So gibst du deinem Tag 25 Stunden

Ich werde ganz oft gefragt, Alexandra, dein Tag hat doch mehr als 24 Stunden, oder? Wie schaffst du denn das alles irgendwie zu machen? Du hast ein Business, hast super viele Stunden ehrenamtlich zu tun, und jetzt machst du noch ein zweites Business auf, und dann hast du auch noch gesagt, dass du schwanger bist und bald ein Kind bekommst. Ja, irgendwie ist da schon immer ziemlich viel auf meinem Teller. Für mich passt das aber voll, und ich würde das auch nie erwarten, dass jemand anders das genau irgendwie so macht. Aber in dieser Podcastfolge möchte ich dir wirklich mal verraten, wie ich meinem Tag mehr als 24 Stunden gebe, und das ist auch Gar kein großes Hexenwerk. Ich habe es auch letztes Mal in der letzten Folge schon so ein bisschen angedeutet, wie ich zur Zeitsparqueen wurde. Falls du da noch nicht reingehört hast, mach das jetzt unbedingt mal. Und genau, dann schauen wir uns doch mal an, wie auch du deinem Tag 25 Stunden geben kannst. Erstmal ist es total wichtig, dass du weißt, was alles auf deinem Tisch liegt. Und vielleicht liegt es gerade wirklich da, weil dein Tisch aussieht wie wie so ein absolutes Zettelchaos, weil jedes Projekt hat irgendwie ein eigenes Post-it noch mal irgendwo kleben. Dann hast du Notizbuch und dann hast du irgendwie noch so einen Tagesplaner und da liegt noch Notizzettel und dann hast du noch eine App offen, wo irgendwie Sachen drinstehen, und mit dir selbst so ein WhatsApp-Chat, wo du dir auch noch Sachen schickst, die du machen sollst. Und das war so der größte Gamechanger bei mir eigentlich, dass ich diese verschiedenen Projekte— also da ist zum Beispiel ja auch Familiäres mit dabei, da hat man ja auch immer irgendwie was vor, so Haushalt ist ja auch, finde ich, kann man das Projekt kategorisieren. Man reißt da irgendwie immer was auf und hat auch regelmäßige Aufgaben, um irgendwas zu putzen oder irgendwelche Neuerungen auch mitzumachen. Man hat auch persönliche Projekte, heißt, dass man vielleicht auch an seiner Gesundheit arbeiten möchte, dass man zum Beispiel mehrfach die Woche zum Sport geht, gesunde Ernährung, richtiges Einkaufen, whatever. Und man hat natürlich auch so Projekte wie sein Business. Wenn man das natürlich nebenberuflich macht, hat man dazu natürlich auch noch seinen Hauptjob. Und dann haben wir vielleicht auch noch Ehrenämter mit dabei, das sind bei mir tatsächlich mehr als eins. Und dann hatte ich ja irgendwie noch ein zweites Business auch schon mal. Und jetzt habe ich zum Beispiel noch die ganze Schwangerschaftsvorbereitung, Vorbereitung fürs Kind. Und ja, jetzt habe ich noch mal ein Unternehmen gegründet. Also da kommt natürlich dann schon einiges zusammen. Und wenn ich das alles separat hier so betrachten würde auf meinem Tisch, wow, ich würde gar nicht mehr mitkommen. Es wäre einfach viel zu viel. Ich würde mich auch einfach irgendwann unzuverlässig fühlen, weil natürlich rutscht dir da was durch. Und das ist auch Total logisch, oder? Also wenn ich so viel auf meinem Tisch habe und das alles nicht auf einmal sehen kann, was gerade ansteht, dann ist es früher oder später einfach so, dass ich eine Sache vergesse, mich bei jemandem nicht gemeldet habe, irgendwas nicht erledigt habe. Und das würde zum Beispiel meinen eigenen Anforderungen nicht genügen, und dementsprechend würde es mich davor schon stressen, bevor dieser Fall dann wirklich eintritt. Und 2021 war das so, dass ich echt hier nicht mehr so wirklich weiter wusste, wie ich das Ganze mache. Also vor allem auch, weil in meinem Hauptjob hatte ich auch noch so viele Unterprojekte, mein so vielen Meetings. Also ich hoffe, dass du 2024 nicht noch in so vielen Meetings sitzt wie ich 2021, wo Corona ja so richtig hoch war. Und ich hatte wirklich, ich habe es mal getrackt, ich war 35 Stunden die Woche in Meetings, auch tatsächlich in verschiedenen Zeitzonen, einmal in Indien, in den USA, Spanien. Also es war auch ein richtig witziger Tag von 4 Uhr morgens bis manchmal abends um 20 Uhr, dass man auch alle so irgendwie treffen konnte. Und da ist es natürlich dann richtig stressig, wenn du dann hier irgendwie die ganze Zeit was mitschreibst und das dann aber auch nicht mehr so ganz kategorisieren kannst. Dann hast du vielleicht noch Ideen für ein eigenes Business, weil das ist ja auch so ein Teil vom Unternehmertum. Mein Hirn ist halt nie still. Also die genialsten Ideen kommen mir meistens auch nicht, wenn ich mich jetzt so hinsetze, so, ja, und jetzt arbeite ich mal richtig krass, sondern wenn ich halt spazieren bin, wenn ich duschen bin oder wenn ich halt koche. Also da kommen ja dann so, wow, das könnte ich mal machen. Und dann muss ich halt eine Möglichkeit haben, es schnell aufzuschreiben, weil es mich sonst stresst, dass ich es dann halt wieder vergesse und nichts aus der Idee mache. Zum Beispiel auch so ein Punkt, warum es mir echt schwerfällt, in meinem Büro, auch wenn da Platz wäre, dafür Sport zu machen, weil ich dabei einfach so viel über mein Unternehmen nachdenke, dass ich die ganze Zeit nur, das muss ich noch machen, das muss ich noch machen, das alles aufschreibe, damit ich auf jeden Fall nichts vergesse. Und ja, zurück zu 2021. Ich habe damals Notion für mich entdeckt, und das ist einfach das ultimative Tool für mehr Produktivität. Also ohne dieses Tool wäre mein Business auch nicht so groß geworden, wie es jetzt ist, und ich würde mir auch nicht zutrauen, noch mal ein zweites Business aufzumachen, weil ich dort wirklich einfach alles verwalte und Der große Unterschied war, ich habe natürlich davor schon mit Trello, mit Monday, Wrike, wie sie nicht alle heißen, habe ich schon gearbeitet. Auch schon im Studium habe ich da irgendwie meine Sachen mit geplant. Natürlich hat man auch diesen typischen Excel-Tracker mal gebaut, aber es war halt immer so, bei Monday und bei Trello hätte ich dann auch dafür was bezahlen müssen, um einfach alle Projekte abbilden zu können und das auch so ein bisschen zu vernetzen. Und das hat mich dann damals schon einfach abgeschreckt. Also ich habe einfach wirklich sehr wenig Geld damals ausgegeben, um das natürlich auch in meine Visionen reinstecken zu können, das Business reinzustecken. Und zum Beispiel für so Aufgaben wie Ehrenamt, also ich leite eine Akrobatikgruppe zusammen mit meinem Mann und bin im Vorstand von 3 Vereinen bei uns im Verein im Dorf. Und deswegen, ja, hatte ich auch keinen Bock für mein Ehrenamt, wo ich ja echt schon viel mache, also was, wir kommen da locker so auf die 10 Stunden die Woche, dass ich dann dafür auch noch Geld ausgebe. Also ein Tool kostet auch wieder einen Zehner im Monat. Und ja, vielleicht ist ein Zehner jetzt nicht mehr so viel wert, wie es damals war. Und auch von meinem Geldverhältnis hat sich das geändert. Aber es braucht auf jeden Fall ein Tool, was das alles kann und kostenlos ist. Und das kann Notion. Und ich habe übrigens mal eine Vorlage hier in die Shownotes gepackt, die kannst du dir für 0€ sichern, inklusive einem Tutorial auch dazu, wie du Notion für dich nutzen kannst. Genau. Diesen Pain Points, die ich auch gerade hier beschreibe, die mich damals so betroffen haben, sodass ich wirklich alle Projekte in einer Ansicht abbilden kann, ohne davon erschlagen zu werden. Weil das ist dann ja auch wieder die Krux an der Sache. Und da bin ich dann wirklich rangegangen und habe eben diese Datenbanken auf Notion genutzt. Also nicht einfach nur diese Listen, die es sonst immer gibt, sondern wirklich Datenbanken, dass man das auch vernetzen kann und verschiedene Ansichten auch gestalten kann. Und da ist zum Beispiel aus dem Projektmanagementbereich, wo ich ja auch vorher in der Beratung war, Diese Kalender- oder Zeitleisten, auch Gantt-Ansicht genannt, die ist halt meistens gesperrt bei den anderen Programmen. Und bei Notion war die halt for free mit dabei. Heißt, ich konnte halt wirklich hier jetzt nicht nur meine To-dos, sondern zum Beispiel auch meinen Contentplan in der Kalenderansicht darstellen und für mich einfach sehen, okay, das und das steht an. Und das ist natürlich schon mal eine große Erleichterung gewesen, dass ich nicht mehr den Überblick verliere, welche Sachen jetzt auf meinem Zettel sind wann was fällig ist. Und das ist aber der zweite wichtige Punkt: Wann ist was fällig? Denn du kannst deinem Tag nur 25 Stunden oder mehr geben, indem du Sachen richtig priorisierst. Und ich spreche jetzt nicht davon, dass du das nur so priorisierst, ja, das ist wichtig, das ist super wichtig, das ist nicht wichtig oder noch nicht wichtig, irgendwie so, sondern dass du hier wirklich rangehst und sagst, okay, welche Aufgaben sind z.B. wirklich umsatzrelevant? Weil es können kleine Aufgaben sein, die die auf den ersten Blick gar nicht so wichtig aussehen, aber die halt einfach Umsatz einbringen. Auf der anderen Seite können es Aufgaben sein, die einfach nur deinem Perfektionisten dienen. Ein ganz banales Beispiel ist zum Beispiel, eine Checkout-Seite zu erstellen, ist super umsatzrelevant. Den Produktinhalt zu erstellen ist noch gar nicht umsatzrelevant, weil du kannst das Produkt auch erst mal verkaufen, bevor du jeglichen Inhalt erstellt hast. Aber dazu erzähle ich dir in einer späteren Folge gerne mal mehr. Und dass du da halt wirklich rangehst und das halt diese Aufgaben, die für dich arbeiten können, heißt, du kannst Umsatz machen, während du an anderen Aufgaben arbeitest. Das sollte dann wirklich zuerst erledigt werden. Oder du machst Sachen, die automatisiert laufen können, während du wieder an anderen Sachen arbeitest. Oder du erstellst jetzt einmal einen klugen Prozess mit einem Loom-Video oder so, dass du das dann wirklich an deine VA auch auslagern kannst. Also lieber solche Aufgaben zuerst erledigen, die, während du an den anderen Sachen arbeitest, für dich laufen können. Also ich hoffe, du verstehst, was ich meine. Sonst habe ich dir auch unter diesem Video noch mal meine Zeitsparstrategie verlinkt. Da erkläre ich das noch mal wesentlich ausführlicher in viel mehr Videos und auch mit Workbooks und mehr Beispielen. Aber das würde einfach diese Podcastfolge total sprengen. Und das ist schon mal der zweite wichtige Schritt. Also erstens, du strukturierst alles richtig gut in einem Tool. Also verabschiede dich bitte von deinen To-do-Zetteln, von sämtlichen anderen Apps. Deinen privaten WhatsApp-Chats und sammle das alles in einem Tool. Meine Empfehlung hier auf jeden Fall Notion. Und Nummer 2, du gehst wirklich ran und priorisierst das Ganze. Nummer 3 ist jetzt, dass wir natürlich auch damit arbeiten, dass wir uns nicht davon erschlagen lassen, wie groß unsere To-do-Liste ist. Weil ich habe ja schon gesagt, ich habe super viele Ideen, und wenn man viele Projekte hat, dann hat man noch mal mehr Ideen, und dann hat man auch super viele To-dos. Und dass man da wirklich auch damit arbeitet, und dann auch filtert. Also nutze diese Ansichten auch so, dass du nicht den ganzen Zettel vor dir stehen hast, weil wer hat Bock, einen Riesenberg hochzugehen? Also wenn du da jetzt dort stehst vor Mount Everest und du jetzt nicht der geborene Bergsteiger bist, gesagt, da musst du jetzt hoch. Okay, nee, du weißt auch, da oben sind schon echt viele Menschen gestorben. Ja, also möchte man nicht hochgehen. Wenn du jetzt aber nur so einen kleinen Hügel bekommst, irgendwie so, ich komme ja aus Oberbayern, wir haben sehr, sehr viele Hügel in jedem Dorf, wenn man einfach nur so einen kleinen Hügel hochgehen muss, also 100 Meter oder so vielleicht, dann ist es natürlich schon was anderes als gleich 7000 Meter. Und das ist wirklich runterbrechen, also die Ansicht auch wirklich so schalten, dass du nur die Sachen angezeigt werden, die zum Beispiel in dieser Woche fällig sind oder heute, oder natürlich auch eine gewisse Priorität haben. Also dass du da einfach damit spielst, dass die Ansicht eben dann vielleicht nur noch 5 Teile zeigt. Und hier wirklich damit arbeiten, dass du alles so kleinteilig wie möglich machst, weil der die Aufgabe Webseite aufsetzen ist halt auch wie ein Mount Everest. Schreibst doch lieber in kleineren Schritten, dass du sagst, okay, ich brauche eine Domain, ich brauche ein Hosting, ich muss WordPress installieren, ich muss Elementor starten, ich brauche eine Über-mich-Seite, ich brauche ein Impressum, ich brauche Datenschutzerklärung, eine Cookie-Checkbox und eventuell noch AGBs. Ja, das sind dann schon mal mehr Aufgaben, aber sie sind eben auch kleiner und du kannst damit besser arbeiten, weil du weißt, okay, ich habe jetzt schon was geschafft, weil Wenn ich mich jetzt am Montag hinsetze und erst am Freitag oder am Sonntag den Erfolg habe mit dieser Aufgabe, dass meine Website jetzt endlich mal abgeschlossen ist, das ist schon sehr anspruchsvoll. Da braucht man schon wirklich viel Motivation, um da dranzubleiben. Irgendwann macht es einfach keinen Spaß mehr. Das ist auch total menschlich. Deswegen mach dir wirklich lieber kleinere Aufgaben und filter das in der Ansicht auch so. Und so kannst du natürlich Tag für Tag herangehen und deinem Tag dann eben mehr als 25 Stunden geben, weil du einfach genau weißt, was steht an und wie du es in der effizientesten Art und Weise für dich abarbeiten kannst. Und dass du natürlich auch dran bleibst. Weil mal ganz ehrlich, wenn du zu dir selber ehrlich bist, du hast an deinem Tag bestimmt noch ein bisschen mehr Zeitpuffer, als es gerade sich so anfühlt, weil wir ganz gerne auch prokrastinieren. Und wir prokrastinieren super gerne, wenn wir überfordert sind. Und wenn unsere To-do-Liste halt aussieht wie ein Mount Everest, hat halt kein Mensch Bock anzufangen, weil es einfach überfordernd aussieht. Man weiß gar nicht, was soll ich denn, mit was soll ich als Erstes anfangen? Deswegen, Planung ist hier wirklich die halbe Miete. Geh ran, brich es in kleine Teile herunter, und dann kannst du auch wirklich deinen Tag effizient durcharbeiten. Natürlich auch mit Pausen, das ist ganz wichtig, dass du das auch wirklich machst. Aber eine Pause sollte halt dann nicht sein, okay, ich scrolle jetzt mal auf TikTok rum, weil eigentlich müsste ich was tun, aber ich habe keinen Bock. Sondern eine Pause ist dann halt wirklich, ja, ich gehe jetzt an die frische Luft, mache einen Spaziergang, fahre mit dem Fahrrad, treffe mich mit einer Freundin auf einen Kaffee oder gehe mit den Kindern auf dem Spielplatz. Das ist dann halt wirklich eine Pause und nicht dieses: Ich fühle mich eigentlich schlecht, weil ich müsste noch was tun. Deswegen zusammengefasst: Hol dir ein richtig cooles Tool. Ich empfehle Notion. Kannst du die Vorlage hier für 0 € unter dem Podcast in den Shownotes sichern. Dann baue deine eigene Zeitsparstrategie mit auf. Auch dafür findest du einen Link in den Shownotes, in dem du wirklich sagst, wie priorisierst du deine Aufgaben richtig? Welche Ziele sind überhaupt relevant für dich und wie kannst du auch dranbleiben an den ganzen Sachen? Und wie überwindest du endlich deine Prokrastination? Ich bin gespannt, wie dir diese Podcastfolge gefallen hat. Schreib mir gerne auf Instagram @zeitsparqueen und kannst natürlich auch jederzeit gerne eine Bewertung hier lassen. Ich freue mich natürlich immer über 5 Sterne, aber wenn dir irgendwas gefehlt hat, dann schreib es mir auch wirklich gerne auf Instagram. Wir sehen uns in der nächsten Folge.