Leve sua organização ao próximo nível - Como usar campos personalizados do Clickup

Nesse vídeo eu vou te mostrar como que você pode trazer uma nova camada de personalização e profissionalização da sua gestão usando os campos personalizados do ClickUp. Eu também vou te mostrar que independente do tipo de cliente e necessidade que você tenha, a gente consegue otimizar a estrutura do ClickUp de várias maneiras diferentes a sua necessidade. E a primeira coisa que a gente tem que concordar de cara que é cada cliente, cada projeto, cada mentoria é diferente e às vezes você precisa readaptar de maneiras diferentes a ferramenta a gestão. Ao invés de você ter que se adaptar a ferramenta, o ClickUp se adapta a você. Então é por isso que independente da necessidade que você tenha, nesse vídeo você vai aprender a como melhorar a sua gestão com uma ferramenta versátil que vai se adaptar e mais do que isso, otimizar o seu processo de gestão. Então eu vou montar um cenário aqui como se a gente tivesse uma necessidade de otimização de entrega de conteúdo aqui dentro do nosso clickable. Então eu não vou passar pela opção de configuração de estados, porque essa aqui aqui no canal a gente já falou várias vezes sobre ela. Eu vou me concentrar nos campos personalizados e como que você pode otimizar a tua gestão usando eles. Então a primeira coisa é você entender que quando você tem, por exemplo, várias atividades diferentes, eu vou dar um exemplo aqui de várias subtarefas dentro de uma tarefa, Muitas das vezes você precisa abrir essa subtarefa para saber qual foi o progresso dela, mas com o ClickUp a gente tem um recurso interessante. Aqui do lado a gente pode adicionar a coluna de progresso, e essa coluna vem com a seguinte pergunta aqui para a gente. Vamos colocar aqui o nome dela, coluna progresso, e ele vai trackear aqui para a gente. Tudo o que a gente quiser. Arquivados, checklists, tarefas, comentários e tudo mais. Então, na verdade, eu vou colocar aqui pra ele trackear tudo e também vou pedir pra que ele mostre de 0 a 100% de acordo com o status de pronto, ok? Vou adicionar uma coluna aqui. Então, basicamente, o que ele traz pra gente? coluna de progresso como a gente nomeou dessa forma. Então vou aumentar o tamanho dela aqui pra ficar mais bonitona. Toda vez que eu tiver uma tarefa aqui como postado ou concluído, ele vai colocar aqui como cem por cento e automaticamente ele vai aumentar a barra de progresso ali dentro pra mim. Então vou imaginar que eu tenho algumas tarefas sendo feitas em paralelo aqui e olha só, quando eu coloco como agendado, por exemplo, que não é o status pronto ou postado ou fechado, ele não coloca ali a barra de avanço pra mim, porque essa tarefa ainda concluída. Mas se eu colocar ela como fechada ou, por exemplo, como atividade postada, que é o caso do status que eu tô usando aqui, ele vai colocar como 60% de avanço. Então, se você costuma trabalhar com tarefas mães, a gente chama de tarefa mãe, com muitas subtarefas dentro, isso aqui pode enriquecer a tua experiência visual aqui dentro do ClickUp, beleza? Agora, vamos imaginar que eu preciso enriquecer ainda mais colocando algumas informações específicas aqui. A gente pode utilizar o campo Dropdown. Basicamente, o que que é o Dropdown? Ele permite que a gente crie algumas opções diferentes de seleção ultrapersonalizada. Então, por exemplo, eu vou colocar aqui assunto de conteúdo. Como assim, Thiago? Vamos imaginar que na linha editorial do seu cliente você tem o assunto 1, que é produtividade, o assunto 2, vamos imaginar que é planejamento e o terceiro que é relacionamentos. O que a gente vai fazer aqui para manter isso bem personalizado, bem bonito, para ficar visualmente mais rico? Eu vou colocar cores aqui e aí. O que eu vou fazer depois que eu colocar aqui as cores, colocar três cores diferentes aqui, vou adicionar a coluna, ele vai entrar aqui a coluna pra mim, eu vou trazê-la mais pra cá, e eu vou aumentar ela aqui de tamanho. Olha que legal, quando eu clico aqui, ele me mostra essas listas, basicamente, com as informações que eu coloquei ali. Então se, por exemplo, o assunto desse conteúdo é planejamento, é relacionamentos, é produtividade, eu posso fazer com que o meu time entenda mais claramente quais são as informações aqui, E se isso fizer sentido pra você, você pode colocar assunto de conteúdo, tipo de postagem, mídia, você pode personalizar os drop-downs do jeito que você quiser. Os drop-downs, eles não tem limite pra você criar desde que você esteja num plano pago. Quando você tem campos personalizados em geral no plano gratuito, você pode utilizar apenas 100 vezes, independente da quantidade de campos personalizados que você tem, ok? Então vamos pro próximo aqui que eu quero te mostrar uma parada bem legal. Vamos trazer pra cá isso aqui pra ficar de um jeito um pouco mais visualmente organizado. Eu vou tirar esse aqui de prioridade, vou esconder essa coluna. Agora, eu vou colocar esse campo aqui que são files, basicamente são arquivos. É mais uma forma que o ClickUp te permite de trazer arquivos aqui pra dentro de uma tarefa. Então aqui, por exemplo, o que eu poderia colocar? Imagem do post. Vou adicionar aqui. E poderia ser uma imagem, ou poderia ser, por exemplo, eu vou personalizar isso aqui para ficar um pouco mais abrangente. Vou editar esse campo, vai ser arquivo de postagem. E poderia ser um vídeo, se eu colocar a imagem poderia gerar uma certa confusão. E aí, quando eu clico aqui nele, ele vai me perguntar se eu quero subir uma tarefa direto para o Google Drive ou criar Um novo Google Doc, não vou fazer isso. Eu vou adicionar um arquivo aqui. Então eu vou clicar em Upload a File aqui e vou subir, por exemplo, essa logo aqui do coletivo. E olha que legal que ele fica. Ele vai mostrar aqui pra gente uma miniatura do arquivo aqui. Se for um vídeo ele vai aparecer um botãozinho de Play no vídeo. E é muito legal que quando eu entro nessa atividade de teste, ele me mostra essas mesmas atividades aqui, tá vendo? Arquivo de postagem, assunto de conteúdo e progresso, e as subtarefas que a gente tem lá, e aqui eu também tenho a visualização de arquivos, então eu consigo ver por aqui, ter todo esse enriquecimento aqui, digamos assim, de visualização das atividades, de progresso, esse tipo de conteúdo, assunto, você pode personalizar isso aqui do jeito que você quiser, lembrando que se eu clicar ali eu consigo visualizar que esse conteúdo, caso eu queira deletar, eu posso fazer download, deletar aqui se eu quiser e subir um novo arquivo diferente, por exemplo, caso eu queira. Lembrando que você também consegue subir mais de um ao mesmo tempo, olha, vou selecionar os dois e vou subir dois arquivos Olha que legal, ele já traz a miniatura dos dois aqui pra mim. Então, se é uma thumb do YouTube, se é, por exemplo, um carrossel, se é um vídeo, você pode usar, abolir o Google Drive de vez se você quiser e aí você tem que pagar o plano pra isso, que o plano gratuito eu acho que você tem 100 MB, um gig de plano gratuito só. E aí, pra você não ter problema, você paga lá a quantidade de usuários necessários. Lembrando que eu já fiz um vídeo aqui no canal falando bastante sobre a parte de pricing lá no vídeo que é um comparativo dele com o Mondays. Se você quiser saber um pouco mais sobre a questão de preço do ClickUp, Esse é um vídeo que pode te ajudar nisso, beleza? Mas continuando aqui, qual que é o nosso próximo passo de personalização ainda maior? Não acabou por aqui, tem muito mais coisa ainda. Vamos imaginar que no processo de atividade o nome da tarefa é o título do post. Então vamos imaginar que o título do post aqui é como aumentar a produtividade em 10 vezes. Vamos imaginar que esse seja o título do post. A gente precisa colocar uma descrição desse post, certo? Então vou adicionar uma coluna e vou colocar esse campo aqui de text área. Então aqui, descrição do post. Post. Olha que legal que isso aqui é. Eu vou trazer ele mais pra cá, pra ficar um pouco mais perto aqui do título. Vou aumentar um pouco o tamanho. E aqui, quando eu clico no texto, eu posso colocar o tamanho e a quantidade de texto que eu quiser. E olha, eu posso colocar o quanto de texto eu quiser aqui. Eu posso aumentar isso aqui pra ficar mais confortável, se eu quiser digitar aqui, beleza? Quando eu clico, dou um Enter aqui, ele sai fora, ok? Mas ele salva ali, só eu clicar aqui direitinho. E o mais legal disso aqui é que quando eu clico aqui em copiar, copy text, ele já traz para o ctrl-c e ctrl-v para mim. Então, se eu precisar copiar isso aqui com uma descrição, vou imaginar aqui. Aqui vai. Uma descrição, parte 1, parte 2, parte 3, você pode pular as linhas que você quiser, saiu fora aqui. Quando eu copio o texto, ele já vai copiar pra mim do formato, no formato, na formatação, se colocar emoji e tal, ele vai trazer tudo ali pra mim direitinho. Essas são algumas das possibilidades que vocês têm de personalizar e enriquecer ainda mais. Mas cara, tem muito mais campos personalizados pra gente trabalhar, imagino que Se você já teve alguma ideia de como aplicar, desce aí pra gente pra fazer um comentário de qual tipo de campo que você poderia colocar que te ajudaria hoje na sua produtividade. Tô curioso pra saber. Então indo pro segundo exemplo, vamos imaginar aqui pra gente explorar outras possibilidades, outros campos personalizados, que a gente tenha clientes de negócio local, ok? Então eu vou colocar aqui uma tarefa, por exemplo, cliente da loja estética, pele, melhor. Vou imaginar que esse seja o nome da clínica de estética. A tarefa é pra mim, vou salvar aqui, beleza? Beleza, temos essa cliente. O que eu vou fazer com isso? Eu vou colocar aqui um registro dessa cliente, o que que eu posso fazer? Eu vou colocar a primeira coisa que eu acho necessária pra tráfego pra negócio local, por exemplo, é a localização dessa loja. Então, aqui eu vou colocar o nome do campo, que é endereço da loja, vou adicionar a coluna aqui, vou trazê-la mais pra cá, aumentar o tamanho, trazê-la mais pra cá. Aqui, endereço da loja, eu vou Vou colocar esse endereço aqui. Rua Joaquim Floriano, número 300. Então, olha que legal. Ele já trouxe pra mim aqui o CEP. Cara, ele é muito legal, porque ele puxa mais informações do que o normal, né? Que normalmente ele traz. Posso copiar esse endereço que ele vai vir o endereço completo aqui pra mim com CEP, endereço da cidade, tudo direitinho, beleza? Só que tem uma coisa muito legal no ClickUp, que é o quê? Eu vou adicionar mais uma aqui. Cliente da padaria Fazenda dos Pães. Essa padaria é real, aqui em São Paulo. Vou dar um save aqui. Vou imaginar que é 1, 2, 3, Irmãos, Murumbi. Fica nesse endereço mesmo, inclusive. Aí eu vou clicar aqui em View, vou colocar aqui visão de mapa e olha que legal, ele já coloca aqui na visualização de mapa onde ficam esses clientes no mundo todo. Então, por exemplo, eu tenho dois clientes aqui diferentes, um fica aqui no Murumbi e o outro fica no Itaimibi, que são dois bairros aqui de São Paulo. E quando eu clico na atividade, eu já consigo abrir essa atividade ou numa nova tarefa ou clicando nela aqui eu consigo personalizar essa tarefa adicionando um status. Olha, viu que ele já sumiu aqui? Se eu tinha uma tarefa para esse cliente, basicamente eu consigo abrir aqui uma nova aba ou eu posso gerenciar ela por aqui ou pelo board. Então isso fica muito legal se você, por exemplo, tiver clientes com locais físicos, você precisa de um endereço rápido e tal, não para por aí. A gente pode adicionar outras coisas também para endossar esse cadastro, como por exemplo, o telefone. Aqui no telefone a gente coloca que é um campo de telefone e quando eu clico aqui, ele já traz pra mim que é o código daqui do Brasil. Você pode trazer vários códigos diferentes, né? De países diferentes, caso você tenha clientes de outros países. Então, 11, 9, 5, 5, 5, 5, 5, 12, 10. Vamos imaginar que seja esse o número. Cara, isso é muito legal, porque quando você clica aqui, ele já pergunta se você quer abrir um aplicativo de ligação, caso você tenha. Se você estiver usando o celular, você toca ali no campo, ele já vai abrir pra você. Caso você queira copiar o número, você clica aqui em copiar. Então, é muito legal porque você já consegue enriquecer uma base com muita facilidade. Um outro exemplo aqui é a gente usar o site. Qual que é o site do seu cliente? Seu cliente tem site? Então aqui, por exemplo, vou usar o campo de Website, vou dar o nome pra ele, Website, mesmo nome, e agora aqui eu vou copiar e pular o endereço do site do meu cliente, que eu pulei o meu. E o mais legal é que quando você tem essas informações preenchidas, além de copiar mais rápido, centralizar e arquivar, com um clique de distância você já consegue acessar esse link e que você determinou ali. Então aqui tem o link do meu site, aqui fica fácil pra você entender e navegar aí, por exemplo, no site dos seus clientes, fechou? Então, esse é um exemplo de repente pra negócios locais, gestão mais aplicada pra tráfego, de repente de negócios locais que você precisa de mais informações, ou até de repente pra quem quer fazer um CRM um pouco diferentão, usando aí como recurso alguns dos elementos que a gente falou aqui. Mas não parar por aí, agora a gente vai explorar um recurso muito legal do ClickUp, que são as fórmulas. Você sabia que tem como você substituir uma bela parte da sua planilha do Excel usando o ClickUp? Então agora pra gente enriquecer melhor o exemplo, eu vou usar alguns campos mais focados em valores financeiros. Então se você precisar fazer um balanço, alguma coisa assim, vai ficar super interessante você usar. E pra explorar um pouco mais a aula aqui, Eu não vou usar a lista pra gente fazer isso, eu vou usar a visualização de table, que é basicamente a visualização de tabela, tá? Eu já criei uma aqui. E agora, o que eu vou fazer? Vou colocar duas tarefas aqui de exemplo. Balanço de janeiro e balanço de fevereiro. Então, aqui nos status eu não vou mexer neles agora, mais uma vez, porque a gente tem várias aulas aqui no canal falando sobre isso. O que a gente vai fazer? A gente quer descobrir o nosso lucro líquido. Basicamente, esse é o nosso objetivo aqui. Então, pra isso a gente vai precisar calcular algumas coisas, como, por exemplo, Vamos adicionar aqui um campo Money, que é o campo de dinheiro. Aqui em Currency, você vai adicionar basicamente qualquer moeda que você vai querer trabalhar. No nosso caso aqui, vai ser do tipo dinheiro. O Currency aqui vai ser o BRL, que é o do dinheiro brasileiro, né? Nossos dinheiros aí. Então, nome do campo, custo fixo. O que é custo fixo, Thiago? Basicamente tudo que você precisa pra operar, equipe, ferramentas e tudo mais. Então aqui, vamos adicionar um outro, lucro bruto desse mês aí. beleza? Outro, vamos imaginar que a gente esteve aqui, por exemplo, quero separar o investimento de Facebook Ads, você pode adicionar Google Ads também, eu vou manter só Facebook Ads aqui por enquanto, beleza? E aí eu vou adicionar um campo fórmula pra vocês explorarem um pouco ele aqui junto comigo, que é lucro líquido, beleza? Vou adicionar essa coluna também. Então vamos imaginar que de custo fixo a gente tenha hoje, que tivemos na real em janeiro, de R$1.500,00, ok? E em fevereiro subiu pra R$1.650,00, Vamos imaginar que teve essa variação aí. Lucro bruto no mês de janeiro, tivemos aí R$15.000. Já em fevereiro o negócio foi para R$6.500, tivemos perdas. E aí, Facebook Ads, em janeiro investimos R$5.000, em fevereiro a gente investiu apenas R$1.200, a título de exemplo. De onde se tirou esses números, Thiago? São todos fictícios, fique tranquilo. Recomendo que você faça um teste também antes de levar para os seus números reais. Agora, o que a gente vai fazer? A gente vai usar o campo fórmula, que é o campo que a gente adicionou aqui, para fazer um cálculo E como o campo fórmula funciona? Ele já mostra aqui pra gente pra você selecionar dois campos e aqui no meio você pode trabalhar com adição, subtração, divisão e multiplicação, tá certo? Então, isso pra dois campos diferentes. Então, eu poderia, por exemplo, multiplicar um pelo outro, mas não é isso que a gente vai fazer. A gente quer somar os três aqui pra descobrir o nosso lucro líquido, ok? Então, eu vou clicar aqui em Advanced Editor, beleza? Então, eu vou fazer aqui o cálculo seguinte, eu vou calcular lucro bruto menos o nosso custo fixo menos o custo de tráfego do Facebook Ads. E aí, ele vai trazer aqui pra gente que o nosso saldo, o nosso lucro líquido poderia ser saldo aqui, por exemplo, foi de oito e quinhentos. Thiago, ele calculou só em uma na coluna inteira, o que que eu faço pra replicar? Eu vou clicar aqui em Calculate e aqui ele vai calcular pra mim. E aí, o mais legal do ClickUp é que ele tem uns recursos meio escondidinhos, esse que fica muito legal de você ter. Aqui embaixo você pode calcular algumas coisas automaticamente no plano pago, tá? Aqui, por exemplo, o que ele faria? Você poderia calcular a média, a soma e o número mais alto e o número mais baixo. Então, aqui não vai dar pra mostrar pra vocês que eu tô numa conta piloto, que não é uma conta paga, mas você poderia, por exemplo, calcular o máximo gasto de Facebook Ads, o cálculo de lucro bruto, cálculo de custo fixo e também fazer o cálculo de lucro líquido, que ele ia trazer tudo pra você aqui. Mas o mais legal do ClickUp é que você tem a versatilidade de você personalizar isso aqui da forma que você achar melhor. E cá entre nós, o mais difícil não é usar os recursos do ClickUp e montar aqui os campos personalizados do jeito que você achar melhor. Eu tenho certeza que você deve ter tido várias ideias aí pra fazer isso. E o ponto mais importante pra que essas coisas se mantenham sustentáveis é que você entenda os processos que movimentam o seu negócio. E se hoje você tem uma agência pequena, um negócio pequeno e você quer delegar as coisas pra alguém, mas você não faz isso porque não tem nada documentado e a pessoa quer entrar, você basicamente vai ter que explicar tudo passo a passo pra ela. Eu sei que isso é um dilema, porque você basicamente contrata para crescer, mas aí você tem que estacionar a sua operação porque essa contratação, ao invés de entrar te ajudando, ela te atrapalha. Então, para isso, você precisa documentar todos os seus processos e para isso a gente tem uma aula aqui no canal que vai te ensinar exatamente passo a passo quais receitas movimentam o seu negócio e como você vai documentar isso. Então, assiste essa aula para você ter uma gestão ninja aí no seu negócio.