Tierlist: Melhores Softwares de Gestão de Projetos e Produtividade

Nos últimos anos eu acompanhei de perto a operação de várias pequenas e médias empresas e vi negócios literalmente queimando tempo e dinheiro em ferramentas que no fim das contas não são as mais adequadas. Então se você está sobrecarregado com a quantidade de ferramentas de gestão disponíveis e não sabe quais realmente, vão fazer diferença aí no teu negócio. Eu vou simplificar isso para você. E hoje nós vamos montar uma tire list das ferramentas de gestão, desde as essenciais até as que você deve evitar a qualquer custo. Eu vou te mostrar quais realmente valem o seu tempo e dinheiro, quais podem estar te atrapalhando mais do que ajudando aí na tua operação. Eu sou o Thiago Rodrigues, eu já participei do upgrade operacional de mais de 600 pequenas e médias empresas, ajudando negócios a melhorarem seus resultados em marketing e vendas. O problema de investir em uma ferramenta errada está longe de ser só pelo dinheiro perdido, mas também pelo tempo que essas ferramentas roubam aí da tua equipe, o estresse que isso acaba gerando, porque você começa a implementar, aí precisa mudar, aí vê que aquilo não é bem o que você pensou e precisa de uma Bela adaptação. Então, para resolver isso, eu vou ranquear essas ferramentas em uma tire list. Sem enrolação, muito direto ao que interessa, a gente vai ter cinco categorias. Primeira categoria, Run. Aqui eu acho que alguns de vocês vão ficar bravos comigo, porque a gente tem algumas ferramentas famosas que muita gente usa, mas que para pequenas e médias empresas elas não fazem muito sentido, ou seja, Esse vídeo está pautado no critério principal de que a ferramenta deve ser útil para negócios, não só para a minha organização pessoal. Depois, nós temos uma categoria que são ferramentas que é melhor evitar, ferramentas que parecem boas, mas que podem mais atrapalhar do que ajudar no desenvolvimento do teu negócio. As ferramentas situacionais, que são ferramentas úteis, porém, depende daqueles casos onde, de maneira específica, a tua operação, o teu mercado, o teu segmento, ele precisa de uma adaptação específica, por isso que é situacional o uso dessa ferramenta. As ferramentas muito úteis, que são ferramentas excelentes, mas que não necessariamente podem ser as melhores, mas que elas realmente podem fazer muita diferença no teu negócio, eu vou explicar um pouquinho qual é a diferença dela para a última categoria, que são as top tools, ferramentas indispensáveis para qualquer negócio digital, principalmente se tratando de gestão. Vamos começar então aqui com a nossa primeira ferramenta, que é a primeira ferramenta para você correr, e não por acaso, né, run, run, run it. Cara, essa é uma ferramenta que eu não gosto de indicar, ela é uma ferramenta que cresceu muito no âmbito organização pessoal e tem uma bela diferença entre você ser produtivo no teu pessoal e no negócio. Tem muita coisa que serve para o meu pessoal que eu não consigo usar com o meu time. Ele se vende como uma ferramenta de produtividade, mas o foco é 100% individual e não o do time como um todo. Então isso pode gerar problemas sérios de colaboração, problemas de desempenho e sem uma visão integrada dos projetos, Essa ferramenta pode ser muito específica para o indivíduo e, no fim das contas, quando você precisar de alta colaboração, você tem dificuldades, principalmente na parte de operação baseada em dados, na parte de dashboards que ele pode gerar. Ele tem uma entrega muito baixa no quesito negócios. Não recomendo. Run. Run, Nick. Trocadilho péssimo, né? Bom, outra ferramenta que, cara, muita gente gosta de usar e por muitos anos foi a minha queridaça, tem um arsenal de notas lá, é o Evernote. Outra ferramenta que ela é uma referência em organização e produtividade, mas ela ao passar dos anos envelheceu meio mal, assim, ela perdeu muito espaço e outras ferramentas cresceram muito, como o próprio Notion, o Google Keep, que acabou saindo na frente, olha que o Google Keep nem é uma baita referência, mas ela é muito melhor do que o Evernote nesse momento em termos de custo-benefício. Mas cara, o Evernote, ele é uma ferramenta queridaça, gosto muito dele, acho que faz super sentido quando você tá falando de organização pessoal, apesar que aí eu iria pro Notion mesmo, e vou falar do Notion agora na sequência. Mas, se tratando de negócio, se tratando de organização como um todo, evite usar o Evernote pro teu negócio. Vamos lá? Agora eu acho que eu vou arrumar uma briga, uma treta, uma incomodação, uma ferramenta que talvez gere polêmica aqui, que é... Eu sei, o Notion é extremamente popular, mas aqui está uma baita verdade. Todas as empresas que eu vi que estavam no Notion ou foram para o Notion para tentar organizar a sua operação e a sua empresa acabaram tendo uma gestão ineficiente por um motivo muito simples. Então, eu já vou arrastar para cá. Uma ferramenta para você evitar para organizar o teu negócio, o teu business, é o Notion. Corra por um motivo claro e específico. Se você busca algo para organizar times e projetos de maneira mais escalável, onde o teu time tenha tutoriais da própria ferramenta para poder usar o sistema de gestão, o Notion não é a melhor pedida. Por quê? Porque o Notion é uma ferramenta de hiper-customização. Como toda ferramenta tem seus prós e contras, esse, para mim, no quesito de negócio, ele é um baita contra do Notion. Por quê? Porque quando você precisa hipercustomizar, você vai precisar hipertreinar, hiperensinar, e se você tem um sistema de gestão tão teu que ninguém mais consegue estudar em outro lugar, você cria um problema. Os líderes precisam, na medida que expandem seus times, gastar muito tempo, muita energia para, primeiro, ensinar o modelo atual de gestão, E segundo, quando precisar fazer algum update, algum ajuste, alguma melhoria, basicamente só aqueles que fundaram esse sistema vão conseguir fazer esse tipo de ajuste. Então isso é péssimo, porque quando a empresa vai crescendo, os líderes tendem a precisar ficar com problemas mais táticos e estratégicos e, de repente, vão precisar descer pra operação porque, sei lá, mudou um processo de social media e agora alguém da liderança vai ter que descer lá pra arrumar Porque pra treinar alguém, gasta muito tempo ou às vezes fica quase inviável dependendo do tamanho da customização que você faça aí na tua operação. Então, se você é fã do Notion, não fique bravo, não fique brava, deixa aqui nos comentários o seu comentário, se pra você funciona, como funciona, se eu tô certo, se eu tô errado, quero muito saber. Mas o meu ponto principal é, todos que eu vi indo pro Notion na tentativa de organizar uma empresa ou escalando a empresa e tudo mais, principalmente por quesito de time, tiveram muita dificuldade e... Tanta dificuldade que acabaram depois tendo que mudar de ferramenta. Vamos para uma outra ferramenta aqui? Essa é melhor evitar. É o Monday. Gosto muito do Monday, mas se puder evite por uma questão muito simples. Perto das top tools e das muito úteis que a gente vai falar aqui, ela tem um custo-benefício baixo. Ela é incrível, gosto dela, acho bonita, mas ela é muito cara. Tem uma interface visual bonita, flexível. O aplicativo do Monday, para mim, é um dos melhores no termo de gestão de tarefas, projetos, empresas. Mas o problema é que, para uma empresa pequena, pagar o preço do Monday é muito caro. Então, existem opções mais baratas, como o ClickUp e o Asana, que eu vou falar aqui com vocês. Então, o custo-benefício dela é não tão bom quanto outras e, por isso, eu acabo não recomendando. Gosto muito, mas não recomendo. Melhor evitar. Vamos falar de uma que eu gosto de evitar sempre que possível. Microsoft Teams. Se você não tem um requisito de segurança, se você não trabalha em um banco, em uma corretora, se você não trabalha em uma empresa de engenharia que tenha questões de seguranças complexas, cara, melhor evitar. se a tua empresa já tá toda no ecossistema da Microsoft, aí sim faz sentido, beleza, as integrações são um pouquinho mais fluídas, mas, cara, a sobrecarga em geral pode gerar algumas dificuldades ali, porque o excesso de arquivos, o excesso de materiais, ele gera uma baita confusão, porque a UX da Microsoft não é muito boa pra te ajudar com isso, então a sobrecarga de arquivos, de fluxo e tudo mais, não é nem que ela trava, não é por isso, é porque o o tempo que você gasta para deixar aquilo útil, agradável e bonito para se usar, ele é muito maior do que em comparação com, por exemplo, o Google Workspace, que eu já vou falar aqui na sequência com vocês. Mas antes, vamos falar de uma situacional, que é o Jira. O Jira é uma baita referência para times ágeis e gestão muito detalhada de tarefas de tech e desenvolvimento. Então, se você tem aí na tua empresa uma equipe menor, um pouco mais enxuta, que precisa de boas integrações com devs, cara, ela não é a mais barata, mas a galera de devs ama o Gira, não tem uma noção 100% prática do porquê, apesar de ter o time de tech aqui dentro de casa que usa, a galera recomenda, gosta bastante, a gente tem uma integração ClickUp e Gira aqui na empresa pra fazer isso funcionar muito bem, mas os devs não abrem mão, mas ela é cara pro desenvolvimento de software, ela muitas vezes é essencial, pelo que a galera já se entende ali, mas para uma empresa menor, para gerenciar outros tipos de projetos, tem uma baixíssima customização a nível de emburrecer o teu projeto, então, realmente, não recomendo, tá? Então, bora para a próxima ferramenta aqui, que essa é um queridinho de todos nós, ele cortou um pedacinho aqui da imagem quando eu subi, mas o Trello, para mim, ele é uma ferramenta incrível, sempre dou esse exemplo para a galera, ele é um fusquinho amarelo, ele é lindinho, bonitinho, fofinho, enfim, é uma gracinha, mas para projetos complexos você não vai conseguir tocar uma operação robusta ali, muito menos um projeto que vai gerar ali dashboards para te dar uma operação baseada em dados quando você precisa fazer integrações mais complexas, dá para fazer com um baita esforço de Zapier, de IntegroMatch, enfim, não recomendo, só recomendo na seguinte situação, você tem um projeto que uma, duas, três pessoas, você não quer crescer esse projeto que você vai guardar no Trello, é basicamente para usar um Kanban e um calendário, Ele é lindo, mas é situacional. Ele só serve, basicamente, para isso. Se você tem uma operação um pouquinho mais complexa, você quer trazer um pouco mais de gente, já não recomendo. Mas o trailer é legal, bonitinho, uma fofura. Vamos, então, falar aqui sobre as ferramentas muito úteis. Eu vou eleger aqui a primeira ferramenta muito útil, e ela pode parecer que não é de gestão, mas que já está no ecossistema mais de gamers e tal, que é o Discord. Para mim, ele e o Slack, que eu já vou colocar aqui no mesmo patamar, são ferramentas muito úteis para que você consiga ter ambientes onde o teu time converse sobre os projetos, demandas e clientes. Por que que eu deixei essas ferramentas como muito úteis e não como top tools? Porque do ponto de vista de gestão para negócios, elas não são as mais essenciais de todas. Tem empresa que é gerida até em grupo de WhatsApp. Não é o que eu mais recomendo, mas dependendo do tamanho, dependendo do quanto você quer sofrer, pode ser que faça sentido aí pra vocês. Mas elas são muito úteis. No Discord, o Slack, pra mim, ele só tem uma diferença. Que é duas, na verdade, assim, grande diferença. Primeiro, O Slack já tem aquela carinha de corporativo, ele é um pouquinho mais simples, um pouco mais fácil de adotar, mas ele de cara, para ser bom, é pago. O Discord tem uma vantagem que para mim é muito importante, que é, ele guarda o teu histórico de conversas de maneira gratuita, você tem algumas limitações no envio de arquivos um pouquinho mais pesados, mas para a grande maioria das pessoas é relevante quando você usa o Google Workspace, que é o que eu já vou falar aqui na sequência também. Mas do ponto de vista de como o teu time entrega demandas, que é o ClickUp, a ferramenta de gestão, o Asano, o Trello, você já tem esse ambiente, mas pra conversar dia a dia, ter uma conversa a nível de projeto, ter uma conversa a nível de cliente, a nível de área da tua empresa, de time, faz muito sentido e é essencial que você tenha uma ferramenta de conversa, de comunicação. Então, essa é uma ferramenta que eu gosto muito, você tem gestão de times, cargos e tal em ambas as ferramentas e pra mim a grande diferença é que o Slack vai muito rapidamente representar um custo aí pra tua operação, pro teu projeto. Então, eu iria de Discord, uso aqui na empresa, recomendo que os clientes usem, acho incrível o aplicativo, tudo funciona lá dentro muito bem e o Slack, ele tem uma pequena vantagem a mais, que é ser um pouquinho mais intuitivo aí pros times que já estão acostumados com outras ferramentas do corporativo. Agora, vamos para o Top Tools. Cara, não tem como eu não falar da nossa primeira aqui, que é o Google Workspace. Vou dar um zoom aqui para ficar um pouco mais fácil. O Google Workspace também é fundamental porque ele oferece um pacote muito completo de colaboração de arquivos, de e-mails, que é muito importante que você preserve os e-mails da sua empresa no seu controle, os e-mails do trabalho. Você tem no Google Workspace também os docs, as planilhas e tudo. muito integrado e prontamente online, então é muito mais colaborativo do que o Microsoft Teams, que eu já falei sobre ele mais cedo no vídeo. Então, o Google Workspace tem a Google Meet, cara, todos os clientes estão muito acostumados a trabalhar, operar, receber planilha, apresentações, então manter tudo no Google Workspace te garante que você tem um domínio ali separado pro trabalho, e-mail de trabalho, reuniões de trabalho, você paga ali o plano Todo mundo tem aquelas reuniões sem limite ali no Google Meet. Enfim, tem várias coisas que eu acho extremamente essenciais para que você tenha toda a gestão do teu negócio em termos de arquivo, centralização de materiais aqui. E aí, para a gente falar da nossa segunda Top Tool, eu já vou puxar aqui o Asana. Por que eu gosto muito do Asana e já vou colocar também o ClickUp junto, que pra mim isso aqui é briga de gigante. Essas são duas ferramentas que todo gestor deveria ter no seu negócio, não as duas simultaneamente, ou Asana ou ClickUp. Vou começar aqui pelo Asana. Se você precisa de uma gestão de projetos eficiente, uma comunicação mais integrada, uma interface robusta, uma ferramenta muito boa. Ela e o ClickUp tem esse mesmo comparativo direto. Eu acho as duas muito bonitas de serem usadas. Elas não travam, são super fáceis de serem configuradas ali porque elas têm boas premissas de frente do Notion. Eu já vou fazer um contraponto aqui para fortalecer o meu ponto sobre Notion para gestão de empresas, é que como você tem premissas pré-formatadas de gestão que são muito eficientes no Asana e no ClickUp, por exemplo, no ClickUp que especificamente você tem uma noção de workspace, pastas, listas, essa é uma sequência hierárquica onde o teu time bate o olho, você já consegue entender mais ou menos como é que as coisas são encaminhadas. O Asana e o ClickUp investem muito em UX, e o lance deles serem personalizáveis e não hiper personalizáveis, garante que se você precisar usar um template ou precisar treinar alguém do teu time para assumir a melhoria dos processos, elas vão funcionar muito bem. Então, se você precisa de uma gestão de projeto eficiente, com uma comunicação bem integrada, o Asana e o ClickUp eu recomendo por igual. O Asana tem um ponto que perde um pouquinho, que ele pode ser mais confuso para iniciante, porque ele tem muito elemento na mesma tela, mas é uma das mais completas do mercado. Aí falando do ClickUp, vocês sabem que eu gosto muito, recomendo, a gente trabalha muito com o ClickUp aqui na prática diariamente. Ela tem uma flexibilidade impressionante para você conseguir otimizar a sua operação e adequar os seus processos independente do tamanho do time, então você pode começar pequeno e ir crescendo sem grandes dificuldades, tornando-se mais robusto, mais complexo, colocando automações, integrações. A curva de aprendizagem pode ser um desafio também, porque o ClickUp, como ele tem muito recurso, até entender as coisas ali pode levar um tempinho, que no canal a gente tem vários vídeos falando sobre como usar o ClickUp do zero, A gente recomenda que você procure isso depois se for interessante para esse teu momento, se você ainda não tem uma ferramenta de gestão. Mas depois que você domina o ClickUp, não tem nada mais completo no mercado até esse momento, te garanto. E além disso, o ClickUp tem uma vantagem no preço. Você consegue fazer a gestão dos teus colaboradores a nível de administradores, membros e convidados. De modo muito geral, convidados não pagam, tá? Tem até um outro vídeo aqui no canal Explicando um pouco sobre como você pode economizar na conta do ClickUp, mantendo algumas pessoas ali como convidados e não pagar por esses usuários, então ele tem o mesmo recurso do Premium, com algumas limitações ali óbvio, mas nada que no geral impeça ele de trabalhar da mesma maneira que um membro ou até mesmo um administrador, tá? E se você ainda não tem uma conta no ClickUp, aqui embaixo na descrição tem um link para que você, com o nosso link de referral, de referência de indicação, crie sua conta e comece a utilizar o ClickUp ainda hoje. E agora que você já sabe quais ferramentas escolher, quais evitar, surge um novo problema aí para ti. Como fazer a tua empresa funcionar sem que você precise tomar todas as decisões o tempo todo? Essa é uma boa pergunta. Então, se você sente que o teu negócio só anda quando você está por perto, é porque você ainda não tem um sistema que garante a produtividade e a eficiência do teu time. Então, no próximo vídeo que a gente gravou aqui no canal, a gente mostra três etapas para você criar um sistema que garante a produtividade da tua empresa. Essa aula já está disponível aqui no canal e, para você assistir, é só você clicar no link que está aqui do lado. Te garanto que você vai pensar diferente sobre a forma com que você opera a tua empresa e como ela produz. Te vejo lá!