Você Está Usando o ClickUp Errado. Veja o Método Correto

Eu implementei o ClickUp em mais de 750 projetos e processos diferentes e eu descobri que a grande maioria dos usuários usa o ClickUp como um Trello caro. Eles criam listas, tarefas, saem fazendo um monte de configuração e geralmente são as configurações erradas. E agora eu vou te mostrar como os top 1% utilizam a ferramenta do jeito certo. Como eles pensam diferente da grande maioria das pessoas, é por isso que eles têm resultados diferentes da maioria deles. E além disso, eu também vou te mostrar como essa habilidade de implementação de ClickUp pode colocar de R$5.000 a R$30.000 no seu bolso sem que você peça demissão do seu atual trabalho. E para facilitar, eu envelopei em 5 erros aqui para você que você não vai mais cometer na hora de configurar uma conta nova ou entender o que você está fazendo de errado aí na tua conta ou a dos teus clientes. O primeiro deles é começar a querer organizar spaces demais. Eu vou mostrar o jeito certo até o final do vídeo depois que a gente passar pelos erros, mas o primeiro que você geralmente já passou foi: você entrou na conta, fez login, começou a mexer nela e aí você criou spaces de departamentos, de projetos, de clientes, de processos, Enfim, em geral, se você errou nisso, automaticamente todo o restante estará errado. E aí o que acontece quando você configura errado essas coisas? Você não consegue criar os dashboards corretamente, por consequência, fica muitos cliques de distância para chegar nas tarefas, e aí parece que você saiu de um sistema que era simples, como por exemplo até um Trello bem utilizado, ou até mesmo WhatsApp, e agora você tem que dar 300 cliques para chegar e encontrar uma tarefa. Esse, em geral, é um sintoma de um space mal configurado. E o segundo erro é a gente não habilitar e tratar os click apps do ClickUp. ClickUp hoje Eu diria que ele tem mais de 40, 50 produtos dentro da ferramenta. As visões, os dashboards, os painéis, automações, todas as ferramentas. Mas os quick apps, eles são basicamente aquelas ferramentas que você tem, que você pode habilitar ou desabilitar para você utilizar dentro do teu ambiente de trabalho. Em geral, os quick apps, eles são um veneno que impede os times de engajar melhor na ferramenta. Em geral, isso acontece por quê? Porque se você tem, por exemplo, o quick app de etiquetas habilitado, ele pode gerar a seguinte dúvida: Eu uso etiqueta ou um campo personalizado? Eu uso uma etiqueta ou eu marco alguém aqui como responsável? Eu uso uma etiqueta ou eu... E aí surge a dúvida. Quando você tira esses cliques apps que são desnecessários, principalmente no setup do zero da sua ferramenta, que na minha metodologia é por onde a gente começa a organizar a ferramenta para não cometer esse erro e não desengajar o time porque fica muita confusão, porque tem muita coisa para clicar e muita coisa para experimentar, é onde a gente mais evita esses erros básicos de engajamento e faz com que a ferramenta flua melhor. Terceiro grande erro é quando as pessoas que tem um sistema do ClickUp complexo porque eles criaram coisas demais, não desabilitaram o ClickApps e aí eles têm dificuldade de usar as automações. Eu vou mostrar para vocês aqui nessa aula duas automações básicas. Uma: reduzem até 30% a quantidade de datas que um gerente de projetos precisa manualmente cobrar. Então essa aula vai ficar disponível para você aqui dentro desse vídeo e eu vou te mostrar como montar. Mas o ponto mais importante é quando você não entende que tem essas automações básicas do ClickUp que você Mesmo que você não tenha nenhum tipo de operação complexa ou muito menos, que você não tenha aí uma grande ambição de criar grandes automações na sua conta, essas te ajudam já na largada. E esse erro faz com que você desanime de usar o ClickUp, porque você foi para uma ferramenta que tinha a proposta de ser completamente melhor, diferente, mais automatizada e você continua fazendo as coisas manualmente. O quarto grande erro é não ter um ambiente para que você consiga colocar as tuas notas e as tuas tarefas da empresa, que não são só tarefas de projeto, que não são só tarefas que você precisa delegar para alguém, mas os seus lembretes. E aí você tem o ClickUp e tem um sistema de bloco de notas, você tem um outro documento, você tem agenda do Google que você usa as tarefas para conseguir colocar as coisas, enfim. Olha como você tem uma ferramenta que pode fazer isso, mas você utiliza outras fazendo com que você tenha uma duplicidade de complexidade aí na hora de implementar o ClickUp. Esse é um erro. Se você tem tarefas que são referentes à sua empresa, mas que só você vai visualizar, basta você criar uma lista privada para que você utilize e você consiga combater esse erro, porque aí você consegue ter os teus lembretes que são para você, como por exemplo tratar de assuntos difíceis com pessoas que você não quer falar o nome publicamente ou não quer colocar isso público no projeto, mas você pode ter um ambiente privado que você faz a gestão para você mesmo. Então você gerencia toda a sua vida empresarial do teu sistema de gestão dentro do mesmo sistema, que é o ClickUp. E quando você tem múltiplas ferramentas aí para você conseguir gerenciar essas coisas, que não tem nenhuma necessidade, você acaba desengajando também porque ninguém aguenta mais uma ferramenta digital para fazer gestão de tarefas se ela não for bem utilizada. E o quinto erro eu já vou te mostrar na tela para também cumprir com a minha promessa das outras coisas que eu quero mostrar para vocês aqui. Dá uma olhada nesse ambiente que eu tenho aqui. Ele é completamente limpo, fácil de entender para quem já usa um pouquinho o ClickUp. Por quê? Porque ao entrar no meu ClickUp e clicar em Minhas Tarefas, aqui já numa visão bem mais tratada. E o quinto erro, já falando para vocês qual que é, é não fazer as configurações de visualização do ClickUp e não ensinar o teu time a fazer Porque a tela fica completamente carregada. Em geral, quando a gente abre o ClickUp, ele tem esse tipo de configuração aqui. Quando a gente vem em Minhas tarefas, ele tem Recentes, Agenda, tem uma série de cards aqui atribuídas a mim. A gente tem, enfim, uma série de ferramentas aqui que a gente não precisa ter, nem deveria ter. E qual que é o jeito certo de configurar? Da esquerda para a direita, a primeira coisa que a gente vai fazer de configuração aqui, clicar nesse Personalização de barra lateral, ou aqui em cima você consegue basicamente clicar aqui em Mais e Personalizar. A gente vai personalizar primeiro a navegação. Você não precisa ter aqui nessa barra da esquerda todos os produtos fixos aqui. Isso fica feio e na grande maioria das vezes você não usa e na grande maioria das vezes vai ser mais um impeditivo para você e para o teu time usar. Então, o que você vai fazer aqui na hora de configurar? Usa os principais produtos aqui na navegação. Aqui, para quem é mais novo no ClickUp, eu recomendo colocar ícones e rótulos. Aqui do lado eu recomendo deixar os produtos que você mais utiliza e em geral, no começo, Os espaços, o chat e o AI. Para quem já tem a sua agenda do Google vinculada, deixa o planejador aqui. Para quem já está usando documentos, deixa os documentos aqui. Mas se você não está utilizando esse recurso ainda, tira do visual e recomende o seu time também que tire desse visual. E depois que você organizou isso, faz a mesma coisa aqui do lado. A gente não precisa ver todas as coisas aqui nessa guia lateral. Olha como fica feio e olha a quantidade de botão que tem aqui. E aí são dúvidas que o time vai tirar com você e que geram dificuldade de engajamento na ferramenta. Eu recomendo que desabilite tudo isso aqui se você principalmente está com dificuldade de fazer com que a galera entre e se localize dentro do ClickUp, porque qualquer colaborador ele tem que entrar na ferramenta, vir aqui no início, clicar em Minhas Tarefas e ele precisa só ver esse cartão aqui, que é o de Meu Trabalho. Se as pessoas da sua operação conseguem ter essa visualização aqui de logar na ferramenta, clicar em Início, vir em Minhas Tarefas e aqui ele saber o que tem para hoje, o que tem atrás, o que tem para próximo, o que está não programado, já é um grande caminho andado. "Thiago, mas eu quero que meu time gerencie os espaços, as pastas, as listas..." Vamos uma coisa de cada vez. Vamos entender que quem precisa gerenciar o sistema de gestão como um todo é o gerente de projeto, o analista, o dono e a galera da administração e da liderança. Agora, a operação, designer, copywriter, toda essa galera tem que vir aqui encontrar a tarefa. E se você tem um sistema bem configurado aqui por cliente, por departamento, que é a recomendação que eu vou fazer para vocês daqui a pouco, que eu vou chegar nesse lugar, você vai ter uma facilidade, voltando no início, de engajamento do teu time, porque a pessoa entra no início, vai em Minhas Tarefas e tá aqui, "Boa noite", aí o nome da pessoa e aqui ele vai encontrar todas as tarefas dela. Olha como fica fácil de entender e fácil de localizar. A partir do momento que a gente coloca a pessoa como responsável da tarefa, a tarefa vai ficar apontada aqui e ele já consegue começar a trabalhar nela. E aí a gente vai terminar essa configuração de layout porque ela é super importante. Desabilitei os outros recursos aqui, vou em Sessões. Em geral, os espaços estão lá embaixo, e aí fica tudo isso aqui habilitado até chegar onde eu preciso para trabalhar. Olha que produtivo! Isso é o padrão do ClickUp, é o jeito que a conta geralmente é organizada quando a gente muda para a versão 4.0. Aí a gente vai fazer o contrário, a gente vai clicar aqui em cima, vai deixar os espaços como prioridade e depois você pode colocar os favoritos aqui embaixo, caso você já utilize isso. E olha como fica simples, eu vou minimizar aqui na esquerda. Veja bem, eu entrei na minha ferramenta, eu tenho aqui na barra de navegação esquerda, eu tenho aqui os meus espaços, eu tenho o chat caso esteja utilizando, planejador com a minha agenda, tenho recurso de inteligência artificial do ClickUp aqui pra gente conseguir conversar com AI. Se vocês querem um vídeo sobre isso, comenta aqui embaixo que eu posso fazer um vídeo exclusivo sobre como eu estou utilizando inteligência artificial e eu tenho utilizado muito pra melhorar a minha gestão aqui usando a ferramenta e fazer valer o investimento, né? Porque a gente sabe que também não é barato. Fica feio. Retomando aqui, então a gente tira todas essas coisas, porque o que eu preciso saber? Início, aí aqui nessa barra de localização, que é a secundária, que eu tenho a barra de navegação, aqui eu tenho a barra de localização e aqui no meio eu vou ter minha barra, meu ambiente de trabalho. Então, ainda aqui nessa parte de personalização, quando eu venho nas seções, espaço tem que ser a primeira coisa e aqui é onde são as configurações individuais e particulares. A pessoa pode configurar aqui da forma que ela quiser, ela pode ter isso de forma muito mais simples. Olha só o que a gente acabou de ganhar evitando esse quinto erro que eu comentei com vocês, que é fazer a organização do layout do ClickUp, que é uma das coisas mais importantes para engajar o time e fazer com que o treinamento de implementação e de início do ClickUp na tua empresa seja facilitado. E aí lembra que o primeiro erro que eu comentei com vocês era sair criando space demais? É sobre essa hierarquia aqui que eu trabalho e eu tenho feito isso para quase qualquer tipo de operação, o que muda são as nomenclaturas, mas toda vez que você vai começar uma implementação no ClickUp, você obrigatoriamente precisa colocar um departamento sendo um space. "Thiago, tem alguma exceção que faz com que um space seja um cliente, um projeto?" Olha, tem, mas agora que o ClickUp vai colocar subpastas, essa necessidade vai deixar de existir. E qual que é o ganho que eu tenho quando eu organizo? Ter aqui um espaço por departamento. É que fica visualmente fácil para entender, primeira coisa, onde estão as tarefas daquele setor ou departamento. Você nem trabalha comigo, mas se você entrasse hoje na minha conta, você tem olhando essa tela aqui alguma dúvida sobre onde você encontraria informações sobre contratos, por exemplo? Obviamente estaria aqui em jurídico financeiro ou sobre nossas atividades de marketing, como por exemplo gestão de YouTube, copy, anúncios. Sobre os nossos projetos que nós temos aqui. Aqui está uma visão bem resumida dos projetos que a gente tem, mas está fácil de entender. E aí, a segunda regra que a gente utiliza é: se um espaço é um departamento, a pasta vai ser um cliente, um projeto ou uma equipe. E aí, eu vou pegar um exemplo aqui para mostrar para vocês a parte de jurídico e financeiro. Eu tenho pastas aqui onde eu tenho, dentro do jurídico e financeiro, meu fluxo de caixa e gestão de entradas e saídas. Quando eu clico na pasta, automaticamente eu consigo criar um painel que vai puxar das informações de entradas e saídas e eu já começo a ter dados da minha operação. E aí, para facilitar, lembra que eu falei para vocês que eu ia te ajudar nesse vídeo a evitar o erro de não saber usar as automações? E tem uma automação que eu me comprometi a criar com vocês aqui. A automação é muito simples. Eu vou pegar aqui uma lista de teste e para facilitar vou criar aqui 3 tarefas, vou minimizar para ficar mais esclarecido esse meu ambiente de trabalho. Então, veja bem, eu tenho aqui a minha tarefa, Eu tenho aqui os meus status habilitados, então já consigo ver qual é a tarefa, qual o status que ela tá, o responsável e a data de vencimento. Perfeito. Então a data de vencimento aqui, por exemplo, vamos imaginar que ela seja para amanhã e a data de vencimento seja para o dia 26 e a data de vencimento seja para o dia 28 da tarefa 3, ok? Aqui temos os responsáveis, vou me colocar aqui como responsável nas 3 tarefas. O que que eu vou fazer agora? Eu vou clicar aqui na direita superior, vou Gerenciar automações e aqui na hora de adicionar uma automação, muito simples, eu vou escolher esse componente aqui. Quando a chegada da data final for habilitada, ou seja, ela chegar, como o próprio componente já explica aqui para a gente, eu quero que ele execute uma ação que é adicionar um comentário nessa tarefa. E esse comentário vai ser o seguinte, a gente vai pegar a variável do responsável, por favor, "Me diga qual é a data de entrega desta tarefa." E aí, quando a data chegar, a primeira cobrança de: "Qual é a data, Fulano, dessa atividade que a gente vai conseguir entregar para poder passar para a próxima? Enfim, qual é a previsão?" E em geral, esse é um trabalho muito manual do gerente de projeto que a gente reduz em 20% a 30%, até 40%, dependendo dos clientes que a gente tem aqui, porque o próprio usuário vai lá e fala: "Olha, vou entregar hoje." Às vezes o que acontece aqui é que o usuário esqueceu de atualizar um status e aí ele vai e atualiza, ele sobe o material, às vezes ele já terminou aquela tarefa e só não subiu o material no ClickUp. Então aqui já fica a cobrança automática. Agora vou dar um nome para essa automação que é cobrança de data automática. Ok, vou criar essa automação, a partir de agora ela já vai estar habilitada aqui dentro do meu ambiente de trabalho. Então quando chegar aqui a data de vencimento, ele vai adicionar um comentário para a gente. Só lembrando o seguinte, as automações em geral, quando— só lembrando que alterar manualmente a data, jogar para trás, ele não consta como data de vencimento porque a data já passou. É quando chegar automaticamente de hoje para amanhã, por exemplo, aí ele vai adicionar aqui o comentário para a gente, ok? E todo esse trabalho que eu te mostrei aqui na tela, que é só uma parte do setup que a gente faz, hoje eu consigo cobrar de R$5.000 a R$30.000 meus clientes, dependendo do projeto, da implementação que a gente desenha. Porque é muito caro resolver problemas de gestão. Nesse momento que eu tô gravando esse vídeo, eu tô morando na Tailândia. Eu geralmente faço a agenda que eu quero com meus clientes. E claro, eu tenho uma grande responsabilidade com vocês aqui do YouTube e principalmente com os nossos clientes. Mas eu escolho a agenda que eu quero implementar com eles. Em geral, as implementações levam de 2, 3 a 8 semanas. São implementações que a gente tem um tiro curto, gera um resultado muito grande para o cliente e é por isso que é caro. A gente entrega pronto. E essa habilidade é escassa no mercado, porque quem resolve problemas de uma empresa é muito bem pago e é muito bem remunerado. E se você já acompanha aqui o canal, é nosso aluno, você sabe que isso que você tem vale grana. E se você não sabe como converter esse teu domínio técnico, esse teu aprendizado técnico em remuneração, eu quero te ajudar com isso. A gente vai fazer uma imersão sobre isso e eu quero saber se você tem interesse em participar. Essa imersão vai ser exclusiva para quem se inscrever. E para se inscrever é só você clicar no link que vai estar aqui embaixo da descrição desse vídeo, deixar o seu nome e o seu e-mail que a gente vai entrar em contato com você e te explicar tudo como vai funcionar. Nessa imersão eu vou mostrar o passo a passo de como eu faço diagnóstico dos clientes, faço tudo que é o processo comercial, faço a precificação, faço contrato, faço proposta, faço auditoria, faço implementação e faço o cliente renovar comigo. Todas essas etapas são um sistema, um sistema que me permitiu viajar o mundo e não deixar minha renda cair graças à minha capacidade de converter conhecimento técnico em valor de negócio, valor de mercado. E isso faz com que toda a minha infraestrutura financeira consiga se manter independente de que lugar do mundo eu esteja, independente de projetos, porque eu sempre fiz isso até mesmo sendo diretor de outras empresas. Ou seja, você não precisa abandonar o que você está fazendo para que você consiga ganhar dinheiro com o teu conhecimento técnico. Porque quem faz agenda quem faz as vendas são você. Em breve a gente vai fazer essa nossa imersão e mais uma vez, se você tem interesse em participar, clica no link do CTA que vai estar aqui embaixo na descrição do vídeo e a gente se vê por lá.