#16 Batching - So nutzt du es

Es gibt Tage, die fangen schwach an und lassen dann auch noch stark nach. Passiert mir auch, da komme ich einfach zu nichts. Der Tag total zerfasert und in zig Splitter zerbrochen. Dabei weiß ich eigentlich ganz genau, wie es besser geht. Mit einer extrem einfachen Methode kann wirklich jede und jeder mehr schaffen in weniger Zeit. Und diese Methode heiß Batching. Und genau darüber reden wir in der heutigen Folge von auf.

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Ich weiß, wenn der Satz losgeht mit mich haben schon viele Leute gefragt, dann ist das meistens gelogen und niemand hat irgendwen irgendwas gefragt. Aber hier stimmt es wirklich. Mich haben wirklich schon viele Leute, Bekannte, aber auch Leserinnen und Leser gefragt. Jochen, wie sieht dein Tag eigentlich aus? Wie passt das alles in einen Tag rein? Unternehmer sein für die Karrierebibel schreiben, Podcast aufnehmen, Videos drehen, Vorträge halten, Coaching, Beratung, Interviews geben, im Fernsehen auftreten und dann bist du auch noch zwei Monate in deiner Finca auf Mallorca. Wie geht das? Ich sag dann immer so im Psst, mein Tag hat in Wahrheit 34 Stunden, aber nicht weitersagen. Und natürlich ist die Wahrheit eine andere. Klar. Das vielleicht größte Geheimnis, warum ich das alles schaffe, ist a meine tolle Frau und b drei Zutaten, nämlich klare Prioritäten, gute Organisation und Batching. Die ersten zwei, die kennst du Natürlich bleibt die Was ist denn dieses komische Batching? Ja, der Begriff, den musste ich auch erstmal lernen. Vorher habe ich das zwar auch schon irgendwie gemacht, hatte aber eben dafür keinen Namen. Jetzt gibt es den dafür und sogar einen sexy Fachbegriff. Batching einfach erklä Batching ist eine relativ alte, aber durch den neuen Namen eben moderne Methode aus dem Zeitmanagement. Dabei werden thematisch gleiche Aufgaben zusammengefasst und in einem Block erledigt. Der Begriff leitet sich vom englischen to batch ab, also bedeutet so viel wie die Dinge stapelweise zu erledigen. Batching ist damit das genaue Gegenteil von Multitasking. Statt also ständig zwischen wechselnden oder verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, was eben nur langsamer macht, nutzt du für gleich gleichartige Aufgaben eine Art Routineeffekt. Die Arbeitsabläufe wiederholen sich in dem Fall mal stärker, mal schwächer. Trotzdem stellt sich dabei eben eine Art Routine ein, ähnlich wie am Fließband gleiche Handgriffe. Du arbeitest ein bisschen wie auf Autopilot und zack geht die Arbeit deutlich schneller als vorher und damit steigen dann auch sofort die Produktivität und Effizienz am Ein klassisches Beispiel dafür sind E Mails. Viele Menschen reagieren ja sofort darauf, wenn der Posteingang klingelt und lassen sich dadurch dann in ihrer Arbeit und in ihrem Flow immer wieder unterbrechen. Das hält natürlich enorm auf. Reiß dich gedanklich auch immer wieder aus deiner Arbeit raus. Ich persönlich lese und beantworte E Mails zum Beispiel nur, wenn ich gerade ohnehin eine Pause mache oder Leerlauf habe oder eben ganz früh am Morgen, bevor ich überhaupt loslege nach der Mittagspause oder kurz vor Feierabend. Ich lasse mich von E Mails nicht aus meinem Flow bringen. Das Ganze funktioniert natürlich auch mit anderen Aufgaben. Wenn ich zum Beispiel Videos aufnehme für einen Onlinekurs oder für YouTube, dann mache ich das nicht einfach spontan, sondern plane bereits mehrere Folgen im Voraus zusammen und skripte diese auch am Stück. Dasselbe gilt dann für den Drehtag im Ein ganzer Tag für alle Videos oder für das Schneiden der Videos. Das Ganze lässt sich sogar noch steigern, indem man sich für wiederkehrende Wochen oder Monatsaufgaben feste Zeiten einplant. Diese Methode nennt sich dann allerdings Timeboxing. Auch so einen Anglizismus kann man sich merken, ist aber durchaus schlau und macht ebenfalls produktiver. Mehr dazu kannst du wie immer auf der Karrierebibel nachlesen. Den Link packe ich dir in die Shownotes. Also Timeboxing. Gerne mal nachschauen. Die große Stärke des Batching ist aber letztendlich das starke Fokussieren auf eine bestimmte immer wiederkehrende Tätigkeit bzw. Verwandte oder gleiche Tätigkeiten. Das fördert am Ende die volle Konzentration auf diese eine einzige Sache. Viele nennen das dann heute auch Deep Work und es verhindert, dass wir uns immer wieder verzetteln oder eben ablenken lassen. Schon vor mehr als 10 Jahren gab es eine sehr, sehr spannende Studie dazu, wonach wir bis zu 11 Minuten brauchen, um uns wieder auf unsere ursprüngliche Aufgabe zu konzentrieren, wenn wir zuvor abgelenkt wurden. Bis zu 11 Minuten. Stell dir mal vor, du bekommst in einer Stunde vier E-Mails oder ein Anruf oder sonst wer, kommt einfach zur Tür rein oder an deinen Schreibtisch und stört dich und jedes Mal lässt du dich davon rausreißen, dann kommst du praktisch zu gar nichts mehr in dieser Stunde. Ich kann so zum Beispiel überhaupt nicht schreiben, wenn ich weiß, an dem Tag habe ich vormittags zwei Telefonate, ich erwarte vielleicht noch wichtige E Mails oder ein DHL Paket an der Tür. Dann fange ich am besten erst gar nicht mit einem längeren Text an, sondern fokussiere mich dann lieber auf kleinere Aufgaben und Arbeiten. Da ist es dann auch nicht so schlimm, wenn ich mal unterbrochen werde. In dem Vorgehen stecken aber auch die anderen beiden Zutaten schon drin. Klare Prioritäten und gute Organisation. Ich plane zum Beispiel meinen nächsten Tag tatsächlich schon am Vorabend. Ganz ehrlich, mir macht das richtig Spaß zu überlegen, was kann ich denn alles zusammenpacken, wie kann ich meine Abläufe noch weiter optimieren in irgendeiner Form, um dann schneller zu werden oder um es mir einfacher zu machen. Und wenn ich mich dann auf eine Aufgabe konzentriere, dann tue ich das voll und ganz. 100 prozent fokus darauf und auf nichts anderes. Natürlich erlaube ich mir zwischendurch auch immer wieder mal Pausen. Die müssen sein, sonst wird man ja irgendwann völlig cremig im Kopf. Aber mit dieser ziemlich einfachen Methode schaffst du bereits eine Menge mehr in derselben Zeit. Ach so eine Sache kommt dann natürlich doch noch hinzu, die auch ich meinen Mitarbeitern immer wieder beherrsche Dein Werkzeug, nicht umgekehrt. Was meine ich damit? Mein Hauptwerkzeug ist zum Beispiel mein Laptop, also ein Apple MacBook und das schon seit vielen Jahren. Darauf kenne ich nicht nur sämtliche Programme und Funktionen. Ich habe mir mit der Zeit auch zahlreiche sogenannte Shortcuts auswendig gelernt und eingeprägt oder mir eigene dazu angelegt. Das sind Tastenkombinationen, um bestimmte Funktionen auszulösen. Diese kenne ich sowohl für meinen Browser Chrome oder für die Textverarbeitung Word oder Pages bzw. Für Grafik und Präsentationsprogramme, so wie Keynote auf Apple, sowie natürlich auch für interne Funktionen. Und der Effekt ist, dass ich heute mit den Fingern viel schneller bin als mit der Maus bzw. Mit dem Trackpad. Mein Computer wird so zu meinem verlängerten Arm. Mein Werkzeug, das mich unterstützt und nicht umgekehrt. Ich kenne tatsächlich ein paar Bekannte, die immer wieder in den Menüs nach bestimmten Funktionen suchen oder mit der Maus lange umherfahren, bis sie endlich anklicken können, was Sie wollen das, aber kostet jedes Mal Zeit. Klar, das sind jetzt immer nur Sekunden, aber über den Tag kann sich das ganz schön zusammen läppern und dann kostet es dich richtig viel Zeit und reißt dich natürlich auch immer wieder aus deinem Gedanken heraus, was du gerade machen willst. Ich vergleiche das gerne mit einem Handwerker. Stell dir mal vor, der Installateur würde bei seiner Arbeit jedes Mal nach einem passenden Schraubenschlüssel oder nach der richtigen Zange suchen. Die meisten Handwerker, also die ich jedenfalls kenne, die sehen irgendeine Schraube und sagen sofort, ja, dafür brauche ich eine ER Nuss oder hier hilft nur eine Flachzange. Das Werkzeug, das haben sie auch schon griffbereit und schon geht alles zack zack und ist erledigt. Jetzt kenne ich natürlich deinen Job und dein Werkzeug nicht. Ich bin mir aber sicher, egal mit welchen Werkzeugen, Anwendungen, Programmen du regelmäßig hantierst, wenn du deine Tools aus dem FF beherrscht, dann wirst du schneller werden. Ich finde sogar auch das ist eine wichtige Form der Weiterbildung. Wenn du dich zum Beispiel an einem Wochenende einfach mal vier Stunden am Stück intensiv mit deinen Werkzeugen beschäftigst und zum Beispiel ein paar Tutorials auf YouTube dazu anschaust und etwa versteckte Funktionen oder Tipps und Tricks von Profis kennenlernst, dann kannst du damit deinen Workflow in Zukunft deutlich verbessern und schneller werden. Zugegeben, das ist jetzt alles keine Raketenwissenschaft, aber wann hast du denn zum letzten Mal eine solche Weiterbildung gemacht? Wie oft fokussierst du dich zu 100 Prozent auf deine Aufgaben und nutzt zum Beispiel Batching im Alltag sind wir ehrlich, wir alle sind Wissensriesen, aber oft Umsetzungszwerge. Vielleicht ist diese Folge für dich dann der nötige Impuls, dich wieder daran zu erinnern, wie auch du aus schwachen Tagen doch noch richtig starke Tage machen kannst. Und wenn du dazu noch Fragen hast, dann schreib mir doch gerne eine Mail oder einen Kommentar und lass gerne ein paar Sterne da, wenn dir grundsätzlich dieser Podcast gefällt. Auch ich freue mich natürlich über deinen Support und über deine Unterstützung. Wir hören uns dann nächste Woche wieder. Ich freue mich.

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