempre de deixar um lugar... reservado só para cópia, mas já deixa organizado aqui cópias gerais, ou de descrições, ou de Telegram, ou de e-mail, ou de páginas. Então aqui dentro você tem as ramificações já existentes, que é, eu acredito, seja o mínimo que você, no geral, consegue encaixar as cópias aqui dentro. Mas lembra o seguinte, você também pode personalizar isso aqui de acordo com a necessidade que você tem. Tiago, mas o que é copy? Pode ser copy ou redação, escrita. Copywriting é o que a gente chama, até eu vou renomear aqui novamente para deixar o template mais claro para vocês. Copywriting, que é aquela escrita persuasiva que a gente tem. Aqui, fontes. Fontes é o arquivo da fonte mesmo. Isso é um negócio que, em geral, toda vez que entra um designer, entra alguém que vai trabalhar com a parte de audiovisual, sempre pede esse mesmo material, então a gente já deixa aqui. Banco de imagens, tem empresa que, agora com o Me Journey e Inteligência Artificial, isso reduziu bastante. Mas tinha gente que comprava e ainda compra, talvez, imagens de bancos de imagens. Ou você usa com frequência algumas imagens que você já pode deixar aqui também anexado. Então aqui em banco de imagens, mais uma vez, se você precisar criar outras pastas, você cria. Aqui em vídeo, design e tráfego, elas comportam basicamente da mesma forma, então vídeos orgânicos, anúncios, tem uma separação inicial, design e tráfego. Então aqui, lembrando, são materiais institucionais, então a primeira camada é gravação das reuniões e alguns backups que a gente faz de materiais que são muitas vezes soltos, que não tem exatamente a ver com o cliente, Por que? Porque depois dos institucionais, a gente tem uma pasta especificamente para backup. E aqui em backup eu gosto de colocar o site WordPress, eu gosto de colocar backup de outras landing pages que eu tenho, às vezes em subdomínios diferentes. Eu gosto de colocar backups automáticos de automações. Eu gosto de colocar tudo aquilo que é de backup principalmente automático, porque eu entro aqui e eu já vejo muitas das vezes está ocupando muito espaço, tem que fazer uma limpeza. Quando tem vírus, muitas das vezes, principalmente no WordPress, é aqui que você vai conseguir fazer uma limpeza no root, se você precisar. Então, os arquivos no backup, eles vêm daqui ou para o servidor. Enfim, é um papo um pouco mais técnico, mas eu sempre gosto de organizar os backups aqui dentro, porque ele fica na primeira camada de organização e eu tenho acesso fácil. Agora aqui, por último, e não menos importante, talvez seja o que você mais usa aí, aqui a gente tem o de projetos. E aí vale lembrar que um projeto pode ser um cliente novo, pode ser só um projeto novo dentro da sua empresa. Então se você trabalha com múltiplas campanhas de marketing, se você trabalha com múltiplos clientes, múltiplos projetos de 3D, independente do tipo de empresa que você tenha no ambiente digital, você vai conseguir organizar aqui nos projetos e aí o que que você vai fazer? Você simplesmente vai vir aqui e vai fazer download dessa pasta e upload de novo, porque dessa forma você consegue fazer basicamente uma cópia, você não consegue fazer uma cópia direto por aqui, então você faz download e sobe novamente aqui no próprio drive, porque ele vai puxar o quê? Toda essa organização que você já tem aqui. Então aqui a gente já tem arquivos de planejamento e estratégia, então aqui às vezes você vai precisar dividir por referências, enfim, você pode criar aí a tua ramificação de planejamento estratégico que que fizer sentido pra você, pra você armazenar os arquivos. Copyright em materiais escritos, aqui a gente já tem também algumas nomenclaturas. Thiago, eu não entendi a nomenclatura que tá aqui, o que que eu posso fazer? Se você não entendeu, você pode simplesmente deletar, mudar a ordem, não tem apego nisso aqui e ramifica da maneira com que você acha melhor. Por exemplo, CPLs é uma nomenclatura muito marketing. Você pode simplesmente deletar, apagar isso aqui ou renomear pra aproveitar pra outra coisa que você sentiu necessidade que não tem nessa lista. Você pode ficar bem tranquilo pra adaptar. Quando a gente volta aqui, nós temos a parte audiovisual, que eu acredito que é um dos mais importantes aí e que muitas das vezes dá muito trabalho, porque às vezes são vários arquivos, às vezes tem, sei lá, tem campanha que a gente trabalha aí com cem anúncios de foto, alguns são cinquenta em vídeo, enfim, você vai ter muito arquivo e aqui você pode separar por anúncios orgânicos, Mais uma vez, adaptar como você achar melhor. Essa é a terceira camada que a gente tem aqui. Então, design, mesma coisa, entidade visual, páginas, anúncios, fontes, banco de imagens, um pouco parecido com o que a gente tinha lá de matéria institucional. E planilhas e documentos, eu gosto de deixar uma aqui especificamente para elas. Tiago, qual que é a diferença dessa planilha e documento para essa de planejamento e estratégia? Muitas das vezes, tem algumas planilhas, documentos que você vai armazenando, que elas são de referência, que elas são arquivos que muitas vezes você manda corriqueiro no dia-a-dia, ata de reunião desse cliente específico. Lembrando, nós estamos aqui falando agora de projetos específicos ou de clientes específicos. Então você vai trazer tudo o que tiver no universo desse projeto, desse cliente, para esse mesmo ambiente, para esse mesmo lugar. A gente chama isso no curso de Marketing Warehouse. Por que a gente dá esse nome? Porque é basicamente aquela imagem de galpão e armazenamento que a gente vê em centros de distribuição, até em supermercados maiores você vê aquelas gôndolas que são basicamente muito bem organizados e muito bem armazenados, o insumo que aquela empresa precisa para trabalhar. Uma empresa digital não é muito diferente. Esses são os seus insumos. Então quando você organiza muito bem esses arquivos, você vai conseguir ter acesso fácil, simplificar muito o treinamento do teu time e mais do que isso, achar quando você precisa, tudo muito rápido, tudo muito fácil, às vezes você está em uma reunião com um cliente, enfim. Você vai ter acesso a isso de um jeito muito mais fluido. E a gente vai deixar esse template dessa pasta disponível pra você aqui embaixo, pra você só fazer download e subir no seu drive e conseguir utilizar. Lembrando que você vai precisar talvez usar o WinRar ou algum outro arquivo aí pra descompactar essa pasta, porque ela tá zipada, você vai precisar abrir ela, jogar na sua área de trabalho e depois subir. Caso você tenha alguma dificuldade, comenta aqui embaixo que a gente te ajuda. Grande abraço pra vocês, baixa aí o template e já começa a aplicar o Marketing Waterhouse dentro aí da tua empresa ou projeto. Até mais.