Vetle Valsgård shows how to reconcile customers and suppliers in Fiken at year-end. He compares Excel balances to Fiken reports, explains what positive and negative balances mean on accounts like 2400, and walks through real examples (Facebook, Kajabi, Vekstra Sør) to find missing invoices and duplicate payments.
Så det vi skal gjøre nå, folkens, det er å se på kunder og leverandører. Fordi, nå må vi gå tilbake igjen til Excel-skjemaet vårt. Og så husker du sikkert at jeg reagerte på denne saldoen her, på kundefordringer. Her står det at på kundefordringer, så er det en konto som begynner å betale 1. Og når kontoen begynner å betale 1, så skal saldoen være positiv. Det var en negativ saldo på den, derfor har vi markert den som gult. På leverandører, Så er det kontoen 2400, og den kontoen begynner å betale 2. Og da skal beløpet på kontoen være minus, og det er den. Det er minus 207.348 kroner. Så vi skylder det beløpet til vår leverandør. Og det gir jo mening for det vi ønsker å skylde penger til vår leverandør. Det er det vi skal. Vi skal aldri ha penger til godi fra vår leverandør. Så den ene kontoen ble flagget. Den andre kontoen ble ikke. Men vi skal sjekke begge to likevel. Så, det vi skal gjøre da, Det er å gå på kjøp. Så skal du ta opp utestående fra kjøp, åpen post. Høyre klikker på den og tar den opp. Og så skal du gå på salg. Utestående fra salg, åpen post. Høyre klikker på den og åpner linken i ny fane. Og da kommer du til å få opp disse to fanene her. Som ser sånn ut. Disse to rapportene. Så det vil jeg gjøre nå, jeg vil sørge for at datoren er på riktig dato. For hvis ikke så blir det bare tull. Så jeg ønsker å ha Per 1 av 12, 2021. Og det får opp da, jeg får opp en rapport som viser alle delsummene inne i denne summen. Du kjenner igjen denne summen. Dette er da våre leverandører. Og de leverandørene skylder vi 287.348 til. Sånn det står i Excel-skjemaen her. Og vi har ikke flagget dette beløpet, for det er liksom i fortenkst-testen så ser dette greit ut. Men nå har vi gått dypere. Så kan vi sortere dette gjennom å trykke på saldo utstående. Også står leverandørene vi skyller mest til på topp. Og det er jo helt topp, det er jo vareleverandørene våre her, ikke sant? De skyller vi masse penger til, jeg glimmer det. Men så går vi lenger ned, og så ser vi at vi kommer ned til null. Og under null så begynner vi å ha penger til gode fra våre leverandører. Og det er kun to ting som kan ha skjedd her. eller være tilfelle, og det er det at vi faktisk har penger til gode ifra disse, og da må man spørre seg, er det realistisk? Eller så mangler det en faktura ifra disse som gjør at vi har betalt penger til, de får noe, men vi har glemt å føre fakturaen, og da er det dette som skjer. Da skjer dette at det ser ut som at vi har betalt penger til de uten grunn, og da vil det stå i regnskapet at de skylder oss penger. Det er jo merkelig. Så er det sannsynlig at Facebook skyller oss 6000 kroner? Nei. Du har selvfølgelig glemt å føre en faktura ifra Facebook. Er det sannsynlig at Kajabi skyller oss 2000 kroner? Nei. Du har selvfølgelig glemt å føre en faktura ifra Kajabi. For disse trekker jo penger. Hva med Vekstra Sør, renskapskontoret Vekstra Sør, er det sannsynlig at de skylder oss 6763 kr? Det er ikke helt usannsynlig, for det er Vekstra Sør, det vet jeg at det er et selskap som fakturerer, og der kan jo vi faktisk ha dobbelt betalt en faktura, denne for eksempel, og så kan de ha glemt å gi oss beskjed om det for eksempel. Så du må gå gjennom denne lista, og denne lista her overleverandører, den skal ikke ha noen beløp på seg som er positive. Det indikerer at du har glemt å føre en faktura, og at du må gå inn i din e-post, at du må gå inn i der du har fakturaene dine, og finne de og føre de og få dette bort. Så legg merke til at selv om salgdåren i seg selv virker grei, Så inneholder den saldoen der masse ting som er grunn til bekymring, og det er disse tingene her som ligger der, som indikerer at du mangler fakturer og kuteringer for disse kostnadene. Så da kan vi gå videre til kundene våre. Og jeg vil gjøre samme greie der. Denne står på kunder. Jeg vil sørge for at datoren er 31 i 12. Og så ser vi at vi skylder 494 000, som er akkurat det som står i Excel-skjermet. Og den består av to kunder. Vi har 149 000 kroner til Godøy fra Bård Bård Enthusiast, og han er sikkert en hyggelig type. Og så skylder dette selskapet da 643 000 kroner til demokundet. Så, der har vi svaret på dette. Dette med Bård, det kan helt sikkert stemme, men dette med demokunde, det stemmer helt garantert ikke, ikke sant? Og så i dette tilfellet her, så er det et ekstremt eksempel, for dette er bare et demoforetag med tulletall, men det er viktig å vise prinsippene, ikke sant? Å vise prinsippene. Så det det står her da, Det er det at vi skyller penger til demokunden. Og det er jo svært, svært, svært lite sannsynlig. Det som kan ha skjedd her, det er jo da at kunden har for eksempel betalt et forskudd. Og hvis kunden har betalt et forskudd bare inn til konto etter avtale, så vil dette være reelt. For da vil det stå i regnskap at vi skyller han penger frem til vi sender han faktura på det. Eller så kan personen ha betalt fakturaen sin to ganger. Så hvis demokunden hadde fått en faktura på 643.000 kroner for en båt, og han hadde betalt den to ganger, så hadde dette også vært reelt. Det er dessverre livet, sannsynlig. Jeg vil anbefale å gjennom kundefordringene dine, som de heter på denne måten, og se. Selv om, akkurat som i det andre eksempelet, selv om salgloen ned i bunnen her gir mening, så finnes det rom For at det er flere ting her som ikke gir mening. Både hos kunder og hos leverandører.
