Seja um gestor produtivo com essa ROTINA - Gestão de equipes remotas

A maioria de nós não possui um ambiente físico, isso gera certos benefícios, mas também tem o ônus dessa história, ou seja, tem a parte que não é tão boa assim e que é desafiadora. Uma delas é o fato da gente não conseguir ver visualmente quem tá trabalhando, quem não tá trabalhando, quem tá fazendo, o que precisa ser feito, quem tá produzindo e quem não tá. Então, sem muita teoria aqui, Quero passar uma coisa pra vocês super importante, nessa aula você vai aprender qual que é o primeiro aspecto da tua rotina como líder, pra que você gerencie os projetos, gerencie as demandas e veja o que que tá faltando, o que que foi feito, o que que não foi feito e onde que a gente precisa melhorar agora, principalmente pegando a rotina, pegando você como gerente, como pessoa, como líder desse projeto, principalmente adequando ao que a gente já falou até aqui. Então a primeira coisa que é importante que você deixe muito clara para o seu time é o seguinte. Pessoal, vocês serão delegados, cobrados e recompensados pelo que estiver registrado. Guarde essa frase aí, pelo amor de Deus. Vocês serão vistos, lembrados, recompensados e até bonificados, dependendo do sistema e da sua empresa, pelo que estiver registrado. Então tudo aquilo que não estiver registrado vai ser difícil a gente conseguir olhar, controlar e até bonificar se a gente não tem registro. Então é muito importante que Esse reforço, principalmente nas reuniões, fique muito claro para a galera do time, porque é dessa forma que você vai colocar a cultura de gestão para funcionar também. É importante que as pessoas utilizem o software, senão você vai ficar sem dado, vai ficar sem métrica. Então, sempre bata nessa tecla, isso é um ponto importante. E eu quero começar também falando sobre o start do seu dia. Como que você começa o seu dia? Na hora que você liga o seu computador, eu vou te dar um Uma instrução clara aqui, porque a partir de agora, como você é o gerente de um projeto, uma das primeiras coisas que você precisa fazer é olhar o projeto para começar o teu dia e ver realmente o que vai ser feito hoje, o que está sendo feito, o que está atrasado. Eu sei que pode parecer uma rotina meio triste, mas na verdade com o tempo você vai perceber que vão ter coisas que vão ser bem feitas, outras que vão demorar um pouco mais, e o teu papel como líder é fazer com que no futuro, daqui a um mês, dois meses, três meses, ou até daqui a uma semana, dependendo do nível da agilidade, do tamanho do problema, você consiga melhorar e evite isso. Então a gente não tá se enganando aqui, a gente tá trabalhando com a realidade e um projeto só vive com a realidade. Então a primeira coisa que você vai fazer é, uma sugestão minha, que você baixe o ClickUp no seu computador, porque ele tem uma função específica que eu vou mostrar pra vocês. Então, basicamente, você vai acessar o link clickup.com barra download e você vai, basicamente, fazer download do seu aplicativo aí. Se for Mac, você faz aqui pro Mac. Se for Windows ou Linux, você vai fazer download aí pro seu respectivo sistema operacional, beleza? Lembrando que ele tem addon pra e-mail, assistente de voz, também tem pro Google Chrome, a gente pode falar sobre isso depois, mas o objetivo agora é que você baixe esse aqui pro desktop. Depois que você baixar, cê vai fazer a instalação dele, é bem simples, é basicamente clicar no arquivo que vai fazer download aí no seu computador, vai clicando avançar, avançar, avançar, avançar, ele não tem muitas personalizações, se não me engano, ele não tem nenhuma personalização pra fazer, tá? E aí você instala aí no seu computador e basicamente, depois que você tiver ele instalado, você vai perceber também que ele é até um pouco mais fluído às vezes do para utilizar do que o Google Chrome. Eu gosto de utilizar no meu computador também, às vezes utilizo no Chrome em paralelo, porque eu abro duas telas, tenho duas telas aqui, uso os dois às vezes. Você vai se adaptando da forma que você gostar na sua rotina. Mas o software é muito importante para uma coisa simples, mas que funciona muito. Basicamente, você vai clicar aqui nas configurações, você vai aqui em My Settings, beleza? Quando você clica aqui, ele vai abrir aqui na lateral esquerda essa barrinha aqui, Desktop App, tá? Clicando aqui, eu quero que você deixe marcado essa configuração aqui, Launch at Startup, ou seja, ele vai ligar o software, ligar o aplicativo automaticamente assim que você iniciou o seu computador, beleza? Por quê? Sempre que você iniciar o seu computador, a primeira coisa que vai aparecer pra você é exatamente essa tela aqui. Seu computador ligou, vai aparecer o clicker pra você. Isso é muito importante porque você já vai ter uma noção da sua agenda, você já vai ter uma noção do seu trabalho, o que que tá sendo feito. e também aqui das notificações. Olha, aqui eu tenho já, posso perceber que está atrasado esse carrossel aqui de segunda-feira. O que está acontecendo? Será que esqueceram de mudar o status ou não? Eu já consigo ter uma noção aqui do que está sendo feito dentro do projeto. Beleza, dê uma olhada aqui nas notificações. O que a gente vai fazer em seguida? É padrão, é rotina, é coisa que você vai fazer isso aqui em meia hora, menos de meia hora até todo esse processo dessa aula, tá? Você vai clicar aqui nos seus spaces e você vai clicar nessa primeira opção aqui, Everything, tá? Que é basicamente tudo. Então, a gente vai ver tudo que estiver mostrando aqui dentro do nosso ClickUp. Ele estava com um filtro ali e eu tirei esse filtro. Agora, o que você vai fazer? A primeira coisa que você tem que entender é que quando a gente clica aqui, a gente vai ter uma lista de tudo o que a gente tem dentro do nosso ClickUp. Todos os spaces, todas as pastas, todas as listas também, beleza? E quando estiver bem organizadinho, da forma que eu ensinei para vocês, com objetivo, resultado-chave, tudo aqui organizado, você vai bater o olho e vai saber exatamente do que que é. Mas, pra você não ter dúvida, aqui em cima ele mostra também, por exemplo, dentro do que que tá. Por exemplo, essa lista que a gente tá vendo, ela tá dentro do space de exemplo, dentro da pasta Marco Aurélio, finanças, beleza? Então, aqui pra você ter uma noção mais completa. Ela tá aqui, ó, tá vendo? Essa nossa lista aqui do TikTok, tá? Mas não é isso que a gente vai se atentar aqui agora. A gente vai basicamente verificar todas as atividades do que que tá sendo feito e o que que não tá sendo feito. Então, a gente vai utilizar o poder dos filtros que ficam disponíveis pra gente aqui em cima, tá? Às vezes o ClickUp tem algumas funções aqui que você pode errar e ele pode pesquisar alguma coisa aqui pra você automaticamente. A primeira coisa que você verifica é se essa barrinha aqui em cima ela está limpa, não tem nada. Segunda coisa, a gente vai agrupar aqui por status, ok? E a gente vai clicar aqui pra primeiro aparecer os status de não feito para os concluídos. Por exemplo, essa aqui está escrevendo, outras em aprovação, outras já estão aprovadas. Aqui tem uma reprovada, que estão em designers e outras estão postadas. Então a gente tem na ordem certa aqui para a gente verificar e visualizar. Então agora o que a gente vai trabalhar aqui? A gente vai trabalhar principalmente os filtros, esses dois filtros aqui. Se eu clicar aqui em me, Ele vai basicamente selecionar todas as tarefas e atividades que estão atribuídas pra mim. Então aqui, por exemplo, eu tenho todas as atividades que são de minha responsabilidade. Tá vendo? Aqui são todas as minhas atividades que eu sou responsável. Agora, feito isso, a gente vai olhar. Tá certo, o que que tá atrasado? o que que eu fiz esses dias que agora já tô talvez sob controle, talvez eu precise acelerar, você vai observar aqui as suas atividades dentro da empresa. Feito isso, você vai fazer uma análise, vai ver o que que tá atrasado, o que que não tá atrasado, e aí, por enquanto, você só faz isso. Dá uma olhada aí. Depois... A gente vai clicar aqui em Assignees, basicamente são os responsáveis. Aqui a gente tem algumas opções. A gente pode filtrar por não atribuídos. Então aqui, por exemplo, tem uma tarefa aqui que não tem... 48 tarefas sem responsável nenhum. Está errado, não está certo isso aqui. Abrindo o jogo para vocês, o meu ClickUp tem otimização para fazer. E sempre vai ter, na verdade, uma outra atividade que a gente coloca ideia, às vezes a gente coloca projetos e tal, que não necessariamente tem responsável, mas é bom que a gente verifique. Por exemplo, isso aqui ó, sábado, vídeo novo no YouTube, tá sem responsável. Quem é o responsável, qual que é a data, qual que é a prioridade disso? Tá errado? Então a gente vem aqui e já verifica. Isso aqui a gente já pode, inclusive, otimizar, tá? Olha isso aqui ó, essas metas aqui que ficaram abertas. Quem que é o responsável, qual que é a data que a gente tem pra atingir essa meta? E qual que é a prioridade dessa meta? Então aqui a gente já consegue verificar, a gente consegue entender e fazer uma otimização por tarefas que não estão atribuídas. Vou desmarcar ela aqui. Agora eu quero ver todas as atividades da Giovanna. Giovanna hoje é minha social media, então todas as tarefas que ela está responsável, olha isso aqui, ela tá escrevendo, por exemplo, desde o dia 24 de janeiro. Isso aqui tá certo? Talvez esteja, talvez não. Nesse caso aqui tá certo, porque a gente deixou isso aqui meio aposentado, que é um projeto que a gente ainda vai tocar. Então aqui as que estão pra aprovação. Será que tá certo estar em período de aprovação 2 dias, 5 dias de atraso, 3 dias de atraso? Não está certo isso aqui. Eu deveria ter aprovado ou não essas atividades e ainda não as fiz, tá? Então isso aqui, por exemplo, essas que estão aprovadas há mais tempo, elas estão corretas, elas foram aprovadas já há bastante tempo, que ficou no nosso arquivo aqui de conteúdo, não é que tá errado, não tá atrasado nada aqui, tá? Então você vai olhar, você vai entender em que pé que tá o teu projeto, o que que tá acontecendo. Agora vê as da Giovanna, depois você vai ver as do Pedro, as minhas mesmo aqui, que no caso eu já vi porque foram atribuídas pra mim, e depois eu vou ver as do Yuri. Feito isso, vendo as atividades do meu time, eu vou agora entrar na etapa de otimização real, que a gente entra basicamente na etapa de reajuste semanal e reajuste diário. O que eu preciso fazer hoje para avançar para o meu objetivo? Então temos um objetivo da nossa campanha. O que eu preciso fazer hoje? Putz, então olha, a gente precisa talvez adiantar aí uma tarefa X. Cara, eu preciso do Pedro para fazer isso, então eu vou entrar aqui nas tarefas do Pedro. O que está pendente? Está pendente essa tarefa para até amanhã às 6 da tarde. Então, talvez ele não tenha, não precise de tanto tempo assim para fazer. Então, eu vou criar uma nova tarefa, já vou incluir aqui para ele e passar as coordenadas para ele bem dentro do OSCQ, ou seja, o que precisa ser feito, como vai ser feito e quem vai fazer. Já preenche a atividade, já delego para ele e pau na máquina. Não tem muito o que ficar pensando aqui. É etapa de ação, é ajuste de ação que a gente está fazendo aqui. Então, sempre lembra, objetivo, Resultado chave. É dessa forma que a gente se assegura se a atividade está coerente ou não. Putz, será que eu pedi uma atividade aqui que não está nada a ver com o meu Key Result? Ou seja, vai me atrapalhar para ir para o objetivo. Cara, será que vale a pena eu fazer isso? Vou confirmar, vou questionar, vou perguntar. Ou você mesmo se questionando na hora de atribuir essa atividade. Então, o que eu estou passando aqui para vocês é o fundamento, porque a gente sempre tem que manter o olho, tem que sempre manter a nossa flecha mirada para o nosso alvo. Lembra disso. Então, se a gente fica dispersando muito com vagalumes e ideias, a gente não avança para o nosso objetivo. Será que isso agora faz sentido? Será que a gente tem tempo, tem recurso de time, de equipe para isso? Você vai ponderar e aí você vai otimizar isso aqui. Isso aqui você vai utilizar basicamente as últimas duas etapas lá do Redap, que é a etapa de discernimento e de ação, para já ajustar o plano aqui em tempo real. Por isso que o Redap é muito bom, porque ele funciona quando você faz etapa por etapa no primeiro momento, mas depois na hora de otimizar você vai utilizando só algumas partes, algumas etapas pra melhorar o processo. E aí, Thiago, mas o Redap também tem a parte lá de potencialização. Sim, a etapa de potencialização ela vai entrar aqui se tiver tarefas atrasadas, porque a etapa de potencialização ela serve pra você questionar e incluir um processo onde não tem um processo muito bom, processo está deficiente, e aí você discerne, você age, e aí se precisar de um processo porque a tarefa está atrasada, você potencializa. Olha que lindo, olha que método bem amarradinho, bem fechadinho para que você consiga realmente aplicar aí sem demora. Então agora o que eu quero que você faça? A mesma coisa que eu fiz aqui. Thiago, eu não tenho nenhuma campanha rodando agora, estou fazendo treinamento primeiro. Clique e fuça na ferramenta, faz simulação, cria umas atividades ali só para você realmente colocar as coisas em prática e e entender como vai funcionar a tua rotina de otimização. Faz isso agora, baixa o ClickUp, segue aqui as instruções que eu passei nessa aula pra você. Tão simples quanto isso, eu sei que ela por si só já vai te resolver muitos problemas de atraso, de demanda, de identificar o que tá acontecendo ou não na sua campanha de Marte. E aí, eu quero ver você na próxima aula a partir do momento que você colocar essa aqui em prática. Vamos lá.