Top 03 usos do ClickUp para resolver sua vida como Gestor

Chega uma hora que você não aguenta mais ser o cérebro, o filtro, o suporte, o financeiro, o motivador, você acorda para resolver, corre o dia inteirinho e mesmo assim no final do dia lá está teu time te esperando com mais uma dúvida dependendo de você para avançar para coisas que você até considera simples. A equipe até tenta, mas o processo é confuso, as prioridades mudam o tempo todo e no fim o teu time mais uma vez vai estar lá te esperando com mais uma dúvida para resolver coisa simples. As tarefas vão atrasando, o retrabalho vai acumulando e enquanto você apaga incêndios, o cacho da empresa sofre e começa a perder o fôlego. Mas nesse vídeo eu quero te mostrar que o problema pode não ser só o teu time e que nem só aquela sugestão de engordar tua folha de pagamento e teu custo fixo com mais uma contratação na tentativa de resolver tua operação vai ser a resposta para o teu problema. Hoje eu vou te mostrar três problemas e três soluções muito reais que a gente implementou recentemente aqui nas novas consultorias e implementações de ClickUp que a gente tem feito. E para isso, eu vou te mostrar como a gente destravou essas operações usando o ClickUp do jeito certo, com uma visão de dono, fundador ou gestor. Muita gente acha que o ClickUp é só para organizar tarefa, mas se você usa da forma certa, ele pode virar o seu principal sistema de gestão real e tirar você do centro da operação sem perder o controle. Sair da operação e perder o controle são coisas diferentes, salve isso aí. Então vamos direto ao ponto. Três travas comuns, três formas de resolver ainda hoje. Então o primeiro problema era muito claro. O dono tomava decisão no impulso, sem dados nenhum da operação. Assim como você tem dados de marketing para tomar decisões, ter dados da operação é muito importante. Era tudo um achismo e não tinha aquela informação de qual área precisava de mais atenção, qual projeto está mais travado do que outros, porque na hora de definir que tudo é urgente, todo mundo define que tudo é urgente. Então, tudo parece urgente o tempo todo e acaba que a bagunça entra dia, sai dia, fica igual. Então, a gente monta um dashboard estratégico com tarefas em atraso, prioridade por área, status de cada projeto e algumas outras informações que eu vou pegar um exemplo aqui para te mostrar. E eu não costumo usar contas de clientes para poder usar aqui nas aulas, para proteger a intimidade do projeto dos clientes. Então, eu peguei um template do próprio ClickUp aqui para te mostrar como a gente vai conseguir montar esse dashboard. Então, logo aqui no ClickUp, a gente tem aqui esse template de Account Operations, que basicamente, no inglês, vai ser uma gestão financeira. E aqui a gente tem quatro listas que... Preserva isso que eu estou te falando. Não se apega no inglês, se apega no seguinte. Aqui a gente tem várias informações com data, enfim... Olha a quantidade de tarefas que a gente tem que ir só para o financeiro. só para o financeiro. Então, o que a gente vai fazer aqui? A gente vai clicar na pasta e vai criar aqui o nosso painel. E aí, uma coisa importante lembrar é que quando a gente cria o painel aqui na pasta, ele já vem para a gente com a localização dessas tarefas, isso ajuda bastante. Então, aqui ele vai ter alguns modelos básicos e se você fizer esse painel simples, ele já vai te dar aqui as informações necessárias com o AI, já vai te dar uma visão de dono sobre essa área. E um insight muito importante que a gente já quer dividir, toda a informação para ser valiosa ela precisa ter contexto, então aqui a gente está criando um dashboard, ou seja, um painel de gestão de account operations, que aí na sua empresa pode ser a pasta do seu cliente, é a mesma coisa, pode ser a pasta da sua campanha, a pasta do seu projeto, não importa. Logo aqui no ClickUp, minimizando e vendo o Dash em tela cheia, o que a gente já tem? A gente já tem aqui, não atribuído em progresso e concluído, ou seja, nesse projeto a gente tem 144 tarefas sem dono. E vale lembrar, tarefa sem dono é tarefa que vai ser esquecida e não vai ser feita. Até o final da aula a gente vai falar mais sobre tarefas esquecidas e que ficam pelo caminho. Então aqui o mais importante na visão de dono é, Primeiro, dashboard com contexto, então a pasta do cliente, a pasta do projeto. Segundo, resumo executivo com AI. Isso aqui é legal, a gente vai gravar um vídeo aqui no YouTube falando só sobre os recursos de AI do ClickUp, mas basicamente ele vai te trazer um resumo do que aconteceu dentro da pasta do teu projeto. O que isso significa? Que dentro dessa pasta, na lista aqui de Account Groups, Cash Flow, General Ledger e Journal, basicamente ele vai trazer para você o que quem fez, o que, em que momento. Então isso é muito legal, você consegue ter esse racional aqui. Tarefas não atribuídas. Clicando aqui a gente já vê, cara, tem um monte de tarefas sem dono, que já tá com data, já tá atrasado, vamos botar um rostinho aqui pra poder ter dono. Tarefas em progresso, ou seja, tarefas que estão em status, que avançaram de não iniciado, mas que não são fechados, são dos status ativos aqui. Se você tem dúvida de como funciona status no ClickUp, a gente gravou um tutorial completasso aqui no canal pra isso, tá? Tarefas concluídas, pô, não precisa nem dizer, né? Então aqui... Como ele não tem nenhuma tarefa atribuída por responsável, a gente não consegue ver, mas aqui você clicando você poderia ver também quantas tarefas a gente tem por pessoa e é que você já consegue numa visão de dono saber. Cara, a gente tem 144 tarefas não atribuídas e das atribuídas tem 200 tarefas. Velho, é muita atividade, vamos tomar uma decisão de focar mais aqui para entregar. Vamos remapear as datas, ou seja, pegar esse projeto e trabalhar nas datas específicas. E aí o que você pode fazer? Logo, Nesse momento, rolando a tela mais pra baixo, você já tem aqui, ó, tarefas com vencimento nesta semana ou atrasadas. Isso aqui é muito importante. E tem um click app, inclusive hoje eu tive uma mentoria com um cliente que eu sempre retomo esse mesmo conhecimento. Eu não gosto do click app do click app, que é o de urgente, baixa urgência, ou seja, aquele click appzinho de prioridade. Não gosto. Por quê? Tudo é urgente, tudo é importante, no fim das contas não tem diferença nenhuma. Quer definir prioridade? É responsável e data. Com isso, você consegue olhar aqui. Então, das tarefas atrasadas, você consegue vir aqui e já atualizar essas datas. E isso, pelo dashboard do teu projeto, você já consegue fazer isso. Aqui em última atividade, maximizando quais foram as movimentações recentes que a gente teve nesse projeto. E aqui você consegue ver, por exemplo, nesse card, será que o meu time realmente está trabalhando aqui? Será que o meu time entrou para ver? Será que o meu time movimentou? E se sim, quando foi e o que eles fizeram? Você consegue ver por aqui. Então, Endolinho, o que você vai fazer agora? Você vai basicamente repetir o processo que a gente fez aqui. Se você precisa de um dashboard, por exemplo, só de uma pasta para ver o que está acontecendo aqui, faz a mesma coisa. Vem em visualização, cria um painel. Tiago, mas você não vai explorar outras possibilidades aqui do painel? Não vou explorar porque o nosso... porque a nossa aula de hoje não é sobre dashboards aprofundados. Se você quiser mais conhecimento sobre dashboards, comenta aqui no YouTube pra gente saber se esse conteúdo é interessante pra você e a gente traz. Mas aqui você pode ter também relatório de equipe que ele cria automaticamente com você, que é de tarefas pendentes, tarefa por responsável. Então aqui embaixo você vai ter tarefas que tiveram andamento essa semana e você consegue, através desse tipo de painel, ter as informações e evitar o primeiro erro, que é o o dono virar um incendiário que decide tudo no escuro e não tem um dashboard estratégico. Segundo problema que está conectado com isso aqui, que é não saber quem é o gargalo e não valorizar o mestre do seu time, aquele cara que está contigo para todas as paradas, aquele cara que resolve o herói dos seus projetos. Então o segundo problema é que o líder vivia sendo o próprio gargalo e também não conseguia olhar quem era o gargalo do time e quem estava entregando muito bem, porque olhar o gargalo a gente até olha, mas a gente está valorizando as pessoas que estão no time, está engajando as pessoas, está olhando e falando, Esse cara merece uma atenção especial. A gente não pode cometer o erro, como gestor, de olhar só para quem não está funcionando, só para quem não está entregando, ou a gente achar que está valorizando. Esse é um outro erro muito comum também, que é olhar, ver que o cara entrega e falar parabéns pelo trabalho. Mas e aí? Meta batida exige uma recompensa. nem que seja uma lembrança, uma experiência, manda um vinho pra casa do cara, manda um cartão de iFood, alguma coisa. Mostra pra ele que você se importa. E isso aqui no ClickUp a gente consegue fazer isso com outro recurso que é muito legal. Então aqui eu vou ter basicamente, ele vai puxar pra mim todas as pessoas do time, tá? A primeira coisa que eu gosto de fazer aqui é vir aqui e já dar um nome pra isso. Então, todo o time. Então aqui ele vai criar pra mim aqui em cima o nome já, aí você pode criar várias visualizações de time separado, se o teu time é grande você cria só dos designers, só dos copywriters, mas aqui você consegue fazer o seguinte, vir aqui em carga de trabalho, escolher se você quer avaliar por tempo estimado, se você cuida do time track na sua empresa, o número de tarefas, eu vou deixar por número de tarefas aqui, opções de layout, o que eu gosto de fazer aqui tá, eu gosto de mostrar o nome das tarefas e a localização para eu entender, já vou salvar isso aqui também, e em layout aqui também, Eu vou pedir para que ele classifique por número de tarefas. Fica mais fácil de gerenciar isso aqui, que é o que eu quero saber. E subtarefas eu vou pedir para ele separar, beleza? Vou salvar. Agora, qual que é o jeito que a gente costuma gerenciar por aqui? Primeira coisa, olha quem está entregando. Então, aqui a gente não colocou um período de data, mas o que a gente poderia colocar? Data de atualização ou data de conclusão, pode ser uma das duas. Então, eu vou colocar a data de atualização dos últimos sete dias, para ver quem movimentou e trabalhou em que nos últimos sete dias. Então, olha só, trabalhei em um monte de coisa, o Yuri também, e nesse caso aqui o Jurendy também, mas olha só, aqui ele está mostrando 75%, mas são quatro atividades no total que ele atualizou. Enquanto eu fiz várias atividades aqui, o 14 feitas e tal, e o Yuri um pouco menos. O que eu poderia olhar aqui? Vou recompensar o Thiago, porque ele, a princípio, entregou mais coisas, movimentou mais, aí você vai olhar aqui o que ele está fazendo. E tem uma outra coisa que é a proporção. Às vezes, o cara que trabalhou em uma ou duas atividades, essa única atividade dele vale por 30 menores. No time de designer, às vezes, acontece. Um cara vai fazer uma identidade, é uma tarefa que tem ali as suas etapas. Mas enquanto o outro designer fez 100 entregas, que eram de thumbs de plataforma, que tem o seu valor, é importante na operação, mas são dois pesos e duas medidas diferentes na hora de avaliar. Mas lembra que eu falei que essa visão lá serve para saber quem é o gargalo? É justamente para você chegar aqui e ver quantas tarefas tem no ToDo aqui para fazer, quantas em Backlog, ou seja, essas tarefas todas aqui que estão em aberto... Ah, tinha algumas tarefas ali que estão fechadas. Exato. Então, vamos botar um status aqui. Eu só quero ver agora as tarefas que estão em status não iniciado e as ativas, as feitas, eu não quero ver. Aqui eu vou ver gargalo. Aqui eu vou identificar, cara, tem 100 tarefas ali, tá? Essas 100 tarefas quase desse template que eu coloquei. 5 em backlog, 34 open e tal. E aí, de acordo com os status, o setup da sua conta, que a gente ensina aqui no canal como fazer e também ensina nos treinamentos e nas implementações. Então, aqui você consegue ver, cara, tem 50 atividades para o Yuri. Não deveria ser assim. Vou olhar aqui o que é e vou remanejar. Então, você consegue identificar os gargalos e ver quem está trabalhando. E o contrário, você consegue dizer... Agora, vamos ver só as tarefas que foram feitas e fechadas. Eu quero ver no que o time trabalhou recentemente. Últimos 7 dias e 13... Então, olha só. Aqui eu consigo ver quem entregou mais. Entregou o quê? Se eu expando isso aqui... O Thiago entregou questões fiscais contábeis e tal e feito. O que mais ele entregou aqui? Vamos ver. 16 tarefas, o Yuri 4, o Jurandir 3. Então, aqui... Várias tarefas aqui... Resolvi um erro do N8n... Então, aqui tem configurações, coisas que a gente foi fazendo ao longo dos dias. Então, essa é a forma de você identificar e eliminar o segundo gargalo. E o terceiro problema que a gente encontrou muito foi clientes abandonados pelas tarefas esquecidas. a solução, um dashboard contextual para o projeto. E aqui eu tinha dado o exemplo de criar um dashboard dentro da pasta de accounting e criei aqui essa visualização do time todo. O que você pode fazer para criar apenas um dashboard e você conseguir olhar as pendências, as tarefas de um jeito que pode ser muito mais prático para você. A gente vai vir aqui em visualização e vai criar aqui. A gente vai aqui nos painéis e nós vamos criar um painel. e a gente vai beber do pronto desse painel simples. E aqui eu vou selecionar absolutamente tudo, porque eu quero ver de todo o meu workspace. Ele vai criar aqui a mesma tela para a gente, só que aqui tem uma coisa legal que eu queria ensinar para vocês. A gente vai aproveitar isso aqui, tá? Mas, que é o seguinte, aqui nos filtros a gente consegue filtrar por localização. Então, eu tenho isso aqui, pedi para ele puxar da minha conta toda, vou pedir para que ele puxe da localização, que é... Aí aqui, o Account Operations, ele pode ser o nome do seu cliente. Pode ser o nome do seu projeto, o nome da sua campanha, ou se for uma lista você seleciona só. Então aqui eu vou selecionar só Cashflow. E aqui o mesmo painel, com o mesmo setup, a mesma configuração, vai te dar essa visão do que tem pendente aqui direitinho, corretamente. E aí basta você vir aqui e ativar a atualização automática. Se ele não atualizar, você força a atualização clicando aqui. Mas Thiago, você basicamente mostrou o mesmo dashboard, só que é uma análise diferente. A primeira coisa que a gente vai fazer aqui é... Eu vou criar um cartão e vou deixar customizado aqui com vocês que é o de status e eu quero saber a carga de trabalho por status desse meu ambiente, ele vai criar aqui embaixo para mim... Eu quero que ele traga para mim aqui de tarefas por responsável, vou pedir para adicionar o cartão e vou pedir para que no filtro ele traga aqui para a gente o seguinte, que o status é só as tarefas não iniciadas. Então, ele vai trazer para mim aqui, primeiro, pendências do cliente. Então, o que a gente fez? A gente contextualizou e a gente escolheu que eu quero só as não iniciadas de todo o projeto. Então, o que a gente vai ter aqui? Sete tarefas que não foram atribuídas. Então, essa análise já traz, primeiro, contexto e pendência. Eu quero saber só das pendências, só o que nem tocaram ainda para fazer. E eu posso ir além, eu posso colocar aqui que as tarefas não iniciadas e com a data de vencimento, em atraso. Então, só o que está atrasado. Ou não, quero ver o que está em atraso ou que não está configurado, que é pior muitas das vezes. Tarefa que não tem dono, não tem responsável e não tem data são tarefas que você precisa olhar com urgência. Aqui ele não puxou nada para mim porque, nesse caso, ele não tem nenhuma informação para mostrar. Status geral, responsáveis e entregas concluídas. Esse é o jeito que você vai olhar esse dashboard para você conseguir resolver esse problema. Tiago, eu posso criar outros cartões para ter um dashboard mais envolvido? Pode, a gente ensina o nosso curso de treinamento como a gente faz isso. Mas o mais importante é que agora o gestor vê o risco. antes dele explodir. Então, você consegue, antes do cliente reclamar, ter uma rotina semanal, que é o que a gente mais bate nos nossos treinamentos e nas nossas implementações, as rotinas da empresa. E o mais importante dessa aula é que operações travadas têm jeito. Mas o problema não é a equipe, nem a sua competência, muito provavelmente, é a falta de um sistema claro. E hoje você viu três formas de extravar a sua operação no ClickUp usando recursos, que muitas vezes são os mesmos, mas basta fazer uma análise diferente para que você consiga ter sucesso para ter a sua operação rodando usando o ClickUp, numa visão de dono, numa visão gerencial. Mas isso que a gente mostrou aqui é só o começo. Se você quiser a minha ajuda ou a do meu time, nós implementamos aí na tua empresa, no teu ritmo, do teu jeito, com base na tua realidade, um sistema de gestão coerente com você, para você parar de apagar incêndio e voltar a pensar como um fundador. Então, se você quer um sistema que funcione de verdade, um ClickUp rodando liso aí na tua empresa, com a nossa ajuda, você vai clicar no link aqui da descrição e vai ver mais informações sobre o nosso serviço de implementação da CIFORG. Te vejo lá!