Notion vs ClickUp | 5 regras de ouro para escolher sua ferramenta de gestão de projetos

Se tem uma coisa que decepciona é você começar a utilizar uma ferramenta nova, colocar as coisas nela e pouquíssimo tempo depois você descobre que tinha uma ferramenta muito melhor. Não é um pouquinho melhor, é muito melhor. E fala a verdade, ninguém gosta de perder tempo, né? Por isso eu dediquei o meu para poupar o seu para que você descubra qual que é a grande diferença entre dois gigantes. Notion e ClickUp são duas ferramentas fantásticas com funções diferentes, objetivos diferentes e como você vai entender nesse vídeo, eles possuem momentos diferentes para cada um utilizar. Por isso, como eu falei para você, eu dediquei meu tempo para te mostrar as 5 regras de ouro para que você aprenda a verificar uma ferramenta nova e, antes de fazer sua migração e começar a testar, você verifique e não perca muito tempo para saber se essa ferramenta é ideal para você ou não. Eu sou o Thiago Rodrigues e eu ajudo agências e profissionais de marketing a otimizarem o seu retorno de investimento, o seu lucro e, muito mais ainda, o seu tempo utilizando táticas de gestão. Então, se esse é um tema que te interessa, já se inscreve aqui no canal enquanto vai rodar a vinheta. Como eu falei para vocês, existem cinco principais regras de ouro que eu fui aprendendo ao decorrer da minha jornada, onde eu consigo filtrar e já prever problemas, digamos assim, até mesmo benefícios, para saber se é uma ferramenta boa para eu investir meu tempo, testar e tudo mais, ou não. E essas cinco regras de ouro se aplicam para várias ferramentas. E como você vai perceber, hoje a gente vai falar aqui sobre as grandes diferenças entre o Notion e o ClickUp, que é basicamente um duelo de gigantes, se a gente parar para pensar, Mas eu quero te falar também essas cinco regras para que você poupe esse tempo na hora de testar ferramentas futuras. E a primeira regra de ouro é a Curva de Aprendizagem. Mas o que isso significa, no fim das contas? Toda ferramenta, tudo que você vai fazer na sua vida, na verdade, na hora que você vai desenvolver uma nova habilidade, você vai olhar a Curva de Aprendizagem. Quanto tempo leva para eu aprender um novo idioma? Quanto tempo leva para que eu consiga utilizar essa ferramenta de maneira profissional, ou que pelo menos me atenda? Um exemplo clássico é o tráfego pago. Se você trabalha com marketing digital, é provável que você ou faça tráfego ou você conheça alguém que faz. E você sabe que existe uma curva de aprendizagem ali. Com o Notion e com o ClickUp não é diferente. E as grandes diferenças entre o Notion e o ClickUp, que eu já queria destacar aqui, é que A grande maioria da reclamação dos usuários do Notion é justamente essa. Ela é uma ferramenta com algumas limitações e uma das limitações é te dar possibilidades de mais. Mas como assim? Isso é um pouco paradoxal, né? Como assim a ferramenta é uma limitação, a ferramenta me dá opções de mais? Vamos imaginar que você chega em um restaurante e esse restaurante tem basicamente todas as possibilidades de comida do mundo. Eu não estou falando aqui todas as possibilidades de comida árabe, comida brasileira ou de churrasco. Estou falando todas as comidas do mundo. As chances são que você vai ficar cada vez mais nervoso, ansioso e frustrado até tomar ali uma decisão. E aí a gente já tem um grande comparativo com o ClickUp, porque ele já oferece para a gente, claro, muitas possibilidades de personalização, mas a curva de aprendizagem dele é menor exatamente por esse motivo. O ClickUp já nos oferece uma hierarquia clara de como a gente pode alocar os nossos spaces, ou seja, as nossas áreas de trabalho, os nossos clientes, as nossas pastas, listas, tarefas, subtarefas e tudo mais. Ele já proporciona isso para a gente, alguns filtros. onde a gente tem menos tempo pensando e mais tempo executando. Então, a curva de aprendizagem, pelo que eu pesquisei e pela minha usabilidade, eu já cheguei a utilizar o Notion, é que o Notion você vai ter que basicamente armar toda a sua barraca, ou seja, você, além de depositar as suas tarefas, subtarefas, você vai ter que criar basicamente a sua própria maneira de utilizar. Tiago, mas o Notion tem bastante template. Sim, mas é muito raro quando você encontra um template que realmente atende a sua necessidade do jeito que você precisa. O ClickUp já te indica e já te coloca nesse caminho, fazendo com que a sua curva de aprendizagem seja muito menor. A segunda regra de ouro que eu já observo de cara é o bolso. Muitas das vezes, o projeto que você participa, ou até mesmo se você é uma urgência, se você é um copywriter e está tentando se profissionalizar e desenvolver mais essa habilidade de gestão, é normal que você pense no valor mensal, que significa ainda mais que a grande maioria dessas ferramentas Para a gente aqui no Brasil, as ferramentas em geral são em dólar e a gente paga geralmente 5 vezes mais. Então, o que são 4 dólares vão acabar virando quase 20 reais, dependendo aí da flutuação de tempo, sempre está 5 por 5 pouquinho, mais IOF. Então, e se a ferramenta custa 10 dólares, vai virar quase 60 e assim sucessivamente. Muitas dessas ferramentas, elas cobram por usuário. Esse é um outro ponto interessante aí. do Notion e do ClickUp. Eles cobram por usuário. Então, isso significa que, se é você sozinho utilizando, você vai pagar o valor de um usuário. E, inclusive, a gente tem aí já um comparativo de cara que o Notion, quando você vai levar seu time pra lá, que é uma das regras de ouro que eu já vou falar mais a seguir, é que vai ser mais caro você utilizar o Notion do que utilizar o ClickUp. E o ClickUp, já de forma tendenciosa, já conta isso pra gente aqui no site, que eu quero mostrar pra vocês. Tem uma página que a gente vai entrar nela aqui mais pra frente, mas eu quero descer a página aqui pra baixo, onde a gente vai entender isso aqui. Custo aqui pra 10 usuários, ele é basicamente 80 dólares, enquanto que no ClickUp é 50 dólares. E mais uma vez, 30 dólares de economia aqui pro Brasil, você sabe que vão ser aí quase 200 reais. Isso falando de 10 usuários. A tendência, eu espero que você esteja aí em pleno crescimento, que vai ser 11, 12, 15, 20, 50 pessoas até Talvez. Então, esse é um ponto bem importante. Tiago, mas o Notion, para começar, custa 4 dólares. Aí tem uma coisa importante. O Notion, para você começar, cobra mais barato. Quando você vai usar sozinho, ele tem um plano pessoal, onde a gente cobra 4 dólares. Enquanto o ClickUp cobra 5,95 dólares por usuário, independente de quantos usuários Sejam. E aí, uma outra diferença também é que o Notion tem o plano pessoal, enquanto o ClickUp não tem, mas em contrapartida, a partir do momento que você tem 3, 4 usuários já ativos no Notion, ele já empata o valor e a partir de 5 ou 6 já começa a ficar mais caro utilizar o Notion do que utilizar o ClickUp. Então, o bolso é a segunda diferença. E a terceira regra de ouro, que é muito importante que você já visualize no futuro e traga isso para o presente para que você decida se é uma ferramenta boa para você ou não, passando por essas duas que a gente já falou. A terceira é recursos de curto, médio e longo prazo. A ferramenta precisa te atender obrigatoriamente. Numa situação onde você está pequeno, ou seja, você está começando seus negócios, ou de repente você já é um médio negócio que ela vai te atender com ferramentas. de médio prazo para o negócio, digamos assim, mas que ela comporte o crescimento da sua empresa. Essa é uma coisa que eu olho muito. Por quê? Porque eu gosto de estar em contato com ferramentas que me proporcionam um crescimento e que, de certa forma, elas até me dão uma provocada para que eu utilize recursos um pouco mais provocativos, digamos assim. Dashboards, por exemplo, tendo clicado. São coisas que eu não vou entrar em detalhe aqui porque a gente já tem outros vídeos no canal falando sobre isso, mas aqui o que você precisa entender, o que eu vou te mostrar agora aqui na tela, são as grandes diferenças de funcionalidade para curto, médio e longo prazo da diferença entre o Notion e o ClickUp. Bora aqui pra tela. Então olha só, eu vou descer direto pra esse comparativo aqui, depois eu vou deixar o link dessa mesma página pra vocês aqui na descrição do vídeo, mas qual que é a grande diferença que a gente vê logo de cara aqui? O ClickUp, ele possui uma série de ferramentas a mais, que o Notion não tem nem no plano pago. Então, por exemplo, aqui é um comparativo do ClickUp no plano gratuito com o Notion no plano pago. Então, essa é uma diferença já para a gente avaliar. O Notion ali, ele não tem várias dessas ferramentas que eu não vou entrar em detalhe aqui, exceto por três que são extremamente importantes. Essa aqui de metas e OKRs, ou seja, é a função, não a metodologia. Qual que é a diferença? A metodologia de OKR é basicamente como você vai estruturar suas metas, mas o ClickUp já é adaptado para a metodologia e te dá recursos de ferramenta para que você enriqueça visualmente, tenha dashboards também, que é uma outra funcionalidade super interessante do Clicar, para que você, como gestor ou como líder de projeto, você não precise abrir pasta por pasta as atividades. Você consegue montar dashboards personalizados para que você visualize as suas atividades, as suas tarefas, sem precisar de grandes cliques. Basicamente, você entra no dashboard, ver quem é responsável por cada atividade, o que está acontecendo e o que não está acontecendo. Isso é muito legal. Então, esses são dois recursos gritantes de diferença do Notion para o ClickUp, mas tem algumas outras aqui que eu gosto muito e que eu não abro mão nunca mais, que eu vou descer aqui embaixo. A customização de visualização. O que significa isso? No ClickUp e no Notion, na verdade, vou começar falando por ele, você tem basicamente três formas de visualizar as atividades. Você tem as tarefas, os docs e as relações, ou seja, tarefas que estão pendentes entre elas, digamos assim. Enquanto no ClickUp, a gente tem muito mais formas de visualização. Por exemplo, a gente consegue ver visualização por tarefa, da mesma forma que o Notion, a gente consegue ter os docs, da mesma forma que o Notion, a gente tem as relações também, e a partir daí a gente tem os dashboards, metas, a gente tem também automações integradas dentro do ClickUp, que eu vou falar mais sobre isso no último ponto aqui desse nosso vídeo, mas é bem importante que você entenda também que o ClickUp tem várias formas de visualização que não estão presentes no Notion, que você talvez consiga até desenvolver com integração e tal, mas que dá muito mais trabalho do que de benefícios para ser bem sincero, porque você, mais uma vez, precisa montar a ferramenta para começar a utilizar. E a minha ideia geralmente é pagar por uma ferramenta ou até mesmo usar no plano gratuito uma ferramenta que já vá suprir aquilo que eu preciso. E já conectando, a gente falou das três regras de ouro até agora. A primeira delas é a curva de aprendizagem, a segunda é o bolso, modéstia à parte é importante para muitos projetos, principalmente para quem está começando, e a terceira é o recurso de curto, médio e longo prazo. Essas são as três primeiras regras de ouro. E a quarta é a usabilidade para mim e para o meu time. Tiago, mas qual é a diferença disso para a Curva de Aprendizagem? Na Curva de Aprendizagem eu quis pegar mais detalhes sobre nós, ou seja, como eu vou aprender aquela ferramenta. Agora eu quero falar mais sobre a sua relação com o Clicar com o seu time, porque aí também entra um outro desafio completamente novo, que é, uma coisa é utilizar a ferramenta, outra coisa é eu conseguir fazer o meu time ficar engajado, colocar as tarefas, atualizar as tarefas, dentro da ferramenta. E uma das coisas que o ClickUp tem e que o Notion não tem são as infinitas, praticamente, formas de visualizar as mesmas atividades. Repara comigo aqui. Ele até já fala pra gente aqui na proposta de valor da página que você pode trabalhar vendo de vários ângulos diferentes as mesmas atividades. Então, pra quem está acostumado, por exemplo, com o Asana ou até mesmo com o Notion no sentido de tarefas, você vai poder visualizar no formato de lista, que é esse aqui que eu tô mostrando pra vocês. Vocês vão conseguir ver as tarefas que estão ali por status diferentes, por exemplo, tarefas que estão prontas, tarefas que estão em revisão, tarefas que estão em progresso, e você também consegue ver como borde. Tiago, é muito difícil a gente mudar de uma visualização pra outra? Nem um pouco, você faz isso com dois cliques. no máximo. E essa foi uma das coisas que de cara eu fiquei encantado no FreeCAP, mas não é só isso. Você pode também ter a forma de visualização como box, que modéstia a parte eu não utilizo muito, mas ela está disponível para a gente. A gente pode utilizar como calendário, como Gantt, que é basicamente uma forma onde você consegue ver as tarefas que estão intercaladas e também numa forma de data visualmente muito rica, você pode ver as atividades também como forma de atividade, ou seja, como se fosse um histórico de alterações ali dentro das atividades, você pode transformar também as suas tarefas em mapa mental com dois cliques de distância. Isso, nenhuma outra ferramenta oferece isso pra você. Você também pode ver como linha do tempo, ou seja, as linhas do tempo de atividades, que é um pouco parecido com o Gantt, só que um pouco menos arrojado. Eu prefiro o Gantt entre essas duas. Você também pode ver como workload, que é basicamente aqui. Uma outra forma de visualizar que eu nunca explorei nem um pouco, para ser sincero para vocês. Você pode visualizar também como table, que é basicamente uma planilha. Se você gosta das planilhas e do seu time não, você é uma pessoa mais nerd, digamos assim, que gosta das planilhas, sheets, enfim, quer inserir dados de uma forma até um pouco mais compacta, a visualização de table aqui é a tua pedida. E por último, você pode também visualizar como um map. Quando você insere endereços aqui, ele rastreia automaticamente esses endereços através da geolocalização e para quem atende cliente físico precisa colocar, de repente, o endereço. Isso aqui é muito legal. E eu estou mostrando todas essas visualizações para vocês por um único motivo. Você pode dar flexibilidade de treinamento e de opção Por quê? Se alguém, de repente, do teu time está mudando do Trello para o ClickUp e você está indo do Notion para o ClickUp e alguém já usou a SANA, por exemplo, vocês não vão ter nenhuma perda de experiência nessa trajetória de mudança. Por quê? Porque a pessoa que está acostumada a ver as mesmas atividades como o Lista, ela pode continuar a ver como o Lista e ela vai ter, basicamente, as mesmas obrigações, os mesmos recursos e ela vai poder aproveitar essa habilidade que ela já tinha para aproveitar nessa nova ferramenta. Para quem utilizava o Trello, também é a mesma coisa. Continua utilizando aqui como board. E para quem quer, de repente, ir para o Gantt ou já utilizava, você tem também toda essa flexibilidade. Olha, eu não preciso falar mais muita coisa para te mostrar que o Notion e o ClickUp, eles têm grandes diferenças quando você analisa as regras de ouro. E a gente vai entrar na quinta regra de ouro agora. Vamos lá. A última regra de ouro que eu costumo analisar com bastante seriedade são as possibilidades de integrações. O que eu quero dizer com isso? Se eu utilizar essa ferramenta, mas, por exemplo, eu já tenho o hábito de utilizar o Google Calendário e quero manter ele, será que consigo sincronizar as coisas? A resposta é sim. Eu confesso que eu tive um pouco de dificuldade para sincronizar o Notion com o Calendário do Google, apesar de eu saber que eles têm essa possibilidade. No ClickUp as coisas são muito simples de você fazer. Por quê? Porque você consegue sincronizar do Calendário para o ClickUp, caso você queira adicionar algumas coisas no Calendário e depois automaticamente inserir dentro do ClickUp. E você também pode fazer o caminho reverso, sendo que tiver alguma tarefa para você dentro do ClickUp, ele já atualiza automaticamente no seu calendário do Google. Essa é uma possibilidade. Mas existem várias outras, inclusive, para a possibilidade de integrações mais avançadas, como para quem utiliza, de repente, o IntegroMatch ou, de repente, até o Zapier, o Pable, essas ferramentas que são conectores de automações, então você consegue fazer isso sem muita dificuldade. Mas ainda nesse assunto de automação, o próprio ClickUp tem várias integrações nativas e eu vou mostrar aqui pra vocês algumas dessas possibilidades de integrações nativas. Ele tem aqui, por exemplo, com o Calendry, Dropbox, Typeform, o Airtable, o Slack, a Twilio, o Google Sheets, ele basicamente traz esses dados e sincroniza pra você de forma muito simplificada. Mas a última coisa sobre automação nuclear é que ele possui um sistema de automações embutido aqui dentro, que de acordo com o plano que você pega, você vai ter ali uma possibilidade de uso nas automações em termos de quantidade. O plano gratuito você tem apenas 100 automações, é bem pouquinho, logo essas automações expiram, mas se você trabalha sozinho elas geralmente aguentam ali o tranco, digamos assim. Mas no primeiro plano de 5 dólares e 95 por mês, você já consegue ter mil automações e para projetos médios, pequenos e médios, é bem o suficiente. Depois você pode comprar também separadamente, sem precisar pagar para todos os usuários, você consegue pagar só um pack a mais de integrações. E essas integrações funcionam ali de forma orgânica, digamos assim, dentro do GitHub. Você consegue mudar, fazer automações do tipo, sempre que uma atividade estiver constando como pronta, me mandar uma mensagem ou uma notificação. Essa é uma coisa que você pode ter. Ou, se você quiser, por exemplo, sempre que a atividade for colocada em design, ela atribua e manda uma notificação, por exemplo, para o seu design. Então, tem várias formas de você sincronizar as tarefas, até aqui ele está dando uma pequena prévia para a gente nesse vídeo aqui, que está aparecendo aqui na tela, das possibilidades que a gente tem de já fazer automações nativas internas dentro do Clicato. Então, recapitulando as cinco regras de ouro que você pode utilizar para todas as ferramentas e a que a gente utilizou para aprender sobre as diferenças entre o Notion e o Clicato, é que você sempre observe a curva de aprendizagem, o quão fácil é aprender sobre essa ferramenta. Eu digo para vocês que, principalmente com os tutoriais aqui no meu canal do YouTube, que tem muito material para você desde o passo a passo até em cursos mais avançados, você vai ter todo o meu apoio para que você consiga começar a estabelecer e organizar o seu trabalho de forma muito mais profissional e gerenciar suas campanhas de marketing de maneira excelente dentro do Cricato e também trazer o seu time, terceirizados e pessoas sem grandes dificuldades. Isso pagando menos, não vou dizer pagando pouco, porque pouco e muito é um conceito relativo. mas você pode pagar menos do que o Notion, principalmente quando você começa a aumentar a sua escala de pessoas dentro do seu time utilizando a ferramenta. E o terceiro CRI, ou seja, a terceira regra de ouro, são basicamente os recursos de curto, médio e longo prazo. É muito importante que você tenha essa consciência de se a ferramenta vai ser boa para você agora, enquanto o seu negócio é pequeno ou médio, de repente, mas também se sustentar ao longo do caminho, quando ela se tornar uma ferramenta, a sua empresa tiver um faturamento alto com grandes clientes. Então, é uma ferramenta que te dá toda essa possibilidade, essa é uma coisa que eu gosto muito. Isso o Notion e o aplicato oferecem para você. A grande diferença, como eu falei, é que o ClickUp tem muito mais ferramentas nativas, mais intuitivas para utilizar do que o Notion. A quarta regra de ouro, lembrando que são as possibilidades de utilização para você e para o seu time, que não adianta nada você ter um time e continuar gerenciando ele pelo WhatsApp. Aliás, pelo amor de Deus, se você está fazendo isso pelo WhatsApp, acompanhe aqui o canal porque gerenciar a equipe pelo WhatsApp é um inferno. Você sabe muito bem disso e é uma coisa complicada. Então, se você curtiu esse vídeo até aqui, já dá um like, mas agora a gente vai só falar mais algumas dicas sobre o quinto ponto, que são sobre as automações e também sobre as integrações. Tiago, estou começando agora a minha carreira, não tenho muito conhecimento sobre integrações e automações. Tudo bem, você está no seu momento de aprendizagem, não tem problema nenhum e eu parabenizo você por ter encontrado esse conteúdo aqui, que é um nível muito bom e não sei o que eu estou dizendo, a galera aí está dizendo aqui no canal, nos comentários, se você for olhar. Mas já vai se preparando para entender que o futuro do trabalho é muito, às vezes, automatizado. E você ganha muito tempo com essas automações. E mesmo que você não as execute hoje, ou seja, que você não utilize esse recurso agora, você já utilizar uma ferramenta que te dá essa possibilidade, sem precisar de grandes ajustes, vai ser um ganho muito bom para você. Eu fiz um outro comparativo aqui no canal também sobre a diferença entre o Trello e o ClickUp. E modéstia à parte, o Trello fica muito no chinelo. Mas brincadeiras ainda mais a parte de vocês! Eu vou deixar o vídeo pra vocês assistirem logo em seguida pra que você também tenha outra opinião e outros conteúdos pra entender mais a fundo sobre o picape. Espero que vocês tenham curtido esse review até aqui. Falei bastante aí sobre a minha experiência de uso com essas duas ferramentas e confesso para vocês que eu sou fã de carteirinha do ClickUp. Se você ainda não tem sua conta, utilize o link aqui embaixo que você vai ser redirecionado para a página do ClickUp e fazendo seu cadastro eu ganho uma pequena comissão, uma forma de você me pagar um café aí se cadastrando gratuitamente e utilizando o ClickUp. Continue aí com a gente no canal. Até mais!