O Sistema de 03 etapas para começar qualquer projeto

Gestores que improvisam mais do que planejam, falham mais do que entregam. Eu vejo frequentemente muitos gestores de projetos até meio experientes começando projetos novos e falhando, principalmente na etapa mais importante, que é a etapa do começo. Não é incomum, muitas das vezes, ver uma contratação cara de um gestor que deveria estar começando a gerar resultado logo na primeira semana, nos primeiros 15 dias, já apresentar um plano, já apresentar coisas que realmente passem segurança na hora de fazer com que aquela contratação seja percebida como, putz, essa valeu a pena. Nesse vídeo, eu vou dividir com você gestor, dono de empresa ou gerente de projetos, três coisas que você não pode errar na hora de começar um projeto. Seja você que está começando um projeto específico, seja você que está gerenciando uma empresa e começou como contratado, seja você o dono que contratou e precisa saber como cobrar, precisa saber como você vai organizar e o que você pode exigir de um gerente de projeto na hora de trazer um planejamento e o que você pode esperar nesses primeiros 30 dias. Parece muita coisa, né? Mas a gente vai falar sobre isso extensivamente e no final eu tenho uma surpresa para vocês. Gestoras que improvisam mais do que planejam acabam falhando mais do que entregam. Não é incomum eu ver, principalmente no começo das contratações, nos primeiros 30 dias, a galera ter uma bateção de cabeça muito desnecessária porque, sinceramente, não é preciso ser sênior pra saber começar do jeito certo. Você precisa de método, framework, ferramenta, e nesse vídeo a gente vai falar pra você que é gestor, dono de empresa, gerente de projetos, como que você pode se preparar para não começar, que é, na minha opinião, a etapa mais importante, do jeito errado. Eu frequentemente vejo até mesmo gente sênior sendo demitida um mês, dois meses depois, porque o dono da empresa não viu valor no trabalho dele. Isso acontece, obviamente, com júniors, plenos e sêniors. E no final desse vídeo eu tenho uma surpresa pra vocês de material que a gente desenvolveu e que quer dividir com vocês, mas que antes é muito importante que você veja etapa por etapa aqui do vídeo como que isso pode ser útil pra você. Por quê? Eu vou te mostrar passo a passo o que você precisa fazer pra começar o seu projeto ou a organização da sua gestão do jeito certo. Quando você começa a organizar uma empresa ou um projeto, é muito comum que você ouça muito uma pessoa que você não deve ouvir muito e você, que é dono, pode ficar bravo comigo. Mas se você vai começar a organizar a empresa, você precisa não ouvir o dono muitos momentos. O que eu quero dizer com isso? Você é bem objetivo, tá? Não tem nada muito artístico aqui não. É a parte de engenharia que importa. Por que eu estou falando isso? Porque o dono da empresa naturalmente é enviesado. Assim como todos nós seres humanos somos enviesados politicamente, ou por esporte, ou por algum assunto do nosso interesse, o dono da empresa é muito enviesado. E quando você vai começar um projeto, quando você vai gerenciar um projeto, ou você vai começar a organizar a tua empresa ou a empresa do seu cliente, é muito comum que ele chegue cheio de certeza do que deve ser feito. E obviamente ele tem a razão, tá? Eu não tô dizendo que você vai pegar tudo que ele disse, apertar o delete e começar com o que você acha certo porque você é o bambambã. Não é isso, isso é ignorância. O que eu tô falando aqui é, você tem que realmente fazer um diagnóstico por conta própria. Eu vou fazer uma analogia aqui que provavelmente você já passou ou se você é pai, você vai se identificar com isso. Muitas das mães chegam no consultório e falam, olha, meu filho tá com dor. no joelho, precisa dar tal remédio, eu sei que isso vai resolver... O médico vai olhar e vai falar tudo bem, vai dar aquele sorrisinho ali meio frouxo e vai falar, tá, então vamos fazer um diagnóstico. A anamnese é importante. Você não pode só porque você acha que conhece ou porque você acha que ele que é dono conhece não acreditar que o diagnóstico tenha que ser passado de maneira fria, calculada, porque senão você provavelmente vai seguir enviesado também, e o que vai acontecer? Você vai ser o culpado. E o culpado é sempre você, porque você não fez o diagnóstico da maneira correta. A maioria das pessoas acha que sabe o que deveria olhar, quando na realidade ele tá muito enviesado. Não vou dizer que nenhuma das vezes isso acerta, mas quando você pega principalmente a tria de ROE, que é a ferramenta que eu vou explicar aqui para vocês, como você consegue gerar retorno de investimento do teu cargo ou de um gerente de projeto que você contratou, olhando a matriz ROE. A matriz ROE é simplesmente três etapas importantes, rotinas, operação e a parte de infraestrutura. Esses três pilares de uma empresa é o que você vai olhar para diagnosticar nos primeiros 30 dias de trabalho, principalmente na primeira semana. Por quê? Porque esses três pilares de rotina, operação e infraestrutura, eles se desmembram em nove componentes que a gente já vai falar sobre eles, mas o que é cada um desses pilares e por que a gente deveria olhar eles desde o começo? Vamos começar por rotina. Rotina é onde você vai identificar problema de inconsistência, problema de baixa previsibilidade de operação e uma operação lenta. Se você não está acostumado com o termo operação, é basicamente a junção do time, dos processos e das demandas. Então, para não complicar muito, quando a gente olha as rotinas da empresa, você percebe em geral que os três componentes da parte rotina são aprendizado, análise, otimização e treinamento. Quando a empresa não tem rotina e você que é gerente de projeto e dono, ouça muito isso com atenção, porque é muito fácil gerar ROI, gerar melhoria na empresa e gerar melhoria num projeto quando você olha principalmente as rotinas. Porque se uma empresa não tem rotina, ela basicamente está querendo jogar Champions League, e não tá nem treinando igual um time júnior do seu bairro. Então é muito fácil você colocar algumas rotinas e já ter um upgrade, principalmente visibilidade. Eu não tô dizendo aqui que você vai mudar as rotinas da empresa na primeira semana e já vai ver a empresa vencendo todos os projetos, todas as demandas e tudo lindo. Você vai principalmente evidenciar. E vai evidenciar nas rotinas onde que tá os problemas de fato, você vai descobrir que muitas vezes o problema tá no time de um jeito absurdo e o time não respeita, o time não comparece, ou se coloca uma rotina e o time não respeita, como é que você vai querer realmente produzir se o teu time não faz jus a comparecer, que é o mínimo? Como é que isso vai pra frente? Quando a gente vai pra parte da operação da Matriz Roy, a gente vai olhar a ferramenta de gestão, a parte de funcionários e equipe especificamente, colocar uma lupa nisso e organograma. Eu não gosto muito, até porque minha especialidade não é RH, talvez um RH vai conseguir olhar isso com muito mais estratégia, muito mais calma e aproveitar muito mais a ferramenta. Mas o organograma tem pra mim uma função muito básica e rápida de ser feita. O organograma às vezes se faz em duas horas, que é o quê? Quem responde pra quem e quem é subordinado de quem e qual time essa pessoa pertence. É pra isso que serve um organograma. Quando você apresenta isso, você vai conversar com os funcionários, com a equipe e você vai fazer ali dentro do plano de 30 dias uma reunião com cada uma dessas pessoas para entender quais são as satisfações, gargalos e aprender mais sobre a operação, você vai identificar muito rapidamente que a falta de ferramenta de gestão ou a má utilização dela já vai gerar uma outra oportunidade de ROI muito grande dentro da parte de operação, O que é? Cara, se eu organizar a ferramenta de gestão, entender quem lidera quem, oficializar isso pra galera e olhar a parte de funcionários e equipe melhor, pra que até tome a decisão se eu vou promover alguém, demitir alguém ou focar em mais uma pessoa ou outra, é muito comum que isso aconteça. Cara, às vezes você tem uma pessoa que é um... Cristiano Ronaldo no time, mas o cara tá abandonado. Então, vamos focar nesse cara pra ele voltar a produzir e dar um resultado rápido dentro dessa parte de melhoria da implementação, dentro dessa parte da melhoria do nosso planejamento de gestão. Então, a matriz ROE, ela começa com rotina, operação e por último, a gente vai olhar a parte de infraestrutura. Isso tudo, a gente ainda tá falando de diagnóstico, tá? Esses nove componentes, eles servem principalmente pra você saber o que olhar. Assim como o médico tem parâmetros pra fazer uma anamnese, você como gestor de projeto ou gerente ou você que é o dono que vai começar a organizar, você vai olhar esses nove componentes dentro da matriz ROE. Os últimos três são a etapa de infraestrutura, onde a gente olha ativos digitais, que são os documentos, os arquivos. Será que é fácil achar os documentos aí na sua empresa? A gente já falou bastante sobre isso aqui, mas organização gera ROE. E quantas vezes a galera não se perde por umas coisas bestas, idiotas, tipo assim, Cara, eu não sei onde é que tá a logo da empresa pra usar no material. Eu não sei onde é que tá o documento do cliente. Você até extravia material de cliente e acaba gerando problema, tanto de constrangimento quanto problema até mesmo de não conseguir entregar um trabalho. Você vai ter dentro da parte de infraestrutura a parte de comunicação, especificamente ferramenta de comunicação. Então, ah, vai usar o Slack, vai usar o Discord, vai sair do WhatsApp, tem um monte de grupo de WhatsApp. Eu já contei um case algumas vezes dentro de palestra e aulas que eu dei, que uma vez eu entrei dentro de uma empresa e uma Uma semana a gente fechou 32 grupos de WhatsApp, porque cada um saiu criando o seu e depois a gente centralizou tudo numa ferramenta que totalizou em oito canais ali do Discord que a gente começou a usar, que assim a gente usa o Discord aqui tanto no treinamento completo que eu ensino a galera a implementar e nas empresas que eu participo a gente usa o Discord porque, na minha opinião, ele é melhor que o Slack porque você tem tudo do pago do Slack dentro do gratuito do Discord, tá? Tem algumas diferenças técnicas e tal, mas pra mim é detalhinho. E por último, na parte de infraestrutura, você vai olhar o tech stack, que é basicamente quais ferramentas a gente está pagando e não precisava estar pagando, aí já tem ROI para gerar. Então, quando você começa a mapear qual é e o que é tech stack, é basicamente todo o teu arsenal de tecnologia. Quais ferramentas a gente tem, quais a gente está pagando, quais possibilidades a gente tem. Às vezes a empresa tem um monte de ferramenta que nem lembra mais que existe e que é recurso parado. Então, dentro dos noves componentes da matriz ROI, você consegue já olhar nessa etapa de diagnóstico, e a gente está só na primeira ainda, como que você vai olhar cada uma dessas coisas, onde estão os buracos, onde estão os maiores problemas, onde está mais inflamado e decidir onde que você vai focar a sua energia primeiro. Porque como a gente vai ver agora na segunda etapa, que é a etapa de planejamento, a vontade do dono. Se você é dono, você vai me entender. A tua vontade é, meu amigo, colocar tudo pra cima, é colocar todo o planejamento, a empresa pra rodar, pra funcionar e que tudo flua. Eu também queria isso pra todas as empresas que eu trabalho e não dá. Simplesmente não dá. Quando você vai entrar numa empresa, tanto você como o dono, como o gestor, você tem que alinhar a expectativa. Dentro da etapa de planejamento fica muito fácil você conseguir organizar isso porque você vende um diagnóstico assertivo, você evita os vieses do dono, você começa a externalizar qual é o teu plano, a gente vai falar mais sobre isso daqui a pouquinho. e você começa a tornar a parada muito mais confiança. Porque assim como o médico vai te passando um diagnóstico, falando isso, por isso, por esse outro, porque identifiquei isso, eu acho que o medicamento não é esse, o caminho não é esse, é outro, é muito mais fácil de você tocar, é muito mais fácil de ser respeitado, é muito mais fácil você acalmar a ansiedade do dono e do time e a sua mesmo, para que você consiga ter mais tranquilidade na hora de executar aí o teu plano, que é a última etapa. E agora eu vou falar um pouquinho sobre planejamento aqui com vocês. E gestor que acaba não se planejando para o pior nunca vai entregar o melhor. Eu sempre digo isso porque planejamento não significa que você vai acertar 100%. Mas quando você faz um bom diagnóstico, leva isso para o planejamento, você faz uma coisa que eu acho que é uma das mais importantes quando se trata de gestão, que é saber alocar recurso. Quem vai trabalhar no quê e em que data? Como é que a gente consegue começar a mensurar um cronograma para isso para que você consiga trabalhar no que é assertivo? E isso vai gerar mais resultado e isso vai gerar muito mais produtividade. O grande problema do gerente de projeto, no geral, é querer ou dos donos, que são ansiosos dentro dessa parte de implementação, é que se resolva tudo de uma vez ou tudo ao mesmo tempo e acaba que às vezes nem tem time pra isso, não tem braço pra isso, não tem cabeça pra isso e às vezes não tem nem capacidade técnica pra isso. Então, você que começa a implementar um projeto ou você que é dono e quer contratar um gerente de projeto, saiba o seguinte, a etapa de planejamento ela deve ser feita com muito cuidado, muito carinho, o que não significa que vai demorar um monte, Se você tem método certo, você faz isso aí em 3, 4 dias, já sobe um bom planejamento dos próximos 30 dias aí do seu trabalho e com isso você consegue ter assertividade, uma certa tranquilidade por saber no que você vai trabalhar e mais do que isso, no que que vai ser investida energia e em que momento. E pra poder planejar do jeito certo, principalmente na etapa de diagnóstico, você tem que montar o inbox do gestor. O que que é isso? É um local que você vai começar a identificar problemas e colocar em um determinado lugar, que não é o papel e caneta, pelo amor de Deus. Nada contra o papel e caneta, eu uso bastante, inclusive. Mas é porque ao longo desse diagnóstico, você vai identificar fácil 20, 30, 50, 100 problemas. E como é que você vai categorizar isso? Como é que você vai usar esses dados que você juntou desses problemas pra que você consiga montar um plano de ação? A resposta é muito simples, você não vai e você vai ficar enviesado pelo que você gosta ou pelo que o dono da empresa tá achando que é o que tem que fazer e você não vai transformar isso em dados. Dentro da metodologia que eu ensino de planejamento mensal de gestão, a gente chama o inbox do gestor de cara, melhor ferramenta que você vai ter para conseguir pegar esses dados, classificar os dados baseados em dados e realmente entender por onde você vai começar a execução. Eu nem comecei a falar de execução ainda, mas a gente já tá apontando pra lá. Porque quando você tem essa parte do inbox do gestor bem estruturado, eu vou pedir pra galera de edição colocar uma imagem aqui de mais ou menos como é que funciona. Tanto a parte conceitual, que é a parte do funil, cai nos dados e como a gente aloca ali nos 5 dias da semana, como uma print de como que a gente classifica isso por categoria e transforma isso em dados, que a gente ensina no nosso treinamento, que eu vou falar mais sobre ele depois, sobre como que você transforma ideias e problemas em oportunidades de negócio dentro da empresa que você tá, porque Uma oportunidade de negócio é um problema a ser resolvido. Se não fosse um problema, não precisava ser resolvido e logo não precisava ter alguém para fazer e logo não precisava ter alguém contratado para isso. Mas quando você tem um inbox, você aumenta a assertividade e faz uma coisa maravilhosa, que é começar a executar de maneira muito mais fácil. Porque você monta um planejamento semanal que aponta para um planejamento mensal que aponta para uma visão assertiva da empresa e isso vai fazer com que você tenha aquela sensação boa de chegar no fim do dia, no fim da semana e ter executado coisas importantes e estar alinhado com a empresa. Gestor que não está alinhado com a empresa, no geral, é demitido ou é até maltratado na operação porque nunca se passa confiança, nunca se dá um recurso a mais para essa pessoa trabalhar e, sinceramente, eu acho que está realmente certo. Um gerente de projeto, um gestor ou um diretor que não passa confiança num planejamento, não merece real confiança, não merece recurso incrível pra trabalhar, porque é um risco que não vale a pena se correr. E na etapa de execução, eu gosto de priorizar uma coisa muito simples. Você quer saber se um gestor ou um gerente de projeto é bom? Veja o quão bem ele se comunica com você e com o time. Gestores que não se comunicam não deveriam liderar, não deveriam ser cancelados, não deveriam ter espaço. Porque o que eles acabam fazendo muitas das vezes é pegando os dados, trazendo pra eles, achando que eles vão resolver tudo sozinho e eles acabam nunca levando muitas das vezes pro time ou desdobrando pro time do jeito certo. mostrando a importância, mostrando o caminho, mostrando como deveria ser feito. E aí sabe o que acaba acontecendo? O teu time sente perdido, você se sente perdido, acha que as coisas estão acontecendo e não estão, ou tem muita coisa acontecendo mas não é o que deveria estar acontecendo, então aquela baixa noção de prioridade da operação dos projetos que estão rolando e automaticamente ele tem um acompanhamento muito ruim, porque se você não tem comunicação, não tem acompanhamento, e aí o fracasso é uma questão de tempo, porque quem não acompanha, quem não lidera e quem não se comunica, vai fracassar sem sombra de dúvidas. Uma empresa sem comunicação, sem liderança e sem acompanhamento, ela tá fadada ao fracasso, porque cada um vai fazer o que é certo, e em geral, às vezes a pessoa isoladamente até entrega um bom trabalho, mas uma empresa é um coletivo, é um time, e se o time não joga junto, é como se um estivesse tentando tirar a bola do pé do outro e nunca marca gol. E se você viu sentido no que a gente falou até aqui, eu quero te convidar para fazer uma coisa. Clica agora no link que vai estar aqui embaixo, porque a gente acabou de lançar o Gestor 30 Dias. É a sua chance de você participar do nosso ecossistema do coletivo e ter um treinamento de altíssimo nível, com três aulas passo a passo, usando o ClickUp, usando as ferramentas que a gente gosta de utilizar aqui, para te mostrar na prática, etapa por etapa, de como que você vai pegar todos esses conceitos, esses problemas que a gente levantou aqui, transformar em plano de ação e executar com maestria. Clica agora no link que tá aqui embaixo, conheça o Gestor 30 Dias e participe com a gente no nosso treinamento onde vai te capacitar pra que em até 4 semanas você revolucione uma empresa, faça em 30 dias o que muita gente não faz em 6 meses. Bora lá!