Sistema comprovado para empresas terem PAZ em meio ao CAOS

E se você conseguisse saber exatamente tudo que está sendo produzido na sua empresa hoje, seria bom? De uma forma que não só você, mas todos os colaboradores e as pessoas do time saibam exatamente o que, quando e como elas precisam fazer, além de você conseguir analisar os resultados disso em tempo real para ter uma operação baseada em dados e entender os possíveis problemas e gargalos da sua operação diariamente. Pode parecer uma coisa muito incrível, muito mágica, mas a gente chama isso simplesmente de design de fluxo. É um sistema de gestão baseado em dados que eu desenvolvi que serve justamente para eliminar completamente as burocracias desnecessárias, as pequenas tarefas que atrapalham a rotina de alta produtividade para que seja possível focar na construção do negócio e delegar com mais eficiência aquela parte operacional. Então nos próximos minutos eu vou te mostrar exatamente como nós aplicamos o design de fluxo aqui na minha empresa e também para entregar projetos para clientes e parceiros como G4, Educação, XP Investimentos, Banco Itaú e vários outros. Eu sou o Thiago Rodrigues, fundador e diretor de marketing do Coletivo. Eu trabalho e treino times que atuam nas maiores companhias do Brasil, usando a gestão para criar projetos lucrativos. Sabe aquela sensação ruim que você tem de saber que uma tarefa precisa ser feita, ela precisa acontecer, mas que delegar para o seu time não é tão fácil, tão simples, porque existem muitas informações e etapas que precisam ser organizadas e acaba parecendo que é mais fácil você mesmo fazer do que passar para alguém do time? Bem, na realidade isso acontece porque você não sabe ou ainda não montou uma estrutura na qual Qualquer demanda que você tem vai ser delegada com todas as informações necessárias, as etapas, um briefing correto, quase que automatizado, e uma sequência de atividade que vai garantir que aquela demanda seja bem feita e saia com qualidade. A gente chama isso de input, processo, que é o design de fluxo de fato, e output. É como se fosse uma maquininha de produzir uma demanda que você tem independente de qual seja, peça de redes sociais, um e-mail, alguma etapa do financeiro, do back-office, do RH, enfim. O design de fluxo lhe abraça várias e múltiplas e, para ser bem honesto, todas as áreas de uma empresa, porque é onde você processa os processos e tem uma entrada e uma saída de uma demanda simples assim. A primeira vez que eu passei por esse tipo de sensação foi em um projeto onde eu era responsável por todos os e-mails de uma campanha de marketing, um lançamento de mais de 100 mil leads. Eu escrevia, eu programava, automatizava mais ou menos uns 15 e-mails por dia, porque a gente tinha várias segmentações. Em época de lançamento, eu podia ficar ainda muito mais puxado, essas demandas para mim eram muito mais responsabilidade. Então, todo e-mail eu precisava produzir, fazer uma sequência grande, olhar a segmentação, enfim, ver todo o setup, até que um dia, por conta desse excesso de trabalho, eu deixei passar uma coisa muito importante, que pra mim, na minha opinião, eu acho que é a parte mais importante do lançamento. E a atividade a qual eu tô me referindo aqui era exatamente a atividade do envio do e-mail de abertura de carrinho. Pra quem não é do mercado, abertura de carrinha é quando você faz um evento durante 45 dias e no final você vai começar a vender. Então é uma etapa muito esperada, se não a mais esperada da grande maioria das pessoas do time. Então por conta do excesso e por conta de uma certa desorganização e não ter esse fluxo bem estruturado, o e-mail mais importante da campanha, enquanto todos os outros estavam 100%, esse eu deixei de lado. Eu fiquei extremamente frustrado, minha equipe ficou P da vida porque, bom, como é que a gente podia ter feito errado no crucial, né? Porque a gente fez tudo, mas não foi eficiente. Aconteceu uma parada que, pra mim, podia ser natural de ser feita, eu tinha experiência, eu tinha o know-how, mas, afinal de contas, como eram muitas tarefas, acabou não rolando. E se você já passou por alguma coisa parecida, eu queria que você contasse aqui nos comentários, porque tem muita gente que tem algumas experiências aí que hoje a gente ri, mas que um dia já foi motivo de choro. Sendo bem sincero. Mas o fato mais interessante é que o problema não era a quantidade de e-mails, as atividades que eu precisava fazer. Eu só fui entender isso alguns anos depois, mais ou menos dois anos depois, quando eu comecei a trabalhar com a parte de gestão. O problema real era a falta de processo bem definido, porque eu ia fazendo aquelas coisas que eu queria adiantar, aquilo que eu achava que era certo, que era mais correto. Então, como cada e-mail tem uma certa importância, você, sem a noção de prioridade, a noção de fluxo de trabalho, você acaba deixando isso de lado. Porque você faz um monte de coisa, mas aquilo que é realmente importante, você acaba deixando pra depois, porque, enfim, o excesso acaba girando falhas. Então, no fim das contas, era um problema de gestão, que causou um problema de sobrecarga em mim mesmo, que infelizmente atrapalhou no time de vendas, abertura de carrinho e, enfim, todo esse movimento aí de uma cadência de um único e-mail acabou atrapalhando mais ou menos 4 ou 5 áreas. A gente acabou conseguindo reverter depois com um esforço surreal, mas a pergunta que eu te faço é, você acha que vale a pena ter design de fluxo? Porque depois que eu comecei a montar o design de fluxo, todas as tarefas reduziram ali a pelo menos 80, 90% da taxa de assertividade, porque você tem dados em tempo real e mais do que isso. você tem as tarefas bem priorizadas para você conseguir executar. Tiago, mas o que é o design de fluxo? Ele é um template? O que ele é? Eu vou começar falando sobre isso porque, bom, alguns de vocês que me acompanham há mais tempo sabem que eu sou muito contra o uso de template de um jeito burro. Template, para quem não sabe, ele é uma referência e ou um atalho para que você pegue os teus próprios processos e você reimplemente dentro da tua operação. Tiago, eu posso pegar então um processo de outra empresa e aplicar na minha empresa? Pode, só que tem problemas aí. O primeiro problema que acontece quando você usa um template é que você, em geral, não tem domínio completo do template ou do processo Você tem uma baixa taxa de personalização, o que te causa uma certa ilusão de competência. É aquela sensação de que talvez o template pro fulano funcione super bem, mas pra tua empresa parece que não roda, não funciona, não avança. E por que isso acontece? Porque você tem a ilusão de competência, você ou seu time, você tem o melhor processo do mundo e talvez ele de fato seja o melhor processo do mundo. mas não pra você, porque não foi readequado, não foi reajustado e não foi repensado pro teu cenário de temperatura e pressão, teu time, a tua galera aí que trabalha com isso, que vai manipular o software que você usa, a velocidade e o ritmo de trabalho. Então os templates, eles causam em você essa ilusão de competência, que é você inchar a estrutura que são coisas que você não utiliza, por isso que é muito comum nas implementações e mentorias que a gente faz aqui, A primeira coisa que a gente faz na conta de um cliente é excluir quase metade das coisas que ele tem, porque vai inchando, vai inchando, vai inchando, fica visualmente poluído, tem muita coisa na tela e as pessoas de outros departamentos olham aquilo e elas acabam não entendendo. Poxa, mas o time X usa tudo isso e a gente não usa e aí a pessoa vai e tenta aplicar um template também e aí começa a se criar um monte de pseudo processos, praticamente, porque é aquela noção de que, pô, a ferramenta tá super bem arrumada, mas a tarefa não rola do jeito que deveria rolar. Então não adianta nada se você tiver uma casa que parece organizada, mas não é funcional. É tipo você sentar no sofá e o sofá se desopor, assim, praticamente. Isso é o mau uso de template. Então o uso de template que eu defendo é quando você sabe o que é o template, como ajustar pra tua realidade, ou criar os próprios templates, que é o que eu mais ensino os alunos, e os alunos são incrivelmente fodas nisso, porque a galera consegue pegar as áreas, os processos e criar coisas que eles mesmos replicam pra eles mesmos, uma inteligência absurda. E se você pensar, nossa, mas eu vou ter que parar, pensar no processo e tal, não sei o que, é muito melhor você fazer isso, acredite em mim, tá? É muito melhor você fazer isso do que ter a ilusão de que você tá resolvendo o problema e na real só tá criando mais problema, que aí você vai ter que descobrir que você criou outros problemas dentro do teu time e que você não vai resolver o problema que você realmente precisava resolver. Então o design de fluxo ele vem pra quebrar todo o mau uso de checklist, template ruim que você compra aí na internet por R$29,90, que te promete que você vai ter empresa do bilhão. Aí eu te faço uma pergunta, já viu um empreendedor muito foda vendendo template? Você já viu um cara assim, uma empresa foda usando template? Já viu um livro de gestão decente recomendando que você use template? Eu até hoje não vi. Pode ser que na internet a galera diga que o template vai te acelerar, te ajudar e tudo mais, mas eu concordo com isso se ele for usado para referência e você pegar esse template e souber manipular. O problema do template é quando você compra achando que dando CTRL-C ou CTRL-V vai resolver o teu problema. Não vai. E é para garantir que o design de fluxo aconteça de um jeito específico dentro da tua operação, você segue mais seis etapas que é o que eu vou te explicar aqui para que você consiga montar os teus e saber como é que você monta isso etapa por etapa. A primeira coisa que você tem que ter para montar um bom fluxo de trabalho é a definição de um objetivo. A gente começa com um objetivo e faz uma engenharia reversa. E calma aí, toda vez que a gente falar, faz uma engenharia reversa, todo mundo acha que sabe o que tá fazendo. É a mesma coisa que eu falar assim, ó, pega a campanha de marketing do Érico Rocha e faz uma engenharia reversa. A pessoa vai lá, assiste as três aulas e tal, tem muito mais coisa por trás. tem muito mais elementos, times, equipes. Então não é só o que você vê que vai te ajudar a fazer a engenharia reversa. Eu vou explicar pra vocês como é que isso funciona aqui. Você vai primeiro fazer uma definição de objetivo. Qual pode ser o objetivo do teu fluxo? Vamos imaginar. É produzir cinco peças por semana de redes sociais. Você produzir 50 peças de redes sociais por semana. Então olha como a definição do objetivo é produzir mil peças por semana de redes sociais dentro da tua agência. Então isso tudo vai mudar na segunda etapa, que é o mapeamento de recursos, que é uma etapa que a grande maioria das pessoas não ensina na hora de vender o template, porque todo template ou todo o processo precisa de recursos, só que a pessoa te vende a casca e não te fala o que está por trás. Então, a definição do objetivo é para você entender três coisas importantes. Primeiro, o volume de trabalho desse processo. Se eu produzir 1, 5 ou 5 mil, é diferente? É a mesma coisa que uma hamburgueria. Uma hamburgueria pode produzir 20 hambúrgueres por noite e de ser um bom negócio, como é o caso de uma hamburgueria artesanal, por exemplo, que produz uma média de 100, 150, 200 lanches por noite. Agora, se você pega o McDonald's, que às vezes vende mil lanches, olha a diferença de infraestrutura. Você não precisa nem ser um especialista para saber que é diferente. Então, a definição do objetivo vem de definição de volume desse processo, A segunda coisa é para você já apontar para o mapeamento de recurso, que é a segunda etapa, que eu já vou falar dela especificamente, mas depois que eu definir o objetivo é eu começar a entender o quão específico e qual é o ponto de entrada e de saída. A gente vai falar mais sobre isso, fica tranquilo que eu tô meio que indo e voltando em algumas etapas aqui com você, mas a gente vai passar etapa por etapa. Então a definição do objetivo é entender volume, entender recurso e já começar a entender qual é a meta daquele fluxo. E na segunda etapa, que é o mapeamento de recurso, é você se perguntar O que eu preciso ter para que esse fluxo aconteça? Então, se o meu objetivo é produzir 10 peças de redes sociais, é processar os pagamentos ou fazer a aprovação de pagamento do back office da empresa. Ou se eu preciso, por exemplo, produzir e-mails toda semana de uma newsletter do meu cliente. Enfim, independente do processo, você vai ter a definição do objetivo e o mapeamento de recurso. O que é recurso? Recurso de tempo. Quanto tempo leva para fazer isso? Etapa por etapa, no total. Segundo, quais são as pessoas que estarão envolvidas nisso? Às vezes você precisa de um designer, de um redator ou copywriter, e você também precisa de um gerente de marketing para aprovar essas peças. Então comece a reparar que quando você vai entendendo os recursos de tempo, dinheiro, em alguns casos faz sentido já pensar no recurso de dinheiro, que é o último que eu ia comentar. Tempo, pessoas e financeiro. Às vezes o financeiro você não vai precisar, porque é uma operação onde vai custar a mão de obra. Mas às vezes você precisa, no meio do processo, comprar um item, fazer um orçamento, enfim, pode ser que faça sentido ir no teu fluxo. Então no mapeamento de recursos é onde você vai olhar exatamente isso. Depois você vai para uma análise dos processos atuais, e essa é uma etapa que todo mundo ignora. Lembra que eu falei da engenharia reversa? Qual que é o grande lance da engenharia reversa? É que quando você olha para dentro de casa e você olha os processos atuais, você vai identificar os gargalos. Então quando você define bem um objetivo, você mapeia os recursos, vai ficar muito mais fácil você entender, cara, na análise de processo atual, ou seja, como é que a gente tá fazendo isso hoje, a quebra tá aqui. Talvez a gente não tenha mão de obra qualificada pra executar. Talvez a gente precise trocar a pessoa, talvez a gente não tenha dinheiro de fato pra executar esse processo no volume que a gente quer. E aí eu posso, de repente, será que baixar a qualidade? Então, nas seis etapas que a gente trabalha, das três primeiras já consegue ter vários questionamentos. Na análise de processo atual é onde você vai entender, por isso que eu falo para os meus alunos, eu ensino a galera que você não precisa entender mais de tráfego do que um gestor de tráfego, você não precisa entender mais de finanças do que o Head de Finanças ou o CFO da sua empresa. O grande ponto aqui é que você precisa saber buscar, porque quando a gente vai para a quarta etapa de design do fluxo de trabalho é quando você inclui o especialista nessa conversa E beleza, o nosso processo começa aqui, ele vai passar por tais etapas, incluindo tais pessoas, utilizando tais recursos, até chegar na produção final. E aí você faz então a definição de objetivo, mapeamento de recurso, análise de processo atual, design do fluxo de trabalho junto com esse profissional, aí você põe pra rodar, vê um teste, um feedback de 3 dias, 5 dias, 10 dias, dependendo da velocidade que você vai utilizar esse fluxo. E aí você tem o desenvolvimento de um dashboard, que é onde você pega, clica, que você vai processar todo esse fluxo e dele você consegue criar um dashboard baseado em dados, entendendo onde estão os maiores gargalos desse processo, desse fluxo, onde estão os maiores problemas que estão impedindo de avançar. Talvez você está conseguindo criar muitas peças numa primeira etapa, mas na segunda a pessoa responsável não consegue fazer o design tão rápido, o financeiro não consegue fazer o orçamento tão rápido. Então, quando você identifica esse problema ali, esse gargalo, você consegue imediatamente entender qual é a melhor solução pra ele. Talvez diminuir o volume do fluxo, talvez diminuir a qualidade, talvez contratar mais um profissional. Então, definição de objetivo, mapeamento de recurso, análise de processo atual, design do fluxo de trabalho, teste de feedback, desenvolvimento do dashboard. Essas são as seis etapas de produção de um fluxo. E aí quero deixar claro pra vocês que isso tudo é ensinado passo a passo no módulo 2 dentro do nosso treinamento completo do coletivo. Essas etapas são exatamente o que os alunos já aprendem e eles até vendem esse serviço para outras empresas e lá onde a gente aprofunda mais, cria junto vários tipos de fluxo do zero junto com vocês. E caso você queira saber mais é só clicar no link que está aqui na descrição para você participar da comunidade e ter acesso ao treinamento completo. Então, análise e acompanhamento dos fluxos é muito mais profundo do que o que eu estou passando aqui, mas o que ele te dá visão de que é visual esse processo de você fazer análise e implementação. No ClickUp, especificamente, você consegue entender quais são as tarefas, os problemas que estão acontecendo exatamente, número de tarefas atrasadas. Então, os fluxos resolvem as etapas de produção de uma tarefa do lado de gestão e também te dão esse acompanhamento. Se você utilizar a ferramenta junto com um bom método, Você vai ter a tua equipe rodando mais lisa, a tua empresa com muito mais fluidez, melhor garantia de que as coisas são entregues e você vai conseguir se destacar melhor no mercado porque você tem uma empresa rodando baseado em dados, não é em achismo. Por isso, assiste o vídeo aqui embaixo onde eu te ensino como montar uma biblioteca de processo pra você também garantir que os seus colaboradores saibam como reproduzir corretamente os processos que vão ajudar os fluxos a rodarem melhor. Te vejo lá!